1 (3) Fagersta kommuns policy för sponsring Antagen av kommunfullmäktige 2015-04-27, 60, att gälla från och med år 2016. Inledning För att stärka varumärket Fagersta kommun kan kommunen sponsra olika aktiviteter och evenemang. Definition av sponsring Sponsring är ett frivilligt affärsmässigt avtal till ömsesidig nytta mellan två eller flera parter, där ena parten (sponsorn) förbinder sig att lämna ersättning i form av kontanta medel, varor och/eller tjänster och där den andra parten (sponsormottagaren) som motprestation tillhandahåller exponering av sponsorns namn, varumärke eller tjänster, till nytta för sponsorn i dennes verksamhet. Genom att sammankopplas med ett evenemang av stort allmän- eller samhällsintresse stärker sponsorn sin image och trovärdighet. Sponsring sker i form av pengar eller produkter, inte i form av personella resurser. Bidrag är en annan form av ekonomiskt stöd, men det skiljer sig från sponsring på det sättet att bidragsgivaren inte får något i utbyte. Utbildnings- och fritidsnämnden beslutar om bidrag till föreningar eller liknande verksamhet. Avgränsningar Fagersta kommun ska inte sponsra eller ta emot sponsorstöd från politiska partier eller religiösa organisationer eller företag och organisationer som bedriver verksamhet som uppenbart skadar människor eller miljö. Kriterier för sponsring Den sponsrade ska bedriva samhällsnyttig verksamhet. Det ska vara positivt för kommunen att kopplas samman med den sponsrade och den verksamhet, aktivitet eller evenemang som sponsringen avser. Kommunen sponsrar inte enskilda personer eller företag utan sponsringen riktar sig till föreningar eller specifika evenemang som anordnas. Vid sponsring av enskilt evenemang behövs inget sponsringsavtal upprättas. Då räcker ansökan som underlag. Vi sponsring över tid och/eller flera evenemang ska ett sponsringsavtal upprättas. För att Fagersta kommun ska ingå sponsringssamarbete ska följande kriterier uppfyllas: U:\Kansliet\Författn Styrdok\Policy för sponsring 2016 Antagen av kommunfullmäktige 2015-04-27, 60
2 (3) 1. Sponsringen ska riktas till en angiven verksamhet, evenemang eller aktivitet som den sponsrade genomför. Aktiviteterna/evenemangen ska vara publika och vända sig till allmänheten. 2. Den sponsrade ska göra en motprestation i form av en aktiv marknadsföringsoch/eller informationsinsats för kommunens räkning. En motprestation kan exempelvis vara att Fagersta kommuns logotyp återfinns i/på annonser, affischer, programblad, kläder, hemsidor, sociala medier, skyltar eller på annat sätt omnämns. Det kan även vara i form av aktiviteter som sponsormottagaren genomför. Till exempel informera om idrott, mobbning och droger eller genomföra en konsert eller uppvisning på en skola eller äldreboende. 3. Kommunens sponsring ska utgå från ett jämställdhetsperspektiv mellan kvinnor och män, pojkar och flickor. Sponsringen ska därför ske så att den aktivt främjar jämställdheten i samhället. 4. Sponsring över tid ska grundas på ett skriftligt avtal mellan kommunen och den sponsrade där respektive parts åtagande ska redovisas. Sponsring av engångskaraktär beslutas efter ansökan. 5. Ansökan om sponsring ska göras på ett särskilt formulär som finns på kommunens hemsida. 6. Ansökan ska vara kommunen tillhanda senast fyra månader innan tiden för sponsringsaktiviteten. Nivån på sponsringsbeloppet Nivån på sponsringsbeloppet bestäms utifrån: Hur stor målgrupp som nås med marknadsföringen Förväntad eller faktisk publiktillströmning till evenemanget Uppmärksamhetsvärde Förväntat massmedialt intresse och bevakning Utveckling av föreningens ungdomsverksamhet Syftet med evenemanget Utformning All marknadsföring av kommunens logotyp enligt denna policy ska utformas enligt kommunens grafiska profil. Beslut om sponsring Kommunstyrelsen beslutar om sponsring. U:\Kansliet\Författn Styrdok\Policy för sponsring 2016 Antagen av kommunfullmäktige 2015-04-27, 60
3 (3) Sponsoravtal och ansökan om sponsring I avtalet och ansökan om sponsring ska följande uppgifter framgå: Namn, adress och organisationsnummer Kontonummer för insättning av sponsringsbeloppet Verksamhetsbudget (där alla intäkter och utgifter redovisas) Kontaktpersoner Syftet med sponsringen Aktiviteten Sponsorns åtagande Mottagarens åtagande Avtalstid Om ett evenemang eller arrangemang ställs in ska eventuell sponsring återbetalas. Detsamma gäller för föreningar eller organisationer som upphör med verksamhet under tiden för gällande sponsorkontrakt. U:\Kansliet\Författn Styrdok\Policy för sponsring 2016 Antagen av kommunfullmäktige 2015-04-27, 60
Kommunkansliet Ansökan skickas till Fagersta kommun Norbergsvägen 19 737 80 Fagersta Ansökan om sponsring Ansökan ska vara kommunen tillhanda senast fyra månader innan tiden för sponsringsaktiviteten. Kontaktuppgifter Namn/organisation Organisationsnummer Adress Postnummer Ort Kontaktperson Telefon E-postadress Kontonummer och clearingnummer (för eventuellt insättning av sponsringsmedel) Vad gäller ansökan? En aktivitet/evenemang Ett sponsringsaval över tid Vad beräknas aktiviteten/evenemanget kosta totalt? Vilket belopp söker ni? Postadress: 737 80 Fagersta 0223-440 00 växel Plusgiro: 12 37 80-9 Besöksadress: Norbergsvägen 19 e-post: info@fagersta.se Bankgiro: 810-3079 hemsida: fagersta.se Org. nr: 212000 2106
2 Beskriv aktiviteten/evenemanget/verksamheten som ni söker sponsring för (Vad, när, hur?) Fagerstas kommuns varumärke Fagersta kommun arbetar med sponsring för att stärka kommunens varumärke med fokus på kultur, natur och idrott. All marknadsföring ska utformas enligt kommunens grafiska profil. Beskriv hur sponsring av er aktivitet, evenemang eller verksamhet kommer att bidra till att stärka Fagersta kommuns varumärke. (Hur ni bidrar till ökad kännedom om Fagersta?)
3 Jämställdhet I Fagersta har alla flickor och pojkar, kvinnor och män samma värde. Fagersta kommun arbetar aktivt för att alla ska samma möjligheter att ta del av sina rättigheter på lika villkor. Beskriv hur vårt eventuella sponsringssamarbete skulle bidra till att göra Fagersta ännu mer jämställt. Vilka kommunikationskanaler planerar ni att använda? Webb (skriv namnet på er webbplats): Facebook (skriv namnet på sida eller grupp): Twitter (skriv användarnamnet på konto): Annonser (skriv var annonserna syns): Antal skyltar (var står skyltarna): Övrigt (tex affischer): Information om behandling av personuppgifter Fagersta kommun kommer att använda ovannämnda uppgifter för administration av sponsring. Uppgifter kan komma att lämnas ut enligt Offentlighetsprincipen. Kommunen är skyldig att på din begäran rätta, blockera och utplåna uppgifter (28 PuL). Enligt PuL har varje registrerad rätt att en gång per år få besked, efter skriftlig ansökan, om personuppgifter som rör den sökande behandlas eller ej (26 ). Ansökan enligt 26 PuL tillställs Fagersta kommun, Kommunkansliet, 737 80 Fagersta. Namnteckning Datum Namnteckning kontaktperson Namnförtydligande