Myndigheternas IT-rankning

21 augusti 2008 Myndigheternas IT-rankning E-förvaltning i myndigheter och kommuner 2008 Sammanfattning Stockholms Handelskammares första undersökning om utvecklingen av e-förvaltningen hos statliga myndigheter och kommuner i Stockholms och Uppsala län visar på några framgångar, men också att det är långt kvar till regeringens mål. Skatteverket har den bästa statliga e-förvaltningen. Upplands Väsby är den bästa e-kommunen i Stockholms och Uppsala län. Flera myndigheter följer inte säkerhetsföreskrifterna. Av 56 förvaltningar uppgav endast 12 (21 procent) att de hade system för elektronisk anbudshantering. Elektroniska fakturor är en framgång. Mer än hälften av förvaltningarna har ingen plan för e-förvaltningsarbetet. Stor okunnighet i förvaltningen om företags och medborgares rätt till offentlig information för vidareutnyttjande. Bara 1 av 6 förvaltningar har anpassat webbplatsen till mobila enheter. 1

Regeringens e-förvaltningspolitik räcker inte till Målet för regeringen är att Sverige 2010 ska ha återtagit en ledande position inom e-förvaltningsområdet. Förvaltningen ska vara så enkel som möjligt för så många som möjligt. Handelskammaren har tagit initiativ till en undersökning av utvecklingen av e-förvaltningen som ska bli återkommande. Vi har undersökt ett antal myndigheter och kommunerna inom Handelskammarens område (Stockholms län och Uppsala län). Undersökningen visar att arbetet är i gång, men att viktiga områden kräver fortsatt uppmärksamhet. Över hälften av de svarande förvaltningarna har ingen fastställd plan för e-förvaltningsarbetet. Flera myndigheter följer inte Vervas säkerhetsföreskrifter. Endast tolv förvaltningar uppger att de har system för elektronisk upphandling. Huvudkontoret har tagit över Huvudkontoret har tagit över sa Mats Odell när han presenterade sina planer för e-förvaltning i januari 2008. Regeringen avsåg att ta ett större ansvar och visa ledarskap i utvecklingen av e-förvaltningen. Tydlighet från regeringen är viktigt för att driva e-förvaltningen framåt. Vår undersökning visar att arbetet med elektroniska fakturor har kommit långt sedan regeringen framställt krav att alla myndigheter ska kunna skicka och ta emot e-fakturor. Undersökningen visar också att kommunerna inom några områden, som t.ex. elektronisk upphandling ligger något före myndigheterna. Hur står det till på själva huvudkontoret då? Det svaret får vänta. Odells egen myndighet Regeringskansliet har inte har svarat på vår enkät. E-förvaltningen går sakta framåt Baserat på vår enkät med ett trettiotal frågor om elektronisk förvaltning har vi rangordnat myndigheterna och kommunerna efter hur många procent av den möjliga poängen de fick. De fem bästa myndigheterna 1. Skatteverket 81 % 2. Läkemedelsverket 60 % 3. Post- och telestyrelsen (PTS) 56 % 4. Kronofogdemyndigheten 54 % 5. Inspektionen för strategiska produkter (ISP) 53 % De fem sämsta myndigheterna 35. Nutek 30 % 36. Medlingsinstitutet 27 % 37. Elsäkerhetsverket 23 % 38. Lotteriinspektionen 22 % 39. Bokföringsnämnden 21 % 2

De fem bästa kommunerna 1. Upplands Väsby 65 % 2. Tyresö 56 % 3. Stockholm 55 % 4. Enköping 56 % 5. Nacka 56 % De fem sämsta kommunerna 12. Tierp 33 % 13. Vallentuna 29 % 14. Salem 27 % 15. Lidingö 13 % 16. Upplands-Bro 8 % Medelvärdet för alla förvaltningar är 42 procent. Det är bara cirka en tredjedel (17 av 55) som får över 50 procent av poängen i undersökningen. Förvaltningarna är som helhet starkast inom området elektroniska fakturor där 66 procent av de möjliga poängen har delats ut. Därefter följer informationssäkerhet med 57 procent av poängen. Kommunerna visare ett bättre resultat inom elektronisk upphandling, öppen källkod och elektronisk identifiering. Den elektroniska upphandlingen har inte kommit särskilt långt. Endast 14 procent av de möjliga poängen delades ut. För kommunerna delades bara 7 procent av poängen för kommunala e-tjänster ut. 3

Brister i informationssäkerhetsarbetet Myndigheterna och kommunerna arbetar med informationssäkerhet, 91 procent (av 54 svarande) har utsett en informationssäkerhetsansvarig. Sex förvaltningar får full poäng: Skatteverket Kronofogdemyndigheten Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut (SMHI) Luftfartsverket (LFV) Fiskeriverket Post- och telestyrelsen (PTS) Bästa kommunen är Stockholm på tionde plats. Det finns behov av ytterligare satsningar på säkerhetsområdet. Var femte förvaltning har inte upprättat en informationssäkerhetspolicy eller andra styrande dokument för informationssäkerhetsarbetet. Var fjärde gör inte risk- och sårbarhetsanalyser regelbundet. Var tredje förvaltningsledning får inte årligen en redovisning av granskningar och skyddsåtgärder av större vikt som har vidtagits. Andel av svarande förvaltningar (54 svar) 4

Frågorna om informationssäkerhetsarbetet bygger på Vervas föreskrift om statliga myndigheters arbete med säkert elektroniskt informationsutbyte (VERVAFS 2007:2) som gäller statliga myndigheter under regeringen. Svaren från 22 myndigheter antyder att de inte följer Vervas föreskrift. 5

Digital signatur är en krypteringsmetod som säkrar att meddelanden inte har ändrats på vägen samt säkrar identifiering av motparten. Enligt en undersökning från Statiska centralbyrån (Företagens användning av IT 2007, SCB 2007) använder 23 procent av företagen digitala signaturer. I vår undersökning ligger myndigheter och kommuner bra till i jämförelse: 20 procent av dem använder digitala signaturer. Ett protokoll är en uppsättning regler för utbytet av information mellan datorer över ett nätverk. Säkra protokoll, som Secure Socket Layer (SSL) och Transport Layer Security (TLS), använder kryptering för att säkra att endast den rätta mottagaren kan läsa meddelandet och för autentisering av avsändaren. Enligt SCB använder bara var tionde företag säkra protokoll vid mottagande av beställningar via Internet. Här ligger förvaltningarna före med en andel om 58 procent. Elektronisk upphandling avlägsen? Elektronisk upphandling är en viktig fråga för näringslivet och skulle innebära vinster för alla upphandlare, anbudsgivare, leverantörer och medborgarna. Upphandlingarna kan också göras säkrare och rättvisare i de ofta komplicerade upphandlingsprocesserna. Av 56 förvaltningar uppgav endast 12 (21 procent) att de hade system för elektronisk anbudshantering. Det inger oro för utvecklingen av elektronisk upphandling. Enköping och Nynäshamn får dock full poäng. E-fakturorna är här Hela 87 procent av myndigheterna (84 procent av alla förvaltningar i undersökningen) i vår undersökning använder e-fakturor. Förklaringen är att från och med den 1 juli 2008 måste alla myndigheter under regeringen hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt (vår undersökning avslutades i juni). Finansdepartementet meddelade i augusti att 99 procent av myndigheterna kunde skicka elektroniska fakturor och 98 procent kunde ta emot dem till utsatt tid. Som en jämförelse anger Statistiska Centralbyrån att andelen företag som skickar elektroniska fakturor som kan processas automatiskt är 10 procent för alla företag och 55 procent bland företag med fler än 500 anställda (Företagens användning av IT 2007, SCB 2007). Frågan om elektroniska fakturor visar att när regeringen väl bestämmer sig för att genomföra något konkret inom e-förvaltningspolitiken så kan det ge resultat. Det är naturligtvis önskvärt att regeringen nu tar sig an flera områden i e- förvaltningen på motsvarande sätt. 6

Andel förvaltningar (47 svarande) som svarat ja. Elektronisk identifiering De vanligaste användningarna för elektronisk identifiering är kontroll av behörighet när uppgifter lämnas ut (85 procent av 33 svarande förvaltningar) och lämnas till förvaltningen (67 procent). Energimyndigheten får som enda förvaltning full poäng för arbetet med elektronisk identifiering. Nyfikna på öppen källkod Av 58 förvaltningar som svarat på frågor om öppen källkod så använder 26 procent program i normal drift och 28 procent har utvärderat program med öppen källkod men använder dem inte. Operativsystem är vanligast både i drift och i utvärderingarna. Som ett tecken på att förvaltningen följer 7

utvecklingen har de som använder eller utvärderat öppen källkod fått poäng i undersökningen. Planlöst arbete I enkäten svarade 64 förvaltningar på frågan om de hade en fastställd plan för arbetet med e-förvaltningen 56 procent av dem svarade att de inte har någon plan. Handelskammaren ställde några frågor om vad som hindrade utvecklingen av e-förvaltningen. Förvaltningarnas webbplatser Internetuppkopplade handdatorer och mobiltelefoner blir allt vanligare, men bara 16 procent av förvaltningarna hade en version av webbplatsen anpassad för mobila enheter. Var femte förvaltning har ingen information om integritet och hantering av personuppgifter på webbplatsen. Nästan 84 procent av förvaltningarna hade anpassat webbplatsen så att den underlättar för funktionshindrade att ta del av innehållet. Var femte förvaltning har sitt diarium tillgängligt via webbplatsen. Av 52 svarande förvaltningar uppger alla att webbläsaren Microsoft Internet Explorer kan användas för all funktionalitet på webbplatsen. Motsvarande andel är för Mozilla Firefox är 87 procent, Apple Safari och Opera har 60 procent. Stor okunnighet om rätten till information Det s.k. PSI-direktivet (Public Sector Information) syftar till att ge företag och medborgare tillgång till offentlig information för vidareutnyttjande till ingen eller en låg kostnad. Sverige ligger dåligt till bland medlemsstaterna i EU i arbetet med att leva upp till direktivet (Europaparlamentets och rådets direktiv 2003/98/EG av den 17 november 2003 om vidareutnyttjande av information från den offentliga sektorn). Av 54 förvaltningar svarade häften att de inte visste om de har information som omfattas av PSI-direktivet. Inom det här området har regeringen ett stort ansvar att driva arbetet framåt. Teknisk tillgänglighet Tillsammans med undersökningsföretaget Sitescanner mätte vi den tekniska tillgängligheten för myndigheter och kommuner, dvs. om det var möjligt att nå förvaltningens webbplats. Enligt Sitescanner är en tillgänglighet lägre än 99,8 procent av tiden problematisk och det är allvarligt om den är under 8

98 procent. Sitescanner mätte också svarstiden när man laddar ner webbplatsens förstasida. I vår mätning av 31 kommuner är det mer än hälften (18 kommuner, 58 procent) som har en tillgänglighet under 99,8 procent, men ingen under 98 procent. Motsvarande siffror för de 58 myndigheterna (inkl. riksdagen) som mättes är 18 under 99,8 varav två under 98 procent. Bäst tillgänglighet hade Arbetsförmedlingen (med en av de snabbaste svarstiderna för förstasidan), Skatteverket, Statskontoret, Regeringskansliet och Luftfartsstyrelsen (dock en av de långsammaste tekniska svarstiderna) som alla hade 100 procents tillgänglighet under mätperioden. Sämst var Konkurrensverket (97,6 procent) och Swedac (97,9 procent). Vad hindrar utvecklingen? Bristande resurser är ett hinder för utveckling av e-förvaltningen enligt enkätsvaren. Lagar och regler verkar inte var stort problem. Kommuner efterfrågar ytterligare samordning. En tredjedel av svaren pekar dock inte ut något hinder, så det kan finnas andra viktiga hinder för e-förvaltningen. Svarande 39 myndigheter, 14 kommuner, avrundade procenttal. 9

Vad vi har mätt Förvaltningarna fick svara på ca 30 frågor om elektronisk förvaltning som poängsattes inom områdena informationssäkerhet (25 poäng) elektronisk upphandling (20) elektronisk identifiering (15) elektroniska fakturor (15) allmän IT-användning och webbplatser (10) öppen källkod (5) antal länkar och besökare till webbplatsen (5) webbplatsens tekniska tillgänglighet och svarstider (5) kommunala tjänster för företag (10). Sammanlagt kunde myndigheterna få 100 poäng och kommunerna 110 poäng. Förvaltningarna rangordnas efter den andel av totalpoängen som de fått. Skatteverket fick 80,5 poäng vilket avrundas till 81 procent av 100 möjliga poäng. Upplands Väsby fick 71,5 poäng av 110 möjliga, det ger 65 procent. Frågor informationssäkerhet 1. Har organisationen upprättat en informationssäkerhetspolicy och andra styrande dokument som behövs för organisationens informationssäkerhet? 2. Använder organisationen standarden Ledningssystem för informationssäkerhet i informationssäkerhetsarbetet? 3. Har organisationen någon utpekad som ansvarig för informationssäkerhetsarbetet? 4. Får ledningen minst en gång per år en redovisning av de granskningar och skyddsåtgärder av större vikt som har vidtagits? 5. Görs risk- och sårbarhetsanalyser regelbundet? Frågor om e-id För vilka ändamål använder organisationen elektronisk identifikation? 1. 2. 3. 4. Identifiering av annan organisation: För att kontrollera till vilken organisations webbplats eller e-tjänst som anslutning har skett. Elektronisk underskrift: För att ställa ut elektroniska handlingar, som är skyddade mot förfalskning eller förnekande av underskrift. Kontroll av elektronisk underskrift: För att granska om en elektroniskt undertecknad handling, som har kommit in till eller upprättats vid organisationen, är utställd ut av den som angetts som undertecknare. Elektronisk stämpel: För att ställa ut elektroniska handlingar som är skyddade mot förfalskning på motsvarande sätt som en traditionell hand- 10

5. 6. ling i vilken en organisation anges som utställare genom särskilt tryck eller på annat liknande sätt. Kontroll av en annan elektronisk stämpel: För att granska om en stämplad elektronisk handling härrör från den myndighet som har angetts som utställare. Insynsskydd: Genom kryptering hindra obehöriga från att ta del av informationen. Frågor elektroniska fakturor 1. Kan ta emot elektroniska fakturor i ett sådant format att de kan processas automatiskt i organisationens IT-system. 2. Kan skicka elektroniska fakturor i ett sådant format att de kan processas automatiskt i mottagarens IT-system. 3. Pappersfakturor skannas in och hanteras elektroniskt. 4. Elektroniska workflowfunktioner för t.ex. kontroll, attest och betalning av fakturor. Om undersökningen Stockholms Handelskammare tackar de förvaltningar och personer som avsatte tid för att svara på enkäten. Undersökningen gjordes genom en enkät till 92 förvaltningar: 58 statliga myndigheter och de 34 kommunerna i Stockholms och Uppsala län. Urvalet var myndigheter som var relevanta för företag och medborgare eller intressanta ur något annat perspektiv. Av dessa svarade 73 förvaltningar helt eller delvis på enkäten. Undersökningen genomfördes 12 maj 2 juni 2008. Mycket av e-förvaltningen utvecklas i de olika myndigheternas specifika ämnesområden, som inte lätt kan jämföras. Syftet med undersökningen har dock varit att rangordna förvaltningarna. I huvudsak har vi använt förvaltningarnas svar och uppgifter. Några kompletteringar har gjorts. Uppgifter om antalet anställda har i några fall hämtats från information tillgänglig via en förvaltnings webbplats. En bild av förvaltningarnas genomslag på Internet skapades genom att antalet besökare och länkar till en webbplats vägdes in. Antalet länkar till en webbplats räknades genom att använda Googlesökningen: link:<webbadress>. Det viktades baserat på antalet anställda i en myndighet respektive antalet invånare i en kommun för att kunna jämföras. Undersökningen gjordes den 7 augusti 2008. I samarbetet med Sitescanner (<www.sitescanner.se>) mättes webbplatsernas tekniska tillgänglighet och svarstider för nedladdning av första sidan på webbplatsen. Mätperioden för tillgängligheten till webbplatserna var för myndigheterna 11

16 april 7 augusti 2008 och för kommunerna. Mätningen omfattade alla myndigheter och kommuner som var med i undersökningen (inte bara de som besvarat enkäten). Uppgifterna för Håbo, Solna och Österåker var onormala och hade krävt en närmare analys och därför uteslöts de. Bortfall i undersökningen Vägverket och Försvarets radioanstalt (FRA) avböjde att vara med i undersökningen. Följande myndigheter har inte svarat: Banverket Ekobrottsmyndigheten Ekonomistyrningsverket (ESV) Energimarknadsinspektionen Forskarskattenämnden Invest in Sweden Agency (ISA) Järnvägsstyrelsen Lantmäteriet Livsmedelsverket Regeringskansliet Rikstrafiken Följande kommuner har inte svarat: Danderyd Haninge Håbo Nykvarn Sigtuna Sollentuna Södertälje Vaxholm Följande myndigheter och kommuner har svarat, men lämnat så ofullständigt svar att de har tagits bort ur sammanställningen: Exportkreditnämnden Länsstyrelsen i Uppsala län Marknadsdomstolen Patent- och registreringsverket Tullverket Botkyrka Ekerö Järfälla Norrtälje Solna 12

Täby Uppsala Värmdö Älvkarleby Östhammar Resultatlista för myndigheter och kommuner 1. Skatteverket 81 % 2. Upplands Väsby 65 % 3. Läkemedelsverket 60 % 4. Tyresö 56 % 5. Enköping 56 % 6. Nacka 56 % 7. Post- och telestyrelsen (PTS) 56 % 8. Stockholm 55 % 9. Kronofogdemyndigheten 54 % 10. Inspektionen för strategiska produkter (ISP) 53 % 11. Konsumentverket 53 % 12. Försäkringskassan 52 % 13. Sjöfartsverket 51 % 14. Fastighetsmäklarnämnden 51 % 15. Statistiska centralbyrån (SCB) 51 % 16. Länsstyrelsen i Stockholms län 50 % 17. Huddinge 50 % 18. Verket för innovationssystem (Vinnova) 49 % 19. Heby 49 % 20. Nynäshamn 48 % 21. Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut (SMHI) 46 % 22. Försvarets materielverk (FMV) 46 % 23. Konkurrensverket 46 % 24. Socialstyrelsen 45 % 25. Luftfartsverket (LFV) 44 % 26. Centrala studiestödsnämnden (CSN) 44 % 27. Riksdagen 42 % 28. Fiskeriverket 42 % 29. Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll (Swedac) 42 % 30. Kemikalieinspektionen 41 % 31. Sundbyberg 41 % 32. Datainspektionen 41 % 33. Österåker 40 % 34. Allmänna reklamationsnämnden (ARN) 40 % 35. Energimyndigheten 40 % 36. Bolagsverket 39 % 37. Arbetsförmedlingen 37 % 38. Kammarkollegiet 37 % 13

39. Statskontoret 37 % 40. Knivsta 34 % 41. Institutet för tillväxtpolitiska studier (ITPS) 34 % 42. Arbetsmiljöverket 33 % 43. Tierp 33 % 44. Kommerskollegium 33 % 45. Luftfartsstyrelsen 32 % 46. Revisorsnämnden 30 % 47. Verket för näringslivsutveckling (Nutek) 30 % 48. Vallentuna 29 % 49. Medlingsinstitutet 27 % 50. Salem 27 % 51. Elsäkerhetsverket 23 % 52. Lotteriinspektionen 22 % 53. Bokföringsnämnden 21 % 54. Lidingö 13 % 55. Upplands-Bro 8 % Resultatlista för kommuner 1. Upplands Väsby 65 % 2. Tyresö 56 % 3. Enköping 56 % 4. Nacka 56 % 5. Stockholm 55 % 6. Huddinge 50 % 7. Heby 49 % 8. Nynäshamn 48 % 9. Sundbyberg 41 % 10. Österåker 40 % 11. Knivsta 34 % 12. Tierp 33 % 13. Vallentuna 29 % 14. Salem 27 % 15. Lidingö 13 % 16. Upplands-Bro 8 % Resultatlista för myndigheter 1. Skatteverket 81 % 2. Läkemedelsverket 60 % 3. Post- och telestyrelsen (PTS) 56 % 4. Kronofogdemyndigheten 54 % 5. Inspektionen för strategiska produkter (ISP) 53 % 6. Konsumentverket 53 % 7. Försäkringskassan 52 % 14

8. Sjöfartsverket 51 % 9. Fastighetsmäklarnämnden 51 % 10. Statistiska centralbyrån (SCB) 51 % 11. Länsstyrelsen i Stockholms län 50 % 12. Verket för innovationssystem (Vinnova) 49 % 13. Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut (SMHI) 46 % 14. Försvarets materielverk (FMV) 46 % 15. Konkurrensverket 46 % 16. Socialstyrelsen 45 % 17. Luftfartsverket (LFV) 44 % 18. Centrala studiestödsnämnden (CSN) 44 % 19. Riksdagen 42 % 20. Fiskeriverket 42 % 21. Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll (Swedac) 42 % 22. Kemikalieinspektionen 41 % 23. Datainspektionen 41 % 24. Allmänna reklamationsnämnden (ARN) 40 % 25. Energimyndigheten 40 % 26. Bolagsverket 39 % 27. Arbetsförmedlingen 37 % 28. Kammarkollegiet 37 % 29. Statskontoret 37 % 30. Institutet för tillväxtpolitiska studier (ITPS) 34 % 31. Arbetsmiljöverket 33 % 32. Kommerskollegium 33 % 33. Luftfartsstyrelsen 32 % 34. Revisorsnämnden 30 % 35. Verket för näringslivsutveckling (Nutek) 30 % 36. Medlingsinstitutet 27 % 37. Elsäkerhetsverket 23 % 38. Lotteriinspektionen 22 % 39. Bokföringsnämnden 21 % 15