Redovisning av pilot papperslös nämndhantering, kommunstyrelsen och dess tre utskott, Sundbybergs stad 1

KOMMUNKONTORET KOMMUNSTYRELSENS KANSLI Anna Bohlin 2012-08-28 1 (26) Redovisning av pilot papperslös nämndhantering, kommunstyrelsen och dess tre utskott, Sundbybergs stad 1 oktober 2011- september 2012 SBG1000, v1.3, 2010-04-07 1 Beslutad på kommunstyrelsens sammanträde den 10 september 2012 xxxxx. Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg BESÖKSADRESS Kavallerivägen 4, Rissne TELEFON 08-706 80 00 TELEFAX 08-733 38 36 kommunstyrelsen@sundbyberg.se www.sundbyberg.se

2 (26) Innehåll Sammanfattning 4 1 Uppdrag och projektram 5 1.1 Politiskt uppdrag... 5 1.2 Pilotverksamhet... 5 1.3 Genomförandefaser... 5 1.4 Projektorganisation... 6 1.5 Budget pilot... 6 2 Utgångspunkter 7 2.1 Tidigare utredning... 7 2.2 Integrering med stadens nya dokument- och ärendehanteringssystem Public 360... 7 2.3 Omvärldsbevakning... 7 2.4 Initiala krav och inriktningar... 8 3 Utredning 8 3.1 Säker informationshantering... 8 3.3 Skattetekniska krav... 9 3.4 Miljöaspekter... 9 3.5 Faktorer IT... 10 3.6 Möjliga tekniska lösningar... 10 4 Val av lösning 11 4.1 Analys... 11 4.2 Hur lösningen fungerar... 12 4.3 Säker informationshantering analys och slutsats... 13 5 Inköp och digital distribution 14 5.1 Konsultkostnad... 14 5.2 Surfplattor... 14 5.3 Applikationer... 14 5.4 Digital distribution... 15 6 Inför genomförande och start 15 6.1. Avtal om användandet av surfplatta... 15 6.2 Arbete tekniskt internt... 16 6.3 Information och utbildning... 16 6.4 Utdelning... 16 6.5 Supportorganisation... 17 6.6 Inför utvärderingsfas... 17 6.7 Rutiner för administration... 17

3 (26) 7 Pilotfas 17 8 Utvärdering 18 8.1 Resultat av enkät till användarna inför pilotstart... 18 8.2 Resultat av enkät till användarna efter pilot... 19 8.3 Utvärdering administrativ hantering... 21 8.4 Utvärdering IT... 21 8.5 Förbättring av emeeting... 23 8.6 Utvärdering kostnader och besparingar... 23 8.7 Övrigt... 24 8.8 Sammanfattning utvärdering... 25 9 Fortsatt utredning och omvärldsanalys 25 10 Rekommendation framåt 26

4 (26) Sammanfattning På kommunstyrelsens sammanträde i mars 2011 godkände en enig kommunstyrelse Rapport om uppdraget att utveckla dokument- och ärendehanteringen genom effektivare systemstödutveckling. I rapporten angavs att hantering av handlingar i största möjliga utsträckning ska ske digitalt. Utveckling av papperslös nämndhantering ingår i det uppdraget och har resulterat i genomförande av en pilot för papperslös nämndhantering under våren 2012. I kommunstyrelsens handlingsplan för klimat- och hållbarhetsarbete år 2012 anges ett uppdrag att genomföra en pilotstudie där visst material skickas ut elektroniskt. Beslut om genomförande av en försöksverksamhet, en pilot, togs och därefter har utredning, genomförande och utvärdering följt. Berörda av piloten har varit kommunstyrelsen och dess tre utskott med 13 ordinarie och 13 ersättande ledamöter. I piloten har även berörda politiska sekreterare samt ett antal anställda ingått. Planering och utredning har pågått sedan hösten 2011 och under våren och sommaren 2012 har testfas och utvärderingsfas. Beslut om fortsättning tas i september 2012. Piloten bedöms ha fallit väl ut. Det finns dock delar som behöver analyseras ytterligare innan papperslös nämndhantering genomförs inom andra nämnder. De delar som det framförallt handlar om är lösningens användarvänlighet. Kommunkontorets förslag till vidare hantering är att kommunstyrelsen och dess utskott fortsätter testa den lösning som prövats under våren. Syftet är försöka att utveckla den i de delar det, enligt synpunkter som framkommit i genomförd enkät, inte fungerat helt ändamålsenlighet. En ny bedömning kan sedan göras utifrån hur bra den fungerar i alla delar och nytt beslut om fortsättning kan tas. Kommunkontoret föreslår att innan en försöksverksamhet ökar i omfång med alla nämnder bör lösningen fortsätta utvecklas och bedömas på nytt. Målsättning är dock att bredda försöksverksamheten från och med år 2013. Kommunkontoret föreslår också att utvecklingen på marknaden vad gäller området noga fortsätta bevakas. Om nya anpassade surfplattor kommer på marknaden bör dessa också testas och särskilt vad gäller att bättre integrera utrustningen i stadens tekniska plattform.

5 (26) 1 Uppdrag och projektram 1.1 Politiskt uppdrag På kommunstyrelsens sammanträde i mars 2011 godkände en enig kommunstyrelse Rapport om uppdraget att utveckla dokument- och ärendehanteringen genom effektivare systemstödutveckling. I rapporten redogjordes för målet att ett nytt system ska vara ett stöd för all hantering av handlingar som uppkommer i stadens verksamhet och att hanteringen av handlingar i största möjliga utsträckning ska ske digitalt. Utveckling av papperslös nämndhantering ingår i det uppdraget. I kommunstyrelsens handlingsplan för klimat- och hållbarhetsarbete år 2012 anges ett uppdrag att genomföra en pilotstudie där visst material skickas ut elektroniskt. En lagd motion har också behandlat utveckling mot papperslös nämndhantering. I samband med handläggning och besvarande av motionen har ställning tagits efterhand kring vägval och prioriteringar i uppdraget. 2 1.2 Pilotverksamhet Beslut togs om genomförande av en försöksverksamhet, en pilot. Genomförandet har inneburit utredning, genomförande och utvärdering. Kommunstyrelsen och tre utskott 3 med dess 13 ordinarie och 13 ersättande ledamöter har varit berörda av piloten. I piloten har även berörda politiska sekreterare, vilka är sju till antalet, ingått. Inom ramen för piloten har även ett antal anställda ingått i testverksamheten. Detta dels för att administrera utskicken och utvärdera den administrativa hanteringen men också för att testa teknik och användarvänlighet. 1.3 Genomförandefaser - Planering och utredning: Oktober 2011- februari 2012 - Testfas: Mars- juni 2012 4 - Utvärderingsfas pilot: Juni- augusti 2012 - Beslut om fortsättning: September 2012 2 Motion Det papperslösa kommunkontoret! väck av Mattias Lönnqvist (FP) på kommunfullmäktiges sammanträde den 26 april 2011 144 dnr KS-00195/2011 3 Kommunstyrelsens styrnings- och ägarutskott, kommunstyrelsens exploateringsutskott, kommunstyrelsens jämställdhets-, upphandlings-, måltids-, och planeringsutskott. 4 Piloten utvärderades i juni 2012 men löper på fram till nytt beslut i början av hösten 2012.

6 (26) 1.4 Projektorganisation Projektägare: Kanslichef Ing-Marie Eriksson, kommunstyrelsens kansli Styrgrupp: Ing-Marie Eriksson, kanslichef, kommunstyrelsens kansli, Fredrik Härdén, IT-chef, Klas Strömberg, driftchef, IT-avdelningen Projektledning och utredning: Anna Bohlin, utredare kommunstyrelsens kansli Interaktion med Public 360: Anna Bohlin, utredare, Olof Junesjö, projektledare, Jonatan Olofsgård, arkivarie, kommunstyrelsens kansli. Lars Petterson, systemtekniker, IT-avdelningen, Manjo Thoresen, Software innovation. Samspel med stadens IT-lösning: Lars Pettersson, systemtekniker, Fredrik Härdén, IT-chef, Klas Strömberg, driftchef, Mikael Söderberg, systemtekniker, ITavdelningen. Utbildning: Anna Bohlin, utredare kommunstyrelsens kansli, Mikael Söderberg, systemtekniker, IT-avdelningen. Utvärdering: Anna Bohlin, utredare kommunstyrelsens kansli. Arbetsgrupper och möten: Arbete med samspel med Public 360 har skett inom ramen för arbete med införandet av Public 360. I övrigt löpande möten mellan projektledare och de berörda inom varje ingående del. 1.5 Budget pilot Arbete med pilot (planering, utredning, genomförande utvärdering) har skett inom ramen för befintliga resurser hos kommunstyrelsens kansli samt stadens ITavdelning med utredare på kansliet med projektledande uppdrag. Projektmedel för konsultuppdrag har tagits inom ramen för kommunstyrelsens budget 2012 med plan 2013-2014 för utvecklingsprogram e-tjänster och systemutveckling. Detsamma gäller för finansiering av inköp av surfplattor, abonnemangsavgifter med mera.

7 (26) 2 Utgångspunkter 2.1 Tidigare utredning Kommunkontoret har sedan en tid utrett frågan om papperslös nämndshantering. Initialt låg fokus helt på att undersöka vad som skulle kunna åstadkommas för lösning med läsplattor (ska inte blandas ihop med surfplattor, som till exempel ipads). Beslut togs efterhand om att även börja titta på lösningar för surfplattor. Läsbarhet har redan från början varit en viktig aspekt i projektet och så även användarvänlighet med möjlighet att göra anteckningar. Kommunkontoret har i hela projektet strävat efter att skapa automatiserade processer i så stor utsträckning som möjligt. Inom ramen för behandling av den i avsnitt 1.1 nämnda motionen redovisas också tidigare utredning. 2.2 Integrering med stadens nya dokument- och ärendehanteringssystem Public 360 Under våren 2011 upphandlade staden ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem. Efter avslutad upphandling föll valet på systemet Public 360 0. I projektet kring införandet av Public 360 0 har uppdraget om papperslös nämndshantering lyfts upp. Public 360 0 infördes i januari 2012. Med start november 2011 har kommunkontoret tillsammans med leverantören av systemet, Software Innovation, tittat på olika lösningar för Sundbybergs stad. Arbetet har skett i ett delprojekt för papperslös nämndhantering inom ramen för införandet av Public 360 0. 2.3 Omvärldsbevakning Omvärldsbevakning har varit en viktig del av utredningen. Det är en rad kommuner runtom i Sverige som helt eller delvis har infört papperslös nämndshantering eller som bedriver försöksverksamhet inom området. Under utredningsfasen har också Sollentunas och Göteborgs lösningar studerats. Projektets bedömning har varit att för att papperslös nämndshantering ska löna sig fullt ut behöver processerna vara automatiserade så långt det är möjligt vilket de inte är hos de kommuner som studerats. Förutom den lösning som valts i piloten har lösningarna Net Publicator och Styrelsemote.se studerats. Bedömningen är att ingen av dessa lösningar fullt ut möter de behov vi har. Det finns bland annat ingen färdig integration med Public 360 0 samt att det tillkommer kostnader per år. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har skapat en plattform för gemensam diskussion inom ämnet papperslös nämndhantering. Kommunkontoret har genom detta forum följt utvecklingen i andra kommuner och det kan konstateras att det är samma typ av frågeställningar finns hos andra.

8 (26) 2.4 Initiala krav och inriktningar De initiala krav och inriktningar projektet haft som utgångspunkter i utredning av bästa lösning är: Krav om att säkra lika eller mindre administrativ hantering Integration med Public 360 är nödvändig. Lösningens ska ha automatiserade processer så långt det är möjligt med ett system som administrativt är enkelt att hantera. En bra lösning behöver kombineras med bra interna rutiner. Säkra informationshantering Lösningen ska säkra korrekt hantering av information i alla delar av processen. Se vidare utredning i avsnitt 3.2 samt i avsnitt 4.4. Bra anteckningsfunktion och bra sökfunktion Lösningen ska bra både anteckningsfunktion och sökfunktion. Fungera bra online och offline Detta eftersträvas för att underlätta tillgänglighet av dokument. Högt ställda krav på användarvänlighet i övrigt Överlag är bedömning av användarvänlighet avgörande för beslut om lösning. Övrigt Underlätta möjlighet till politiskt uppdrag vid funktionsnedsättning i form av hörselskada samt synskada. Detta bedöms kunna hanteras i själva plattan eller i lösningen. E-post bör kunna läsas via plattan. 3 Utredning Utredning har skett med syfte att kartlägga alla för projektet relevanta aspekter (exempelvis lagstiftning) och för att hitta en lösning som täcker de tekniska och administrativa behoven. 3.1 Säker informationshantering I kontakt med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har framgått att det idag inte finns fastställda regler eller riktlinjer kring hantering av sekretesshandlingar för det projekt vi driver kring papperslös nämndhantering. SKL är tydliga med att vi som kommun får göra en egen bedömning där vi bör kartlägg alla delar i processen, det vill säga flödet av handlingar, och själva bedöma om det lösning vi har är tillräckligt säker. Den lösning vi har måste också kombineras med tydlig information till användarna för att den ska fungera så optimalt som möjligt.

9 (26) Två delar som måste säkras: - Datatrafiken från dokument- och ärendehanteringssystemet till användargränssnittet - Åtkomsten till handlingar via surfplattan. I avsnitt 4.4 anges analys av vald lösning utifrån krav på sekretess. 3.3 Skattetekniska krav Kontakt har tagits med Skatteverket 5 angående eventuella skattetekniska krav. Frågor ställdes angående förmånsbeskattning. Enligt Skatteverket ska en dator som bedöms som förmån i anställningsförhållandet förmånsbeskattas. Surfplattan är ett arbetsredskap för att möjliggöra pilotens genomförande och den privata nyttan är svår att urskilja. Det betyder att surfplattan faller in under nödvändighet för tjänsten. Det betyder därmed att surfplattan bedöms vara skattefri. Utifrån detta har en behovsanalys genomförts om alla berörda nödvändigtvis måste ha en surfplatta. Bedömningen har varit att samtliga som ingår i piloten behöver en surfplatta för att pilotens syfte ska kunna uppfyllas. 3.4 Miljöaspekter Uppdraget om pilotverksamhet för papperslös nämndhantering kommer bland annat utifrån mål i stadens klimat- och hållbarhetspolicy om Sundbybergs stad ska skapa förutsättningar för giftfria och resurssnåla kretslopp. En av de åtgärder som fastslogs i kommunstyrelsens handlingsplan för 2012 att genomföra en pilotstudie där visst material skickas ut elektroniskt. I en rapport publicerad av KTH år 2009 6 anges att det finns osäkerhet kring produktions- och avfallshantering av läsplattor. Det anges i rapporten att ytterligare studier behövs. Det har varit svårt att genomföra en analys av pilotens egentliga miljöbesparingar. En kartläggning har dock genomförts inom ramen för utredningen för hur mycket kopiering och utskick av handlingar minskat i och med de digitala utskicken. Resultatet av detta redovisas i avsnitt 8.6. I projektet har räknats på att ett stort antal papper (utskick för 13 möten varav en del kan ha buntar med cirka 200 sidor) sparas. I projektet har också transporter sparats in och så även bläck på grund av utebliven kopiering. 5 Samtal med Skatteverket den 14 december 2011 6 Pappersbok och elektronisk bok på läsplatta en jämförande miljöbedömning. Rapport från KTH Centre for Sustainable Communications. Stockholm. 2009. C. Borggren och Å.Moberg.

10 (26) 3.5 Faktorer IT I projektet har konstaterats vikten av plattornas integration med stadens plattform för att hantera administration på ett effektivt sätt. Detta beskrivs närmare i avsnitt 8.4. Användarlicenser och kapacitet på servrar har setts över. En viktig aspekt att hantera är kapacitet för att klara ökat behov av IT-support. En märkning har skett av de frågor som kommit, detta för att möjliggöra bra uppföljning. Support för pilot har hanterats inom ramen för IT-avdelningens ordinarie organisation. 3.6 Möjliga tekniska lösningar En papperslös nämndhantering kräver dels en fysisk platta för att läsa handlingar, dels en teknisk lösning som hanterar handlingarna digitalt med ett användargränssnitt där användarna har åtkomst till att läsa handlingar. Som tidigare konstaterats har integration med Public 360 varit nödvändig. Software Innovation, stadens leverantör av Public 360, har två standardlösningar för papperslös nämnhantering vilka utgår från dokument- och ärendehantering i Public 360. Med detta som utgångspunkt har utredning landat i nedan möjliga lösningar för platta 7 och teknisk lösning. Möjliga varianter för surfplattor ipad med Apples eget operativsystem Surfplattor med Microsofts eller Androids operativsystem 8 Möjliga varianter för papperslös nämndhantering One-note är en windowsbaserad offline-lösning. Det finns ingen framtagen applikation vilket gör att underlaget exempelvis kan behöva e-postas ut och en manuell hantering i att göra pdf:er. emeeting är en online-lösning som är helt integrerad med Public 360 innebär kraftigt minskad administration. Lösningen fungerar idag med en applikation för ipad. I applikationen kan kommentarer läggas och enklare anteckningar göras. 7 Se tidigare ställningstagande om att surfplattor och inte läsplattor är utgångspunkt i projektet. Se också analys i avsnitt 4.1. 8 Android är ett operativsystem, likt t.ex. Windows, som har tagits fram för mobila enheter. En ipad har Apples eget operativsystem medan Windows är Microsofts operativsystem som PC och laptop ofta har. I Sundbybergs stad har samtliga datorer Windows som operativsystem.

11 (26) 4 Val av lösning 4.1 Analys Då samkörning med Public 360 varit avgörande för projektet för att säkra effektiv dokumenthantering, har diskussionen med stadens leverantör av Public 360, Software Innovation, varit vägledande för beslutet. Software Innovation har rekommenderat sin emeeting-lösning 9 då denna lösning fungerar bra samkört med public 360, ger effektiva processer och samtidigt har mycket bra användarvänlighet. Då emeeting i dagsläget enbart är kompatibel med ipad (Apples surfplatta, det finns också andra typer av surfplattor från andra märken) blev projektets slutsats att använda ipads under pilotfasen. Såsom Public 360 ser ut idag skulle en lösning med läsplatta innebära dokument i pdf-format vilket skulle innebära extra arbete i jämförelse med automatiserade processer. Kommunkontoret lägger idag mycket tid på att skapa pdf:er av dokument. Genom den föreslagna lösningen tas detta arbetsmoment bort och den tid som kommunsekreterare och utredare idag lägger på detta kan istället användas till kvalificerat utrednings- och kvalitetsarbete. Även lösningen med one-note innebär pdf:er. I dialog med leverantören framkom att arbete pågår med att ta fram en emeetinglösning även för andra plattor. Det betyder att även om staden väljer att använda ipads under pilotfasen behöver det inte innebära att staden är begränsad till att använda det då projektet eventuellt lanseras i full skala. emeetinglösningen bedöms lösa de av staden uppställda kraven (se avsnitt 3.1) förutom en fullt ut anpassad offlinelösning. emeeting med ipad innebär att det uppdrag som kommunstyrelsen gett om effektivare systemstödutveckling bland annat för papperslös nämndshantering kan mötas upp. Kommunkontorets bedömning har därför varit att pilotfas bör hanteras med ipad och emeeting. emeetings funktionalitet vad gäller anteckningsmöjligheter är inte optimal. I projektet har därför valts att komplettera med en applikation, GoodReader som ger användaren goda möjligheter att anteckna på dokumenten. Denna applikation bedömdes uppfylla de krav som kan ställas vad gäller att möjliggöra att göra anteckningar, stryka under text med mera. 9 emeeting är en applikation som hanterar dokumentflöden och fungerar som en mötesplattform. Fungerar idag endast med ipad.

12 (26) 4.2 Hur lösningen fungerar Lösningen med papperslös nämndhantering med emeeting innebär några korta arbetsmoment. Först sker en enkel export av ett möte från Public 360, mötet hanteras sedan på en sharepointsite 10 och läsningar av handlingar via en applikation på användarens egen ipad. Via ipaden möts användaren av ett skrivbord där de instanser behörighet finns till visas. Användaren ges bland annat möjlighet att söka i dokument, zooma och skapa kommentarer som kan delas eller hållas privat. Bild på ett möte med ärendelista Lösningen kräver ett eget konto i app-store 11 för att möjligöra att applikationen tas hem till varje surfplatta. Det är inte möjligt att i dagsläget automatiskt skicka de aktuella applikationerna till varje platta (läs mer om detta i avsnitt 5.2). Via en sharepointsite sätts instanser och behörigheter för både användare och administratörer. 10 SharePoint är en webb-applikations plattform utvecklad av Microsoft som möjliggör byggande av webbsidor med olika funktioner. 11 Apples interaktiva butik för köp av applikationer.

13 (26) På nedan bild beskrivs emeeting som system. 4.3 Säker informationshantering analys och slutsats Projektets bedömning är att lösningen fungerar för att hantera sekretesshandlingar under en pilot. De två identifierade områdena som har säkrats med analys och slutsats: Datatrafiken från dokument- och ärendehanteringssystemet till användargränssnittet IT-avdelningen bedömde att det system vi har räcker. VPN och https används vilket ger samma säkerhet som om man är inloggad på nätverket. Åtkomsten till handlingar via surfplattan Åtkomsten till handlingar sker via applikationen. Projektet har bedömt att vi klarar korrekt hantering av sekretesshandlingar genom att: - Ställa krav på inloggning in till plattan samt in till applikationen, det vill säga två steg för inloggning. - Ställa krav att de handlingar som är sekretessbelagda inte får laddas hem offline till plattan. Det innebär att de handlingarna inte kan öppnas i andra applikationer eftersom det innebär att de tas hem offline. - Dessa två aspekter har uttryckts tydligt i användaravtal. Övrigt Projektet har också identifierat att det för piloten avses handlingar i samband med upphandling som endast är sekretessbelagda under de tio dagar de skickas ut inför sammanträde.

14 (26) Piloten är till för att hitta bästa lösningen för hantering av dokument och denna aspekt kommer att utvärderas. Inför en eventuell lansering i stor skala bör det ha utformats tydliga riktlinjer för vad som gäller. Projektet har också säkrat hantering av sekretessdokument ytterligare genom att ha satt upp rutiner för att ta bort användare snabbt från sharepoint-siten. I avtal regleras att användare vid stöld ska anmäla detta till IT-avdelningen och sedan finns intern rutin för att detta ska fungera. 5 Inköp och digital distribution Finansiering av inköp av plattor, abonnemangsavgifter med mera har tagits inom ramen för kommunstyrelsens budget 2012 med plan 2013-2014 för utvecklingsprogram e-tjänster och systemutveckling. 5.1 Konsultkostnad I befintligt avtal (Slutgiltigt avtal Sundbybergs stad Atea, 29 mars 2011) med leverantör av Public 360 (Software innovation) finns den tekniska grundprodukten emeeting inköpt. Det betyder att staden redan har rätten att nyttja själva produkten. Kompletterande konsultuppdrag har behövts för att införa funktionen emeeting i Sundbybergs Public 360-installation. 12 Projektmedel för konsultuppdrag för Software innovations har tagits inom ramen för kommunstyrelsens budget 2012 med plan 2013-2014 för utvecklingsprogram e- tjänster och systemutveckling. 5.2 Surfplattor För pilotfasen har inköp skett via kommunens ordinarie beställningssystem via ramavtal för kommunikationsutrustning och tillbehör. 5.3 Applikationer Konto i app-store För att kunna ta hem applikationer vare sig de är gratis eller kostar behövs ett individuellt konto i app-store. I bilaga till användaravtal har angetts användarens olika möjligheter att skapa ett sådant konto. Användaren har haft möjlighet att välja mellan tre varianter: Att använda ett befintligt privat konto, att med hjälp av staden skapa ett privat konto eller att låta staden sköta allt som har att göra med kontot. Det ges också val vad gäller att koppla ett privat kontokort eller inte (beskrivs i bilaga till användaravtal). Aktivt val gjordes i samband med utdelning av ipads och support för detta ges. 12 Se Offert avseende konsultarbete runt införande av 360 emeeting för Sundbybergs stad, KS- 0045/2012-7

15 (26) emeeting och GoodReader Applikationen emeeting är gratis och har hämtats via app-store. Applikationen GoodReader kostar och har köpts in av staden eller av användaren själv som sedan haft möjlighet att redovisa utlägget för staden för att få tillbaka den utlagda summan (38 kr). 5.4 Digital distribution Plattan är utrustad med 3G och wi-fi 13. 3G(3:e generationens mobilnät) är det mobila nätet (ej fasta) som används som plattans primära uppkoppling när användaren inte har tillgång till ett trådlöst nätverk. För att få snabbare överföringshastighet (surf) har plattan kunnat anslutas till ett trådlöst nätverk som finns på många platser, bland annat i kommunhuset. För att säkra upp den trådlösa tillgången har kommunstyrelsens kanslis korridor i kommunhuset stärkts upp med en till accesspunkt. Tillgången i kommunhuset sammanträdesrum har kontrollerats. 6 Inför genomförande och start 6.1. Avtal om användandet av surfplatta De förtroendevalda samt politiska sekreterare har getts rätt att disponera Sundbybergs stad tillhörig ipad enligt förutsättningar beskrivna i avtal. I avtal anges att användaren förbinder sig till att endast delges handlingar i samband med utskick papperslöst till sin ipad via en så kallad applikation och kan inte på annat sätt ställa krav på en parallell utskrifts- eller pappershantering. I bilaga till avtal anges de möjligheter för kontohantering som finns, se beskrivning av detta i 5.2. Användarna har erbjudits att använda en privat ipad om så önskas, separat avtal tecknas då. Avtalen har skickats till användarna per e-post i god tid innan utdelning av plattor då avtalen skrivs under för att alla ska ha chans att hinna reflektera över det som står. På avtalen har plattans olika koder (serienummer, IMEI och stöldskyddsmärkning) angetts. 13 Wi-Fi är en uppkoppling som gör att man har möjlighet att komma åt öppna nätverk och koppla upp sig mot internet medan en 3G uppkoppling möjliggör en direkt uppkoppling mot internet.

16 (26) 6.2 Arbete tekniskt internt En ny server har satts upp dit möten publiceras för åtkomst i ipad (testmiljö och skarp miljö). Via sharepoint har instanser skapats (kommunstyrelsen och dess tre utskott) och behörigheter har satts för att säkra korrekt tillgång (användarna läggs till de instanser de har behörighet till). Ett antal moment har hanterats per platta innan utdelning: Konfigurering, hantering av e-postkonton, licenser och stöldmärkning. Microsoftlicenser, två stycken 14, behövs för lösningen. Kostnader redovisas i 8.6. 6.3 Information och utbildning Användarna gavs tidig information inför start pilot i januari och februari. Dels via olika möten men också via olika informationsdokument. Utbildning inför pilot har skett i slutet av februari vid ett antal tillfällen på kvällstid och eftermiddag (1 h 30 min vid tre tillfällen, 22, 27 och 28 februari). Utbildningen riktade sig både till politiker och till de politiska sekreterarna. Vid tillfällena utbildades användarna i hur surfplattan och emeeting fungerar samt en rad andra viktiga informationsaspekter såsom kontohantering och sekretess togs upp. Ett omfattande utbildningsmaterial är utdelat både via e-post och i samband med utbildningstillfällena. Särskild information om sekretess har getts vid två tillfällen på kommunstyrelsens jämställdhets-, upphandlings-, måltids-, och planeringsutskotts sammanträden. De politiska sekreterarna har varit nyckelpersoner vad gäller att förmedla och säkra information till alla berörda förtroendevalda. Information mellan projektet och användarna har primärt hanterats via e-post. Information av särskilt viktig karaktär har också skickats per post. 6.4 Utdelning Utdelning av plattorna skedde under tre dagar i början av mars (den 5, 6 och 7 mars, med pass på dagtid och kvällstid), i tid innan det första papperslösa utskicket. Varje användare har under perioden haft möjlighet att komma förbi IT-avdelningen den tid som fungerat för var och en. Enstaka användare som inte hade möjlighet under dessa dagar fick hjälp i efterhand. Ett antal moment hanterades under utdelning: Underskrift användaravtal Hjälp att starta konto i app-store för de som önskade det Hjälp att ta hem emeetings (sätta rätt URL och tvingande med lösen) och eventuellt GoodReader 15 14 Windows CAL (licens för att ha en enhet kopplad mot nätverket). Exchange CAL (licens för att läsa mail).

17 (26) Skapa konto (tre alternativ) Starta upp e-postkonto Inställningar för trådlöst nätverk Utdelning av informationsmaterial i form av utbildningslathund med bilagor 6.5 Supportorganisation Användarna har erbjudits support för det som rört den papperslösa nämndhanteringen samt för själva ipaden via stadens ordinarie IT-support, dagtid, måndag till fredag mellan kl 8.00-17.00 och fredagar mellan kl. 8.00-15.00. 6.6 Inför utvärderingsfas En enkät skickades ut inför pilotstart. Syftet var att utvärdera inställning inför projektet samt upplevelse av teknisk kunskap inför piloten. Samma frågor hanterades sedan i en enkät efter pilot för att undersöka eventuell förändring. Utvärdering efter pilot hanterade förutom dessa frågor också användarvänlighet, support med mera. En sammantagen utvärdering av hela piloten har utgått från tre aspekter: Användarvänlighet, administrativ hantering och IT-avdelningens perspektiv. 6.7 Rutiner för administration En lathund togs fram för hur publicering av möten i emeeting sker. I lathunden beskrivs vad administratören ska göra i Public 360 och på sharepointsiten samt hur behörigheter sätts och tas bort och hur möten raderas. 7 Pilotfas Testperiod var mellan mars till juni 2012 och sammanlagt har 13 möten hanterats. Under pågående pilotfas utvecklades och förbättras rutiner vad gäller administrativ hantering. Frågor hanterades av ordinarie IT-support, av IT-avdelningen i övrigt och av kansliet. Felanmälningar har skickats till leverantören då ett antal mindre fel har påträffats. Lösningens utvecklingsbehov och möjligheter har diskuterats löpande mellan alla inblandade i projektet. 15 Detta hanterades också i efterhand för flera av användarna. Val fanns att köpa in själv och sedan redovisa utlägg eller att staden direkt inhandlade (kostnad 38 kr). För de som valde att i efterhand redovisa det personliga utlägget gäller att kvittot från itunesstore som sänds till användarens e- postkonto ska redovisas till kommunstyrelsens kansli. Det är personliga utlägg staden ersätter, det måste alltså vara användaren själv som står som betalare.

18 (26) 8 Utvärdering Utvärdering har skett av piloten avseende användarperspektiv, administration inklusive beräkning av kostnader och besparingar och IT-avdelningens aspekter. Dessa tre delar ligger till grund för projektets rekommendation framåt. Omvärldsanalys och bevakning är en självklar del av det fortsatta arbetet. Fortsatt omvärldsanalys 8.1 Resultat av enkät till användarna inför pilotstart En enkät skickades ut med länk via e-post till användarna inför pilotstart. Enkäten har besvarats av 26 personer (av 34 möjliga). De frågor som ställdes handlade om inställning till projektet, vilka aspekter användarna ser som viktigast med mera. För varje fråga har möjlighet till egna kommentarer också funnits samt en avslutande öppen fråga. Sammanställning av enkätsvaren visar på att användarna är nöjda med den information och utbildning som getts inför pilot. Svaren visade att teknikvanan är ganska hög i gruppen men att det ser olika ut vilken erfarenhet de har kring just surf- och läsplattor. Användarna visade på en mycket positiv inställning till projektet och de viktigaste aspekterna vad gäller införandet svarade de handlar om miljöbesparingar och minskade kostnader för administration.

19 (26) 8.2 Resultat av enkät till användarna efter pilot En enkät skickades ut med länk via e-post till användarna vid pilotslut. Enkäten har besvarats av 27 personer (av 34 möjliga). De frågor som ställdes fokuserade på uppfattning om hur bra lösningen fungerat i alla dess delar för att läsa och hantera handlingar (ipaden, emeeting, GoodReader), hur det fungerat med papperslös hantering under själva sammanträdena, frågor kring support och frågor om uppfattning om teknikvana. I enkäten ställdes även frågor om användaren tycker du att staden ska gå vidare med utveckling av papperslös nämndhantering och vilken aspekt användaren tycker är viktigast vid ett eventuellt brett införande. För varje fråga har möjlighet till egna kommentarer också funnits samt en avslutande öppen fråga. Bedömning av användarvänlighet Uppfattning kring hur väl fungerande emeeting och ipaden är för ändamålet, både vad gäller att läsa handlingar är för de flesta att det fungerat bra men att det finns viktiga delar som bör justeras. 78 procent tycker att det fungerat bra (30 procent i hög grad) att läsa handlingar via emeeting. 63 procent tycker att ipaden fungerat bra för hantering av papperslös nämndhantering (22 procent i hög grad). Synpunkter som finns är bland annat att det är smidigt att alla handlingar är samlade på ett ställe. Återkommande synpunkter vad gäller delar som bör utvecklas är möjlighet att öppna flera dokument samtidigt, att ärendenummer och punkt på dagordning bör följas åt, att det bör finnas en notifiering när nya handlingar finns och att ett helt mötes handlingar enkelt bör kunna laddas hem. Återkommande synpunkter är också att det varit tekniska problem och problem med inloggning till kommunens trådlösa nät. Användarna upplever också att det är problematiskt att ärendena inte kan läsas i en samlad handling och att det för varje ärende ligger separata dokument som beslutsunderlag. Synpunkter finns också kring att även yrkanden bör kunna hanteras digitalt. Uppfattningen om GoodReader, för de som använt det, är ganska spridd, men överlag godkänd. Hantering under sammanträden 56 procent av användarna är nöjda med hur lösningen fungerat under sammanträdena (4 procent är nöjda i hög grad) men det finns också en hel del viktiga synpunkter. Ett flertal av ovan synpunkter återkommer användarna till vad gäller hantering under sammanträdet. Synpunkter handlar igen om tekniska problem och problem med nätuppkoppling och långsamt nät. De tas också upp igen att det är svårt att följa med då ärendeparagrafen och numret på dagordningen inte överresstämmer. Problemet att det inte enkelt går att växla mellan dagordning och ärenden återkommer. Detsamma gäller för att det bör finnas möjlighet att läsa alla handlingar i en samlad handling, båda vad gäller för hela mötet samt per ärende. På sittande sammanträde skapas problem kring att det för ett ärende kan finnas många filer vilket innebär att varje fil separat tas upp.

20 (26) Support Användarna anger att de vet var de ska vända sig för support och att supportsstödet har upplevts vara tillräckligt. Dock lyfts synpunkten att det kan vara ett värde med support i samband med sammanträden. Övrigt Synpunkt kring projektets egentliga miljövinster tas upp och att det i utvärdering bör framgå om vinster i minskad pappershantering, kopiering och transporter egentligen är större än den miljöbelastning produktion och hantering av surplattor ger. Detta har tagits upp i utredning, se avsnitt 3.4 och har visat sig vara en svår fråga att svara på. I projektet har räknats på att ett stort antal papper (utskick för 13 möten varav en del kan ha buntar med cirka 200 sidor) sparas.. I projektet har också transporter sparats in och så även bläck på grund av utebliven kopiering. Synpunkt har också lyfts angående att möjliggöra ett val mellan papperslösa utskick och utskick på papper. En variant som också lyfts är att erbjuda ett sådant val under en övergångsperiod. Jämförelse frågor i enkät inför pilot och efter pilot Resultat från fråga om viktigast aspekt vid ett eventuellt brett införande i stor skala visade sig vara minskade administrativa kostnader och miljö både i enkät innan och efter pilot. Dock utrycker användarna i enkät genomförd efter pilot att också enkel hantering av dokument för de förtroendevalda är en viktig aspekt. Ett antal upplever högre uppfattning om sin tekniska kunskap efter genomförd pilot och detsamma för hur van vid teknik man är. Samlad bedömning Sammanställning av enkätsvaren visade på att den stora majoriteten, 89 procent, tycker att staden ska gå vidare med utveckling av papperslös nämndhantering. 78 procent tycker att det fungerat bra att läsa handlingar via emeeting och 63 procent tycker att ipaden fungerat bra för hantering av papperslös nämndhantering. 56 procent av användarna är nöjda med hur lösningen fungerat under sammanträdena. Den samlade uppfattningen kring hur väl fungerande emeeting och ipaden är för ändamålet är att det fungerat bra men att det finns delar som bör justeras. Åtkomst till handlingar vad gäller uppkoppling mot det trådlösa nätet har också visat sig vare en viktig del att justera. Några av de aspekter som togs upp i utvärderingen visade på att det finns behov av tydligare information och utbildning i vissa delar. Det finns också behov av utbildning då applikationen kommer att förändras i vissa delar i början av hösten. Angående synpunkt om att möjliggöra för val mellan papperslösa utskick och utskick på papper skulle det innebära att hela den administrativa vinsten försvinner i

21 (26) och med att det skulle innebära arbete med båda administrationssätten. Det skulle innebära en större arbetsbelastning än innan. 8.3 Utvärdering administrativ hantering Utskickshantering Administrationen kring hantering av utskick inför sammanträden har överlag fungerat väldigt bra. Ett antal arbetstimmar har på kort tid tjänats in på grund av den automatiserade process lösningen inneburit. Trots att det varit en del extra arbete kring utskicket vad gäller sådant som inte fungerat är det ändå sammantaget mycket tid vunnen i jämförelse med vanliga pappersutskick. Under pilottiden har ett antal olika aspekter kopplat till interna rutiner för hantering i Public 360 upptäckts och hanterats. Det finns behov framåt att utveckla rutiner ytterligare. Ett bra grundarbete i Public 360 är avgörande för bra hantering i emeeting. Lathundar för administrativ hantering vad gäller utskicken och de problem som eventuellt kan uppstå är framtagna. Filnamn Det har upptäckts att filer idag inte döps korrekt vilket försvårar för användarna att förstå vilken fil som är vilken. Mycket av problematiken kring att dokument döps fel löses i och med en uppdatering av produkten men det ska också diskuteras vidare inom kansliet. E-post De kompletterande moment som idag görs är att en e-post skickas ut då ett möte publicerats eller uppdaterats. Förhoppningsvis kan emeeting utvecklas till att det kommer en automatisk notifiering i själva applikationen. Visa på skärm Det finns ett värde att enkelt via ipaden kunna visa ett sammanträde på skärm. Detta kräver en särskild teknik för att fungera i ett sammanträdessammanhang med de fysiska förutsättningar vi har, men ska undersökas vidare. Det finns alltid möjlighet att via webbdiariet visa ärenden direkt på skärm. 8.4 Utvärdering IT Den tekniska infrastrukturen har överlag fungerat mycket bra. Driftmässigt har det varit väldigt lite arbete och servern har inte krävt så mycket kapacitet. Utdelning av ipads Själva utdelningen av plattorna hade kunnat fungera bättre. Logistiken bör diskuteras då det bästa eventuellt skulle kunna ha varit att varje användare gavs e n enskild tid. Det tog mycket tid per användare och det bör funderas över hur själva utdelningen kan gå smidigare till i en eventuell utveckling.

22 (26) Support Hantering av support har fungerat bra. Det har inte varit stort tryck på den befintliga supporten och de frågor som kommit in har kunnat hanteras utan större problem. Viktigt är att framåt inför ett eventuellt brett införande av plattor till förtroendevalda skapa en tydlig förvaltningsorganisation för att på bästa möjliga sätt kunna hantera användarfrågor, säkerhetsfrågor med mera. Det trådlösa nätet Utveckling för att säkra tillgång till samt information om hantering kring stadens trådlösa nätverk har visat sig behövas. Med hjälp av utbildning kan förståelse för vad det interna nätet innebär och varför det är viktigt med inloggning stärkas. Själva det trådlösa nätet bör också kunna fungera bättre vilket IT-avdelningen ska titta vidare på. Hantering av surfplattor i ordinarie system Vid pilotstart fanns inget managementverktyg på plats för att från centralt håll hantera ipads. Dock finns nu ett verktyg och projektet arbetar med att få alla ipads anslutna. En informationsinsats om detta är bra att ha i början av hösten. Trots att det fungerat ok att hantera ipads i ordinarie IT-system är windowsbaserade produkter i dagsläget ett bättre alternativ avseende intern hantering. IT-avdelningen omvärldsbevakar och Microsoft är på gång att utveckla nya surfplattor för Windows 8. Staden bör därför bevaka utvecklingen och testa även andra surfplattor med emeeting (Software Innovation menar att deras lösning kommer att fungera med windowsbaserade surplattor) som lösning innan beslut om att lansera i full skala tas. Hypotes är att en sådan test kulle kunna genomföras ungefär vid årsskiftet 2012/2013. Om Microsoft får fram en bra platta bedömer IT-avdelningen att den kan komma att fungera mycket väl i stadens system. Rutiner kring uppdatering av servrar Det har visat sig finnas behov av bättre rutiner kring när uppdatering av servrar inom IT sker i relation till sammanträden. Uppdatering av servrar sker dels med planerade intervall men kan också behöva göras oplanerat av olika anledningar. Det har under pilotperioden uppstått problem att en uppdatering genomförts samtidigt som ett sammanträde ägt rum vilket betytt att tillgången till handlingar inte fungerat. Rutiner för detta har satts. Om problemet uppstår igen kan handlingar läsas via webbdiariet eller via Public 360 direkt på gemensam dataskärm. Förvaltningsorganisation framåt Det är från IT-avdelningens perspektiv av stor vikt att en organisation sätts kring plattorna i tid innan lansering i stor skala. Detta gäller för att kunna säkra resurser för drift, säkerhetsfrågor med mera.

23 (26) 8.5 Förbättring av emeeting Leverantören utvecklar ständigt emeeting och redan under våren 2012 utvecklades lösningen så att steg i den administrativa hanteringen försvann. Planerat till början av hösten 2012 kommer anteckningsmöjligheterna att utvecklas avsevärt vilket innebär att vi slipper komplettera med GoodReader. Möjligheten att skicka meddelanden mellan användarna kommer också att utvecklas. Övriga synpunkter som lyfts med leverantören: - Notifiering i applikationen när möten publiceras - Bättre kallelsehantering - Enklare växla mellan dokument och visa flera vyer samtidigt fliksystem och översiktsvy - Offline-möjlighet för hela möten på ett enkelt Andra viktiga synpunkter från användarna som bör undersökas vidare i projektet om utfall blir att den lösning som testats ska fortsätta utredas är möjligheten att skapa en klump av handlingar, både vad gäller hela möten och för varje ärende. 8.6 Utvärdering kostnader och besparingar Kostnader och besparingar för pilot är beräknade enligt nedan tabell. Investeringen beräknas avskrivas på tre år. Finansiering sker inom ramen för kommunstyrelsens budget 2012 med plan 2013-2014 för utvecklingsprogram e-tjänster och systemutveckling. Redan år ett tas kostnader igen och projektet visar att trots en begränsad pilot vad gäller omfång sparar kommunen cirka 50 tkr/år, redan första året. Dock är inte kostnader för ytterligare support inräknat då detta för pilotprojektet tas inom befintlig supportverksamhet. Vid ett större omfång bör analys av behov av eventuellt ökade resurser för både driftsupport projektledning räknas med. Om staden väljer att fortsätta med samma lösning innebär det att ytterligare konsultkostnader för installation av själva produkten i vår miljö inte behövs. Andra lösningar som studerats innebär en tillkommande årlig kostnad. Den lösning som valts för piloten innebär bara den initiala konsultkostnaden för leverans. Ytterligare årliga kostnader tillkommer inte.

24 (26) Kostnader Total drift per år (inklusive Kostnader för investering (exklusive moms) kapitaltjänst, avskrivning 3 år) ipads, fodral, engångskostnad abonnemang, accesspunkt, beställning leverantör, extern IT-resurs (räknat på 36 ipads) 101 000 16 Löpande kostnader, drift (exkl moms) Total löpande per år Abonnemang och licenser (räknat på 36 ipads) 32 000 Kostnader drift totalt per år 133 000 Besparingar Utskick kommunstyrelsen och tre utskott Totalt sparande per år Kopiering, porto mm (räknat på sammanträden 10 månader/år) 140 000 Arbetstid- besparing i antal timmar vid hantering i emeeting istället- kommunstyrelsen och dess tre utskott (Räknat på sammanträden 10 månader/år) Totalt sparande per år 45 000 Besparingar totalt per år 185 000 TOTAL besparing 52 000 8.7 Övrigt En översyn av de avtal användarna undertecknade i samband med pilotstart kommer att ske. De kan behöva uppdateras och utvecklas i de fall lösningen för papperslös nämndhantering förändras. För fortsättning av utveckling av papperslös nämndhantering är en tydlig förvaltningsorganisation med tydliga roller viktig. 16 Investering på totalt 270 tkr utfaller i amortering och ränta vilket ger en driftkostnad för investeringen på 101 tkr/år.

25 (26) 8.8 Sammanfattning utvärdering Analys av användarvänlighet Analys och utvärdering av hur väl användarvänligheten fungerat visar att det finns ett antal förbättringsåtgärder vad gäller att utveckla lösningen. Det finns också synpunkter på behov av bättre nätuppkoppling med mera. Dock tycker de flesta, 89 procent, att staden ska fortsätta sin utveckling av papperslös nämndhantering. Analys av Administrativt arbete inkl ekonomisk redovisning Analys och utvärdering av hur väl administration har fungerat visar att lösningen fungerar mycket bra. Utvärderingen visar också att lösningen innebär att staden redan första året gör en vinst vad gäller kostnader. Analys av IT-avdelningens perspektiv Analys och utvärdering vad gäller IT- aspekter visar att den tekniska infrastrukturen överlag har fungerat mycket bra och att det driftmässigt varit väldigt lite arbete och att servern inte kräver så mycket kapacitet. Dock fungerar Apples produkter idag inte ultimat i stadens IT-system och andra lösningar bör därför också testas innan beslut om stor skala tas. 9 Fortsatt utredning och omvärldsanalys Fortsatt utredning, omvärldsbevakning och analys för att på bästa sätt utveckla stadens arbete med papperslös nämndhantering är av stor vikt. Dels genom att följa utvecklingen på marknaden men också genom lyhördhet mot andra kommuners utveckling och så även viktiga aktörer med sakkunskap. Det fortsatta arbetet ska ta sin utgångspunkt i alla de värdefulla synpunkter som framkommit under pilotfas och i utvärdering av pilot. Vad gäller sekretess är fortsatt utredning mycket viktig. Datainspektionen ska utföra en kontroll för hur kommuner använder ipad och andra surfplattor i socialnämnder. Myndigheten ska kontrollera om personuppgifter hanteras på rätt sätt. Ett antal kommuner omfattas av utredningen. Granskningsprojektet ska vara klart i oktober 2012. Utredningsaspekter är: privata plattor i arbetet, förbud eller begränsning för privat användande, installation av applikationer och om plattorna är sekretessbelagda med mera. Fortsatt omvärldsanalys

26 (26) Fortsatt undersökning för att hitta en bra lösning för uppläsning av handlingar ska också ske. 10 Rekommendation framåt Piloten bedöms ha fallit väl ut. Det finns dock delar som behöver justeras innan papperslös nämndhantering genomförs inom andra nämnder. De delar som det framförallt handlar om lösningens användarvänlighet. Sammanställning av enkätsvaren visade på att den stora majoriteten, 89 procent, tycker att staden ska gå vidare med utveckling av papperslös nämndhantering. Den samlade uppfattningen kring hur väl fungerande emeeting och ipaden är för ändamålet är att det fungerat bra men att det finns delar som bör justeras inte minst för att papperslös nämndhantering ska fungera bra under sittande sammanträde. En annan viktig aspekt att säkerställa är tillgång till samt information om hantering kring stadens trådlösa nätverk. Vad gäller utveckling av lösningen pågår dialog med leverantören och den kommer att fortsätta under hösten. Kommunkontorets förslag till vidare hantering är att kommunstyrelsen och dess utskott fortsätter testa den lösning som prövats under våren. Syftet är att försöka utveckla den i de delar det, enligt synpunkter som framkommit i genomförd enkät, inte fungerat helt ändamålsenlighet. En ny bedömning kan sedan göras utifrån hur bra den fungerar i alla delar och nytt beslut om fortsättning kan tas. Kommunkontoret föreslår att innan en försöksverksamhet ökar i omfång med alla nämnder bör lösningen fortsätta utvecklas och bedömas på nytt. Målsättning är dock att bredda försöksverksamheten från och med år 2013. Lämpliga nämnder att gå vidare till kan vara grundskole- och gymnasienämnden och förskolenämnden då de delar förvaltning och därmed har gemensamma rutiner. Kommunkontoret föreslår också att utvecklingen på marknaden vad gäller området noga fortsätter bevakas. Om nya bra anpassade surfplattor kommer på marknaden bör dessa också testas och särskilt vad gäller att bättre integrera utrustningen i stadens tekniska plattform. Rekommendation framåt