TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jane Wågsäter 2014-10-09 KS 2013/0660 50162 Kommunstyrelsen Riktlinjer för klimatkompensation av samhällsbetalda resor i Kalmar kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar riktlinjer för klimatkompensation. Redovisning av klimatavgift samt klimatkompenserande åtgärder ska redovisas i samband med årsredovisningen. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 28 april 2014 att införa klimatkompensering av samhällsbetalda resor från och med 1 januari 2015. Kommunstyrelsen fick samtidigt i uppdrag att ta fram ett system för hur klimatavgiften ska debiteras samt hur ansökningsförfarandet för medel från klimatkontot ska hanteras. Förslaget innebär att kansli- och omvärldsenheten årligen, med underlag från ekonomienheten, internfakturerar förvaltningarna en klimatavgift baserat på föregående års fossila resor med flyg och bil. Pengarna går till ett klimatkonto varifrån man kan söka pengar för klimatkompenserande åtgärder. Ansökningsförfarandet integreras i Ännu bättre för att undvika administration med ett nytt system. En förändring som föreslås är att den kommunövergripande kvalitets- och miljösamordnaren bereder miljö- och klimatansökningarna tillsammans med strateger för ekologisk hållbarhet. Eftersom de kommunala bolagen räknas som egna juridiska personer går det ej att centralt hantera avgiften genom internfakturering. De kan inte heller ansöka om medel från ett gemensamt klimatkonto. Riktlinjerna gäller därför i första hand förvaltningarna men kan användas som inspiration till bolagens upplägg. Jane Wågsäter strateg för ekologisk hållbarhet Kommunledningskontoret Kansli- och omvärldsenheten Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Östra Sjögatan 16 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 480-45 00 47 Jane.Wagsater@kalmar.se
KS 2013/0660 2 (2) Bilaga Riktlinjer för klimatkompensation
KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum UTKAST! Strateg ekologisk hållbarhet Jane Wågsäter 2014-10-07 1 (2) Riktlinjer för klimatkompensation Bakgrund Med klimatkompensation avses här att de koldioxidutsläpp som tjänsteresorna i kommunens organisation orsakar, ska kompenseras och resultera i minskade utsläpp av växthusgaser. Fossilbränslefri region 2030 har ett delmål inom transporter om att alla samhällsbetalda resor ska vara klimatneutrala år 2020. Kommunfullmäktige beslutade år 2014 att från och med 2015 införa klimatkompensation för resor med flyg samt för de kommunägda bilarna som drivs med fossila bränslen. Klimatkompensation är en sekundär åtgärd för att minska utsläpp från personresor. De resor som inte kan undvikas bör om möjligt kompenseras. Systemet fokuserar på omställning från fossilbränslebaserat till klimatsmart resande. Ett länsövergripande förslag ligger till grund för kommunens riktlinjer. Ytterligare ett syfte är att synliggöra och medvetandegöra kommunens miljö- och klimatarbete bland kommunens medarbetare. Avgränsningar Systemet omfattar personresor som görs inom kommunens egen verksamhet. Transporter med arbetsfordon ingår ej, varken egna eller indirekta genom exempelvis entreprenörer och leverantörer. Systemet inkluderar ej båtresor, taxiresor eller hyrd bil på grund av svårigheter att följa upp de fossila utsläppen. På grund av skattetekniska skäl måste bolagen administrera och hantera klimatkompensationen enskilt och skiljt från förvaltningarna. Klimatavgift och klimatkonto Klimatavgift tas ut en gång per år i form av en procentsats på kostnaden för föregående år när det gäller: - flyg (kontonummer 70511) - fossila drivmedel såsom bensin (kontonummer 69130) och diesel (kontonummer 69100) i egna eller leasade fordon. Klimatavgiften ökar stegvis enligt särskild modell, se bilaga. Summan förs över på ett särskilt klimatkonto och cirka 500 000 kronor beräknas tillföras kontot årligen under de närmsta åren. Kansli- och omvärldsenheten ansvarar för att internfakturera förvaltningarna i januari månad med underlag från ekonomienheten. Ännu bättre De pengar som kommer in via klimatavgiften redovisas på ett sökbart klimatkonto och ska finansiera åtgärder som kompenserar utsläppen. Hur, när och
2 (2) vem som kan söka samt vilka kriterier som gäller framgår i verksamhetshandboken genom rutinen för Ännu bättre. Klimatförbättrande åtgärder på arbetsplatsen kan göras inom till exempel områdena energi, transporter, konsumtion, kompetensutveckling och beteendepåverkan. Revidering En översyn och en eventuell revidering av riktlinjerna för klimatkompensationen kommer att genomföras under 2016 i samband med en utvärdering av systemet.
KOMMUNGEMENSAM VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum UTKAST! Kvalitets- och miljösamordnare Cecilia Ahlgren 2014-10-09 1 (3) Ännu bättre förbättringsarbete Bakgrund Från denna pott kan Kalmar kommuns förvaltningar söka pengar för olika förbättrings- och utvecklingsprojekt. Pengar till förbättringsarbetet kommer från två potter: I budgeten avsatta pengar för förbättringsarbete. År 2014 var denna summa 1 miljon kronor. Pengar avsatta genom klimatkompensationssystemet (se Riktlinjer för klimatkompensationssystem). Årlig summa presenteras i januari innevarande år. Vilka kan söka? Det går inte att söka på individnivå utan den minsta nivån är ett arbetslag/en arbetsgrupp. Det är också möjligt att lämna in en gemensam ansökan om man har ett förbättringsarbete man vill göra tillsammans med någon annan förvaltning. För vad kan man söka? Man kan söka för både stora och små insatser som utvecklar och förbättrar det dagliga arbetet och därmed de kommunala arbetsplatserna. Syftet ska vara att höja kvaliteten på vårt arbete och/eller förbättra vår miljö. Ansökningar som innebär effektivitetsvinster i form av minskade kostnader är särskilt intressanta. Det gäller även ansökningar där fokus ligger på att förbättra vårt bemötande, vår service och tillgänglighet gentemot våra medborgare/kunder/brukare. Vi ser gärna ansökningar där nyttan kommer flera till del och där man kan sprida goda exempel. Effekten av förbättringsarbetet ska gå att mäta t.ex. i sparad krona, sparad tid, minskad miljöbelastning, ökad service, ökad tillgänglighet, bättre bemötande etc. Det går inte att söka pengar för trivselaktiviteter för anställda eller brukare. När det gäller medel som avsätts genom klimatkompensationssystemet är dessa öronmärkta för arbete som i första hand har fokus på miljö. Detta innebär t Kunder - Medborgare - Brukare
2 (3) ex att leda till minskad klimatpåverkan eller annan miljöförbättring alternativt höja ambitionsnivån eller takten även i den löpande verksamheten. Hur och när söker man? Ansökningar görs på en särskild blankett och skickas elektroniskt till kommun@kalmar.se. Blanketten finns i den kommungemensamma verksamhetshandboken. Det finns tre ansökningstillfällen per år: 1 april, 1 september och 1 december. Det finns inget maxbelopp för ansökan. Respektive förvaltningschef ska innan ansökan inskickas ställa sig bakom den genom ett undertecknande. Hur hanteras inkomna ansökningar? Inkomna ansökningar registreras och en beredningsgrupp gör en första bedömning av ansökan. Som sökande kan man bli inbjuden till ett möte med förvaltningschefsgruppen (månaden efter ansökningsdatumet) för att göra en kort presentation av vad man vill förbättra. Gällande miljöprojekten bereds dessa av en särskilt tillsatt beredningsgrupp bestående av strategerna inom ekologisk hållbarhet samt den kommunövergripande kvalitets- och miljösamordnaren. Om inga ansökningar kommer in eller inte uppfyller kriterierna förbehåller sig beredningsgruppen rätten att komma med förslag. Den kommuncentrala samverkansgruppen ska fortlöpande få information om vilka ansökningar som inkommer. Beslut Förvaltningschefsgruppen fattar beslut om att bevilja eller avslå ansökan och en motivering till detta. Beslutet skickas till den verksamhet som sökt, till berörd förvaltningschef samt till respektive kvalitets- och miljösamordnare. En kopia av beslutet går också för kännedom till kommunstyrelsen, till den kommuncentrala samverkansgruppen och till kommunledningskontorets ekonomienhet. Även informationsenheten får en kopia av beslutet för att kunna skriva i personaltidningen och även lägga ut information på intranätet. Beviljade pengar och fakturor Pengarna som beviljats kommer att finnas tillgängliga på ett särskilt projektkonto hos kommunledningskontoret. Förvaltningen som beviljats projektmedel ansvarar för att särredovisa projektets kostnader. Rapportering vid årsskifte När projekt löper över årsskiften kommer den övergripande kvalitets- och miljösamordnaren i början av december månad att begära in en lägesrapport av projektledaren. Syftet med lägesrapporten är att kunna se hur projektet fortskrider samt hur mycket av de beviljade pengarna som har gått åt. Rapportering ska ske före julhelgen och innehålla ifylld mall för lägesrapportering, resultaträkning för projektet, huvudbok samt kopior på fakturor konterade på projektet.
3 (3) Rapporterade projektkostnader kommer därefter att granskas och efter godkännande av kommundirektören överförs medel motsvarande förbrukade medel inom ramen för beslutet. Redovisning Senast tre månader efter att projektet avslutats skickas en redovisning över arbetet in tillsammans med resultaträkning för projektet, huvudbok samt kopior på fakturor konterade på projektet. Blankett för projektredovisning finns i verksamhetshandboken. Om överföring av medel skett tidigare under projektet, redovisas resultaträkning, huvudbok samt faktakopior på eventuella efterföljande projektkostnader. I kommunens årsredovisning sammanfattas de projekt som fått pengar under året som gått. Goda exempel Efter avslutat förbättringsarbete kommer varje team att få delta i ett s.k. spridningsseminarium. Syftet är att delge andra sina nya kunskaper och resultatet av förbättringsinsatsen. Att sprida de goda exemplen i kommunen. Informationsenheten bjuds in till dessa seminarier för att kunna informera om erfarenheterna.