Lars Nilsson, Hans-Göran Gustafsson, Frida Wiklander Ekonomiavdelningen Siv Bondenäs Brink, Claes Jansson, Emilia Rung, Pirjo Gustafsson, Ludde Edgren Externa Relationer, Forsknings- och innovationsservice HANTERINGSORDNING FÖR MEDFINANSIERING AV EU-PROJEKT 2010-01-18 Hanteringsordning för medfinansiering av EU-projekt I verksamhetsbudgeten för 2010 ingår att forskning med EU-finansiering ska få medfinansiering. Förutsättningarna är att rektor medfinansierar 50 % och berörd fakultetsnämnd 50 % för icke täckta kostnader i EU-finansierade forskningsprojekt. För att på ett smidigt sätt hantera medfinansieringen från rektor respektive fakultet har rutiner tagits fram som bygger på de redan befintliga. Medfinansieringen kommer därför att utbetalas till institutionen som ett förskott i samband med inbetalning av medel från Europeiska Kommissionen. Detta gäller alla forskningsprojekt som startar tidigast 1 januari 2010 där universitetet har ett direkt avtal med Europeiska Kommissionen och där Forsknings- och innovationsservice handlägger ärendet. Exempelvis gäller det projekt inom sjunde ramprogrammet där forskare vid Göteborgs universitet är koordinator eller partner. För att medfinansiering ska erhållas krävs att blanketten Medfinansiering av EU-projekt signerats av samtliga parter (se bilaga). Processbeskrivning Prefektintyg Enligt gällande handläggningsordnings ska budget för projektansökan till EUfinansierade projekt göras tillsammans med Forsknings- och innovationsservice. Ett s.k. prefektintyg upprättas mellan forskare och prefekt, enligt särskilt formulär, vilket innebär att berörd institution godkänner projektet och är medveten om de ekonomiska åtaganden det kan medföra. Prefekten ansvarar för att förankra ansökan hos berörd fakultet. Blankett Medfinansiering av EU-projekt När projektet är beviljat och före rekvirering av inbetalda medel ska blanketten Medfinansiering av EU-projekt signeras av berörd prefekt, ansvarig forskare samt en handläggare vid Forsknings- och innovationsservice (se bilaga). En signerad blankett är tillräcklig för hela projektet. Kopia på undertecknad blankett ska lämnas till ekonomiavdelningen. För att beräkna beloppet för medfinansiering ska det framgå vilken Forsknings- och innovationsservice Erik Dahlbergsgatan 11 B, Box 100, SE 405 30 Göteborg 031 786 0000, 031 786 4355 (fax) www.gu.se
2 / 8 EU-budget man har fått beviljad samt förväntat utfall för lön och drift inom projektet 1. Det rekommenderas även att projektbudgeten läggs in i budgetverktyget Perspektiv. Ekonomiavdelningen inrapporterar medfinansieringsprocenten i ekonomisystemet. Det finns ett systemstöd i ekonomisystemet som gör att när det bokförs en inbetalning av EUmedel på ett projekt, så sker automatiskt en medfinansiering med den inrapporterade procentsatsen. Denna transaktion sker inom berörd institution där projektet krediteras och verksamhet 20 debiteras. Ekonomiavdelningen lämnar efter inrapporteringen vidare en kopia av medfinansieringsblanketten till berört fakultetskansli. Rekvirering av medel Inbetalning av forskningsmedel inkommer till universitetets s.k. valutakonto. Forskningsoch innovationsservice meddelas om detta och handlägger i sin tur ärendet. Det resulterar i att berörd institutionsekonom och ansvarig forskare meddelas om hur stor summa som kan rekvireras via ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen omför inbetalda medel till respektive fakultetskansli i vanlig ordning som sedan omför medlen till aktuellt projekt. Ekonomiavdelningen ser till att institutionen (verksamhet 20) tillförs det medfinansieringsbelopp för inbetalt belopp som finansieras från rektor och fakultet. Medfinansieringen delas lika mellan rektor och fakultet. Verksamhet där all medfinansiering på fakultetsnivån ska debiteras meddelas ekonomiavdelningen. I figur 1 nedan visas en schematisk bild över arbetsprocessen vid inbetalning och medfinansiering av EU-projekt, se bilaga för en detaljerad beskrivning. Figur 1: Schematisk bild över arbetsprocess vid inbetalning och medfinansiering av EU-projekt. 1 Detta är nödvändigt eftersom lokalkostnad ses som en indirekt kostnad vid redovisning av EUprojektet. Endast lönekostnaden ger upphov till lokalkostnad vilket gör att ett totalt OH-påslag (för drift och lön) behöver räknas fram utifrån budgetförhållandet mellan löne- och driftskostnader.
3 / 8 Slutredovisning av projekt Vid slutredovisning redovisas sista periodens kostnader till Europeiska Kommissionen och de totala utgifterna för hela projektet kan nu identifieras. När redovisningen godkänts inkommer återstoden av finansiering för projektet. Vid slutredovisning görs en avstämning på de faktiska OH-kostnaderna för hela projektperioden och slutbetalningen av medfinansieringen justeras därefter 2. Kostnadsanalys Dokumentet Strategi för ökat deltagande i EU:s ramprogram (dnr H5 2440/09), som varit på remiss hos fakultetsnämnderna, innehåller en noggrann beskrivning av de olika kostnadsmodellerna för EU:s pågående sjätte och sjunde ramprogram. För europeiska forskningsprojekt ( Collaborative projects ) ges i dagsläget ersättning med 75 % av alla kostnader 3 med ett schablonpåslag för indirekta kostnader på 60 % av de direkta kostnaderna (lokalkostnader ingår i de indirekta kostnaderna). Detta motsvarar ett bidrag på 100 % för de direkta kostnaderna med 20 % påslag för overhead (inklusive lokalkostnader). För andra typer av projekt i ramprogrammet, såsom ex. ERC, Marie Curie och CSA -projekt, ges 100 % ersättning med ett schablonpåslag för overhead på endast 20, 10 eller 7 %. I EU-finansierade projekt utanför ramprogrammet ges ofta lägre ersättning av indirekta kostnader (ex. 7 %) samt delfinansiering av de direkta kostnaderna (50-75 %). För att beskriva den medfinansiering som behövs i projekten dvs. skillnaden mellan kostnaden för projektet vid Göteborgs universitet och ersättningen från Europeiska kommissionen, uttrycker vi det på följande sätt: m = d (1+x-z (1+y)), (1) där m = medfinansiering, d= direkt kostnad, z= ersättningsnivå (i %), x= projektets overheadkostnad (i %) och y = ersättning av indirekta kostnader (i %). Beroende på kostnadsmodell kommer dessa parametrar anta olika värden och därigenom bidra till olika grad av medfinansiering (se figur 2). Då inbetalda medel från EU kan uttryckas som b = d z (1+y) kan vi även skriva medfinansieringen som: m = b ((1+x)/(z (1+y)) -1). (2) Om universitetets overhead i medeltal för hela universitetet är 60 % vid bidrag på 100 mkr per år blir behovet för medfinansiering cirka 36 mkr (vid nuvarande fördelning av andelen projekt inom FP7). GU får alltså själv medfinansiera drygt 1/3 jämfört med erhållen bidragsdel. Detta gäller för alla pågående projekt. För framtida Collaborative project inom FP7 med ny kostnadsmodell (i dagsläget osäkert när detta införs) så ges 75 % i ersättning av de totala kostnaderna (inkl. OH), dvs. medfinansiering med 1/3 relativt de beviljade medlen. Hanteringsordningen gäller nya projekt som startar tidigast 1 januari 2010. Uppskattningsvis bör det vara minst 30 mkr i inbetalda EU-medel för dessa projekt under 2 Om en institution får stora variationer på förväntat OH-påslag mellan olika år inom projektperioden så finns möjlighet till justering genom att skapa en ny blankett för medfinansiering av EU-projekt, givet de nya förutsättningarna. Detta görs i så fall på institutionens initiativ. 3 Gäller merparten av budgeten, undantag gäller för ersättning budgeterade under ex. management vilka ersätts med 100 %.
4 / 8 första året (beräknat utgående från inbetalda medel för nya projekt under 2009), dvs. en medfinansiering av universitetet på ca 10 mkr kan förväntas. Figur 2: Kostnadsmodeller för projekt inom FP6 & FP7. Medfinansiering som förskottsbetalning Medfinansiering rekvireras i samband med förskottsbetalningen som i sjunde ramprogramsprojekt vanligen är drygt 160 % av medelbudgetåret (eller 60-70 % av totala budgeten). Därefter fås ersättning för den kostnad som man redovisat till kommissionen upp till ca 90 % av totala budgeten. Återstoden fås först efter slutredovisning av projektet och finansiell redovisning sker med periodicitet på 12, 18 eller 24 månader. Detta medför att man skjuter förskottet, och således även medfinansieringen, framför sig fram till sista året då återstoden av de 10 % av budgeten ej fås förrän efter projektet avslutats. Detta innebär att det är först vid slutredovisning som den totala medfinansiering blir korrekt beräknad. I figur 3 visas en schematisk bild på hur inbetalning av medel och medfinansiering för ett fyrårigt projekt kan se ut.
5 / 8 Figur 3: Schematisk bild på inbetalning av medel och medfinansiering för ett fyrårigt projekt Nedan ges två olika exempel på hur stor medfinansieringen blir och hur den kan räknas ut. Exempel 1 Ett projekt vi en institution har beviljats medel för ett fyraårigt projekt med totalt 10 mkr i ersättning från Europeiska Kommissionen. Projektet är ett Collaborative project med ersättningsnivå på 75% (z=0,75) och 60% påslag på de indirekta kostnaderna (y=0,60). Anta att den första inbetalningen från EU är på 4 mkr (b= 4mkr). Inst. har en budgeterad OH på 70 %, inklusive lokalkostnader, (x=0,70) och institutionen mottar således totalt 1,7 mkr i medfinansiering (dvs 830 tkr från rektor och resp. fakultet) i enlighet med formel (2). Vid den finansiella rapporteringen för första året begärs 2 mkr i ersättning. Den andra inbetalningen är således 2 mkr vilket ger en medfinansiering på totalt 830 tkr, osv. Om institutionen totalt vid slutredovisningen år 4 begärt ersättning för maximala beloppet 10 mkr kommer total medfinansiering vara 4,2 mkr (2,1 mkr från rektor resp. fakultet). Exempel 1 År 1 År 2 År 3 År 4 Totalt EC-contribution 4,0 mkr 2,0 mkr 2,0 mkr 2,0 mkr 10 mkr Medfinansiering rektor 1,7 mkr 0,83 mkr 0,83 mkr 0,83 mkr 4,2 mkr Exempel 2 Ett projekt vid en institution har beviljats medel för ett fyraårigt Marie Curie-projekt på totalt 4 mkr. Ersättningsnivån för projektet är 100 % (z=1,0) och schablonpåslag för de indirekta kostnaderna är på 10 % (y=0,10). Inst. har ett budgeterat OH-påslag på de direkta kostnaderna (inklusive lokalkostnader) på 66 % (dvs x = 0,66). Enligt (2) så kan institutionen totalt över fyra år förvänta sig erhålla en medfinansiering på maximalt 2,04 mkr. Den första inbetalningen är på 2,5 mkr (dvs b= 2,5 mkr) och enligt formeln (2) är således förskottsbetalningen av medfinansiering m = 1,27 mkr. Vid första ekonomiska redovisningen efter 24 månader redovisas 1,8 mkr. Motsvarande inbetalning från EU är 1,1 mkr (då de betalar ut max 90 % av maximal budget) och
6 / 8 medfinansieringen blir 0,56 mkr. Totalt har nu 3,6 mkr betalats in från EU och totalt 1,83 mkr i medfinansiering. Vid slutredovisningen efter år fyra så redovisas ytterligare 2,0 mkr. Sista inbetalningen från EU blir därmed 0,2 mkr så att institutionen totalt mottagit 3,8 mkr från EU (dvs mindre än det maximala budgeterade beloppet). Vid slutredovisning görs en uträkning på den egentliga OH-påslaget för hela projektperioden. Denna visar sig vara 64 % (dvs korrekt x=0,64) vilket medför att den totala medfinansieringen (motsvarande 3.8 mkr i inbetalade EU-medel) skall vara 1,87 mkr. Institutionen erhåller därför som sista medfinansiering 50 tkr. Exempel 2 Mån 1 Mån 24 Mån 48 Totalt EC-contribution 2,5 mkr 1,1 mkr 0,2 mkr 3,8 mkr Medfinansiering rektor 1,27 mkr 0,56 mkr 0,05 mkr 1,87 mkr
7 / 8
8 / 8 G TEBORGS UNIVERSITET Gröna fält ifylles. Projekt: Ansvar: Verksamhetskod: Startdatum: Slutdatum: Medfinansiering av EU-projekt Plgg (%) EU-budget Institutionsplgg Indirekta kostnader 60 50 Lokalkostnader 20 Tot indirekta (inkl lokalkostn) 66 EU- finansieringsgrad 75 Frvntat utfall Kostnader EU-budget (projektbudget) Direkta kostnader Lnekostnader 800 800 Drift 200 200 Indirekta kostnader Schablon (inkl lokalkostn) 600 OH-plgg 500 Lokalkostnader 160 Totala kostnader 1 600 1 660 Finansiering EU 1 200 1 200 Medfinansiering 460 Total finansiering 1 660 Medfinansiering i procent av EU:s finansiering 38,3 Underskrifter Prefekt Namnförtydligande Datum Projektledare Namnförtydligande Datum Handläggare, Forskn. & innovationsservice Namnförtydligande Datum Blankett: Medfinansiering av EU-projekt. Parametrarna x,y,z, (samt b och m) är inringade i detta exempel för att visa sambandet med ekvation (2) i dokumentet. Här är x=0,66; y=0,60; z=0,75 och med EC-contribution b=1200 tkr blir medfinansieringen m=460 tkr.