Kommunstyrelsen Ärende 10
Vård och stöd, Myndighetsenheten Kjell Handfast, 0571-28162 kjell.handfast@eda.se TJÄNSTESKRIVELSE 2016-05-11 Vårdutskottet 1(2) Organisationsöversyn inom myndighetsenheten Beredning Vårdutskottet 18 maj 2016 Beredning Beslut Sammanfattning En översyn och uppföljning har gjorts av den organisationsöversyn som gjordes 2013. Det huvudsyfte som då fanns att minska placeringar till förmån för insatser på hemmaplan har uppnåtts. Dimensionering av resurserna var baserat på den bedömda arbetsbelastningen under 2013. Det som främst har hänt är en ökad volym när det gäller ensamkommande barn. Utöver detta har ökade krav på dokumentation och samordning tillkommit. Enheten, främst socialkontoret, står inför en omstart, eftersom större delen av medarbetarna slutat och nya anställts. Detta ställer krav på god introduktion och en bra arbetsmiljö, med rimliga arbetsförhållande. För att klara detta behöver resurserna vara i balans med behovet. En utökad personalresurs från totalt 21,75 årsarb(2016 års budget) till 26.0 årsarb. föreslås. I underlaget presenteras ett antal områden och frågor som behöver vidareutvecklas, vilket innebär att en utvecklingsplan behöver utarbetas under hösten 2016. Beslutsunderlag Underlag daterat den 10 maj 2016, med bilaga från utredningen 2013 Förslag till beslut 1. Den föreslagna resursförstärkning godkänns 2. Ärendet överlämnas till budgetberedningen inför budget 2017 3. Verksamheten ges i uppdrag att utarbeta en utvecklingsplan under hösten 2016 Eda kommun Postadress Box 66 673 22 Charlottenberg Hemsida www.eda.se Besöksadress Torget 1 673 32 Charlottenberg E-post kommun@eda.se Telefon 0571-281 00 Fax 0571-281 03 Organisationsnr 212000-1769 Bankgiro 560-9912
2(2) Beskrivning av ärendet Se underlag Ekonomisk konsekvens/finansiering Finansiering genom statliga medel för flyktingmottagande(ensamkommande) och omfördelning inom myndighetsenhetens budgetram. May Hansson tf verksamhetschef Kjell Handfast tf områdeschef Beslutet expedieras till Kommunstyrelsens budgetberedning tf verksamhetchef tf områdeschef
Vård och stöd, Myndighetsenheten Kjell Handfast kjell.handfast@eda.se Vårdutskottet 1(8) Organisationsöversyn - inom myndighetsenheten Utgångspunkt Efter den översyn som gjordes 2013 fastställdes grundbemanningen för hela myndighetsenheten. Ett utdrag från denna organisationsöversyn finns i bilaga Förändring Efter den omfattande förändring som skedde under hösten 2015, med ensamkommande flyktingbarn har behovet ökat av medarbetare för att klara det volymmässigt ökade uppdraget. Behovet bedöms motsvara 3.0-3.5 årsarbetare för ensamkommande. I utredningen 2013 bedömdes behovet till 0,5 årsarbetare. Avtalet för asylsökande var då fem, vilket idag har ökat till 57 asylsökande och nio med uppehållstillstånd. Till detta kommer ett generellt ökad arbetsbelastning. Arbetsbelastningen består inte av någon tydlig ökning inom något specifikt område. Generella krav som ställs är bland annat samordning med andra aktörer och dokumentation. En förändring som skett är också att flera av de mer erfarna medarbetarna har slutat, vilket innebär att det krävs mer tid för utbildning. Vissa uppgifter har tyvärr blivit lågprioriterat, vilket inneburit att relativt stora brister finns. Hit hör uppföljningar i ärenden för barn och unga och stödet till kontaktfamiljer och kontaktpersoner. Förändringsförslag Inventering av arbetsuppgifter som idag åvilar socialsekreterare, men som kan skötas av administratörer har gjorts och det finns möjlighet att omfördela, så att vi istället för en administratör har två administratörer. Uppgifter som kan omfördelas är bland annat följande: Ansvara för kommunicering av utredningar och beslut, betala fakturor avseende HVB-hem m.m., avbokningar vid sjukdom, underlag för kontaktpersoner m.m. till pers.avd., fylla i personutredning, underlag till frivården, boka möten och skicka kallelser, begära registerutdrag, deltavid hembesök m.m. där det beövs två medarbetare, skriva tjänsteskrivelse/sammanfattning med förslag till beslut Eda kommun Postadress Box 66 673 22 Charlottenberg Hemsida www.eda.se Besöksadress Torget 1 673 32 Charlottenberg E-post kommun@eda.se Telefon 0571-281 00 Fax 0571-281 03 Organisationsnr 212000-1769 PlusGiro 112 87-0
2(8) I handlingsplanen(2013), som finns i bilaga ett uppdrag att definiera 1:e socialsekr. roll och bedöma för och nackdelar med att ha två 1:e socialsekr. Erfarenheten av att ha en 1:e socialsekreterare har varit att tiden inte räckte till för mer än stöd till barn och ungdomsgruppen. Bara smärre uppgifter var möjliga att ge till vuxengruppen. Mot denna bakgrund bör det finns två 1:e tjänster. Tjänsterna behöver inte vara helt inriktade på 1.e uppgifter, utan kan till delar också till viss del nyttjas till handläggaruppdrag. Öppenvården Den största förändringen som gjordes efter organisationsöversynen 2013 var uppbyggnaden av öppenvården. Avsikten med organisationsförändringen var att minska placeringarna och ge stödet genom hemmaplansinsatser. I denna del har förändringen varit framgångsrikt. På barn och ungdomssidan har det skett en minskning från drygt 35 (jan 2014) placeringar till idag cirka 20 placeringar. Noterbart är att resurserna till missbrukarvården inte är helt tillräckliga. En utökning från 0,75 till 1,0 drogterapeut har skett. För att på ett tillfredsställande sätt klara gruppverksamheten behöver en resursförstärkning ske. Detta kan möjligen ske genom samarbete med annan kommun. Konsultbehov Under 2015 har externa konsulter krävts för att klara verksamheten. Det har handlat om familjerätt(vårdnadsutredningar, samarbetssamtal m.m.) och efterhand för utredningar för barn och unga. Under 2016 har konsultbehovet ökat, främst beroende på att många slutat och svårigheter att rekrytera. Personaldimensionering över tid samt förslag Personalkategori 2013 Förslag 2013 Budget 2016 Förslag 2016-17 Soc.sekr BoU utr* 3,6 3,0-3,5 3,5 6,5 Soc.sekr/Familjehems 1,5 1,5-2,0 2,0 2,0 sekr. Soc.sekr Vux/socps 0,75 1,0 1,0 1,0 Soc.sekr Ek bist 3,0 3,0 3,0 3,5 LSS-handl 0,75 1,0 1,0 1,0 Biståndshandl 2,0 3,0 3,0 3,0 Öppna insatser 1,75 4,75 4,75 5,0 Administration 0,9 1,0 1,0 1,5 1:e socialsekreterare 1,0 1,0 1,5 1,5 Chef 1,0 1,0 1,0 1,0 SUMMA 15,25 20,75 21,75 26,00 * Här ligger ansvaret för ensamkommande flyktingbarn, motsv. c:a 0,5 åa efter 2015-års stora ökningen motsvarar behovet 3-3,5 åa, för EKB Ekonomisk konsekvens/finansiering Enligt förslaget skulle en ökning behövas drygt 4.0 tjänst. Finansieringen av tre tjänster föreslås ske inom ramen för ensamkommande barn. Resterande genom en minskning av konsultkostnader och ytterligare minskning av placeringskostnader. Budget för konsultkostnader är 1.5 milj och för placeringar totalt 12,5 milj. En total minskning av dessa kostnader med 5% ger cirka 700 tkr, vilket motsvara 1,25 tjänst.
3(8) Utöver ovanstående bör ett fortsatt aktivt arbete med försörjningsstöd kunna minska dessa kostnader. Fortsatt utvecklingsarbete I bilagan framgår ett antal områden och frågor, som behöver utvecklas. Detta arbete bör fullföljas och kunna redovisas i slutet av 2016, för att ligga till grund för verksamheten inför 2017. May Hansson tf verksamhetschef Kjell Handfast tf områdeschef
4(8) Utdrag ur Sammanfattande analys - från organisationsöversyn 2013 (Peter Nordström) Nuläge (april 2016) och bedömning av aktuella åtgärder är kommenterat inom ramarna. Bilaga Mitt förslag är att Eda kommun nyanställer c:a tre medarbetare som skall arbeta med öppenvårdsinsatser hos familjer med medelstora och stora problem. Arbetet kan till viss del ske i samverkan med den planerade Familjecentralen, men målgruppen skall vara mer kvalificerad. Åtminstone två av dessa nya tjänster bör besättas av högskoleutbildad personal (socialpedagog, socionom kanske psykolog) och en samverkan med både skolan och Landstinget bör sökas. Denna verksamhet bör vara öppen både för de som själva söker stöd och de som får insatser beviljade genom beslut av socialtjänsten. De av mig föreslagna nyanställningarna skulle alltså inte innebära någon reell kostnadsökning för IFO, utan med stor sannolikhet en kostnadssänkning. I detta sammanhang bör det också övervägas om man inte borde ha en frivillig ingång till stöd från alkohol- och drogterapeuten. Kollas Det får inte bli ett självändamål att fatta beslut om insatser samtidigt som det är de med svårast problematik som måste prioriteras. Samverkan mellan socialpsykiatri och missbruk behöver bli tydligare. Jag bedömer att en socialsekreterartjänst bör skapas som arbetar med vuxna, d v s främst missbruk och socialpsykiatri. Klart Detta skulle innebära att vi kan frikoppla LSShandläggningen från socialpsykiatrin och kraftsamla kring myndighetsutövningen enligt LSS. Detta innebär att det skulle vara en klok väg att integrera socialpsykiatrins utförarresurser i avdelningens verksamhet. En förändring skulle öppna för en fördjupad samverkan med alkohol- och drogterapeut samt andra planerade öppenvårdsresurser. Inte genomförd, motiv... Detta skulle också öppna för att kunna erbjuda vissa stödinsatser också under helger. Det bör också fastslås hur arbetet med ensamkommande flyktingbarn och vuxna flyktingar ska ske. Bör en socialsekreterare ha hela ansvaret eller bör en barn- och ungdomssocialsekreterare ha de under 18 år och vuxensocialsekreteraren de vuxna?
5(8) Inom avdelningens ansvarsområde ligger också rekrytering av familjehem, kontakthem, kontaktpersoner m.m. på IFO-området. Om man ser till Eda kommuns bästa vad gäller resursutnyttjande borde dessa rekryteringar samordnas och då inkluderar jag även rekrytering inom LSS-området och naturligtvis socialpsykiatriområdet. Gränsdragningar måste förstås göras som t. ex. hur vi gör med ledsagning och personlig assistans där jag spontant tycker att personlig assistans är utförarverksamhet som kan liknas vid hemtjänst i detta avseende, medan det inte är lika tydligt så med ledsagning. Arbetet med uppföljning av insatser har man stärkt upp genom att 1,5 socialsekreterare avdelats för detta specifika ändamål. Där ligger också ansvaret för att utreda vårdnadsöverflyttningar. Frågan är om man inte bör tydliggöra detta ansvar än mer genom att skapa en tydligare roll som familjehemssekreterare. Lämpligen samordnas detta med rekryteringen av kontaktfamiljer. Möjligen vore det rationellt att lägga helhetsansvaret för dessa rekryteringar på familjehemssekreterarna. Detta skulle i så fall innebära att vi får se över om 1,5 tjänster i så fall räcker till. Ytterligare en fråga är hur öppenvårdsinsatserna ska följas upp. På visst sätt vore det bra om detta ansvar låg på 1:e socialsekreteraren (eller eventuellt på utredande socialsekr), men det kan också ligga på familjehemssekreterarna. En myndighetsgrupp bestående av biståndshandläggarna för äldre samt LSS är bra. De är få i förhållande till utförarsidan och det är viktigt att värna om en självständig myndighetsutövning. Mycket talar för att gruppen inte bör splittras, men att placera den i Åmotfors i anslutning till korttidsboendet där vore praktiskt framförallt för vårdplaneringsteamets verksamhet och samordningen av denna. Klart Dessa samordningsvinster gäller dock främst äldreomsorgen. En beredskap för att gruppen kommer att bestå av fyra handläggare inom en snar framtid är viktig att ha. Även fortsättningsvis bör avdelningschefen vara ansvarig chef för denna grupp då en dialog i vård och stöds ledningsgrupp med utförarcheferna kring gemensamma frågor pågår kontinuerligt. Oklart, då 1:e socialsekr.rollen aktualiserats, därmed en utvecklingsfråga Om den uppdelning av LSS och socialpsykiatrin som föreslås ovan genomförs bör det övervägas om inte LSS-biståndshandläggningen borde samlokaliseras med IFO, där dels kopplingen till socialpsykiatrin finns, dels samarbetet med utredningar av barn med särskilda behov skulle kunna fördjupas. Har samlokaliserats med biståndshandläggarna
6(8) Funktionen som avdelningschef skall vara inriktad på övergripande verksamhetsfrågor, budgetuppföljning etc. Funktionen som 1:e socialsekreterare skall ha huvudansvaret för klientarbetet och ärendefördelningen. Denna roll skall inte ha egna ärenden att handlägga, däremot ingår det att ta emot och hantera anmälningar etc. 1:e socialsekreteraren ska sedan kunna gå in och fungera som medhandläggare vid behov och vid ärendetoppar ibland avlasta genom att göra några utredningar själv. Men detta får endast ske undantagsvis. Ska rollen fungera med att ge tid till samråd med socialsekreterarna i tillräcklig omfattning får den inte bli överbelastad. Frågan har också tagits upp om det vore lämpligare med 2 st 1.e socialsekreterare som i så fall skulle bli mer experter på ekonomiskt bistånd respektive barn och ungdom. Då skulle ansvaret i så fall bli på deltid. i kombination med ovanstående All personal behöver få regelbunden extern handledning. Denna handledning bör vara mer metodinriktad men där ska också svåra ärenden m.m. kunna tas upp till diskussion. Pågång, delar har haft En fråga som behöver utredas vidare är hur öppenvårdsinsatserna ska ledas och samordnas. Ett alternativ vore att samordna socialpsykiatrins boendestödjare med de öppenvårdsresurser som finns och skapas inom IFO. 1., 2. Inte aktuell Det skulle i så fall bli en arbetsgrupp på c:a 10 personer och någon typ av arbetsledande funktion behövs i så fall för samordning och arbetsledning. Verksamheten skall naturligtvis höra till IFO. Inte aktuell Delegationsordningen behöver ses över. Översyn behövs Det bör också utarbetas rutinbeskrivningar för olika ärendeflöden m.m. Ansvaret för att följa upp riktlinjer och rutinbeskrivningar bör ligga på 1:e socialsekreteraren. Jag konstaterar vidare att det av flera skäl vore önskvärt att kunna ha receptionen bemannad fullt ut och öppen hela dagarna, med den förändringen att kommunens växel tar hand om telefonsamtalen till handläggarna under deras telefontider. Minskning har skett
7(8) I dagsläget hinner inte administratören hålla den ordning och reda som skulle behövas i arkivet. Ett arkiv som är välskött sparar tid för alla i verksamheten. Det är också möjligt att delegera ansvar för t. ex. beslut i ostridiga faderskap till administratören i receptionen, något som i sin tur skulle frigöra viss tid för socialsekreterarna. Timanställd för arkiv, faderskapen omfördelade Rutiner för hur de arbetsuppgifter som sköts av administratören i receptionen ska löses vid hennes frånvaro behöver också tydliggöras. främst om utökning kan ske Någon/några fler måste kunna tillse att t.ex. familjehem m.fl. får sina ersättningar korrekt och i tid utbetalda oavsett om receptionen är bemannad eller inte. vid utökning av adm Nedan följer mitt förslag till ny struktur. Jag önskar vidare att vi har en öppen dialog om hur verksamheten bör struktureras mer i detalj. Vad gäller arbets- och ansvarsfördelning m.m. finns oftast inget rätt eller fel utan det gäller mer att välja inriktning eller princip och att jobba på det sättet något år för sedan utvärdera och att se om något behöver förändras. Handlingsplan förslag och rekommendationer Nedan har jag samlat mina (Peter Nordström) åtgärdsförslag Område och åtgärd Kommentar April 2016(Kjell H) Skapa strukturerad öppenvård Klart Utred avgränsningar mellan öppenvården och myndighetsutövningen. Definiera vad som är öppenvård och vad som är insatser efter beslut. Klart Slå samman socialpsykiatrin med IFO. Hur samordnas och leds öppenvården? Definiera ansvaret för familjehemssekreterarna. Sammanslagning av rekrytering av familjehem, kontakthem m.m Definiera 1:e socialsekreterarens roll mer i detalj. Se över och anpassa delegationsordningen. Se över rutiner i receptionen. Säkerställ att professionell handledning finns Se över organisatorisk hemvist och ledning och förhållandet till övrig öppenvård. Vem ansvarar för vad? Hör delvis ihop med nedanstående uppdrag. Hur gör vi för att få effektivaste rekryteringssätt för helheten. Se över för- och nackdelar med att ha 2 st 1:e socialsekreterare Vid frånvaro måste någon annan (eller några andra) kunna utföra viktiga arbetsmoment. Ej aktuellt Översyn behövs Pågår/pågång
Utarbeta rutinbeskrivningar Genomföra relevanta rekryteringar. Fatta relevanta beslut om budget m.m. 8(8) Rekryteringarna klara, nya pågår Löpande arbete