Sida 1 av 12 för SLUSS vintermöte 2016 Datum: 11-12 mars 2016 Plats: Umeå Närvarande: Amanda Backlund Ledamot, ASK Carin Danielsson Ledamot, HAS Nils Nilsson Ledamot, LMK Christian Syk Ledamot, SHS Jonathan Ahlm Ledamot, SMS Ulrik Bergsland Ledamot, ULS Jacob Forsberg Ordförande, SLUSS Karolina Ottosson Vice ordförande, SLUSS Wictoria Bondesson Förste rådgivare, SLUSS Anna Enocksson Andre rådgivare, SLUSS Maria Karlsson Ordförande SLUSS DN (närvarande vid punkt 12 och 13)
Sida 2 av 12 1 Mötets öppnande Mötet öppnades av ordförande Jacob Forsberg och följdes av en presentationsrunda av ledamöterna. 2 Val av mötessekreterare (b) Att välja Karolina Ottosson till mötessekreterare. 3 Godkännande av fullmakter (b) På grund av sjukdom kunde inte VMF:s ersättare delta varför fullmakten som inkommit inte behövde godkännas. Bilaga: 3-Fullmakt Cia Laine 4 Val av justeringsperson tillika rösträknare (b) Att välja Amanda Backlund till justerare tillika rösträknare. 5 Fastställande av dagordningen (b) Att godkänna dagordningen med följande förändringar: 19 och 20 lades in mellan 9 och 10. Två beslutspunkter, 21 och 22, angående val av suppleant till disciplinnämnden och val av representant till universitetsstyrelsens valberedning lades till. 6 Godkännande av kallelseförfarandet (b) I enlighet med stadgarna har kallelse och proposition om stadgerevidering skickades ut tre veckor innan mötet, motionen kom ut i tid och skickades ut två veckor innan mötet och handlingarna skickades ut sju arbetsdagar innan mötet. Att godkänna kallelseförfarandet. 7 Föregående mötesprotokoll (b) Att lägga protokollet från årsmötet 2015 till handlingarna. Bilaga: 7- årsmötet 2015- justerat 8 Lägesrapport om kårernas och presidiets arbete (i)
Sida 3 av 12 En runda där alla kårerna berättade vad som är på gång hos dem. Många har börjat komma igång med styrelsearbete och aktiviteter. Presidiet berättade också om vad som hänt sedan senast. 9 Rapport från universitetsstyrelsen (i) Jacob Forsberg och Wictoria Bondesson föredrog. På mötet i december tog man del av den utvärdering som gjorts av utbildningsorganisationen. Framförallt diskuterade man utökningen av ledamöter i UN. Studentrepresentanter fick också mycket beröm eftersom de ofta är mer pålästa än lärarrepresentanter. Man sålde också av lite åkermark på Ultuna där det kommer att byggas bostäder. På mötet i februari gick man igenom årsredovisningen för SLU där även studenternas årsredovisning presenterades. Grundutbildningen var i ekonomisk balans på alla fakulteter. Generellt har SLU har gått med vinst, dock har FOMA gått med underskott under 2015. Internrevisionen redovisade de fyra riskerna man ser för SLU inom den närmaste framtiden; 1. SLU har problem med att rekrytera och behålla lärare och forskare med rätt kompetens och förmågor 2. SLU har problem med att rekrytera tillräckligt kvalificerade studenter till vissa utbildningar 3. Kopplingen mellan forskning och utbildning minskar samt mellan utbildning och samhällets behov 4. Minskande statsanslag och ineffektiv resurshantering inom grundutbildningen riskerar att försämra utbildningsutbudet och utbildningens kvalitet. Bilaga: 9-Studenternas årsredovisning 2015 10 Diskussion kring Mecenat och medlemssystem (d) Jacob Forsberg föredrog lägesrapporten från Mecenat: De ligger före tidsplanen och har ett utkast till medlemssystem. Från och med v. 11 ska man kunna logga in i testversionen av systemet. Jacob skickar ut inloggningsuppgifter till kårernas SLUSS-representanter för att kårerna ska kunna testa systemet. Systemet ska fortfarande vara gratis. Fortsatt dialog mellan kårer, SLUSS och Mecenat kommer att ske under våren. Kårerna rekommenderas
Sida 4 av 12 att fundera över hur de löser medlemsregister om Mecenat mot förmodan inte får igång ett system till hösten 2016. 11 Avstämning om kårstatusansökan (d) Arbetet med kårstatusansökan är igång i alla kårer. ASK har problem med att få in några dokument från tidigare år men jobbar på det. SHS kommer att ha svårt med att hinna få in bokslutet. 12 Rapport från SLUSS-DN (i) Maria Karlsson, ordförande i SLUSS DN, rapporterade från SLUSS DN. De har haft ett möte, denna gång i Uppsala. Maria berättade också om doktorandombudsmannens roll och uppgifter. SLUSS DN har planer på att anordna seminarier för doktorander om deras rättigheter och skyldigheter då det finns mycket okunskap om det regelverk som finns för doktorander. Det finns planer på att införa ett system för kursvärderingar och man kommer nog att använda utvärderingen för grundutbildningens kurser som förebild. Idag genomförs kursutvärderingar i pappersform, inte alls eller genom olika system och man vill istället ha ett gemensamt. 13 Proposition om stadgerevidering (b) Förste rådgivare Wictoria Bondesson har under hösten gjort en revidering av stadgarna och berättade om bakgrunden till revideringen och hur den har gått till. Wictoria kommenterar ULS inskickade synpunkter på stadgarna genom att belysa att rådgivarna har väldigt olika uppgifter under året beroende på vad man tar på sig som ordförande/vice ordförande, varför det är svårt att skriva en tydlig befattningsbeskrivning som fungerar generellt. Hon poängterar också att rådgivarna finns för hela styrelsen, inte bara presidiet. Kommentarer från ULS: Önskar att det säras på förste och andre rådgivare i befattningsbeskrivningarna, att lägga in mandatperioderna för dem och få en lite tydligare beskrivning om deras roller, samt att också skriva in att presidiets arvoden anges i brutto. Kommentarer från SLUSS DN: Vill ha kvar sin röst då kommunikationen mellan kårerna och doktorandråden inte riktigt fungerar idag och menar på att den ytterligare kan försämras
Sida 5 av 12 om det inte finns incitament för att komma på SLUSS styrelsemöten. Senaste åren har det varit problem med att SLUSS DN:s representant sällan dyker upp vilket kan skapa problem vid röstning. Kommentarer från presidiet: Utlysningen av poster i SLUSS rekommenderas ske tre veckor istället för två då det kan vara lite kort tid att hinna ta ställning till om man vill söka eller inte. Anna Enocksson yrkande om att skjuta på hela revideringen av stadgarna för att se över den input som kommit in från Maria Karlsson. Detta för att hela revideringen ska hinna gå på remiss till SLUSS DN, samt för att SLUSS DN ska hinna revidera sina stadgar. Eftersom det kommit in flera förslag till beslut genomförs en kontrapropositionsvotering. Yrkanden: Förslag 1 (propositionen): Att de justerade stadgarna och de tre stadgebilagorna antas i sin helhet och samtidigt ersätter nuvarande stadgar, samt Att SLUSS DN uppdras att genomföra en liknande revidering av sin del av stadgarna, kapitel nio. Förslag 2 (SLUSS DN): Att frågan utreds i SLUSS DN innan SLUSSmötet fattar beslut Förslag 3 (Anna Enocksson): Att bordlägga och fortsätta stadgerevideringarna till vårmötet, Att SLUSS DN får i uppdrag att inkomma med ett förslag till förändringar i sin del av stadgarna senast 27 april, samt Att presidiet får i uppdrag att utreda och komma med förslag på frågan om rösträtt för SLUSS DN, i samråd med SLUSS DN och berörda kårer.
Sida 6 av 12 Votering genom acklamation: 1. Förslag 1 mot förslag 2. Utfall: Förslag 2 vinnande förslag. 2. Förslag 2 mot förslag 3. Utfall: Förslag 3 vinnande förslag. 3. Förslag 3 mot avslag. Utfall: Förslag 3 vinnande förslag. Kårerna och SLUSS DN ombeds skicka in förslag på formuleringar till Wictoria om man har synpunkter på revideringen. Kårerna rekommenderas också att fundera över de synpunkter som tas upp i diskussionen. Att bordlägga och fortsätta stadgerevideringarna till vårmötet, Att SLUSS DN får i uppdrag att inkomma med ett förslag till förändringar i sin del av stadgarna senast 27 april, samt Att presidiet får i uppdrag att utreda och komma med förslag på frågan om rösträtt för SLUSS DN, i samråd med SLUSS DN och berörda kårer. Bilaga: 13a- Proposition-SLUSS stora stadgeändring 13b-SLUSS stadgar- ändringsförslag 13c-Stadgebilaga 1 SLUSS- ändringsförslag 13d-Stadgebilaga 2 SLUSS- ändringsförslag 13e-Stadgebilaga 3 SLUSS- ändringsförslag 13f-SLUSS stadgar nuvarande 13g-Stadgebilaga 1 SLUSS nuvarande 13h-SLUSS stadgebilaga 2 nuvarande 13i- Synpunkter stadgar ULS Sent inkomna handlingar:
Sida 7 av 12 13j- Revidering av SLUSS stadgar kommentarer från SLUSS DNs ordförande 13k- SLUSS stadgar - ändringsförslag MK 14 Fastställande av SLUSS verksamhetsplan 2016 (b) Jacob Forsberg och Karolina Ottosson föredrog. Varje punkt i verksamhetsplanen gicks igenom var för sig för att ta in synpunkter. Jacob och Karolina framförde sina synpunkter på verksamhetsplanen, framförallt om de utredningar/utvärderingar som föreslås göras. Frågan om arkiveringsrutin diskuterades då det skjutits på i flera år. Styrelsen kom överens om att eventuellt anlita någon med kompetens för ett sådant arbete då det verkar vara svårt att få igång arbetet genom SLUSS. Presidiet ska se över vad det kan kosta att anlita någon för att få hjälp med att starta upp arbetet. Utvärderingen av kassör bör göras snart så befattningen kan läggas in innan stadgerevideringen går igenom. Studievägledningen behöver tydliggöras inom SLU för att studenter lättare ska veta vart de ska vända sig. Arbetet med det måste startas i kårerna för att identifiera vilka problem som finns och därefter ta ett samlat grepp i frågan. Medlemsrekrytering och studenters bostadssituation kommer upp som förslag till tema på fokusråd. Att fastställa SLUSS verksamhetsplan för 2016 enligt bilaga och förd diskussion, samt Att redaktionella ändringar får göras i verksamhetsplanen. Bilaga: 14-förslag SLUSS verksamhetsplan 2016 15 Information om SLUSS budget och medlemsavgifter 2016 (i) Anna Enocksson informerar om SLUSS budget och hur beloppet för kårernas medlemsavgifter räknas ut och styrelsen gavs möjlighet att ställa frågor. Bilaga: 15- SLUSS budget 2016- fastställd 16 Fastställande av studentrepresentantlistan ht 2016 (b)
Sida 8 av 12 Kårerna har skickat in listor på de grupper och nämnder de sitter representerade i och listan har uppdaterats efter detta. Under mötet gjordes en genomgång och ytterligare uppdatering. Några grupper är oklara om de fortfarande finns eller inte och kårerna tillsammans med presidiet ska kolla upp dessa grupper. ULS har blivit av med sin adjungerade plats i FN-NJ men jobbar för att få tillbaka den. Att fastställa studeranderepresentantlistan för ht 2016 enligt bilaga och förd diskussion. Bilaga: 16a- Studentreplistan ht16- fastställd 16b- Studentreplistan vt16 17 Fastställande av platsfördelningen i studentrepresentantlistan ht 2016 (b) Platserna i studentrepresentantlistan fördelades mellan kårerna. Att fastställa platsfördelningen i studeranderepresentantlistan för ht 2016 enligt bilaga och förd diskussion. Bilaga: 16a- Studentreplistan ht16- fastställd 16b- Studentreplistan vt16 18 Motion från ULS (d, b) ULS föredrog sin motion om resekostnader då de har varit höga för presidiet föregående år. ULS yrkar på att en utredning tillsätts om resekostnader och att en skriftlig förklaring ges och skickas med som bilaga till protokollet. Presidiet föredrar sitt motionssvar och tycker att motionen lyfter en viktig fråga då det inte finns några riktlinjer om resekostnader idag. Presidiet yrkar på att lägga in frågan om utredning i nästkommande punkt om översyn av representationspolicyn. SLUSS har tidigare inte haft en rådgivare utomlands och man har därför aldrig ställts inför frågan om att resekostnader då kan bli högre än annars. När man ställdes inför den situationen första gången hösten 2015 och vid den övervägning som presidiet gjorde då så tyckte man att det fanns fog att bevilja resan eftersom rådgivaren var föredragande på flera punkter, samt att det var nya ordförandens första möte och därför var det bra att föregående ordförande fanns med som stöd. Detta hade kanske varit möjligt att lösa via videolänk men av
Sida 9 av 12 erfarenhet från tidigare videomöten mellan olika länder så har det inte alltid fungerat så bra då uppkopplingen ofta brutits. På grund av att det saknas tydliga riktlinjer och man tyckte att det fanns skäl för att rådgivaren skulle finnas på plats så sade man ja till att betala resan trots att kostnaderna skulle bli högre än normalt. Styrelsen tycker att det är viktigt att det kommer övergripande riktlinjer för detta och tycker att det låter bra att förslaget om denna utredning inkluderas i översynen av representationspolicyn. Styrelsen är överrens om att en skriftlig förklaring i en bilaga inte är nödvändig utan att det som står i protokollet är tillräckligt. Är något fortfarande oklart så kan man som alltid kontakta presidiet. Att bifalla första attsatsen i ULS motion med tillägget att inkludera frågan om reseersättning i en större översyn av representationspolicyn, samt Att avslå andra attsatsen i ULS motion. Bilaga: 18a- Motion från ULS angående resekostnader 18b- Motionssvar från presidiet 19 Översyn av SLUSS representationspolicy (d, b) Presidiet informerar om den diskussion som förts med revisor och kassör där en del principiella frågor kring SLUSS och presidiets representation (resor, luncher, mat) lyfts. I och med att det också kommit in en motion från ULS angående resekostnader så tycker presidiet att en översyn av policyn är lämplig att göra. Presidiet vill därför lyfta frågan om hur en sådan översyn skulle kunna göras och en ungefärlig tidsplan. Presidiet föreslår att styrelsen inväntar revisions-pm för att se vilka synpunkter som kommit in. Efter det kan SLUSS styrelse ta en större diskussion under vårmötet för att sedan ta fram ett utkast till en uppdaterad representationspolicy. Presidiet tycker att det är viktigt att ta en diskussion med styrelsen så policyn speglar vad de tycker är viktigt. Wictoria Bondesson informerar om att det är väldigt länge sedan denna policy gjordes och uppdaterades och att SLUSS organisation jobbar annorlunda idag än vad man gjorde tidigare och därför behövs också tydligare riktlinjer på vad som förväntas av varandra.
Sida 10 av 12 Kårerna uppmanas att skicka in sina synpunkter/förslag, kårernas egna policys samt att kolla med andra organisationer och kårer för att se hur de ser på dessa frågor. Att uppdra presidiet att ta fram ett diskussionsunderlag rörande representationspolicyn till vårmötet 2016, samt Att styrelsen i samråd med presidiet presenterar ett förslag till uppdaterad representationspolicy till höstmötet 2016. Bilaga: 19-Representationspolicy 20 Val av valberedning 2016 (b) Jacob informerar om tidigare diskussioner kring valberedningen då förutsättningarna för att få arbetet att fungera optimalt inte varit så bra. På grund av detta har man föreslagit att utse en ansvarig för utlysningen av poster och att utse kontaktpersoner hos kårerna som kan komma med input på posters och liknande och sprida information om posterna inom sin kår. Att välja ledamöterna i SLUSS styrelse 2016 till ledamöter i SLUSS valberedning 2016, samt Att välja Anna Enocksson till valberedningens sammankallande. 21 Val av suppleant till disciplinnämndens möte Att välja Anna Enocksson till suppleant till disciplinnämndens möte 22 mars 2016. 22 Val av studentrepresentant till Nomineringsgruppen för utseende av styrelseledamot i SLU:s styrelse. Det har även skett ett avhopp i styrelsen och därför ska en studentrepresentant till nomineringsgruppen utses. Presidiet ska ta fram mer information om uppdraget och när representanten måste vara utsedd. Detta skickas sedan ut till SLUSS-representanterna så kårerna får komma in med förslag till representant.
Sida 11 av 12 Att delegera presidiet att lämna ett förslag på studentrepresentant till Nomineringsgruppen för utseende av styrelseledamot i SLU:s styrelse. 23 Fastställande av ort och mötesdatum för vårmötet (b) Att förlägga vårmötet till Alnarp den 20-22 maj 2016. 24 SLUSS kalendarium 2016 (i) 15 mars: UN-förmöte 5 april: UN-förmöte 16-17 april: Insparksutbildning på Ultuna 20 april: Planeringsmöte fokusråd 12 maj: Planeringsmöte fokusråd 16 maj: UN-förmöte 20-22 maj: Vårmöte i Alnarp 25 Övriga frågor 26 Mötets avslutande Ordförande Jacob Forsberg avslutade mötet. i-infopunkt b-beslutspunkt d-diskussionspunkt
Sida 12 av 12 Ordförande Jacob Forsberg Ort och datum Sekreterare Karolina Ottosson Ort och datum Justerare Amanda Backlund Ort och datum