Konsumentens e-faktura Tjänstebeskrivning för fakturautställare

Konsumentens e-faktura Tjänstebeskrivning för fakturautställare

Innehåll 1 Allmän beskrivning... 3 1.1 E-faktura ersätter nationell direktdebitering... 3 1.2 Tidtabell för Finvoice 2.0 i Nordea... 3 2 E-faktura och direktbetalning... 3 2.1 Automatisk betalning av e-faktura... 3 2.2 Direktbetalningar... 3 2.3 Annulleringsfakturor... 3 2.5 Betalda fakturor... 4 3 Meddelandetjänst... 4 4 Konvertering av direktdebiteringar... 4 5 Meddelandebeskrivningar... 6 3.1 Uppgifter om parter i meddelanden... 6 6 Materialtyper i Nordeas filöverföring... 6 6.1 Materialtyper som används vid sändningen av fakturor... 6 6.2 Meddelandetjänstens materialtyper... 7 6.2.1 Förkastade mottagningsförslag... 7 7 Rådgivning och support... 7

Konsumentens e-faktura 1 Allmän beskrivning Fakturautställaren sänder e-fakturor till konsumenter via bankernas gemensamma förmedlingstjänst Finvoice och tillhörande Meddelandetjänst. Konsumenter som inte använder nätbanken erbjuds från och med januari 2013 direktbetalning som bygger på e-faktura. Fakturautställaren meddelar genom ett fakturerarmeddelande om sin beredskap att sända e-fakturor och direktbetalningar. Fakturerarmeddelandet visas i nätbanken, och utifrån information i meddelandet beställer nätbankskunderna e-faktura till vilken automatisk betalning kan anslutas. Kunden avtalar om direktbetalning på kontoret. Beställningarna av e-faktura och direktbetalning skickas till fakturautställaren med mottagningsmeddelandet. Meddelanden om e-fakturor och meddelandetjänstens meddelanden förmedlas mellan bankerna enligt villkoren för Finvoice-tjänsten. Fakturautställaren kan sända och hämta alla meddelanden om konsumentens e-faktura via sin distributörbank, i Nordea via filöverföringen. 1.1 E-faktura ersätter nationell direktdebitering Den nationella direktdebiteringen ersätts med e-faktura och direktbetalning under 2013. Förutsättningen för detta är att både bankerna och fakturautställarna börjar använda meddelanden i Finvoice 2.0. E-faktura kompletterad med automatisk betalning ersätter nätbankskunders direktdebitering. Direktbetalning bygger på e-faktura och ersätter direktdebitering för de kunder som inte använder nätbanken. Banken tillhandahåller fakturautställare en konverteringstjänst för direktdebitering. Fakturautställaren sänder mottagningsförslagen avseende direktdebiteringskunder till sin bank. Mottagningsförslagen konverteras till e-fakturor eller direktbetalningar, om det finns direktdebiteringsfullmakter som motsvarar förslagen i bankens register. Fakturautställaren informeras om de konverterade fullmakterna genom mottagningsmeddelanden. 1.2 Tidtabell för Finvoice 2.0 i Nordea Finvoice 2.0 införs stegvis i Nordea. Meddelandetjänst 1.12.2012 Fakturameddelanden 15.12.2012 Annulleringsfaktura för e-faktura och direktbetalning 1.3.2013 Mottagningsförslag tas emot 18.1 20.11.2013.

2 E-faktura och direktbetalning Konsumentens e-faktura och direktbetalning förutsätter att fakturautställaren använder Finvoice 2.0 för sändning av fakturor och meddelanden. Fakturautställaren sänder e-fakturor och direktbetalningar avsedda för konsumenter till Nordeas filöverföring. Nordea sänder dem till sina kunder via nätbanken och systemet för direktbetalning samt förmedlar e-fakturor och direktbetalningar avsedda för kunder hos andra banker till deras banker. Enligt konsumentmyndigheterna ska e-fakturor och direktbetalningar sändas till konsumenter minst två veckor före förfallodagen. I mottagningen av e-fakturor är datumgränserna minst 7 och högst 365 dagar före förfallodagen. 2.1 Automatisk betalning av e-faktura Kunder som använder nätbanken kan själva ansluta automatisk betalning till e-faktura genom att ange nödvändig information för detta i nätbanken. Automatisk betalning ansluts till direktdebitering som konverterats till e-faktura. Kunden kan ändra uppgifterna om automatisk betalning i nätbanken efter konverteringen. 2.2 Direktbetalningar Konverteringen av direktdebiteringar förutsätter att direktbetalning tillhandahålls parallellt med e- faktura och att fakturautställaren börjar använda mottagningsförslag i meddelandetjänsten. Direktbetalningarna och mottagningsförslagen baserar sig på meddelanden enligt Finvoice 2.0. När direktdebiteringar konverteras bildas direktbetalningar för kunder som anlitar kontorstjänster. På uppdrag av kunderna kan uppgifterna om direktbetalning ändras på kontoren eller i kundrådgivningen. Fakturautställaren beslutar om tillhandahållandet av direktbetalning efter konverteringen av direktdebitering. Om fakturautställaren tillhandahåller direktbetalning efter konverteringen kan kunderna ingå avtal om direktbetalning på kontoren och i rådgivningen. Om fakturautställaren inte tillhandahåller direktbetalning efter konverteringen ska fakturautställaren sända ett nytt fakturerarmeddelande där direktbetalning raderats. 2.3 Annulleringsfakturor Om fakturautställaren sänt en e-faktura eller direktbetalning med felaktiga uppgifter kan den avvisas med en annulleringsfaktura. Annulleringsfakturan ska skickas så att den finns hos fakturamottagarens bank senast tre dagar före fakturans förfallodag. Om mottagaren är kund hos en annan bankgrupp än avsändaren ska annulleringsfakturan sändas senast fyra bankdagar före förfallodagen. Om banken i sin databas hittar en förfallande faktura med samma uppgifter som i annulleringsfakturan raderas den och summan debiteras inte på betalarens konto. Fakturautställaren skickar vid behov en ny faktura på normalt sätt som e-faktura eller direktbetalning till betalaren. Om annulleringsfakturan inte hänför sig till en förfallande faktura i bankens databas får fakturautställaren returmeddelande om att annulleringen misslyckades. Fakturautställaren ska då komma överens med betalaren hur fakturan ska rättas eller om kreditering om kunden betalat för mycket. Elementen i annulleringsfakturan och deras värden är: InvoiceTypeCode = INV02 November 2012 3

OriginCode = Cancel Summan i den ursprungliga fakturan anges med negativt värde i elementet EpiInstructedAmount Annulleringsfakturan ska sändas med samma uppgifter som den ursprungliga e-fakturan eller direktbetalningen. Annulleringsfakturan ska sändas från samma nätfakturaadress och med samma förmedlarkod och sändas till samma mottagaradress som den ursprungliga fakturan. 2.5 Betalda fakturor Fakturautställaren får information om betalda fakturor i förteckningen över ankomna referensbetalningar eller som referenstransaktioner på kontoutdraget. Nya debiteringsförsök görs inte för e-fakturor eller direktbetalningar efter förfallodagen. Fakturautställaren informeras inte om odebiterade e-fakturor eller direktbetalningar. Om en faktura inte betalas ska fakturautställaren sända en betalningspåminnelse eller inleda inkassoåtgärder på eget initiativ enligt betalningsvillkoren. 3 Meddelandetjänst Fakturautställaren meddelar genom ett fakturerarmeddelande om sin beredskap att sända e-fakturor och direktbetalningar. Fakturautställaren kan sända fakturerarmeddelanden via sin distributörsbank eller direkt till alla banker hos vilka fakturautställaren har kunder. Fakturerarmeddelandet publiceras i nätbankerna där kunderna kan läsa om möjligheten att ta emot e-fakturor i nätbanken från fakturautställaren. Beställningarna av e-faktura och direktbetalning skickas till fakturautställaren med mottagningsmeddelandet. Nordea bildar mottagningsmeddelanden som fakturautställaren kan hämta från filöverföringen. 4 Konvertering av direktdebiteringar Konverteringstjänsten förutsätter mottagningsförslag av fakturautställaren och avtal med banken. I avtalet om konverteringstjänsten definieras servicekoderna för de direktdebiteringsfullmakter som konverteras och till vilka faktureringsmaterial för e-faktura de ansluts. Fakturautställaren ska först meddela att den tillhandahåller e-faktura och direktbetalning i fakturerarmeddelandet. Därefter ingår fakturautställaren avtal om konverteringstjänsten för att kunna sända de mottagningsförslag som bildats utifrån direktdebiteringskundernas uppgifter till banken för konvertering. Fakturerarmeddelandena ska sändas innan direktdebiteringarna konverteras. Först därefter kan fakturautställaren sända mottagningsförslag. Om fakturautställaren redan har fakturerarmeddelande i nätbankerna, ska meddelandet uppdateras med uppgift om direktbetalning innan konverteringstjänsten tas i bruk. Fakturautställaren ska samtidigt informera sina kunder om att direktdebiteringen upphör och att den kan ersättas med e-faktura eller direktbetalning. Fakturautställaren informerar kunderna om det nya faktureringssättet per brev, i nätbanken eller på ett annat sätt beroende på avtalet med kunden. I mottagningsmeddelandena som bildats vid konverteringen av direktdebiteringar förmedlas specifikationerna från fakturautställaren. Med hjälp av dem kan fakturautställaren hänföra meddelandena till de konverterade direktdebiteringskundernas faktureringsuppgifter. Fakturautställaren informeras om de konverterade fullmakterna på mottagningsmeddelanden som bildas November 2012 4

två månader och sju dagar efter att mottagningsförslagen körts in i bankens system. Tidsfristen krävs av konsumentmyndigheterna och syftet med den är att ge konsumenterna betänketid. November 2012 5

5 Meddelandebeskrivningar Meddelandena är förenliga med Finansbranschens Centralförbunds meddelandebeskrivningar som finns på Finvoices webbplats: www.finvoice.fi Fakturameddelandena beskrivs i tillämpningsanvisningen för Finvoice 2.0. Fakturerarmeddelanden, mottagningsmeddelanden och mottagningsförslag beskrivs i till tillämpningsanvisningen för Meddelandetjänsten 2. Utöver anvisningar finns det hjälpfiler och hjälpprogram på Finvoices webbplats. När meddelandena skapas och testas ska man använda schemafiler, så att meddelandena uppfyller de formella kraven. 3.1 Uppgifter om parter i meddelanden I fakturameddelandets ram är fakturautställarens sändningsadress angiven som avsändare medan SWIFT-koden (BIC) för fakturautställarens avtalsbank är angiven som förmedlare. Mottagaren i fakturameddelandets ram är mottagarens elektroniska mottagningsadress och SWIFTkoden (BIC) för mottagarens bank. I fakturerarmeddelandets ram är fakturautställarens sändningsadress angiven som avsändare medan SWIFT-koden (BIC) för fakturautställarens avtalsbank är angiven som förmedlare. Fakturautställarens sändningsadress är den samma som används vid sändning av fakturameddelanden. I fakturerarmeddelandets ram är mottagaren SENDERINFO och förmedlaren SWIFT-koden (BIC) för den bank till vilken meddelandet anvisas. I mottagningsmeddelandets ram är nätbankskundens sändningsadress angiven som avsändare medan SWIFT-koden (BIC) för nätbankskundens avtalsbank är angiven som förmedlare. I mottagningsmeddelandets ram är fakturautställarens sändningsadress angiven som avsändare medan SWIFT-koden (BIC) för fakturautställarens avtalsbank är angiven som förmedlare. I mottagningsförslagets ram är fakturautställarens sändningsadress angiven som avsändare medan SWIFT-koden (BIC) för fakturautställarens avtalsbank är angiven som förmedlare. Fakturautställarens sändningsadress är den samma som används vid sändning av fakturameddelanden. I mottagningsförslagets ram är mottagaren PROPOSAL och förmedlaren SWIFT-koden (BIC) för den bank till vilken meddelandet anvisas. 6 Materialtyper i Nordeas filöverföring Meddelanden till Nordea kan sändas med eller utan rader. Nordeas Mottagningsmeddelande har rader. Fakturautställaren får returmeddelanden enligt den version som motsvarar det ursprungliga meddelandet. 6.1 Materialtyper som används vid sändningen av fakturor LAHLASKUT Fakturor från fakturautställaren till Nordea HYLLASKUT Returmeddelande från Nordea, inklusive förkastade fakturor November 2012 6

6.2 Meddelandetjänstens materialtyper FIB2CLASS Fakturerarmeddelande från fakturautställaren till Nordea FIB2CMAKS Mottagningsförslag från fakturautställaren till Nordea vid konvertering av direktdebitering FIB2CVASL Mottagningsmeddelande från Nordea HYLLASKUT Returmeddelande från Nordea Returmeddelandet innehåller förkastade fakturerarmeddelanden och förkastade mottagningsförslag. 6.2.1 Förkastade mottagningsförslag Mottagningsförslag med fel innehåll eller form förkastas i filöverföringen. I den fortsatta behandlingen jämförs mottagningsförslagen med direktdebiteringsfullmakterna. Då förkastas de mottagningsförslag som inte kan hänföras till fullmakter. Efter den två månader långa betänketiden förkastas de mottagningsförslag som inte gått att konvertera till e-fakturor eller direktbetalningar. 7 Rådgivning och support Betalningsrådgivning för företag på finska 0200 67210 Öppet bankdagar 8 18, korta bankdagar 8 14 Samtalets pris 0,11 euro/min. + lna/msa. Betalningsrådgivning för företag på svenska 0200 67220 Öppet bankdagar 9 16.30, korta bankdagar 9 14 Samtalets pris 0,11 euro/min. + lna/msa. Betalningsrådgivningen för företag på engelska 0200 67230 Öppet bankdagar 9 18, korta bankdagar 9 14 Samtalets pris 0,11 euro/min. + lna/msa. November 2012 7