Arbetsordning för Ladok Innehåll Sid 1. Allmänt 3 1.1 Bakgrund 3 1.2 Användarlicenser 3 1.3 Tillträde till Ladok 3 1.4 Behörighet till funktioner (behörighetsklasser) 3 1.5 Arkivering 3 2. Utbildningsutbud 4 2.1 Program och kurser knutna till program 4 2.2 Fristående kurser 4 2.3 Stockholm School of Entrepreneurship (SSES-kurser) 4 2.4 Uppdragsutbildning 4 3. Riktlinjer för kodsättning i Ladok (katalogdata) 4 3.1 Programkoder 4 3.2 Kurskoder 5 3.3 Provkoder 6 3.4 Anmälningskoder för kurser inom lärarutbildning 6 3.5 Anmälningskoder för program och fristående kurser 6 3.6 Finansieringskoder 6 3.7 Fördelning av utbildningsområden för kurser 6 4. Antagning och etablering 6 4.1 Programstudenter och fristående kurser 6 4.2 Studieavgiftsstatus 7 4.3 Stipendiestudenter 7 4.4 Antagning till senare del av program 7 5. Utbytesstudenter (antagning, etablering och registrering) 7 5.1 Utresande utbytesstudenter 7 5.1.1 Katalogdata för utbytesprogram 7 5.1.2 Inläggning och registrering av utbyte för utresande student 7 5.2 Inresande utbytesstudenter 8 5.2.1 Etablering och antagning 8 5.2.2 Val av kurser och registrering 8 5.2.3 Betygsrapportering 8 5.2.4 Byte av interimspersonnummer 8 6. Individuell studieplan 8 7. Registrering av studenter 8 7.1. Kandidatprogrammen och masterprogrammen 9 7.2 Lärarprogrammet vid institutionen för Bildpedagogik 9 1
7.3 Registrering på fristående kurs 9 7.4 Borttagning av termins- och kursregistrering 9 8. Tröskelregler och uppflyttning 9 9. Resultatrapportering 10 10. Tillgodoräknande av studier 10 11. Offentlighet och sekretess 11 12. Disciplinärenden 11 13. Adressändring 12 14. Byte av inriktning inom program 12 15. Studieuppehåll och studieavbrott på program och kurs 12 15.1 Studieuppehåll på program 12 15.2 Studieavbrott på program 12 15.3 Avbrott på kurs 13 16. Avstängning 12 17. Avskiljande av student 13 18. Examen och examensbevis 13 19. Rapportering till SCB, CSN, UHR (NyA) och Migrationsverket 13 20. Årsredovisning 13 2
1. Allmänt 1.1 Bakgrund Denna arbetsordning för Ladokrelaterade funktioner avser att förtydliga vilka regler och rutiner som skall gälla vid Konstfack. Utbildnings- och forskningsadministrativa avdelningen (UFA) har driftansvaret för Konstfacks Ladoksystem och på avdelningen finns en systemförvaltare samt en ladokansvarig med huvudansvaret för kontakterna med driftscentralen Enheten för IT-stöd och systemutveckling (ITS) i Umeå. I ladokansvaret ingår även att se till att LADOK är tillgängligt och fungerande, att utbilda användare, att informera om nyheter och ändringar i systemet, samt att stå till tjänst med råd och hjälp till användarna m.m. Ladokansvarig ansvarar även för registervård och kvalitetssäkring i Ladok samt bistår ekonomichefen med underlag till årsredovisningen. Förvaltningschefen är systemägare enligt avtalet med Ladokkonsortiet. 1.2 Användarlicenser Konstfacks driftcentral ITS använder sig av en terminal-service lösning för att administrera lärosätenas användarkonton. Ansvar för Operator systemet där användare skapas ligger hos ladokansvarig på Konstfack. 1.3 Tillträde till Ladok För att få behörighet till Ladok krävs genomgången kurs i de funktioner som användaren skall arbeta med. Studentkansliet ska vid behov ge utbildning för både nya och gamla användare. Utbildning ges inom olika teman, t.ex. resultatrapportering, registrering och utdata. Prefekt/enhetschef ska godkänna vilka handläggare/studieadministratörer som ska ha tillgång till Ladok samt vilka funktioner. När en användares anställning upphör skall prefekten/enhetschef meddela ladokansvarig så att användarbehörigheten avaktiveras. Ladokansvarig ska en gång per år skicka ut en lista med aktiva användare till respektive prefekt/enhetschef för godkännande av fortsatt ladokbehörighet. 1.4 Behörighet till funktioner (behörighetsklasser) Institutionsanvändare har tillgång till samtliga utdatafunktioner, kursregistrering (dock ej borttagning registrering på kurs) och till samtliga resultatrapporteringsfunktioner. Studentkansliets personal (inkluderar ladokansvarig) och chefen för utbildnings- och forskningsadministrativa avdelningen (UFA) har tillgång till samtliga funktioner i Ladok. Internationella samordnare (UFA) har tillgång till funktioner rörande utbyte. 1.5 Arkivering Se dokumenthanteringsplanen. 3
2. Utbildningsutbud 2.1 Program och kurser knutna till program Institutionerna lämnar enligt angiven tidsplan för aktuellt år utbildningsutbud för kurser och program för kommande läsår till ladokansvarig. Nya fastställda utbildningsplaner samt nya kursplaner ska bifogas. Ladokansvarig lägger därefter in kataloginformation i Ladok. 2.2 Fristående kurser KU-nämnden beslutar om kurstillfällen för fristående kurser. Efter beslut om utbildningsutbud i KUnämnden skickar ansvarig för friståendekurs underlag för fristående kurser samt kursplaner till Studentkansliet senast angivet datum för aktuellt utbildningsutbud. Ladokansvarig/studentkansliet lägger därefter in kataloginformation i Ladok. 2.3 Stockholm School of Entrepreneurship (SSES-kurser) Kurser som ges inom ramen för Stockholm School of Entrepreneurship (SSES). Kurser erbjuds inom ramen för Konstfacksordinarie utbud av fristående kurser eller som valbar kurs inom program. Dessa kurser handläggs av ansvarig för friståendekurser på DKK samt studentkansliet. Kursutbudet fastställs på respektive lärosäte. I de fall då kursen fastställs på annat lärosäte men ska bedrivas på Konstfack, så ska kurstillfället läggas upp i Konstfacks Ladok av studentkansliet. SSES kurser i Konstfacks Ladok ska behålla den ursprungliga kurskod som fastställande lärosäte beslutat om. 2.4 Uppdragsutbildning Studentkansliet administrerar eventuella uppdragsutbildningar i Ladok. Dessa kurser läggs upp med finansieringsform Uppdragsutbildning UU i ladok. 3. Riktlinjer för kodsättning i Ladok (katalogdata) 3.1 Programkoder Alla utbildningsprogram skall ha en programkod som skall bestå av 5 tecken. Programkoder tilldelas enligt följande system. Kandidatprogram: Första positionen: Andra positionen: Tredje positionen: Fjärde positionen: Femte positionen: K (för kandidat) Institutionsprefix (2 bokstäver) Institutionsprefix Löpnr Löpnr Exempel: KIA01 (Kandidatprogram i inredningsarkitektur och möbeldesign). Masterprogrammet: Inriktningar: MKF10 GI = Storytelling IA = In Space ID = Formgiving Intelligence IS =Experience Design 4
KG = Keramik och glas KO = Konst i offentligheten KOIS = WIRE (nedlagd) TX = Textil i det utvidgade fältet ÄM = Jewellery + Corpus Masterprogram (start H14): Masterprogrammet i CRAFT! Spår/inriktning Masterprogrammet i Design Spår/inriktning Masterprogrammet i Visuell kommunikation Masterprogrammet i Konst MCR14 TX = Textil KG = Keramik och Glas ÄL = Ädellab MDE14 DIP = Individuell studieplan RG = Rumslig gestaltning MVK14 MKO14 3.2 Kurskoder Institutionerna får föreslå kurskoder men de måste inledas med ett tvåställigt prefix. Övriga fyra positioner av valfria. Prefix till kurskoder : Institutionen för Bildpedagogik Institutionen för Konst Institutionen för Design, Konsthantverk och textil konst Grafisk design och illustration Inredningsarkitektur & Möbeldesign Industridesign Keramik & Glas Textil Ädellab/Metallformgivning BI KO DK GI IA ID KG TX MF Prefix till kurskoder (gällande masterprogram från och med H14): Kurskoder ska inledas med CRAFT! = MCR Design = MDE Visuell Kommunikation = MVK 5
Konst = MKO Bildpedagogik = MBI Därefter anges vilken årskurs kursen ges för med: 1 = åk 1 2 = åk2 Övriga två positioner = Löpnummer 3.3 Provkoder Till en kurs knyts en eller flera provkoder. Provkoderna skall bestå av fyra tecken. Institutionerna bestämmer själva hur de vill kodsätta proven. 3.4 Anmälningskoder för kurser inom Lärarutbildningen Anmälningskoden ska bestå av 5 tecken. Institutionen sätter dessa koder för anmälningstillfället själv. 3.5 Anmälningskoder för program och fristående kurser Studentkansliet skapar och lägger in anmälningskoder. 3.6 Finansieringskoder Kurser ska märkas upp med en finansieringskod. Finansieringskoden gör att kurser med en speciell finansieringskod kan särredovisas. Fler finansieringskoder skapas om behov uppstår. Kurser inom program: KS Lärarutbildning: LÄR Lärarlyftet: LL Sommarkurser: SO Kurser för yrkesverksamma: YV (ska särredovisas, uppdrag i regleringsbrevet) Uppdragsutbildning: UU (ska särredovisas) Inresande utbytesstudent: IU 3.7 Fördelning av utbildningsområden för kurser Se förvaltningschefsbeslut FÖ 9 2014-09-16 för principer för fördelning av utbildningsområde (eller reviderad version). 4. Antagning och etablering 4.1 Programstudenter och friståendekurs Antagningsadministrationen vid Konstfack görs i det nationella antagningssystemet NyA, som Universitets- och högskolerådet (UHR) ansvarar för. Efter att en antagningsomgång är genomförd förs namn, adress- och behörighetsuppgifter tillsammans med information om antagning respektive reservplacering över till Ladok. Dessa uppgifter används sedan som underlag för registrering och reservantagning. Sökande som antas lokalt vid Konstfack prövas av handläggare på studentkansliet och etableras direkt i Ladok. 6
4.2 Studieavgiftsstatus Studieavgifter infördes i Sverige för utbildningar som startade efter den 31 juli 2011. Det innebär att studieavgifter ska tas ut för studier på grundnivå och avanceradnivå av den som inte är medborgare i en stat inom EU/EES eller i Schweiz, eller enligt något av de undantag som anges i Studieavgiftsförordningen (2010:543). I Ladok måste därför studenternas studieavgiftsstatus dokumenteras. UHR kontrollerar och prövar alla studenter som söker och antas via NyA. Uppgiften följer med när antagningsuppgifterna läses ner i Ladok. Ekonomienheten meddelar vid fullgjorda betalningar för studieavgiftsskyldiga studenter och det läggs in i Ladok av studentkansliet. Dessa uppgifter får lämnas ut på medium för automatiserad behandling och skickas till Migrationsverket. Sökande som etableras och antas lokalt vid Konstfack prövas av handläggare på studentkansliet. Ändringar av avgiftsstatus handläggs av handläggare på studentkansliet. 4.3 Stipendiestudenter Beslut om tilldelning av stipendium för studieavgifter meddelas studentkansliet som registrerar det i Ladok som en betalning med anteckning att det gäller ett stipendium. 4.4 Antagning till senare del av program Se antagningsordningen. Antagningsbeslut meddelas Studentkansliet som etablerar och antar i Ladok. 5. Utbytesstudenter (antagning, etablering och registrering) 5.3 Utresande utbytesstudenter 5.3.1 Katalogdata för utbytesprogram Uppgifter om studerande som reser till utlandet för att studera inom ett utbytesprogram skall dokumenteras i Ladok. Utbytesstudenternas registreringar ger studentpengar (HST-grundande). Internationell handläggare vid Utbildnings- och forskningsadministrativa avdelningen ansvarar för funktionen att i Ladok definiera utbytesprogram. Om studierna är HPRgrundande görs en markering härom när utbytesprogrammet kodsätts (utbytesstudier är oftast inte HPR grundande). 5.3.2 Inläggning och registrering av utbyte för utresande student Internationell handläggare vid UFA uppdaterar Ladok (SA07) med följande uppgifter: koder för utbytesprogrammet, universitetet och landet den studerande skall åka till, samt kod för utbildningsprogram om studierna skall tillgodoräknas inom programmet. Det går att lägga in flera utbyten per person och termin. Även specificerade uppgifter om studierna måste läggas in i Ladok: terminsintervall kompletterat med start- och slutvecka, uppgift om fördelning på utbildningsområden samt poäng per termin. Dessa uppgifter ligger till grund för HSTberäkningen. Registrering på utbytesstudier görs av handläggare i Ladok (RG04, RG01) efter att studenten påbörjat sina utbytesstudier. Den utresande studenten registrerar sig för en termin i taget, d.v.s. om utbytet löper över två terminer, skall registreringen göras för en termin i taget. 7
5.4 Inresande utbytesstudenter 5.4.1 Etablering och antagning i Ladok Inresande utbytesstudenter etableras (SA06) i Ladok av internationell handläggare på UFA. Interimspersonnummer, namn, särskild behörighet, sändande lärosäte etc. dokumenteras i Ladok. Kurser som läses inom ett internationellt utbyte är avgiftsbefriade. 5.4.2 Val av kurser och registrering Internationell handläggare vid UFA förser studenten med en etablerings/registreringsblankett. Studenten och utbyteskoordinator vid institutionen fyller gemensamt i blankettens del avseende kursåtagande och blanketten undertecknas av institutionskoordinatorn och studenten. Blanketten skickas till studentkansliet och används sedan som underlag då studenten registreras på kurs/kurser i Ladok. Ett anmälningstillfälle skapas i KA15 med finansieringsformen Inresande utbytesstudent (IU). Därefter antas den inresande studenten i funktionen SA06 och registreras i registreringsfunktionen. Eventuell registrering på del av kurs görs på institutionen. Antagning kan göras antingen till befintliga kurser från ordinarie kursutbud, till del av kurs om studenten inte ska läsa hela kursen eller individuell kurs. När det gäller inresande studenter får Konstfack tillgodoräkna sig ersättning för helårsstudenter (hst) och helårsprestationer (hpr) på samma sätt som för ordinarie studenter. Alla hitkommande studerande inom utbytesprogrammen skall därför etableras i Ladok och deras närvaro och studieresultat ska dokumenteras. 5.4.3 Betygsrapportering Om den inresande utbytesstudenten skall läsa kurser ur ordinarie kursutbud rapporteras resultaten av institutionen på vanligt sätt i funktion RS01 och RS10 i Ladok. Inrapportering av betyg på individuella kurser sker i RS02. 5.4.4 Byte av interimspersonnummer Student som erhåller ett svenskt personnummer kan ersätta interimspersonnumret med det svenska personnumret. Ett personbevis inlämnas till Studentkansliet som ändrar personnummer i Ladok. 6. Individuell studieplan Om en student exempelvis har haft studieuppehåll eller haft problem med att klara av ordinarie studiegång, så kan studenten få en individuell studieplan. En sådan studieplan upprättas av prefekt/programansvarig och lämnas till Studentkansliet. I de fall en students planerade studiegång avviker från den normala inom programmet kan terminsregistrering bli administrativt onödigt krävande. Då erbjuds möjligheten att registrera studenten på anmälningskod (fristående kurs). Hur registreringen skall göras bestäms av Ladokansvarig i samråd med berörd institution. 7. Registrering av studenter Registrering av studenter på första terminen inom program ska ske vid kursstart. Registrering av övriga studenter kan göras tidigast en vecka innan kursstart, och senast vid kursstart. Det finns tre olika (kurs/termin) registreringstyper i Ladok: 8
FFG = förstagångsregistrering Student registrerar sig för första gången på en kurs. Utebliven registrering ger ingen HST-ersättning (HST= helårsstudent, utgör underlag för tilldelning av medel). FO = fortsättningsregistrering Registrering av student på termin två eller följande terminer på en kurs som går över flera terminer). Ger HST. OM = omregistrering Studenten registrerar sig på en kurs där han/hon tidigare varit FFG registrerad och ev. FO-registrerad. Ger inga HST. Beslut om att omregistrering sker på institutionen. 7.1. Kandidatprogrammen och masterprogrammen Samtliga studenter på kandidatprogrammen samt på masterprogrammet/en ska registreras enligt modellen terminsregistrering (detta gäller inte BI:s masterprogram). Terminsregistrering innebär att varje student automatiskt kursregistreras på samtliga kurser som är märkta som obligatoriska i KA24. Institutionerna kursregistrerar själva de valbara kurserna som ingår i kandidatprogrammen och masterprogrammen/et. Institutionerna ansvarar för meddela studentkansliet vid felaktigt inlagda registreringar. 7.2 Lärarprogrammet vid institutionen för Bildpedagogik Samtliga studenter på lärarprogrammet ska registreras enligt modellen kursregistrering. Kursregistrering innebär att studenten registreras på varje enskild kurs som påbörjas. Institutionerna ansvarar för meddela studentkansliet vid felaktigt inlagda registreringar. 7.3 Registrering på fristående kurs Registrering på fristående kurser görs utifrån en särskild anmälningskod som skapas för varje kurstillfälle av studentkansliet. Anmälningskoden är unik och knyts till uppgifter om kurskod, termin, kurstakt, undervisningsform, undervisningsort och poängfördelning mellan terminer. Studenter som avser att följa fristående kurser ska kursregistreras i samband med kursstart. Studenterna registrerar sig vid Studentkansliet/institutionen senast en vecka efter kursstart. Information om hur registrering går till skickas till studenten av institutionen. Institutionerna ansvarar för meddela studentkansliet vid felaktigt inlagda registreringar. 7.4 Borttagning av termins- och kursregistrering Borttagning av termins- och kursregistrering får endast göras av Ladokansvarig eftersom det har påverkan på beräkning av HST i årsredovisningen. Borttagning av registrering/ar från någon annat år än innevarande får endast tas bort efter beslut av chefen för Utbildnings- och forskningsadministrativa avdelningen. 8. Tröskelregler och uppflyttning Institutionerna ska meddela Studentkansliet senast 15 augusti varje år vilka programstudenter som ej får flyttas upp enligt de fastställda tröskelreglerna. Studentkansliet verkställer sedan uppflyttningarna i Ladok. 9
9. Resultatrapportering Resultatrapportering utförs av utbildningsadministratörer på institutionerna. Resultat ska rapporteras i Ladok senast tre veckor efter examinations datum. Det finns två nivåer i Ladok vad gäller betygsrapportering: Betyg på hel kurs, slutbetyg (RS10) Betyg på prov (RS01) Det är prestationsdatumet som skall rapporteras för samtliga prov på kursen (inte det datum som examinator rättat färdigt). Följande regler gäller för betygsrapportering i Ladok: 1. Betygsrapportering sker via rättningsprotokoll skapade från ladok. 2. Efter genomförd och bedömd examination lämnar kursansvarig betygsunderlag till utbildningsadministratör. 3. Betygsunderlag innebär att rättningsprotokollet är ifyllt med de studerandes betyg (även icke godkända), examinationsdatum, examinatorns namn om annan än kursansvarig, kursansvarigs underskrift. Studenter som ej deltagit i examinationen ska strykas från listan ej betygssättas. 4. Utbildningsadministratör för in betyg i ladok och skriver ut arkivlista. Arkivlistan kontrolleras av examinator, skrivs under och lämnas åter till utbildningsadministratör (om examinator inte är tillgänglig kan kontroll och påskrift göras av prefekt). 5. Utbildningsadministratör för in betyg definitivt i Ladok och ansvarar för att underlaget arkiveras enligt dokumenthanteringsplanen. Utbildningsadministratör intygar med sin namnteckning och datum på arkivlistan att överföringen av betyg är gjord. 10. Tillgodoräkning av studier Student vid Konstfack kan ansöka om att tillgodoräknande i enlighet med HF 6 kap. 6, 7 och 8. Studenten fyller i en tillgodoräknandeblankett som finns tillgänglig på intranätet och skickar den till registrator som diarieför ärendet och sedan skickar ansökan vidare till berörd institution för handläggning. Beslut i tillgodoräknandeärenden ska fattas av berörd institution. 1. ansökan om tillgodoräknande av tidigare studier, gentemot befintlig kurs eller del av kurs vid Konstfack handläggs av utbildningsadministratör. 10
2. avslagen/beviljad ansökan diarieförs på eget, unikt, diarienummer och beslut med bifogad information om möjligheter till överklagan meddelas studenten skriftligt. Beslutet skall innehålla ärendets unika diarienummer. 3. ej komplett ansökan återsänds till studenten med information om att ansökan ej är komplett och varför. Om ansökan ej är komplett ansvarar berörd institution för att begära in kompletterande handlingar från studenten. Har kompletterande handlingar inte inkommit inom 4 veckor från begäran avslås ansökan med motiveringen otillräckligt underlag och beslutet skickas till studenten. Grund- och avancerad nivå 1. Tillgodoräknande av delkurs rapporteras in med funktion RS01, delfunktion "Inläggning av tillgodoräknande av prov". Uppgifter om vad som ligger till grund för beslutet (d v s den ursprungliga kursbenämningen/-momentet, ursprungsbetyg, lärosätets namn samt hur många högskolepoäng som tillgodoräknas) anges genom en anteckning i funktionen. Vid tillgodoräknande av delkurs sätts alltid betyget TG. Observera att ett tillgodoräknande av delkurs kan medföra att betyg på hel kurs behöver rapporteras i direkt anslutning. 2. Tillgodoräknande av kurs rapporteras in med funktion RS21. Vilken kursbenämning som ska användas anges i särskilt avsnitt ovan. 3. Den institution som fattar beslut om tillgodoräknande svarar även för att uppgifterna dokumenteras i Ladok. (Obligatorisk information: Beslutsdatum, beslutsfattare, diarienummer, TG grundas på samt TG motsvaras av.) 4. Om tillgodoräknandet gäller utbytesstudier behöver tillgodoräknandet kopplas till utbytet. Institutionen ansvarar för arkivering av underlagen för tillgodoräknande. (Aktuellt för examenshantering) Beslut och överklagandehänvisning skall finnas med på blanketten för ansökan om tillgodoräknande. 11. Offentlighet och sekretess Varje högskola ska enligt Förordningen (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskola föra ett lokalt register över de studerande och deras studieresultat. Rätten att erhålla registerutdrag regleras i Personuppgiftslagen (1998:204). Alla uppgifter i Ladok är offentliga. Enskild student har möjlighet att ansöka om sekretessprövning i Ladok (se vidare Offentlighets- och sekretesslagen 2009:400). Sekretesshantering i Ladok handläggs av Ladokansvarig. Beslut om sekretess ska beviljas i Ladok beslutas av förvaltningschefen. 12. Disciplinärenden Disciplinärenden som leder till avstängning från undervisning meddelas Studentkansliet som ansvarar för att uppdatera Ladok. 11
13. Adressändring I Ladok finns studentens folkbokföringsadress. Student ska själv ansvara för att telefonnummer och eventuell tillfällig adress anmäls till studentkansliet. Vid namnändring ska personbevis lämnas. Studenternas adress uppdateras i en gång per termin via Skatteverkets system Navet. 14. Byte av inriktning inom program Institutionen ska meddela Studentkansliet om beslut av byte av inriktning för en student. Studentkansliet handlägger sedan ändringen i Ladok. 15. Studieuppehåll och studieavbrott på program och kurs 15.1 Studieuppehåll på program Studieuppehåll för studenter på fristående kurs kan inte dokumenteras i Ladok. Studieuppehåll kan dokumenteras för studenter som är antagna till program och som har påbörjat studierna på det aktuella programmet. Studieuppehåll innebär att studenten inte deltar i undervisningen eller på annat sätt är aktiv på det aktuella programmet under tiden för uppehållet. Uppgiften om beviljat studieuppehåll ska dokumenteras i Ladok (SA45). 15.2. Studieavbrott på program Studieavbrott ska anmälas skriftligen av studenten. Tidigt avbrott på program som sker inom de tre första veckorna på termin 1 ska dokumenteras i Ladok som återbud och studentens terminsregistrering och eventuella kursregistreringar skall tas bort. Återbud läggs endast in om inga resultatrapporteringar finns. Om det sker efter 3 veckor registreras det som avbrott både på programmet och på programmets kurser. 15.3 Avbrott på kurs Avbrott på kurs skall registreras i Ladok för studenter som registrerat sig på en kurs och därefter bestämt sig för att avbryta kursen. Beroende på när avbrottet sker skall avbrottet karakteriseras som antingen ett tidigt eller som ett sent avbrott. Tidigt avbrott på kurs (RG10) Skall registreras i Ladok om en studerande inom tre veckor efter kursstart anmält avbrott på kursen och under den tiden inte blivit godkänd på något prov på kursen. Tidigt avbrott innebär för den studerande att hon/han kan söka kursen på nytt kommande terminer. För högskolan innebär tidigt avbrott att högskolan inte är berättigat till ersättning för dessa studenter. Avbrott (sent) på kurs (RG10) Skall registreras i Ladok om en student skriftligen anmält att den avbrutit sina studier på kursen efter det att det hunnit gå mer än 3 veckor efter av kursen startat eller blivit godkänd på något prov på kursen. Sent avbrott innebär för den studerande att hon/han inte har möjlighet att söka om kursen en kommande termin. Om den studerande vill återuppta sina studier skall hon/han i mån av plats omregistreras på kursen. Beslut om omregistrering sker på institutionen. 16. Avstängning Beslut om avstängning dokumenteras i ladok av ladokansvarig (SA01). Vid avstängning dokumenteras under vilken tidsperiod som beslutet om avstängning gäller. Markeringen hindrar att registreringar 12
och resultatrapporteringar görs för den aktuella perioden. Uppgiften om avstängning visas i vissa av Ladoks utdatafunktioner. 17. Avskiljande av student Beslut om avskiljande dokumenteras i ladok av ladokansvarig (SA01). Vid avskiljande dokumenteras under vilken tidsperiod som beslutet om avskiljande gäller. Markeringen hindrar att registreringar och resultatrapporteringar görs för den aktuella perioden. Uppgiften om avstängning visas i vissa av Ladoks utdatafunktioner. 18. Examen och examensbevis När en student fullföljt en utbildning, kan han/hon ansöka om att ta ut en examen. Ansökan om examensbevis registreras i Ladok. Ansökan granskas och under förrutsättning att examenskraven är uppfyllda utfärdas beviset. Uppgifter om den utfärdade examen samt vilket datum examensbeviset utfärdades dokumenteras i Ladok. 19. Rapportering till SCB, CSN och Migrationsverket Studentkansliet ansvarar för återrapportering till Statistiska Centralbyrån (SCB), Centrala studiestödsnämnden (CSN), Migrationsverket. Kataloguppgifter (kurser, registreringar, resultat) från Ladok överförs via batchfil till CSN och antagningssystemet NyA varje dag. 20. Årsredovisning Ladokansvarig ansvarar för uttag av årsredovisningsdata ur Ladok inför årsredovisningen. Det som görs är en sammanfattande uppföljning av helårsstudenter (HST) och helårsprestationer (HPR) för året (UB50, Årsredovisning). Dessutom görs en Differensårsredovisning (UB50) avseende HPR från december föregående år men som inte redovisats i årsbokslutet. Differensen redovisas i nästkommande årsredovisning. En rapport ska skrivas avseende HST och HPR relaterat till kurser inom program, fristående kurs, utbildningsområde, institution, in och utresandestudenter, uppdragsutbildningar mm. (Ladokrutin UB51, Utdataårsredovisningsuppgifter). 13