NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 3/2015 1 Köks- och städsektionen Tid 10.06.2015 kl. 13.00 Plats ÄmbetsEdu, Ämbetshuset Ärenden som skall behandlas Sida 25 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 34 26 Val av protokolljusterare 35 27 Godkännande av föredragningslistan 36 28 Budgetramar för 2016 37 29 Fastställande av externa avgifter 2016 39 30 Personalrapport 2014 40 31 Höghöjdsstädning 41 32 Florahemmet 42 33 Frukt och grönt, offertförfrågan 43 34 Anmälningsärenden 44 Protokollet framlagt till påseende Tid och plats Ordförande 04.06.2015 GRETA NÄS
NYKARLEBY STAD PROTOKOLL 3/2015 33 Köks- och städsektionen Tid 10.06.2015 kl. 13.30-14.50 Plats Beslutande Näs Greta, ordförande Enlund Ann-Charlott Holmberg Marika Strang Frej Högdahl Jan-Erik, ersättare för S Lawast Frånvarande Övriga deltagande Lawast Sören Backlund Eva, kökschef Jakobsson Margaretha, serviceförman Lillbacka Gunilla, stadskamrer, protokollförare Paragrafer 25-34 Underskrifter Ordförande Protokollförare Greta Näs Gunilla Lillbacka Protokolljustering Tid och plats 12.6.2015 Underskrifter Framlagt till allmänhetens Ann-Charlott Enlund Jan-Erik Högdahl Måndagen den 15.6. 2015 i stadskansliet, Topeliusesplanaden 7 Påseende Tid och plats Bestyrker Gunilla Widman, kanslist
Köks- och städsektionen 10.06.2015 34 CK:97/2015/001 25 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Kos 25 Ordförande/viceordförande öppnar sammanträdet samt konstaterar huruvida stadsstyrelsens köks- och städsektion är lagligt sammankallad och beslutför. Sammanträdet konstaterades vara i laga ordning sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande ledamöter beslutfört.
Köks- och städsektionen 10.06.2015 35 CK:98/2015/001 26 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Kos 26 Förslag: Två ledamöter utses att justera protokollet från sammanträdet. Tidpunkt och plats fastslås också. Till protokolljusterare utsågs ledamöterna Ann-Charlott Enlund och Jan-Erik Högdahl. Protokollet justeras på ekonomikontoret fredag 12 juni 2015 kl. 9.00.
Köks- och städsektionen 10.06.2015 36 CK:99/2015/001 27 GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Kos 27 Förslag: Efter att ordföranden antecknat eventuella extra ärenden godkänner sektionen föredragningslistan. Föredragningslistan godkändes.
Köks- och städsektionen 10.06.2015 37 CK:754/2015/123 28 BUDGETRAMAR FÖR 2016 Bilaga 1/28 Stadsfullmäktige fastställer slutgiltigt den 4.6.2015 budgetramarna för 2016. Beredningen i korthet: Inför 2015 reformerades budgetarbetet en aning och ramarna bygger endast på externa kostnader. Kostnadsmedvetenhet måste med andra ord finnas där kostanden uppstår. Detta betyder att bl.a. interna hyror, städ- och kökstjänster och andra mindre interna inköp inte finns medräknade i ramen då den uppgörs men som givetvis fortsättningsvis kommer att fördelas och skall beaktas som en kostnad hos den mottagande enheten, men av intern natur. Fördelningen av interna kostnader är ett nollsummespel. Med den information som finns tillhanda vid uppgörandet av 2016 års budgetram, bygger ramen i stort på följande antaganden: - Statsandelarna sjunker för Nykarlebys del med 370 000 euro från 2015 års budgeterade nivå. Dock finns det en stor osäkerhet beträffade statsandelarna och deras utfall i detta skede. - Stadens skatteintäkter beräknas av kommunförbundet minska med 0,3 % från 2015 till 2016. Stadsstyrelsen och stadsfullmäktige tar ställning till kommunens skattesatser först på hösten när ytterligare information gällande skatteutvecklingen och budgetläget för 2016 är tillgängliga. - Kollektivavtalens inverkan på budgeten för 2016 är inte heller kända, förhandlingarna inleds i slutet av juni och kommer parterna inte överens kan avtalet sägas upp 31.8.2015, annars löper det fram till 31.1.2017. I 2016 års budgetram ingår en ökning på 50 000, vilket motsvarar en förhöjning på 0,3 % - Budgetramen tillåter i övrigt inga ökningar utom en post på 150 000 euro för köp av tjänster. - I ramen ingår dessutom ett sparbelopp på 40 000 euro för byte av semesterpremie eller frivilliga tjänstledigheter. Staden har ett tidsbestämt avtal som gör att byte mot ledig tid fortsättningsvis är möjligt och önskvärt om verksamheten det möjliggör. - Eftersom investeringstakten varit hög de senaste åren syns det i form av ökande avskrivningar, i ramen ingår även en ökning av avskrivningar från 2015 års nivå med 105 000 euro - Budgetramen skall i övrigt inrymma eventuellt nya tjänster och verksamheter.
Köks- och städsektionen 10.06.2015 38 Kos 28 Med ovanstående antaganden inklusive det sparpaket på 740 000 euro som preciserats enligt lista, beräknas nettodriftsbudgeten minska med 1,27 %. Trots dessa åtgärder visar resultaträkningen ett underskott på ca 5 000 euro. När det gäller investeringarna har staden flera stora projekt att slutföra, som i höstens ekonomiplan kommer att prioriteras. I övrigt uppmanas till största möjliga återhållsamhet. Eventuella övriga beslut som tas i fullmäktige 4.6 delges på mötet. Kök- och städsektionens budgetramar i bilaga. KAM: Kök och städ sektionen diskuterar budgetdirektiven givna av stadsfullmäktige 4.6 och de utmaningar och möjligheter inför 2016 som finns inom sektorn och ger tjänstemännen i uppdrag att inkomma med budgetförslagen till sektionens extra möte i september. Stadskamrerens förslag godkändes.
Köks- och städsektionen 10.06.2015 39 CK:755/2015/131 29 FASTSTÄLLANDE AV EXTERNA AVGIFTER 2016 Bilaga 1/29 Prislistan för kosthållet behöver uppdateras inför budgetarbetet 2016. Kos 29 KAM: Kök- och städ sektionen diskuterar prislistan för 2016 och tar beslut främst angående externa avgifter 2016, de interna fastställs i samband med budgeten. Prislistan meddelas kosthållschefen för verkställighet samt införs bland taxor och instruktioner och på stadens hemsida. Kök- och städsektionen beslöt att ha samma externa avgifter som år 2015.
Köks- och städsektionen 10.06.2015 40 CK:756/2015/114 30 PERSONALRAPPORT 2014 Kos 30 Personalrapporten har behandlats i styrelse och fullmäktige och kunnat konstatera att frånvarodagarna har ökat i hela staden. Det sammanlagda antalet dagar som hela personalen både ordinarie och vikarier har varit frånvarande från sina arbetsplatser av olika orsaker uppgår till 17 000 dagar år 2014, för år 2013 var motsvarande siffran 16 192 och utan NK 15 234 dagar. Det som är mest oroväckande är att sjukfrånvaron ökar. Staden (utan NK) hade dryga 1 000 dagar mera sjukfrånvaro under 2014 än jämfört med 2013, eller 3,1 dagar per anställd. Sjukfrånvaron är hög bland kök- och städpersonalen, endast egen sjukfrånvaro, var dagarna 738 på kök och 763 på städ. Under senaste veckorna har grävts en del i statistiken och vi har försökt hitta orsaker till frånvaron och kunnat konstatera att det finns både privata och arbetsrelaterade. På mötet presenteras en närmare grafik på de olika teamen/arbetsplaserna. Stadens personalrapport sänds inte ut men finna att läsa i sin helhet på stadens sida fr.o.m. 5.6. KAM: Sektionen antecknar informationen för kännedom. Informationen antecknades för kännedom och sektionen uppmanar PPU att ta en diskussion med HVC-läkarna om grunderna för sjukskrivningarna.
Köks- och städsektionen 10.06.2015 41 CK:757/2015/118 31 HÖGHÖJDSSTÄDNING Bilaga 1/31 Städning av ytor på hög höjd har ofta diskuterats och teamledarna har samlat info om dessa områden och rapporterat till serviceförmannen enligt bilaga. Kos 31 KAM: Antecknar listan för kännedom och föreslås att en utomstående firma tas för att åtgärda höghöjds städningen och att det alltid görs i samråd med tekniska kansliet så att synergier kan nås. Kök- och städsektionen uppmanar tekniska nämnden att utarbeta ett system / schema för ventilationsrengöring samt meddela serviceförmannen i god tid så att storstädningen kan göras samtidigt.
Köks- och städsektionen 10.06.2015 42 CK:758/2015/122 32 FLORAHEMMET Kos 32 Det har förts diskussioner med Florahemmet om köp av lunch och de kommer att fr.o.m. 27 juni köpa lunch från Hagalund under helgerna. Arrangemanget kommer att utvärderas under hösten och förlöper allt bra förs fortsatta diskussioner med dem om att de skall bli utdelningskök. KAM: Antecknas för kännedom och sektionen fastställer priset till 6,50 per lunch. Stadskamrerens förslag godkändes.
Köks- och städsektionen 10.06.2015 43 CK:759/2015/107 33 FRUKT OCH GRÖNT, OFFERTFÖRFRÅGAN Kos 33 Bilaga 1/33 Revisorn har i sitt revisions PM för 2014 påpekat att det saknas offerter för inköp av frukt och grönt. Staden har upphandlat potatis men inte haft någon upphandling på frukt och grönt, priset varierar mycket beroende på säsong och vi har som målsättning i vår kök- och städstrategi att försöka köpa mera råvaror lokalt och enligt säsong, detta är också ett försök att hålla kostnaderna nere. Staden deltog i ett ekoprojekt där vi försöker använda mera ekologisk och närproducerad mat, ekomorötterna köps in lokalt från Jeppo, där finns en muntlig överenskommelse om ett konkurrenskraftigt pris. Kosthållschefen har jämfört priser på frukter som vi köper från nuvarande leverantörer med priser på KH:s (kuntahankinta) lista. Priserna är klart billigare enligt KH: lista på utländska frukter så som bananer, kiwi, plommon, päron, vindruvor, melon, mandarin m.m. än nuvarande priser. Kosthållschefen sammanställer en lista till mötet. KAM: Föreslår att Nykarleby stad ansluter sig till Kuntahankinnats gemensamma upphandling av livsmedel, produkt område D. (frukt och grönsaker) och köper därifrån sådant som inte odlas lokalt. Stadskamrerens förslag godkändes.
Köks- och städsektionen 10.06.2015 44 CK:760/2015/001 34 ANMÄLNINGSÄRENDEN 11.5.2015 Person på arbetsprövning började på Hagalund/kök EB 31.5.2015 Personalrotation, centrum avslutad EB 1.6.2015 CBS kök renoveringen påbörjad EB 1.6.2015 Hemservicen flyttar till Campen och Nkby sköter även städningen där motsvarande tidigare HVC:s städning + 1,5 timmar/vecka MJ 3.6.2015 Teamledarmöte, våravslutning EB/MJ 27.6.2015 Florahemmet köper helglunch från Hagalund EB 1.7.2015 Gunilla Johnson/Normen städare, går i pension. Ingen nyanställning, timmar omfördelas på övriga städare på Normen/Skogsparken MJ 1.8 2015 Anneli Renvall städare BK går i pension. Oklart med efterträdare.mj 1.6.2015 Munsala köket öppet till 3.7. gör mat till alla daghem. EB 6.7.2015 Hagalund skickar mat till daghem (skogsstjärnan) EB 12.8.2015 Personalrekreationsdag kök/städ EB/MJ Kos 34 KAM: Antecknas för kännedom. Antecknades för kännedom.
Köks- och städsektionen 10.06.2015 45 ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄR Besvärsförbud Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet kan, enligt KomL 91, rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer: 28, 30 31, 34 Anvisning för rättelseyrkande Den som är missnöjd med ett av nedannämnda beslut kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande till stadsstyrelsens köks- och städsektion inom 14 dagar från delgivningen av beslutet. Paragrafer: 25 27, 29, 32-33 Kontaktinformation: Köks- och städsektionen, PB 29 (Topeliusesplanaden 7), 66901 Nykarleby nykarleby.stad@nykarleby.fi Rättelseyrkandet kan framställas av en part, d.v.s. den som beslutet gäller, eller vars rätt, skyldighet eller fördel beslutet påverkar direkt, eller av en kommunmedlem. Rättelseyrkandet ska framställas inom 14 dagar från delgivning av beslutet. En part anses, om inget annat visas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget om beslutet sänts till parten per brev. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. I rättelseyrkandet ska den som söker rättelse, och den som avfattat skrivelsen, anteckna namn, hemkommun, postadress och telefonnummer. De framförda kraven på rättelse med motiveringar skall tydligt framgå av rättelseyrkandet. Till rättelseyrkandet skall bifogas: o beslutet i vilket rättelse söks, antingen som kopia eller i original o handlingar man hänvisar till Rättelseyrkandet skall vara köks- och städsektionen tillhanda före kl. 16.00 den sista dagen som rättelseyrkande får framställas.
Köks- och städsektionen 10.06.2015 46 Anvisning för besvär I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Kommunalbesvär, paragrafer: Förvaltningsbesvär, paragrafer: Besvärsmyndighet: Vasa förvaltningsdomstol, PB 204 (Korsholmsesplanaden 43), 65 101 Vasa vaasa.hao@oikeus.fi, fax 02 956 42 760 Annan besvärsmyndighet: Adress: Paragrafer: Besvär skall anföras inom 30 dagar från delfåendet av beslutet. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram offentligt. En part anses, om inte något annat påvisas, ha fått del av beslutet sju dagar efter att protokollsutdraget om beslutet sänts till parten. Beslut som getts efter anslag anses ha kommit parterna till kännedom den dag då beslutet gavs. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av dem som är part eller av en kommunmedlem. Besvärsskriften skall innehålla följande uppgifter: o Ändringssökandes underskrift o Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. o Vilket beslut som överklagas o Vilka ändringar som yrkas i beslutet o Motiveringar till att beslutet bör ändras. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Besvär får anföras på den grunden att o Beslutet har tillkommit i felaktig ordning, o Den myndighet som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter, eller o Beslutet annars strider mot lag. Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post, e-post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall sändas i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvär till Vasa förvaltningsdomstol skall lämnas in senast kl. 16.15 den dag då besvärstiden går ut. För besvär till förvaltningsdomstol uppbärs en avgift om 90. I Lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/1993) finns särskilda bestämmelser om vissa fall där avgift inte uppbärs.