Innehållsförteckning FÖRSÄKRINGSBOLAG Collectum... 4 FORA AB... 6 HANDEL & GROSSIST ARVID NORDQUIST HAB... 8 BERGENDAHLSGRUPPEN AB... 10 BOXON AB...12 BYGGBESLAG AB...14 Gycom AB... 16 ELFA AB... 18 GÄRDIN & PERSSON AB...20 HEMTEX AB... 22 HEMTEX AB (F&R)... 24 HÄSTENS...26 KOMPLETT...28 TIBNOR AB...30 WATSKI...32 LIVSMEDELSFÖRETAG AARHUSKARLSHAMN...34 CAMPBELLS SOUP SWEDEN AB...36 GUNNAR DAFGÅRD AB (SCM)... 37 GUNNAR DAFGÅRD AB (CRM)...38 SEMPER...40 WASABRÖD AB...42 OFFENTLIG SEKTOR KRISTIANSTADS KOMMUN...44 STOCKHOLM VATTEN...46 TILLVERKANDE FÖRETAG ABU GARCIA AB (ERP)...48 ABU GARCIA AB (SCM)...50 ATOS MEDICAL... 52 CEWE-CONTROL... 55 EMBALLATOR ULRICEHAMNS BLECK AB...56 ERASTEEL KLOSTER AB...58 ESBE AB...60 FLEXTRUS...62 GAS TURBINE EFFICIENCY AB...64 GGP SWEDEN AB...65 KONGSBERG AUTOMOTIVE AB...66 LAFARGE ROOFING AB...69 METSO MINERALS (WEAR PROTECTION) AB...70 PA RESINS AB... 72 Q-MATIC SWEDEN AB... 74 SANGTEC MOLECULAR DIAGNOSTICS AB... 76 VIKING LIFE SAVING EQUIPMENT... 78 TJÄNSTEFÖRETAG G4S...80 KALIX TELE24...82 SCANDIC...84 TRANSPORT & DISTRIBUTION SCANDLOG AB...86 ÅTERVINNINGSFÖRETAG RAGN-SELLS...88 LÄKEMEDELSFÖRETAG BLUEFISH...90 MÖLNLYCKE HEALTH CARE AB...92 RECIPHARM...94 2 MEDIA NORSTEDTS JURIDIK...96
VÅRA KUNDER BERÄTTAR I hela Sverige, hos företag i alla branscher och storlekar, finns SAP som den stabila leverantören av affärssystem. Sedan nästan 40 år tillbaka är vi världsledande på att utveckla kundanpassade och flexibla system, som passar varje företag och deras unika förutsättningar. Med SAP kan ditt företag få en klar bild av verksamheten ett krav i dagens föränderliga värld, där du snabbt måste anpassa dig till nya förutsättningar och utmaningar. Det är mycket vi skulle vilja berätta om hur vi kan hjälpa ditt företag att bli mer framgångsrikt. Men lita inte bara på vad vi säger. Lyssna istället på våra kunder! Vi har samlat en rad erfarenheter från våra kunder i denna skrift som vi valt att kalla Våra kunder berättar. Läs kundernas egna ord om planering, utförande, effekt och resultat av att investera i SAPs lösningar. Med rätt komponenter i form av människor, system och grundläggande förutsättningar har dessa kunder lyckats sätta en trygg och säker plattform på plats för sin framgång. Våra kunder berättar består av mindre och medelstora svenska, och även nordiska, företag som ofta har liknande behov och utmaningar. Tillsammans med vårt ekosystem av kompetenta och branschkunniga återförsäljare levererar vi kostnadseffektiva lösningar, som kan implementeras på kort tid och snabbt ger avkastning på din investering. Men det överlåter vi som sagt till våra kunder att berätta mer om. Vår förhoppning är att du får både inspiration och information genom företagens egna berättelser. Vi är övertygade om att vi kan hjälpa till att stödja er utveckling och ser därför fram emot en diskussion och ett framtida samarbete. Trevlig läsning! SAP Svenska AB 3
COLLECTUM FÖRSÄKRINGSBOLAG Efter att Collectum frigjordes från Alecta och blev ett eget företag år 2005 behövde man ett nytt affärssystem för att hantera tjänstepensionen ITP. Totalt omfattas 1,7 miljoner personer av ITP varav 750 000 är aktivt försäkrade. De höga kraven på kapacitet och tillgänglighet i kombination med en integrerad utvecklingsmiljö för att skapa egna funktioner gjorde att man valde SAP. Collectum fick sitt system enligt tidsplan och budget. COLLECTUM HÖLL TIDSPLAN OCH BUDGET MED SAP Behovet Collectum skapades som företag år 2005 efter att ha blivit avknoppade från Alecta. Då ITP skulle konkurrensutsättas skapades Collectum för att sköta administrationen av tjänstepensionerna för privatanställda tjänstemän. Företaget är kittet mellan de 28 000 företag som är anslutna till Svenskt Näringsliv, de tjänstemän som är anslutna till ITP inklusive ITPK samt de cirka 20 försäkringsbolag som de försäkrade kan välja mellan. Det fanns stora krav på att affärssystemet skulle ha hög kapacitet då det finns 750 000 aktiva tjänstemän, det vill säga sådana som har en anställning i ett företag som omfattas av ITP. Utöver det finns det passiva försäkrade som hanteras av Collectum, det vill säga sådana som tidigare har haft ITP och som nu har pensionskapital i form av fribrev. Ett annat krav var också att kunna vidareutveckla systemet. Bland annat fanns det inget system på marknaden som motsvarade de specifika krav Collectum hade, till exempel beräkning av premier samt möjligheten för den försäkrade att göra sina val. Collectum ställdes inför ett klassiskt problem. Ska vi fortsätta med det system som Alecta hade, utveckla ett nytt från grunden eller köpa in ett standardsystem? Lösningen Valet föll på SAP av olika skäl. Ett av de viktigaste var tiden. Den 1 juli 2007 skulle allting rulla och vara klart och det fanns ingen tid att utveckla ett eget. Alectas system kunde inte utvecklas vidare på det sättet som Collectum ville. Genom att välja SAP fick Collectum ett affärssystem som dels klarade kraven på kapacitet och tillgänglighet, och dels hade en integrationsplattform för egen utveckling av de funktioner och rutiner som Collectum behövde. Med hjälp av Connecta infördes SAP Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Portal och Business Intelligence (BI). I dessa hanteras avtal, företagsuppgifter samt person- och anställningsuppgifter om de försäkrade. Dessutom har Collectum lagt till affärsprocesser 4
Collectum hanterar tjänstepensionen ITP. Totalt omfattas 1,7 miljoner personer av ITP varav 750 000 är aktivt försäkrade. Då Collectum 2005 frigjordes från Alecta och blev ett eget företag behövde man ett nytt affärssystem för att administrera tjänstepensionen ITP. Med hjälp av SAPs partner Connecta infördes SAP Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Portal och Business Intelligence (BI). I dessa hanteras avtal, företagsuppgifter samt person- och anställningsuppgifter om de försäkrade. fördelar Kapacitetskraven är oerhört höga och det klarar SAP - 750 000 aktiva försäkrade hanteras varje månad samt 28 000 anslutna företag Tiden talade för SAP. Det gick betydligt snabbare att införa SAP än att utveckla ett eget system Bra och välintegrerad utvecklingsmiljö med SAP NetWeaver som gjorde skapandet av egna funktioner smidigt som premieberäkning och de val som de försäkrade kan göra med sin tjänstepension. Utveckling av nya affärsprocesser utfördes med SAP NetWeaver. Anledningen till att Enterprise Portal infördes är att de anslutna företagen och de försäkrade ska kunna uppdatera sina uppgifter via webben. Företagen anmäler nyanställda, löneändringar och andra faktorer som påverkar pensiospremien för de anställda. De försäkrade kan välja mellan de olika försäkringsbolagen och göra olika tillval, till exempel efterlevandeskydd. Vi hade en tidplan, en budget och krav på att kunna utveckla egna rutiner i affärssystemet. Dessutom ville vi ha ett system med hög tillgänglighet som kan hantera en stor mängd försäkrade och företag. Med hjälp av SAP kunde vi ticka av alla de kraven med gott resultat. Resultat Lösningen gick igång i tid den 1 juli 2007, trots den relativt korta projekttiden samt det faktum att hela ITP-planen ändrades under projektets gång. De försäkrade samt de anslutna företagen kan logga in på Collectums webbplats för att sköta sina ärenden. Företaget förmedlar varje år cirka 22 miljarder kronor i premier mellan de anslutna företagen och ett 20-tal försäkringsbolag. Kraven på hög kapacitet och tillgänglighet är tillgodosedda då systemet rullar utan att ha haft något driftsavbrott. Framtiden Två tredjedelar av de applikationer som Collectum har är baserade på SAP. Det finns en vilja att flytta över fler applikationer eftersom man eftersträvar en så homogen utvecklings- och driftmiljö som möjligt. Att underhålla och vidareutveckla i flera miljöer är både kostsamt och komplext. SAP är en plattform som många anser vara framtidssäker och det finns många IT-proffs på marknaden som är kunniga inom SAP. 5
FORA AB FÖRSÄKRINGSBOLAG SAP och Connecta har ingått ett avtal med Fora AB som innebär att Connecta får förtroendet att implementera nya IT-stöd som bygger på SAPs lösningar. IT-stödet ska hantera kundförfrågningar från 200 000 företag och deras anställda. SAP OCH CONNECTA HAR INGÅTT AVTAL MED FORA AB IT-stödet, som ersätter en flora av egenutvecklade stordatorlösningar, togs i drift vid årsskiftet 2005/2006. Fora erbjuder enkla lösningar för att administrera kollektivavtalade försäkringar och avgifter, säger Anders Modig, tidigare VD Fora. Med SAPs system får vi ett IT-stöd där vi kan förverkliga anpassade portaler för våra kundgrupper. Portalerna kommer att erbjuda tjänster som exempelvis att teckna försäkringar för företagen, göra pensionsval för anställda och hämta uppgifter om förmedlade premier och avgifter för uppdragsgivarna. Foras anställda får också ett bättre stöd i arbetet som underlättar servicen till kunderna, menar Anders Modig. IT-lösningen baseras på SAPs integrations- och applikationsplattform SAP NetWeaver och kundrelationslösningen SAP CRM. Fora AB är ett serviceföretag som förmedlar pengar och information Med SAPs system får vi ett IT-stöd där vi kan förverkliga anpassade portaler för våra kundgrupper. som avser kollektivavtalade försäkringar och olika trygghetsförmåner mellan 200 000 företag och deras anställda och försäkringsbolag, fonder samt stiftelser. Varje år förmedlar Fora cirka 20 miljarder kronor. Fora sköter också information om och pensionsvalet för Avtalspension SAF-LO som omkring 2 miljoner privatanställda arbetare gör. Fora ägs av Svenskt Näringsliv och LO. 6
7
handel & grossist Kafferosteriet har genomfört en oerhört komplex process från att kaffebönor köps in till att du njuter av en kopp kaffe. Överblick över kaffepriser i nio länder och kontinuerliga kvalitetskontroller av bönorna är vardag för Arvid Nordquist HAB. Affärssystemet förenklar överblicken för kafferosteriet Arvid Nordquist Handeln med kaffebönor har stora likheter med aktiehandel. Arabicabönorna handlas på en börs i New York. Precis som aktier kan priserna på kaffe svänga snabbt. Under det senaste året har svängningarna varit kraftiga, ibland 20 procent under en vecka. Priserna är därför något som Arvid Nordquist konstant måste ha en god överblick över. Arvid Nordquist använder SAPs affärssystem och implementerade nyligen modulen Advanced Planning & Optimization (APO). Modulen underlättar för företaget att planera de volymer som köps in till rätt datum. För Arvid Nordquist är det en tydlig fördel att affärssystemet från SAP används för alla delar i affärsprocessen. Exempelvis används systemet för att göra väl underbyggda prognoser för företagets prissättning, vilket är avgörande för att se till att lönsamheten blir tillfredsställande. Med SAP tar Arvid Nordquist även fram månadsbokslut. Arbetet med att ständigt öka effektiviteten är nödvändig för att behålla sin ställning i livsmedelsbranschen. Vad gäller priser måste Arvid Nordquist för det första ta hänsyn till kaffepriserna i samtliga länder som man köper bönor från. För det andra handlar det om att ta hänsyn till kraven på att låsa priserna som livsmedelsgrossister som ICA, Coop och Bergendahls ställer. Nu under lågkonjunkturen tittar vi allt mer på hur vi kan optimera inköpen. Det måste vi göra eftersom grossisterna vi säljer till gör samma sak. För oss är SAP ett underbart verktyg. Varje månad ger det oss tydliga svar på var i processen vi behöver bli effektivare, menar Philippe Barecca, inköps- och kvalitetsansvarig för Classic kaffe. Inte minst är det viktigt att upptäcka var det är möjligt att effektivisera distributionen av produkterna. Det gäller att vara väldigt noga med att kaffet alltid håller samma höga kvalitet. För att år efter år fortsätta att vara det främsta kaffemärket i Sverige krävs omfattande kvalitetskontroller. Redan i 8
Arvid Nordquist köper bönor från flera länder och behöver ha god kontroll på inköpspriser och bönans kvalité. Systemet effektiviserar hela processen från inköp, kvalitetskontroll till månadsrapport och statistik. Därför implementerades modulen Advanced Planning & Optimization (APO) till det redan befintliga affärssytemet. hamnen i till exempel Colombia tas ett prov ur kaffesäcken. Tester är A och O. När vi köper kaffebönor gör vi det utifrån ett smaktest. När bönorna kommer till vår anläggning i Solna ska smaken motsvara vad vi godkände. Den informationen finns lagrad i SAP-systemet. Det är viktigt eftersom konsumenterna vill ha samma smak varje gång. Förutom smak gör vi analyser av fukt, färg och bönornas kemiska sammansättning, säger Philippe Barecca. Att rapporteringen fungerar enkelt med SAP har betydelse för rapporter till organisationerna Rättvisemärkt och KRAV. Till organisationerna måste Arvid Nordquist rapportera försäljningen av produkterna som är certifierade av dessa. Men rapportfunktionen har stor betydelse i hela organisationen. SAP är ett kraftfullt affärssystem som fungerar. Fördelarna vi får av systemet lönar sig definitivt. Med APO får vi bra information från systemet om vad vi ska köpa hem framöver. Vi får en bättre kontroll över varu- och valutaflödena. Systemet ger oss information om inköp, så att vi slipper hyllvärmare. Fingertoppskänslan hos våra inköpare är viktig och tack vare underlaget från APO kan de förbättra inköpen ännu mer, säger Gabriella Fällman, IT-chef på Arvid Nordquist. Genom att ha haft flera olika befattningar på Arvid Nordquist har Gabriella Fällman praktisk erfarenhet av vilket underlag som krävs fördelar Optimerar inköpen Effektiviserar processen samt distributionen Rapportfunktionen Kontroll av varu- och valutaflöden Gör prognoser för företagets prissättning Månadsbokslut Lagrar information om bönans smak, fukt och färg Lätt att spåra information på många olika avdelningar. Hon vet att möjligheten att spåra information i SAP är viktig för många funktioner inom företaget. Möjligheten att snabbt ta fram statistik är en annan styrka med SAP som är viktig för Arvid Nordquist. Affärssystemet gör det enkelt för produktchefer och kundansvariga att själva ta fram sofistikerad statistik. SAP är ett kraftfullt affärssystem som fungerar. Fördelarna vi får av systemet lönar sig definitivt, understryker Gabriella Fällman. På SAP upplever man att samarbetet med Arvid Nordquist är väldigt öppet. Det är en viktig förklaring till att SAP har varit framgångsrika med att optimera sina processer. Affärsnyttan som systemet ger har stor betydelse för Arvid Nordquist. Jag är glad över den affärsnytta som vi tillsammans med våra partners levererat till Arvid Nordquist, säger Petter Westerberg, kundansvarig för Arvid Nordquist på SAP. 9
bergendahlsgruppen ab Handel & Grossist För 83 år sedan startade Mikael Bergendahl agenturen i Hässleholm för Margarinbolaget Svea. Idag är BergendahlsGruppen AB en etablerad parti- och detaljhandelskedja i Sydsverige som sedan 70-talet framgångsrikt bedriver verksamhet genom såväl helägda som fristående butiker. sap for retail en trygg basplattform för framtiden BergendahlsGruppen är en av få dagligvaruaktörer i Sverige som tillåter helt egna butiksprofiler och värnar om de fria handlarna. Koncernen omsätter drygt 5 miljarder kronor och har cirka 2000 anställda varav drygt 275 arbetar i Hässleholm. För att understödja företagets pågående expansion med fokus på detaljhandeln, valde man 2001 att implementera SAP for Retail ett standardsystem för handelsföretag. Sedan 2001 har det familjeägda företaget genomgått en kraftig expansion. Antalet köpmannaägda butiker har under denna tid dubblerats och finns idag över hela Sverige från Abisko i norr till Ystad i söder. Parallellt med detta har de helägda butikskedjorna (AG, City Gross och EKO) vuxit både till antalet och geografiskt. Inom ramarna för EKO har man utvecklat ett specialbutikskoncept som komplement till de helägda dagligvarubutikerna AG och City Gross. Idag finns ett tiotal EKO-butiker som totalt står för cirka 20 procent av företagets detaljhandelsomsättning. Verksamheten är idag koncentrerad till Sydsverige där vår marknadsandel är 10 procent. Målsättningen är långsiktigt att mer systematiskt täcka in även Västsverige upp mot Stockholm/Mälardalen, säger Spiros Mylonopoulos, VD för BergendahlsGruppen sedan 1983, som via hustru Elisabeth Bergendahl Mylonopoulos representerar tredje generationen i det anrika familjeföretaget grundat 1922. Och nog har man lyckats alltid. Inte minst i Stockholmsregionen där man i september 2004 tog över ett grossistuppdrag från Axfood till ett 80-tal Vivo-butiker motsvarande ett nominellt värde av 1,5 miljarder kronor. Sedan 2003 finns dessutom både City Gross och EKO-butikerna representerade i denna region. För att understödja företagets pågående expansion och stärka dess position på detaljhandelsmarknaden där konkurrensen från bland annat internationella detaljhandelsjättar hårdnat i takt med att lågprisbutiker etablerats runt om i landet, fattade styrelsen 1998 beslutet att utöka IT-stödet för denna del av affärsverksamheten. 10
Målbilden var klar, vi skulle fokusera våra resurser på utvecklandet av kärnverksamheten istället för IT, vilket i praktiken innebar att vi ville ersätta våra egenutvecklade system. Utvärdering av standardsystem med bättre förutsättningar för den nya kravbilden med detaljhandeln i fokus genomfördes. Valet föll på SAPs branschlösning, SAP for Retail, säger Jens Gleisner, IT-chef på BergendahlsGruppen. Vi valde SAP främst baserat på att det är en finansiellt stabil leverantör, med ett standardsystem för handel. Ett annat skäl var flera bra internationella detaljhandelsreferenser som COOP och Carrefour. Tillsammans med övriga detaljhandelskunder kan vi långsiktigt både driva den kontinuerliga utvecklingen av lösningen med SAP och även dela de centrala kostnaderna för detta, säger Spiros. Minskade kostnader Vi känner oss trygga i att detta är IT-plattformen som ska stödja BergendahlsGruppen i vår framtida expansion, även om mycket återstår att göra, kommenterar Jens. I dag använder företaget SAP for Retail främst för ekonomi, försäljning och distribution samt inköp. BergendahlsGruppen AB är ett detaljhandelsföretag inom dagligvarubranschen. Sedan 2001 har det familjeägda företaget genomgått en kraftig expansion. De helägda butikskedjorna AG, City Gross och EKO har vuxit både till antalet och geografiskt och fått alltmer fokus på detaljhandeln. I dag använder företaget SAP for Retail främst för ekonomi, försäljning och distribution samt inköp. fördelar Minskade kostnader och samordning gällande distributionen av varor Kategoristyrning i form av artikel- och sortimentsplanering All fakturering samordnas Systemet understödjer företagets framtida expansion och stärker dess position på detaljhandelsmarknaden Vi valde SAP främst baserat på att det är en finansiellt stabil leverantör, med ett standardsystem för handel. Genom att samordna distribution av varor från flera olika producenter till en och samma butik kan företaget minska kostnaderna både i leverantörs- och slutkundsledet. Cirka 45 procent av alla leveranser till de helägda dagligvarubutikerna går idag från BergendahlsGruppens eget centrallager i Hässleholm, vilket motsvarar cirka15 000 lagerförda artiklar. SAPs system hanterar idag all kategoristyrning i form av artikeloch sortimentsplanering. Därutöver arbetar 155 personer i företagets lagerlokal, på totalt cirka 20 000 m2, med att pallvis sammanställa butiksleveranser med hjälp av plocklistor genererade i SAPs system, kommenterar Jens. All fakturering samordnas via BergendahlsGruppen oavsett om varorna levereras direkt från producenten eller via Bergendahls- Gruppens centrallager, vilket även det administreras i SAP for Retail. Totalt omfattar denna process omkring 400 000 fakturor om året. Med inköp om knappt 3-4 miljarder kronor om året kan ett mer utvecklat IT-stöd för inköp, prognos- och orderhantering innebära stora kostnadsbesparingar. För närvarande ligger vårt fokus på att inom ramarna för internredovisningen ta fram effektiva rapporter för lönsamhetsuppföljning som stödjer strategiska nyckeltal för verksamheten, säger Spiros. Önskemål inför framtiden Målsättningen är att lösningen på sikt ska omfatta hela varuflödet mellan butik, grossist och leverantör. Andra önskemål är ett integrerat stöd i affärssystemet för lojalitetsprogram mot konsument och för en mer professionell kundhantering via företagets kundservicecentra som idag sysselsätter tio personer. Genom att integrera stöd för kampanjer, marknadsundersökningar och analyser direkt i affärssystemet, skulle kartlagda köpmönster kunna användas som direkta prognos instrument i inköpsprocessen. Med ett sådant instrument skulle vi kunna arbeta med kortare prognostider som baserar sig på en mer aktuell efterfråga och samtidigt bidrar till en ökad lageromsättningshastighet, avslutar Jens. 11
Boxon ab Handel & Grossist Boxon är ett familjeägt företag som grundades 1932 som Ramlösa Lådfabrik. Trälådor tillverkades till frukt- och grönsaksodlare i Helsingborg med omnejd. Idag har Boxon ingen egen tillverkning utan har utvecklats till ett grossist- och kunskapsföretag med specialistkunskap inom förpackningsmaterial och emballage. Boxons affärskoncept att som totalleverantör ta ansvar för processer, förpackningsutveckling och effektivisering av flöden bygger på mer än 75 års branscherfarenhet. KOMPLEX LOGISTIK UTAN DRIFTSTOPP Genom en kombination av organisk tillväxt och förvärv har Boxonkoncernen utvecklats till ett internationellt företag med verksamhet i större delen av Norra Europa och i Kina. Koncernen omsätter idag 750 miljoner kronor och har 140 anställda. Boxon införde SAP 1996. De hade då en spretig verksamhet bestående av ett antal fristående bolag. Målet var att samla bolagen under Boxons varumärke och bygga en modern koncern med gemensamma affärsprocesser. Ett första steg, och en förutsättning, var att införa ett gemensamt affärssystem. Valet av SAP fattades efter en noggrann utvärdering. Carina Boije var Boxons interna projektledare vid implementeringen av SAP. Idag är hon IT-chef och Supply Chain Manager med ansvar för bland annat lager- och logistikprocesser. Vi behövde ett system som kunde hantera olika juridiska bolag som en enda enhet med helt transparanta transaktioner mellan bolagen. SAP kunde erbjuda helt integrerbara lösningar och var den leverantör som bäst kunde hantera våra krav på bland annat internoch externdebitering. En annan avgörande faktor var att SAP ansågs vara en långsiktig leverantör som skulle kunna förse Boxon med ett stabilt system med stora utvecklingsmöjligheter. Boxon har en verksamhet med stora transaktionsmängder vilket är typiskt för ett grossistföretag. Vårt affärssystem hanterar idag fler än 10,000 kunder. Vi har 3,500 lagerförda varor och 400 leverantörer vilket ställer stora krav på våra affärsprocesser. En av fördelarna med SAP är att det är ett kraftfullt och skalbart system som kan hantera stora transaktionsmängder. Intern review och nystart Boxons installation var något av en pilotinstallation för medelstora 12
Boxon AB har utvecklats från att tillverka trälådor till att leverera helt unika förpackningslösningar. Koncernen omorganiserades 1998 och därefter uppstod behovet av en ny affärslösning. En integrerbar lösning som samtidigt kunde stödja faktureringsflödet för orderlager samt hanteringen av olika juridiska bolag i en enda enhet, vilket man fann i SAPs affärssystem. företag och de paketerade SAP Business All-in-One-lösningarna, som finns idag, var ännu inte tillgängliga på marknaden 1996. Det har hänt mycket på de femton år som gått sedan vi implementerade SAP. För två år sedan gjordes därför en intern review. Vi tittade på flera alternativ: att implementera en helt ny SAP Business All-in-One-lösning på alla nya bolag och sedan backa tillbaka, att fortsätta utveckla den lösning vi har idag eller att implementera ett helt nytt system från annan leverantör. Beslutet som togs var att fortsätta utveckla och bygga vidare på den SAP ERP-lösning Boxon har idag. Vi beslutade även att SAP ska vara förstahandsalternativet för alla kringprodukter såtillvida att det inte finns någon annan, påtagligt bättre, lösning, berättar Carina Boije. Städprojekt och arkivering gav ökad användarvänlighet Boxons strategiska IT-beslut efterföljdes av ett städ- och arkiveringsprojekt. Första steget var att rensa ut och arkivera inaktuell transaktions- och masterdata. Ingen arkivering hade gjorts sedan 1997 vilket resulterat i ett tungt system med försämrad kvalitet som följd. Arkiveringsprojektet innebar en enorm kvalitetsförbättring med drastiskt ökad användarvänlighet. Andra vinster är att vi har fått en lägre hårdvarukostnad, samtidigt som vi har bäddat för att kommande uppgraderingar blir billigare, berättar Carina Boije. EDI-integration mot kunder, leverantörer och transportörer Mycket av Boxons utvecklingsarbete syftar till att effektivisera, öka kvaliteten och förenkla för kunderna. Ett område som vi satsat mycket på är integrationen mellan SAP och våra affärspartners. En annan avgörande faktor var att SAP ansågs vara en långsiktig leverantör som skulle kunna förse Boxon med ett stabilt system med stora utvecklingsmöjligheter. Närmare 80 procent av Boxons leverantörer är idag integrerade mot Boxons egna affärsprocesser. Tidigare fick Boxons medarbetare manuellt registrera orderbekräftelser och leveransaviseringar. Idag sker det med automatik i systemet. fördelar Bra stöd för att hantera stora transaktionsmängder stor mängd artiklar, kunder och leverantörer Skalbar lösning som gör det enkelt att ta in nya bolag i strukturen God överblick på intern- och externdebitering Hantering av olika juridiska bolag med transparanta transaktioner mellan bolagen Ökad effektivitet och kvalitet med integration (EDI) mot affärspartners Våra EDI-lösningar fungerar mycket bra. Kvaliteten har ökat då vi har tillgång till rätt information online. Den ökade effektiviteten gör även att vi sparar resurser. Trots att vi är ett expansivt bolag har vi inte behövt nyrekrytera i någon större omfattning. Expansion och inrullning till nya bolag Boxon har en klart uttalad förvärvsstrategi. I juni 2009 förvärvades det framgångsrika Packex Bordex AB i Malmö. Det viktigaste och storleksmässigt största förvärvet i Boxons historia. Inrullningen av SAP till två nya bolag, Packex Bordex och Wellvaror, pågår. En fördel med SAP är att det är enkelt att införa nya bolag och att man får transparans i transaktionerna mellan olika juridiska enheter. Förenkla för kunderna En del av Boxons affärside är att lagerhålla kundernas produkter för beställning just-in-time. Webbshopen BoxonDirect ger kunderna tillgång till ett av marknadens största sortiment inom förpackningar och bulkhantering. Webbshopen bygger i huvudsak på en standardlösning från SAP. Konceptet är utvecklat tillsammans med Boxons kunder så att det skall passa dem så långt som möjligt. Fördel med lokal SAP-partner I samband med det strategiska beslutet att fortsätta utveckla den befintliga SAP ERP-lösningen bytte Boxon strategisk SAP-partner till Implema. Det är en klar fördel att Implema har fokus på medelstora företag samt att de har lokal förankring med kontor nära oss här i Helsingborg, avslutar Carina Boije. 13
Byggbeslag ab Handel & Grossist Byggbeslag, med huvudkontor i Karlstad, är en rikstäckande aktör som förser bygg- och fastighetsbranschen med beslag, inredningsoch säkerhetsprodukter från cirka 300 svenska och utländska leverantörer. Som underleverantör åt bland annat Skanska, NCC och Peab har de stora krav på effektiva affärsprocesser och logistiklösningar. Rätt vara i rätt tid med effektiva affärsprocesser hos Byggbeslag Byggbeslag har en komplex artikelstruktur då de som leverantör till bygg och fastighetsbranschen har en kombination av lagerförda varor och anskaffningsvaror. Utöver varuförsäljningen har de egen tillverkning, legotillverkning, kundanpassade artiklar samt installationstjänster. Dagligen distribueras gods från omkring 300 plocksedlar från Byggbeslags centrallager i Karlstad där 8,000 standardartiklar lagerhålles. Ola Persson är tidigare VD på Byggbeslag och arbetar nu med affärsutveckling. Han berättar att effektiva affärsprocesser och logistiklösningar är en nödvändighet för att kunna möta de tuffa krav som ställs på Byggbeslag som underleverantör inom byggsektorn. Våra kunder kräver rätt vara i rätt tid och i korrekta volymer. Med SAP som affärslösning kan vi garantera leverans en viss dag, samtidigt som spårbarheten i materialflödet erbjuder klara fördelar. Byggbeslag hade innan övergången till SAP ett affärssystem från Industri-Matematik. 2003 bytte Industri-Matematik ägare och produktutvecklingen lades ned. Byggbeslag började se sig om efter en annan affärssystemleverantör. Hösten 2003 upprättades en kravspecifikation som låg till grund för utvärdering av en handfull leverantörer. Via vår upphandlingskonsult fick vi kontakt med Implema och insåg då att SAP även var ett intressant alternativ för företag av vår storlek. Det visade sig i utvärderingsfasen att SAP var den enda leverantör som kunde möta vår kravbild på ett fullt integrerat system. Referensbesök var en central del i upphandlingsprocessen. Byggbeslag valde Implema som partner och den paketerade SAP Business All-in-One-lösningen för handel och grossist Implema Trade Provider. Projektet inleddes i september 2004. Fyra månader senare driftsattes SAP-systemet i tid och inom budget. Ett lyckosamt projekt som av Veckans Affärer belönades 14
Byggbeslag grundades 1957 och ägs idag av O F Ahlmark & Co Eftr. AB som är en koncern med fem affärsområden där Byggbeslag med dotterbolag är ett. Byggbeslagskoncernen omsätter drygt 500 miljoner kronor och har 240 anställda. med utmärkelsen Bästa Tidsplan vid installation av affärssystem. Förutom huvudkontoret i Karlstad ingick försäljningskontoren i Sundsvall, Stockholm, Göteborg, Malmö och Linköping. Drygt hundra medarbetare inom främst ekonomi, redovisning, order, lager, försäljning och distribution arbetar i systemet. Minskat svinn och lägre installationskostnader med objektspaketerade leveranser Ett område där Byggbeslag tidigt skaffade sig konkurrensfördelar är sättet att förpacka sina leveranser. fördelar Framtidssäker och trygg leverantör i SAP Leveransprecision rätt vara vid rätt tid och rätt kvantitet Stöd för komplex artikelstruktur Kraftfull ekonomisk uppföljning Tillgång till historik bra komplement till prognosarbetet Utväxling av elektroniska meddelanden mot kunder och leverantörer Objektsförpackning rätt kvantiteter levereras direkt till rätt lägenhet eller ett visst objekt Genom att pallvis packa alla produkter som behövs för installation av en lägenhet, eller ett objekt, kan de stora byggföretagen kraftigt reducera tid för installation på plats. Tidigare arbetade vi med detta i excelmallar, berättar Ola Persson. Tillsammans med Implema har vi utvecklat en lösning som ger fullt stöd för objektspaketering i SAP. En offert omvandlas till en order och leveransen packas så att rätt antal dörrhandtag, knoppar och toalettillbehör hamnar på pall till ett visst objekt. Tidigare fanns alltid en risk att levererat material försvann på byggplatsen eller skadades av väder och vind. Nu kan installatörerna snabbt hitta det de söker vilket reducerar svinn och tid för installationsarbete på plats. Order, leveransavisering och fakturering över EDI Utväxling av elektroniska meddelanden och EDI är en annan viktig konkurrensfördel och ett krav från Byggbeslags affärspartners. Sedan 2008 använder Byggbeslag Implemas integrationslösning Implema Integration Provider. Byggbeslag har idag en omfattande EDI-handel med de tre största byggkunderna samt den största leverantören Assa Abloy. Order, ordererkännande, leveransavisering och fakturering sker över EDI. Tore Zetterberg, tidigare Ekonomi- och IT-chef på Byggbeslag, har tidigare berättat att överflyttningen till Implemas lösning gick smidigt. Fördelen är att Implema tar ansvar för helheten och vi slipper koordineringen med tredje part för konvertering av data. Eftersom Implema sedan tidigare ansvarade för support och drift av vårt SAPsystem var det naturligt att arbeta vidare med den leverantör som är specialister på vår lösning, berättade Tore Zetterberg om valet av lösning. Det går mycket fortare att införa nya integrationer och det är enklare för oss att hantera teknik- och supportfrågor när vi har en part mindre att arbeta med. Thomas Kammarbo, inköpare på Byggbeslag, berättar att orderbekräftelsen går per automatik direkt in i SAP-systemet. Vid avvikelser, i exempelvis pris eller leveranstid, meddelas inköparen som sedan kan gå in och bearbeta ordern vidare manuellt. Införandet av elektronisk meddelandehantering innebär att den administrativa hanteringen av exempelvis rutinordererkännande försvinner och att inköparna kan fokusera på andra, mer värdeskapande aktiviteter. Tidrapportering, resor och omkostnader direkt mot kundorder i SAP Ola Persson berättar vidare att Byggbeslags installationstjänster är ett område som växer och står för en allt större del av företagets totala omsättning. Tidigt 2011 integrerades installationsverksamheten med SAP då Byggbeslag gick i drift med SAPs tjänstemodul (CS). Fördelen är att vi nu, utöver material, även har tidrapportering, resor och andra omkostnader direkt mot kundorder i SAP. Vi kan se alla kostnader på samma order vilket ger klart bättre möjligheter till uppföljning. Ola Persson avslutar med att berätta att partnern Implema nu även finns på armlängds avstånd då de i början av 2008 öppnade lokalkontor nära Byggbeslags huvudkontor i Karlstad. Det är givetvis en fördel att vi vid behov snabbt kan kalla till ett möte på plats här hos oss på Byggbeslag. 15
HANDEL & GROSSIST Gycom säljer produkter för elektronik- och mekaniklösningar till industrier och elgrossister. Varje år genomför deras trettiofem nordiska säljare tillsammans omkring 12,000 kundbesök. Med ett stort antal kunder och ett produktutbud på närmare 40,000 artiklar, behöver Gycom ha full kontroll på sina kundrelationer. Därför införde de våren 2009 SAP CRM, vilket gett Gycomgruppen en mer effektiv säljorganisation och ett enhetligt sätt att arbeta inom hela koncernen. Med SAP CRM pratar alla inom Gycomgruppen samma språk Håkan Svärd, IS/IT-ansvarig på Gycom, berättar att den största vinsten med införandet av SAP CRM är att Gycomgruppen nu har fått en nordisk affärsplattform där CRM ingår som en integrerad del. Tidigare hade Sverige och Danmark ett eget, från övriga länder isolerat, CRM-system. De tidigare lösningarna saknade också integration mot Outlook och hade bristfällig integration mot SAP ERP och SAP BI. Med Gycoms nya, fullt integrerade, SAP CRM-lösning har alla medarbetare tillgång till mer och bättre information än tidigare. En logistiker har tillgång till samma fakta som en säljare eller en marknadsförare. Hela företaget pratar samma språk helt enkelt. Gycomgruppen använder SAP sedan 2001, då de tillsammans med Implema införde SAP Business All-in-One. Implementeringen av SAP CRM genomfördes våren 2009 och leveransen innefattade affärspartners, aktiviteter (med Outlook-integration), opportunities, offerter samt integration mot SAP ERP och SAP BI. Håkan Svärd berättar om tankarna bakom den nya CRM-lösningen. När vi införde CRM utgick vi från säljarna. Vi ville ha en användarvänlig lösning, anpassad efter säljarnas behov. Säljarna ska enkelt, med så få klick som möjligt, kunna boka ett möte eller sätta ihop en offert. Det kan de göra idag med vår SAP CRM-lösning. Säljarna ska enkelt, med så få klick som möjligt, kunna boka ett möte eller sätta ihop en offert. Det kan de göra idag med vår SAP CRM lösning. I korthet fungerar lösningen så att säljaren via CRM:s startsida får en snabb överblick över planerade möten och aktiviteter. Från startsidan når han eller hon alla fakta kring dagens möten och kan 16
Gycom är ett försäljningsbolag av elektronikoch mekaniklösningar till industrier och elgrossister i Norden. även studera kundkort som visar aktiviteter, kundorderhistorik och försäljningsstatistik. Efter varje kundkontakt kan säljaren via startsidan, skriva in viktig information i CRM-systemet. Säljaren kan t.ex. skapa en besöksrapport i en fördefinierad wordmall, uppdatera kunduppgifter, skapa eller uppdatera offerter och boka nya möten. Marknadsavdelningen kan via SAP CRM segmentera prospekt och generera nya affärsmöjligheter med riktad marknadsföring och kundservice kan via kundkorten få tillgång till all viktig fakta och historik kring varje kund. Svärd berättar vidare att mycket av det man tidigare gjorde manuellt, idag sker med automatik direkt i systemet. Tidigare, när vi hade isolerade CRM-system som inte var integrerade med SAP ERP fullt ut, krävdes flera fulltidstjänster bara för att underhålla systemet och uppdatera kund- och artikeldata. Idag sker det med automatik och synkas direkt mot SAP ERP. Det har inte bara minskat resursbehovet utan även förbättrat kvaliteten på datan. Med färdiga mallar i CRM och uppdaterad data, som artikeldata och prisvillkor, från ERP kan säljarna ta större ansvar för sälj- och offertarbetet än tidigare. Tidigare fick säljarna arbeta tillsammans med offertadministratörer när de skulle sätta ihop och skicka ut en offert. Idag sammanställer säljaren enkelt en offert och den skickas sedan direkt med e-post som en pdf-fil till kund. Detta är en stor fördel eftersom säljarna snabbare kan få iväg sin offert. Nu kan han eller hon direkt per telefon komma överrens med kunden att han kommer att få sin offert inom exempelvis en halvtimme. Medarbetarna har, tack vare transparansen av data, fått tillgång till mycket mer information och kan därmed ta bättre beslut än tidigare. Säljarna kan exempelvis se vilka produkter och kvantiteter som finns på lager just nu. Det är också enklare att gå tillbaka och hitta tidigare data, eller att hitta data från ett annat system. T.ex. så dyker en offert upp i ERP, så fort den är frisläppt i CRM. Offerten, som tidigare låg i ett annat system, kan nu hittas tillsammans med ordern i SAP ERP. Samordningen mellan SAP CRM och SAP BI ger näst intill obegränsade möjligheter till analys och uppföljning. T.ex. kan försäljningsstatistik per kund, produktgrupp eller land länkas in i CRM från befintliga BI-rapporter. Antal kundkontakter och antal offerter kan mätas per säljare eller organisation. Besöksrapporter kan tas fram från BI Med stor säljorganisation och flera tusen utförda kundbesök per år i Norden fanns behov av en gemensam nordisk säljplattform. Infördandet av SAP CRM gav Gycomgruppen en mer effektiv säljorganisation och ett enhetligt sätt att arbeta inom hela koncernen. fördelar Användarvänlig lösning anpassad efter säljarnas behov Nordisk affärsplattform där CRM ingår som en integrerad del Transparans av data alla inom företaget har tillgång till samma information Effektivare sälj- och offertarbete. Integration mot Outlook, färdiga mallar i CRM samt tillgång till upp daterad data från SAP ERP Samordningen mellan SAP CRM och SAP BI ger näst intill obegränsade möjligheter till analys och uppföljning och i CRM kan säljledningen se vilka aktiviteter och kundmöten som varje säljare genomfört och vad som är planerat framöver. Vi har nu använt SAP CRM i ett halvår och tycker att den här lösningen motsvarar våra behov på ett bra sätt. Hittills har vi framförallt fokuserat på säljsidan men det finns mycket mer vi kan använda lösningen till när vi blir lite mer varma i kläderna. Exempelvis använder vi ännu inte CRM så aktivt som vi skulle kunna inom marknadsföring och kundsupport men det kommer vi att arbeta vidare med, avslutar Håkan Svärd. Gycom är ett agenturföretag som marknadsför och säljer produkter för el- och mekaniklösningar till industri och elgrossister. Företaget representerar starka och ledande internationella varumärken som Fluke, Wieland och Moeller. Gycomgruppen är verksamma i Norden med kontor i Sverige, Finland, Danmark och Norge och omsätter idag 550 miljoner svenska kronor med cirka 140 anställda. 17
ELFA AB Handel & Grossist ELFA AB är en av norra Europas största katalog distributörer av elektronikprodukter, med 65.000 artiklar i lager och leveransgaranti på 24 timmar. SAPs affärssystem SAP ERP hjälper ELFA AB att göra företagets logistik till ett ännu effektivare konkurrensmedel. Hela organisationen är uppbyggd kring logistik för att serva förnödenhetsförsäljning i små kvantiteter utan avbrott. LÖNSAM WEBBSHOP för elfa Från manövergången i ELFAs helautomatiserade buffertlager i Järfälla ser man ut över åtta robotbanor. Takhöjden är närmare 15 meter och pallhyllorna fyller upp så gott som hela utrymmet, med undantag av de smala banorna där de spårbundna robotarna ilar fram och tillbaka för att plocka pallar. I detta gigantiska lager ryms allt från skruvdragare till fiberfotoceller och jordade vägguttag, några av ELFAs 65.000 artiklar. Vid ena gaveln transporteras artiklar in från buffertlagret via rullband. Vid den andra gaveln faller kartonger ned i Postens paketkorgar med de laserprintade adressetiketterna och fakturorna på plats. På en korgplats står det Polen, på en annan Norge. ELFA har expanderat i båda länderna, men kundorderna expedieras här i Järfälla. Vår affärsidé är att göra vårt stora sortiment tillgängligt för försäljning antingen med en affärscykel på en dag under vilken vi både levererar och fakturerar, eller för en planerad framtida större leverans, säger Jan-Olof Svensson, Marketing Manager på ELFA. Hela vår organisation är uppbyggd för att serva den snabba försäljningen där kunderna vet att vi alltid har varorna i lager och kan leverera inom 24 timmar men också för att tillgodose de kunder som gör planerade produktionsaffärer med oss. Att vi kan hantera båda processerna är en stor konkurrensfördel, tillägger Jan-Olof. ELFAs försäljning över nätet har aldrig varit så stor och lönsam som nu. ELFA har en unik marknadsposition i Sverige inom försäljning av elmekanik och mätutrustning. Med 450 anställda och en omsättning på 845 miljoner kronor stärker nu företaget sin ställning genom ännu bättre logistik och minskade kostnader. Logistik är ELFAs främsta konkurrensmedel och kännetecken och SAP ERPs starka stöd för logistik och handel var en avgörande framgångsfaktor i projektet. Företagets framgångsrika och växande e-handel motsvarar idag ca 30% av omsättningen. Då behövs ett integrerat affärssystem som tar hand om kundens order från det att han eller hon trycker på knappen och ser till att paket och faktura kommer till rätt destination. 18
19
GÄRDIN & PERSSON AB Handel & Grossist Handelsföretaget Gärdin & Persson levererar verktyg, maskiner och byggmaterial till företag och privatpersoner sedan 1903. Företaget vänder sig framförallt till proffskunder inom bygg och industri. De har egna butiker i Östersund, Umeå, Örnsködsvik och Strömsund samt webbhandel för företagskunder. Affärsmodellen ställer stora krav på affärsprocesserna från eget lager och i fyra butiker säljs över 18,000 artiklar. Utöver lagerförda artiklar kan Gärdin & Perssons kunder på någon dag få tillgång till ytterligare en miljon artiklar. Gärdin & Persson invigde i januari 2011 en nybyggd butik i Östersund. Det nya läget förenklar logistiken samt gör att Gärdin & Persson kommer närmare den primära målgruppen proffskunder inom bygg- och industrisektorn. Effektivare affärsprocesser med koncerngemensam plattform Gärdin & Persson använder SAP sedan 2005 då de valde Implemas paketerade SAP Business All-in-One-lösning för handel och grossist Implema Trade Provider. Med SAP har Gärdin & Persson fått en koncerngemensam plattform, bättre kontroll och uppföljning samt effektivare processer för inköp, lager och logistik. Lars-Åke Larsson, chef verksamhetsutveckling på Gärdin & Persson berättar: Vi valde SAP för att de är en finansiellt stabil leverantör som under en överskådlig framtid kan förväntas vidareutveckla våra lösningar. Implema valdes som partner eftersom företaget kändes som ett tryggt val med många bra referenskunder och duktiga specialister inom SAP. Vi träffade rätt direkt och fick stort förtroende för Implema som implementatör, konsult och långsiktig affärspartner. Lars-Åke Larsson berättar att den största vinsten med övergången till SAP är att företaget har fått en koncerngemensam plattform. Bolagen fick i och med övergången till SAP en gemensam prismodell och enhetliga redovisningsprinciper vilket gjort det enklare att följa upp effektiviteten i bolagen. De har också fått effektivare lager- och logistikprocesser. Ett affärssystemprojekt handlar mycket om att få bra kontroll över basdatan. Har man kontroll på sin basdata så resulterar det i automatiserade processer och ett system som är enkelt att arbeta i. Det gillar vi! En annan fördel med SAP, enligt Lars-Åke Larsson, är spårbarheten i transaktioner. Det är enkelt att följa upp felaktiga order samt att rätta till felen och förädla processerna. BI i molnet ger smidig och effektiv uppföljning Gärdin & Persson använder sedan våren 2010 SAP Business Intelligence (BI) som en molntjänst från Implema. Gärdin & Perssons koncerncontroller Calle Roos berättar: När Implema erbjöd oss SAP BI i molnet så hade vi i princip redan bestämt oss för en annan BI-lösning. Vi trodde att SAP skulle bli för dyrt för oss men med BI som molntjänst fick vi en kostnadseffektiv lösning. Eftersom vi använder SAP ERP så finns det många fördelar att även använda Business Intelligence från SAP. Vi får en fullt integrerad lösning. I BI-lösningen ingår initialt ekonomi, lönsamhet, orderingång samt budgetinmatning per order, butik och dag. Lars-Åke Larsson berättar: BI-portalen är ett jättebra verktyg inte minst för koncernens VD. Via sin iphone kan han enkelt följa upp nyckeltal såsom försäljningssiffror samt uppmärksammas på avvikelser från budget. Att 20
fördelar Koncerngemensam plattform med gemensamma prismodeller och enhetlig redovisning Effektivare lager och logistik Bättre kontroll och uppföljning Spårbarhet i transaktioner Kassasystem helt integrerat med SAPs standardtransaktioner Bättre processer för hantering av försäljning mot privatkunder respektive företagskunder som handlar på faktura Bättre uppföljning och planering av bemanning med hjälp av rapporter och försäljningsstatistik Kostnadseffektiv business intelligence (BI) i molnet (mobilitet) använda BI i molnet är en enkel och kostnadseffektiv lösning som passar oss bra. Calle Roos menar att det gick otroligt snabbt att komma igång. Uppsättningen mot Gärdin & Perssons data tog bara någon dag och efter en halv dags utbildning var vi igång med en alldeles egen webbaserad cockpit. Effektivare lager och logistik Användandet av SAP har även bidragit till stora effektivitetsvinster inom lager och logistik. Vi har bland annat blivit otroligt mycket bättre på ankommande gods, säger Lars-Åke Persson. Det är en kombination av bättre rutiner samt att all information finns tillgänglig på ett enkelt sätt i SAP. Färre medarbetare hanterar idag mycket större volymer och säljarna känner sig trygga i att det som är beställt kommer på plats. En annan vinst är att vi fått bättre uppföljning på inkommande fakturor. Kassasystem fullt integrerat med SAP Gärdin & Perssons kassasystem, som utvecklats av Implema, är helt integrerat med SAPs standardtransaktioner och används av koncernens fyra butiker. I lösningen ingår processer för att hantera försäljning mot privatkunder och mot företagskunder som handlar på faktura. Det var helt rätt att integrera våra kassor med SAP, berättar Lars- Åke Larsson. Det var ett bra projekt med ett bra resultat. Varje dag checkar vi ut över tusen kunder genom systemet. Uppföljning och planering av bemanning underlättas med hjälp av rapporter och försäljningslogistik. Centraliserad inköpsfunktion De senaste två åren har Gärdin & Persson centraliserat sin inköpsfunktion. Det som tidigare hanterades lokalt är nu samlat centralt med gemensamma inköpspriser. Större partier kan köpas in som sedan fördelas ut på butikerna. Det finns bra stöd i SAP för detta. Antal anställda: 130 ST Omsättning: 390 MSEK Antal artiklar: 18,000 i lager och en anskaffningsdatabas på över en miljon artiklar Effektivare hantering av fakturor Gärdin & Persson använder EDI och fakturascanning av leverantörsfakturor med automatisk pdf-tolkning. Lars-Åke Larsson menar att besparingarna i resurser inte nödvändigtvis blivit så stora men att de gör ett mycket säkrare jobb idag. Vi kontrollerar idag hundra procent av alla priser jämfört med tidigare då vi bara kontrollerade en fjärdedel. På kundsidan har Gärdin & Persson arbetat med att förenkla administrationen för de professionella byggföretagen med många olika arbetsplatser och projekt. Fakturorna har vi utformat så att de är enkla att kontera och attestera. Vi kan koppla våra varugrupper till kundernas egen kontoplan och därmed förkontera deras fakturor. Effektiviserad försäljningen med webbhandel Gärdin & Persson har även effektiviserat sin försäljning genom att erbjuda företagskunder som handlar på faktura en webbaserad handelsplats. Nästa steg är privatpersoner och kontokortsköp. Webbhandelsplatsen är fullt integrerad mot SAP där all affärslogik ligger. Vi räknar med att cirka 10-20 procent av vår omsättning kommer att ske på webben framöver, avslutar Lars-Åke Larsson. 21
HANDEL & GROSSIST När Hemtex-butikerna i Sverige och Finland började använda SAP-modulerna F&R och in-store MIM för att förenkla hanteringen av bl.a. beställningar, lager och kampanjer, förändrades vardagen ordentligt för personal och butikschefer. Den tid de tidigare lagt på administration kunde de nu börja använda till det viktigaste att ta hand om kunderna. Med de nya SAP-systemen på plats kan Hemtex fokusera helt på kunderna Hemtex är Nordens ledande hemtextilkedja med knappa 200 butiker i Sverige, Finland och Estland. År 2000 började företaget använda SAP som affärssystem, närmare bestämt en variant av SAP for Retail. 2007 gick man vidare med att implementera modulen SAP F&R, Forecasting & Replenishment, ett avancerat system som prognostiserar och automatiserar hantering av lagernivåer och påfyllnad av lagren. När detta var klart implementerades SAP in-store MIM, Merchandise Inventory Management, som hjälper de butiksanställda att ge kunderna komplett information om tillgängliga varor i den egna butiken och även i centrallagret, liksom i andra butiker. Tillsammans har de här modulerna givit helt nya möjligheter för Hemtex-butikerna att hantera och effektivisera aktiviteter som beställningar, lagerhantering och kampanjer, liksom förfrågningar från kunder i butiken. Lagrena fylls numera på med automatik, både centralt och i butikerna, och mycket av det administrativa arbetet hanteras centralt av ett fåtal personer på huvudkontoret. Fantastisk respons från personalen Det här har givit butikscheferna och deras medarbetare mer tid till produktivt försäljningsarbete, då de nu slipper ägna lika mycket tid åt administration av butiken och varorna. Vi har fått fantastisk respons från vår personal och butikscheferna. Nu kan de fokusera på kunderna i stället och genom detta ge våra kunder en bättre service, säger Johanna Arvidsson, Supply Chain Developer på Hemtex. De här nya systemen i butikerna har också gjort att Hemtex blivit mer integrerat som kedja. Tidigare kunde det hända att butiken hade ett lagersaldo och huvudkontoret ett annat. När allt nu sker i SAPs system har kvaliteten på datan ökat. Butikerna har i och med 22