Nationell katalog Vad innebär ett Librissamarbete för Olofströms bibliotek?

Nationell katalog Vad innebär ett Librissamarbete för Olofströms bibliotek? Kultur- och fritidsförvaltningen Ann-Charlotte Fandén Datum: 2014-07-16

2 (10) Innehållsförteckning Bakgrund s. 3 Folkbibliotekens behov s. 3 Koppla samman Libris och BOOK-IT s. 4 Poster s. 5 Visa poster i Libris s. 5 Inköp och förvärvsrutin s. 5 Postens väg till Libris s. 5 Komplement till förvärvsrutinen s. 6 Katalogisering s. 6 Att bli ett Librisregistrerande bibliotek s. 6 Kostnader för att gå med i Libris s. 7 Att vara ett Librisbibliotek s. 7 SELMA-biblioteken i Värmland s. 7 Fördelar och nackdelar som Librisbibliotek s. 9 Avslutning s. 10 Referenser s. 10

3 (10) Bakgrund Kungliga Biblioteket (KB) har sedan 2011 arbetat för en nationell katalog i Sverige. Målet är en katalog där alla offentligt finansierade bibliotek samlar sina bestånd. Användarna ska stå i fokus och ska lätt få en överblick över vad som finns och hur det är tillgängligt. Den nationella katalogen byggs upp genom samarbete. Tanken är att en post bara ska katalogiseras en gång, och biblioteken får fri tillgång till poster. Libris har i över 40 år varit samkatalog för Sveriges forskningsbibliotek. KB är systemägare och svarar för drift och utveckling av infrastrukturen, bland annat den nationella samkatalogen för forskningsbibliotek, fjärrlån och publika söktjänster. Librisbiblioteken bidrar gemensamt till uppbyggnaden av innehållet i Libris databas som idag innehåller över 7 miljoner bibliografiska poster. KB har utrett frågan om folkbibliotekens anslutning till Libris, vilka trösklar som finns och verktyg för detta. Fokus har varit bibliotekens behov av postförsörjning och att finna lösningar för detta. Arbetet har hittills resulterat i två rapporter: Folkpost på tre sekunder! En plan med sikte mot en nationell katalog (2011) och Libris för folkbiblioteken samarbete i en nationell katalog (2014). Folkbibliotekens behov I KB:s undersökning (Folkpost på tre sekunder!) har det framkommit ett antal behov som folkbiblioteken har för att gå med i Libris. Behoven och förväntningarna som framförts kan sammanfattas i tre punkter: Kvalitet, dvs. att nuvarande information i Librisposterna behöver anpassas till folkbibliotekens behov Snabbhet, dvs. att flödet av poster mellan Libris och bibliotekens lokala kataloger behöver löpa på snabbt och smidigt Rätt poster, dvs. att Libris måste kunna erbjuda ett större urval poster som motsvarar alla de olika medietyper och språk som folkbiblioteken erbjuder sina användare Det handlar främst om bibliografiska behov, såsom information om skönlitterära serier och fortsättningsarbeten, t.ex. serien om Harry Potter. För fortsättningsarbeten efterfrågas information om vilka titlar som ingår och läsordning. Det finns också önskemål om årgångsposter för årsböcker och tidskrifter som kopplas till periodikamodulen. Ett annat behov rör originaltitel och originalskrift. Dels handlar det om att lösa tekniska problem med kommunikationen via MARC21, dels att folkbiblioteken samarbetar om att lägga in originalskrift. Förkortad katalogisering för skönlitteratur används ofta av folkbiblioteken. Samma post kan då utnyttjas för nya utgåvor. Det gör träfflistor för klassiker och populära romaner överskådliga och gör det enkelt att reservera en titel oberoende av upplaga. Förkortade katalogposter är inte standard i Libris. Bibliotek som använder Libris förvärvsrutin kommer att få standardposter, inte förkortade poster, till sina bibliotekskataloger. En lösning är bland annat ett speciellt visningsgränssnitt. Folkbiblioteken har behov av fler poster för utländsk barn- och skönlitteratur, litteratur på utländska språk, musik, filmer, dataspel, talböcker och vissa andra mediekategorier.

4 (10) Omslagsbilder och beskrivningstexter kan inte alltid användas i Libris eftersom materialet är upphovsrättsligt skyddat, och Libris strävar efter att vara helt öppet. En automatiserad gallringsrutin behövs. Idag gallrar biblioteken dubbelt i den lokala katalogen och i Libris. Det finns behov av stöd från KB till folkbiblioteken i olika former. KB uppmuntrar till regionala nätverk organiserade av länsbiblioteken som diskuterar gemensamma frågor kring Librisanslutning. Likaså ökar behovet av utbildning, kompentensutveckling och information. Koppla samman Libris och BOOK-IT I Libris kan man välja att lyfta fram det egna bibliotekets bestånd vid en sökning genom inställningar i Mina bibliotek. Vi kan alltså ställa in så att alla sökningar i Libris, på t.ex. en publik dator, startar med en avgränsning på vårt bibliotek. En användare kan dessutom söka från bibliotekets egen webbplats direkt i Libris via sökrutor som vi integrerar i koden för webbplatsen. Det går också att visa bokens lånestatus. Man kan också göra vårt biblioteks lånehantering åtkomlig för användarna direkt i Libris genom Librislösningen LOPAC. Exempel från Blekinge Tekniska Högskola:

5 (10) Poster Visa poster i Libris Det finns fyra möjligheter för ett bibliotek att tillgängliggöra sina befintliga lokala katalogposter i Libris: Registrera Matcha Läsa in Beställa post från medieleverantör (Libris förvärvsrutin) Att registrera innebär att biblioteket i samband med t.ex. ett förvärv, antingen katalogiserar en ny post manuellt eller imposterar en färdig katalogpost från en extern katalogkälla via en inbyggd importfunktion i katalogiseringsklienten (Voyager). I samband med detta skapar biblioteket normalt en beståndspost med bibliotekets sigel (Libris-kod) och ev hyllsignum. Biblioteket kan också registera sitt bestånd genom att söka fram en befintlig bibliografisk post i Libris och skapa en beståndspost till den. Beståndsposter kan även skapas via ett enkelt webbformulär Libris beståndsregistrering. Att matcha in ett bestånd betyder att Libris på maskinell väg jämför bibliotekets bibliografiska poster med de som redan finns i Libris. Om samma bibliografiska post påträffas läses de lokala beståndsuppgifterna in i Libris (bibliotekssigel, hylluppställning, ämnesord osv.). Att läsa in katalogposter innebär att maskinellt föra in poster som inte redan finns i Libris. Via Libris förvärvsrutin finns det möjlighet att beställa en katalogpost från medieleverantörer i samband med förvärv. Rutinen bygger på att medieleverantören skickar metadatat (bibliografisk post och beståndspost) till Libris där det behandlas, matchas på ISBN osv. Inläsningen i Libris följs upp av ett automatiskt e-postmeddelande till biblioteket och metadatat blir normalt tillgängligt för den lokala bibliotekskatalogen dagen efter förvärvet. Katalogposten matchas och läses in på samma sätt som ovan och förses maskinellt med beståndsinformation för det beställande biblioteket. Inköp och förvärvsrutin Libris förvärvsrutin handlar om ett metadataflöde mellan medieleverantören, Libris och det beställande biblioteket. KB har avtal med godkända medieleverantörer, bland annat BTJ, FörlagEtt och Adlibris. Enligt avtalet ska medieleverantören bland annat åta sig att överföra metadata (bibliografisk post och beståndspost) på alla beställningar från de registrerande Librisbiblioteken som är medieleverantörens kunder till bibliotekens lokala system via Libris ordinarie rutiner för export. En tilläggstjänst kan vara att medieleverantören successivt distribuerar uppgraderade bibliografiska poster. Postens väg till Libris Medieleverantören gör bibliotekets beställningar (bibliografisk post och beståndspost) tillgängliga för inmatchning/inläsning i Libris. I samband med Librisinläsning skickas statusrapport (via e-post) till KB:s kontaktadress på beställande bibliotek, och då blir beställningen synlig i Libris. Det beställande biblioteket hämtar därefter poster för de titlar som beställts och matchats/lästs in i Libris. Detta görs via bibliotekets normala överföringsmetoder, dvs. i dagsläget huvudsakligen s.k. batchöverföring via FTP. Denna metod fördröjer dock flödet, vilket kan inverka negativt på bibliotekens arbetsprocesser. KB diskuterar med systemleverantörer om snabbare och mer direkta överföringsmetoder.

6 (10) Biblioteket kan själv välja om man vill ta över även de bibliografiska uppgraderingar (förbättringar) som görs av KB eller andra Librisbibliotek. På motsvarande sätt kan det finnas möjligheter att i det lokala systemet ställa in om man t.ex. vill skydda vissa fält från överskrivning. Bibliografiska poster på preliminär nivå eller förhandsnivå kan efterhand dessutom kompletteras av bibliotekets egna katalogisatörer. Vinsten med att komplettera är att förbättringarna kommer hela Libriskollektivet till godo. De uppgraderade posterna kommer sedan automatiskt över till det lokala systemet. Komplement till förvärvsrutinen Som komplement till förvärvsrutinen hämtas regelbundet katalogposter för bland annat e- böcker och digitala ljudböcker från Elib, talböcker och andra tillgängliga medier enligt 17 Upphovsrättslagen från MTM samt förhandsinformation från svenska förlag via Bokrondellen. I dagsläget finn det ingen koppling till biblioteksbestånd vare sig från MTM eller från Elib, men biblioteken kan ta över posterna till sina lokala system. Antalet mångspråkiga poster behöver öka, och KB söker fler bibliotek som vill katalogisera mångspråkig litteratur. Katalogisering Genom bibliotekens inköp kommer det in poster från en rad olika källor. Många av dessa poster är ofullständiga, men bidrar till ett effektivt flöde där biblioteken snabbt kan göra sina inköpta medier utlåningsbara. För att uppnå kvalitetsmålet är det dock viktigt att de bibliotek som har köpt in mediet samarbetar om att successivt färdigställa (uppgradera) de ofullständiga posterna. Katalogisatörens verktygslåda på KB:s hemsida innehåller anvisningar för hur detta görs. Denna behöver dock ses över och omarbetas för att anpassas till folkbibliotekens behov. Hösten 2014 planeras att driftsätta ett nytt webbaserat katalogiseringsverktyg. Biblioteken kan välja vilket klassifikationssystem de vill använda i Libris, SAB eller Dewey. KB planerar att i framtiden kunna få en förkortad kod av Dewey i beståndsposten. Det går även att använda SAB eller klartext som hyllplacering. Librisbiblioteken ansvarar själva för kvaliteten i de poster som katalogiseras. Katalogiseringen ska utföras enligt KB:s anvisningar och biblioteket ansvarar för att beståndsinformationen är aktuell och uppdaterad i Libris. Att bli ett Librisregistrerande bibliotek För att gå med i Libris görs en intresseanmälan till Libris kundservice. Då startar anslutningsprocessen som KB diskuterar och planerar tillsammans med biblioteket. Tillsammans med KB kommer vi fram till vilka lösningar som passar oss bäst. Det kan gälla katalogiseringsmodell, inköp via Libris förvärvsrutin, möjligheter att matcha in poster osv. Det är i dag ingen väntetid för att ansluta sig men biblioteket kan behöva tid att planera för förändrade arbetsrutiner. KB kommer gärna ut och träffar de bibliotek som vill ansluta sig. Anslutningsprocessen kan se olika ut. Biblioteket kan gå med enskilt eller tillsammans med andra bibliotek. Ibland samverkar flera bibliotek regionalt och har en gemensam katalog. Den normala rekommendationen är att varje kommun får en egen sigel (bibliotekskod).

7 (10) En överenskommelse mellan KB och det registrerande biblioteket ska undertecknas. I överenskommelsen framgår KB:s och bibliotekets åtaganden. Registrering ska göras enligt gällande regler och tillämpningsföreskrifter, uppgifterna i Libris ska vara aktuella och material som registreras ska vara tillgängligt för lån eller läsning. Att tillgängliggöra till material för fjärrlån i Libris fjärrlånesystem är frivilligt. KB svarar för drift och utveckling av tjänster och erbjuder utbildningar i Libris katalogisering. Katalogiseringen görs oftast av bibliotekets personal, men det är också möjligt att organisera katalogiseringssamarbeten mellan bibliotek eller låta en extern aktör registrera. Biblioteket ansvarar för att den/de som utför arbetet har tillräcklig katalogiseringskompetens. Libris erbjuder förvärvsrutin, automatisk uppdatering av poster, utbildning, katalogiseringsstöd, information och stöd under anslutningsprocessen samt kundservice med support. KB rekommenderar att biblioteket ser över arbetssätt, samarbetsformer och organisation. Extra arbetsinsatser kan initialt krävas vid anslutning. Biblioteket bör tänka på och planera för: Förankring hos personalen Ansvar och roller Förvärvsrutiner Katalogrutiner Utbildning/information Kostnader för att gå med i Libris Det är kostnadsfritt att gå med i Libris. För det enskilda biblioteket tillkommer kostnader för personal och eget arbete. De kurser KB erbjuder är avgiftsbelagda. För det enskilda folkbiblioteket kan det innebära en initial merkostnad att ställa om till de nya arbetsrutiner som Librissamarbetet medför. Dessa kostnader kan variera, beroende på hur man tidigare har arbetat. Att vara ett Librisbibliotek Idag registrerar ett 60-tal folkbibliotek sina bestånd i Libris. Flera folkbibliotek planerar att gå med. Det finns några rapporter skrivna av folkbibliotek som valt att gå med. SELMA-biblioteken i Värmland I Värmland har 12 kommunbibliotek samarbetat i en gemensam katalog, SELMA, sedan 2009. De har bedrivit ett projekt vars huvudsakliga syfte har varit att hitta en ersättningsmetod för inköpsrutiner av media, samt att hitta en ersättningsmetod för postförsörjning via Libris (Inköp med Librisposter). Vid projektets start var förväntningen att det vid beställning ska skickas orderinformation och katalogpost som kan användas för att visa exspektans och lägga reservationer. Detta har fungerat till största delen, men inte fullt ut. För SELMA-biblioteken har det varit en stor omställning att gå från BTJ:s bibliografiska service till att i samband med inköp använda Librisposter. Alla moment från beställning till ankomstregistrering har varit automatiserade. Med Librisposter måste man göra en del av det arbetet själv, man behöver vara mer

8 (10) uppmärksam på posternas status och innehåll och man måste själv kontrollera om posterna behöver uppdateras. I början fanns det många svårigheter i inköpsprocessen, bland annat med att koppla beställningen till katalogpost och streckkodsetiketterna skapade problem vid ankomstregisteringen. Många av dessa problem har åtgärdats eller förbättrats av medieleverantörerna. En del av problemen berodde även på bibliotekens egna rutiner. Efter en uppgradering till BOOK-IT 7.0 försvann beställningar som var kopplade till en katalogpost ( B =beställd i katalogen). Detta innebar ett mycket stort problem som tog lång tid för Axiell att felsöka och åtgärda, och försenade projektet. Det vore önskvärt med en dialog med Axiell kring behov och lösningar på problem, både på kort sikt, dvs. tillfälliga lösningar för att minska behovet av manuella ändringar, och på lång sikt när det gäller frågor om utveckling av systemet. De har bildat en inköpsgrupp med en representant från varje bibliotek där bland annat behovet av gemensamma rutiner när det gäller ändringar i poster, t.ex. hyllsignum och huvuduppslag, diskuteras. Det finns även en kataloggrupp som diskuterar rutiner för katalogiseringen. De upptäckte t.ex. att de ofta missat poster som behöver uppdateras. Vid ankomstregistreringen ser man bara hyllsignum, författare och titel och inte hela katalogposten, vilket gör det lätt att missa preliminära poster eller förhandsposter. Det har också tagit tid att hitta ett tillfredsställande arbetssätt att hantera avvisade poster, ett arbete som var mycket tidskrävande. I och med att Libris och BOOK-IT använder olika format (Marc21 och Marc1) innebär det att en del uppgifter inte följer med, eller hamnar på fel plats, vid postöverföringen och måste ändras eller läggas till manuellt. Det är i första hand objektkoder, som är viktiga i BOOK-IT, men som inte anges på samma sätt i Libris. Poster som ändrats i BOOK-IT hamnar sedan vid en ny inläsning bland avvisade poster och måste godkännas för att på nytt kunna läsas in i BOOK-IT. De har fortfarande problem med katalogisering av böcker på andra språk än europeiska och med annan skriftart p.g.a. att de inte har den språkliga kompetensen. Detta är ett område som de skulle vilja se en gemensam lösning i Libris för folkbiblioteken. När det gäller poster för e-böcker så är det möjligt att få Elibs poster från Libris via batchfil. De har provat detta, men eftersom det inte går att skilja ut endast det som ingår i deras abonnemang, utan de i så fall får hela Elibs bestånd blir det svårhanterligt. De har idag ingen fungerande rutin för detta, utan hänvisar låntagarna till Elibs webbsida för att söka böcker. Organisationen på Värmlandsbiblioteken består av en styrgrupp som även har lett projektet. Biblioteken går samman om en heltidstjänst som fördelas på tre personer på två bibliotek. Övriga bibliotek skickar det som ska katalogiseras eller uppdateras till dessa personer som katalogiserar och uppdaterar poster. De ansvarar också för de administrativa rutinerna med nya och avvisade poster. En del av de problem som de hade i början hade kunnat bli mindre om de varit bättre förberedda, t.ex. katalogarbete och vad Libris är. En aktuell kartläggning av inköpsprocesserna på biblioteken innan starten hade underlättat felsökning av en del av problemen.

9 (10) Lokalsamlingarna på biblioteken finns ännu inte i Libris, eftersom man inte matchat eller läst in beståndet i den lokala katalogen. Vissa delar av lokalsamlingarna utgörs av okatalogiserat material, vilket kräver ytterligare insatser av biblioteken. I takt med att den gemensamma katalogiseringskompetensen utvecklas är det möjligt att successivt katalogisera även detta material i Libris. En utvärdering av projektet (Postpionjärerna!) visar bland annat att projektet har resulterat i metoder för SELMA-bibliotekens lokala mediearbete, men de kan inte beskrivas som helt igenom effektiva. Det finns problem med rutiner som både kan kopplas till att Libris ännu inte fullt ut är anpassat för folkbibliotekens behov, och personalens ovana av Libris katalogarbete. Informationsbristerna i posterna har periodvis också bidragit till försämrad service till användarna. Biblioteken har i genomsnitt avsatt fem timmar per vecka för projektet, även om det periodvis krävt mer arbete. Stadsbiblioteket i Karlstad har avsatt ca tio timmar per vecka. Fördelar och nackdelar som Librisbibliotek Biblioteken kan vinna på att samarbeta med varandra när det gäller upphandlingar av bibliotekssystem och medieleverantörer. I KB:s uppdrag ingår nämligen inte att vara part i bibliotekens upphandlingar. För att uppnå riktigt bra flöden av poster mellan de olika systemen är det viktigt att biblioteken i sina kontakter ställer tydliga krav på system- och medieleverantörer. Fördelar Kostnadsfritt Tillgång till fria poster av hög kvalitet En post katalogiseras endast en gång Samarbeten mellan bibliotek (minskar kostnader och dubbelarbete) o Kontakter med leverantörer o Katalogisering o Upphandlingar Nackdelar Fördröjning av poster med nuvarande överföringssystem Katalogisatörens verktygslåda är inte anpassad fullt ut för folkbibliotekens behov Poster för alla typer av material eller information är ännu ej möjligt Måste gallra dubbelt i den lokala katalogen och i Libris En övergång till ett Librisbibliotek är en stor process som med fördel bör göras gemensamt inom ramen för sydostsamarbetet. Det är lättare att en stor aktör, Länsbibliotek Sydost, som representerar flera små driver anslutningsprocessen. Det finns ingen anledning att för Olofströms bibliotek att ensamma gå med. En fråga som också bör utredas innan en Librisanslutning är en gemensam katalog för kommunbiblioteken i sydost. En stor vinst är att kontakta bibliotek som redan gått med för att ta del av deras erfarenheter, t.ex. Värmlandsbiblioteken. Att bli ett Librisbibliotek innebär stora förändringar i rutiner och arbetssätt som måste förbereras ordentligt för att övergången ska bli så smidig som möjlig. Trots att många förbättringar har gjorts de senaste åren finns det en del som KB fortfarande arbetar med att förenkla/förbättra. Därför kan det vara en god idé att vänta med att gå med så att fler förbättringar hinner genomföras.

10 (10) Annette Johansson, som utvärderade Värmlandsbibliotekens Librisprojekt, skriver i sina avslutande kommentarer i Postpionjärerna! att utvecklingen av Libris mot en nationell samkatalog hittills mycket litet har handlat om att anpassa Libris till folkbiblioteken, utan mer om att folkbiblioteken anpassar sig till befintliga ramar för Librissamarbetet och till befintliga strukturer för katalogarbetet i Libris. Avslutning För Olofströms bibliotek skulle ett Librissamarbete på lång sikt innebära mycket positivt; en tydligare katalog (endast en katalogpost per titel), inget behov av bibliografisk service från BTJ (sparad kostnad) och en katalog med användaren i fokus (användaren får en lätt överblick vad som finns och hur det är tillgängligt). På kort sikt innebär det mycket arbete, både förberedande och initialt innan nya rutiner känns tillfredsställande. Det innebär ett stort förändringsarbete för hela personalen. Innan folkbibliotekens behov för Librissamarbete har tillgodosetts av KB finns det ingen anledning att skynda fram en anslutning. En Librisanslutning bör dessutom skötas på regionnivå, eftersom vi vinner mycket på att samarbeta, t.ex. genom leverantörkontakter, katalogisering och upphandlingar. Referenser Folkpost på tre sekunder! En plan med sikte mot en nationell katalog. (2011). Kungliga biblioteket. (http://www.kb.se/dokument/rapport_nationell_katalog_11_06_20.pdf) Johansson, Annette (2014). Postpionjärerna! En utvärdering av projektet Inköp med Librisposter på Selmabiblioteken i Värmland. (http://lansbiblioteket-ivarmland.regionvarmland.se/sites/default/files/grupper/lansbiblioteket-ivarmland/dokument/rapporter_sammanstallningar/postpionjarerna.pdf) Libris för folkbiblioteken samarbete i en nationell katalog. (2014). Kungliga biblioteket. (http://www.kb.se/dokument/libris%20f%c3%b6r%20folkbiblioteken_140415.pdf) Simonsson, Charlotta (2014). Inköp med Librisposter ett projekt på 12 värmlandsbibliotek. Slutrapport mars 2014. (http://lansbiblioteket-ivarmland.regionvarmland.se/sites/default/files/grupper/lansbiblioteket-ivarmland/dokument/rapporter_sammanstallningar/slutrapportlibris.pdf)