Protokoll fysiskt styrelsemöte i Stockholm Polismuseum och Etnografiska museet To 29 augusti 2013 kl. 10.00-18.00 (middag) Fre 30 augusti 2012 kl. 9-15.00 Dagordning To 29 augusti Start kl 10 på Polismuseum Sofia, Rikard, Lars, Susanna, Lena, Kari, EvaTua, Jessica, Christina, Fredrik, Ingela, Linda 1. Mötets öppnande Sofia öppnar mötet 2. Val av sekreterare och justerare Sekreterare är Linda, EvaTua är justerare. 3. Föregående mötesprotokoll 5 juni Godkänns 4. Ekonomi & Medlemsärenden Rikard går igenom ekonomin; Tilllgångar på vårt rörliga konto ca 60 000kr. Sparkonto ca 108 000kr. - Medlemsavgift; vi inte fått in alla medlemsavgifter. Skickar ut en påminnelse igen. - Avgift till Fokus på ; Likaså där det finns en del som inte betalat även där kommer en påminnelse att skickas ut. Påminnelse om betalning av medlemsavgiften bör gå ut snarast möjligt. Rikard och Kari tar hand om detta. Planera in aktiviteter som vi kan bjuda våra medlemmar på. Eventuellt nästa Fokus på? Viktigt att kommunicera till våra medlemmar att det lönar sig att vara medlem. Roligt att kunna bjuda på aktiviteter för medlemmarna. Styrelsen kommer att ta med detta i planeringen för 2014. Rikard lyfter hur vi ser på rollfördelningen av ansvar inom styrelsen. Ansvar för medlemsfrågor och ekonomi är en tungrodd post. Kan man lösa det på ett smidigt sätt att fördela arbetet ex med kontakt med medlemmarna, en fördelning mellan styrelsemedlemmarna? Vi återupptar diskussionen när vi går igenom ansvar och uppdrag. 1
I registret över medlemmar är det i nuläget drygt 300st. Kari har gått igenom medlemsregistret. Kari kommer skicka ut medlemsregistret till alla i styrelsen och så kan alla gå igenom kontaktinformation, adresser mm i respektive region då det verkar som om en del inte stämmer. Samtidigt även se över om det är institutioner/verksamheter som vi kan kontakta som saknas. Just nu finns det tre olika register se över om man kan sammanställa detta till ett register. Kari får uppdraget att se hur Forum för utställares hemsida fungerar för deras medlemmar gällande att betala medlemskap mm. Är det ett system som kan fungera även för Fuism? Anmälningar till konferenser, infoadress mm. Kari rapporterar på nästa styrelsemöte. 5. Styrelseledamöternas uppdrag och arbetsuppgifter Sofia har funderat över arbetsfördelningen i styrelsen. Alla i styrelsen har tilldelade ansvar att arbeta med för Fuisms verksamhet. Många nya styrelsemedlemmar som har kommit in i år. På förslag så tas två nya styrelsemedlemmar in i styrelsen först under nästa årsmöte 2014 för att den nya styrelsen ska ha möjlighet att få tid och möjlighet att arbeta in sina ansvarsområden. Christina uppdaterar kontaktlistan över styrelsemedlemmarna på hemsidan så att den stämmer gällande roll/ansvar. Styrelsemedlemmarna har ansvar att flagga i tid om det är så att man inte kan göra ett uppdrag eller om det är osäkerhet kring de arbetsuppgifter man har ansvar för. 6. PM, stadgar och årscykeln Pm för styrelsearbete. Alla ser över texten som står på respektive ansvarsområde samt funderar även kring om det är bra formuleringar. Maila Sofia om det är något som man vill ändra. Efter återkoppling tar Linda och Sofia ansvariga fram en uppdaterad version. Lathund webbplats gås igenom. Checklista Uppdatera vissa formuleringar exempelvis exempel gällande den ekonomiska sammanställningen. Byta ut exempel så att det blir de närmsta åren bak i tiden. Rikard mailar Linda sammanställningen för Fokus på 2012. Medlemsbrev skickas ut i januari. Lars mailar Linda och Sofia medlemsbrevet för 2013. 2014 skickas medlemsbrevet ut till alla medlemmar igen. Medlemsbrev till varje ny medlem. Kari skickar den senast uppdaterade versionen till Linda och Sofia. Regionindelning och medlemsansvar Styrelsen diskuterar den geografiska indelningen av Fuisms medlemmar i olika regioner. Hur stor är regionen och hur många medlemmar finns det i den? Det viktiga är att man har fysisk möjlighet att träffas. Ska vi ha kontaktpersoner för medlemmar utifrån hur många som man har i sitt område? Man behöver ha lite överblick över regionen som regionsansvarig. Kan vi lösa det så att en person är medlemsansvarig och en person är ansvarig för att ordna aktiviteter i sitt område? 2
På förslag kan vi ta fram en info adress som skickar ut information om Fuisms aktiviteter. Regionsansvarig är då mer områdes bevakare och kontaktperson. Redovisa att det i styrelsen finns en representation ifrån olika platser i Sverige. Årscykeln; Styrelsens fysiska möten äger rum i januari ägnat till årets pedagogiska projekt, samt mars och augusti. Styrelsens skype-möten har fungerat men framför allt i formen av informationsmöten. Svårt att få till tid att ses mer i fysiska möten, men kanske kan dela upp i arbetsgrupper som kan träffas och ta ansvar för en fråga/ett projekt. Skypemöten 1 gång i månanden. Eventuella arbetsgrupper kommer överens om hur ofta man behöver träffas och hur dessa möten ska ske. Som förberedelse för styrelsens skypemöten ska Sofia göra lite kortare dagordningar, fokusera mötet kring vissa specifika punkter, sedan har man som styrelsemedlem eget ansvar att vara förberedda på vad mötets innehåll är. Vara tydligare i dagordningen gällande information som inte är diskussionsfrågor utan mer ren information. Pm för revisorer valberedningen Stadgarna förslag taget på årsmöte 2013. Kommer att gås igenom på ytterligare ett årsmöte 2014 för att gå igenom. Kari korrekturläser stadgarna och skickar till Linda. Sedan läggs de nya stadgarna ut på hemsidan (pdf) och att de reviderade stadgarna gäller from mars 2013. 7. Webb, Facebook, Skype etc Ny ansvarig för Skypeuppringning - Susanna Webb Jessica och Christina presenterar ett förslag till hur Fuism arbetar fram en tydligare struktur hur vi arbetar med webb och facebook. Vilken typ av information ska finnas på respektive plats? Vem har ansvar för att rensa? Mötet bestämmer att under Arkiv ligger årsmötesprotokoll och innevarande års Skypemöten. Jessica får i uppdrag att rensa hemsidan. Omvärldsbevakning exempelvis gällande forskning och uppsatser ser vi att facebook kan vara en kanal att använda. Även t.ex. tips om lediga jobb och tips på bra pedagogiska projekt. Kari har ansvar för medlemsregistret och startar en mapp i dropbox. Christina ser över innehållet i dropbox. Christina tar fram en uppdaterad lathund/instruktion hur man använder hemsidan och dropboxen. Jessica mailar ut dokumentet kring Förslag att strukturera hur Fuism jobbar med webb och fb till styrelsen. 3
8. Höstkonferensen 2013 Hands on Europe Arbetsgruppen rapporterar Lars berättar om hur det ser ut nu. Två programpunkter planerade: Onsdagen ett skypemingel öppet för alla. Fuisms medlemmar behöver inte vara anmälda på konferensen utan kan delta på minglet. Plats - Historiska museet kl 16 18. Under minglet kommer vi att skypa med Dömda projektet, www.domda.se. Umeå Bildmuseum kommer också presentera ett projekt. Samt Street art academy Östergötlands museum. Var och en betalar för sin dryck. Historiska museets restaurang står för försäljning av dessa. På torsdag kl 12 13.30 är den andra programpunkten, ett seminarium lett av Katy Haupman utifrån de tre vinnarna i årets pedagogiska projekt. Arbetsgruppen kommer också att arbeta som värdar under konferensen. Det finns fem platser och man har ansvar att se till att allt går bra praktiskt. Konferensen är på tre platser; Ons - Tekniska museet Tors - Historiska museet Fre - Naturhistoriska museet Fredrik kommer vara värd alla dagar. EvaTua kommer vara värd alla dagar Susanna kan tisdag Rikard kan ons och torsdag Lars kan alla dagar Kari kan tis och Linda kan ons och tors Sofia är med på onsdagen och torsdagen under Fuisms programpunkter. Om man går på föredrag/aktiviteter under värdskap ska man också visa att man är med exempelvis lägga ut foto på facebook. Delge medlemmar som inte haft möjlighet att delta innehållet som vi varit med på. Anmälningssystemet har varit krångligt att förstå och att få att fungera. Kan vara värt att försöka förmedla att Fuism inte har något med anmälningsförfarandet att göra. 23/8 var det ca 80 personer anmälda. Har man tips på nätverk som man kan sprida informationen om konferensen även internationellt får man gärna komma in med det till Lars. Hur dokumenterar vi konferensen? Susanna och Rikard tar anteckningar. Även foto. Det finns inget sista datum för anmälan, så vi fortsätter uppmuntra till deltagande. 9. Möte med de nordiska museipedagogiska föreningarna, Evatua och Ylva var på möte i slutet av maj med nordiska representanter från Danmark, Finland och Norge för att bl.a prata om den gemensamma publikationen. Eva Kronqvist har varit på förslag för att ta fram en mall/ett system som kan vara grunden till en utgångspunkt för denna. Ylva har pratat med Eva som är intresserad av detta. Kan vara positivt att finnas i ett nordiskt sammanhang. EvaTua tar fram information om detta till nästa möte, tidsplan och budget. 4
Grundtanken ifrån början att dokumentera utifrån generic learning outcomes hur man beskriver och har med mål från början i sitt arbete. På förslag att vi bjuder in Eva till vårt möte i januari. Kan vi ha ett tema med inriktning som vi också kan söka pengar för? Ex genuspedagogik, jämställdhetsfrågor? 10. Årets pedagogiska projekt Det växer som vi hoppades. Jessika föreslås ta särskilt ansvar för årets pedagogiska projekt. Vi tar fram en mall som man kan fylla i ansökningen i. Hur kommunicerar vi om detta? Alla kan nominera men endast medlemmar kan rösta. Syftet och den upplevda effekten är minimikrav i nomineringen. Vad grundar vi beslutet på? Nomineringen blir den styrande. Vad, hur och varför? Vad är bra pedagogik? Nu inför nästa omgång av årets pedagogiska projekt bjuda in projekten som presenterar sig själva för medlemmarna som är med på mötet. Fuism står då för projektens resa till årsmötet. Ansökningen kan vara en webbformulär ett word dokument som man mailar tillbaka. Ska vi ha ett fokus / ett tema? Tema blir satt till vision och vardag. Syfte och mål ska vara tydligt med i beskrivningen av projektet. Jessica skissar på en mall för ansökan och mailar ut till styrelsen. Det ska ha pågått under detta år. Deadline 15/1 2014. Pushar för detta i slutet av september. Möjlighet att anmäla sig eller någon annan i tre månader. Omfånget av materialet 500 tecken med blanksteg, 5 bilder. Vad vinner man hur synliggöra vinnaren? - Vara med på Vårmötet och visa upp sig. Liknande struktur till vinnaren som kring Årets museum. Årets pedagogiska projekt. Diplomen ska justeras innan vi delar ut till 2:a och 3: dje pristagare. 11. Arkivfrågan På riksutställningar finns Fuisms arkiv och det är även i fortsättningen så att de officiella dokumenten som protokoll och medlemsbrev arkiveras där. Fråga hur gör vi nu praktiskt när vi inte har en kontaktperson på Riksutställningar. Ska vi ta kontakt med Riksarkivet? Vi behöver ta reda på vad som finns. Fredrik tar ansvar för detta. Kontaktar riksutställningar och även Lena Laving. Viktigt att ha det på en plats så att det inte är utspritt. 12. Riksutställningars roll i FUISM Riksutställningar bjuds in till de fysiska styrelsemöten på hösten som Fuism har som de har möjlighet att närvara på och informerar om RU:s verksamhet. I planeringen av Fuisms aktiviteter för året som kommer, kommer vi också att vara mer aktiva i att informera Riksutställningar om eventuella samarbetsmöjligheter. Vi måste vara noggranna med att planera i tid. Kräva en tydlighet från oss mot riksutställningar kring hur de bedriver 5
omvärldsbevakningen kring pedagogiska frågeställningar. Tipsa om föreläsare, tema mm för våra aktiviteter. Inför mötet i januari bjuds en representant från Riksutställningar in. Sofia tar kontakt med Riksutställningar och informerar på nästa möte. Fråga vad de har möjligheter att bevaka kring museipedagogik. Spana nyhetsbrev vill ha tips på trevliga projekt och goda exempel. Både i Sverige och internationellt. Armkroksresor man följer med på en resa tillsammans med en representant ifrån Riksutställningar. Övriga frågor Medlemsfrågan Värva nya medlemmar? Susanna lyfter frågan kring hur vi kommunicerar om vår verksamhet. Ingela lyfter att det finns ett stort behov av att veta om Fuism inom den fria kulturverksamheten. Medlemmar; vi har inte en personlig relation med så många av medlemmarna. Kan vara bra att nå fler medlemmar ex från konsthallar och studenter. Det pedagogiska redskapet som är i fokus. Ett speciellt pris för studenter? Har vi kontakter med utbildningar, universitet, lärarutbildningar? Man kan sprida information i dessa nätverk. Kan även ta fram ett studerandepris för att vara med på konferenser mm. Ska vi sätta samman en pdf men kort information om Fuism som man kan använda för att värva medlemmar. Sofia tittar på det. Christina använder facebook som kanal för att sprida information om Fusim. Maila Sofia vilka man ha varit i kontakt med så att vi har lite koll på vilka vi har kontaktat. Resebidrag Ingela lyfter frågan om man från Fuism kan gå in med medel och stötta medlemmar i större regioner att samlas i fysiska träffar ex med resebidrag. En formell ansökan som man skickar in innan en av Fuisms aktiviteter. Arbetsgruppen som arbetar med programpunkten tar ansvar för att även se över ansökningarna. Arbetsgruppen för Fokus på ser över även hur man kan erbjuda resebidrag. Hur nå timanställda och studenter och om styrelsen - sammansättningen Kan man tipsa om en timanställd pedagog som valberedningen kan fundera vidare på. Evatua och Linda bjuder in till ett informationsmöte om Fusim till tim/projektanställlda i Göteborg. Ansökan om resebidrag även till dem som inte har en arbetsgivare. 6
Fre 23 oktober Start kl.9 Etnografiska museet 13. Meningen med föreningen? Vi diskuterar medlemsaktiviteter/möten det har varit så att det varit billigast för flest att vara i Stockholm. Därav har de senaste åren att det har varit plats för programaktiviteter för våra medlemmar. Kan vi välja lite fler destinationer som ex Umeå, Göteborg, Stockholm, Malmö. Kan man erbjuda att man kan söka resebidrag för de medlemmar som inte har råd att åka annars. Styrelsen kommer överens om att; Höstens konferens är i Karlskrona Vårmötet är i Umeå Årsmöte och Fokus på i Stockholm Tema under 2014 för Fuisms verksamhet ska avspegla sig i Fokus på, det pedagogiska priset och en eventuell studieresa samt pedgogstafetten. Vision och vardag blir temat för nästa år. 14. Vårmötet 2014 8-10 april i Umeå. Projektledare är Anki Berg. Ingela tar lite större ansvar för vår programpunkt vi kommer att ha på vårmötet. Temat kommer vi att veta om några veckor så kan återkoppla punkten på nästa skypemöte. Lyfta årets pedagogiska projekt. Kanske en AW, mingel ifrån Fuism. 15. Samarbete med RSM, Riksförbundet Svenska Museer Pedagogiskt strategimötet. Nästa möte ej bestämt. Sofia går. Svårt att få ihop gruppen. Diskussion pågår kring en fortbildningsinsats. Börjar hösten 2014. Möten har varit med flera chefer, personer från NCK, Malmö museer. Varken FUISM eller Riksutställningar har varit med. RSM stafettblogg, Sofia har anmält vårt intresse att medverka för att synligöra FUISM i sammanhanget. 16. Nästa års tema Fokus på 2014 Vision och vardag Arbetsgrupp Lena, Kari, Ingela, Susanna. Ger förslag på form, innehåll och plats på kommande styrelsemöten. 17. Pedagogstafetten I Stockholm har man erbjudit pedagogstafetten två gånger per termin i direkt anslutning till kontorstid. Fem-tio personer brukar komma. Föreningen kan bidra med after work koncept. Skapa en tydlig överlämning till nästa tillfälle. Sätta tre tillfällen under hösten, med uttalade tema-frågor. Förslag på platser i Stockholm (ansvarig i Stockholm; Lasse) 7
- Polismuseet - Historiska museet - Musik och Teatermuseet Göteborg försöker också erbjuda tre tillfällen. Hittar vi på något så informerar vi styrelsen, sedan skickar alla regionansvariga till sin region och Christina lägger upp på webb och Facebook. Det går bra att lägga upp bilder själv på facebook, i eget namn. Alla mail till medlemmarna bör ha FUISM logga, tills den nya modellen av egen Fuism adress är klar. 18. Mötesdatum och övriga datum hösten 2013 13/1 deadline nominering årets pedagogiska projekt 31/1 fysiskt styrelsemöte ev Nyköping på Sörmlandsmuseum 10/2 publicering av årets pedagogiska projekt finalisterna på webben 10/3 årsmöte Sofia kollar upp när vårmötet är. Skypemöte; 30/9 kl 14.50 16 4/11 kl 14.50 16 11/12 kl 14.50 16 14/1 kl 14.50-16 19. Övriga frågor Avgående styrelseledamöter kommer att få en gåva. Förslag; presentkort på Ticnet. Höstkonferensen 2014. Ska den planeras? Karlskrona? Umeå? Förslag att det avsätts tid för att alla ledamöter berättar kort om sin nuvarande situation och verksamhet vid möte. Fotografera, dokumentera bättre. Behövs en kamera? Behöver vi bara fotografera mer, publicera mer, arkivera mer? Dropbox arkiv? Alla i styrelsen ska gå med i Dropbox. Alla i styrelsen går med i Skype. Priset-mail och info-mail hanteras nu av Sofia. Sekreterare Linda Noreen Justerare EvaTua Ekström 8