Faktablad Micro Focus iprint Hitta rätt bland alla lösningar för mobila utskrifter I dag måste en fungerande utskriftslösning omfatta mobil utskrift. I det här bladet kan du läsa om hur du hittar fram till en effektiv plattform för mobila utskrifter som inte riskerar säkerheten eller sänker budgeten. Innehållsförteckning sida Hitta rätt bland alla lösningar för mobila utskrifter.... 2 Behov.... 2 Tillgänglighet....2 Enkel användning....2 Säkerhet...3 Programvarualternativ för mobila utskrifter.... 3 Programvaruinfrastruktur...3 Maskinvaruleverantörer....3 Molnlösningar................................................................................ 3 Serverlösa lösningar....4 Appar för mobil utskrift....4 Utskriftsenhet för företag....4 Vad ska jag tänka på när det gäller spårning och redovisning av utskrifter?...4 Sammanfattning.... 5
Faktablad Hitta rätt bland alla lösningar för mobila utskrifter Hitta rätt bland alla lösningar för mobila utskrifter Om du har börjat leta efter en lösning för mobil utskrift är det mycket möjligt att du har längtat efter karta och kompass. Du hade förmodligen en utskriftslösning som täckte alla behov sen kom de mobila enheterna in i bilden. Nu känns det som om du har gått vilse. I det här dokumentet hjälper vi dig att hitta rätt bland alla mobila utskriftslösningar. Det blir lättare att förstå de nya behoven i organisationen. Utskrifter är fortfarande viktiga för produktiviteten, och det betyder att IT-avdelningen måste fortsätta att tillhandahålla effektiva utskriftsfunktioner. I dag måste en fungerande utskriftslösning omfatta mobil utskrift. Användare vill ha tillgång till utskriftsresurser från samtliga enheter de använder i sitt arbete, och de mobila användarna använder sig i allt större utsträckning av konsumentanpassade appar och andra nödlösningar för att uppfylla produktivitetsmålen. Men för organisationerna är det dessutom viktigt att utskrifterna, och i synnerhet mobila utskrifter, inte äventyrar företagets informationstillgångar. Det ligger i allas intresse att utskriftslösningarna är både enkla och säkra. IT måste agera snabbt och hitta den balansen. I det här dokumentet beskriver vi huvudalternativen och hjälper dig förstå vilken typ av lösning och leverantör som passar dig. Det handlar inte bara om att hitta tillbaka till den stabila utskriftsinfrastruktur du hade tidigare, utan vi förklarar också hur du lägger till funktioner för mobila utskrifter i infrastrukturen utan att äventyra användarna och budgeten. Behov Innan du väljer en lösning för mobila utskrifter bör du gå igenom de specifika behoven i organisationen. Tänk igenom hur viktigt det är med tillgänglighet, användarvänlighet och säkerhet så att du kan bedöma de olika utskriftsalternativen på rätt sätt. Tillgänglighet Andelen mobila medarbetare blir allt större och experter förutser att de kommer att utgöra mer än en tredjedel år 2017. Den här växande skaran mobila medarbetare behöver tillgång till samma filer, verktyg och tjänster som alla andra medarbetare för att förbli produktiva. Utskriftsmöjligheter är bara en aspekt. Under 2012 skrev 24 procent av mobiltelefonanvändarna och 32 procent av surfplatteanvändarna ut från sina enheter enligt IDC. Och då borde den siffran ändå vara mycket högre. Oavsett hur enkelt det är att utföra många sysslor med dagens smarttelefoner och surfplattor uppger IDC att hela 50 procent av användarna inte vet hur de gör för att skriva ut från enheterna. När Microsoft släppte Microsoft Office för ios så kom en uppdatering bara en månad senare. Den nya versionen omfattade mobil utskrift, den funktion som användarna efterfrågade mest. Det är tydligt att användarna vill kunna skriva ut från sina mobila enheter. Att ge användarna åtkomst till funktioner för mobil utskrift är en utmaning, men det är bara en liten del av utskriftsbehoven. Stationära användare behöver också kunna skriva ut enkelt och säkert. De flesta organisationer har flera typer av skrivare, från nyare små skrivbordsenheter till kopieringsmaskiner och specialiserade enheter för affischer. När du funderar på hur du ska ge alla användare den åtkomst de behöver måste du ta med samtliga enheter i beräkningen. Enkel användning Användarvänlighet är inte bara viktigt för slutanvändaren. En bra lösning är dessutom lätt för IT-avdelningen att introducera och underhålla. För slutanvändaren är det viktigt att utskriftslösningen är enkel. Det här gäller i synnerhet för mobila enheter, där det ofta är besvärligt att göra de inställningar som behövs. För produktiviteten är det viktigt att användarna klarar utskrifterna själva, utan att behöva kontakta supporten. God IT-produktivitet kräver kompatibla lösningar. De ska vara enkla att installera och kunna hanteras centralt. Den förenklade hanteringen är särskilt viktig för små och medelstora organisationer som inte har särskild personal som sköter utskriftslösningarna. För stora organisationer är det främst en fråga om att hålla nere kostnaderna för stöd till hundratals användare. 2
Säkerhet Enligt Ponemons studie Cost of Data Breach 1 från 2014 är den genomsnittliga kostnaden för ett dataintrång nu 3,5 miljoner USD. Utskriftsinfrastrukturen är sällan det första säkerhetsexperter tänker på, men det är en mycket viktig del i den övergripande säkerheten. Quocirca 2 fann att 90 procent av företagen medger att de har råkat ut för ett eller flera utskriftsrelaterade dataintrång. Det finns fyra olika faktorer att ha i åtanke när det gäller utskriftssäkerhet. Den första är integrering med kataloger. När du integrerar med användarkatalogen kan du kontrollera åtkomsten till utskriftsmaskinvaran. Det här är viktigt eftersom moderna skrivare sällan bara är just skrivare. De fungerar ofta som delade, anslutna flerfunktionsenheter och fungerar både som skanner, fax och skrivare. Genom de här flerfunktionsenheterna flödar värdefull information i olika riktningar, och det är mycket viktigt att kontrollera vem som har åtkomst till dem. Nästa område i utskriftssäkerheten är känt som pull printing eller followme-utskrift. De här funktionerna gör att organisationen kan kräva att användaren befinner sig vid skrivaren för att materialet ska skrivas ut, och det innebär att dokumentet inte kan plockas upp av någon annan. Pull printing eller follow-me-utskrift innebär att användaren måste gå till skrivaren och identifiera sig med ett ID-kort eller en PIN-kod. Sist men inte minst har moderna flerfunktionsenheter ofta en hårddisk där det går att lagra data som personer utanför organisationen kan komma åt. Till skillnad från andra säkerhetsfrågor går det här inte att lösa med bara programvara. För att hålla de här enheterna säkra måste du köpa diskar med krypteringsfunktioner, begränsa åtkomsten till konsolerna för maskinvaruadministration och se till att hantera enheterna på rätt sätt när det är dags att byta ut dem, så att de inte innehåller värdefull information. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att mobila enheter medför säkerhetsutmaningar även inom utskriftsområdet, precis som de gör inom så många andra IT-områden. Om IT-avdelningen inte tillhandahåller en lösning tar användarna till nödlösningar, som ofta är osäkra. Även en lösning som är godkänd av IT-avdelningen måste integreras med säkerhetslösningar för mobila enheter, om du vill vara säker på att de mobila utskrifterna är säkra. Programvarualternativ för mobila utskrifter Programvara för mobil utskrift kan delas in i sex huvudkategorier. På sidorna som följer beskriver vi dem och tar upp fördelar och nackdelar. Vi ger också förslag på vilka typer av organisationer som kan ha nytta av de olika alternativen. 1 www.ponemon.org/blog/ponemon-institute-releases-2014-cost-ofdata-breach-global-analysis 2 www.itproportal.com/2014/09/11/90-businesses-suffer-databreaches-through-unsecured-printing/ Programvaruinfrastruktur Programvaruinfrastrukturen tillhandahålls troligen av Microsoft eller Apple, och de här leverantörerna erbjuder dessutom utskriftsprogramvara. Båda företagen förstår operativsystem och nätverk och har naturligtvis möjlighet att knyta utskriftsprogramvaran till sina egna plattformar. Ingen av dem erbjuder dock omfattande funktioner för mobila utskrifter. Välbekanta produkter Få, om några, mobila funktioner Säkra inloggningsuppgifter för företag Specialutformade lösningar som bara fungerar på en enda plattform Höga fortlöpande underhållskostnader Bara grundläggande utskriftsfunktioner lite eller ingen säkerhet, spårning osv. Programvaruinfrastrukturen tillhandahåller tillräckliga utskriftsmöjligheter för enskilda personer och små organisationer utan blandad infrastruktur. Organisationer som dessutom behöver funktioner för mobil utskrift måste investera i nya skrivare. Maskinvaruleverantörer De flesta leverantörer som säljer skrivare säljer gärna programvara också. Vilka funktioner som ingår i programvaran varierar. En del leverantörer tillhandahåller exempelvis stark säkerhet, och andra gör det inte. De flesta stora leverantörer av utskriftsmaskinvara förstår behovet av mobil utskrift och erbjuder lösningar för det. Lösningarna innebär ofta att utskriftsjobbet går genom det offentliga molnet. Säkra inloggningsuppgifter för företag Lösningar fungerar bara med Stabila mobillösningar leverantörens egen maskinvara Säkerheten varierar Användning av molnet kan bryta mot bestämmelser och policyer för datasäkerhet Tillverkarna fokuserar på maskinvara först och programvara i andra hand Om du vill hålla dig till ett enda märke på skrivare kanske maskinvaruleverantörer erbjuder lämpliga alternativ. Jämför de olika leverantörerna noga om säkerheten är en viktig aspekt i organisationen. Molnlösningar Molnlösningar för utskrift innebär att användarna kan skicka jobb från alla typer av enheter till valfri skrivare som är ansluten till samma moln. Användaren behöver inte installera drivrutiner och programvara, och lösningarna är därför mycket enkla att använda. De här alternativen kan användas med mobila enheter och är flexibla, men säkerheten är låg. Många olika företag erbjuder lösningar för utskrift från molnet, exempelvis molnleverantörer, maskinvaruleverantörer och så vidare, men de lägger vikt vid olika saker. 3
Faktablad Hitta rätt bland alla lösningar för mobila utskrifter Användarvänlighet Begränsad säkerhet Vanligtvis enkla att installera (få eller inga drivrutiner eller annan utrustning krävs) Användning av molnet kan bryta mot bestämmelser och policyer för datasäkerhet Inte alla moln är kompatibla med all maskinvara Ofta är de avsedda för privatpersoner. I praktiken innebär det att de också lämpar sig för små företag så länge säkerheten inte är en prioritet. Alla branscher som behöver starkare dataskydd bör titta på andra alternativ. Större organisationer märker snart att inte alla befintliga skrivare fungerar med alla moln. Serverlösa lösningar I serverlösa lösningar går dokumenten direkt från användarens dator till en skrivare. Många skrivartillverkare har sådana lösningar, men de fungerar oftast bara tillsammans med skrivare av just det fabrikatet. De är enkla att installera och underhålla, men de medför också begränsningar. Viktigast av allt är att de här lösningarna bara fungerar med stationära datorer och inte har funktioner för mobil utskrift. Lägre kostnader för installation och drift Inga funktioner för mobil utskrift Ingen risk för att serverkrascher stänger Svårt att spåra utskrifter ned utskriftsfunktionerna Lösningar fungerar med ett begränsat antal skrivare (vanligtvis fem) Lösningar fungerar bara med leverantörens egna skrivare Serverlösa lösningar är för små för de flesta organisationer, men en liten organisation eller ett team som bara behöver tillgång till fem skrivare kan dra nytta av att lösningen är enkel att installera och underhålla. Alla som behöver funktioner för mobil utskrift behöver dock se sig om efter andra lösningar. Appar för mobil utskrift Precis som de flesta andra appar är appar för mobil utskrift främst fokuserade på användarupplevelsen. De erbjuds av en rad olika leverantörer, de flesta av dem nystartade företag. Nystartade företag riskerar alltid att inte klara konkurrensen eller att köpas upp av större företag som har olika strategier och planer. Det gör detta till ett dynamiskt och potentiellt osäkert område inom lösningar för mobil utskrift. Mycket enkelt att använda Ofta från oerfarna, nystartade företag En del kräver att utskrifterna går via stationära enheter De flesta har begränsade funktioner för plattformar och enheter Få säkerhetsfunktioner De är utmärkta alternativ för privatpersoner, men ofta räcker säkerheten inte till för företagsanvändare. För organisationer som behöver ha säkerhet, stöd för flera olika typer av enheter och möjligheter att spåra utskrifter finns det bättre alternativ på annat håll. Utskriftsenhet för företag Utskriftsenheter för företag är programvaruenheter som läggs till ovanpå organisationens befintliga infrastruktur och ger tillgång till utskriftsfunktioner för både stationära och bärbara datorer samt för andra typer av mobila enheter. De flesta utskriftsenheter för företag har brett stöd för plattformar och enheter, vilket innebär att de fungerar med flera olika operativsystem och de flesta typer av utskriftsmaskinvara. För att kunna skriva ut från mobila enheter måste användarna installera en mobilapp som ger anslutning till enheten. De här enheterna integreras dessutom med katalogen, så att du kan övervaka vem som har åtkomst till skrivarlösningarna och utföra vissa granskningar. Om du behöver mer robusta funktioner för redovisning och spårning behöver du troligtvis en lösning med utskriftsredovisning (se avsnittet Vad ska jag tänka på när det gäller spårning och redovisning av utskrifter? ). Stöd för ett brett utbud av plattformar Stöd för ett brett utbud av enheter Självbetjäningsutskrift och anpassade programvaruenheter ger användarvänlighet för både användare och IT-avdelning Integrering med kataloger Lösningar kräver integrering med tredjepartslösningar för pull printingfunktioner Användare behöver en mobilklient för att få tillgång till fullständiga funktioner Begränsad redovisning och granskning Det här är det starkaste alternativet för de flesta organisationer. Det här alternativet kan vara onödigt omfattande för mycket små organisationer, men de flesta andra har nytta av det breda stödet för plattformar och enheter. Vad ska jag tänka på när det gäller spårning och redovisning av utskrifter? En del av utskriftsprogramvaran som vi tar upp i det här dokumentet har begränsade funktioner för spårning och granskning. Om du vill ha fullständiga funktioner för redovisning och spårning behöver du sannolikt en tilläggslösning. Sådana lösningar spårar hur mycket som skrivs ut i organisationen, vem som skriver ut och går i vissa fall att koppla till faktureringssystem så att du kan fakturera avdelningar och enskilda personer för utskrifter. Lösningar för redovisning av utskrifter är plattformsneutrala och fungerar med de skrivare som redan finns i organisationen. Det går att använda programvara för redovisning av utskrifter som fristående utskriftsprogramvara. Tyvärr krävs ofta en central dator som kontrollerar utskrifterna. Tänk dig ett offentligt bibliotek där en enda dator kontrollerar flera offentliga skrivare, så att bibliotekarierna kan begränsa och övervaka hur mycket som skrivs ut. Det är en perfekt lösning för det 4
här användningsområdet, men redovisningsprogramvara som fristående utskriftslösning fungerar bara för mycket små organisationer. Det är bättre att först välja utskriftsprogramvara, och att se till att hitta en som ger de grundläggande funktioner du behöver. Du kan därefter lägga till en redovisningslösning som lägger till de eventuella funktioner som saknas i plattformen. När du väljer programvara för redovisning av utskrifter ska du se till att välja en lösning som har funktioner för mobila utskrifter. Alla har inte det. Sammanfattning Den perfekta utskriftslösningen finns inte, men för organisationer som funderar över mobila utskrifter är en del lösningar bättre än andra. Mycket små organisationer där säkerheten inte är en huvudprioritet har många bra alternativ att välja mellan. För de flesta andra är en utskriftsenhet för företag sannolikt den starkaste lösningen. Utskriftsenheter för företag lämpar sig för många eftersom de balanserar åtkomst för både mobila och stationära användare, användarvänlighet för användare och IT-avdelningar samt säkerhet för organisationen. Det vi kan konstatera är att IT-avdelningen måste ta itu med behovet av mobila utskrifter annars finns risken att slutanvändarna tar saken i egna händer. Användarna kan oavsiktligt äventyra säkerheten i hela organisationen med utskriftslösningar som de själva skaffar och kopplar till nätverket eller med appar som skickar utskrifter via molnet. Vi hoppas att det här har gett dig bättre översikt över de olika lösningar och möjligheter som finns. Det går att återskapa en stabil infrastruktur som kopplar samman alla användare, oavsett var de befinner sig, och alla deras enheter med alla dina skrivare. Kontakta oss i dag om du vill veta mer om vilka alternativ som passar dig. 5
Micro Focus Sverige Kronborgsgränd 1 164 46 Kista Sverige Tel: (46) 8 752 25 00 www.novell.com 162-SV0024-001 N 02/16 2016 Micro Focus. Med ensamrätt. Bland annat Micro Focus, Micro Focus-logotypen och iprint är varumärken eller registrerade varumärken som tillhör Micro Focus, dess dotterbolag eller samarbetspartner i Storbritannien, USA och andra länder. Alla andra varumärken tillhör respektive ägare.