Landstingets ledningsstab H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R FM-enheten, Helena Söderquist 2011-06-29 LS-LED11-410 LS-FMO11-026 Riktlinjer för konsthantering inom Landstinget Sörmland Ärendebeskrivning Landstinget Sörmland har en konstsamling, som varje år tillförs nya verk genom inköp, och vars huvudsyfte är att utsmycka lokaler där landstinget och helägda dotterbolag bedriver verksamhet. Samlingen består av två delar: fast konst och lös konst. Skillnaden mellan lös och fast konst är att lös konst består av tavlor, skulpturer, konsthantverk m.m. och är lätt flyttbar medan den fasta konsten sitter fast i väggar, tak, golv, mark eller på annat sätt är en del av byggnaden. Den fasta konsten tillhör normalfallet byggnaden. Vid försäljning av byggnader bör såväl fast som lös konst stanna inom Landstinget Sörmland. Vad som gäller ska framgå av de juridiska handlingarna. I föreliggande förslag redogörs för principerna för hanteringen av konsten avseende inköp, utplacering, registrering, vård m.m. I och med Nämnden för kultur, utbildning och friluftsverksamhetens beslut 47, daterat 2003-12-10 och Landstingsstyrelsens beslut 32, daterat 2004-03-22 fastställdes en konstpolicy för reglering av Landstingets konstarbete. Mycket har hänt inom området sedan 2003/2004 och verksamheten har bytt organisatorisk tillhörighet vilket gör att det finns anledning att ersätta tidigare konstpolicy med nya riktlinjer Förslag till nya riktlinjer för konsthantering Landstinget Sörmland har en konstsamling, som varje år tillförs nya verk genom inköp, och vars huvudsyfte är att utsmycka lokaler där landstinget och helägda dotterbolag bedriver verksamhet. Samlingen består av två delar: fast konst och lös konst. Skillnaden mellan lös och fast konst är att lös konst består av tavlor, skulpturer, konsthantverk m.m. och är lätt flyttbar medan den fasta konsten sitter fast i väggar, tak, golv, mark eller på annat sätt är en del av byggnaden. Den fasta konsten tillhör normalfallet byggnaden. Vid försäljning av byggnader bör såväl fast som lös konst stanna inom Landstinget Sörmland. Vad som gäller ska framgå av de juridiska handlingarna. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se SID 1(6)
I föreliggande förslag till riktlinjer redogörs för principerna för hanteringen av konsten avseende inköp, utplacering, registrering, vård m.m. 1. Ansvar Övergripande ansvar Huvudansvaret för nyinköp av konst, den befintliga konstsamlingen och dess hantering åligger konsthandläggaren vid FM-enheten. Varje enhet har dock ansvar för den konst som är placerad i den lokal där man bedriver sin verksamhet. Konstverken är anpassade efter lokalerna och följer inte automatiskt med verksamheten vid en eventuell flytt. Verksamhetens ansvar Konsthandläggaren ser till att konstverken utplaceras i verksamheterna. Verksamhetschefen för enheten undertecknar depositionsavtalet för den konst som är placerad hos verksamheten. Varje konstverk registreras skriftligt som ett lån/deposition. Regler för hur konsten ska handhas anges i depositionsavtalet eller vad gäller fast konst i förekommande fall i ett ansvarsavtal och lämnas till verksamheten. Depositionsavtalet registreras och arkiveras av konsthandläggaren och kopia lämnas till verksamheten. Varje verksamhet har således ett ansvar för konsten som är placerad på respektive enhet. Konsten får inte flyttas, tas ned eller skadas. Ansvaret åligger ansvarig chef för varje enhet inom landstinget, oavsett om enheten är en stabsfunktion eller en driftsenhet. Varje enhet ska, i samråd med konsthandläggaren, organisera och i skrift fastslå ett för enheten passande system för lokalt konstansvar så att man håller ordning på de konstverk man lånat etc. I detta ansvar ingår att: tillse att beställningar i görligaste mån görs samlat från enheten. tillse att beställningar görs enligt de beställningsregler som finns. bistå konsthandläggaren vid prioriteringar av utplaceringar samt tillse att konsthandläggaren ges nödvändiga upplysningar om eventuella speciella behov motiverade av t. ex. patientklientel eller liknande. ansvarar för lånet och gå i god för det. se till att konstverken förblir kvar på angiven plats. konstverken sköts efter de skriftliga instruktionerna i depositionsavtalet. eventuella skador rapporteras genast till konsthandläggaren (som åtgärdar dessa eller ordnar utbyteskonstverk). Detsamma gäller stölder. konsten inom enheten inventeras årligen efter anmodan från konsthandläggaren och resultatet rapporteras skriftligen till konsthandläggaren. SID 2(6)
betala en avgift, beroende på konstverkets värde, för varje förkommet eller helt ruinerat verk (som inte uppenbarligen stulits eller förstörts av utomstående). att i god tid informera konsthandläggaren om eventuella omorganisationer, omstruktureringar eller flyttningar av verksamheter som kan innebära behov av nya konstverk eller behov av att konstverk omplaceras eller flyttas. att all personal inom enheten känner till och respekterar de regler som gäller för lokalens utsmyckning och skötsel av konst. Det åligger konsthandläggaren att ge enheterna den information de behöver för att kunna fullgöra sitt ansvar samt kontrollera att ansvaret sköts och att nödvändig kunskap finns. 2. Inköp Konsten ska vara av genomgående hög kvalitet och skapad av professionella konstnärer. Inköpen ska göras med tanke på konstens placering i vårdmiljöer, vilka besöks av många olika människor med varierande bakgrund, smak, värderingar och livssituationer. Hänsyn ska tas till både patienter, besökare och personal. Inga begränsningar finns vad gäller teknik eller konstformer. Konsten skall dock vara lätt att sköta och tåla den miljö den står i. Konsthandläggaren bör sträva efter att minst ca 25 % av inköpen görs av i Sörmland bosatta konstnärer och/eller från sörmländska gallerier eller från i Sörmland arrangerade utställningar. Vad gäller den lösa konsten ansvarar konsthandläggaren självständigt för inköpen inom ramen för dessa riktlinjer, men kan vid behov inrätta rådgivande referensgrupper som stöd (t.ex. av andra konstexperter och/eller brukare). Även vad gäller den fasta konsten ansvarar konsthandläggaren för inköpen på uppdrag av chef FM eller av denne utsedd person. Vid behov inrättas rådgivande grupper (t.ex. andra experter och/eller av hyresgäst utsedda person/er). 3. Registrering och märkning Registrering och fotografering ska ske digitalt och följa de för museisamlingar sedvanliga principer. Därtill ska på varje konstverk tydligt SID 3(6)
angivas nummer, konstnär, verk, teknik och vilka regler som gäller för hur det ska hanteras. 4. Utplacering Utplacering av konst görs i första hand vid större nybyggnationer, därefter större ombyggnader, mindre nybyggnationer och ombyggnader. Chef FM attesträtt avgör var gränser går mellan mindre och större byggnation. Om behov av prioriteringar uppstår sker samråd med landstingsdirektören eller annan av den utsedd lämplig part. Utplacering av konst görs av konsthandläggaren efter beställningar från de olika enheterna inom Landstinget som är i behov av konst. Blanketten Ansökan om konstutsmyckning skickas till konsthandläggaren på FMenheten. Ansökningarna behandlas efter en särskild prioriteringsordning och i turordning inom det geografiska område verksamheten tillhör. Nybyggnationer och ombyggnationer har alltid förtur. Prioriteringarna görs självständigt av konsthandläggaren/vid behov i samråd med chef FM landstingsledning och/eller berörda enheter. Prioriteringsordning: Barn och unga. Långtidssjuka, psykiskt sjuka och gamla. Övrig vårdverksamhet vårdcentraler etc. Offentliga lokaler. Övriga verksamheter tjänsterum etc. Konsthandläggaren avgör alltid hur många verk en lokal kan få. Tillägg till eller omplacering av konst som utplacerats av konsthandläggaren får inte göras. Konsthandläggaren ansvarar för och har det slutgiltiga ansvaret för vilka konstverk som ska placeras i en lokal liksom för hängning, men ska samråda med verksamhetschef och lokal personal. Det åligger verksamhetschefen att till konsthandläggaren ange särskilda behov och specialkrav som kan vara motiverade utifrån t.ex. det patientklientel man har. Gällande offentliga tjänsterum och arbetslokaler är det konsthandläggarens ansvar att lokalerna ges en kvalitativ konstnärlig utsmyckning. Lokaler av detta slag är representationslokaler där höga krav ställs på högklassig och konsekvent utsmyckning. Tjänsterum ska inte ges mer än två verk, utom i väl motiverade undantagsfall. Vissa individuella friheter kan tillåtas i personalrum och enskilda tjänsterum. Förståelse för dessa principer förutsätts finnas hos all personal och ett ansvar för detta åligger ledningen SID 4(6)
för varje enhet inom landstinget. Konsthandläggaren ska därvid bistå med information och handledning. 5. Konstpedagogik Verksamheten med landstingets konstsamling är i första hand till för att smycka landstingets lokaler och rymmer inte konstpedagogik. I mån av tid och andra resurser kan dock konsthandläggaren efter godkännande av dels chef FM och dels berörda enhetschefer inom landstinget genomföra smärre konstpedagogiska projekt. Sådana ska alltid vara väl förankrade lokalt, följa tydliga och för alla inblandade väl kända projektplaner samt vara tidsbegränsade. Ansvaret för sådana projekt åvilar helt konsthandläggaren. 6. Underhåll och gallring Underhåll av den fasta konsten åligger FM-enheten/Fastighet i samråd med konsthandläggaren. Underhåll av den lösa konsten åligger konsthandläggaren. Det åligger konsthandläggaren att vårda konstverken på tillfredsställande sätt. Konsthandläggaren ska ha ett system för översyn av utplacerad konst genom ett rullande schema för kontroll av utplacerad konst. Detta schema kan löpa över ett antal år, men hela tiden vara aktivt och resultaten registreras skriftligt och nödvändiga åtgärder genomförs kontinuerligt. Detta gäller t ex behov av omramning och konservering. Gallring av konst sker kontinuerligt. Äldre icke brukad konst avförs ur samlingen. Förslag till gallringen görs av konsthandläggaren och beslutas av chef FM. 7. Gåvor och personalköp Endast i yttersta undantag tillåts att konstverk ges som gåvor till kliniker eller andra enheter inom landstinget. Eventuella gåvor från utomstående till enhet inom landstinget ska rapporteras till konsthandläggaren och godkännas av denna och därmed införlivas i samlingen. All konsthantering ska skötas enligt ovan och avvikelser från dessa principer skall bara kunna ske om mycket speciella skäl föreligger och efter godkännande av chef FM. Överlåtelser av konstverk i samband med t ex förändrade driftsformer ska handhas av konsthandläggaren, dokumenteras noga samt beslutas av chef FM. SID 5(6)
Det är inte tillåtet att vare sig sälja eller skänka bort konstverk ur landstingets samling. Inte heller har personal rätt att köpa konstverk ur samlingarna. Enstaka undantag från dessa regler kan ske efter beslut av chef FM, men ytterst restriktivt och enbart då mycket speciella skäl föreligger. 8. Finansiering av verksamheten Budgetering och uppföljning av konstverksamheten ska följa samma principer som övrig verksamhet inom landstinget. Budgetansvar för såväl den fasta som den lösa konsten åvilar konsthandläggaren. Konstverksamheten är anslagsfinansierad. Anslaget består dels av en fast del som ska täcka kostnaderna för verksamheten samt underhållskostnader, dels av en rörlig del som bygger på 1 %-regeln om offentlig utsmyckning. Denna del används endast för inköp och utplaceringskostnader. Dess storlek avgörs årligen i samband med landstingets budget- och uppdragsprocess och beräknas som 1 % av investeringsvärdet för ny- och ombyggnation aktuellt år. 9. Regler för värdemässig bokföring Aktivering (balanspost) sker enligt landstingets policy för inventarier, d.v.s. för närvarande över 20 000 kr och lång livslängd, d.v.s. mer än 3 år. Endast den del av konsten som har konstnärligt värde avses. Fundament, fastsättningar m.m. hanteras lika byggnadsinventarier. SID 6(6)