Är du ung och vill ordna ett event? Här får du tips och råd om hur du ordnar ett disco, en turnering, en utställning, en festival med mera.
Att komma på en bra idé är första delen i ett lyckat event och det är oftast lättare att genomföra det om man är flera som är involverade i projektet. Kolla gärna runt vad andra har gjort för att få tips och idéer till ditt evenemang. Vad vill ni göra? Diskutera och försök att konkret sammanfatta vad det är du vill göra, skriv gärna ner syfte och mål. För vem? Till vem vänder sig evenemanget? Fundera på vilka som är målgruppen det gör det lättare att jobba vidare med exempelvis program, marknadsföring, tidpunkt och plats. Varför vill ni göra det? Fundera ut varför du vill genomföra idén och vilka mål du har för eventet. Om man skriver ner sina tankar är chansen att de uppnås mycket högre. Hur ska du göra det? Plats Bestäm en plats eller lokal som passar för evenemanget. Var ute i god tid om det är en plats du behöver hyra eller låna. Om evenemanget äger rum utomhus måste du kolla att det finns tak eller annat skydd mot dåligt väder, toaletter, vatten och eventuellt el osv. Tips på platser och lokaler finns på sidan 4. När Fundera på när arrangemanget ska äga rum och kontrollera att det inte sker andra evenemang som kan konkurrera om er målgrupp. Fundera även över vilken årstid som passar bäst för arrangemanget, till exempel om det är en mysig höstfilm eller en utomhuskonsert på sommaren. Vilken veckodag och vilken tid är också bra att ha med i planeringen. Sammanställ så tidigt som möjligt en tidsplan när olika saker måste ordnas. Vissa saker måste göras i god tid innan arrangemanget. Tillstånd Det kan behövas tillstånd från en myndighet för sammankomster som inte är privata exempelvis konserter, idrottsarrangemang, demonstrationer eller dansföreställningar som är på offentlig plats. En offentlig plats kan vara ett torg, en park eller gator där alla har rätt att vara. För konserter och andra musikarrangemang med få besökare inomhus, och för privata tillställningar, krävs inget tillstånd. Mer om tillstånd finns att läsa på sid 10 12. Pengar Det finns olika sätt att finansiera sin idé. Du kan bland annat söka bidrag från kommunen eller från externa fonder och stiftelser, via sponsring och biljettintäkter. Gör alltid en budget för ditt evenemang. Det är ett bra sätt att tänka igenom hela arrangemanget. Alla idéer kräver inte pengar utan man kan investera i tid stället. Mer om bidrag och pengar hittar du på sidan 8. Marknadsföring Det är ingen idé att ordna det perfekta evenemanget om ingen annan än du vet om det. Försök att hitta något unikt och speciellt som sticker ut i er marknads föring och lägg lite tanke verksamhet på en marknadsföringsplan. Vilka vill vi nå? (målgrupp) Vad vill vi att de ska veta och göra? När är det bäst i tid? (man åker till exempel inte pulka på sommaren) Var hittar ni er målgrupp? Läs mer om marknadsföring på sidan 7. Arbetskraft Tänk på helheten och fundera på var det behövs folk i ert arrangemang. Det är bättre att vara fler än färre så att man kan byta av varandra. Fördela gärna arbets uppgifterna mellan er så att inte alla gör samma sak. Är det ett större arrangemang kan ni behöva vara fler som jobbar på själva arrangemangs dagen än de som är med och planerar det lyssna gärna runt bland vänner och familj. Om ni behöver vara fler som jobbar under själva arrangemangsdagen är det bra att samla alla till ett informationsmöte. Där kommer ni troligtvis att få frågor som ni inte kanske tänkt på men som ni hinner fixa till före evenemanget. Tänk på att alla vill ha roligt när de jobbar. Se till att ha omväxlande arbetsuppgifter. - 2 - - 3 -
ska evenemanget äga rum? Det är bättre att ha en mindre lokal där det känns att det är välfyllt än att ha en stor lokal där det är glest mellan besökarna. Om du inte redan vet var ditt evenemang ska äga rum kommer här lite förslag på arenor du kan vara på. Kontakta gärna oss på kulturavdelningen för tips och idéer. E-post: kultur@huddinge.se Utomhusscener Sjödalsparken, vid Huddinge Centrum, bokas via fritidsbokningen, 08-535 317 34 E-post: fritid@huddinge.se Stortorpsparken, Tjäderstigen 16, Trångsund, www.stortorpsparken.se Flemingsbergsparken, bokas via Huge, 08-535 323 00 E-post: flevis@huge.se Vårbystranden för frågor om Vårbystranden kontakta Vårby ungdom 08-535 357 12 Inomhusscener Aulan, Gymnasietorget 1, bokas via fritids bokningen, 08-535 317 34 E-post: fritid@huddinge.se Folkets hus, Sjödalstorget 1, Huddinge Centrum, bokas via fritidsbokningen, 08-535 317 34 E-post: fritid@huddinge.se Huset, Sjödalsvägen 46, 08-535 363 45, www.husethuddinge.se ABF Huddinge och Vårby, 08-774 02 70, info.huddinge@abf.se Fritidsgårdar Ungzon Flemingsberg, Röntgenvägen 15, 08-535 337 24, www.ungzon.se Ungzon Panncentralen, Visättravägen 34, 08-535 337 24, www.ungzon.se Torget, Skogåstorget 13, 08-535 347 81, www.ungdom142.se Torpet Segeltorp, Chronas väg 12, 08-535 330 90, www.torpetungdom.se Rockville Trångsund, Korpstigen 8, 08-535 347 66, www.facebook.com/rockville142 Vårby ungdom, Vårby Allé 26 30, 08-535 357 12, www.huddinge.se/ung Näridrottsplatser Rådsparken Flemingsbergsparken Nytorpsmosse skejtpark Capital Bikepark Beateberg Skogås BMX-bana Huddinge kommun har många fler lokaler och anläggningar man kan hyra som förening eller privatperson. Mer information om utbudet, kostnader och lediga tider hittar du på: www.huddinge.se/lokalbokning Teknik är det som gör att ditt arrangemang låter bra, har snyggt ljus eller att du har möjlighet att fota och göra en film. Det kan vara ljudanläggning, förstärkare, mikrofoner, scen och disco lampor/ljus, film och fotokameror, redigeringsprogram med mera. Att hyra teknik och tekniker kan ibland vara dyrt så därför är det viktigt att gå igenom vad man verkligen behöver om man inte kan få någon som sponsrar tekniken. Tänk också på att du måste ha någon som kan sköta tekniken. Om du ordnar ett event på någon av kommunens fritidsgårdar brukar det finnas teknik att tillgå kostnadsfritt. Du kan också höra med din skola eller förening i ditt område om du har möjlighet att låna teknik. på sidan 14 hittar du länkar till var du kan låna eller hyra teknik - 4 - - 5 -
Det är viktigt att arrangemanget passar er målgrupp och att den information som går ut tilltalar dem. Det är också bra att göra det enkelt för publiken att få tag på information och eventuellt biljetter till evenemanget. Fundera på hur många som kan tänkas komma på ert evenemang och boka plats eller lokal utifrån det. Gör det ni kan för att uppfylla publikens behov. Ett schyst mottagande skapar en bra känsla och det är det som publiken kommer ihåg efteråt. Glöm inte tacka publiken för att de kom till ert evenemang, det är en trevlig gest! Fundera på vilken målgrupp eventet riktar sig till. Detta gör det lättare för dig att jobba vidare med exempelvis marknadsföring, plats, program och tidpunkt. Vid ett offentligt evenemang måste ni planera marknadsföringen! Det är bara fantasin som sätter gränser för hur man marknadsför sitt program. Om ni har en specifik målgrupp måste ni fundera mycket på när och var ni når just den gruppen. Viktiga uppgifter som bör finnas med på en affisch, annons eller ett reklamblad Evenemangets namn Veckodag Datum Klockslag Plats Eventuellt biljettpris och var man kan köpa biljetter Samarbetspartner om det finns Arrangör Kontaktuppgifter Bild (tänk på att du alltid måste fråga om du använder någon annans bild, eller om det är en person på bilden) Sätt att marknadsföra Sociala medier Facebook, Instagram, Twitter med flera Direktreklam Era egna kontakter Har ni möjlighet att få med en hand out i något stort företagsutskick kan detta vara ett sätt för företaget att sponsra ert evenemang Kommunens evenemangskalender på gång www.huddinge.se/sv/upplevaoch-gora/pa-gang-tipsa/ Affischer/handouts Annonser i lokaltidningarnas kalendarier, till exempel På gång på www.mitti.se. - 6 - - 7 -
Spontanpeng Du som är ung kan söka ersättning för annorlunda och spännande projekt du vill göra tillsammans med någon eller några kompisar. Det kan vara att ordna en konstutställning, arrangera en turnering, en festival, ett disco, ett idrottsarrangemang, ett läger eller något annat ni kommer på. Låt fantasin flöda! Har ni en idé som ni vill förverkliga så passa på! Behöver ni hjälp med er ansökan eller har frågor, kontakta oss så hjälper vi er. Du kan också vända dig till någon av fritidsgårdarna i Huddinge för stöd. Vilka kan söka? Ni ska vara 13 20 år och bosatta i Huddinge kommun. Ni måste vara en grupp som söker, minst två men gärna fler. Ni behöver inte vara medlemmar i en förening. Vad ni kan söka ersättning för Aktiviteter som är utåtriktade och vänder sig till flera ungdomar. Saker att tänka på Ni måste beskriva vad det är som kostar i er aktivitet och slutsumman ni söker. Högsta belopp ni kan få är 6 000 kronor. Ni ska kunna dokumentera det ni gör på ett enkelt sätt, komplettera gärna med bilder. Vi betalar endast fakturor för kostnader vi godkänt i er ansökan. Blankett för ansökan om spontanprojekt hittar du på kommunens hemsida (i höger spalt) www.huddinge.se/spontanprojekt För frågor om spontanpeng kontakta kommunens fritidskonsulent på fritid@huddinge.se Sponsring Det är oftast lättare att sponsra med material som fika, teknisk utrustning eller lokal än faktiska pengar. Du kanske känner någon som är teknisk kunnig eller är egen företagare som skulle vilja stötta evenemanget. Fråga gärna lokala föreningar och företag i ditt område. Bidrag Föreningar som är registrerade i Huddinge har möjlighet att söka bidrag för arrangemang. Om du ska samarbeta med en förening kan de kontakta kommunens föreningssekreterare, fritid@huddinge.se Du hittar länktips till fler saker på sidan 14. Budget Vad behövs för att evenemanget ska gå ihop ekonomiskt? Gå igenom intäkter och utgifter för att se hur resultatet kan bli. Följande poster kan ingå i en budget för ett evenemang Utgifter (alla era kostnader) Tillstånd Eventuellt artistarvode Hyror (lokal) Marknadsföring (tryck, layout) Teknisk utrustning (ljud, ljus, annat) Mat och fika med mera Intäkter (alla pengar ni får in) Sponsring Biljettintäkter Garderob och café Spontanpeng Bidrag - 8 - - 9 -
Allmän sammankomst Enligt ordningslagen krävs det tillstånd för att samla människor till ett arrangemang som inte är privat. Det kan exempelvis gälla en demonstration eller konsert. Vad som kräver tillstånd Demonstration Manifestation Opinionsyttring Sammankomster för religionsutövning Konsert Spela instrument Valborgsmässoeld (kan räknas som offentlig tillställning, med annan avgift) man söker från polisen Om du ska göra ett offentligt evenemang som inte är för särskilt inbjudna måste du söka tillstånd från polismyndigheten. Ska du servera eller sälja mat behöver du tillstånd från kommunen. Här kan du läsa mer om vad och hur du kan söka. Konsert och gatumusik Utomhus Du som arrangör är skyldig att ansöka om tillstånd för konserter som förväntas bli omfattande till polismyndigheten, eftersom det kan innebära en säkerhetsrisk. Ibland kan det vara svårt att avgöra när en konsert ska anses som omfattande. I tveksamma fall är det bäst att ta kontakt med polismyndighetens tillståndsenhet. För gatumusik måste du kontrollera med din kommun vad som gäller. Inomhus För konserter och andra musikarrangemang med få besökare inomhus, och för privata till ställningar, krävs inget tillstånd. För konserter och andra musikarrangemang inomhus, med många besökare, ska en anmälan göras. Du som arrangör behöver alltså inte söka tillstånd, men är skyldig att göra en avgiftsfri anmälan. Det finns ingen blankett för detta, men det går bra att skicka uppgifter via e-post eller brev. Polismyndigheten måste få veta tid och plats för musikarrangemanget och få uppgifter om arrangören. Beskriv hela arrangemanget och vilka åtgärder som kommer att tas för att säkerställa ordning och säkerhet. Tillstånd för offentlig tillställning Enligt ordningslagen krävs det vanligtvis tillstånd för att få anordna en tillställning som är offentlig. Exempelvis kan det gälla en mässa eller ett tivoli. Vad som kräver tillstånd Danstillställning Försäljning Tivoli och karneval Mässor Marknader (även loppmarknad och bakluckeloppis) Valborgsmässoeld Ansvar för säkerheten I första hand är du som anordnare ansvarig för säkerheten, det vill säga att det råder god ordning vid sammankomsten. Polismyndigheten kan besluta om särskilda villkor som du måste följa. Polismyndigheten kan också besluta om vilka polisresurser som behövs för arrangemanget. Blanketter Blanketter finns att hämta på polisens hemsida, www.polisen.se. Där hittar du även adresser till ditt lokala poliskontor. - 10 - - 11 -
man söker från kommunen Tillstånd kostar pengar, glöm inte att betala ev avgifter i tid så tillståndet är klart till arrangemangsdagen. Servering av alkohol och mat För att få servera alkohol vid en offentlig tillställning måste du som arrangör ha ett giltigt serveringstillstånd från kommunen. För information om vad som gäller för hantering av livsmedel, kontakta kommunens miljöförvaltning. Sök på serveringstillstånd på kommunens hemsida www.huddinge.se. Försäljning Marknad Om du anordnar en marknad måste du ansöka om tillstånd. Marknad räknas i första hand som en offentlig tillställning. Du behöver i regel även använda offentlig plats för marknaden, men du behöver inte ansöka om extra tillstånd för detta. Gatuförsäljning Om du säljer något på en gata, exempelvis blommor, krävs inget tillstånd. Om du däremot behöver markyta vid försäljningen, om du till exempel sätter ner en stor låda på gatan eller om du lägger ut en filt på gatan med saker på, behöver du tillstånd för användande av offentlig plats. Vissa kommuner har regler för vad som gäller vid gatuförsäljning. Kontrollera med kommunen vad som gäller. Dörrförsäljning Dörrförsäljning kräver inget tillstånd. Skolklasser och ungdomsrörelser När det gäller försäljning av exempelvis bullar och majblommor, som säljs av skolklasser och ungdomsrörelser, är praxis att det inte behövs något tillstånd. Din ansökan om tillstånd I din ansökan måste du ange adressen för den offentliga tillställningen och bifoga en skiss eller karta över området. Beskriv arrangemanget, området och förväntat antal besökare. Om du vill ställa upp något, till exempel ett bord, tält eller annat, ska det finnas med på skissen eller kartan. Du måste också ange vem som är säkerhetsansvarig. Kom ihåg att ansökan ska vara undertecknad. Om du skickar ansökan via e-post måste du skanna in din undertecknade ansökan. - 12 - - 13 -
Marknadsföring: Plats: Arrangörshandboken www.arrangorshandboken.se Den här sidan fungerar som en guide med tips och råd till alla som vill arrangera levande musik konserter, klubbar, festi valer och riktar sig till alla åldrar. Sök stöd och stipendier www.webbhotell.sll.se/film-stockholm Stockholms läns landsting ger stöd till kultur som kommer hela länet tillgodo. På filmområdet erbjuder landstinget projektstöd till unga filmare samt ett antal andra kulturstöd till filmverksamhet och projekt. Filmbasen www.filmbasen.se Filmbasen är en mötesplats för unga filmare, och erbjuder talangutveckling, professionell coaching och projektstöd för filmare i Stockholms län. Arrangörsservice www.arrangorsservice.se Arrangörsservice har allt du kan tänkas behöva hyra för festen eller konserten. De hjälper gärna till och svarar på dina frågor och guidar dig rätt bland tallrikar och tält sidor, ljud och ljus med mera. Studiefrämjandet, musik www.studieframjandet.se/musik Om du själv och några kompisar vill arrangera en spelning kan studiefrämjandet hjälpa er. De kan dessutom hjälpa till med utrustning, kontakter och affischer. ABF Do it yourself, musik diyabfsthlm.wordpress.com/om-oss/diy/ D.I.Y.-projektet handlar om möjligheter. Att förse dig och dina kompisar med verktyg att genomföra ett arrangemang. Studieförbundet vuxenskolan The Tube www.thetube.se/avdelningar/stockholm Hos The Tube får alla plats: allt från metal band och hiphopgrupper till popband och bluestrios. Teknik: Biljetter: Funktionärer: Budget: Mat och fika: Tillstånd: Tidsplan: - 14 - - 15 -
Jag har en superkul idé, hur kan jag förverkliga den? Jag behöver en scen, var finns det? När behöver man tillstånd från polisen? Illustrationer: Kati Metz Form: b-e-r-g.se Finns det pengar att söka? Kan vi anordna en egen turnering? Vad ska jag skriva på affischen? Var kan jag annonsera? Jag vill ha loppis! Dina frågor kan du få svar på i den här broschyren tillsammans med andra tips och idéer om hur man anordnar ett event, som till exempel disco, festival eller ett idrottsarrangemang. Kultur- och fritidsförvaltningen Tel: 08-535 300 00 www.huddinge.se