KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-04-20 Kommunstyrelsens arbetsutskott kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 12. Tid och plats tisdagen den 26 april 2016 kl. 10.00 i A-salen Bo Frank Ordförande Fredrik Pettersson Sekreterare Ledamöter Bo Frank (M), Ordförande Åsa Karlsson Björkmarker (S), 1:e vice ordförande Per Schöldberg (C), 2:e vice ordförande Anna Tenje (M) Catharina Winberg (M) Gunnar Storbjörk (S) Malin Lauber (S) Ersättare Cheryl Jones Fur (MP) Tony Lundstedt (S) Eva Johansson (C) Jon Malmqvist (KD) Nils Fransson (L) Carin Högstedt (V) Tomas Thornell (S) Tjänstemän Kommunchefen Sekreteraren 1 (2)
KALLELSE Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-04-20 Förteckning över kommunstyrelsens arbetsutskotts ärenden den 26 april 2016 1. Justering av protokoll 2. Information från ledamöter och ersättare samt från kommunledningsförvaltningen 3. Fastställande av särskilt pris för del av fastigheterna Växjö 11:46 och Växjö 11:60 4. Redovisning av uppdrag att se över rutinerna i försäljningsprocessen i samband med ombildningar till bostadsrätter 5. Medborgarförslag om nya krav vid all om-, till- och nybyggnation av hus 6. Medborgarförslag om att uppmärksamma världsprematurdagen 7. Om- och tillbyggnad av Ljungfälleskolan 8. Kommunens revisorers granskningsrapport rörande tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll 9. Upphävande av skyddsområde med föreskrifter för Tävelsås nedlagda vattentäkter 10. Upphävande av skyddsområde med föreskrifter för Vederslövs nedlagda vattentäkter 11. Redovisning av inkomna och besvarade skrivelser av intresse samt inkomna inbjudningar och protokoll 12. Övrigt 2 (2)
ÄRENDE Dnr KS 2016-00429 2016-04-13 Paul Herbertsson planeringschef Tel. 0470-415 33 Kommunstyrelsen Fastställande av särskilt pris för del av fastigheterna Växjö 11:46 och Växjö 11:60 Förslag till beslut Kommunstyrelsen fastställer särskilt pris för mark avsedd för vårdboende inom del av fastigheterna Växjö 11:46 och Växjö 11:60. Priset för marken inom berört område beslutas bli 500 kr/m2. Bakgrund Byggnadsnämnden beslutade 18 oktober 2011 att anta detaljplanen för Växjö 11:46 m.fl. Högstorp, Växjö kommun. Detaljplanen medger vårdboende och vårdverksamhet kopplat till boendet. Området är beläget på Högstorp i skogsområdet vid Ejdervägens sydöstra del, bilaga 1. Områdets storlek är ca 2 460 m2 och är tänkt att säljas till Växjöbostäder för att uppföra 10 st vårdbostäder i enlighet med detaljplan. Försäljningspris för marken föreslås bli 500 kr/m2 vilket är det pris som fastigheter med ändamål för verksamhet inom bl.a. Torparängen, Bredvik och Hovshaga Centrum har blivit värderade till. Monica Skagne kommunchef Paul Herbertsson planeringschef Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post paul.herbertsson@vaxjo.se www.vaxjo.se
ÄRENDE Dnr KS 2015-00809 2016-04-19 Kommunstyrelsen Ordförandes förslag till beslut - Redovisning av uppdrag att se över rutinerna i försäljningsprocessen i samband med ombildningar till bostadsrätter Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner redovisningen. Bakgrund Kommunstyrelsen gav i 357/2016 Växjö kommunföretag AB i uppdrag att se över rutinerna i försäljningsprocessen i samband med ombildningar till bostadsrätter. Ärendet Växjö Kommunföretag AB har i 50/2016 fattat beslut om nya rutiner i försäljningsprocessen vid ombildning av fastighet till bostadsrätt och översänt dessa till kommunstyrelsen för kännedom. Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Styrelsen för Växjö Kommunföretag AB Organisationsnummer: 556602-4641 2016-03-10 50 Dnr 2015-00060 Uppdrag från kommunstyrelsen om att se över rutinerna i försäljningsprocessen i samband med ombildningar till bostadsrätter Styrelsens beslut 1. Styrelsen för Växjö Kommunföretag AB fastställer de rutiner, som redovisas i inkommen skrivelse från Vice VD, gällande försäljningsprocessen i samband med ombildningar till bostadsrätter. 2. Styrelsen översänder Rutinerna i försäljningsprocessen vid ombildning av fastighet till bostadsrätt till kommunstyrelsen för kännedom. Bakgrund Jon Malmqvist (KD) har i en skrivelse den 24 augusti 2015 föreslagit att Växjö kommunföretag AB ska ges i uppdrag att se över rutinerna för värdering av fastigheter som ombildas till bostadsrätter, eftersom han anser att värderingen varit för låg vid ett flertal tillfällen. Kommunstyrelsen beslutade i 357/2015 att ge Växjö kommunföretag AB i uppdrag att se över rutinerna i försäljningsprocessen i samband med ombildningar till bostadsrätter. Beslutsunderlag Vice VD har i skrivelse till Växjö Kommunföretag AB redogjort för rutinerna i försäljningsprocessen vid ombildning av fastighet till bostadsrätt. Beslutet skickas till för kännedom Kommunstyrelsen Växjöbostäder AB Vidingehem AB 1 (1)
Rutiner för försäljning vid ombildning av fastighet till bostadsrätt 1. Ägardirektiv 1.1 Av Växjöbostäder AB:s och Vidingehem AB:s ägardirektiv framgår följande: Bolaget ska som huvuduppgift verka för att kommunen inom centralorten har ett prisoch kvalitetsvarierat utbud av attraktiva bostäder i hyresform som profilerar kommunen som en attraktiv bostadsort samt miljö- och tillväxtkommun. För att minska kommunens dominerande ställning som fastighetsägare och för att säkra koncernens finansiella styrka att bygga, underhålla och delta i utvecklingen ska bolaget aktivt sälja lägenheter och ställa sig positivt till bildandet av bostadsrättsföreningar, särskilt i områden där hyresrätten dominerar som boendeform och där en ombildning i övrigt framstår som ändamålsenlig. 2. När kan erbjudande om ombildning lämnas? 2.1 En bostadsrättsförening kan bildas om minst tre boende i lägenheter i en byggnad eller fastighet bildar sådan. I huvudsak är det sannolikt fråga om hela fastigheter men flera fastigheter kan innehålla flera byggnader och det kan bli aktuellt att endast en eller ett par boende i viss byggnad bildar en förening. 2.2 För att ett erbjudande om ombildning ska kunna lämnas ska ägardirektiven, särskilt vad som framhållits under avsnitt 1, efterlevas. Därutöver ska bland annat följande beaktas: Förvaltningseffektivitet före och efter försäljning Om fastigheten innehåller byggrätter eller om det pågår en detaljplaneändring som kan innebära fler framtida byggrätter som påverkar bolagets förmåga att tillgodose Växjö med fler bostäder i den takt och omfattning som förväntas. Påverkan på bolagets utbudsvariation, såsom lägenhetsstorlek, hyresnivå och läge. Variation i upplåtelseformerna i aktuellt område 2.3 Är det fråga om en byggnad som ligger inom ett område som lämpar sig för ombildning kan sådan ändå nekas om det inte framstår som ändamålsenligt att stycka av en byggnad. Detta kan bero på till exempel komplexitet vad gäller anslutningar, servitut och så vidare. 2.4 En bildad förening bör på ett tidigt stadium kunna få besked om en ombildning överhuvudtaget är tänkbar avseende den aktuella fastigheten eller byggnaden. Därför bör företrädare för en bildad bostadsrättsförening, innan intresseanmälningar från de boende inhämtas, tillfråga berört bolag om en ombildning kan bli aktuell. 2.5 Ett nekande besked om ombildning kan lämnas av VD och ordförande i förening medan ett jakande besked ska lämnas av styrelsen för bostadsbolaget.
2.6 Ett jakande besked i föregående stycke medför dock inte att ett pris tas fram. För att förslag till pris ska lämnas krävs skriftlig intresseanmälning från bostadsrättsföreningen omfattande minst 2/3 av hyresgästerna som är folkbokförda på adressen, och som innehar ett förstahandskontrakt. Detta motsvarar lagens krav på intresse för att en ombildning ska kunna ske. 3. Framtagande av pris 3.1 När villkoren i avsnitt 2 är uppfyllda kan pris tas fram. 3.2 Som underlag för ett försäljningspris ska som huvudregel uppgift från två av varandra oberoende auktoriserade mäklarföretag inhämtas. Om det visar sig att två mäklarföretag inom rimlig tid inte kan lämna sådan uppgift är det tillräckligt med uppgift från ett auktoriserat mäklarföretag. 3.3 De inhämtade underlagen ska kompletteras med uppgift om genomförda försäljningar av bostadsrätter generellt i Växjö och, om möjligt, från likvärdiga objekt i aktuellt område. Vidare ska också en värdering göras av fastigheten eller byggnadens marknadsvärde som hyresrätt. Sistnämnda värdering kan göras internt med de principer som VKABkoncernen tillämpar. 3.4 Det föreslagna försäljningspriset ska spegla värdet som enstycksförsäljning med avdrag för att ombildning ska komma till stånd krävs att minst 2/3 av de boende är intresserade av att genomföra förvärvet och att merkostnader tillkommer jämfört med en enstycksförsäljning (lagfart, pantbrev, konsultkostnader mm). 3.5 De värderingar som görs, såväl externt som internt, är belagda med sekretess enligt 19 kap 1 och 3 offentlighets- och sekretesslagen. 4. Erbjudande till bostadsrättsförening 4.1 Styrelsen för bostadsbolaget bestämmer pris enligt avsnitt 3. Som huvudregel gäller att det fastställda priset ska vara ett erbjudande där fastigheten säljs paketerad i ett nybildat aktiebolag, det vill säga en aktieöverlåtelse. 4.2 Erbjudandet ska kommuniceras med bostadsrättsföreningen. 4.3 Erbjudandet ska villkoras av att (i) det antas inom sex (6) månader från det att erbjudandet avsänts, att (ii) Växjö kommunfullmäktige godkänner att bostadsbolaget får pröva försäljningen och att (iii) Växjö Kommunföretag AB slutligen godkänner aktieöverlåtelseavtalet. 4.4 Uppfylls inte villkoren i p 4.3 har erbjudandet fallit. 4.5 Om en bostadsrättsförening begär förlängd svarstid ska detta motiveras och anstånd kan endast medges av bostadsbolagens styrelse om särskilda skäl föreligger.
4.6 Om anstånd begärs men inte medges har bostadsrättsföreningen möjlighet att ånyo begära att ett pris tas fram. Härvid ska i underlaget för försäljningspris i vart fall kompletteras med uppgift som följer av p 3.3. 5. Genomförandet av försäljningen 5.1 Om förutsättningarna i avsnitt 4 är uppfyllda ska bostadsbolaget hos kommunfullmäktige hemställa om att försäljningen får prövas samt att lagerbolag för ändamålet får köpas in. Allt enligt av kommunfullmäktige fastställd rutin, 244/2008. 5.2 Om kommunfullmäktige tillåter att försäljningen prövas ska bostadsbolaget bestämma preliminär tillträdesdag tillsammans med bostadsrättsföreningen. Aktieöverlåtelseavtal ska tas fram, lagerbolag förvärvas och fastigheten säljas ner till det nya bolaget till skattemässigt restvärde eller motsvarande. 5.3 Den paketerade fastigheten ska ligga i det nya bolaget i minst en månad innan överlåtelse av aktierna kan göras. 5.4 Bostadsrättsföreningen ska visserligen förvärva aktierna i bolaget till det av styrelsen fastställda priset men för att undvika dubbla stämpelskatter ska försäljningen göras så att det är möjligt med ett så kallat transportköp till bostadsrättsföreningen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2015-10-06 357 Dnr 2015-00618 Skrivelse om att se över rutinerna för värdering av fastigheter i samband med ombildning till bostadsrätter- Jon Malmqvist (KD) Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen besvarar skrivelsen med att ge Växjö kommunföretag AB i uppdrag att se över rutinerna i försäljningsprocessen i samband med ombildningar till bostadsrätter. Reservation Socialdemokraterna i kommunstyrelsen reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Bakgrund Jon Malmqvist (KD) har i en skrivelse den 24 augusti föreslagit att Växjö kommunföretag AB ska ges i uppdrag att se över rutinerna för värdering av fastigheter som ombildas till bostadsrätter eftersom han anser att värderingen varit för låg vid ett flertal tillfällen Yrkanden Jon Malmqvist (KD) med instämmande av Catharina Winberg (M): Kommunstyrelsen besvarar skrivelsen med att ge Växjö kommunföretag AB i uppdrag att se över rutinerna i försäljningsprocessen i samband med ombildningar till bostadsrätter. Gunnar Storbjörk (S) med instämmande av Carin Högstedt (V): Kommunstyrelsen bifaller skrivelsens förslag. Beslutsordning Ordförande ställer yrkandena mot varandra och konstaterar att arbetsutskottet beslutar enligt Jon Malmqvists yrkande. Beslutet skickas till För åtgärd Växjö Kommunföretag AB För kännedom 44 (78)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2015-10-06 Jon Malmqvist (KD) 45 (78)
ÄRENDE Dnr KS 2015-00969 2016-04-19 Kommunstyrelsen Ordförandes förslag till beslut - Medborgarförslag om nya krav vid all om-, till- och nybyggnation av hus Förslag till beslut Kommunfullmäktige besvarar medborgarförslaget med hänvisning till byggnadsnämndens yttrande. Där framgår det att frågorna som tas upp i förslaget beaktas vid planering och i bygglov. Möjligheterna är dock begränsade att detaljstyra typen av takbeläggning och att installera solpaneler. Dock förs en dialog med sökande i ärenden där det kan vara aktuellt med gröna tak och solpaneler, att på frivillig väg göra dessa installationer och glädjande nog kan konstateras att intresset ökar. Bakgrund Ett medborgarförslag, Ett grönare Växjö, har inkommit om nya krav vid all om-, till- och nybyggnation av hus. Förslaget syftar till att minska dagvattenmängden genom att tak vid nybyggnation och med liten lutning förses med sedum så att vattenmängderna både fördröjs och minskar ut i dagvattensystemet. Dessutom föreslås för att öka den fossilfria el- och värmeproduktionen att på minst en taksektion vid nybyggnad installeras energi- eller värmealstrande solpaneler. Enligt förslagsställarens önskan tas ärendet upp i kommunfullmäktige för beslut. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 12 april 2016 redogjort för ärendet. Av skrivelsen framgår att byggnadsnämnden yttrat sig över förslaget och skriver att frågorna beaktas vid planering och i bygglov. Möjligheterna är dock begränsade att detaljstyra typen av takbeläggning och att installera solpaneler. Dock förs en dialog med sökande i ärenden där det kan vara aktuellt med gröna tak och solpaneler, att på frivillig väg göra dessa installationer och glädjande nog kan konstateras att intresset ökar. Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 www.vaxjo.se
ÄRENDE Dnr KS 2015-00969 2016-04-12 Sofie von Elern landskapsarkitekt Tel. 0470-41589 Kommunstyrelsen Medborgarförslag om nya krav vid all om-, till- och nybyggnation av hus Bakgrund Ett medborgarförslag, Ett grönare Växjö, har inkommit om nya krav vid all om-, till- och nybyggnation av hus. Förslaget syftar till att minska dagvattenmängden genom att tak vid nybyggnation och med liten lutning förses med sedum så att vattenmängderna både fördröjs och minskar ut i dagvattensystemet. Dessutom föreslås för att öka den fossilfria el- och värmeproduktionen att på minst en taksektion vid nybyggnad installeras energi- eller värmealstrande solpaneler. Enligt förslagsställarens önskan tas ärendet upp i kommunfullmäktige för beslut. Ärendet Byggnadsnämnden har yttrat sig över förslaget och skriver att frågorna beaktas vid planering och i bygglov. Möjligheterna är dock begränsade att detaljstyra typen av takbeläggning och att installera solpaneler. Dock förs en dialog med sökande i ärenden där det kan vara aktuellt med gröna tak och solpaneler, att på frivillig väg göra dessa installationer och glädjande nog kan konstateras att intresset ökar. Kommunstyrelsen har inga ytterligare synpunkter. Monica Skagne kommunchef Paul Herbertsson planeringschef Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post sofie.vonelern@vaxjo.se www.vaxjo.se
Medborgarförslag Förslaget i helhet Rubrik Beskriv ditt förslag Ett grönare Växjö Hej, I vår allas strävan att skapa ett bra samhälle ur miljösynpunkt har jag en fundering vilken även kan kallas medborgarförslag. Del 1. Vid ny och ombyggnad inom stadsplanerat område finns idag en överrepresentation av hårdgjorda ytor. Detta är direkt negativt ur vattenvårdssynpunkt. Samtidigt skapar dessa hårdgjorda ytor under vissa vädermässiga betingelser problem då vattenavrinningen blir överbelastad. Del 2. I vår strävan mot en fossilfri produktion av el måste en radikal omställning genomföras i produktions såväl som i användarleden. Alla alternativa, miljövänliga, energikällor bör beaktas. Förslag: -All om, till och nybyggnation, större än Attefallshus, tillåts endast med något av följande alternativ. a) Tak med låg eller ringa taklutning beläggs med sedum (växter). b) Minst en taksektion i S, SV alternativt SÖ läge och då denna är belagd med energi eller värme alstrande sol paneler. Var vill du att beslutet ska fattas? Jag vill att mitt förslag beslutas av ansvarig nämnd Jag vill att mitt förslag beslutas av kommunfullmäktige Personuppgifter Förnamn Sten Efternamn Flinkenberg C/O Adress Vallgatan 2 B Lgh 1301 Postnummer 352 34 Postort VÄXJÖ Telefon Mobiltelefon 070 6235918 E-postadress sflinkenberg@hotmail.com Personuppgiftslagen Jag har granskat ovanstående uppgifter och bekräftar att dessa är riktiga. Jag samtycker samtidigt till automatiserad behandling av lämnade uppgifter enligt personuppgiftslagen (1998:204), PuL. Blankettinformation Nummer 1450112169212 Inskickat Blankettid: 1450112169212 Sida 1 av 1 Datum: 2015-12-14 18:11:06
ÄRENDE Dnr KS 2016-00433 2016-04-19 Kommunstyrelsen Ordförandes förslag till beslut - Medborgarförslag om att uppmärksamma världsprematurdagen Förslag till beslut Kommunfullmäktige besvarar medborgarförslaget med att man bedömer att det är bättre att förslaget riktas till Region Kronoberg då frågan är kopplad till hälso- och sjukvård. Bakgrund Ett medborgarförslag har inkommit om att Växjö kommun bör uppmärksamma världsprematurdagen som infaller den 17 november varje år. Förslagsställaren önskar att ärendet behandlas av kommunfullmäktige. Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 www.vaxjo.se
Medborgarförslag Förslaget i helhet Rubrik världsprematurdagen Beskriv ditt förslag Jag tycker att Växjö kommun bör uppmärksamma världsprematurdagen. Den infaller den 17:e november. Då belyser städer runt om i världen olika byggnader/landsmärken i lila för att sprida medvetenhet kring prematurer. Jag lämnade även detta medborgarförslag inför förekommande världsprematurdag. Då fick jag till svar att det inte var en fråga för Växjö Kommun, dock hävdar jag fortfarande motsatsen. Allt fler föds för tidigt och det är även fler barn än någonsin som räddas. Detta gör att en stor grupp i samhället blir berörda av detta. Men även att flera av de barnen behöver hjälp livet ut, vilket även Växjö kommun kommer behöva ta tag i allt mer i framtiden. Föregående år fick jag Växjö Lakers att göra Vida arena lila dagen till ära. De la upp ett klipp på deras facebook sida vilket fick mer än 12000 visningar, vilket jag tycker visar på att det finns ett intresse. Till Vida arena kom även flera för att uppmärksamma det lila lyset. De var även mor och farföräldrar till prematurer som idag var 12 år gamla, vilket även det visar att det är något som berör många runt omkring när det händer och att det är något som man inte glömmer. Förutom att kommunen kan hjälpa till att sprida medvenhet kring prematurer/prematur födsel, så är det ett fint tillfälle att visa uppskattning för det fantastiska arbete som Växjös neonatalavdelning gör. De är i framkant och använder NIDCAP metoden, vilken är av stor betydelse för både föräldrar och barn, vilket inte är en självklarhet ens på alla sjukhus i Sverige, även om vi är världsledande på neonatalvård. Så i år hoppas jag att Växjö kommun kommer att börja fira världsprematurdagen och göra det lila (lilla) för Växjös allra minsta invånare. Var vill du att beslutet ska fattas? Jag vill att mitt förslag beslutas av ansvarig nämnd Jag vill att mitt förslag beslutas av kommunfullmäktige Personuppgifter Förnamn VIKTORIA Efternamn INGVARSSON C/O Adress Södra järnvägsgatan 13 lgh 1102 Postnummer 352 34 Postort Växjö Telefon Mobiltelefon 0736403284 E-postadress viktoria.ingvarsson@gmail.com Personuppgiftslagen Jag har granskat ovanstående uppgifter och bekräftar att dessa är riktiga. Jag samtycker samtidigt till automatiserad behandling av lämnade uppgifter enligt personuppgiftslagen (1998:204), PuL. Blankettinformation Nummer 1460653673281 Inskickat Blankettid: 1460653673281 Sida 1 av 1 Datum: 2016-04-14 19:22:21
ÄRENDE Dnr KS 2015-00155 2016-04-13 Marie Hallsten-Eriksson fastighetskoordinator Tel. 0705928966 Kommunfullmäktige Om- och tillbyggnad av Ljungfälleskolan byggnation Förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner utbildningsnämndens begäran att ge förvaltningen i uppdrag att i samarbete med VöFAB och lokalförsörjningsgruppen genomföra byggnation avseende om- och tillbyggnad av Ljungfälleskolan för en total investeringsutgift på 85 Mkr, baserad på anbud, och med en tillkommande hyra på totalt 6,7 Mkr/år. Ombyggnaden av köket ingår i total investeringsutgift med en summa på 27,4 Mkr och med en tillkommande hyra, som ingår i totalt tillkommande hyra, på 2,3 Mkr/år. Köken kommer till hösten att överföras till måltidsenheten men fram tills dess är utbildningsnämnden beställare av åtgärder i kök på skolor. Bakgrund beslut Styrelsen för Växjö Kommunföretag AB beslutade 68/2016 att godkänna föreslagen investering på om- och tillbyggnad av Ljungfälleskolan. Utbildningsnämnden beslutade 55/2016 att ge förvaltningen i uppdrag att i sam-arbete med VöFAB och lokalförsörjningsgruppen genomföra byggnation avseende om- och tillbyggnad av Ljungfälleskolan för en total investeringsutgift på 85 Mkr, baserad på anbud, och med en tillkommande hyra på totalt 6,7 Mkr/år. Ombyggnaden av köket ingår i total investeringsutgift med en summa på 27,4 Mkr och med en tillkommande hyra, som ingår i totalt tillkommande hyra, på 2,3 Mkr/år. Köken kommer till hösten att överföras till måltidsenheten och fram till dess är utbildningsnämnden beställare av åtgärder i kök på skolor. Ärendet översändes till kommunfullmäktige för godkännande. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 562/2015 att godkänna utbildningsnämndens begäran att få ge förvaltningen i uppdrag att i samarbete med VöFAB genomföra fortsatt projektering och anbudsförfrågan avseende om- och tillbyggnad av Ljungfälleskolan samt att inför byggnation Kommunledningsförvaltningen 1 (5) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post marie.hallsten-eriksson@vaxjo.se www.vaxjo.se
ÄRENDE Dnr KS 2015-00155 2016-04-13 återkomma med uppgift om investeringsutgift och tillkommande hyra, baserad på anbud. Utbildningsnämnden beslutade 162/2015 att förnya uppdraget till förvaltningen att i samarbete med Lokalförsörjningsgruppen och VöFAB genomföra anbudsförfrågan avseende tillbyggnad av Ljungfälleskolan samt att inför byggnation återkomma med uppgift om investeringsutgift och tillkommande hyra, baserad på anbud. Ärendet översändes till kommunstyrelsens arbetsutskott för godkännande. Utbildningsnämnden beslutade 161/2015 att upphäva nämndens tidigare beslut om tillbyggnad av Ljungfälleskolan. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 194/2015 att godkänna utbildningsförvaltningens begäran att få ge förvaltningen i uppdrag att i samarbete med VöFAB genomföra fortsatt projektering och anbudsförfrågan avseende om- och tillbyggnad av Ljungfälleskolan samt att inför byggnation återkomma med uppgift om investeringsutgift och tillkommande hyra, baserad på anbud. Utbildningsförvaltningen beslutade 55 att ge förvaltningen i uppdrag att i samarbete med VöFAB genomföra fortsatt projektering och anbudsförfrågan avseende tillbyggnad av Ljungfälleskolan samt att inför byggnation återkomma med uppgift om investeringsutgift och tillkommande hyra, baserad på anbud. Ärendet översändes till kommunstyrelsens arbetsutskott för godkännande. Bakgrund Ljungfälleskolan är byggd i början på 70-talet och är inte ombyggd i någon större omfattning. Enheten är en F-6 skola med ca 350 elever i grundskolan och ca 25 elever i grundsärskolan. Skolan är organiserad i 3 paralleller för de yngre eleverna och i 2 paralleller för äldre elever, vilket ger ett snitt på drygt 20 elever i varje grupp. Enhetens kök är mycket gammalt och har stora behov av åtgärder samt utökning av area då dagens hygienkrav inte uppfylls i lokalen. Ärendet Efter genomfört programarbete finns förslag framtaget på hur bättre köksmiljö samt utökad verksamhetsarea ska kunna tillskapas. Tillbyggnad av köket föreslås i anslutning till skolans entréer och godsmottagning mot öster. Tillbyggnad av verksamhetsarea föreslås i två plan på skolans västra sida där skolgården finns. Skolans kapacitet ökas på detta sätt till 450-500 platser i grundskolan och till 60 platser i grundsärskolan. 2 (5)
ÄRENDE Dnr KS 2015-00155 2016-04-13 Demografi I prognosmaterialet syns en ökning av elever i området, för teleborgsområdet som helhet finns ett kraftigt ökat antal invånare under prognosperioden. Noteras kan också att i området finns ett antal detaljplaner som är i olika skeden, såväl klara för byggnation som under utredning. Hur många bostäder dessa utbyggnadsmöjligheter kommer att innebära och när det tidsmässigt kommer att ske vet man inte i nuläget. Kända planprogram i stadsdelen Teleborg: Telestadshöjden, Torparängen, Nyadal 1, Romalyckan 1, Växjö 12:4 Vallen, Växjö 12:9 Telestads herrgård, Växjö 12:10 Limnologen syd, Växjö 13:35 Vikaholm, Växjö 13:35 Södra Länken E1. Ljungfälleskolan ökn/minsk 16-23 Ålder 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 1-5 F-6 7-9 Gy-1-3 1 85 56 64 72 82 86 88 89 92 95 2 71 82 53 68 78 83 87 86 89 90 3 53 67 77 55 72 77 82 83 84 86 4 65 54 67 82 62 75 79 82 85 85 5 66 63 52 68 85 63 75 78 82 84 1-5 340 322 313 345 379 384 411 418 432 440 127 6 62 65 62 55 73 87 64 75 79 82 7 67 63 67 66 61 76 90 66 78 81 8 74 67 63 69 70 63 78 91 68 79 9 61 75 68 66 73 73 64 79 93 69 10 66 61 74 69 69 74 74 64 80 93 11 70 69 63 78 74 72 77 76 67 83 12 51 70 68 64 81 75 73 77 77 68 F-6 451 470 465 467 501 520 520 528 542 555 90 13 55 51 70 71 67 82 76 74 78 78 14 51 55 50 72 73 68 84 77 75 79 15 55 52 56 53 76 76 70 86 79 77 7-9 161 158 176 196 216 226 230 237 232 234 58 Summa gr. 641 663 717 746 750 765 774 789 16 74 57 55 60 58 79 80 73 89 82 17 59 75 58 59 64 59 81 81 74 90 18 55 62 79 64 66 68 63 84 85 78 Gy 1-3 188 194 192 183 188 206 224 238 248 250 58 19 175 147 154 176 157 158 157 149 169 173 Summa 1 315 1 291 1 301 1 370 1 439 1 493 1 542 1 571 1 625 1 653 3 (5)
ÄRENDE Dnr KS 2015-00155 2016-04-13 Skola Idag finns basrum till varje klass i årskurs F-6, vid enheten finns även specialsalar för musik och slöjd. För undervisning i idrott och hälsa används Teleborgshallen. Intill matsalen finns ett mindre bibliotek, undervisning i hemkunskap sker på TC. Lokaler finns även för expeditioner, arbetsrum, samtalsrum och elevhälsa. Dock är ytor för arbetsrum och samtal mycket begränsade. Skolans kapacitet ökar genom att bygga till en byggnad innehållande undervisningsytor för ca 160 elever, denna byggnad utförs i två plan med basrum, grupprum, uppehållsytor samt entréer. Kök och matsal Köket är ett tillagningskök som inte uppfyller kraven. I köksutredning från hösten -13 klassas detta kök som ett av köken med stora behov av åtgärder. Med föreslagen förändring byggs nytt tillagningskök med en yta om ca 270 m 2 med separat buffétorg. Matsalen utökas med drygt 180 m 2 utifrån ökat elevantal, salen utformas så den får en flexibel användning och kan fungera som samlingssal. Fritidshem Genom att tillföra ytterligare basrum skapas möjlighet att bättre klara behoven och uppdraget kopplat till fritidshemmet och dess verksamhet. Möjlighet skapas på detta sätt att ordna fritidshemsbaser kopplade till de olika organisatoriskt ordnade delarna av skolan. Lokaler Skolans area idag är 5442 m 2 BRA. Tillkommande area för skoldelen är enligt programmet ca 1600 m 2 samt för köksdelen till ca 280 m 2. Utemiljö Anpassningar av utemiljön runt nybyggnationerna ingår i projektet och vissa friytor för lek och utevistelser ses över för att få bättre funktioner. Ekonomi Upprättad kalkyl visade på en investeringsutgift på knappt 85 mkr, och ger en tillkommande kalkylerad hyra på knappt 7 mkr/år utöver dagens årshyra på ca 3,7 mkr. Preliminär tidplan Målsättningen är att skolan med ökad kapacitet och tillagningskök i sin helhet är klar under våren 2018. 4 (5)
ÄRENDE Dnr KS 2015-00155 2016-04-13 Beslutet skickas till För åtgärd Utbildningsnämnden VöFAB För kännedom Planeringskontoret, Lokalförsörjningsgruppen Monica Skagne Kommunchef CEO Marie Hallsten-Eriksson fastighetskoordinator Bilaga: Situationsplan 5 (5)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Utbildningsnämnden 2016-04-06 55 Dnr 2016-00178 Byggnationsärende: Ljungfälleskolan, kök och lösa inventarier Utbildningsnämndens beslut Nämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att i samarbete med VöFAB och Lokal-försörjningsgruppen genomföra byggnation avseende om- och tillbyggnad av Ljungfälleskolan för en total investeringsutgift på 85 mkr, baserad på anbud, och med en tillkommande hyra på totalt 6,7 mkr/år. Ombyggnad av köket ingår i total investeringsutgift med en summa på 57,6 mkr och med en tillkommande hyra, som ingår i totalt tillkommande hyra, på 2,3 mkr/år. Köken kommer tidigast i augusti 2016 att överföras till Måltidsenheten och fram tills dess är utbildningsnämnden beställare av åtgärder i kök. Ärendet översändes till kommunfullmäktige för godkännande. Bakgrund beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 562/2015 att godkänna utbildningsnämndens begäran att få ge förvaltningen i uppdrag att i samarbete med VöFAB genomföra fortsatt projektering och anbudsförfrågan avseende om- och tillbyggnad av Ljungfälleskolan samt att inför byggnation återkomma med uppgift om investeringsutgift och tillkommande hyra, baserad på anbud. Utbildningsnämnden beslutade 162/2015 att förnya uppdraget till förvaltningen att i samarbete med Lokalförsörjningsgruppen och VöFAB genomföra anbudsförfrågan avseende tillbyggnad av Ljungfälleskolan samt att inför byggnation återkomma med uppgift om investeringsutgift och tillkommande hyra, baserad på anbud. Ärendet översändes till kommunstyrelsens arbetsutskott för godkännande. Utbildningsnämnden beslutade 161/2015 att upphäva nämndens tidigare beslut om tillbyggnad av Ljungfälleskolan. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 194/2015 att godkänna utbildningsförvaltningens begäran att få ge förvaltningen i uppdrag att i samarbete med VöFAB genomföra fortsatt projektering och anbudsförfrågan avseende om- och tillbyggnad av Ljungfälleskolan samt att inför byggnation återkomma med uppgift om investeringsutgift och tillkommande hyra, baserad på anbud. Ordförandens signatur Justerarens signatur Utdragsbestyrkande Sida 23/33
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Utbildningsnämnden 2016-04-06 Utbildningsförvaltningen beslutade 55 att ge förvaltningen i uppdrag att i samarbete med VöFAB genomföra fortsatt projektering och anbudsförfrågan avseende tillbyggnad av Ljungfälleskolan samt att inför byggnation återkomma med uppgift om investeringsutgift och tillkommande hyra, baserad på anbud. Ärendet översändes till kommunstyrelsens arbetsutskott för godkännande. Bakgrund Ljungfälleskolan är byggd i början på 70-talet och är inte ombyggd i någon större omfattning. Enheten är en F-6 skola med ca 350 elever i grundskolan och ca 25 elever i grundsärskolan. Skolan är organiserad i 3 paralleller för de yngre eleverna och i 2 paralleller för äldre elever, vilket ger ett snitt på drygt 20 elever i varje grupp. Enhetens kök är mycket gammalt och har stora behov av åtgärder samt utökning av area då dagens hygienkrav inte uppfylls i lokalen. Beslutsunderlag Protokoll arbetsutskottet Missiv Ljungfälleskolan Yrkanden Ordförande yrkar att nämnden antar arbetsutskottets förslag till beslut. Beslutsordning Ordförande frågar om dennes yrkande kan antas och konstaterar att nämnden beslutar enligt yrkandet. Ordförandens signatur Justerarens signatur Utdragsbestyrkande Sida 24/33
ÄRENDE Dnr KS 2016-00212 2016-04-19 Kommunstyrelsen Ordförandes förslag till beslut - Kommunens revisorers granskningsrapport rörande tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll Förslag till beslut Kommunfullmäktige lämnar svar i enlighet med tekniska nämndens beslut i 39/2016 på kommunens revisorers granskningsrapport rörande nämndens styrning, uppföljning och kontroll. Bakgrund Kommunens revisorer har den 9 februari 2016 till fullmäktige överlämnat en granskningsrapport rörande tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll. Granskningsrapporten har därefter remitterats till tekniska nämnden för yttrande. Ärendet Enligt gällande rutin ska samtliga svar på granskningsrapporter från kommunens revisorer som rör nämnder och bolag slutligt lämnas av kommunfullmäktige. Tekniska nämnden har i 39/2016 yttrat sig över kommunens revisorers granskningsrapport rörande nämndens styrning, uppföljning och kontroll och överlämnat ärendet till kommunfullmäktige för slutgiltigt beslut. Beslutet skickas till Kommunens revisorer För kännedom Tekniska nämnden Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 2016-02-16 45 Dnr 2016-00021 Rapporter från revisionen Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande kommunstyrelsens uppsiktsplikt till kommunstyrelsen för inhämtande av yttrande. 2. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande Växjöbostäder ABs styrning, uppföljning och kontroll till Växjö kommunföretag för inhämtande av yttrande. 3. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande utbildningsnämndens styrning, uppföljning och kontroll till utbildningsnämnden för inhämtande av yttrande. 4. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll till tekniska nämnden för inhämtande av yttrande. 5. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande nämnden för arbete och välfärds styrning, uppföljning och kontroll till nämnden för arbete och välfärd för inhämtande av yttrande. 6. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll till omsorgsnämnden för inhämtande av yttrande. 7. Kommunfullmäktige överlämnar granskningsrapport rörande Värends räddningstjänstförbunds styrning, uppföljning och kontroll till Värends räddningstjänstförbund för inhämtande av yttrande. Bakgrund Kommunens revisorer har överlämnat sju granskningsrapporter rörande styrning, uppföljning och kontroll till kommunfullmäktige. Enligt överenskommen rutin för beredning av revisionens granskningsrapporter ska kommunfullmäktige besluta om hur rapporterna ska remitteras. Kommunrevisionens ordförande Carl-Olof Bengtsson (S) och revisionschefen Karin Andersson föredrar ärendet och presenterar granskningarnas slutsatser. 1 (1)
www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av styrning, uppföljning och kontroll Lena Salomon, Certifierad kommunal revisor. Tekniska nämnden Växjö kommun Carl-Magnus Stenehav, Certifierad kommunal revisor. Sofia Blixtberg, Sandra Marcusson 2015
Granskning av tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Syfte och Revisionsfrågor... 3 1.3. Revisionskriterier... 4 1.4. Avgränsning... 4 1.5. Metod... 4 2. Iakttagelser och bedömningar... 5 2.1. Organisation... 5 2.2. Nämndens styrmedel... 5 2.2.1. Styrande dokument och dess tillämpning... 5 2.2.2. Bedömning... 6 2.3. Nämndens uppföljning... 7 2.3.1. Ekonomi och verksamhet... 7 2.3.2. Bedömning... 8 2.4. Nämndens arbete med intern kontroll och risk- och väsentlighetsanalyser. 8 2.4.1. Reglemente för intern kontroll... 8 2.4.2. Nämndens arbete... 9 2.4.3. Bedömning... 9 2.5. Nämndens arbete med att förebygga och upp-täcka oegentligheter samt förtroendeskadligt beteenden... 10 2.5.1. Styrdokument och värdegrundsarbete... 10 2.5.2. Bedömning... 11 3. Sammanfattande revisionell bedömning... 12 PwC Växjö kommun 1
Granskning av tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll Sammanfattning Revisorerna i Växjö kommun har gett PwC i uppdrag att granska tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll. Sammanfattningsvis bedömer vi att tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande. Under respektive avsnitt redovisas skälen för vår bedömning. En tydligare styrning, uppföljning och kontroll skapar möjlighet att vidareutveckla verksamheten. Nedan följer några rekommendationer: Rekommendationer 1. Styrning Vi rekommenderar att mätbara måltal och mätvariabler i högre utsträckning fastställs för att kunna utvärdera nämndens måluppfyllelse. Förfarandet med att flytta budgetmedel mellan olika investeringar kan innebära en risk att projektets ursprungliga budget inte tydliggörs och därmed en otydlig styrning och kontroll. Det finns även en risk att den totala budgetnivån per investering istället överdrivs och verkar kostnadsdrivande. Vi föreslår att nämnden under 2016 utvecklar en bättre styrning och uppföljning av detta område. 2. Uppföljning Vi rekommenderar att redovisningen avseende prognos för måluppfyllelse av verksamhetsmålen utvecklas. Redovisningen behöver förtydligas om respektive mål förväntas uppfyllas eller inte. Saknas denna redovisning ges nämnden ingen möjlighet att vidta åtgärder vid avvikelser. Vi rekommenderar att nämnden tydliggör rutiner kring vilken typ av återrapportering av pågående och avslutade investeringsprojekt som ska redovisas till nämnden. 3. Intern kontroll Vi rekommenderar att risk- och väsentlighetsarbetet behöver tydliggöras och dokumenteras för att säkerställa spårbarhet samt att nämnden i högre utsträckning involveras i risk- och väsentlighetsanalysen. Vid granskningstidpunkten fanns det ingen dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Flertalet av nämndens egna kontrollmoment avser om det finns rutiner eller inte. Vi rekommenderar att nämnden formulerar om sina kontroller för att i högre utsträckning säkerställa sig om rutinerna efterlevs och att resultatet av kontrollerna är ändamålsenliga. 4. Det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende Vi rekommenderar att arbetet utvecklas när det gäller riskanalyser och att eventuella rutiner och åtgärder i verksamheten utarbetas för att ytterligare förebygga arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. PwC Växjö kommun 2
Granskning av tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll 1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunens revisorer ska enligt kommunallagen 9 kap 9 granska om kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräckligt god intern kontroll i verksamheten. Motsvarande granskning ska göras hos kommunens företag och kommunalförbund av vald lekmannarevisor respektive revisor. Granskningen är initierad med anledning av revisorernas risk- och väsentlighetsanalys. Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen 6 kap 1 ha uppsikt över kommunens nämnder, kommunens företag och de kommunalförbund som kommunen är medlem i. Kommunstyrelsen har ett omfattande ansvar att se till att verksamheterna fungerar väl och i det allmännas intresse och initiera åtgärder när det omvända inträffar. Det interna reglementet för kommunstyrelsen innehåller en detaljerad uppräkning av ansvarsområden. Nämnderna ska enligt kommunallagen 6 kap 7 driva verksamheten i förvaltningarna enligt de mål och regelverk som gäller för varje verksamhet. Den interna kontrollen ska vara tillräcklig och verksamheten ska drivas på ett tillfredsställande sätt. Samma krav ställs på de företag som fullmäktige beslutat lämna över skötseln av kommunala angelägenheter till med stöd av kommunallagen 3 kap 16. Kommunens styrdokument gäller i normalfallet för kommunstyrelsen, nämnderna och de helägda bolagen. De delägda bolagen, kommunalförbund, stiftelser och föreningar som Växjö kommun har intressen i omfattas vanligtvis inte direkt av kommunens interna styrdokument. 1.2. Syfte och Revisionsfrågor Granskningen är en fördjupad granskning med syftet att ge underlag till revisorernas bedömning av den interna kontrollen, resultaten och rapporteringen. Granskningen ska besvara nedanstående revisionsfrågor: Vilka styrmedel använder nämnden? (avsnitt 2.2) Vad omfattar den uppföljning som nämnden gör? (avsnitt 2.3) Hur går uppföljningen till och med vilken frekvens sker uppföljningen? (avsnitt 2.3) Hur utvärderar eller bevakar nämnden den interna kontrollen i verksamheten? (avsnitt 2.5) Hur arbetar nämnden med risk- och väsentlighetsanalyser? (avsnitt 2.5) Hur arbetar nämnden för att förebygga och upptäcka oegentligheter i verksamheten? (avsnitt 2.6) Hur arbetar nämnden för att förebygga och upptäcka förtroendeskadliga beteenden hos chefer och medarbetare? (avsnitt 2.6) Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i nämnden på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? (avsnitt 3) PwC Växjö kommun 3
Granskning av tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll 1.3. Revisionskriterier Reglerna som är relevanta för de områden som ingår i granskningen finns framförallt i följande dokument: Kommunallagen Reglemente för tekniska nämnden Reglemente för intern kontroll Styrdokumentet Styrsystem för Växjö kommun Policy för bisyssla, representation, resor, upphandling och inköp Kommunfullmäktiges budget för Växjö kommun 2015 Internbudget för tekniska nämnden och verksamhetsplan 2015 Delegationsordning för tekniska nämnden 2015-06-11 91 Personalhandbok 2014-10-23 Årsrapport tekniska nämnden 2014 Åtgärdsplan för förstärkt intern styrning och kontroll 2013:81 Avfallsplan för Växjö kommun 2015-2020, 2015-02-24 Transportplan för Växjö kommun, 2014-10-21 Miljöprogram för Växjö kommun, 2014-06-17 1.4. Avgränsning Granskningen genomförs inom flertal av kommunens verksamheter. Denna granskning avser tekniska nämnden. Granskningen hör till revisionsåret 2015. 1.5. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentanalyser och intervjuer. Genomgång av protokoll för perioden 2015 har även skett. Intervjuer har genomförts med: ordförande förste vice ordförande andra vice ordförande förvaltningschef avdelningschef för administrationen avdelningschef för VA avdelningschef för produktionen Granskningen har varit föremål för sakkontroll av de intervjuade. PwC Växjö kommun 4
Granskning av tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Organisation Tekniska nämnden ansvarar för gator, vägar, trafik, parkering, naturvård, skogar, parker, renhållning, avfallsfrågor, försörjning med vatten- och avlopp. Nämnden ansvarar även för sjöreglering och vattenkraftverk samt trafiksäkerhetsbefrämjande åtgärder. En översyn av tekniska förvaltningen pågår i syfte att utreda vilka verksamheter som kan vara lämpliga för konkurrensutsättning och möjligheten för samordning. Översynerna kan komma att påverka förvaltningens organisation, uppdrag och ekonomi i väsentlig grad. 2.2. Nämndens styrmedel 2.2.1. Styrande dokument och dess tillämpning Tekniska nämndens ansvarsområde utgår från nämndens reglemente som fastställts av Kommunfullmäktige, 2010-12-14. Enligt kommunens styrande dokument Styrsystem för Växjö kommun fastställd i kommunfullmäktige 2011-04-19 beskrivs att kommunens styrsystem utgår ifrån målstyrning. Förutsättningar för att åstadkomma detta är att: Det finns en röd tråd från kommunens ledstjärna, övergripande mål och strategier till nämnds/bolagsmål och aktiviteter på verksamhetsnivå och om möjligt på arbetsplatsnivå. Att målen är levande och rimliga i antal. Det ska finnas ett samband mellan tillgängliga resurser och verksamhetsmål. Det finns väl fungerande rapporterings- och uppföljningsstruktur. Tekniska nämndens styrning sker utifrån kommunfullmäktiges budget som i sin tur har brutits ner till nämndmål och aktiviteter. Nämndens verksamhet berör samtliga av fullmäktiges beslutade målområden förutom målområde omsorg. Totalt har nämnden fastställt 29 verksamhetsmål. Vissa av målen är inte mätbara. Nämnden har även beslutat om två mål med koppling på målområde Ekonomi och effektivitet. Nämnden har i möjligaste mån beaktat kommunens miljöprogram, transportplan och avfallsplan vid upprättande av mål i internbudgeten (2015). Enligt uppgifter från förvaltningsledningen saknas tillräckligt med medel för att uppnå dessa mål. Verksamheterna har upprättat verksamhetsmål som ska fungera som mål/aktiviteter för att nå nämndens mål. Tekniska nämndens presidium beskriver att det är förvaltningschefens ansvar att se till att uppdrag och mål trattas ner och verkställs i verksamheten. Enligt kommunfullmäktiges budget för 2015 är det nämndernas utrymme i driftbudgeten som styr investeringsnivån. Det är således respektive nämnd som har att besluta om vilka investeringar som skall genomföras. Tekniska nämndens investeringsbudget uppgår enligt internbudget för tekniska nämnden år 2015 för perioden 2014-2016 till 731 mnkr. PwC Växjö kommun 5
Granskning av tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll Budgeten är i sin tur fördelad på flertal olika investeringar och verkställs löpande under perioden. Enligt intervjuerna beskrivs att för vissa investeringar har verksamheten en god bild av bedömd kostnadsnivå/budget i de olika investeringarna medan i andra investeringar har inte förstudier genomförts och budgeten bedöms som osäker. Enligt förvaltningsledningen justerar nämnden i vissa fall budgeten per investering i de fall någon investering blir dyrare/billigare än beräknat. Följande styrmedel beskrivs bl.a. som relevanta för nämnden: Policys och planer (Miljöprogram för Växjö kommun, transportplan, avfallsplan, VA-plan) VA-lagen Livsmedelslagen Miljöbalken Avfallsförordningen m.fl. Vi har i samband med granskningen gått igenom samtliga protokoll för år 2015 och bl.a. noterat att nämnden beslutat om följande strategier/föreskrifter som en del av nämndens styrning. Parkeringsstrategi för Växjö stad. 1 Nya lokala trafikföreskrifter om tättbebyggt område i Växjö stad och ytterområden. 2 Utredningsuppdrag om planerat nyttjande av eget kapital i VA verksamheten och i renhållningsverksamheten. 3 Delegationsordningen har upprättats och fastställts av nämnden. 4 Presidiet beskriver att förvaltningen genomfört olika utbildningsinslag för nämnden avseende nämndens verksamhetsområden och framtida ekonomiska utmaningar. Vidare har genomgång av de formella grunderna som reglemente, delegationsbeslut, internbudget, intern kontroll, attester och övriga styrande dokument skett. 5 2.2.2. Bedömning Vi bedömer att nämndens styrning delvis är tillräcklig men ser en bristande informationsförmedling gällande styrning av investeringar. Denna styrning är särskilt viktigt för tekniska nämnden då nämnden hanterar en stor mängd investeringar. Förfarandet med att flytta budgetmedel mellan olika investeringar kan innebära en risk att projektets ursprungliga budget inte tydliggörs och därmed en otydlig styrning och kontroll. Det finns även en risk att den totala budgetnivån per investering istället överdrivs och verkar kostnadsdrivande. Vi föreslår att nämnden under 2016 utvecklar en bättre styrning av detta område. I samband med sakavstämning av revisionsrapporten har det framförts att nämnden tydliggjort denna styrning. 1 Tekniska nämnden 2015-09-24 117 2 Tekniska nämnden 2015-03-25 36-37 3 Tekniska nämnden 2015-12-17 185-186 4 Tekniska nämnden 2015-06-11, 91 5 Tekniska nämnden 2015-01-22 2-3 PwC Växjö kommun 6
Granskning av tekniska nämndens styrning, uppföljning och kontroll Vi rekommenderar att mätbara måltal och mätvariabler i högre utsträckning fastställs för att kunna utvärdera nämndens måluppfyllelse. Kännedom om diverse policys, planer som fullmäktige beslutat om är god och det finns en spårbarhet i nämndens verksamhetsmål. Det beskrivs att miljöprogram, transportplan och avfallsplan inte är förankrade i nämndens driftbudget. Vi rekommenderar att kalkyler tas fram för att beräkna avvikelsens storlek. 2.3. Nämndens uppföljning 2.3.1. Ekonomi och verksamhet Tekniska förvaltningen är en beställare- och utförarorganisation och beställarmöten hålls månadsvis mellan beställare och utförare där aktuella investeringar redovisas. Uppföljning av verksamheten på respektive avdelning sker löpande under året. Redovisas brister finns det möjligheter för verksamheten att åtgärda dessa. När det gäller VAavdelningen sker bl.a. kontroller utifrån ett upprättat kontrollprogram som granskats av Miljö- och hälsokontoret i enlighet med livsmedelslagen och VA-lagen. Därutöver sker årliga besiktningar där Miljö- och hälsokontoret medverkar. Uppföljning samt eventuella åtgärder på respektive avdelning redovisas i ledningsgruppen månatligen. Uppföljning av nämndens verksamhetsmål sker i samband med delårsrapport och årsrapport. I delårsrapport för tekniska nämnden augusti 2015 redovisas nämndens verksamhetsmål per målområde. Det går i flera fall inte utifrån lämnad redovisning att bedöma måluppfyllelsen per målområde eller för respektive mål. Någon redovisning av vilka åtgärder som nämnden eventuellt behöver vidta för att nå målen har inte dokumenterats. Ekonomiuppföljning samt prognos till nämnden sker vid fyra tillfällen under året samt i samband med bokslutsrapportering. När det gäller nämndens investeringar saknas det en rutin för hur och på vilket sätt återrapportering av pågående och avslutade investeringar ska redovisas till nämnden. Idag sker rapportering i samband med delårsrapport och årsrapport i form av en sammanställning över budget för perioden 2014-2016, nedlagda kostnader samt en prognos gällande den totala investeringsutgiften. I samband med sakavstämning beskrivs att ett arbete har påbörjats. Vi har i samband med granskningen gått igenom samtliga protokoll för år 2015 och bl.a. noterat följande verksamhetsuppföljningar som redovisats till nämnden: Analys angående för- och nackdelar med övergångsställen. 6 Information om resultatet från medarbetarenkäten 2015. 7 Information om aktuella trafikärenden. 8 Information om förstudie av ny återvinningscentral Växjö södra. 9 Uppföljning av beslut i tekniska nämnden juni 2015 och december 2015. Uppföljning av beslut i tekniska nämnden under år 2014 och år 2015. 10 Flertal av besluten är verkställda eller pågår. 6 Tekniska nämnden 2015-03-25 38 7 Tekniska nämnden 2015-12-17 178 8 Tekniska nämnden 2015-05-21 69 9 Tekniska nämnden 2015-06-11 85 PwC Växjö kommun 7