Självarkivering och beslutsstöd för forskare vid publicering

Självarkivering och beslutsstöd för forskare vid publicering Ett openaccess.se-projekt Dnr: 63-551-2006 Version 2, juni 2008 Projekttid: Feb-aug 2007 Projektdeltagare: Mats Almkvist, Umeå universitet Jessica Lindholm, Malmö högskola Peter Nilén, Malmö högskola Markus Schneider (projektledning), Karlstads universitet Aina Svensson, SLU och Uppsala universitet

Innehåll 1 Sammanfattning...3 2 Bakgrund...4 3 Syfte...4 4 Genomförande...5 5 Resultat...7 5.1 Publiceringsprocessen...7 5.1.1 Vad är viktigt för valet av publikationskanal?...7 5.1.2 Hur söker forskarna information...8 5.2 Erfarenheter av open access...9 5.2.1 OA-tidskrifter...9 5.2.2 Öppna preprints arkiv...9 5.2.3 Öppna postprint arkiv...10 5.2.4 Hemsidor och den egna institutions webbplats...10 5.3 Önskemål om arbetsflöden...10 5.3.1 Generellt stöd...11 5.3.1.1 OA-obligatorium och forskningsfinansiärer...11 5.3.1.2 Information och upphovsrätt...11 5.3.2 Registrering...12 5.3.3 Deponering...13 5.3.3.1 Versioner...13 5.3.4 Användning...14 6 Resultaten jämfört med andra studier...15 6.1 Publiceringsprocessen...15 6.2 OA-erfarenheter...15 6.3 Arbetsflöden...15 7 Slutsatser...17 7.1 Rekommendationer för beslutstöd vid självarkivering...17 7.1.1 Beslutsalternativ vid självarkivering...17 7.1.2 Publiceringssystem krav på funktioner...18 8 Litteraturlista...20 Appendix 1 - Intervjupersonernas ämnestillhörighet...22 Appendix 2 - Frågor till forskaren...23 2

1 Sammanfattning Antalet självarkiverade vetenskapliga artiklar i universitetens fulltextarkiv är lågt. Syftet med projektet var att finna svar på frågan vilket stöd forskarna behöver för att självarkivera sina vetenskapliga arbeten? I intervjuer med tjugoen forskare från fem svenska lärosäten och olika ämnesdiscipliner ställde vi frågor kring forskares informationssöknings- och publiceringsvanor, erfarenheter av open access samt hur ett fungerande arbetsflöde kring självarkivering skulle se ut för dem. Publicering i OA-tidskrifter förekommer i enstaka fall främst inom det naturvetenskapligt tekniska området och inom området livsvetenskaper i vår undersökning. Forskare inom naturvetenskap och teknik är flitiga användare av ämnesspecifika arkiv vilket belyser olikheterna i ämnesdisciplinernas publikationstraditioner. Forskare använder också den egna hemsidan för att kommunicera sina forskningsresultat och inte sällan finns fullständiga publikationslistor och artiklar i fulltext där. Flertalet av de intervjuade tycker att självarkivering av den vetenskapligt granskade artikeln i enlighet med förlagens policy är det enklaste OA-alternativet för dem idag. Främst anförs kvalitetsskäl. Samtidigt föreligger inga starka incitament till att genomföra det. Tydliga rekommendationer anser forskarna är bra, medan man har olika uppfattningar om ett obligatorium bör införas. Informationstjänster som Sherpa/Romeo eller openaccess.se:s Journal Info är uppskattade. Variationerna i förlagens villkor för självarkivering och osäkerheten i juridiska frågor bidrar till att forskarna hellre vill överlåta kontrollen av förlagens policy åt någon annan. Forskare vill inte själva ändra copyrightavtal med förlagen i samband med att artiklar accepteras för publicering eftersom man inte vill äventyra publiceringen. Här efterfrågar man gemensamma lösningar. För att minska arbetsbelastningen föredrar forskarna att deponera artiklar i samband med registrering i publikationsdatabaser. Det finns dock ett påtagligt missnöje med rutinerna kring den processen och funktionaliteten i befintliga system. Kontrollen mot förlagens policy överlåter forskarna gärna åt specialister eller helautomatiserade rutiner i systemet. I mindre omfattning kan forskarna också tänka sig att utföra kontrollen själv om tillräckligt enkla rutiner kunde finnas i systemet. Forskarna vill helst använda förlagets layout men kan även tänka sig deponera författarens slutliga kvalitetsgranskade version med samma innehåll. Önskemål om personifierade tjänster, dubblettkontroll, forskargruppernas gemensamma presentation uttrycktes och man noterade marknadsföringsmöjligheter för universiteten och kopplingen till forskningsinformation. 3

2 Bakgrund Andelen vetenskapliga artiklar i fulltext i de öppna svenska universitetsarkiven är låg. Det visar ett stickprov omfattande närmare hälften av lärosäten som vi tog våren 2007. Xia and Sun (2007) undersökte motsvarade arkiv hos nio universitet från olika delar av världen och fann att andelen artiklar i fulltext där varierade mellan 9 och 99 procent. Den högre siffran kunde bero på att man hade skapat specialarkiv för denna specifika publikationstyp. Terminologin verkar inte heller enhetlig. Vägen till open access (OA), fri tillgänglighet till forskningspublikationer på Internet, delas vanligen in i publicering i OA-tidskrifter och självarkivering. Vidare skiljer man på självarkivering av s.k. preprints och postprints, där postprints står för material som granskats av oberoende referenter (peer review). Egenarkivering, sekundär publicering, parallellpublicering förekommer ofta synonymt med självarkivering. Med självarkivering avser vi här, om inget annat sägs, att forskare deponerar en postprint i ett lärosätes fulltextarkiv. En postprint har samma intellektuella innehåll som den slutliga publikationen, men kan utseendemässigt antingen vara definierad som en författarversion (utan tidskriftens layout, typiskt den sista versionen av artikeln som författaren har på sin dator i t ex Word-format) eller som förlagsversionen (med tidskriftens paginering, logotyper och övrig layout). Det förekommer också självarkivering i det att forskare deponerar postprints i öppna ämnesarkiv, på egna hemsidor eller på sina institutioners webbplatser. Självarkivering av preprints benämns också som självpublicering. Vi som arbetar med elektronisk publicering på universiteten vill gärna veta hur vi ska gå tillväga för att öka andelen självarkiverade artiklar i fulltext. I diskussionen kring denna fråga nämns ofta policys och obligatorier som ett överlägset styrmedel. Forskningsfinansiärers krav på öppen tillgänglighet av forskningsresultat är ett annat. Förbättrad information till alla inblandade i processen men kanske främst till huvudaktörerna, dvs. forskarna är ett tredje sätt. Inte minst pekar vissa studier (Sale, 2006) på att det är kombinationer av obligatorier och effektiv användarsupport som leder till ökade andelar av fulltextmaterial i våra öppna arkiv. Våra erfarenheter från systemutveckling visar att det är relativt lätt att installera nya system men betydligt svårare att få de tänkta användarna att tycka att systemen är till någon nytta för dem. Vi ville därför ta reda på vilket stöd forskare vid våra svenska lärosäten skulle vilja ha för att öka sin självarkivering och föreslog en kortare intervjustudie som openaccess.se-programmet valde att finansiera. 3 Syfte Syftet med projektet är få en bild av vad våra forskare anser angeläget för att öka sin självarkivering. Projektet fick heta Självarkivering och beslutsstöd för publicering, eftersom vi ville poängtera att det är forskarens beslut att självarkivera och det är forskarens arbetssätt, erfarenheter, motiv, förkunskaper och förväntningar som formar besluten.

4 Genomförande Projektdeltagarna arbetar med elektronisk publicering vid fem olika lärosäten där tre olika system för elektronisk publicering används. Projekttiden var februariaugusti 2007. Intervjuerna genomfördes under mars-maj 2007. Beräknad resursåtgång var tre månader. Projektgruppens möten skedde med ett undantag i videokonferensprogrammet marratech. Vi valde intervjuer med öppna frågor som undersökningsmetod eftersom vi hoppades bättre kunna uppfylla syftet att låta forskarna komma till tals med sina tolkningar, sina önskemål och behov. Enkätstudier om attityder hos akademiska författare som t ex de som gjordes av Swan (2005), Nicholas (2005), Over (2006) och Hess (2007) förutsätter ofta en likartad tolkning av begreppen medan intervjustudier som Foster (2005) och Schroter (2005) och Park (2007) visar att man enklare kan försäkra sig om att man talar om samma sak samt också lättare kan hitta nya och oväntade infallsvinklar på den fråga man vill undersöka. Det är snarare variationen i behoven och motiv än standardfallet som vi var ute efter. Publiceringsmönster och kännedom om OA varierar med ämnestillhörighet. Det är ett vanligt resultat i ovan citerade studier. Vi intervjuade därför 21 forskare från 17 ämnen i 20 intervjuer varav 5 kvinnor och 16 män. Nio forskare var professorer, nio lektorer/docenter och tre var doktorander. I vår undersökning var huvudfrågorna hur ser forskarens publiceringsprocess ut och hur söker de information? vilka erfarenheter har forskaren av OA? hur anser forskaren att ett fungerande arbetsflöde för självarkivering bör se ut? Innan intervjuerna startade genomfördes en testintervju med en erfaren forskare i kvalitativ undersökningsmetodik för att diskutera intervjuns upplägg. Efter testintervjun kompletterade vi våra frågor med ett antal konkreta exempel om vad som kan menas med OA och självarkivering. Vi valde bl.a. Sparcs Author s Addendum, ett tillägg till författarens avtal med förlagen som garanterar författaren vissa rättigheter, Romeo/Sherpa databasen över förlagens policy ifråga om självarkivering och en prototyp till Lunds nya tjänst Journal Info. Våra egna arkiv och informationen kring dem utgjorde ytterligare exempel. Vi enades om att i intervjuerna förtydliga att OA handlar om fri tillgänglighet till det vetenskapliga materialet, dvs. användaren behöver inte betala för att komma åt innehållet OA-publikationsformerna delade vi in i Publicering i OA-tidskrifter Självarkivering, dvs. deponering av preprints (självpublicering) eller postprint publikationer i våra öppna universitetsarkiv. Nästan alla intervjuer spelades in och vi valde att transkribera resultaten till några huvudrubriker. Där vi anger citat har vi valt att anonymisera forskaren genom att exempelvis ange (H-P-M) för Humaniora Professor Man. Motsvarande förkortningar för lektor/associate professor är L och för doktorand D. Efter de inledande intervjuerna förstod vi att vår ambition att ta fram en kravspecifikation i traditionell bemärkelse utifrån intervjusvaren, inte skulle vara görbart inom projektets ramar. Utifrån intervjuerna och en jämförelse av resultaten 5

med andra studier har vi kunnat extrahera tendenser i forskarnas svar, som ligger som underlag för projektets slutsatser och rekommendationer. 6

5 Resultat Sammanfattning av intervjuerna har skett till tre huvudrubriker Publiceringsprocessen Erfarenheter av open access Önskemål om arbetsflöden 5.1 Publiceringsprocessen Våra intervjuade forskare är typiska för sina ämnesdiscipliner i den bemärkelsen att humanister publicerar mest i antologier/monografier, samhällsvetare i antologier och artiklar, naturvetare och tekniker i artiklar och proceedings och de som vi valde att räkna till området livsvetenskap i artiklar. Kvalitetsgranskningen av oberoende referenter (peer-review) anser de flesta som det viktigaste momentet i publiceringen. Publicering i vetenskapliga tidskrifter förekommer inom alla ämnen. 5.1.1 Vad är viktigt för valet av publikationskanal? Valet av tidskriften för publikation beror främst på en tematisk och kvalitativ överensstämmelse med det egna forskningsresultatet. Ju bättre anseende och högre rankning tidskriften har desto bättre för forskarens status. Spridningen av forskningsresultaten hänger ihop med tidskriftens och förlagens anseende. Alla informanter nämner att det är allmänt känt inom respektive ämnesområde vilka tidskrifter och förlag som har bäst anseende, högst impact factor eller störst spridning. Yngre forskare väljer oftast i samråd med handledaren. Vad andra kollegor inom ämnet eller forskargruppen gör och vad de främsta inom ämnesområdet gör är viktigt och bestämmer trender. är man på konferenser och ingen pratar om open access då är det inte viktigt (S-P-M) Forskarna inom de olika ämnesområden är medvetna om olikheter i publiceringsmönster och forskningstraditioner varför kvalitetsbedömningen av forskningen över ämnesgränser ger anledning till diskussion. vi håller ju inte på som naturteknik och stirrar oss blint på kvantitativa mått, det fungerar inte så för oss (H-L-KV) ISI innehåller ju inte vissa europeiska tidskrifter och då blir bilden missvisande för oss (S-L-M) Således är forskare från området humaniora och vissa delar av samhällsvetenskap inte lika angelägna i rankningen och olika index från ISI. En forskare hade noterat en övergång till att använda citeringar på artikelnivå. har man uppgifter på hur ofta en artikel är nedladdad så är det ett mått på kvalitet, att folk läser och nyttjar den (L-L-KV) Snabbheten i publiceringen anser forskarna är viktig. Hur viktig snabbheten är varierar både med ämnesområde och också syftet för den enskilda publikationen. Forskarnas strategier för att undvika alltför långa väntetider varierar. Vill jag få ut det snabbt så tar jag det som en proceeding (NT-L-M) 7

Det man inte får med i någon tidskrift kan man ju alltid köra som ett kapitel i en bok, det blir inte så bra citering (S-L-M) Snabbheten spelar ju inte så stor roll för oss i och med att vi lägger ut ett preprint i arxiv. (NT-P-M) hellre väntar jag lite längre och får det publicerat i en högre rankad tidskrift än att det ska gå snabbt (S-L-M) Man måste ju matcha artikelns kvalitet med nivån i tidskriften. Får man avslag så fördröjer det ju hela processen onödigt länge. (NT-P-M) Jag tog kontakt med en OA-tidskrift och det gick jättesnabbt. (L-L-KV) Spridningen och för vilken publik man skriver påverkar också valet av publikationskanal. ibland ska man ju ut till praktikerna inom området och då blir det ju populärvetenskapliga publikationer (L-L-KV) Proceedings använder jag mest för nätverkande (L-L-M) Vi får ju mycket forskningsanslag från Vinnova och de är mest intresserade av att vi sprider våra resultat till industrin (S-P-M) 5.1.2 Hur söker forskarna information Forskarna söker sin information på lite varierande sätt. En vanligt förekommande sökstrategi verkar vara att använda ämnesspecifika söktjänster, bibliotekets databaser och ISI för att minska träffar som inte är kvalitetsgranskade. Erfarna forskare utgår från de för sin forskning mest relevanta tidskrifter inom ämnet och bläddrar i deras innehållsförteckningar. Användning av och åsikterna om Google varierade. Jag använder aldrig Google, vi letar i MLA, allt av värde finns där. (H-L-KV) Doktoranderna och studenterna använder ju Google mer, utan källkritik (L-L- KV) Söker i IEEE databaser och använder Google för att snabbt hitta artikeln (NT- P-M) Google Scholar och Google använder jag mest, sedan Web of Science, nästan aldrig i speciella referensdatabaser (S-L-M) Forskarna tar också direktkontakt med kollegor via e-post och personliga hemsidor även om man inte citerar publikationer den vägen. Hittar man intressanta artiklar så kan man ju enkelt söka fram författarens hemsida i Google ofta hittar man publikationerna där. (S-P-M) Några forskare noterade att tillgängligheten tillbaka i tiden kunde vara ett problem med vissa traditionella tidskrifter. det här med tillgängligheten bakåt i tiden i matematik tror jag är en anledning till att många societies har engagerat sig i open access (NT-P-M) Flertalet forskare sa att de inte medvetet sökte i öppna källor. Att snabbt få tillgång till artiklar i fulltext verkar många forskare ha vant sig vid. Visst blir man irriterad när man letat fram en artikel och inte har någon åtkomst ( L-L-M) 8

5.2 Erfarenheter av open access Forskarna hade varierande kunskaper om OA och självarkivering. Medan flertalet hade hört om OA var det mest oklart vad som menades med självarkivering. För den egna informationsförsörjningen ser inte forskarna fri tillgänglighet som ett problem. Big deals gör frågan om tillgängligheten till no big deal. Om biblioteken inte har råd med en viss prenumeration hittar man andra lösningar. Tillfrågade om vad de kunde tänka sig för fördelar av att ha sina egna arbeten fritt tillgängliga var att det skulle kunna bli bättre tillgänglighet, en större spridning och ett ökat antal citeringar. Åtta forskare visste att de hade publicerat för OA antingen i en OA-tidskrift eller i ett öppet arkiv. Forskare inom natur- och teknik hamnar högst i vår undersökning, följd av området livsvetenskap och samhällsvetenskap. Beroende på hur forskarna tolkade fri tillgänglighet kunde det bli avvikande svar. Det förekom att forskare tolkade fri som inte kvalitetsgranskad och då kunde man inte se fördelarna. 5.2.1 OA-tidskrifter Sex forskare hade publicerat sig i en OA-journal och ytterligare en har försökt. Bland fördelarna av att publicera i OA-tidskrifter nämndes snabbhet och personligt bemötande. Forskarna som var positiva till OA-tidskrifter trodde också att det finns en viss konservatism i systemet och att det kan vara svårt för nya OAtidskrifter att etablera sig men att det fanns goda exempel på att det var möjligt. En enstaka forskare kände till att det fanns OA tidskrifter med hög impact factor. Majoriteten av forskarna hade inte publicerat sig i OA tidskrifter och hade heller inga funderingar på att göra det eller tyckte inte att det var ett relevant alternativ. Bland anledningar härtill nämndes OA-tidskrifters låga impact factor, att publiceringen skulle behöva bekostas av författaren och att det inte förelåg några pengar till det. Dessutom angav några författare att de inte kände till några OAtidskrifter inom sitt område. Springers lösning är skrattretande, det har vi inte råd med. (NT-P-M) Jag tycker inte om idén att betala för att få publicera. Man ska inte kunna köpa sig en plats i vetenskapens värld (L-L-KV) En forskare inom området livsvetenskap påpekade dock att det även var vanligt inom hans område att behöva betala för traditionell publicering och att författaravgifter då inte längre var ett argument mot OA-tidskrifter. Vad som är en rimlig kostnad hade de flesta förståeligt nog ingen uppfattning om men att det är kombinationen publiceringsfrekvens och ämnets forskningsbudget som bestämmer betalningsviljan. Några forskare hade publicerat i OA-tidskrifter som inte krävde författaravgifter. Typiskt nog handlade det om ett didaktiskt ämne där man ville sprida resultatet till lärare i landet. 5.2.2 Öppna preprints arkiv Främst fysiker och datavetare hade publicerat i preprints arkiv inom sina ämnesområden. Övriga forskare noterade att det i och för sig vore önskvärt men att det inte fanns ämnesspecifika arkiv inom respektive ämnesområde som de kände till. Några uttryckte behov för att använda universitetsarkiven för att ge ut en working paper series för att ha en publikationskanal för doktorander. 9

5.2.3 Öppna postprint arkiv När vi väl hade presenterat de tre hittills nämnda alternativen ser forskarna parallellpublicering som det bästa alternativet för att uppnå fri tillgänglighet till forskningsresultaten. Det alternativet verkar ju bäst i och med att det inte stör den traditionella publiceringsprocessen som alla är vana vid (H-L-KV) Det var dock endast en forskare som nämnde att han hade deponerat en postprint artikel i ett av våra öppna universitetsarkiv. Våra öppna universitetsarkiv för fulltext förknippar forskarna mest med avhandlingar och examensarbeten. 5.2.4 Hemsidor och den egna institutions webbplats Flera forskare använder sina egna eller sina institutioners webbplats för att lägga ut både preprints och postprints. Motivet för att lägga ut hemsidor var bl.a. att det fungerade som en utmärkt kommunikationskanal med andra forskare och för forskaren själv att ha tillgång till sina artiklar när man var ute och föreläste. Inte minst kunde man hänvisa till egna hemsidor i ansökningar. Forskare utnyttjade också sina personliga hemsidor för att få feedback från allmänheten. jag lägger ut allting på min hemsida, alla mina publikationer, kontaktuppgifter, länkar, det skulle vara kul med en blogg också. Det är ett fantastiskt fint sätt att få feedback på det man håller på med. (S-P-M) På min hemsida har jag ju min CV, det underlättar ju när man skriver ansökningar! (NT-P-M) Men det förekom också ett par avvikande kommentarer. Själv lägger jag inte gärna ut någonting på min webbsida, jag tycker det ökar risken för plagiat. Risken finns att man inte får kredit för det man skrivit. En bok vet man ju är kvalitetsgranskad och hur man anger referenser. Det är svårt med att ange internetkällor. (H-L-K) I de fall man använder institutionens webbplats poängterar man också marknadsföringseffekten av det. 5.3 Önskemål om arbetsflöden De flesta forskarna hade ingen erfarenhet av att deponera artiklar i våra öppna universitetsarkiv. Fysiker och datavetare har erfarenheter av att deponera i öppna ämnesarkiv. Fem respondenter har publicerat i OA-tidskrifter. Med undantag för någon doktorand har alla erfarenheter av att publicera i traditionella förlag. Dessutom finns erfarenheter av att självarkivera på den egna hemsidan. Nästan alla har också på ett eller annat sätt registrerat bibliografiska poster i universitetens publikationsdatabaser. Mot den bakgrunden får man se våra forskares förväntningar på arbetsflöden för självarkivering. Vi har valt att sortera deras synpunkter under rubrikerna generellt stöd, registrering, deponering och användning. Med registrering avser vi i första hand inmatning av bibliografiska data kring publikationen. Under deponering sorterar vi de önskemål som vi kunde hänföra till fulltexten. Synpunkter på hur forskarna tänker använda sig av inmatade data summeras under rubriken användning. 10

Systemen och arbetsflödena ser lite olika ut på våra lärosäten Ändå verkar de flesta forskare vara överens om att självarkivering av fulltextdokument borde ske i samband med registrering. Speciellt på de lärosäten, där publicerings och fulltextdatabaserna inte är integrerade, förväntade man sig samordningsvinster. 5.3.1 Generellt stöd 5.3.1.1 OA-obligatorium och forskningsfinansiärer Skulle ett obligatorium påverka forskarna i sin benägenhet att vilja självarkivera eller publicera i OA-tidskrifter? Flera forskare har uttalat sig positivt till tydliga rekommendationer. Några svarade att de under ett obligatorium skulle kunna tänka sig att självarkivera. Lika ofta hörde vi dock att forskare inte tyckte att man skulle införa ett obligatorium. Det är bättre att avvakta med ett obligatorium (S-L-M) En policy (vilket det nu står i den) är aldrig fel för [lärosäte] (L-L-M) Tydliga rekommendationer vad gäller parallellpublicering. (H-P-M) Beslut eller rekommendationer på universitetsnivå vore bra. (NT-P-M) Enkla och tydliga rekommendationer uppskattas som beslutshjälp, men beslut på universitetsnivå kan också uppfattas som tvång särskilt av dem som inte ser någon direkt egen nytta med självarkivering utan endast ser det som en administrativ börda. Forskarna hade förstås erfarenheter av krav på inrapportering av bibliografiska uppgifter i universitetens publikations- och forskningsdatabaser. Här fanns flera negativa kommentarer från forskarna vid de olika lärosätena. När jag träffar folk runt omkring här så är de inte så jätte entusiastiska över registrering i [publikationsdatabasen]. det har väl ansetts som lite svårhanterligt och det har inte alltid varit uppdaterat och det är nog svårt att få forskare ute på golvet att får rutiner för att lägga in sina publikationer där. (L-P-M). I flera fall har lösningen varit att låta gemensamma rapportörer på institutionsnivå utföra registreringen. Några forskare hade hört att forskningsfinansiärer övervägde att kräva fritt tillgängliga forskningsresultat och tyckte inte att det var ett problem. 5.3.1.2 Information och upphovsrätt Majoriteten av forskarna kände inte till Sherpa/ Romeo databasen. En forskare hade ansökt om tillstånd för självarkivering hos ett förlag som fanns listat som green publisher men hade fått avslag från förlaget. Det väckte frågor om hur uppdaterad databasen är och om man kunde lita på den informationen. Vi visade Lunds nya Journal info tjänst för forskarna, som uppskattade att man försökte sammanställa information från flera källor. Det är väldigt viktigt att forskare får reda på att det finns policydatabaser (L-P- M) Lunds tidskriftstjänst: Verkar OK, men spelar inte så stor roll för mig, saknar kvalitetsindikatorer för OA-tidskrifter som listas som alternativ. (NT-P-M) Lunds tidskriftstjänst: Bra med kvalitetsindikatorer, borde dock vara över tiden så att man ser trenden, kan användas i doktorandkurs. (NT-P-M) Jag vill gärna veta mer om det här och de tjänster och hjälpmedel som finns för att publicera OA. (L-P-M) 11

SPARCS Author s Addendum som ju också kan vara relevant för de forskare som snarare publicerar sig i monografier och antologier hade ingen av de tillfrågade hört talas om. Samtidigt insåg de flesta att det ju vore en smidig lösning. Generella lösningar, mallavtal och juridisk hjälp var konkreta önskemål. Stöd när man skriver på kontraktet, får man publicera sig, kanske en jurist. Gör det gärna om hjälp funnes (L-L-M ) Hade varit intressant med alternativa mallavtal ( S-D-KV) Ser gärna att det görs avtal som man kan hitta hjälp i. (L-L-M ) Många forskare tyckte också att det inte direkt var högsta prioritet att försöka behålla delar av upphovsrätten Man vill inte gärna hålla på och tjafsa med kontraktsskrivandet. Om man visste att alla gör det då skulle man nog göra det men om man är ensam så tror jag inte det. Man är också så trött på sin artikel och den långsamma publiceringsprocessen så man vill bara ha det gjort, få det publicerat. ( L-L-KV) Det ingår i spelet, det är som att man måste ha körkort när man kör bil man bara gör det (L-L-M) Tillkommer att olika förlag hanterar frågan olika. Vissa förlag (t.ex. Elsevier) fortsätter med publiceringsprocessen även om de inte får in någon påskriven copyright agreement, det finns forskare som satt det i system att inte skriva på (NT-P-M) En del förlag har redan idag agreements vid publiceringskontrakt där det stod att det var okej att lägga ut. (L-L-M) Inte minst måste man notera att flera forskare egentligen inte tänker så mycket på copyrighten. Mest belysande var kommentaren från två författare Det (copyright) bryr jag mig inte så mycket om. Man måste vara lite olydig ibland (S-P-M) Har inte tänkt på det. Vad kan hända? Bryr sig förlagen om att leta upp utlagda kopior? (S-L-M) 5.3.2 Registrering På fråga om hur registreringen ska gå till ligger enkelheten föga förvånande överst på önskelistan. Vad som närmare menas med enkelheten varierar. Jag har ju min CV som Word-dokument eftersom det behöver man i ansökningar, det skulle jag kunna skicka till någon som kan mata in det (NT-P-M) Vi har ju en rapportör på institutet som matar in alla uppgifter (S-P-M)) Jag skulle vilje skicka en DOI och systemet skulle sedan hämta in alla relevanta bibliografiska data från förlaget (NT-P-M) Jag saknade ett fält där man kunde ange arxiv nr för tidigare versioner av min artikel (NT-P-M) Flertalet forskare beklagar sig över bristande tid och många administrativa uppgifter. Administrativa uppgifterna är många och man beskriver sina publikationer många gånger innan det är dags för öppna arkiven det är ännu en gång och ligger sist i kedjan (L-L-M) Det får ta högst 5 minuter per artikel (NT-P-M) 12

Publikationsfrekvensen påverkar inställningen, så det är inte förvånande att vi också hörde: Det gör inte så mycket, de flesta humanister har bara några publiceringar per år. Det hinner man med (H-P-M) En forskare som önskade att kunna nyttja den registrerade informationen på sin egen hemsida nämnde att det var viktigt med ett utseende som stämde överens med ämnesstandarden. Om vi ska anpassa oss till någon hum/sam standard då blir det inte av, då gör vi det inte. (NT-P-M) 5.3.3 Deponering De flesta forskare ser positivt på ett öppet fulltextarkiv för sitt universitet. Särskilt om forskarna själva inte behöver ägna så mycket tid åt det. Vi kan belysa önskemålen genom följande kommentarer: Vill egentligen inte veta eller ta reda på så mycket om policys. Hoppas på ett system som kan lagra alla data om olika förlagens villkor och publicera i enlighet med dessa. (NT-P-M) Om någon organiserar det är det jättebra. (L-L-M) Ett sådant arbete bör skötas av dem som arbetar med den elektroniska publiceringen. Ex. att man skickar pdf-filer som sedan granskas (L-L-M) Det är viktigt med inrapporteringshjälp eftersom man glömmer bort mellan gångerna. (S-P-M) Rapportör på institutionen behöver ta sig an den uppgiften, olika ledtider innan publiceringen etc., inte säkert att jag kommer ihåg. Tiden mellan accepterat och publicerat varierar. (S-P-M) En lathund på kanske en sida hade varit mycket bra hjälp (L-L-M) Ok att själv kontrollera vad tidskriften tillåter, men gärna automatisk kontroll om det går. (S-L-M) Tidsbristen är ett ofta nämnt hinder, men också osäkerheten om att göra rätt. I ett antal intervjuer hann vi presentera förlagspolicys för någon av de tidskrifter som forskarna hade publicerat i, och kunde demonstrera förlagens medgivande om självarkivering. Variationen i villkoren medförde dock snarare att forskarna önskade att någon annan kunde ta sig an den frågan. 5.3.3.1 Versioner För självarkivering i universitetens arkiv önskar sig forskarna helst postprint versionen. Det är önskvärt med den av förlaget layoutade versionen eftersom det skulle underlätta för forskaren både som författare och som läsare. Men om förlagens policy inte medger arkivering av den versionen kan forskarna också tänka sig den till innehållet identiska sista versionen före förlagets redigering. Några författare påpekade vikten av att man klart behövde ange vilken version det handlar om och hur den är relaterad till originalversionen så att rätt citering blev garanterad. Jag citerar endast författare som har publicerat i ansedda tidskrifter, det är i sig ett sätt att höja kvaliteten på min artikel (NT-P-M) Den slutliga versionen är den viktiga. Det gör inget att den ser ut som ett manus bara man vet att det inte är något fel i den. (NT-L-KV) 13

Om förlagen kräver en viss ordalydelse, disclaimer eller acknowledgement så är det viktigt att det kommer med på den parallellpublicerade versionen (NT-P-M) Om det blir länkar till den fritt tillgängliga artikeln som inte är förlagets layout borde ju rimligen också originallänken finnas med i manuskriptet (NT-P-M) 5.3.4 Användning Vi kom också fram till att vissa kommentarer har med användningen av våra fulltextarkiv att göra. Om jag deponerar en artikel i vårt universitetsarkiv skulle det behöva indexeras av Citeseer, eftersom det är där mina kollegor söker efter artiklar (NT-L-M) Jag deponerar ju mina artiklar redan idag på hemsidan, då kan jag ju anpassa det jag lägger in, det är ju lite stelbent med publikationsdatabasen (S-P-M) Fördelar med att lägga in i [universitetsarkiv] är den ökade synligheten och möjligheten att se vad kollegor gör (L-D-M) Se forskargruppens publikationer (L-L-M) Några få forskare hade hört talas om att citering av artiklar kunde vara bättre om artikeln var fritt tillgänglig. Ofta hör man som forskare att man inte ska lägga ut på nätet och inte publicera sig två gånger (L-L-M) Viktigt med överblick av högskolans publicering och citeringsanalyser (L-P- M) Viktigt med lättillgängligheten av materialet. (NT-P-M) Att man alltid kan referera till originalartikeln. (S-P-M) Viktigt med långsiktighet och kvalitet. (NT-P-M) 14

6 Resultaten jämfört med andra studier 6.1 Publiceringsprocessen Vårt resultat avviker inte från tidigare studier, såväl Over (2005) som Rowlands (2005) ifråga om ämnestraditioner som påverkar val av publikationsform. Informationssökning verkar heller inte visa på några avvikande insikter mot nämnda undersökningarna. Den höga andelen forskare som använder Google (72 %, Swan 2005) kanske kan ses mer nyanserad, dvs. användningen av Google är kanske inte primärt för att söka efter forskningsresultat utan snarare enkelheten i att lokalisera artiklar som man sökt fram på mer traditionellt sätt. Vi kan inte säga att våra forskare är särskilt medvetna om att de söker i öppna arkiv, något som enligt Swan (2005) verkar vanligare förekommande i hennes undersökning. 6.2 OA-erfarenheter Hess (2006) noterar att forskarna ser förväntade fördelar med OA-tidskrifter i en snabbare, bättre spridning och ökad citering. Nackdelarna sågs i sämre impact, att artiklarna inte är långsiktigt tillgängliga och att det framförallt inte når forskarkollegor. Samma bild levereras av Swan (2005) och Rowlands (2005). I fråga om självarkivering rangordnar forskarna i Hess studie ämnesspecifika arkiv före personliga hemsidor och institutionens webbplatser med universitetsarkiv som sista alternativ. Ingenjörsvetenskaperna värderar den egna hemsidan ännu högre. Det är också resultatet i Swans studie som noterar att universitetsarkiv växer snabbare än deponering på den egna hemsidan som dock fortfarande dominerar. Även i vår undersökning fann vi att det är vanligt att forskare använder sina hemsidor eftersom de uppskattar att ha kontrollen över hur informationen presenteras och kan nyttja hemsidan som personligt arkiv och för att underlätta kommunikation med andra forskare och omvärlden. Både Foster (2005) och Davies (2007) har kommit fram till liknande resultat. Fosters beskriver också hur resultaten nyttjades för att bygga ett personal digital archive som tilläggsmodul till deras DSpace system. 6.3 Arbetsflöden Flera studier diskuterar effekten av att införa ett obligatorium. Swan (2005) finner att 81 % av forskarna skulle kunna tänka sig självarkivera om lärosätena begärde det. Sale (2006) jämför andelen publikationer i fulltext vid australiensiska lärosäten och kommer fram till att obligatorier är effektiva styrmedel. Såväl han som Callens (2006) berättar också att effekten av införda obligatorier blir riktigt påtagligt när man samtidigt har en fungerande support till forskarna. I vår undersökning kan vi inte finna lika stor begeistring kring obligatorier även om flera forskare kunde leva med det. I likhet med Xia (2007) verkar frekvent inmatning i publikationsdatabaser ofta vara kopplat till att andra än forskare själv genomför arbetet. Davies (2007) citerar en studie kring hur liten effekt forskningsfinansiärers rekommendationer har på forskarens OA-publicering. En liknande bild beskrivs i Over (2005) om DfGs (tysk forskningsfinansiär) publikationsstöd. 15

Sale (2006) finner i sin undersökning av universitetsarkiv där lärosäten infört ett obligatorium, att det är naturligt att deponera artikeln direkt i samband med registreringen eftersom den då finns tillgänglig något som åtminstone en forskare hos oss bekräftade. Upphovsrättsliga frågor verkar det finnas varierande uppfattningar om. Antelmans (2006) studie verkar bekräfta att vissa forskare inte bryr sig om förlagens policy. De publicerar ändå eftersom de antingen antar att de får göra det eller inte fruktar några åtgärder. Liknande slutsatser drar också Swan (2005) i sin undersökning. Det stämmer överens med det som några av våra forskare har sagt. Men i de fall forskarna önskar sig ett väldigt enkelt system, att registrera och deponera samtidigt parallellpublicera när det är möjligt, ökar också kraven på att förlagens policy efterlevs. 16

7 Slutsatser Forskare inom vår undersökning tycker att självarkivering är det av OAalternativen som är enklast, dessutom är OA-tidskriftsutbudet inte alltid tillräckligt för ämnesområdet. Tydliga rekommendationer och juridisk hjälp önskas men forskarna kan också leva med obligatorier. För att det ska bli framgångsrikt verkar det som att forskarna kan behöva en effektiv support. Nyttan av systemet måste bli tydlig och här tolkar vi framförallt utveckling av funktioner som gör forskarvardagen lättare som önskvärd. Men även om dessa villkor skulle vara uppfyllda är det inte säkert att forskarna har tid att ägna sig åt självarkivering. Om våra lärosäten ser ett prioriterat mål i förbättrad tillgänglighet av forskningsresultat via självarkivering kräver det förmodligen resursförstärkningar. Intervjustudien har visat sig vara ett framgångsrikt sätt att närma sig användarna. Vårt intresse för forskarnas publiceringsvardag har öppnat nya vägar till fortsatt dialog. Flera forskare önskade sig en uppföljning och vi har blivit erbjudna att delta i ämnesmöten för fortsatta diskussioner. 7.1 Rekommendationer för beslutstöd vid självarkivering 7.1.1 Beslutsalternativ vid självarkivering Exempel på frågeställningar som en forskare måste ta ställning till inför självarkivering av vetenskapliga artiklar antingen det gäller primärpublicering av preprints eller sekundärpublicering av postprints, kan relateras till fyra olika parters krav, behov och/eller önskemål: Forskarens egna behov av att, exempelvis, o återanvända egna publikationer i framtiden på kurser och möten - utanför campus- och proxy-lösningar, eller att o kunna länka över Internet, istället för till en tryckt publikation o synas i specifika sammanhang, t.ex. på egen webbplats, i ämnesarkiv, på lärosätet Förlagets policies om det o är tillåtet att självarkivera överhuvudtaget? o är tillåtet att publicera pre- och/eller postprints? o är nödvändigt att fråga speciellt om rätten till att egenarkivera? o finns särskilda villkor angående utseendet på publicerad pdf-fil (författarversion eller förlagsversion av artikeln)? o finns särskilda villkor från förlagen kring information som ska finnas i pdf-filen, t.ex. särskilda krav på disclaimers, länkning till förlaget eller acknowledgments på försättsblad? o är ett embargo kopplat till sekundärpubliceringen (efter primärpubliceringen och med eventuell fördröjning 6-12 månader)? Lärosätet, hur ser policyn ut kring o Parallellpublicering av 17

artiklar från kommersiella tidskrifter; artiklar som är delar i sammanläggningsavhandlingar; eller i lärosätets egna tidskrifter? o Val av publicering i OA-tidskrifter eller de med licenserad åtkomst? o På forskningens samverkan med och synlighet i det övriga samhället? Forskningsfinansiären, o Uttalade krav på tillgänglighet till offentligt eller privat finansierade forskningsresultat, från den aktuella finansiären? 7.1.2 Publiceringssystem krav på funktioner De flesta universitet och högskolor kräver att forskarna registrerar sina publikationer i det egna lärosätets publiceringsdatabas, i de fall det är tillåtet av förlaget. Därför bör självarkiveringen vara väl integrerat i det lokala publiceringssystemet. För att så mycket som möjligt underlätta i processen med självarkivering och inför de beslut som en forskare måste ta i samband med självarkivering krävs å ena sidan ett beslutsstöd som bör vara så automatiserat som möjligt. Å andra sidan vill inte forskare ställas inför onödiga och tidskrävande besluts- eller kontrollsituationer, utan måste också själv se mervärdet i extraarbetet. Graden av självarkivering har visat sig påverkas dramatiskt när en OA-policy införs. Detta gäller såväl arkivering direkt i samband med den tidpunkt då preeller postprintpublikationen föds, men även flera år efter själva publiceringen (Sale, 2006). Stödet kring systemet måste således kunna täcka flera olika delar av en publikations livscykel. Detta ställer olika krav på funktioner i våra öppna arkiv och på oss. Nedan listar vi de funktioner som vi kan söka stöd i vårt intervjumaterial och arbetet inom projektet. Pre- och postprint ska kunna väljas som publikationstyp i publiceringssystemet. Det är viktigt att det i metadata och i den uppladdade fulltexten tydligt framgår om det är en pre- eller postprint. Tydlighet i publiceringssystemet - vilken version av artikeln ska beskrivas vid sekundärpublicering, är det originalpubliceringens eller sekundärpubliceringens? Vid publicering av postprints där förlagsversionen av artikeln inte får användas, ska endast metadata som beskriver primärpubliceringen (förlagsversionen) läggas in i publiceringsdatabasen. Författarversionen laddas upp som en bilaga till den bibliografiska post som rör primärpubliceringen. På så sätt undviker man nedskräpning av publiceringsdatabaserna med dubblettposter som rör sekundärpublicering. Även vid sekundärpublicering (publicering av postprint) till en tidigare publicerad preprint-version, bör filen kopplas till den bibliografiska posten för preprint-versionen och metadata uppdateras till postprintversionen. 18

Försättsblad ska användas som titelsida till de fulltexter då författarversionen av en postprint ska självarkiveras, samt även för preprints som ännu inte referentgranskats. Försättsbladet bör skapas automatiskt vid uppladdning av fulltexten genom att information hämtas från registrerad bibliografisk post och läggs till pdf-filen. Vid sekundärpublicering bör det i publiceringsdatabasen finnas ett obligatoriskt val mellan endast arkivera fulltext, publicera fulltext vid särskilt angivet datum eller godkänn e-publicering nu. För att underlätta processen för forskarna vore det önskvärt om tidskrift kunde väljas från en kontrollerad lista som innehåller information om förlagens tillstånd och villkor för självarkivering. När tidskrift valts bör systemet automatiskt ge information om vad tidskriften tillåter och om möjligt anpassa inmatningsformulär i enlighet med tidskriftens policy, t.ex. för tidskrifter som inte tillåter sekundärpublicering bör endast alternativet endast arkivera finnas. Systemen bör i största möjliga mån tillåta att metadata extraheras från andra externa källor med kvalitetsgranskad metadata som automatiskt läggs in i respektive inmatningsfält. T.ex. genom att tidigt i arbetsflödet kunna uppge PubMed-ID, ISBN, eller andra identifikatorer och att forskaren sedan mest kan kontrollera att data stämmer och ladda upp sin fil. Den information som läggs in i systemen återanvänds flitigt, i såväl externa källor som Google Scholar, OAI-arkiv, internt för redovisning eller olika sammanställningar organisationsvis, på individer, ämnesvis etc., därför bör största möjliga kvalitetskontroll av data göras redan i systemet, från enkla saker som datumformat till vilka fält som är obligatoriska etc. Framförallt att inte se automatiseringen i ett system som den enda lösningen. Att ändra i tekniken är väl värt stora satsningar, men det arbete som utförs av de ansvariga för arkiven (repository managers) kring att motivera och förstå mervärdet med självarkiveringen, kan också skapa de förutsättningar som behövs för att insatserna inte ska ses som tidsslöseri med att kommunicera sin forskning direkt till andra än de omedelbart nära forskarkollegorna. 19

8 Litteraturlista Antelman, K. (2006). Self-archiving practice and the influence of publisher policies in the social sciences, Learned Publishing, 19, 85 95 Björk, B., C. (2004). Open access to scientific publications - an analysis of the barriers to change, Information Research, Vol. 9 No. 2. Callan, P. (2006). Re: Learning from the successful OA IRs, American-Scientist- Open-Access-Forum. Cozzarelli, N.R., et.al. (2004). Results of a PNAS author survey on OA. www.pnas.org_cgi_doi_10.1073_pnas.0307315101 Davies, J.E., Greenwood, H. (2004). Scholarly communication trends:voices from the vortex: a summary of specialist opinion, Learned Publishing 17, 157 167 Davis, P. M., & Connolly, M. J. L. (2007). Institutional repositories: Evaluating the reasons for non-use of Cornell University s installation of DSpace. D-Lib Magazine, 13(3/4) http://www.dlib.org/dlib/march07/davis/03davis.html Foster, N. F., & Gibbons, S. (2005). Understanding faculty to improve content recruitment for institutional repositories. D-Lib Magazine, 11(1). http://www.dlib.org/dlib/january05/foster/01foster.html Harnad, S. (2005), Maximising research impact by mandating institutional selfarchiving, paper presented at the ETD 2005: Evolution Through Discovery: 8th International Symposium on Electronic Theses and Dissertations, Sydney, available at: http://adt.caul.edu.au/etd2005/papers/harnad-sydney.ppt Hess, T. Wigand, R.T., Mann, F Walter, B. (2007). Open Access Management Report, http://openaccessstudy.com/hess_wigand_mann_walter_2007_open_access_manage ment_report.pdf Kennan, M. A., Wilson, C. (2006). Institutional repositories: review and an information systems perspective, www.emeraldinsight.com/0143-5124.htm Morrison, H., Waller, A., Vezina, K. (2006). Open Access: Policy, Academic, and University Perspectives, http://eprints.rclis.org/archive/00006526/02/cla2006_oa_archived.p df Nicholas, D., Jamali, H.R., Rowlands, I. (2006). On the tips of their tongues: authors and their views on scholarly publishing. Learned Publishing, 19,193-203. http://www.publishing.ucl.ac.uk/papers/2006cnicholas_etal.pdf Nicholas, D., Rowlands, I.(2005), Open Access Publishing: The Evidence from the Authors, The Journal of Academic Librarianship, Volume 31, Issue 3, Pages 179-181. 20