Minnesanteckningar från SIF ordförandekonferens 2015 Innehåll VM i Herning - Timo Rajasaari... 2 SIF SvRF - RF... 3 Riksidrottsförbundet - Tanja Zabel och Göran Montan... 6 Hur går vi vidare?... 6 Gruppredovisningar... 7 Diskussionsfrågor... 7 Grupp 1... 7 Grupp 2... 8 Bra:... 8 SIF i framtiden:... 8 Distrikt:... 8 Grupp 3... 9 Grupp 4... 9 Grupp 5... 10 Valberedningen - Marcus Ljungqvist... 10 Arbetssätt i valberedningen 2014... 11 Grundläggande analys av förbundet... 11 Framtida frågeställningar för valberedningen.... 11 Valberedningen i framtiden - diskussionspunkter... 13 SIFs förtjänsttecken... 14 Islandshästarnas ställning som idrott.... 14 SM-plaketter... 14 Finns gratisnummer för att ha telefonmöten... 15 Arbetsgrupp för IdrottOnline... 15 Medlemssektionen... 15 Vad skulle vi vilja ha av en medlemssektion?... 15 SIFs hemsida... 15 När på året vill vi ha ordförandekonferensen?... 16 Riksårsmötet... 16 Dokumentation inom SIF... 16 1
VM i Herning - Timo Rajasaari Det är vi från Norden som arrangerar VM tillsammans, det är vårt VM! Vi i Sverige behöver nu engagera oss mer i VM. Sverige har betalat in 120 000kr i VM organisationen. Sverige äger 1/6 av projektet. Tar då 1/6 av förlusten eller vinsten. Ansvarig är Nordiske Islandshestforening, NIF. Hur mycket av en eventuell vinst vid VM tar FEIF? Avtalet är att de tar en fast summa, alternativet var att de tar en procentsats. Projektledaren jobbar ideellt på 80-90% och resten kontrakterat. Hela projektet är på 18 miljoner. Det är 2,5 års förberedelser och 10 dagars genomförande. Hoppas på 12 000 i publiken men har budget för 9 000 (finaldagen). Var 11 000 i Berlin. Mycket kommer att förändras utifrån erfarenheterna från sommarens NM som inte fungerade så bra då nästan hälften av de anmälda volontärerna inte dök upp. Stallar och hagar höll inte måttet. Kommunikation inom kommitteen var inte bra. Banan var för smal och ojämn. Säkerhetsdelen var inte heller bra, mycket på grund av brist på funktionärer. Läktarna var bra. Utvärderingarna efter NM var hårda men organisationen har tagit dem till sig. Ekonomiskt gick NM med stort minus. De har tagit ett större grepp på organisationen nu än på Nordiska, då det inte fungerade med ekonomi, rapporteringar, kommunikation mm. Nu är det bra tempo i planeringen och även många praktiska detaljer har ändrats. Har nu tydliggjort att Nordiske Islandshestforening, NIF, är ledningen för tävlingen. Timo kommer att framöver se till att föreningarnas ordförande får mer information om NM än vi gjort hitintills, dels via mejl samt som nyheter på SIFs hemsida. Lokalföreningarna hjälper till att sprida informationen till våra medlemmar. Det behövs ca 500 funktionärer men det finns 250 anmälda än så länge. Men bara 10 av dessa kommer från Sverige. Vi behöver hjälpas åt att marknadsföra detta i våra lokalföreningar. Man anmäler via VMs hemsida. NIF söker nu en svensk funktionärskoordinator dit vi från Sverige kan vända oss om vi är intresserade av att hjälpa till. http://vm15.com/index.php/en/ Man kan vara volontär på första eller andra halvan av tävlingarna. Ca 9-10 dagar minst 6 h per dag. Får då mat, plats för boende på funktionärscampingen och fritt inträde. Det är ca 4 dagar innan VM för att bygga upp läktarna. Det kostar väldigt stora pengar att hyra dem färdigmonterade och det är därför viktigt för budgeten att få tillräckligt med funktionärer innan VM för att sätta upp dem. Timo kollade upp och det går inte att bara anmäla sig för att bygga eller ta ned läktare och då jobba heldagar. Det behövs svensk representant i gruppen Nordisk kultur till NM. Ta kontakt med Timo om ni har någon person som skulle passa. Det finns en lång lista med förslag och idéer men nu ska de jobbas vidare med. Det finns en facebookgrupp för VM. Lokalföreningarna behöver hjälpa till så den får större spridning. Dela i våra lokala grupper, bjud in våra medlemmar osv. Gruppen heter Vm2015 - World Championships for Icelandic Horses 2
Det finns roll-ups att låna för att använda på större evenemang som lokalklubbarna arrangerar runt om i landet. Kontakta SIFs kansli eller Daniel Sundin. Finns ett par filmer för VM. Det kommer en ny i februari. Kommer ytterligare en till film under våren med den isländska killen som gjorde Pepsireklamen till fotbolls-vm. Har vi kontakter till olika hästmagasin eller andra hästrelaterade informationsspridningar så skicka de kontakterna vidare till Timo eller Marjolein van Leusen. Har varit svårt att få sponsorer. Inga av de större företag som NIF kontaktat vill ställa upp med sponsring om de inte har några lokala kontor/butiker i Danmark. De har svårt att se att det är ett Nordiskt VM, trots att det genomförs i Danmark. Öppnar nu för mindre sponsorer, som kan köpa reklamplatser/annonser i trycksaker mm. Kan lokalklubbarna hjälpa till att sprida information, eller har vi möjliga sponsorer? Det behövs några personer som jobbar med frågan lokalt i Sverige tillsammans med Göran Fernsund Har sålt mer än hälften av platserna för utställare och marknadsgata. 2/3 är bokade. Men ska bli fler småplatser då det är störst efterfrågan på dem. Det blir en ny marknadsgata instället för den som var på NM. Ska få nära till restaurangerna. Parkeringar blir inget problem i Herning, det finns gott om utrymmen för det. Säkerheten jobbas det mycket på att förbättra mot NM. Bokningar av boendet sköts av Visit Herning, turistbyrån det går till exempel att hyra husvagn på plats, men det är stor efterfrågan på dem. Behövs en chefskock från varje land, för att få lite variation till funktionärernas mat. Någon som har några förslag? Ovalbanan kommer att breddas till 5,5 meter. Tanken är att NIF ska fortsätta även efter VM. Att vi i de nordiska länderna ska fortsätta lära av varandra och varandras kultur. Timo tar fram en liten skrift som lokalklubbarna kan ta med till alla våra årsmöten. Se Timos presentation på SIFs hemsida och läs mer om VM under nyheter på samma sida. SIF SvRF - RF den 31 januari 2015 Strax innan ordförandekonferensen skickade SIFs styrelse ut till alla lokalklubbarna att de snarast skulle ansöka om medlemskap i RF, via SvRF. För de flesta klubbarna kom detta som en överraskning och många uttryckte behov av utförligare information. Göran Montan skickade ganska snabbt ut utförligare information men flera lokalföreningar kände sig fortfarande osäkra på vad som låg bakom och vad detta skulle innebära. Ordförandekonferensen började därför med en större genomgång av processen, historik, vart vi står idag, framtida frågor mm. 3
Vi har idag ett samarbetsavtal med SvRf och har genom det samma rättigheter som andra medlemmar i RF, utom rätten till röster på RFs årsmöte. Alla våra krav eller begäranden till RF måste gå via SvRf. Samarbetet är knackigt. Hos SvRf finns tjänstemän som vi upplever är aktivt emot oss samtidigt som deras ordförande är positivt inställd till SIF. Vårt samarbetsavtal med SvRF går ut sista maj 2015, det är efter RFs årsstämma. I dagens avtal står att parterna ska ha ett eventuellt nytt avtal klart och beslutat senast 1 maj. SvRF har framfört att de tycker att vi gemensamt ska säga upp samarbetsavtalet. SIF har meddelat att vi inte kommer att säga upp avtalet med SvRf utan det får de göra själva. Om de säger upp avtalet ensidigt så måste de erbjuda oss någonting annat. Utifall att de inte gör det så har vi åter igen sökt till RF om att få bli direktanslutna till RF. Göran Montan vill ha ett renodlat associationsavtal med SvRF, som inte innehåller de skrivningar om samarbeten som dagens avtal innehåller. Samarbeten som inte blir av. Nu i början på året betalas verksamhetsstödet ut från SvRf till föreningarna för administration. Våren 2015 betalas det stöd ut baserat på det underlag som föreningarna som rapporterat in våren 2014 och det var uppgifter som gällde verksamhetsåret 2013. Vi får alltså inget verksamhetsstöd i år som vi räknat med då vi blev medlemmar 2014. Trots att vi ställt frågor till SvRF om detta långt tidigare så har vi inte fått information tidigare. 4
Diskussion om att flera lokalföreningar känner att de är dåligt informerade om vad som hänt tidigare i den här processen och om alternativet att bli fullvärdiga medlemmar i SvRF är ordentligt utrett. Vid ordförandekonferensen för ett antal år sedan, 2011? Var SvRF med och ett tvådagars grupparbete genomfördes där förutsättningar, frågor, farhågor och fördelar med att SIF blev medlem direkt i SvRF utreddes. Vid det följande riksårsmötet beslutades att SIFs styrelse fick i uppdrag att gå vidare med att försöka få till ett sammangående med SvRF. Av flera anledningar gick det inte att gå vidare med ett sammangående, varken SIF eller SvRF var beredda att gå med på den andras krav. Därför sökte SIF om att få bli direkt ansluten till RF 2013. En ansökan som blev nekad då SvRF på RFs riksårsmöte ställde sig positiva till att SIF blev medlem hos dem istället. Vi konstaterar på mötet att alla lokalföreningar inte lyckats med att föra information vidare internt till nya styrelsemedlemmar, om vad som har hänt tidigare i processen. Vi konstaterar också att SIF har för bristfällig information på sin hemsida för att nya medlemmar i lokalföreningarna ska kunna gå tillbaka och läsa på historiken. Om SIF blir fullvärdiga medlemmar i SvRf så fanns/finns en uppenbar risk att det bara krävs medlemskap i SvRf för att tävla på våra tävlingar, i enlighet med deras tävlingsreglemente som då skulle gälla även för oss. Gerstorps ryttarsällskap sökte till SvRF om att bli godkänd som ridskola, men blev underkända på 2 punkter av de 100 som bedömdes. Fick bedömningen "föredömlig" på övriga 98 punkter. De två punkterna som blev underkänd var uppstallningen med storboxar och sadlingsområdet som de ansåg hade för farligt upplägg. Från islandshästperspektiv är den här utformningen helt okej och säker. Det är ett konkret exempel på att det finns stor skillnad i kultur mellan islandshästvärlden och storhästvärlden och flera upplever att det inte verkar finnas någon önskan från SvRF sida att överbrygga kulturskillnaderna. Hur mycket är vi beredda att göra avkall på inom vår kultur för att gå SvRF till mötes? Viktigt att lokalklubbarna nu visar att vi är aktiva på IdrottOnline inför RFs nya årsmöte maj 2015. Då finns vi redan i IdrottOnline och de kan inte kasta ut oss när vi redan är där. Det kräver 1 kanslitjänst för att vara direktansluten till RF då det är mycket administration som RF kräver. Diskussion om bidrag som vi kan få tillgång till nu med samarbetsavtalet vi har. Lokstöd delas ut i februari och augusti. Kräver ungdomsverksamhet och att föreningen/medlemmarna är registrerade på IdrottOnline. Lag SM tillhör de aktiviteter som kan få stöd. Problemet är att man får bidrag från den kommun som föreningen hör till och för de ungdomar som bor i den kommunen. Men olika kommuner hanterar detta olika. Prata med er kommun. Vi kan få anläggningsstöd i form av projektstöd. Ungdomar som vunnit SM-guld - kan få medalj av kommunen och föreningen kan få stipendier från kommunen. Också olika mellan kommuner men exempel finns på kommuner som betalar ut 10 000 kr för ett SM-guld. Vi kan/bör ansluta vårt utbildningssystem inom SIF till SISU, idrottens eget studieförbund. 5
Riksidrottsförbundet - Tanja Zabel och Göran Montan Nu i första läget - klubbarna ska bara ansöka om medlemskap i RF, via SvRF. När vi blivit antagna kommer vi att få registrera in alla våra medlemmar i IdrottOnline. För ett antal klubbar har antagandet till RF gått på mindre än en vecka. Man kan i IdrottOnline hämta ut en importfil för att lägga in många medlemmar samtidigt. Är inte helt utrett hur och vem som ska göra det. Kansliet hade tänkt hjälpa oss med detta men det har dragit ut på tiden då vi inte fått svar på våra frågor från RF eller SvRF. Och kansliet får nu en mindre anställd och har då inte samma möjlighet att hjälpa föreningarna med detta. Brag Olafsson och Ingemar Tapper har erbjudit sig att ingå i en grupp för att bistå styrelsen med hur vi gör rent praktiskt kring medlemskapet i IdrottOnline mm Sannolikt behövs fullständigt personnummer för att registrera. Det finns i SIFs medlemsregister idag men klubbarna får inte ut de sista fyra siffrorna när vi gör exporter till excel på alla våra medlemmar. Vi kan då behöva hjälp från kansliet att få ut de listorna. Mer instruktioner kommer förhoppningsvis från RF när de antagit våra ansökningar. Vårt samarbetsavtal med SvRF gäller till och med sista maj 2015 och det är i avtalet skrivet att det innan 1 maj ska vara beslutat om ett nytt samarbetsavtal eller uppsägning av avtalet. SIF har beslutat att inte säga upp avtalet utan låta SvRF ta det beslutet. RFs årsmöte är i maj och SIF har ju lämnat in en ny egen ansökan om att få bli direkt ansluten till RF. Så i slutet av maj bör vi ha besked om vad som gäller. När vi har fått besked om hur vårt medlemskap i RF blir så har vi behov av en ny ordförandekonferens. Förslag att hålla den i samband med SM på Strömsholm. Många är ju då redan på samma plats och slipper extra resor för ett möte. Inom RF är distrikten en viktig mellannivå och de har stort inflytande på den lokala idrotten. När föreningarna nu blir medlemmar, redan klart för några, så kommer vi att tillhöra ett distrikt (följer länsindelningen i Sverige). Ordförandekonferensens deltagare var eniga om att RFs distriktsindelning är mer funktionell för SIF än den regionindelningen vi har idag (som bara Vestur jobbar enligt). Lokalklubbarna behöver börja titta på hur vi kan och vill arbeta i distrikt. Innan riksårsmötet borde någon klubb i varje distrikt kontakta RFdistriktet och inleda dialog med dem. De kan sedan kostnadsfritt informera oss, och hjälpa till med, hur RFdistrikten fungerar och hur vi kan jobba i distrikt. Behöver inleda dialoger med grannklubbarna inom distrikten också innan årsmötet. Förslag att vi på riksårsmötet blir placerade i distriktsgrupper, de som är ensamma i sitt distrikt kan sitta ihop. Och att vi sedan också fikar tillsammans i distrikten under mötet. Som ett sätt att få ansikten på övriga klubbar i distriktet. Hur går vi vidare? Det finns bredast representation från klubbarna på årsmötet och vore då bra att ha ett möte kring indelning i nya distrikt. Innan årsmötet borde någon klubb i varje distrikt kontakta RF distriktet och inleda dialog om hur vi kan arbeta i distrikt. Behöver också inleda dialoger med de övriga lokalklubbarna inom distrikten innan årsmötet. 6
Beslutas att vi tar en tid på/före riksårsmötet för ordentlig information om distrikt, SIF tar fram exempel. Vi delar in hur vi sitter på årsmötet utifrån distrikt för att, framförallt de större distrikten med många lokalföreningar, få ansikten på varandra. De som blir ensamma i sina distrikt kan sitta tillsammans på årsmötet. Någon behöver göra en lista på hur distriktsindelningen blir för klubbarna, flera blir ensamma i sitt distrikt. Ulrika och Tanja bifogar det ihop med minnesanteckningarna. Inom RF har man samarbeten över distrikten och det kan även vi ha. Gruppredovisningar den 31 januari 2015 Vi har fått pengar från HUS, Hästnäringens ungdomssatsning, och då fått krav på oss att det ska vara likadant för ungdomarna oavsett vilken klubb de är med i. Det kräver att vi jobbar på att ensa oss mer mellan lokalklubbarna. Diskussionsfrågor Vad ska vi ha för verksamhet? Vad önskar vi för framtiden? Hur kan vi med ideell arbetskraft hjälpa till? Vad är bra med SIF nu - vad vill vi ta med oss in i framtiden? Vad är bra med lokalföreningarna, vad vill vi bevara? Ska regionerna som finns nu inom SIF vara kvar eller ska vi anpassa oss mer till RFs distrikt. (Inom parentes i redovisningen står de diskussioner eller synpunkter som framfördes av andra än den redovisande gruppen) Grupp 1 Arbetsfördelning i framtiden. Från SIF och ut till föreningarna, vem gör vad och att vi strävar åt samma håll. Arbetsordning. Ny hemsida för SIF. Tidningen vill vi ha kvar. Vill ha en dokumentbank för minnesanteckningar från möten och seminarier. Positiva till regionindelningar SIF, kring datum för tävlingar mm. Klubbarna har en viss styrka men behöver större samarbeten. Tog inte ställning till om det är SIFs regioner eller RFs distrikt som ska gälla. Men en mellannivå behövs mellan Lokalklubb och SIF. Bättre kontakt med SIF - men då kanske man kan träffas regionalt istället. 7
Samarbete mellan klubbar kan locka fler medlemmar genom att man har aktiviteter och har roligt. Grupp 2 Bra: Styrka att Sif överlevt så länge på egen hand. Blev en bra tydlighet med uppdelning i avel och sport. Att vi behållit och utvecklat en livsstil. Lyckats marknadsföra och höja statusen på vår häst, gentemot övriga hästvärlden. Fortsätta med det. Viktigt att vi syns även i den elektroniska världen. Sociala medier, hemsidor mm. Där är ungdomarna väldigt aktiva, viktigt att fånga upp dem Vi har ett generationsöverskridande samarbete och jämlikt killar och tjejer. Tidningen måste vara kvar. Utbildningen och planerna för dem är bra och välstrukturerade, men dyrt. SIF i framtiden: Att avelssidan känner solidaritet med sportsidan, övergångslösning för ekonomiskt trångmål? Vad får aveln tillbaka? Hur gör man det billigare för dem Marknadsföra islandshästen genom nytänkande, media, mode Viktigt att vårda ungdomarna som visar intresse för islandshästvärlden. Utveckla regelverket för tävlingar för barn och ungdom. Liknande det som finns för Gaedinga. Unghästklasser, debutantklass (ryttare eller häst) har då handicap som i golf. Kan tävla mot varandra trots olika nivåer. Finns många olika roliga tävlingsformer ute i klubbarna som skulle kunna plockas upp och utvecklas. Roliga officiella tävlingar som är tillgängliga och billiga. Jobba på medlemsformen sponsor. Locka in folk att bli riktiga medlemmar. Prova-på-tävlingar där man avdramatiserar tävlandet. En idebank för bra aktiviteter i lokalföreningarna Distrikt: Hur finansieras distrikten? Kan samarbeta kring kurser, större evenemang, tävlingar mm. Ibland ligger lokalföreningarna tätt och har lite olika inriktning och då kan distriktet hjälpa till att överbrygga och binda ihop. Nyttja varandra mer. Behöver vi förändra våra regioner så de matchar RFs distrikt? (Göran M - ja det måste vi). Vestur har kunnat utnyttja sin regionsmarbete till att bygga en gemensam tävlingsplats. Ungdomssektioner med eget ansvar utan inblandning från vuxna (Tanja - på ungdomsmötet så vill de inte ha det så - 2 representanter från varje region med 1 vuxen och 1 ungdom.) (Göran - det fungerar tyvärr inte att ungdomssektionen i SIF leds av en ungdom). (Barbro- borde gå att ha en kompromiss där ungdomarna styr och tar initiativ och att de har stöd från en vuxen). (Kan ha 8
en grupp med unga vuxna då de räknas som ungdomar till 25.) Vuxna kan inte veta vad ungdomar vill - behöver få fria händer att lösa sina frågor på sitt eget sätt. Lokalföreningarna behövs för att bedriva det praktiska arbetet. Grupp 3 Tror inte på att behålla befintliga regioner, de har inte fungerat tidigare så varför nu. Behöver anpassa sig till RF. Distriktet behöver ha en uppgift - annars händer inget. Förslag: samverkan runt stora arrangemang, samverkan runt utbildingar avelskurser mm som kan vara svårt för enskild förening att utföra. Behöver samverkan mot RFs distrikt. Nyckelkompetenser inom vår organisation som vi kan utnyttja emellan oss inom distrikten - sådant som inte finns i varje förening. Får nu andra möjligheter med SISU kring kurser för kassörer, juridik, föreningskunskap mm. Lag SM kval mm kan distrikten hålla i då det idag ligger på föreningarna att hålla kvalen. (idag rider vissa för sitt stall och inte bidrar med att arrangera kvalen. Att vara distriktsmästare är stort inom många sporter. Grupp 4 Vi är väldigt många föreningar som är svåra att koordinera ut det administrativa till. En region kan då vara en bra mellanhand mellan SIF och lokalföreningarna. Behöver samarbeta mer mellan klubbarna för att orka med aktiviteter, hemsidor, administration, ungdomsarbete mm. Begränsa möjligheterna att bilda nya klubbar? Hur många kan det bli om inte medlemsbasen växer. Överväga att ställa större krav på de som ska få vara klubbar, t ex om informationsspridning, medlemsaktiviteter, allmänna regler kring samarbete i regionerna. SIF behöver bli bättre på att ta emot hjälp som erbjuds från medlemmar. Föreningarna behöver bli bättre på att erbjuda hjälp till SIF, och inte bara kräva arbete från dem. Utbilda SIF på att hålla möten så de blir mer effektiva. SIF behöver på mötena bli bättre på att utnyttja deltagarna till sådant man inte hinner med själv som minnesanteckningar. Medlemssektionen hjälpa lokalklubbarna med hur vi kan få ut mesta nyttan av medlemskapet i RF. Också mer information om verksamhetsföreningar/medlemskap Engagemanget finns idag i lokalklubbarna, många medlemmar ser inte SIF som sitt förbund - hur åtgärdar vi det? Mer information från SIF, tydligare medlemsnytta - nu t ex billigare utbildningar via SISU. Distrikten är bättre än region. Vi får anpassa oss. 9
Jättebra att vi nu får mer utförliga protokoll från styrelsen i SIF. Grupp 5 Behövs anpassning av distrikten till RF modellen Stadgarna säger att SIF ska samla alla intresserade runt islandshästen. Vad gör att man vill vara medlem och vad får man ut av det? Finns många väldigt intresserade som inte är medlemmar. Är inte för alla naturligt att vara medlem i SIF. Hur ska vi nå alla? Alla kommer inte att ha samma nytta av SIF. Kan man justera/anpassa medlemsavgiften för hur mycket man utnyttjar SIFs resurser, kan man ha 3/ nivåer av medlemskap. Kan en sponsormedlem vara fullvärdig medlem men inte med samma innehåll i medlemskapet (få tidningen på PDF istället för papper). Det ska bli naturligt att vara medlem i SIF. (vem ska jobba med det praktiskt på kansliet just nu) (Göran M- det kommer med mer omfattande försäkringar med IdrottOnline än vi kan erbjuda idag. Vad kostar olika typer av medlemsnyttor). (Ingemar T - vi är dåliga på medlemsnyttor. Vi har nog många möjligheter som vi inte utnyttjat. Har heller inte haft personer som varit bra på att skaffa dessa. Man kan betala mer för de tjänster som man faktiskt utnyttjar - t ex ryttarlicensen. Vore bra att titta på detta). (Finns föreningar som växer snabbt, de som stagnerat och de som dör. Växande föreningar har en väldig glädje, fokuserat på kul arrangeman och en öppen stämning. Kan bygga upp en stor förening på kort tid med glädje. Ska man rätta ekonomin behöver man börja i glädjen och inte i kassan. Det finns stor ekonomisk resurs hos våra medlemmar som köper häst, sadel, kärra mm. Från RF får vi bara ca 150kr per medlem.) Valberedningen - Marcus Ljungqvist den 1 februari 2015 Valberedningen kan jobba på två olika sätt, bara hitta namn att lägga fram på ett årsmöte eller jobba med att få ihop en grupp människor som fungerar tillsammans för att jobba mot en inriktning. Valberedningen har från och med förra årsmötet att bereda val till två styrelser. Vårt riksårsmöte ska välja till bägge styrelserna. Lokalklubbarnas ombud som kommer på riksårsmötet ska veta att de ska göra detta. Bör vi ha separata valberedningar för SIFstyrelsen och SIFavel? En fråga till riksårsmötet. Ska valberedningen bereda för val även av revisorer? Vi har en avlönad huvudrevisor som gör den största delen av arbetet men väljer två biträdande från SIF på årsmötet. Har inte funnits skriftligt att det hör till uppgiften för valberedningen. Även lokalklubbarna behöver veta att två revisorer behöver utses. Ordförandena i lokalklubbarna har ansvar för att i föreningarna lyfta frågorna om förbundet framtida utmaningar och arbetssätt. Valberedningen har försökt att kontakta alla lokalordförandena och flera av dessa har rapporterat att de upplever att det finns ett avstånd mellan föreningarna och förbundsstyrelsen. Också lokalföreningarnas ansvar att lyfta fram den delen av medlemsskaran som är avelsintresserad så de kan väljas till avelsstiftelsens styrelse 10
Valberedningen har en nyckelroll i förbundet. Viktigt att lokalklubbarna tänker igenom vilka som kan tänkas väljas till valberedningen på riksårsmötena. Arbetssätt i valberedningen 2014 Är 7 personer idag, många från norra delen av landet. Regelbundna telefonmöten (söndagskvällar ca 10-15 ggr under året) Telefonkontakter med förbundsstyrelsen och avesstyrelsens ledamöter Telefonkontakter med ordförandena i lokalföreningar Medverkan vid förbundskonferenser och möten. Arbetet är helt ideellt (inte ens kostnadsersättning) Diskussion om att vara ny eller erfaren i förbundet när man sitter i valberedningen. Kommer ju rykten och misstankar om för förbundsveteraner - att de bara jobbar utifrån sin falang och bara lyfter fram personer de känner och som tycker lika som dem. Som ny i förbundet har man mindre kontaktnät men kan på samma sätt som de erfarna, utvärdera nuvarande styrelsens arbete = man kan göra ett bra jobb i valberedningen. Viktigt att lokalklubbarna kommer ihåg att det är klubbarna som ska nominera till förbundet och att det inte är valberedningens jobb att leta reda på kandidater. När man är ordförande för en förening så måste man kunna jobba med den styrelse man får sig tillvald, man får inte välja sitt arbetslag själv. Viktigt då att det också blir ett arbetslag som gör vad de kan för att jobba ihop. Om någon avgår under året kan man inte ersätta dem, om man inte har suppleanter. Grundläggande analys av förbundet Största förändringarna i SIFs historia är beslutade med bara delvis genomförda: 1. Separation en av aveln från SIF 2. Ansökan om medlemskap i RF (delmål/anternativt ansluten via SvRF) 3. Antagning och delfinansiering via RF SIF har stora ekonomiska och organisatoriska utmaningar framför sig. Dvs. att konkret förvandlas från att vara en hästägareförening/förbund till att bli ett idrottsförbund. Lokalföreningarna måste fundera över de stora ekonomiska och organisatoriska utmaningar som SIF nu står inför. Dvs. att konkret förvandlas från att vara en hästägarförening/förbund till att bli ett idrottsförbund. Hur ska vi göra detta? Det är lokalordförandenas ansvar att i föreningarna lyfta frågorna om förbundets framtida utmaningar och behov av förändrade arbetssätt. Det är idag för stor fixering vid person i SIF. Det vill säga att hur en sektion och styrelse i SIF fungerar beror mycket mer på vem personen är än på att det finns tydliga definierade roller. Behövs mer team byggande på flera nivåer i förbundet. Framtida frågeställningar för valberedningen. Indelning i distrikt enligt RFs modell? SIFs anpassning till RFs distrikt. Distrikten följer länsgränserna. När vi utformar distrikt, en nivå till i förbundet och hur vi fattar beslut i den nivån och vart läggs ansvaret för olika saker. Hur ska val till distriktsstyrelsen göras? Hur 11
ska det beredas ute i distrikten. Valberedningen kommer föreslå FS att tillsätta en extern projektgrupp som jobbar med detta och kommunicerar detta ut i distrikten. Finansiering för distrikten behöver också redas ut. Göran Montan - många föreningar har avelsansvariga, vilket RF inte bryr sig om. Men när du kommer på distriktsnivå kan det inte vara med. Mycket av fördelningen av pengar och arbetet inom RF görs genom distrikten och är viktigt att vi är aktiva där för att visa att vi finns. Förslag på personer till projektgrupp? Gruppen behöver ta fram förslag på stadgar för central, distrikts och lokalnivå. Anpassning till RFs organisation och typstadgar. Lokalklubbarna få i uppdrag att ta fram personer till en projektgrupp som tar fram förslag till modell för hur vi gör distrikt i SIF. Vi kan få hjälp av distriktsidrottsförbunden i detta jobb. Någon större klubb i varje distrikt kan ta ansvaret att sammankalla sitt distrikt. Behövs stöd till de lokalföreningar som inte är närvarande på ordförande konferensen. Vilket distrikt hör vår lokalförening till? Distrikten inom RF följer länsindelningen. Flera föreningar går över flera län och kommuner. När vi skaffade organisationsnummer till föreningarna så valde klubbarna vilken kommun föreningen hör till. Den kommunen blir styrande för vilket distrikt man hör till. Det är få föreningen som de facto har att föreningen byter hemvist efter vart nuvarande ordförande bor. Går bra att samarbeta över distriktsgränserna också, om vi t ex är bara en lokalförening i ett distrikt. Viktigt att vi får med alla föreningar i distriktsarbetet och att informationen kommer ut till alla via alla informationskällor. Mobiliseringen är viktigare än en tidsplan. Ekonomi och administration. Omställningsfasen mellan medlems- och avelsfinansierat förbund till medlems- och statsbidragsfinansierat förbund. Vi behöver nu anpassa ekonomi och administration efter RF, för styrelsen, sektioner och lokalföreningar. Anpassa administration till RFs struktur Anpassa ekonomisystem, medlemsregister mm Styrelse, sektioner och arbetsgrupper behöver rätt kompetenser för kommande utmaningar Kanslichef - behövs för att avlasta förtroendevalda. Har principbeslut på att tillsätta det när vi har råd. Sektionerna är ideella och de behöver kanslistöd för att fungera på bästa sätt. Valberedningen har förslag till årsmötet att för att avlasta styrelsen, att tillsätta projektgrupper som under begränsad tid bistår styrelsen med arbetet. Styrelsen behöver hjälp från lokalföreningarna med förslag på personer att tillsätta i dessa grupper. Förbundet skickar ut förfrågningar till lokalföreningarna. Ödesfrågan för förbundet - ekonomi och ställningen som idrott. Anslutning till RF som eget specialidrottsförbund? 12
Valberedningen kommer föreslå förbundsstyrelsen att tillsätta en projektgrupp som jobbar med att slutföra ansökan till RF. Valberedningen föreslår till den projektgruppen, Gunnar Werner, Timo Rajasaari och Göran Montan. Fråga - Hur är ekonomin i SIF egentligen? Göran Montan - 1,6 miljoner på banken. Driften förra året visar underskott på ca 360 000kr. Beror på bildandet av avelsstiftelsen (de har kapital på 350 000kr varav 100 000 är bundet) som inte var med i budget. Tidningen - gör förlust på 170 000kr pga vikande annonsering. SIF sålde 1,5 tjänster till avelsstiftelsen som stiftelsen efter 6 månader inte längre ville köpa och man fick övertalig personal på kansliet. SIF hade inte räknat med årsförskjutningen av statliga stöd via RF. Hade som backup räknat med stöd från Friluftsförbundet, 100kr per medlem. Vi kan inte få statligt bidrag från två håll, inte från både RF och Friluftsfrämjandet samma år och hade därför hoppats på pengar från Friluftsfrämjandet nu när vi inte får något från RF 2015. Men efter vårt årsmöte i våras tog Friluftsförbundet ett beslut i sin styrelse att nya medlemmar inte skulle få ta del av stöden, medan Sportfiskarna får ökat stöd med 10%. SIF får istället söka pengar via projekt. SIF har en balanserad budget för 2015 - utan några statliga bidrag. Det kräver att alla seminarier måste vara självfinansierade under 2015. Avelsstiftelsen har ett rörelseplus före skatt på ca 300 000kr. På 4-5 år sikt blir avelsintäkterna 1/3 av vad de är nu och därför bantar stiftelsen sina kostnader redan nu. Valberedningen i framtiden - diskussionspunkter Separata valberedningar för SIF och SIFavel? Flera på mötet tycker att det är bra med separata valberedningar men att minst en person sitter med i båda. Idag har valberedningen jäv i förhållande till valet av avelsstiftelse då Marcus och Bengt-Anders har nära anhöriga i avelsstiftelsen. Dessa deltar därför inte idag i diskussionerna som berör val till SIF Avels styrelse. Samtidigt är det en från förbundsstyrelsen som ska sitta i båda styrelserna och det är årsmötet som ska välja dem. Vi vill heller inte att dessa två styrelser glider ifrån varandra. Lokalföreningarna får fortsätta fundera över detta hemma till riksårsmötet. Riksårsmöten med representation från distrikten eller som nu från alla klubbar? I RF är det distrikten som är representerade på årsmötet. Ska valberedningen bereda även förslag på vilka som ska jobba i sektionerna? Det är förbundsstyrelsen som beslutar om vilka som är ordförande i sektionerna. Eller ska vi tillsätta en personalkommitté som hjälper styrelsen med att hitta sektionsordförande, och kan ge förslag på personer till sektionen? Vi kanske inte ska belasta valberedningen med det också? Tidigare valdes sektionsordförande av årsmötet men det togs bort på grund av att vi under innevarande år inte kunde ersätta de som klev av vilket försvårade det fortsatta arbetet i sektionerna. År efter år kommer många motioner till årsmötet som gäller små detaljer som inte borde tas på ett årsmöte, rör ofta detaljer kring tävlingsfrågor. Detta då lokalföreningarna inte känner att de får gehör av framförallt sportsektionen. Den sektionen är viktig inom SIF då det är den största och omsätter mest pengar. 13
Ska valberedningen eller separat projektgrupp få i uppgift att sammanställa en komplett arbetsordning för förbundet? Styrelsen har antagit en arbetsordning som behöver utvecklas vidare. Fråga - Vem tillsätter folk till disciplinnämnden? Vi har ingen disciplinnämnd idag. Styrelsen hade utsett en person för att tillsätta disciplinnämnd men den personen kan inte fullfölja uppdraget. Tidigare var det också en rundgång där styrelsen tillsatte disciplinnämnden och att när nämndens beslut överklagas så var det till styrelsen. Det finns inga lagar som styr föreningar och reglerar att den typen av rundgång inte får finnas. Nu när vi tillhör RF måste vi anpassa oss till att RF nu är vår högsta överklagandeinstans. Men frågan är: ska styrelsen eller valberedningen tillsätta nämnden? Styrelsen äger frågan och kan nu tack vare anslutningen till RF fortsätta ha ansvaret för att tillsätta den. SIF behöver tillsätta en disciplinnämnd, snarast. Tar emot förslag på bra och kunniga personer som kan sitta i den. Se valberedningens bildspel som är bifogat. SIFs förtjänsttecken Ingemar Tapper sitter i kommittén som ska ta fram namn för förtjänsttecken i brons, silver och guld. Problemet är att de får för få förslag till kommittén. Vilka personer finns det som vi vill premiera ute i lokalklubbarna? Skicka in motiverade förslag. När ska nomineringarna vara inlämnade? Brukar delas ut i samband med årsmötet och höstmötet men nomineringar kan lämnas in när som helst under året. Synpunkt att det kunde vara bra om det sätts sistadatum då det ska lämnas in som en bättre påminnelse till klubbarna. Islandshästarnas ställning som idrott. Norrköping har fått SM-veckan sommar för 2016. Där kommer islandshäst-sm vara en del av SM veckan när Dyggur arrangerar vårt SM. Dyggurs bana ligger dessutom bredvid idrottshallarna i Norrköping. SM-veckan är ett samarrangemang mellan Riksidrottsförbundet, RF, och SVT. Räcker med att vi har det associationsavtal som vi har idag för att vi ska vara berättigade att delta i SM-veckan. SM-plaketter Göran Montan - RF äger rättigheten till Svenska Mästerskap men är generösa med att andra föreningar utanför RF får arrangera SM. Men bara RF får dela ut de klassiska SM-plaketterna. Vi i SIF vill nu också få göra det och RF kan ge oss dispens för SM-plaketter. Vi har lämnat en ansökan till SvRf som de ska lämna vidare till RF men SvRF har ställt krav på oss att vi måste godkänna deras tävlingsreglemente först. Det vill vi inte göra och vi kan inte se att bestämmelserna kräver det av oss. Inte heller RF verkar vara av den åsikten att det skulle vara nödvändigt. Diskussionerna fortsätter. 14
Finns gratisnummer för att ha telefonmöten 08 5000 5000 -gratis och upp till 5 personer 070-19 52 000 - Globafy.com. Ringer och bestämmer en 8 siffrig kod. Betalar bara din vanliga minuttaxa. Lämnar den till övriga som ska vara på mötet. Upp till 100 användare och ingen begränsning i tid. Ett tips är att inte använda dagens datum som 8 siffrig kod, det är vanligt och man kommer då in i varandras möten. Arbetsgrupp för IdrottOnline Brag Olafsson och Ingemar Tapper har erbjudit sig att ingå i en grupp för att bistå styrelsen och lokalklubbarna med hur vi gör rent praktiskt kring medlemskapet i RF och IdrottOnline mm Medlemssektionen Göran Montan- vi har haft svårt att få folk till två sektioner, PR- och medlemssektionen. Behöver vara tydligare vad de ska jobba med och vad som förväntas av dem. Vad skulle vi vilja ha av en medlemssektion? Landsmöten - som vi hade förr. Öppen inbjudan till alla ryttare i Sverige för att träffas under några dagar med kurser, långritt, fest, föredrag, clinics mm. Lära sig knyta repgrimmor eller reparera sadlar, skojtävlingar. Utöka vårt försäkringsskydd via SIF? Hjälpa lokalklubbarna med vad ger IdrottOnline till oss? Agria har skapat kundkort för betalningar hos dem, kan vi ha medlemskort för SIF? Att SIF förhandlar fram rabatter hos företag och då få vi tillgång till rabatterna via medlemskortet. Få stöd från medlemssektionen i hur vi söker Lokstöd mm som vi får tillgång till via vårt medlemskap i RF/SvRF. Lokala stödet för hur vi söker stöd mm finns redan tillgängligt i de lokala distrikten som RF har. Det är personer som är anställda av RF för att hjälpa lokalföreningar. Tidigare hade vi en PR- och sponsringsgrupp i SIF men ingen gör de arbetsuppgifterna. Finns det en önskan att få igång det igen? SIFs hemsida Kommer SIF flytta sin hemsida till IdrottOnline? Inget beslut är taget om det, beror på vad som händer med tidningen. Tidningengår idag med underskott, mycket på grund av minskat antal annonser. Vilket är ett problem som många tidningar, även andra hästtidningar också har just nu. Finns flera alternativ att överväga,; ska antalet nummer minskas, ska den göras tunnare (= lägre porto och mindre tryckkostnad) eller bli digital (inte aktuellt nu)? IdrottOnline kan nog heller inte ge oss de funktioner som vi vill ha och behöver i vår hemsida. Vårt avtal med MySoft kostar 200 000kr/år. Förbundet betalar en avgift för varje ekonomisk transaktion i systemet. Så långt har hemsidan och medlemsregistret kostat förbundet 2 miljoner kronor. 15
När på året vill vi ha ordförandekonferensen? Kan vara en fördel om vi har det innan klubbarnas årsmöten. Nu har flera klubbar precis haft sina årsmöten och det kommer upp mycket på ordförande konferensen som man kan vilja ta med till lokalföreningens årsmöte. Hösten eller tidigare i januari är i så fall att föredra. Det är bra om lokalföreningarna hinner bereda saker från ordförande konferensen inför sina årsmöten. Bra också att SIF får med sig saker från ordförande konferensen till sin verksamhetsplanering och till riksårsmötet. Att ha ordförande konferensen på senvåren kan också vara en fördel då det är efter alla årsmöten och alla som då sitter i styrelsen har ganska långt kvar på verksamhetsåret. Har man ordförande konferensen innan lokalklubbarnas årsmöten finns risken att den som är på konferensen inte är kvar i styrelsen under kommande verksamhetsår. Synpunkt från några var att vi inte kan hänga upp verksamheten på individer i föreningarna och att det därför inte bör vara ett hinder för att ha ordförande konferensen innan lokalklubbarnas årsmöten. I år kan vi behöva dubbla ordförande konferensen Med anledning av nytt avtal med SvRf i maj eller om vi blir antagna direkt till RF i maj. Mötets förslag är att vi har ett ytterligare möte i samband med SM, för att spara pengar och att många redan är samlade. Ett kvällsmöte någon av dagarna. Risken är annars att många inte kommer om vi lägger ett separat möte i början av juni. Riksårsmötet En uppmaning från SIFs styrelse, välj ombud till riksårsmötet som vi i lokalföreningen har förtroende för och som kan ta ställning till frågor direkt på årsmötet istället för att i förväg låsa upp representanterna till att de måste rösta på ett visst sätt i vissa frågor, oavsett vad som kommer fram på årsmötet. Dokumentation inom SIF Viktigt att fler får del av vad som sägs på möten och seminarier inom SIF. Styrelsen kan inte förväntas hinna ta anteckningar och skicka ut från alla möten men kan mycket väl ansvara för att någon/några av de som deltar på mötet tar på sig den uppgiften. Vi är gemensamt förbundet och då får vi hjälpas åt men styrelsen och sektionerna får ta ansvaret för att delegera till någon. En synpunkt från en av deltagarna på ordförandekonferensen - Ordförandekonferenserna är de bästa mötena jag varit med på och att det är viktigt att de som inte närvarar får del av vad som sagts. Ordförande Odinn Antecknat av Stöt Ulrika Andersson 16