Kommunstyrelsens handling nr 38/2008 Katrineholms kommuns författningssamling Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Antaget av kommunfullmäktige 1992-02-24, 86 Reviderat av kommunfullmäktige 2003-03-17, 113, 2008-06-16, 127 1 Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. 2 Kommunens nämnder ansvarar inom sina respektive verksamhetsområden för den interna kontrollen och tillser därmed att bestämmelserna i detta reglemente iakttas och att tillämpliga attestmoment utföres. Kommunstyrelsen utfärdar anvisningar till detta reglemente. Varje nämnd skall ha en gällande internkontrollplan. 3 Attestarbetet ska utformas så att den interna kontrollen inom nämnderna är tillräcklig. Kontroll får göras med hjälp av IT-stöd. 4 Transaktioner attesteras innan de utförs. Attest ska ske genom signering, d v s namnteckning, namnsignatur eller godkännande i IT-system. Attesterna innebär beslutsattest; kontroll mot underlag/beställning/beslut och villkor mottagningsattest; kontroll mot leverans/prestation granskningsattest; kontroll av uträkning behörighetsattest; kontroll av behörighet in- och utbetalningsattest; kontroll av betalningsflöde 5 Nämnd kan delegera åt förvaltningschef att utse beslutsattestanter. 6 Nr 6.10 Attestmoment får ej utföras av den som själv ska betala till kommunen och där ta emot transaktionen eller själv ta emot en betalning från kommunen eller som står i beroendeförhållande till betalningsmottagaren. Personliga utgifter i tjänsten exempelvis för resor, hotell, mobilsamtal, representation eller dylikt får inte attesteras av attestberättigad. Sådana utgifter skall attesteras av överordnad. Attest av förvaltningschefs eller kommunchefs personliga utgifter i tjänsten ska attesteras av ordförande i nämnd/styrelse. I de fall kommunchefen är chef över förvaltningschef, attesterar kommunchefen dennes personliga utgifter i tjänsten. Nämnd/styrelseordförandes utlägg attesteras av vice ordförande. 1 (5)
Anvisningar till reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner 1 Reglementet fastslår att attestering ska ske för alla slag av ekonomiska transaktioner: leverantörsfakturor och andra externa ersättningar transfereringar till enskilda löner och andra personalkostnader hyres- och avgiftsinkomster (både debitering och inbetalning) övriga inkomster placering av kommunens likvida medel interna transaktioner och bokföringsorder transaktioner för förvaltade medel transaktioner för förmedlade medel Transaktioner som baserar sig på avtal eller beställning där acceptans av inköp av varan eller tjänsten gjorts i förväg kan undantas från kravet på attest från köparens sida. Attesten anses ha blivit gjord i samband med tecknandet av avtalet alternativt beställningen. Kontrollen av attesten sker genom internkontrollplan. Ekonomikontoret har rätt att vidtaga rättelser och bokslutstransaktioner. Berörs annan förvaltning skall samråd ske med den som är beslutsattestant. 2 Reglementet avser kontroll av ekonomiska transaktioner och är alltså en del av nämndens interna kontroll som också omfattar t.ex. en tydlig ansvars- och arbetsfördelning. 3 Varje nämnd anger utifrån de gemensamma principerna i reglementet omfattningen av attestanternas ansvar. Hur den exakta tillämpningen ska vara på olika typer av transaktioner får varje nämnd avgöra. Nämnden kan utfärda mer detaljerade anvisningar för tillämpningen efter samråd med ekonomikontoret. Det är mycket viktigt att förvaltningschefen förmedlar sina krav på attesterandet till de personer som ska utföra den. Behörighetsattest är en sista kontroll innan utbetalning. Den som behörighetsattesterar kontrollerar att beslutsattest verkställts, att beslutsattestanten inte godkänner sina egna fakturor/räkningar, att beslutsattestanten finns i attestförteckningen och att attest endast har skett för det objekt som attestanten har rätt att attestera för. Behörighetsattestanter skall finnas med i en attestförteckning. En attestant ska ha god överblick och kunskap om organisationen och verksamheten. I allmänhet bör behörighetsattest utföras av den person som har hand om leverantörsreskontran på förvaltningen. För vissa förvaltningar görs behörighetsattest av fakturagranskare på ekonomikontoret. En person kan inte utses till både beslutsattestant och behörighetsattestant. Behörighetsattest sker med signatur. Om kontroll utförs med hjälp av IT-stöd ska det finnas en rutin för tilldelning av behörighet, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda kontroller. För IT-baserade system som saknar behörighetsattestrutiner kan kontrollen genomföras genom en s.k. stickprovskontroll enligt antagen internkontrollplan. 2 (5)
In- och utbetalningsattest, innebär kontroll av betalningsflöde. In- och utbetalningsattest tillämpas vid ekonomikontoret och på socialförvaltningen. Både decentraliserad och centraliserad redovisning av fakturor medför behov av kontroll av totalsummor på en dagrapport vid kassafunktionen innan utbetalning kan verkställas. Kontrollen innefattar att avstämning sker mot leverantörsreskontran och att likvida medel finns till utbetalningen. Vid inbetalningar görs kontering samt kontrolleras att inkomna medel stämmer med förekommande underlag och att det faktiskt är kommunen som ska ta emot medlen. För handkasseredovisning används inte in- och utbetalningsattest. In- och utbetalningsattest sker med namnteckning. Vid utbetalningar utgör firmatecknarens namnteckning även utbetalningsattest. En person kan inte utses till både beslutsattestant och in- och utbetalningsattestant. För socialbidragsutbetalningar gäller utbetalningsattest. 4 Som huvudregler gäller att beslutsattest plus ytterligare en attest skall föregå behörighetsattesten. I IT-baserade system t ex för elektronisk handel är inte kontrollordningen given. Minimikravet är att beslutsattestanten har godkänt betalningsunderlaget med dess slutgiltiga innehåll. Beslutsattest kan göras redan vid beställning under förutsättning att leverans och betalning sedermera överensstämmer med beställningen. Om däremot någon avvikelse finns måste beslutsattesten förnyas. Kravet är således att beslutsattestanten godkänt underlaget med dess slutgiltiga innehåll. Behörighetsattesten skall genomföras enligt internkontrollplan. För IT-baserade system som saknar behörighetsattestrutiner kan kontrollen genomföras genom en s.k. stickprovskontroll enligt antagen internkontrollplan. Ex: Att man varje måndagsmorgon kontrollerar 50 st fakturor. Beslutsattesten utgör kärnan i kontrollen. Här kontrolleras att en faktisk beställning har skett ett beslut har fattats villkoren stämmer med det som överenskommits transaktionen ryms inom anslag transaktionen sker i överenskommelse med plan, mål eller riktlinjer för verksamheten. I beslutsattesten ligger också ansvaret för konteringen. Beslutsattestant är själv ansvarig för tilldelade medel i internbudgeten. OBS! Beslutsattest ska göras med namnteckning. Mottagningsattesten är mycket viktig när det gäller köp av varor och tjänster. Attestanten intygar att kommunen fysiskt tillgodogjorts det som beställts rätt vara, mängd och kvalitet levererats avtalad tjänst utförts Vanligtvis sker mottagningsattest genom att leveransmottagaren påtecknar följesedel eller dylikt som sedan sänds till förvaltningens fakturamottagare. Denne får då teckna mottagningsattest med signatur. Mottagningsattest kan givetvis även ske på fakturan. 3 (5)
Granskningsattesten avser den matematiska kontrollen. Den kan utformas på olika sätt t.ex. med stickprov eller med särskild kontroll av manuellt utfärdade underlag. Granskningsattest kan ske på olika ställen i förvaltningarna beroende på om samlad fakturabehandling finns. Granskningsattest tecknas med signatur. Attest kan även ske genom uppfyllande av regel i systemet, till exempel högsta belopp för automatiskt godkännande (abonnemangsattest). Vid dessa tillfällen anses godkännande av regelsättning utgöra attest. Anmälan av abonnemangsattest görs till Upphandling & Affärer. Kontroll av godkända attester sker genom stickprov. Regelsättning i systemet och föreskrifter för stickprov ska framgå av intern kontrollplan. 5 Förvaltningschef namnger befattningshavare som har rätt att attestera samt ersättare till dessa. Beslutsattest ska knytas till tjänster och objektsintervall med angivande av eventuella begränsningar. Attesträtt gäller tillsvidare, d v s nya beslut sker vid förändringar. Attestförteckningen skall också innehålla uppgift om vilka personer som innehar de olika tjänster med namn samt signaturprov. Om delegering av beslutsattestanter sker till förvaltningschef svarar denne inför nämnden för att upprätta och hålla en aktuell förteckning över utsedda beslutsattestanter samt en gällande internkontrollplan. En sammanställning av attesträtter samt intern kontrollplan ska vid förändringar skickas till Upphandling & Affärer vid Service- och tekniknämnden samt ekonomikontoret. Det är viktigt att den förteckning förvaltningschefen upprättat hålls aktuell och finns tillgänglig för användning. 6 För att undvika en jävsituation får beslutsattest och in- och utbetalningsattest inte utföras av den som själv ska betala till kommunen eller som själv ska ta emot betalning från kommunen. Attestmoment får ej utföras av den som själv ska betala till kommunen och där ta emot transaktionen eller själv ta emot en betalning från kommunen eller som står i beroendeställning till betalningsmottagaren. Personliga utgifter i tjänsten exempelvis för resor, hotell, mobilsamtal, representation eller dylikt får inte attesteras av attestberättigad. Sådana utgifter skall attesteras av överordnad. Attest av förvaltningschefs eller kommunchefs personliga utgifter i tjänsten ska attesteras av ordförande i nämnd/styrelse. I de fall kommunchefen är chef över förvaltningschef, attesterar kommunchefen dennes personliga utgifter i tjänsten. Nämnd/styrelseordförandes utlägg attesteras av vice ordförande. Nedan följer några exempel på transaktioner som omfattas av ovanstående attest- bestämmelse: Konferenser och kurser resulterar i transaktioner där deltagare är personligen berörd och ska därför attesteras av överordnad. Deltagare och syfte med konferensen/ kursen ska framgå av verifikationen. Reseräkningar avseende milersättningar, traktamenten, restidsersättningar och utlägg som en följd av resa med egen bil är transaktioner som kan vara beslutsattestanten till privat nytta. I dessa fall ska, förutom att utfärdaren har satt sitt namn på handlingen, närmast överordnad utfärda beslutsattesten. Restaurangnotor i samband med representation (ej i samband med kurser och konferenser) hanteras på så sätt att syftet och deltagarna specificeras på notan. Därefter attesteras notan med hel namnteckning och fästes vid fakturan. För hotell- och restaurangfakturor sker beslutsattest av 4 (5)
överordnad. Vid elektronisk fakturahantering ska syfte och deltagare anges i kommentar till faktura. För kreditkort gäller att samtliga kvitton till vart och ett av beloppen på fakturan ska häftas vid fakturan. Beslutsattest görs av överordnad. Vid användning av bensinkort skickas bensinkvitton till den som sammanställer verifikationerna, konterar och granskar fakturan. Kvitton fästes vid fakturan. För bensinfakturor sker gransknings- och beslutsattest av överordnad. För mobiltelefonräkning skall användaren markera de eventuella privata samtal som finns med på specifikationen och meddela lönekontoret för löneavdrag alternativet ange ett stående löneavdrag till lönekontoret. Mobilräkningen beslutsattesteras av överordnad. I de fall där en kod för privata samtal används faktureras nyttjaren privat av leverantören för dessa samtal. För övriga ersättningar och utlägg av olika slag gäller att beslutsattest görs av överordnad. Det kan gälla situationer där en person har betalat något för kommunens räkning och kontant ska ha tillbaka beloppet. Bestämmelsen gäller även för reseförskott i den mån de förekommer. 5 (5)