Oslo 30 oktober 2008 (slutlig uppdatering) Protokoll över det Nordiska Sekretariatets årsmöte 2008 i Uppsala 25 september 2008, Övre Slottsgatan 3, 0162 Uppsala, Sverige Närvarande: Aksel Bjørnvall (President för det Nordiska Sekretariatet; int.sek Oslo) Hanna Anagrius (int.sek Uppsala) Ketill Einarsson (int.sek Orator) Cornelius Konow Rieber-Mohn (int.sek Bergen) Helena Mellström (int.sek Stockholm) Maria Nyberg (int.sek Codex) Anne Oksala (int.sek Lex) Anssi Suominen (int.sek Artikla) Jon Toivo Hansen (representant København) Mathilda Umenmark (int.sek Göteborg) Jesse Viljanen (int.sek Pykälä) De juridiska föreningarna i Århus och Tromsø var inte representerade på mötet. Varje förening som på årsmötet representeras av dess internationella sekreterare har en röst, likaså sekretariatets president. Övriga representanter åtnjuter endast talerätt (Stadgarna 12 ). Röstlängden fastställdes till 10 röster. 1 Presidenten förklarar mötet öppnat Nordiska Sekretariatets President Aksel Bjørnvall förklarade mötet öppnat kl. 11.13. 2 Val av sekreterare Maria Nyberg från Codex valdes till mötessekreterare 3 Godkännande av kallelsen Kallelsen till mötet ansågs stadgeenligt utlyst och godkändes av samtliga närvarande. 4 Fastställande av föredragningslistan Föredragningslistan fastställdes utan några ändringar 5 Presidentens årsberättelse Sittande President Aksel Bjørnvall redogjorde för hur samarbetet har fungerat under det senaste året. Han har besökt alla 14 veckor sedan tillträdandet, i tillägg till Culpa Cup, och konstaterade att varje vecka tillfört något nytt. Han konstaterade även att det råder en bra anda mellan föreningarna, och gladde sig över att det i de nordiska veckorna deltagit såväl nya som mer rutinerade gäster.
Under ordförandemötet i Lex framkom att flera ordförande tycks ha en annan syn på intveckor än de internationella sekreterarna. Bjørnvall ansåg dock att mötet genom förklaringar och diskussioner sist och slutligen förhoppningsvis var en positiv upplevelse. Slutligen konstaterade Bjørnvall att han har utarbetat ett nytt souveniravtal, och skrivit den utlovade historiken över det nordiska samarbetet. Det har varit ett stort och intressant projekt i och med att samarbetet har rötter redan i 1800-talet. Historiken är nu publicerad på nordiskvecka.net, men finns tills vidare enbart på norska. Bjørnvall bad personer intresserade att hjälpa till med översättning att tala med honom. 6 Medlemmar i sekretariatet Det nordiska sekretariatet har för närvarande 13 medlemmar: Juristforeningen i Tromsø Artikla r.y., Rovaniemi Juristklubben Codex r.f., Helsingfors Lex r.y., Åbo Pykälä r.y., Helsingfors Juridisk Selskab i Århus Juridiska föreningen i Göteborg Juridiska föreningen i Stockholm Juridiska föreningen i Uppsala Ingen av ovanstående medlemmar har meddelat önskan att lämna det Nordiska Sekretariatet. Bjørnvall konstaterade dock att ingen egentlig förening för närvarande tycks verka i Tromsø, och att ingen representant deltagit i sekretariatets två senaste möten, varvid föreningen automatiskt utträder ur samarbetet. Bjørnvall påpekade att föreningen bör stödas och uppmuntras av sekretariatet om den åter inleder verksamhet. Toivo Hansen meddelade att han varit i kontakt med tidigare ordförande för Juridiska föreningen i Lund, vilken inte hade verkat motvilligt inställd till Sekretariatets verksamhet utan rentav intresserad av att så småningom komma med i samarbetet igen. Även Anagrius hade via sin ordförande hört att Lund visat positivt intresse. Mellström meddelade att Juridiska föreningen i Örebro hört av sig och frågat om sekretariatets verksamhet. Hon överväger därför att bjuda in föreningen till den nordiska veckan i Stockholm i år. Mellström tog även upp Umeå, som har en juridisk fakultet
men sannolikt är alldeles för liten för att ha resurser att bli fullvärdig medlem. Däremot trodde hon att de kunde vara intresserade av observatörsstatus. Einarsson meddelade att lagfakulteten vid University of Reykjavik även verkat nyfikna på samarbetet, men konstaterade dels att de knappast har intresse av att bli medlemmar och ordna nordiska veckor, dels att det kanske inte finns tillräcklig efterfrågan för att ordna två veckor på Island. Toivo Hansen meddelade att två nya lagfakulteter grundats i Aalborg och Odense, och representanter från dem inbjuds till Köpenhamns nordiska vecka. Problemet med dessa är dock att utbildningen är inriktad på affärsjuridik och ekonomi, varvid den examen som erhålls där inte är in enlighet med Sekretariatets nuvarande stadgar. Toivo Hansen uttryckte dock en förhoppning om att alla dessa nya föreningar skulle välkomnas till veckor i mån av möjlighet för att bekanta sig med samarbetet. Här påminde Bjørnvall som sammanfattning de närvarande om den möjlighet som finns för intresserade föreningar att delta i samarbetets verksamhet med observatörsstatus. En diskussion fördes om hur och i vilken omfattning inbjudande av nya föreningar till nordiska veckor skall ske. Oksala föreslog att alla medlemsföreningar skall erbjudas två platser, varefter kvarvarande platser om så önskas kan reserveras för andra gäster. Toivo Hansen framförde en önskan om att alla föreningar också skulle göra så, eftersom det ligger i allas intresse att få med också nya gäster och medlemmar. Sålunda enades mötet om följande beslut: Den internationella sekreteraren bestämmer själv om gäster från andra föreningar än Sekeretariatets medlemmar bjuds in. Om så sker skall alla medlemsföreningar garanteras två platser, därefter kan platser reserveras för andra föreningar på bekostnad av medlemmarna så att även varje icke-medlemsförening erbjuds minst två platser. Nyberg invände dock att Codex på grund av sin storlek knappast kan ta emot mer än 20 gäster i framtiden heller. Umenmark meddelade att även Göteborg åtminstone i år kommer att vara tvungen att begränsa deltagarantalet pga. svårigheter att ordna ackommodering. Beslöts att föreningar med svårigheter att följa detta beslut eller Sekretariatets stadgar skall kontakta presidenten. Bjørnvall förklarade en paus kl. 11.45 Mötet fortsatte kl. 12.22 7 Fastställande av veckornas placering Konstaterades att de flesta veckorna av tradition har en självskriven placering. Viljanen meddelade att Pykälä år 2009 undantagsvis ordnar sin vecka v. 16 på grund av påskhelgen. Toivo Hansen meddelade att Köpenhamn i år prövar ett lite nytt koncept och därför har utvidgat sin vecka med en dag. Einarsson meddelade att Orators vecka
2009 kommer att ordnas 12-17.2 (to-ti) då föreningen har en tradition att ordna sin årsfest ett visst datum. Konow Rieber-Mohn meddelade att Bergens vecka pga. en liknande tradition även i år måste ordnas v.4, varvid hattrick på våren inte blir möjligt. Detta beklagades av de närvarande. Veckorna för det närmaste året fastställdes enligt följande: 2008: Codex v. 40 2009: Bergen v. 4 Oslo v. 41 Århus v. 6 Artikla v. 43 Orator v. 7-8 København v. 44 Lex v. 11 Göteborg v. 46 Pykälä v. 16 Stockholm v. 48 Uppsala v. 39 Umenmark och Mellström meddelade att det pga. svagt intresse i de egna föreningarna och svårigheter med finansiering är möjligt att de inte i år kan ordna veckor. De lovade dock försöka och göra sitt allra bästa för att ordna upp saken. 8 Ordförandemötets uttalande Bjørnvall presenterade det skriftliga uttalande som tillställts Sekretariatet efter ordförandemötet i Åbo. Det har även skickats ut på de internationella sekreterarnas e- postlista för kommentarer, varvid knappt hälften av sekreterarna svarat. Bjørnvall tackade för responsen och konstaterade att uttalandet kan indelas i två delar och föreslog att de behandlas skilt. A. Participants of Nordic weeks Konstaterades att de förslag till regler gällande deltagande i nordiska veckor redan omfattas av Sekretariatets stadgar, som i viss mån rentav är strängare. Nyberg och Toivo Hansen, vilka deltog i mötet, påpekade att detta uttalande till stor del utgör en kompromiss mellan två falanger på mötet. B. Code of Conduct Bjørnvall inledde med att påminna mötet om att ordförandemötet inte har någon beslutanderätt, men att sekreterarna som underlydande till ordförandena har en skyldighet att diskutera saken på deras uppmaning. Vidare konstaterade han att det centrala i denna del av uttalandet var uppmaningen att grunda en granskningskommitté ( revision group ) inom sekretariatet med uppgift att lösa och motverka uppkomsten av problem. Oksala ansåg att det inte finns ett behov av en sådan grupp, då de som berörs bör och sannolikt vill tar upp ärendet sinsemellan. Mellström påpekade att en tanke bakom detta säkert är att en förening skall ha fler personer att vända sig till om problem
uppstår, vilket också är till hjälp i en situation där presidenten kan anses jävig. Umenmark uttryckte sin besvikelse över att man som vuxna människor inte verkar lita på varandra eller vara villiga att ta i problem och lösa dem utan en särskilt tillsatt grupp. Anagrius ansåg att man hellre borde verka för att problem aldrig uppstår än utgå från att de gör det och grunda denna kommitté. Mellström ansåg att denna kommitté skall ses som en preliminär lösning tills man lyckas åtgärda de attityder som kanske är det egentliga problemet, varvid Nyberg inflikade att grundandet av en kommitté är alltför invecklat om det bara skall ses som preliminärt. Toivo Hansen påpekade att denna kommitté inte skulle kunna göra mer än presidenten, dvs. stöda och hjälpa att föra en dialog mellan föreningarna, och föreslog att samma reslutat kanske kunde uppnås genom att oftare ordna int.sek-möten. Bjørnvall bad de närvarande att också tänka på hur kommittén skall sammanträda och vem som skall betala eventuella resor. Därefter skedde en omröstning. Rösterna föll 5-5, varvid Presidentens röst avgjorde att en kommitté skall bildas. Därefter diskuterades huruvida denna kommittés uppgifter skall inskrivas i stadgarna och vilket ansvar kommittén skall ha för att lösa konflikter. Viljanen påpekade att det borde vara ganska självklart att föreningarna vill att samarbetet fungerar, och att det därmed är onödigt att inskriva något i stadgarna. Mellström ansåg att det ändå vore bättre att ha ens några riktlinjer inskrivna, eftersom denna fråga tycks vara så avgörande för ordförandena. Mötet enades därefter om att kommitténs mål och arbetsuppgifter inskrivs i stadgarna. Bjørnvall förklarade en kort paus kl 13.15 Mötet fortsatte kl. 13.27. 9 Nya formulär Bjørnvall presenterade en ansökningsblankett som används i Juristforeningen i Oslo för gäster som vill åka på nordiska veckor. I denna räknas bland annat upp vilka förpliktelser och regler som gäller under veckan samt hur man förbinder sig till betalning, och den sökande skall underteckna blanketten för att alls få delta. Toivo Hansen ansåg att idén var mycket bra och påpekade att de flesta tänker efter lite mer då de skriftligen måste underteckna något. De övriga deltagarna instämde, och förslaget godkändes enhälligt. Mötet diskuterade därefter kort vilken ersättningsskyldighet en anmäld gäst som inte deltar har, och det beslöts att organiserande int.sek bedömer hur stor skada som orsakats av bortfallet, och denna skada skall sedan på basis av ansökningsformuläret ersättas av den anmälda, med hjälp av den anmälande föreningen. Skadan bör rimligen vara mindre än priset på veckan. Bjørnvall föreslog vidare att en broschyr om det nordiska samarbetet skulle göras, som kunde delas ut både till intreserade intveckoresenärer och nya studerande.
Han föreslog att den skulle innehålla både praktisk information och lite regler vilka man kunde hänvisa till i ansökningsblanketten. Mötet ansåg idén vara mycket bra och beslöt att den sittande och den nya Presidenten utformar en broschyr inom år 2008. 10 Nordiska veckor Bjørnvall föreslog att man under denna punkt skulle ta upp två frågor; dels innehåll och längd, dels de nordiska veckornas rykte. Förslaget godkändes av alla närvarande. 1. Innehåll och längd Det konstaterades allmänt att det är bra att det i stadgarna är inskrivet att veckorna skall ha ett juridiskt tema det är viktigt att hålla fast vid det och inte bara fokusera på festerna. Anagrius ansåg dock att något borde göras så att man inte väljer samma teman. Det konstaterades dock vara svårt eftersom det ibland kan vara svårt att bestämma sitt tema i god tid, och int.sek-mötena inträffar så sällan att möjligheterna till dialog försvåras. Toivo Hansen föreslog därför att var och en då temat är fastslaget meddelar presidenten om detta. Vidare beslöts att föreningar som inte vill eller har möjlighet att ordna en hel vecka (5 dagar) skall kontakta presidenten så snabbt som möjligt. Umenmark väckte frågan om vissa traditionella evenemang, såsom hyttetur, skall anses obligatoriska. Efter kort diskussion beslöts att programmet är helt upp till den internationella sekreteraren, men att något slags årsfest gärna skall ingå. Mellström och Umenmark undrade även om det på grund av deras finansiella svårigheter kan godkänas att alkoholdryckerna inte är gratis under deras veckor. Mötet konstaterade att även sådana frågor bör vara upp till organiserande int.sek; Bjørnvall uppmanade dem dock att gå ut med denna information i sina inbjudningar. Priset på nordiska veckor diskuterades, och det konstaterades att ingen övre gräns finns. Mötet var dock enigt om att ett sådant inte behövs då utgångspunkten alltid skall vara att priset är så lågt som möjligt. Bjørnvall tillade att en maximisumma lätt kunde förvrängas och ses som ett fastslaget pris. 2. De nordiska veckornas rykte Det konstaterades allmänt att de nordiska veckornas rykte för tillfället inte är så gott. Bjørnvall menade att detta beror på missförstånd bland andra studerande som inte vet vad samarbetet går ut på. Lösningen på detta problem är att på olika sätt ge ut mera information om Sekretariatets verksamhet. Einarsson påpekade att det också är väldigt viktigt att varje int.sek berättar för dem han eller hon skickar ut om hurdan veckan är samt hur man skall bete sig på den. Oksala sade att vi själva är de starkaste förebilderna, och att en ganska strikt linje därför måste hållas en lång tid framöver så att de allmänna attityderna kan ändras. Toivo Hansen påpekade vikten av att inte göra
veckorna till insider -evenemang, utan också rikta sig till nya medlemmar och s.k. rookies. Nyberg inflikade att insidergrupper lätt skapar ett tryck på nya deltagare att bete sig illa för att få uppmärksamhet och bli accepterade. Om ryktet hos sponsorer konstaterades att särskilt Sverige har haft stora problem då de nordiska gästerna gjort sig ökända på olika sätt. Dessutom är förhållandet till sponsorer svårare att ändra på än förhållandet till andra studerande. Umenmark ansåg att det största problemet inte är att deltagarna skulle vara fulla, utan snarare att många är bakfulla, trötta och inte alls lyssnar på besök. Bjørnvall ansåg att ett totalt alkoholförbud ändå inte är den bästa lösningen; många blir vaknare, beter sig bättre och deltar mer aktivt om de får något litet att dricka. Toivo Hansen påpekade vikten av att vara ett gott exempel för andra, dra tydligare gränser för gästerna samt tala på förhand med både gästerna och byråerna så att spelreglerna är klara för alla. Dessutom föreslog han att man på förhand också skulle tala med byråerna om hurdan presentation som är ändamålsenliga, för att undvika t.ex. långa mörka PowerPoint-presentationer utan något att äta eller dricka. 11 Culpa Cup Plats och tidpunkt för nästa sommars Culpa Cup diskuterades. Oksala tog preliminärt på sig värdskapet å Lex vägnar, men lovade bekräfta efter att ha kontrollerat budgeten och fått ett godkännande av nästa års int.sek och styrelse. Bjørnvall förklarade en paus kl. 14.36 Mötet fortsatte kl. 14.55 12 Sekretariatets stadgar Man kom överens om att avlägsna Tromsø som en medlemsförening i stadgarna. Toivo Hansen presenterade tre förslag till ändringar av Nordiska Sekretariatets stadgar. För det första förslog han att de engelska stadgarna skall ges tolkningsföreträde och användas framom de svenska, eftersom engelskan behärskas av alla, på en ungefär lika nivå. För det andra föreslog han att det i stadgarna skall inskrivas att Presidentens årsrapport bör ingå i mötets föredragningslista. Slutligen föreslog han att en kassa på max 2000 skulle grundas genom ansökingar om stöd från nordiska företag och institutioner. En kassörspost skulle instiftas, till vilken en int.sek skulle väljas, och denna person skulle även kunna utgöra dne tredje medlemmen i granskningskommittén. Efter en kort diskussion om hur denna ekonomi skulle skötas, vad pengarna skulle användas till och andra praktiska frågor beslöts att denna fråga lämnas till följande möte för vidare behandling.
Bjørnvall väckte frågan om Presidentperioden borde förkortas, eftersom den kan kännas lite lång, i alla fall om en åker på alla veckorna. Toivo Hansen påpekade att en kortare mandatperiod skulle göra det svårare att hinna påbörja och slutföra projekt. Mellström föreslog att en vice presidentpost skulle instiftas, vars uppgifter skulle vara att bistå presidenten i dennes uppgifter, enligt överenskommelser sinsemellan. De närvarande understödde förslaget enhälligt och med stort gillande. Beslöts ändra 9 som följande: Nordiska sekretariatet skall hålla möte minst två gånger per år. Vid det konstituerande mötet skall ny President, Vice president och medlem av granskningskommittén väljas. Vid det andra mötet skall mål och beslut från senaste möte uppföljas och utvärderas. Mötena roterar mellan föreningarna i den ordning som de Nordiska Veckorna infaller under året med sex Nordiska Veckors mellanrum om inte annat bestäms på mötet. Beslöts göra följande tillägg i 10.3: De juridiska föreningarna skall så långt som möjligt betala resan till det konstituerande mötet för den internationella sekreteraren eller den som representerar föreningen i dennes ställe. Beslöts avlägsna 10.4, vari stadgas om sanktioner för frånvaro vid sekretariatets möten, i sin helhet. Beslöts tillfoga ett nytt kapitel Granskningskommitté mellan nuvarande kapitel 3 och 4 med följande innehåll: ny 13 Inom Nordiska Sekretariatet verkar en granskningskommitté bestående av President, Vice president och en medlem. Samtliga medlemmar väljs på det konstituerande mötet och innehar sin post till följande konstituerande möte. Medlemmarna skall så långt som möjligt vare från olika Nordiska länder och föreningar. ny 14 Granskningskommittén skall arbeta för att effektivt lösa problem och verkställa övriga uppgifter som tilldelas dem av mötet. Kommittén kan ge råd och informera de internationella sekreterarna om händelser. Utöver detta skall Vice presidenten assistera Presidenten i dennas uppdrag.
Beslöts tillfoga följande till slutet av nuvarande 14: i) övervaka de nordiska veckornas prisnivå j) kontakta förening som visar tecken på inaktivitet eller ointresse och stöda denna i att aktivare ta del i samarbetet. Beslöts tillfoga en ny paragraf mellan nuvarande 16 och 17: Presidenten skall aktivt medverka för att lösa eventuella konflikter mellan föreningar eller dess medlemmar samt bistå föreningarna i att driva in eventuella skulder som uppkommit inom samarbetet. Beslöts göra följande ändringar till nuvarande 17: 17.2: Den internationella sekreteraren kan begränsa antalet gäster från de andra juridiska föreningarna. Kriterierna för begränsning bestäms av den internationella sekreteraren, men varje förening bör dock garanteras två platser. Om detta inte är möjligt bör Presidenten kontaktas för godkännande. [ ] 17.3: En deltagare i Nordisk vecka skall anmälas via sändande föreningens int.sek. Denna person skall vara studerande medlem av sändande föreningen. I andra hand kan även färdigblivna medlemmar av den sändande föreningen komma på fråga. [ ] Medlemsföreningarnas studerande medlemmar kan i egenskap av nordiska gäster inte åsidosättas, varvid studerande medlem skall ha förtur före färdig medlem, vilken har förtur före personlig gäst. Beslöts att President och Vice president ser över stadgarna som helhet och framlämnar ett förslag till grundlig revidering och översättning till engelska vid nästa möte. 13 Souveniravtalet Bjørnvall redogjorde för arbetet med det nya souveniravtalet - Foreningssouveniravtalen - och uppmanade alla att noga bekanta sig med avtalet samt se till att den egna föreningens medlemmar känner till reglerna och vem som undertecknat avtalet. 14 Nordiska Sekretariatets hemsida Bjørnvall uppmanade alla att använda hemsidan nordiskvecka.net mera, samt kontrollera att en länk till hemsidan finns på den egna föreningens hemsidor. 15 Val av ny president Bjørnvall meddelade att han fått två formella nomineringar till Presidentposten, Anne Oksala från Lex och Jon Toivo Hansen från København. Mötet beslöt enhälligt att den som inte väljs till President tillägnas den nya posten som Vice president. Till bägge
kandidaterna ställdes frågor, bl.a. Hur många veckor tänker du åka på?, Skrämmer det att hålla tal på årsfester? och Hur lyckas du kombinera nyttjande av alkohol och bevarande av allmän koll och ansvarskänsla? Efter sluten omröstning valdes Anne Oksala till ny President för samarbetet under mandatperioden 2008-2009 med rösterna 7/3. Bjørnvall gratulerade Oksala och överlämnade en bubbelflaska. 16 Övriga frågor Toivo Hansen presenterade en proposition om allmänna värden och linjer för verksamheten. Propositionen godkändes enhälligt som sekretariatets program, och det beslöts att den inkluderas i den kommande broschyren. Oksala önskade ta upp de stölder som inträffat på sistone. Hon ansåg att oklara omständigheter kring souveniravtalet varit den största orsaken, och föreslog att ett totalförbud för alla former av befrianden och stölder skulle införas för ett år. Konow Rieber-Mohn och Bjørnvall motsatte sig kraftigt detta och påpekade att befriandet av souvenirer är en gammal studentikos tradition med mycket långa anor, och att det stölder inom och utanför souveniravtalet inte får dras över samma kam. Flera representanter för föreningar som inte undertecknat avtalet påpekade att avtalet som det nu är verkar vara en huvudregel som flera av föreningarna tagit avstånd från, vilket orsakar förvirring. Därför skulle även det allmänna stjälandet minska om huvudregeln vore att det under inga former är godtagbart. Toivo Hansen ansåg att ett tillfälligt avskaffande av souveniravtalet inte löser några problem, men föreslog att avtalet skulle avlägsnas ur stadgarna och uppgöras separat utanför dessa. Konow Rieber-Mohn och Bjørnvall påpekade att detta hällar inte ville lösa något, och att bästa lösning var att informera bättra om det nya souveniravtalet, gärna genom den nya informationsbroschyren. Då mötet inte kunde enas om ett beslut lämnades förslaget åt följande möte för vidare diskussion. 17 Datum för nästa möte Bjørnvall föreslog att man i enlighet med de nya besluten skulle hålla nästa möte i samband med nordisk vecka i Bergen v. 4. Förslaget understöddes av samtliga, och Konow Rieber-Mohn godkände det för Bergens del. 18 Presidenten förklarar mötet avslutat Nordiska Sekretariatets President emeritus Aksel Bjørnvall förklarade mötet avslutat kl.17.41 Maria Nyberg Aksel Bjørnvall Codex internationella sekreterare Nordiska Sekretariatets President 2007-2008