Välkommen som Camp-in-Camp arrangör på Sjöröd! - Lägerbrev 1 - Hoppas ni har haft en trevlig jul, ett gott nytt år och en god fortsättning på 2011. Du som får detta mail är enligt våra noteringar anmäld som kontaktperson då din scoutkår vill arrangera Camp-in-Camp på Sjöröd. Sjöröd har bedrivit lägerservice till scoutkårer varje sommar sedan 2004. Vår devis är att det skall vara enkelt och roligt att åka på läger och det innebär att vi vill göra det enkelt för scoutkårer som vill organisera sitt eget läger. Sjöröds lägerservice innebär att vi hjälper till med en välfungerande lägerplats (dvs bra ängar, mat, ved, slanor, toaletter etc), god och nyttig mat (råvaror att hämta ut för tillagning på byns lägerkök) och hjälp med programmet (ofta innebär detta material och instruktioner, men själva aktiviteten får kårens ledare själv driva igenom). Sjöröd är landets kanske vackraste lägerområde.
Snabbt om organisationen I sommar är vi inte organiserade som vanligt på Sjöröd. Det är ni som scoutkår som är arrangör av Camp-in-Camplägret. Det innebär att ni är avtalspart med World Scout Jamboree och har både skyldigheter och rättigheter när det gäller arrangemanget kring ert läger. Lägerområdet Sjöröd är er leverantör av lägerservice. Det innebär att vi hjälper er som scoutkår med lägerplats, mat och programförslag så att ni kan genomföra ert läger på bästa möjliga sätt. Genom att anlita Sjöröd som lägerleverantör friskriver sig kåren inte från sina åtaganden att arrangera ett bra läger jämtemot World Scout Jamboreen. Det är viktigt att känna till denna formella gränsdragningen även om Sjöröds lägerorganisation kommer göra allt i sin makt för att leverera den servicenivån som ni önskar och behöver. VIKTIGT!! Detta sättet att organisera sig på innebär också att ni kommer få göra två olika anmälningar. En till Sjöröd och en till World Scout Jamboreen. Lita inte på (även om vi kommer försöka) att Sjöröd och WSJ samkör sina listor, utan förvissa er alltid om att ni lämnar fullständigt korrekt information om era läger till bägge parterna. Avtal om CIC Lägerservice World Scout Jamboree Scoutkåren Sjöröd Ersättning Lägeravg. Lägertid Camp-in-Camp verksamheten på Sjöröd pågår lördagen den 30 juli till lördagen den 6 augusti. De internationella gästerna gästar oss i tre omgångar med start söndag lunch den 31:e juli. Sista gänget åker hem onsdag lunch (den 3 juli). Dagen efter, den 4 juli, kommer alla deltagande kårer erbjudas möjligheten att besöka World Scout Jamboree under en heldag som avslutas med ett jätteevent vid stora scenen. Räkna med sen hemkomst. Tänk på att även Sjöröds funktionärer (lotsarna) kommer lämna lägerområdet för att åka på besök till World Scout Jamboreen. Servicen på lägerområdet, ifall någon scoutkår tänkte avstå från besöket med hela eller delar av sin styrka, kommer i princip vara helt stängd under besöksdagen. Specialläger för spårarscouter? På ett Camp-in-Camp-läger bestämmer kåren själv vilka åldersgränser kåren vill ha på sitt läger. Om ni av någon anledning inte vill ha med er era minsta scouter på hela lägret finns möjligheten att arrangera ett miniläger för dessa de sista dagarna, dvs 5-7 augusti. Om detta är intressant ber vi er kontakta oss omgående. Tänk på att lördagen kommer vara utryckningsdag för huvuddelen av deltagarna och att Sjöröd stegvis kommer börja stänga ner sin service från lördag lunch och helt bryta lägerservicen ett dygn senare. Viktiga datum Observera att dessa datum endast gäller för Sjöröds lägerorganisation. World Scout Jamboree's Camp-in-Campdepartment kan fastställa andra deadlines för anmälan till dem. 20 mars Preliminäranmälan Ett uppskattat deltagarantal som maximalt får avvika +/- 15% vid definitivanmälan. 15 april Lägerbrev 2 Information om program (inkl ev programval), anmälningsblanketter, specialkostanmälningsblanketter, tröjbeställningar, transportbeställningar. 1 maj Definitivanmälan Sista definitiva anmälningsdag. Efteranmälningar tas därefter endast emot i mån av plats, praktisk möjlighet och mot förhöjd deltagaravgift.
Preliminäranmälan För att kunna fortsätta planeringen behöver vi senast 20 mars en preliminäranmälan från din scoutkår. I anmälan skall det framgå hur många deltagare i de olika åldersgrupperna som er scoutkår förväntas bli i sommar. Vi rekommenderar att ni tar upp egna preliminäranmälningar hemma på kåren till dess. Er anmälan till oss får nämligen bara avvika med maximalt 15 % av det totala antalet. Preliminäranmälan publiceras på hemsidan 1 mars. Lägeravgift Avgiften för ett läger på Sjöröd är 140 kronor per person och dag. Man betalar full avgift för ankomst- och avresedagen. För de internationella deltagarna som ni som scoutkår tar emot debiterar Sjöröd ut en förläggningsavgift om 25 kronor per person och dag. Detta betalar ni som scoutkår. För ett normalläger lördag till lördag blir avgiften alltså 1 120 kronor per scout plus 150 kronor i förläggningsavgift (om man tar emot lika många scouter som man själv är). Vad ingår i lägeravgiften? Lägerplats - Inklusive ved, slanor (1 per person), avfallshantering, vatten och toaletter. Mat Råvaror till tre mål mat dagligen samt till kvällsfika. Program Tilldelning av programaktiviteter, instruktioner och material/installationer. Lägermärke i tyg När faktureras avgiften? Omedelbart efter deadline för preliminäranmälan utställer Sjöröd/Södra Skånes Scoutdistrikt en faktura på 50% av lägeravgifterna. Efter definitivanmälan faktureras resterande belopp. Eventuella förändringar såsom efteranmälningar, extrainköp eller avanmälningar mot sjukintyg justeras i en slutfaktura som utställs efter lägret. Betalningstid på samtliga fakturor är 30 dagar. Ersättning från World Scout Jamboree Kåren får en ersättning av World Scout Jamboreen för att stå som Camp-in-Camp-värdar. Sjöröd är inte inblandade i detta, utan detta är en avtalsenlig angelägenhet mellan scoutkåren och World Scout Jamboree. Mer information om ersättningen finns på www.wsj.se Lägertröja Vår vackra gröna lägertröja har blivit otroligt populär och huvuddelen av gästande kårer väljer att beställa till sina scouter. Tröjan förbeställes tillsammans med er anmälan och lämnas ut vid ankomst till Sjöröd. Tröjan finns Tröjorna finns från storlek 90 cl till XXL och kostar 95 kronor styck.
Kårens ansvar På Sjöröd erbjuder vi lägerservice, inte färdiga läger. Den sista touchen på ert läger sätter ni själva på kåren. Det kan till exempel innebära att ni tar ett initiativ och bjuder in grannbyn till en lägerbålskväll eller att ni omarbetare något av våra befintliga programpass för att få det att passa era behov bättre. Sjöröd hjälper er med lägerplats, mat och program. Kvar att ordna för er på scoutkåren blir exempelvis anmälningshanteringen, transporten av scouter och material, sjukvårdsberedskapen och eventuella koordineringar med de kårer ni kommer dela by med. Kåren har även ansvar för sin egen brandberedskap men här utövar Sjöröd tillsyn och lämnar direktiv. Brandregler förklaras utförligt i lägerbrev 2. Ordningsregler På Sjöröd råder lagen om sunt förnuft. Men det finns ett antal punkter som kan vara bra att känna till. Det handlar om allt ifrån brandregler till hur man källsorterar och vad man skall ha kollat över på lägerplatsen innan man åker hem. Alla dessa tipsen finns samlat i ett dokument som vi kallar Läger-ABC och kommer ut med Lägerbrev 2. Vi redan nu passa på att påpeka att det inte är tillåtet att förtära eller ta in alkohol på lägerområdet. Dessutom tillåter vi endast rökning vid särskilt avskilda och markerade rökrutor.
Lägerområdet Om lägerområdet Sjöröd består av tre stora lägerängar samt en programaktivitetsäng. Eventuellt kommer vi till sommarens läger hyra in ett intilliggande markstycke för att kunna förlägga ytterligare scouter. Enligt planerna kommer vi arrangera tre stycken samtida Camp-in-Camp-läger på Sjöröd. Dessa läger får maximalt ha 200 deltagare (blir 400 under besöksdagarna). Tanken är att lägerbyarna skall vara självständiga läger som sköter sig själva utan större integration med de övriga lägerna. Detta för att på riktigt få chansen att uppleva småskalig svenska scouting. Att flytta världsscoutjamboree-deltagarna från ett stort läger i Rinkaby till ett nytt storläger på Sjöröd skulle inte fylla någon funktion. Därför är småskalighet och minimalism nyckelord på Sjöröd i sommar. I mitten på lägerområdet ligger expeditionsområdet. Här finns funktionärsutrymmen, intendentur, matutlämning, lägerkontoret och programexpedition. Runt omkring expeditionsområdet finns också centraler för ved, sopor, toaletter och slanor. Runt omkring lägerområdet finns en uppsjö av fasta och temporära installationer. På området finns t.ex. bastu, badbrygga, frisbeegolfbana, dalbana, lägerbålsplatser, beachvolleybollbana med mera. Ta sig till lägerområdet Sjöröd ligger vid Gyllebosjön mitt i Österlen. Närmsta stora stad är Simrishamn och närmsta by med service heter Gärsnäs. Till Gärsnäs kan man komma med Pågatåg (lokaltåg) ifrån Malmö C. Lägret kan sedan hjälpa er att organisera transport sista biten till lägerområdet till självkostnadspris. Utifrån hur många ni är hittar vi bästa lösningen för just er grupp. Ett annat alternativ är att resa till Sjöröd med egen buss. Våra trafikfunktionärer hjälper till när ni kommer på plats så att inoch utryckningen flyter på. Behöver ni parkera bussen under lägertiden behöver vi veta detta i samband med anmälningen den 1 maj. Slanor, ved, vatten och sopor Givetvis ingår allt ni behöver i lägeravgiften. Slanor för lägerbygge är beräknat 1 per lägerdeltagare. Behöver ni ytterligare mängder behöver vi veta detta i samband med preliminäranmälan den 1 mars. Vedbitar finns för avhämtning vid respektive servicecentrum (oftast där toaletterna finns). Ni får räkna med att såga och klyva dem till rätt storlek på byn. Vatten hämtas i vattenposterna på respektive lägeräng. På Sjöröd kommer vi sortera vårt avfall för att minska miljöbelastningen. Ta med egna kärl för sopsortering. Detaljerad information om lägerområdesfrågor, inklusive brand- och säkerhetsregler för eldning och tältuppsättning kommer i lägerbrev nummer två. Toaletterna på Sjöröd Våra toaletter är av sk utedassmodell. Det är alltså torrklosetter, dock relativt nybyggda och fortfarande mycket fräscha. Alla fasta toaletter har belysning och rinnande vatten för handtvätt och annan hygien. Det kan även förekomma ett fåtal extrainhyrda sk bajje-majjor. Givetvis ingår toalettpapper, tvål och städning flera gånger dagligen.
Programmet Grundtanken i vår programservice är att ge kårens ledare alla förutsättningar för att själv kunna driva igenom ett roligt och utvecklande program till sina scouter. Det är en viktig princip att Sjöröd inte tillhandahåller program åt lägerdeltagarna men däremot programkoncept och programmaterial åt kårens ledare. Ni som varit på Sjöröd tidigare kommer troligen få uppleva ett annorlunda upplägg på programmet i sommar än vad ni är vana vid sedan tidigare. Många av Sjöröds ordinarie programaktiviteter är anpassade till små grupper. I sommar kommer vi vara som mest 1 200 personer som skall ha program samtidigt. Det kommer som ni säkert förstår kunna bli ganska trångt i bastun dessa dagar =) Sjöröds programgrupp håller just nu på att sätta sig in i de programförslag som World Scout Jamboree har tagit fram. Därefter kommer vi färdigställa vårt eget programkoncept. Mer detaljer om det kommer därför först i lägerbrev nummer två. Maten är en viktig ingrediens på ett läger! Sjöröds lägerservice beställer, tar emot, förvarar, delar upp och delar ut råvaror till goda näringsriktiga måltider som sedan tillagas av kåren på sitt egetbyggda lägerkök. Vi har satt samman en matsedel med tillhörande receptsamling som ni får ut första dagen. Denna kommer också skickas ut i samband med lägerbrev 2. Råvaror lämnas ut inför varje måltid. Vill ni laga en annan måltid än vad som står beskrivet i receptet går det att göra tilläggsbeställningar av varor till självkostnadspris. Givetvis gör det även att beställa varor för att t.ex. göra en tårta till eventuella födelsedagsbarn och andra övriga beställningar. Om ni kommer på något under lägertiden så kan ni beställa det mesta och få detta levererat dagen efter. Matutlämning kommer att ske tre gånger om dagen, frukost, lunch och middag. Givetvis kan ni hämta ut basvaror som mjölk, bröd, saft osv. i samband med matutlämningen. Vi rekommenderar er ändå att ta med någon typ av kylväskor eller frigolitlådor för att kunna förvara viss mat ni vill spara på byn. Möjlighet att frysa kylklampar finns. Om ni har deltagare som behöver specialkost är det viktigt att meddela detta vid definitivanmälningen. För att hanteringen ska bli så enkel och bra som möjligt kommer vi att ta kontakt med de kårer som har meddelat att de behöver någon form av avancerad specialkost. Lägerkiosk På Sjöröd finns det en liten kiosk som har öppet ett par timmar om dagen. I den kan man köpa läsk, glass, godis och andra sötsaker. Kioskens huvudvaluta är svenska kronor, men vi kommer även kunna ta emot norska kronor samt euro. Observera att Sjöröds växelkurs kommer vara betydligt sämre än den på bank eller växlingskontor.
Frågor och kontaktpersoner: För frågor om stort eller smått, tveka inte att maila oss. Adressen är support@sjorod.se så vidarebefordrar vi din fråga till rätt ansvarig. Planningteam Sjöröd 2011 Patrik Redgård Kjell Fernström Majvi Persson Tove Julén Christer Assarsson Lotta Boklund Håkan Kvist Josephin Persson Håkan Stenholm Hanna Zaar Per-Ove Persson Ulf Luvö Elin Blomstrand Lägerchef och info Ekonomi LOTS-mat Kioskansvarig Program Program Programexpedition Förläggning Förläggning Förläggning Mari Ulfsdotter-Nilsson LOTS-support Elna Rasmusson LOTS-support Funktionärer sökes Vi behöver bli ytterligare fler som arbetar mer lägret. Vi söker fortfarande: Säkerhetschef Fler medlemmar till programgruppen PR/Info-medarbetare Att vara funktionär (eller LOTS som det heter) på Sjöröd kostar ingenting, ger minnen för livet och en entrébiljett till World Cultural Day på World Scout Jamboreen på Rinkabyfältet. Läs mer på www.sjorod.se/ledigauppdrag