Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte i Sveriges roll- och konfliktspelsförbund Detta möte: 2005-07-16 Föregående möte: 2005-06-10--12 vid protokollet vid ordförandeklubban justeras Christer Pettersson Andreas Granander Max Valentin Marcus Clifford mötessekreterare mötesordförande mötesordförande justerare

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 2(61) Dagordning 1. Formalia... 3 2. Diskussion: Medlemsundersökningen... 6 3. Diskussion: Kontaktdistrikt... 10 4. Beslut: Anta föreningar... 13 5. Beslut: Bidragansökan för sammanställning av juridiska regler... 16 6. Beslut: Förbundsdatabas... 20 7. Beslut: Inköp av Gemini... 26 8. Beslut: Samarbetsavtal med Svenska Airsoftförbundet... 28 9. Beslut: Styrdokument: Folkbildning 2005... 32 10. Rapporter... 38 Rapport: Arbetet med Spelveckan... 39 Rapport: Arbetsledning av ordföranden... 40 Rapport: Framtidsarbetet... 41 Rapport: Föreningsansvarig... 42 Rapport: Förbundskansliet... 43 Rapport: Förbundsordförande... 45 Rapport: Ideell Samverkan (IS)... 47 Rapport: Internetbaserad Organisering (Io)... 48 Rapport: Jämlikhet och jämställdhet... 49 Rapport: Marknadsföring... 50 Rapport: Medlemsundersökningen... 51 Rapport: Personal & Kansli samt Arbetsgivaransvar... 52 Rapport: Riksmötesvalet... 53 Rapport: Sverox, ansvarig utgivare med löpande utvecklingsarbete... 54 Rapport: Utvecklingschef... 55 Rapport: Vice ordförande... 57

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 3(61) 1. Formalia Mötet beslutade att 1... fastställa röstlängden. 2... förklara mötet beslutsmässigt. 3... välja Andreas Granander och Max Valentin till mötesordförande. 4... välja Christer Pettersson till mötessekreterare. 5... välja Marcus Clifford till justerare. 6... fastställa dagordningen. 7... fastställa adjungeringar. Handlingar i ärendet Röstlängd. Dagordningen (sidan 2). Adjungeringar.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 4(61) Röstlängd Närvarande under hela eller delar av mötet Andreas Granander Elin Gustafsson Marcus Clifford Max Valentin Mikael Leisjö Petra Malmgren Qla Zetterberg Frånvarande Dan Sivnert David Gustavsson Karolina Staël Martin Kvist Mattias Emanuelsson

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 5(61) Adjungerade Christer Chrisp Pettersson, funktionär Lars Molle Johansson, funktionär Personerna kan adjungeras som något av Gäst, med närvarorätt på mötet. Sakkunnig, med närvarorätt på mötet och yttranderätt i enskild fråga. Föredragande, med närvarorätt på mötet och yttrande- och yrkanderätt i enskild fråga. Funktionär, med närvaro- och yttranderätt på mötet.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 6(61) 2. Diskussion: Medlemsundersökningen Mötet diskuterade ärendet. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Medlemsundersökningen

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 7(61) Diskussionsunderlag: Medlemsundersökningen Vad vill vi ha för inriktning på medlemsundersökningen? Det finns tusentals frågor vi kan ställa, men istället för alla kan vi bara ställa en bråkdel. Därför behöver vi välja inriktning och vilka områden vi ska intressera oss för i första hand. Ett av skälen till denna medlemsundersökning är att ge oss och kommande förbundsstyrelser underlag till beslut vi fattar. Därför är det nu viktigt att vi identifierar de områden där vi vill veta mer. När ska denna undersökning användas som referens? En fråga vi har ställt oss ofta på sistone är "vem är vår medlem och vad vill vår medlem". Vi vill känna att vi gör saker som är rätt för våra medlemmar, men idag kan vi bara gissa. Nu har vi chansen att få svar på åtminstone en del av frågorna. Exempel på möjliga områden att undersöka är: Grundfakta om medlemmen. Spelintresse hos medlemmen. Sverok-intresse/kunskap hos medlemmen. Medlemmarnas åsikt om föreningarnas behov. Varför medlemmen är med i föreningen. Varför medlemmens förening är med i Sverok. Medlemmens delaktighet i folkbildning. Under mötet kommer vi fylla på listan över möjliga områden, utveckla dem lite samt försöka fokusera och prioritera. Statistisk säkerhet För att undersökningens resultat ska kunna vara ett stöd för oss när vi i framtiden fattar beslut är det viktigt att resultatet är statistiskt säkerställt. En stor risk är att undersökningen inte kommer spegla vad våra medlemmar tycker utan istället vad de av våra medlemmar som tycker om att svara på undersökningar tycker. I och med att vi inte har en möjlighet att nå alla medlemmar kommer flest svar lämnas av föreningarnas kontaktperson, förtroendevalda samt sveroxprenumeranter, hemsidebesökare och forumanvändare, det vill säga de av våra medlemmar som vi kan nå med information om medlemsundersökningen. Ett annat problem är också att om väldigt få av våra medlemmar svarar blir det svårt att se det som ett resultat för helheten. Att muta föreningarna, som vi har pratat om tidigare är ett sätt att få upp svarsfrekvensen samtidigt som det kan resultera i ännu mer snedfördelning om föreningen vinner på att många av medlemmarna svarar. För att få ett statistiskt säkerställt resultat brukar man vid liknande undersökningar göra ett urval som på vissa kriterier kan anses motsvara hela populationen. Svarar tillräckligt stor andel av urvalet anses det vara ett bra resultat. Svarar färre än så anses resultatet visa på en tendens, men är antalet svarande tillräckligt få riskerar hela resultatet bli värdelöst och inte ens kunna visa på en tendens. Ett sätt för att kunna uppnå statistiskt säkerställda resultat är att göra ett urval där vi arbetar för att få hög svarsfrekvens. Medlemsundersökningen skulle kunna bestå endast av urvalet eller så kan urvalet vara ett komplement till att alla som vill får svara. Då kan resultaten jämföras. Vi bör diskutera hur vi ska hantera detta så vi kan komma fram till en lämplig lösning.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 8(61) Ytterligare en sak att tänka på är vem vi riktar oss mot. Är det alla våra föreningsmedlemmar, är det våra föreningars förtroendevalda, är det föreningarnas kontaktpersoner eller något annat? Vaddå demokrati? Under 1999 och 2000 gjordes en undersökning som kallades Vaddå demokrati? Den har mycket fokus på demokrati, både inom föreningen, distriktet och förbundet, men tar även upp andra frågor. Slutrapporten hittas på http://www.sverok.se/fileadmin/dokument/rapporter/vdslutrapport.pdf Nedan visas de frågor Sverok då ställde till föreningarna. I slutrapporten hittas även svarsalternativ, hur de svarade och analys av svaren. 1. Kön 2. Hur bor du? 3. Vilken är din högsta utbildning 4. Vilken arbetsmarknadsgrupp tillhör du? 5. Vilken typ av spel spelar du? 6. Hur länge har du spelat spel? 7. Hur mycket spelar du? 8. Hur hittade du Sverok? 9. Hur länge har du varit med i en Sverokförening? 10. Hur många Sverokföreningar är du med i? 11. Hur många andra föreningar än Sverok-föreningar är du med i? 12. Hur upplevde du att det var att gå med i en Sverokförening? 13. Hur lätt eller svårt var det att starta föreningen? 14. Varför startades föreningen? 15. Var någon av dessa saker svåra vid startandet av föreningen? 16. Har föreningen lokal? 17. Om föreningen har en lokal, vilken typ av lokal har ni? 18. Är föreningen i behov av en lokal för att genomföra föreningens verksamhet? 19. Vem blir medlem i föreningen? 20. Vem engagerar sig aktivt i föreningens administration? 21. Innehar du nu en förtroendepost? 22. Hur många styrelsemöten har föreningen haft i år? 23. Hur stor närvaro var det vid föreningens årsmöte 1999? 24. Vem eller vilka är det som styr föreningen? 25. Hur är det att hålla igång föreningen? 26. Behöver ni hjälp av Sverok med föreningsarbetet? 27. Om föreningen behöver hjälp, vilken hjälp behöver den då? 28. Samarbetar föreningen med en eller flera andra föreningar? 29. Vill föreningen samarbeta med andra föreningar? 30. Vilken typ av samarbete har föreningen med andra föreningar? 31. Är det svårt att söka bidrag från Sverok?

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 9(61) 32. Varför söker föreningen inte bidrag? 33. Av vilka får föreningen bidrag? 34. Vad använder ni bidragen till? 35. Hur mycket räcker bidragen till för att finansiera föreningens verksamhet? 36. Är det svårt att söka bidrag från kommunen? 37. Säljer föreningen bingolotter? 38. Vilket Sverok-distrikt tillhör föreningen? 39. Hur är föreningens kontakt med distriktet? 40. Har kontakten med distriktet bidragit med någonting? 41. Hur många distriktsårsmöten har någon föreningsmedlem närvarat på? 42. Hur påverkar er förening distriktet? 43. Hur många riksmöten har någon föreningsmedlem närvarat på? 44. Hur meningsfullt är det att ha ett riksmöte? 45. Hur fungerar valet av riksmötesombud? (bra eller dåligt, inte vet du hur det går till ) 46. Hur påverkar er förening förbundet? 47. Hur demokratiskt organiserat är Sverok? 48. Hur väl fungerar demokratin i Sverok i praktiken? 49. Hur är Sverox? 50. Vilket innehåll bör finnas i Sverox? 51. Anser du att Sveroks hemsida är informativ? 52. Använder du dig av Sveroks epostlistor? 53. Hur är Sveroks epostlistor som informationskanal?

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 10(61) 3. Diskussion: Kontaktdistrikt Mötet diskuterade ärendet. Handlingar i ärendet Diskussionsunderlag: Kontaktdistrikt

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 11(61) Diskussionsunderlag: Kontaktdistrikt Av Andreas Granander, andreas.granander@sverok.se Allmänt I styrdokumentet för verksamhetsområdet distriktsutveckling omnämns något som där kallas för kontaktdistrikt. Detta diskussionsunderlag avser att klargöra förbundsstyrelsens åsikt om hur dessa skall fungera samt att utse kontaktpersoner för respektive distrikt. Distrikten De distrikt som finns och är aktuella för att ha kontaktperson från förbundsstyrelsen är: Övre Norrland Nedre Norrland GävleDala Svealand Stockholm Ost Väst SKuD Funktionen Att hålla god kontakt med distrikten på så sätt att det tillfredställer både distrikten själva och förbundsstyrelsen är en stor och omfattande syssla. För att på bästa sätt tillse detta behov så är det föreslaget att förbundsstyrelsen inom sig skall utse kontaktperson för respektive distrikt. Funktionen har förutom att den underlättar mycket för ansvarig för distriktsutveckling finns fler gynnsamma effekter såsom ökad insikt för förbundsstyrelsen i distriktens arbete, ökad personlig kontakt med Sverokare runt om i landet och en god informationskanal båda vägarna om hur det står till i Sveroksverige. Vem är kontakt var? Detta är inte på något sätt klart ännu utan det beror mycket på de önskemål som finns hos styrelsen. Utnämnandet görs sedan av ansvarig för distriktsutveckling. Det måste inte nödvändigtvis vara ens eget hemmadistrikt eller något man bor nära utan det kan snarare finnas en poäng att vara någon helt annanstans så man får lära känna helt nytt folk att ha och göra med. Övergripande kontaktansvar kvarligger hos ansvarig för distriktsutveckling varvid denne lämpligen inte har något enskilt kontaktdistrikt. Tankar om kontaktdistrikt Det är viktigt att vi har ungefär samma uppfattning om kontaktdistriktens funktion när vi ger oss ut i Sverige och pratar med folk hos distrikten.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 12(61) Som kontaktperson har du som uppgift att på en någorlunda regelbunden basis kontakta distriktet i fråga och koll in hur läget är i distriktet, vilka aktiviteter så är på gång och om det är något dom kan tänkas vilja ha hjälp med. Tanken är även att det skall förekomma ett visst informationsutbyte men inte i form av formell rapportering. Jag ser gärna att distrikten själva skriver korta rapporter om sin versamhet till förbundsstyrelsens möten så att det är distriktets egna ord som är gällande. Vad gäller officiell information från förbundsstyrelsen till distrikten så är detta tänkt att kvarligga på ansvarig för distriktsutveckling. Någon form av nyhetsbrev skulle kunna vara en utmärkt idé. Kontaktpersonen kan sedan föra dialog med distriktet om den information som har gått ut. Något som är mycket viktigt i både teori och praktik är att kontaktdistrikten inte känner att det är någon som spionerar på dom utan att det kan mottagas med öppet sinne och för ömsesidigt utbyte. Frågeställningar Hur föreställer ni er i en sådan roll? Hur tror ni distrikten vill att personen arbetar? Vill ni ha ett kontaktdistrikt och isåfall vilket?

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 13(61) 4. Beslut: Anta föreningar Mötet beslutade att 1... föreningar registrerade 2005-06-08--07-11 antas som medlemsföreningar i Sverok. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Anta föreningar.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 14(61) Beslutsunderlag: Anta föreningar Av Christer Chrisp Pettersson, kanslichef, Enligt förbundsstadgarna är det förbundsstyrelsen som antar föreningen. Detta har styrelsen delegerat till förbundskansliet, som registrerar föreningarna. Föreningsantagningen regleras i ett styrdokument för antagning av föreningar som förvaltas och utvecklas av föreningsansvarig. Jag yrkar att 1... föreningar registrerade 2005-06-08--07-11 antas som medlemsföreningar i Sverok. Lista över föreningar Sverok GävleDala 1 Console Game Players, säte: Sandviken, verksamhet: annat, medlemsantal: 8. 2 Gävles Magic Förening, säte: Sandviken, verksamhet: kortspel, medlemsantal: 5. 3 HLS Junta, säte: Hudiksvall, verksamhet: brädspel, medlemsantal: 6. Sverok Nedre Norrland 4 Skapa, säte: Östersund, verksamhet: brädspel, medlemsantal: 26. Sverok Ost 5 Kristdala Iterna, säte: Oskarshamn, verksamhet: datorspel, medlemsantal: 13. 6 Playmates, säte: Västervik, verksamhet: datorspel, brädspel, kortspel, medlemsantal: 5. Sverok SKuD 7 Svens Pågar, säte: Malmö, verksamhet: datorspel, figurspel, medlemsantal: 9. 8 Y-front, säte: Ystad, verksamhet: datorspel, annat, medlemsantal: 6. Sverok Stockholm 9 Frågetecken, säte: Sigtuna, verksamhet: rollspel, datorspel, brädspel, kortspel, medlemsantal: 5. 10 Humpes sköna gäng, säte: Solna, verksamhet: brädspel, kortspel, medlemsantal: 11. 11 Kortföreningen Myr, säte: Haninge, verksamhet: brädspel, kortspel, medlemsantal: 5. 12 MH Spelklubb, säte: Nykvarn, verksamhet: datorspel, brädspel, medlemsantal: 7. 13 Spel och Rollspel För Alla i Norrort, säte: Järfälla, verksamhet: rollspel, lajv, datorspel, brädspel, annat, medlemsantal: 16. 14 Tekniska Förskolans Spelkår, säte: Solna, verksamhet: brädspel, kortspel, medlemsantal: 7. Sverok Svealand 15 GameWorld kd, säte: Karlstad, verksamhet: datorspel, medlemsantal: 8. 16 Mälardalens Paintball Förening, säte: Eskilstuna, verksamhet: paintball, medlemsantal: 6. 17 SEF, säte: Västerås, verksamhet: rollspel, medlemsantal: 6. 18 Skälby Warhammer Sällskap, säte: Västerås, verksamhet: figurspel, medlemsantal: 6. 19 Södra Skälby Warhammersällskap, säte: Västerås, verksamhet: figurspel, medlemsantal: 15.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 15(61) Sverok Väst 20 Grytor & Gratänger, säte: Göteborg, verksamhet: rollspel, datorspel, brädspel, kortspel, figurspel, medlemsantal: 5. 21 Sonic Slayer/ Floda Gamers, säte: Lerum, verksamhet: datorspel, medlemsantal: 11. 22 Spiel Mit Mir, säte: Strömstad, verksamhet: datorspel, kortspel, medlemsantal: 6. 23 Terrorizers, säte: Varberg, verksamhet: airsoft, medlemsantal: 9. 24 Tänder & Klor, säte: Göteborg, verksamhet: rollspel, medlemsantal: 6. Sverok Övre Norrland 25 Bjurholms Paintballförening, säte: Bjurholm, verksamhet: paintball, medlemsantal: 8. 26 Soft touch, säte: Boden, verksamhet: kortspel, medlemsantal: 10. 27 Vilhelmina Hunters, säte: Vilhelmina, verksamhet: airsoft, medlemsantal: 7.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 16(61) 5. Beslut: Bidragansökan för sammanställning av juridiska regler Mötet beslutade att 1... återremittera ärendet. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Bidragsansökan för sammanställning av juridiska regler Bidragsansökan för projektet verok

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 17(61) Beslutsunderlag: Bidragsansökan för sammanställning av juridiska regler Av Petra Malmgren, Aimee Kreuger har hört av sig till mig med ett förslag på projekt hon vill att Sverok ska stödja. Det handlar om en sammanställning av juridiska regler som kan vara bra att ha koll på när man arrangerar något inom vår hobby.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 18(61) Bidragsansökan för projektet verok Av Aimee Kreuger Kort sagt: Vi behöver en sammanfattning av de juridiska regler som kan vara aktuella för Sveroks medlemmar, och jag avser att skriva just en sådan sammanfattning. Så ge mig pengar. Och klia mig bakom öronen. Varför: Sveroks medlemmar består av ett gäng skickliga och glada amatörer. Vi tar oss an historia från de mest skilda tidsåldrar, håller i stora projekt, ägnar oss åt drama, syr avancerade dräkter och mycket mera. Att vi inte samtliga är utbildade historiker med diplom från kaospiloterna, kalle flygare och tillskärareakademin är inget hinder. Det är en hobby, och vi provar oss fram. Och njuter förhoppningsvis på vägen. Om en sömn blir sned, kafeterian får slut på joltcola andra dagen eller ett årtal blir fel får vi försöka ta det med ro, och kanske blir det bättre nästa gång. Det finns dock ett område där det kan behövas mer kunskap än glada amatörer inom en schacklubb eller ett innebandylag behöver, och det är det juridiska området. Många medlemmar är väldigt utsatta då de genomför omfattande projekt, sitter i styrelser, och hanterar pengar som överstiger den vanliga fikakassan. Så länge alla är överens uppstår inga problem, men skulle något hända är det bra att vara förberedd, oavsett om det är arrangörsgruppen som vill gå skilda vägar eller lokaluthyraren som veckan innan konventet hittar någon som betalar bättre. Och ännu bättre vore det förstås om man kunde förebygga att problemen uppstod från första början. Vad: En översiktlig juridisk genomgång av de rättsfrågor som är aktuella, såsom vad som gäller då man lajvar bland folk, vad som är ett avtalsbrott, hur man går till väga för att hantera ett sådant, och så vidare. Genomgången kommer att bestå dels av en översiktlig del med information som rör alla som går samman i en grupp och arrangerar något, dels mer specifika delar för olika hobbygrenar. Juridik in action: Det rör sig mest om ganska grundläggande juridik, men ingen kommer att ta på sig något ansvar för att allt verkligen stämmer, varken jag eller den person som jag eventuellt hittar att utföra faktagranskningen (punkt 6 i budgeten). För liknande material med syndabocksgaranti hänvisas till yrkesverksamma jurister med krav på marknadsmässig ersättning. Jag behåller upphovsrätten till texterna, medan Sverok får nyttjanderätt inom sin verksamhet. Sverok får trycka nya omgångar av materialet, bryta ut delar av det och använda i till exempel sin informationsverksamhet, publicera det digitalt med mera. Sverok får dock inte tjäna pengar på texterna i sig eller materialet som helhet, de får inte heller använda texterna i något annat sammanhang än inom sin verksamhet. Merparten av texten kommer att med mig som skribent färdigställas till sista november, faktakontroll och korrekturläsning sker i slutet av januari och design och tryck i slutet av februari. Gott om tid, vilket behövs eftersom brödtexten kommer att vara väldigt tidskrävande. Beroende på vilket som blir mest lättillgängligt blir det antingen ett större häfte eller flera små. Under varje rubrik kommer, utöver huvudtexten, finnas hänvisningar för dem som vill veta mer samt en sammanfattning för de som inte vill det. Det kan ändras, om det skulle visa sig att budskapet bättre kommer fram på annat sätt. Poängen är att materialet ska vara lättfattligt och lättillgängligt.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 19(61) Budget Distribution/release... 3 000:- Arvode... 6 000:- Faktagranskning... 4 000:- Omslagstryck... 4 000:- Utformning bild och form... 3 000:- Matersättning... 1 500:- Tryck av inlaga... 3 000:- Kopieringskostnad...300:- Kontorsmaterial... 1 200:- Oväntade utgifter... 1 000:- Summa:... 27 000:-

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 20(61) 6. Beslut: Förbundsdatabas Mötet beslutade att 1... Petra Malmgren och David Gustavsson uppdras att planera den fortsatta databasutvecklingen samt ges tillåtelse att teckna nytt avtal med Further inom de budgetramar som styrdokumentet anger. 2... budgeten för förbundsdatabasen i styrdokumentet Drift- och IT-arbetet ändras enligt nedanstående. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Förbundsdatabas Information om Pdflib Styrdokument: Drift- och IT-arbetet 2005

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 21(61) Beslutsunderlag: Förbundsdatabas Av Petra Malmgren Sverok är nu i slutskedet i framtagningen av första delen av den nya förbundsdatabasen. Arbetet inleddes i slutet av förra året med en upphandling där företaget Further valdes ut. En kravspecifikation togs fram i samarbete med Further och ett avtal tecknades. Det bestämdes då att arbetet skulle delas upp i minst två leveranser, eventuellt flera om vi vill fortsätta utveckla databasen. Enligt planeringen ska databasen tas i drift vid årskiftet. Den första leveransen skulle ha ägt rum i april, men har försenats och är i dagsläget fortfarande inte helt färdig. Parallellt med att utvecklingen pågår testas de redan färdiga delarna av kansliet, Jon Nilsson och frivilliga. Further uppskattar att den första delen kommer vara helt färdigt i slutet av juli. Även om den första delen inte är helt färdig behöver vi redan börja tänka på nästa. För att databasen ska kunna vara färdig till slutet av året är det viktigt att redan nu bestämma vad som ska ingå i denna leverans och teckna ett avtal med Further. Detta bör göras så snart som möjligt. Helst bör det skrivas under redan i början av augusti så Further kan sätta igång med arbetet. Det finns ingen möjlighet för förbundsstyrelsen att godkänna detta avtal på ett styrelsemöte. Nästa beslutsmöte kommer att äga rum i september och då bör Further redan vara igång med att utveckla nästa del. De alternativ vi har är följande: 1. David och jag ges tillåtelse att tillsammans med kansliet ta fram och teckna ett avtal inom en budgetram som förbundsstyrelsen beslutar nu. 2. David och jag ges tillåtelse att tillsammans med kansliet ta fram ett avtal. Detta avtal godkänns av förbundsstyrelsen genom en per capsulam-omröstning. Jag förespråkar alternativ 1 då det känns mest flexibelt. Förbundsstyrelen har liten möjlighet att ta ställning till specifika delar av avtalet. Den som är intresserad av att vara delaktig i arbetet med att ta fram avtalet är välkommen att delta. Det som är mest intressant för förbundsstyrelsen som helhet är summan och vi har möjlighet att specificera en övre gräns för denna på detta möte. En per capsulam-omröstning skulle dessutom försena påskrivandet av avtalet. Budget Enligt budgeten har vi 245 000 kronor avsatta till databasutveckling. Vi har mer kunskap nu om hur pengarna behöver fördelas. Jag föreslår därför att vi ändrar budgeten för förbundsdatabasen enligt följande: Kravspecifikation... 20 000 kr Del 1...117 000 kr Del 2... 84 000 kr Pdflib... 17 000 kr Resor, möten, testning... 10 000 kr Kvalitetskontroll... 5 000 kr Summa...253 000 kr

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 22(61) Jag yrkar att 1... Petra Malmgren och David Gustavsson uppdras att planera den fortsatta databasutvecklingen samt ges tillåtelse att tecka nytt avtal med Further inom de budgetramar som styrdokumentet anger. 2... budgeten för förbundsdatbasen i styrdokumentet Drift- och IT-arbetet ändras enligt ovanstående.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 23(61) Information om Pdflib Av Christer Chrisp Pettersson, För att den nya databasen ska kunna producera rapporter och blanketter i pdf-format behöver vi ha ett program som möjliggör detta. Enligt Further, som gör databasen, finns det ett programbibliotek som heter pdflib som ordnar detta. Med pdflib går det att göra rapporter i ett layoutprogram som exempelvis InDesign och sedan stoppa in fält som kan ställa frågor till databasen. Detta kan ersätta den layoutfunktionalitet som finns i dagens Filemaker-databas. Utan pdflib går det bara att producera rapporter i webbläsarformat. Detta innebär att förbundskansliet, distrikten, föreningar och andra användare som skriver ut saker ur databasen, till exempel blanketter, listor, etiketter osv ur databasen kan få dessa layoutade på sätt som Sverok väljer. Reservation för att jag tolkat Further fel avseende vad programmet kan göra, men efter att jag frågat dem har jag fått en länk till mer information, men jag har inte läst texten: http://www.pdflib.com/products/pdflib/pps.html. Kostnaden för pdflib är 1 350 plus moms, dvs med dagens valutakurs cirka 16 000 kr. Valutan verkar röra sig så att det blir dyrare så jag tar i lite i attsatsen. I attsatsen föreslår jag att förbundet reserverar pengar i databasbudgeten för inköpet. Det innebär att områdesansvarig kan ta beslut om inköpet upp till den reserverade summan. Det är alltså inte ett beslut om att pdflib måste köpas utan att områdesansvarig kan besluta om inköpet. Om jag förstår det rätt behöver man även programmet Adobe Acrobat för att länka in databasfrågorna i dokumenten och den har vi ett exemplar av på kansliet. Dock är den rätt gammal och behöver kanske uppgraderas, men det bör kanske belasta den vanliga kanslibudgeten i så fall.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 24(61) Styrdokument: Drift- och IT-arbetet 2005 Ansvarig: David Gustavsson, david.gustavsson@sverok.se Sverok har under årens gång byggt upp en relativt omfattande IT-struktur som vuxit fram ur olika projekt, idéer och verksamhetsområden. Det praktiskt löpande arbetet inom detta ansvarsområde sker genom Sveroks driftgrupp medan ansvarig för området ser till att målen uppfylls samt har översikt och ett längre perspektiv på arbetet. Syfte Att till föreningar, distriktsaktiva och förbundsaktiva tillhandahålla digitala verktyg för att stödja verksamhet och kommunikation inom förbundet. Mål Organisera driftgruppen så att den har en tydlig struktur och funktion för såväl de som jobbar i den som för Sveroks medlemmar. Upprätta en god dokumentatationsnivå av de IT-system som finns och därtill hörande rutiner för att underlätta generationsväxlingar i driftgruppen. Öka antalet medlemsföreningar som använder sig av förbundets IT-tjänster. Identifiera nödvändiga tillägg till nya webbaserade förbundsdatabasen och beställa dessa från utvecklaren. Med hjälp av ett urval föreningar genomföra skarpa tester av nya webbaserade förbundsdatabasen. Vid årsskiftet 05/06 övergå till den nya webbaserade förbundsdatabasen. Delmål Ett styrdokument för driftgruppen skall tas fram och skall beskriva hur gruppen ska arbeta, specificera gruppens uppsatta mål för året samt gruppens befogenheter och relation till förbundsstyrelsen. Dokumentet skall godkännas av förbundsstyrelsen senast på styrelsemötet i september. Genomförande En person är kontrakterad att genomföra en dokumentering av de IT-system som Sverok har samt att programmera vissa gränssnitt. Arvoderingen sträcker sig över 3-6 månader beroende på arbetstakten. Dokumenteringen syftar främst till att underlätta överlämningen mellan avgående och tillträdande medlemmar i driftgruppen. I syfte att öka antalet föreningar som väljer att ha sin hemsida på Sveroks server skall denna tjänst tydligare marknadsföras mot föreningarna. Utvecklandet och implementeringen av den nya webbaserade databasen sker genom företaget Further AB.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 25(61) Budget Drift- och IT-arbetet berörs av två budgetnycklar, databasutveckling och drift. Drift Driftgruppen... 30 000 kr Datakommunikation, Sthlm... 90 000 kr Datakommunikation, Linkpg... 15 000 kr Avskrivningar hårdvara... 50 000 kr Arvodering... 65 000 kr Summa...250 000 kr Databasutveckling Kravspecifikation... 20 000 kr Del 1...117 000 kr Del 2... 84 000 kr Pdflib... 17 000 kr Resor, möten, testning... 10 000 kr Kvalitetskontroll... 5 000 kr Summa...253 000 kr

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 26(61) 7. Beslut: Inköp av Gemini Mötet beslutade att 1... Sverok köper Gemini för 3 kronor per kilo och att det ska belasta resultatenhet Marknadsföring. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Inköp av Gemini

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 27(61) Beslutsunderlag: Inköp av Gemini Av Petra Malmgren Sverok har blivit erbjudet att köpa Gemini till ett pris som vi bestämmer själva. Det handlar om cirka 1500 regelböcker samt 300-400 supplement samt en mindre mängd karaktärsblad. Innan förbundsstyrelsen bestämmer sig för om vi vill ha böckerna behöver vi fundera på några saker: Är Gemini bra? Vad ska vi använda dem till? Kommer det kosta något att använda dem? Har vi plats för böckerna? Pris Om vi vill ha böckerna, hur mycket vill vi betala för dem och vilken resultatenhet ska de belasta? Yrkande Att. Sverok köper Gemini för X kronor och att det ska belasta resultatenhet Y.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 28(61) 8. Beslut: Samarbetsavtal med Svenska Airsoftförbundet Mötet beslutade att 1... godkänna samarbetsavtalsförslaget. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag: Samarbetsavtal med Svenska Airsoftförbundet Samarbetsavtal mellan Svenska Airsoftförbundet och Sverok, Sveriges Roll- och Konfliktspelsförbund

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 29(61) Beslutsunderlag: Samarbetsavtal med Svenska Airsoftförbundet Av Mikael Leisjö, Frågan återremitterades på ett tidigare förbundsstyrelsemöte. Här är det nya avtalsförslaget. Jag föreslår att 1... Sverok godkänner avtalsförslaget.

Protokoll fört vid förbundsstyrelsemöte 2005-07-16 30(61) Samarbetsavtal mellan Svenska Airsoftförbundet och Sverok, Sveriges Roll- och Konfliktspelsförbund Airsoft är en relativt ny hobby som funnit fotfäste i Sveriges föreningsliv. Inom hobbyn finns det idag tusentals utövare i Sverige. Detta visas inte minst av de många registrerade användarna på Svenska internetsajter och andra forum för airsoft. I likhet med andra närbesläktade hobbygrenar präglas verksamheten av ett gemensamt deltagaransvar samt mer eller mindre genomarbetade bakgrundsförhållanden, vilket ger glöd åt spelandet. Vad som dock skiljer airsoft från klassiska hobbygrenar är de inslag som av många kan uppfattas som kontroversiella, t.ex. användande av airsoftvapen som till utseendet är förvillande lika riktiga skjutvapen. Under slutet av år 2004 bildades ett förbund med särskilda intressen för airsofthobbyn; Svenska Airsoftförbundet skapades för att tillgodose airsofthobbyns mest övergripande behov, i form av extra förståelse och avsatta humanresurser för airsoftrelaterade frågor. Föreningsstöd Tidigare har Sverok, Sveriges Roll och Konfliktspelförbund, ensidigt ansvarat för det föreningsstöd och den mediabevakning som hobbyn fordrat. Sveriges airsoftföreningarna har emellertid skilda behov och förutsättningar i samhället, än vad Sveroks andra hobbygrenar har. Sveroks bredd och rättviseprincip mellan hobbygrenarna gör det svårt att ta krafttag i frågan. Den energi som man skulle behöva lägga på airsoft för att få ett tillfredställande resultat, skulle kunna skugga Sveroks andra verksamheter. Här har Svenska Airsoftförbundet stora möjligheter att bidra till ett mer omfattande stöd för Sveriges airsoftföreningar än vad Sverok har möjlighet till. Idag riktar sig Svenska Airsoftförbundet främst till geografiskt stora, regionsöverbryggande föreningar, samt intresseföreningar för airsoft, snarare än spelföreningar. Sverok fogar över organisatoriska kunskaper och erfarenheter inom svenskt föreningsliv, vilket gör att Svenska Airsoftförbundet i dagsläget kan komplettera Sverok snarare än ersätta, likt beprövade verksamhetsgrupper inom Sverok. Svenska Airsoftförbundet arbetar för att forma ett föreningsstöd och en stödfond för arrangörer av airsoftrelaterade evenemang. På längre sikt kan frågan om former av direkt föreningsstöd bli aktuell och inte förrän i ett sådant läge skulle Svenska Airsoftförbundet kunna locka och stödja även lokala spelföreningar. Under den period där Svenska Airsoftförbundet ännu inte har ekonomiska förutsättningar att stödja lokala airsoftföreningar är Sverok mycket viktigt för Sveriges airsoft. Påverkansarbete Svenska Airsoftförbundet innehar specifik kunskap om airsofthobbyn, vilket är en stor tillgång vid tillfällen då behovet av påverkansarbete medialt är stort. Även det politiska påverkansarbetet gynnas av att faktiskt utföras av personer som själva är direkt inblandade i airsofthobbyn. Sverok som förbund är efter sitt arbete för bl.a. rollspel och lajv redan en bekant aktör hos de flesta medier och politiska påverkanskanaler, medan Svenska Airsoftförbundet genom sitt namn och sitt starka fokus på airsofthobbyn kan stå för spetskompetens i airsoftfrågor. Genom samarbete mellan Sverok och Svenska Airsoftförbundet kan båda parter uppnå avsevärda synergieffekter, vilket gynnar både förbunden och dess medlemmar.