1(8) Styrelsemötesprotokoll SKA Nordmark 14-09-08 1. Mötets öppnande Clara Brandkvist hälsade alla välkomna och förklarade telefonmötet öppnat. 2. Val av mötesfunktionärer Ordförande: Clara Brandkvist Sekreterare: Åsa Johnsson Justerare: Kristina Rudbjer 3. Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes med omnumrering samt tillägg av punkt 7. Baggeholms medlemsantal och punkt 8. Nästa möte. 8. Försäkringsfrågan Jonas föredrog arbetsgruppens resultat (se bilaga 1). Nästa steg är att kontakta ett antal försäkringsbolag för att höra vilka föreningsförsäkringar de erbjuder och vad dessa kostar. Vi behöver också kontakta lokalgrupperna då dessa inte har svarat på de enkätfrågor som skickats ut. Ingrid fördelar lokalgrupperna på styrelsemedlemmarna för individuell kontakt. Målsättningen är att ha ett färdigt förslag till årsmötet. 5. Kampsportstillståndet SKA Nordmark har tillstånd att utöva kampsport. Detta tillstånd är tidbegränsat och löper ut den 31 maj 2016. Det behöver göras en ny ansökan nästa höst och i samband med denna bör det utredas om vi kan få ett tillsvidaretillstånd i stället. Clara kontaktar Erik Johansson m.fl. som var med och skrev den senaste ansökan. 6. Affilieringsavtalet Clara meddelade att hon skickat in våra synpunkter och förslag till SCA Inc. och Drachenwald.
5. Robert Hedström behöver efterträdare Då Robert flyttar utomlands nästa sommar behövs det ersättare till hans uppgifter. Det rör sig om en ansvarig för medlemskortstillverkning och en administratör för medlemsregistret. Annonser efter efterträdare är införda i Silversparren m.m. men har ännu inte gett resultat. I styrelsen finns det tänkbara kandidater för båda uppgifterna med vi ser helst att någon utanför styrelsen tar hand om dessa uppgifter. Innan årsskiftet måste efterträdare vara tillsatta för att hinna sätta sig in i systemet. 2(8) 7. Öppet läger under medeltidsveckan Jonas har sammanställt sina synpunkter om medeltidsveckans öppet läger (se bilaga 2). Hur ska den här typen av evenemang hanteras i framtiden? Vad är syftet? Hur ska man entusiasmera deltagarna? Jonas och Mats går vidare med detta utanför styrelsen. 8. Baggeholms medlemsantal Åsa har talat med bl.a. Jerker i Baggeholm om att de saknar aktiva medlemmar i census och fått höra att de haft problem med kassörer som inte skött rapporteringen. Den nya kassören ska ta tag i registreringarna. 9. Nästa möte Nästa möte blir 8 oktober kl 20.00 via Skype. 10. Mötets avslutande Clara tackade för visat intresse och avslutade mötet. Sekreterare Justerare Åsa Johnsson Kristina Rudbjer
3(8) Bilaga 1 Sammanställning Försäkringsfrågan SKA Nordmark: 2014-09-07 Jonas Evertsson Aka Edricus Filius Offaeus 0707-420 136 jonas_evertsson@yahoo.se Efter årsmötets beslut fick Styrelsen för SKA Nordmark i Uppdrag att utreda behovet av försäkringar. En grupp har tillsatts med Robert Hedström, aka Furste Sven (bara Sven) Gunnarsson af Fiathundrialand, Hertig, OP, OL, KSCA och Jonas Evertsson aka Edricus Filius Offaeus ld. Arbetsgruppen har gjort en sammanställning över hur andra riksförbund löst sina försäkringsfrågor samt även försökt samla in information från medlemsföreningar (förfrågan har skickats ut till Nordmarks e-postlista samt via Silversparren) om vilka behov de har av försäkringar samt vilka eventuella försäkringsskydd de för närvarande har. Svarsfrekvensen från de medlemsföreningarna har varit låg då endast tre föreningar har svarat, varför det inte går att dra några generella slutsatser om vilka behov eller täckningar som finns. Dock går det att se att två av de tre föreningarna som svarat Örehus och Ekengaard har försäkringar antingen via studieförbund eller via SVEROK. Vilket jag även har för mig att Juneborg har. En möjlig problematik som då dyker upp är att föreningar i allmänhet endast är med i en riksförening och vi har för närvarande föreningar som är med i andra riksföreningar, SVEROK och Studieförbund. Behovet av försäkringar har auktualiserats efter skyfallet i Malmö 31 augusti 2014 i Malmö där den lokal där Attemark förvarar sina saker översvämmades. Det finns troligen ett behov för våra medlemsföreningar att ha ett försäkringsskydd för inventarier. Även SKA Nordmark har en del inventarier som bör försäkras framförallt i form av regalia, men även sådant som är av affektionsvärde för föreningen. Det kan därför vara värt för styrelsen att ta ställning till om SKA Nordmark även behöver teckna en försäkring för inventarier och ansvar. Att ta ställning till: Det går att se tre huvudspår för hur vi vill angripa frågan: 1 vi (SKA Nordmark) fortsätter som tidigare
2 vi söker oss till någon befintlig organisation exempelvis studieförbund eller SVEROK 3 vi söker en egen lösning. Alla tre har sina för respektive nackdelar, vilka behöver belysas ytterliggare för att få till ett bra beslutsunderlag. Uppmärksammade problem: Vi har ett dåligt system för kontakt mellan styrelsen och våra lokalföreningar, få grupper som svarade, oklart om alla ordföranden är med på Nordmarks e- postlista. Vi har lokalföreningar som fn är knutna till andra riksföreningar och förbund. Oklart vilka ekonomiska medel lokalföreningarna har för att kunna teckna försäkringar Oklart vad en försäkring skulle kosta per medlem. Oklart vilken arbetsinsats som krävs för att få till en egen lösning, medlemsadministration och dylikt Oklart om eller hur det går att kombinera om lokalföreningar är med i ett annat riksförbund och SKA Nordmark har en egen försäkring. Det framgår ur affilieringsavtalet att SKA Nordmark ska lösa försäkringsfrågan, är det en rimlig tolkning att säga, vi löser det genom att inte göra det..? Medger affilieringsavtalet att SKA Nordmark ansluter sig till tex. SVEROK eller Studieförbund. Risker: Avsaknad av försäkringsskydd för medlemmar Avsaknad av försäkringsskydd för inventarier, ansvar osv. både för SKA Nordmark samt lokalföreningar. Sammanställningen: Om vi ser SKA Nordmark som en form av riksförening så kan vi jämföra hur andra riksföreningar har löst sina försäkringsfrågor. Scouterna via JLT Risk Solutions och Svedea Specialförsäkring http://www.scoutservice.se/utveckla-karen/administration/forsakringar/ Sverok (Sveriges roll och konfliktspelarförbund) via Länsförsäkringar http://www.sverok.se/forening/forsakring/ 4(8)
5(8) SBKF (Svenska budo och kampsportsförbundet) via Folksam http://www.budokampsport.se/f%c3%b6rs%c3%a4kring Gemensamt för alla tre att de har någon form av olycksfallsförsäkring för medlemmar under utövande av aktiviteter samt resor. Sen börjar det skilja sig åt. Scouterna är de som förefaller ha det största försäkringsnätet med både ett bra grundskydd för medlemmar och föreningar, samt med möjlighet att teckna extra föreningsförsäkringar för att täcka inventarier osv. För medlem: Olycksfallsförsäkring, Självriskreduktion för motorfordon och hem, Allriskförsäkring För förening: Grundskydd: Ansvarsförsäkring, Rättsskyddsförsäkring, Förmögenhetsbrottsförsäkring Om kåren äger egendom kan även kåren teckna en tilläggsförsäkring under samma paraply, Egendomsförsäkring, Hyresförlustförsäkring, Ansvarsförsäkring för fastighetsägare De har även en tilläggsförsäkring för sjöscouter/ vid båtägande. Sverok har Olycksfallsförsäkring, Ansvarsförsäkring, Avbrotts och extrakostnadsförsäkring (för att täcka förluster och liknande), Rättskyddsförsäkring, Förmögenhetsbrott SBKF har i stort sett bara en Olycksfallsförsäkring som gäller vid tävling och träning, både nationellt och internationellt. Dock måste man anmäla om man åker utomlands för detta. Följande frågor har ställts till lokalföreningarna i SKA Nordmark Har ni lokal Har ni inventarier skulle vilja (borde) ha försäkrade Har ni försäkring för lokal Har ni försäkring för inventarier Har ni ansvarsförsäkring för medlemmar som ordnar aktiviteter, har ni någon annan försäkring för medlemmar Skulle ni som förening vara intresserade av att teckna försäkring under ett paraply om SKA Nordmark tecknar avtal med något försäkringsbolag. Svar har kommit in från: Gyllengran, Örehus och Ekengaard Ange lokalförening: Gyllengran Kontaktinformation: Danne.widen@gmail.com Uppgiftslämnare: Daniel Widén (Torfinn Nack) Har ni lokal: Ja Har ni inventarier skulle vilja (borde) ha försäkrade: Inte många, men några. Har ni försäkring för lokal: Nej. Vi undersöker det hela Har ni försäkring för inventarier Nej.
Har ni ansvarsförsäkring för medlemmar som ordnar aktiviteter, har ni någon annanförsäkring för medlemmar: Nej Skulle ni som förening vara intresserade av att teckna försäkring under ett paraply om SKA Nordmark tecknar avtal med något försäkringsbolag: Ja. Örehus: Aaliz de Cordes drots i Örehus (Anna Andersson) <anna_s_andersson@yahoo.se>; 6(8) Vi har just fått svar från studieförbundet som betalar hyran för vår lokal. Så svaren på frågorna är Vi har lokal via Sensus Vi har tält och tältlägerprylar, pilnät, hantverksmaterial som symaskiner osv som vi skulle vilja ha försäkrade. Dvs en betydande summa/mängd material. Det finns en försäkring som täcker en hel del, dock inte datorer och dylikt. Men å andra sidan, vem i medeltidssammanhang har datorn med sig på event? Men vi vet inte exakt hur det räknas med tält, inventarier mm. Troligtvis täcker försäkringen detta om det skulle hända något i lokalens förråd eller på event. Dock är det en självrisk som vi behöver betala ifall det händer något, på ca 8000 kr. När vi själva anordnar event skulle jag kunna tänka mig att det är våra egna personliga försäkringar som gäller alternativt studieförbundets försäkring. Våra aktiviteter bedrivs i studiecirkelform. Så ja, vi i Örehus är definitivt intresserade av en försäkring via Nordmark. Ange lokalförening: Ekengaard (Visingsö) Kontaktinformation: Gustav Wetter (Halfdan Östeinsson Hårfagre), adjungerad kassör, 0734-420553/0362-991266, Rökinge 74 56034 Visingsö Uppgiftslämnare: Gustav Wetter Har ni lokal Ja Har ni inventarier skulle vilja (borde) ha försäkrade Ja, vi har inventarier som vi borde ha försäkrade Har ni försäkring för lokal Nej Har ni försäkring för inventarier Nej (har haft tidigare) Har ni ansvarsförsäkring för medlemmar som ordnar aktiviteter, har ni någon annan försäkring för medlemmar Nej (har haft tidigare) Skulle ni som förening vara intresserade av att teckna försäkring under ett paraply om SKA Nordmark tecknar avtal med något försäkringsbolag. Ja, det skulle vi förmodligen vara intresserade av om premien inte blir för dyr. Tidigare betalade vi runt 1500:-/år för ansvarsförsäkring samt inventarieförsäkring upp till 50000:- värde. Då vi är anslutna till Sverok så har vi redan det viktigaste skyddet (olycksfall och ansvar) men vi har i nuläget inget skydd för våra inventarier (tält, tyger, möbler, rustningar och pilbågar etc.). För Ekeengaard, Halfdan Östeinsson Hårfagre (Gustav Wetter, 0734-420553/ 0362-991266)
7(8) Bilaga 2 Visby medeltidsvecka öppet läger, en möjlighet eller bortkastat, SKA Nordmark Jonas Evertsson 0707-420 136 jonas_evertsson@yahoo.se aka ld Edricus Filius Offaeus Observationer: * Det fanns en öppen yta * Ett önskemål från MTV att det fanns samt att SCA gör sig synligt. * Ett fåtal lägerdeltagare var där och gjorde något * Det fanns ett rimligt stort intresse från allmänheten * Ingen samordning från lägret * Inga incitament för lägerdeltagare att medverka * Oklart vilken information som skulle/ kunde/ gavs till allmänheten * Bra med speed lectures dock bevistades de till största delen av lägerdeltagare * Det är en arena för att rekrytera samt goodwill mot MTV och Visby * Oklart syfte från lägrets del * Bra att det fanns ett kafé/ fik, låg bemanning * Porten fyller plötsligt flera syften, dels att kontroller att lägerdeltagare har rätt att vara där, dels att hantera allmänhet och turister - besökare till öppet läger. Behov: * Vad vill besökare allmänhet få ut * Vilken upplevelse vill vi ge? * Vill vi utnyttja arenan för rekrytering till SKA Nordmark * Besökare verkar vilja uppleva, se och förstå, (varför gör ni såhär osv.) * Långt ifrån alla besökare är intresserade av att syssla med den medeltida hobbyn * Ge upplevelse, information och fånga upp de som är intresserade av att syssla med medeltida hobby. * Vi behöver sätta ett klart syfte, om vi är med, varför och vad vill vi ha ut ur det. Det måste även kommuniceras till de SCA:iter som bor i lägret. Jag gör här en skillnad på de som bor i lägret och de som är SCA:iter, då tanken här är att rekrytera till SCA inte bara få fler att bo i lägret. Vi behöver även ge någonv orm av incitament för att få fler att vilja delta i verksamhet om vi väljer att ha någon.
8(8) Hur: * Visa upp våra olika verksamheter exempelvis genom ett antal stationer: Sömnad, trähantverk, kämpalek/ fäktning, bågskytte, lägerliv, festmatlagning osv * Bra informationsmaterial i folderformat * Mobilvänlig sida som kan nås via QR-kod, det är få som har riktiga datorer med sig på semestern. * Stationerna kan göras som marknadsstånd runt torget. * De bör inte vara personliga, det gör att ingen behöver bo där eller riskera eget material. * Boende -tältet kan då vara mycket av en kuliss, där vi även kan visa smarta lösningar, dolda kylväskor osv förutom att ge ett schysst intryck.