Handledning Myndighet startar myndighet upphör. Att hantera organisations- och strukturförändringar i staten, ur ett ekonomiadministrativt perspektiv

Handledning Myndighet startar myndighet upphör Att hantera organisations- och strukturförändringar i staten, ur ett ekonomiadministrativt perspektiv 2014:57

ESV:s handledningar ska vara ett stöd vid tolkning av föreskrifter och allmänna råd inom områden där ESV är normerande. Publikationen kan laddas ner som PDF och beställas från www.esv.se. Beställningar kan även göras via: Ekonomistyrningsverket, Publikationsservice Box 45316, 104 30 Stockholm publikationsservice@esv.se Fax: 08-690 43 50 Datum: 2014-12-03 Dnr: 3.8-1213/2014 Copyright: ESV Författare: Svante Andersson Omslag: istockphoto/lucato

Förord Den här handledningen är tänkt att vara till hjälp för myndigheter som ska bildas eller avvecklas. Syftet är att skriften ska vara ett hjälpmedel för att planera och genomföra det ekonomiadministrativa arbete som myndigheten ska genomföra i samband med organisations- och strukturförändringar i staten. Handledningen vänder sig främst till särskilda utredare, utredningssekreterare och ekonomiadministrativ personal, som bygger upp eller avvecklar en myndighet. Den vänder sig också till chefer och handläggare i Regeringskansliet. Ekonomistyrningsverket (ESV) har bland annat till uppgift att utveckla och förvalta det ekonomiadministrativa regelverket i staten. ESV har flera funktioner att fylla vid strukturförändringar, till exempel att stödja myndigheterna och regeringen. ESV har föreskriftsrätt till många förordningar på området och kan därför vara ett stöd för att tolka bestämmelserna. I den så kallade EA-boken, som vi uppdaterar och ger ut årligen, sammanställs det regelverk som myndigheternas ekonomiadministrativa arbete grundar sig på. En annan uppgift som ESV har är att se till att statsredovisningen fungerar även vid omstruktureringar i staten. Den här handledningen ger en generell bild av vad myndigheterna bör beakta vid organisationsförändringar i staten. Att skriva en handledning för alla de situationer som kan uppstå är inte möjligt, eftersom myndigheten kan behöva diskutera olika frågor med andra ansvariga myndigheter, bland annat ESV. Det är viktigt att ha en dialog med ansvarigt departement för att i ett tidigt skede reda ut eventuella oklarheter om till exempel ansvarsfrågor, befogenheter och hur myndigheten ska lämna information. Dialogen ska sedan pågå under hela förändringsprocessen. Utöver de rent ekonomiadministrativa frågorna beskriver vi även andra grundläggande aktiviteter vid förändringsarbetet. Ett vanligt önskemål hos särskilda utredare och andra personer som arbetar med organisationsförändringar är att få stöd genom ett tydligt schema över aktiviteter och tidpunkter. Vad måste de göra och när ska det göras för att den organisatoriska förändringen ska kunna genomföras inom utsatt tid? Som en inledning till kapitlet om arbetet med att starta respektive avveckla en myndighet, finns en checklista med de viktigaste aktiviteterna. På ESV:s webbsida Myndigheter startar och upphör (esv.se) finns ytterligare information. Där finns denna handledning, men också kompletterande redovisningsfrågor med svar, annan relevant information och länkar. Denna handledning är en uppdatering av handledningen med samma namn från 2007 (ESV: 2007:22). Det är främst inaktuella uppgifter om regelverk och myndigheter som har uppdaterats. Texterna har också omdisponerats och redigerats. myndighet startar myndighet upphör 3

4 myndighet startar myndighet upphör

innehåll Innehåll 1 Myndighet startar 7 Checklista för att starta en myndighet 7 Inrättande av ny myndighet 7 Planera bildandet av myndigheten 8 Gör en plan 9 Kontakta berörda myndigheter och departement 9 Informera medarbetare och externa kontakter 10 Ta fram dokument för regeringsbeslut 10 Bygg upp myndighetens administration och rapportering 11 Ta fram en arbetsordning 11 Se över avtal 11 Skaffa organisationsnummer 11 Registrera myndigheten hos Skatteverket 12 Anslut till statsredovisningen 12 Ansök om rätt till momskompensation 13 Utse ansvarig för administrationen 13 Bemanna viktiga funktioner 14 Upprätta en redovisningsplan 14 Skapa rutiner för en god intern kontroll 15 Ordna bankkonton och betalningsrutiner 15 Avropa från statliga ramavtal eller upphandla 16 Anskaffa ekonomisystem 17 Anskaffa personalsystem 18 Anskaffa e-handelssystem 19 Överväg att anskaffa beslutsstödsystem 19 Lokaler, arkiv, inventarier och andra tjänster 19 Skaffa lokaler och eventuellt larm 19 Upprätta arkiv och diarium 20 Skaffa inventarier, tjänster och försäkringar 20 Ta fram en grafisk profil 21 2 Myndighet upphör 23 Checklista för avvecklingsarbetet 23 Avveckling eller omstrukturering 23 Överföring av verksamhet till en annan myndighet 24 Att tänka på vid myndighetsavvecklingar 24 Tidslinje för omstruktureringar och avvecklingar 24 Nedläggningsmyndigheten 25 Informera medarbetare och externa kontakter 26 Kontakta berörda myndigheter och departement 26 Bedöm avvecklingskostnader 26 Se över avtal och licenser 26 myndighet startar myndighet upphör 5

Inventera och reglera tillgångar och skulder 26 Hantera inventarier 27 Lämna tillbaka konst till Statens konstråd 27 Hantera verksamhetsövergångar 27 Kontrollera myndighetens utgående balanser som överförs 27 Avregistrera myndigheten hos Skatteverket 28 Upprätta årsredovisning för den myndighet som upphör 28 Ansök om utträde ur statsredovisningen 28 Avsluta bankkonton 28 Arkivera 28 Avvecklingsmyndigheten 29 Gå igenom direktiv och regleringsbrev 29 Ta fram en avvecklingsplan 30 Kontakta berörda myndigheter och departement 30 Skaffa organisationsnummer 31 Utse ansvarig för administrationen 31 Kontrollera myndighetens in- och utgående balanser 31 För över tillgodohavanden från räntekonto till icke räntebärande konto 32 Bedöm avvecklingskostnader 32 Se över personalförmåner 32 Se över avtal och licenser 33 Inventera och reglera tillgångar och skulder 33 Hantera inventarier 33 Lämna tillbaka konst till Statens konstråd 34 Upprätta årsredovisning för avvecklingsmyndigheten 34 Upprätta en avvecklingsrapport 34 Avregistrera myndigheten hos Skatteverket 35 Ansök om utträde ur statsredovisningen 35 Avsluta bankkonton 35 Arkivera 35 6 myndighet startar myndighet upphör

myndighet startar 1 Myndighet startar Checklista för att starta en myndighet Planera bildandet av myndigheten Gör en plan s. 9 Kontakta berörda myndigheter och departement s. 9 Informera medarbetare och externa kontakter s. 10 Ta fram dokument för regeringsbeslut s. 10 Bygg upp myndighetens administration och rapportering Ta fram en arbetsordning s. 11 Se över avtal s. 11 Skaffa organisationsnummer s. 11 Registrera myndigheten hos Skatteverket s. 12 Anslut till statsredovisningen s. 12 Ansök om rätt till momskompensation s. 13 Utse ansvarig för administrationen s. 13 Bemanna viktiga funktioner s. 14 Upprätta en redovisningsplan s. 14 Skapa rutiner för en god intern kontroll s. 15 Ordna bankkonton och betalningsrutiner s. 15 Avropa från statliga ramavtal eller upphandla Anskaffa ekonomisystem s. 17 Anskaffa personalsystem s. 18 Anskaffa e-handelssystem s. 19 Överväg att anskaffa beslutsstödsystem s. 19 Lokaler, arkiv och inventarier och andra tjänster Skaffa lokaler och eventuellt larm s. 19 Upprätta arkiv och diarium s. 20 Skaffa inventarier, tjänster och försäkring s. 20 Ta fram grafisk profil s. 21 Inrättande av ny myndighet Budgetprocessen är i hög grad styrande för när en verksamhetsförändring kan ske. Så snart regeringen i en proposition har informerat riksdagen om sin avsikt att göra en organisations- och strukturförändring kan förberedelsearbetet börja. Det kan ta mellan 6 12 månader att förbereda inrättandet av en ny myndighet. Om förändringen samtidigt innebär att en myndighet ska avvecklas och det finns ett behov av en avvecklingsmyndighet, ska det också beaktas i tidsplanen (se även Tidslinje för omstruktureringar och avvecklingar, sidan 24). myndighet startar myndighet upphör 7

myndighet startar Hela förändringsprocessen med analyser, ställningstaganden och genomförande kan pågå under en tidsperiod om 3 4 år. Tidsåtgången före beslutet om organisationsförändringen kan uppgå till 1 2 år. Planera bildandet av myndigheten Vid bildandet av myndigheten är en god planering för genomförandet förstås en självklarhet. En viktig åtgärd är att den särskilde utredaren kontaktar expertmyndigheter som lämnar stöd vid organisationsförändringar. Det arbetet ska leda fram till att utredaren i dialog med ansvarigt departementet tar fram underlag för regeringsbeslut, såsom instruktion och budgetunderlag för den nya myndigheten. En myndighet kan bildas på flera sätt: den kan bildas från grunden den kan bildas genom sammanslagning av myndigheter eller delar av dem den kan bildas genom att verksamhet flyttas från en kommun, en statlig stiftelse etc. till en myndighet. Regeringen utser vanligtvis en särskild utredare som ska organisera och bemanna den nya myndigheten. När det gäller förändringar som rör de statliga lärosätena tillkallas normalt kommittéer. Regeringen utser också sakkunniga och experter för att biträda utredaren. Regeringen beslutar om direktiv som innehåller förutsättningar för utredarens arbete. Av direktiven framgår i regel att den särskilde utredaren som ska bygga upp en ny myndighet bland annat har ansvar för att: föreslå verksamhetsmål och instruktion för den nya myndigheten föreslå namn och ledningsform för myndigheten lämna förslag till budgetunderlag ingå nödvändiga avtal för den nya myndighetens räkning bemanna den nya myndigheten ordna med lokalisering av myndigheten. Särskilda utredare och kommittéer finansieras normalt med Regeringskansliets förvaltningsanslag på statens budget. I direktivet till den särskilde utredaren ger regeringen utredaren befogenhet att bland annat anställa personal och ingå avtal (till exempel hyresavtal) för den nya myndighetens räkning innan den har startat. I avvaktan på ett riksdagsbeslut om anslag för den nya myndigheten kan i regel tillgångar och övriga utgifter för den nya myndighetens räkning vid anskaffningstillfället finansieras från en särskild kredit som Kammarkollegiet disponerar. Under uppbyggnadsperioden skickar utredaren (via Regeringskansliet) därför löpande inkomna leverantörsfakturor till Kammarkollegiet för de utgifter som uppkommer. När myndigheten har bildats ska dessa, inklusive ränta, regleras genom 8 myndighet startar myndighet upphör

myndighet startar betalning från den nya myndigheten till Kammarkollegiet. Den nya myndigheten ska ta upp lån för anläggningstillgångar i Riksgäldskontoret för de tillgångar som utredaren anskaffat. Den särskilde utredaren som ansvarar för uppbyggnaden ges i direktivet oftast i uppdrag att i enlighet med förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag lämna ett budgetunderlag för den nya myndigheten. De gjorda utläggen måste beaktas vid beräkningen av den nya myndighetens anslag och behov av låneram. Gör en plan Du som är utredare bör ta fram en plan där det framgår vilka beslut och aktiviteter som ska genomföras. Du bör också fastställa ett schema med tydlig ansvarsfördelning och tydliga tidsramar. Ordningsföljden på olika aktiviteter och beslut kan många gånger vara helt avgörande för resultatet. Planen behöver också omfatta aktiviteter som klargör: hur myndigheten ska vara uppbyggd hur verksamheten ska utföras (i beslutet att bilda myndigheten anges vad verksamheten ska omfatta) vilket resurs- och kompetensbehov myndigheten har hur myndigheten ska bemannas: Ska 6 b lagen (1982:80) om anställningsskydd (LAS) tillämpas? vilka administrativa system som behövs. Kontakta berörda myndigheter och departement Utredaren ska föra en kontinuerlig dialog med respektive ansvarigt departement under hela uppbyggnadsarbetet av den nya myndigheten. Enheter inom Regeringskansliet som hanterar förvaltningsutveckling och arbetsgivarpolitik erbjuder kontinuerligt stöd under hela uppbyggnadsprocessen. Utredaren ska etablera kontakt med berörda myndigheter i ett tidigt skede av uppbyggnadsarbetet. Följande myndigheter lämnar stöd inom sina respektive ansvarsområden: Arbetsgivarverket: om arbetsgivar- och arbetsrättsliga frågor (bemanningsfrågor). Myndigheten ger stöd i arbetsgivarfrågor till alla myndigheter. De kan lämna visst stöd redan innan en myndighet är formellt bildad, till exempel till en utredare eller organisationskommitté. Ekonomistyrningsverket: om bland annat ekonomiadministrativa frågor. Inledningsvis ska exempelvis en ansökan till den statliga redovisningsorganisationen göras. Samma ansökan kan även omfatta begäran om rätt till kompensation för moms och om anslutning av ekonomisystem. Riksarkivet: om arkivering av myndighetens handlingar. Riksgälden: om betalningsfrågor och lån eller placeringar. myndighet startar myndighet upphör 9

myndighet startar Riksrevisionen: om årlig revision. Skatteverket: om bland annat arbetsgivaravgifter och momsfrågor. Statens pensionsverk: om pensionsavgifter och matrikelföring. Statens servicecenter: om hjälp eller stöd inom ekonomi- och personaladministration, vid myndighetskontakter under uppbyggnadsarbetet eller eventuell framtida förvaltning. Statistiska centralbyrån: om organisationsnummer. Informera medarbetare och externa kontakter Alla som berörs under själva uppbyggnaden av en ny myndighet ska få information. Genom att skapa en webbplats redan under det förberedande arbetet kan information nå såväl medarbetare på berörda myndigheter som externa kontakter och media. Ta fram dokument för regeringsbeslut Du som är utredare har ofta till uppgift att förbereda och ta fram förslag till ett antal dokument som regeringen, efter dialog med fackdepartementet, beslutar om. Myndighetens instruktion preciserar bland annat dess uppgifter och ansvarsmässiga avgränsningar gentemot andra myndigheter. Det är ofta du som utredare som förbereder instruktionen inför starten av en myndighet. En viktig utgångspunkt för instruktionens uppbyggnad är att myndighetens uppgifter ska framgå tydligt, så att myndigheten kan återrapportera resultat i årsredovisningen i enlighet med kraven i förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Oftast finansieras en myndighet via anslag på statens budget. Avgiftsfinansiering av hela eller delar av myndighetens verksamhet förekommer också. Myndigheten måste ha bemyndigande för att få ta ut avgifter, besluta om avgiftsnivåer och disponera intäkterna. Det kan ges i instruktionen eller i regleringsbrevet. ESV kan ge råd och stöd i avgiftsfrågor. Andra finansieringsfrågor att ta ställning till är behovet av räntekontokredit respektive låneram. 1 Huvudregeln är att myndigheter ska låna för att köpa anläggningstillgångar som används i verksamheten. Räntekostnader för lån och eventuell utnyttjad räntekontokredit samt avskrivningar på tillgångarna ska anslagsfinansieras, om verksamheten som tillgångarna används i är anslagsfinansierad. Sammantaget ska du presentera en ekonomiskt hållbar finansieringsbild i ett budgetunderlag. Underlaget ska förutom förslag till anslag och eventuell avgiftsbudget innehålla förslag till bemyndiganden, räntekontokredit och anslagskredit. 2 1 Se vidare kapitalförsörjningsförordningen (2011:210). 2 9 kap. 3 förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. 10 myndighet startar myndighet upphör

myndighet startar Bygg upp myndighetens administration och rapportering Ta fram en arbetsordning En arbetsordning är ett grundläggande internt dokument för myndigheten. Av myndighetsförordningen (2007:515) framgår att myndighetens ledning ska upprätta en arbetsordning. I arbetsordningen ska ledningen besluta om: myndighetens organisation arbetsfördelningen mellan den eventuella styrelsen och myndighetschefen delegeringen av beslutanderätt inom myndigheten handläggningen av ärenden formerna i övrigt för verksamheten. Vidare ska ledningen bland annat säkerställa att den interna styrningen och kontrollen fungerar på ett betryggande sätt vid myndigheten. Enligt 22 i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring ska behörigheten att förfoga över myndighetens medel fastställas och dokumenteras i en kontinuerligt uppdaterad förteckning. Dessa uppgifter kan ingå i en attestordning. Förteckningen ska innehålla de förordnade tjänstemännens namnteckningsprov eller motsvarande. När någon förfogar över myndighetens medel genom att i första hand beordra en utbetalning, ska det godkännas med namnteckning eller elektronisk signatur. Om det inte finns något beslut om delegering när myndigheten startar, är myndighetens chef ensam ansvarig och betraktas som den bokföringsskyldige enligt förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Se över avtal Om det är fråga om att överföra verksamhet från en myndighet till en annan, är det nödvändigt att gå igenom samtliga avtal (hyresavtal, licenser, avropsavtal för it-stöd etc.) som den gamla myndigheten träffat. Bedöm vilka avtal som ska övergå till den nya myndigheten och vilka som bör sägas upp. För också en kontinuerlig dialog med den myndighet som helt eller delvis ska avvecklas. I direktivet får utredaren normalt befogenhet att teckna avtal för den nya myndighetens räkning under förberedelsearbetet. Skaffa organisationsnummer För att du som utredare ska kunna teckna avtal måste myndigheten ha ett organisationsnummer. Ansök därför om ett sådant nummer hos Statistiska centralbyrån (SCB) redan i ett tidigt skede. Numret behövs för att: kunna ansluta myndigheten till den statliga redovisningsorganisationen kunna sköta betalningar genom betalningskonton knutna till statens centralkonto (SCR) myndighet startar myndighet upphör 11

myndighet startar Skatteverket ska kunna lägga upp ett skattekonto för myndigheten för personalens källskatt, sociala avgifter och eventuellt utgående moms. När samtliga beslut är tagna ger SCB uppgift om det nya organisationsnumret till Skatteverket. Även ansökan om att ändra namn och en avregistrering av en myndighet ska myndigheten lämna till SCB. Registrera myndigheten hos Skatteverket Du som är utredare ska i ett tidigt skede kontakta Skatteverket för att den nya myndigheten ska bli registrerad som arbetsgivare. Det är startdatum för myndigheten som styr registreringen i Skattedatabasen. Om myndigheten kommer att sälja skattepliktiga varor eller tjänster till andra än statliga myndigheter ska myndigheten även momsregistreras hos Skatteverket. Observera att en myndighet ska fakturera moms när den säljer momspliktiga varor och tjänster till affärsverk. Anslut till statsredovisningen Statsredovisningen är statens sammanställning av samtliga myndigheters ekonomiska redovisning. Systemstödet för statsredovisningen heter Hermes och är ett gemensamt informationssystem för Regeringskansliet och myndigheterna. Hermes består av flera delsystem och ett av dessa är statsredovisningssystemet, ett webbaserat inrapporteringssystem för myndigheterna. Inrapporteringen till Hermes regleras i ESV:s föreskrifter till 21 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. ESV har huvudansvaret för att sköta detta system. Eftersom den nya myndigheten ska kunna skicka information till redovisningssystemet redan första månaden är det viktigt att myndigheten har anslutits till systemet i tid. I Hermes finns funktionalitet att omvandla myndigheternas redovisningsplaner till den centrala kodplanen som framförallt består av S-koder, men också koder (nomenklatur) för anslag och inkomsttitlar. Det är på denna nivå som ESV aggregerar myndigheternas redovisning till den information som till exempel regeringen, riksdagen och EU använder. På ESV:s webbplats (esv.se) kan du hämta en aktuell förteckning över de statliga inrapporteringskoderna. I handledningen Redovisning mot anslag med hjälp av internredovisning (ESV 2011:19) beskriver vi bland annat statsredovisningens olika delar och särskilt inrapporteringen. Ansökan om att ansluta till den statliga redovisningsorganisationen ska ha kommit till ESV senast tre månader innan myndighetens nya system ska tas i drift och därmed före den första inrapporteringen till statsredovisningen. Ansökan ska innehålla: information om namnet på den nya myndigheten 12 myndighet startar myndighet upphör

myndighet startar eventuell förkortning datum för start organisationsnummer uppgift om vilket redovisningssystem som ska användas. Bifoga även ett beslutsunderlag till ansökan, till exempel ett kommittédirektiv eller ett annat regeringsbeslut. Myndigheten rapporterar därefter per månad, kvartal, halvår eller år uppgifter om anslag och inkomsttitlar på statens budget samt resultat- och balansräkningsinformation och finansstatistisk information med hjälp av S-koderna. Vilka myndigheter som ingår i den statliga redovisningsorganisationen och som ska rapportera till statsredovisningen framgår av ESV:s förteckning över myndigheter i den statliga redovisningsorganisationen som finns på ESV:s webbplats (esv.se). Ansök om rätt till momskompensation I de flesta fall har myndigheter under regeringen, med undantag för affärsverk, rätt till kompensation för ingående moms. 3 För att en myndighet ska ha rätt till kompensation för bokförd ingående moms måste ESV pröva och besluta om kompensationsrätten. Ansökan om kompensationsrätt kan du lämna tillsammans med en ansökan om anslutning till den statliga redovisningsorganisationen. Vilka myndigheter som har rätt till kompensation för ingående moms framgår av ESV:s förteckning över myndigheter i den statliga redovisningsorganisationen. Om myndigheten inte har rätt till kompensation för ingående moms bör eventuella anslag till myndigheten beräknas för att även täcka kostnader för ingående moms. Utse ansvarig för administrationen För att verksamheten ska kunna fungera från starttidpunkten måste myndigheten vara bemannad. Dessutom måste myndigheten anpassa och implementera sina system för ekonomi, personal och e-handel. Det är också viktigt att kartlägga uppföljnings- och informationsbehov samt att ta fram en redovisningsplan. Regeringen kan redan i direktiven till utredaren ha angett att en annan myndighet ska hantera hela eller delar av myndighetens administration. Om regeringen inte har beslutat i frågan bör du överväga om myndigheten ska sköta ekonomiadministrationen i egen regi eller köpa in en del av dessa tjänster. Ett annat alternativ kan vara att försöka hitta olika former av resurssamordning mellan myndigheter. En generell regel är att ju mindre myndigheten är desto mer angeläget är det, av både kostnads- och kompetensskäl, att samverka med eller anlita en annan myndighet för administrationen. 3 Se vidare förordningen (2002:831) om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt och ESV:s Handledning i moms för statliga myndigheter (ESV 2013:35) som du hittar på esv.se. myndighet startar myndighet upphör 13

myndighet startar Statens servicecenter erbjuder administrativt stöd inom områdena ekonomi, lön och e-handel till de myndigheter som önskar det. Utifrån myndighetens behov kan de erbjuda olika lösningar. Bastjänsterna är standardiserade och inkluderar systemstöd och kundsupport. Som komplement till bastjänsterna erbjuder Statens servicecenter tilläggs- och specialtjänster. För mindre och medelstora myndigheter erbjuds helhetslösningar som innefattar i princip alla de tjänster inom det ekonomiadministrativa området som normalt förekommer på en myndighets ekonomienhet. Om det inte finns ekonomipersonal på myndigheten från början kan Statens servicecenter utföra många av de arbetsuppgifter som förekommer på en myndighets ekonomienhet. I uppbyggnadsskedet kan Statens servicecenter även anlitas för att införa ekonomisystem, hjälpa till med att upprätta redovisningsplan, ta kontakt med betalningsförmedlare och ta fram rutiner samt införa löne- och personalsystem. Tjänsterna hos Statens servicecenter för löneadministration innefattar löpande rapportering av lönehändelser, så att avtal och pensionsregler följs. De innefattar också avtalstillämpning vid exempelvis nyanställning, föräldraledighet, sjukrapportering och annan avvikelserapportering. I samband med nyanställning eller att befattningar ändras, erbjuder Statens servicecenter även beslutsskrivning som en personaladministrativ tjänst. Tjänsterna kan beställas under uppbyggnadsfasen eller för längre tid. Information om de tjänster som Statens servicecenter kan erbjuda finns på myndighetens webbplats (statenssc.se). Bemanna viktiga funktioner Det ska redan från start vara klarlagt vem som ansvarar för exempelvis myndighetens ekonomi, personal, registratur och upphandling. Arbetsgivarverket ger stöd i arbetsrättsliga frågor. Några exempel på viktiga frågor är: verksamhetsövergång (eventuellt med anpassning av antalet anställda) kollektivavtal rekrytering. För statligt ramavtal för personaluthyrning, se avropa.se. Upprätta en redovisningsplan Alla myndigheter under regeringen är bokföringsskyldiga enligt 2 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Förordningen beskriver vad bokföringsskyldigheten innebär. Det framgår bland annat att de ekonomiska händelserna ska bokföras kronologiskt och systematiskt, vad en verifikation ska innehålla samt att den löpande bokföringen ska avslutas med ett bokslut. 14 myndighet startar myndighet upphör

myndighet startar Myndighetens redovisningsplan är begränsningen för vilken ekonomisk information som myndigheten kan ta fram. Innan ni börjar arbetet med en redovisningsplan, bör ni utreda myndighetens informationsbehov. En myndighets verksamhet ska kunna följas upp såväl internt som externt. En ändamålsenlig redovisning ger information till såväl myndigheten som regeringen för styrning och uppföljning. De externa kraven på en verksamhets uppföljning och återrapportering framgår bland annat av 3:e kapitlet i förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. I kapitlet finns kraven på den resultatredovisning som myndigheterna ska lämna i sin årsredovisning. Det framgår att myndigheten ska redovisa och kommentera verksamhetens resultat i förhållande till de uppgifter som framgår av myndighetens instruktion och till vad regeringen har angett i regleringsbrev eller i något annat beslut. När behovet är klarlagt ska ni upprätta en redovisningsplan (konto- och objektplan). Redovisningsplanen måste utformas efter både de externa och interna behoven av uppföljning av verksamheten. Som stöd för hur ni kan strukturera objektplanen rekommenderar vi ESV:s handledning Redovisningsplan i praktiken (2006:4). I handledningen finns ett avsnitt som beskriver ett arbetssätt myndigheten kan använda som stöd för att se över redovisningsplanen, till exempel när en ny myndighet bildas. När ni ska ta fram myndighetens kontoplan kan ni använda ESV:s BAS-kontoplan för statliga myndigheter inklusive anvisningar. Vi uppdaterar den löpande och den finns på ESV:s webbplats (esv.se). Den statliga baskontoplanen är frivillig för myndigheterna att använda. Den ansluter till den kontoplan som används i näringslivet, men har anpassats till specifika statliga förhållanden, med bland annat speciella konton för transfereringar och skatteintäkter. I kontoplanen anges också till varje konto den så kallade S-kod (statliga inrapporteringskod) som de bokförda beloppen ska inrapporteras på till statsredovisningssystemet Hermes. S-koderna är obligatoriska och det är ESV som ger ut och beslutar om dem. Skapa rutiner för en god intern kontroll Det är viktigt att ni skapar rutiner för en god intern kontroll i den nya myndigheten. Enligt 22 i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring framgår att den bokföringsskyldige ansvarar för att organisationen och rutinerna utformas så att en tillförlitlig redovisning främjas och förvaltade tillgångar skyddas. Ordna bankkonton och betalningsrutiner Riksgälden svarar för myndighetens kapitalförsörjning i form av anslagsutbetalningar, lån till anläggningstillgångar, placeringar och betalningar i banksystemet. Riksgälden upphandlar betalningstjänster som säkerställer att betalningar till och från myndigheter och andra kan genomföras på ett säkert och kostnads- myndighet startar myndighet upphör 15

myndighet startar effektivt sätt. Riksgälden har tecknat ramavtal för betalningstjänster för statliga myndigheter. Anslut myndigheten till statens betalningssystem genom att avropa betalningstjänster enligt Riksgäldens ramavtal (se också Avropa från statliga ramavtal eller upphandla, nedan). I förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning kan du läsa mer om statens betalningar och medelsförvaltning. När avtal har slutits med en betalningsförmedlare, är det Riksgälden som godkänner att bankkontona ansluts till det statliga betalningssystemet. Kontakta Riksgälden (riksgalden.se) för information om hur du ska ansöka om bankkonton. Ni ansöker om bankkonto på en blankett den anlitade ramavtalsbanken ger er. Myndigheten måste förse banken med fullmakt för de personer som har rätt att öppna bankkonton och bemyndiga utbetalningar. Inom staten finns det två olika betalningsflöden, ett för anslag som är räntebärande och ett för anslag som är icke räntebärande. Myndighetens anslag för förvaltningskostnader (löner, lokal och verksamhetens övriga driftskostnader) är normalt räntebärande. De flesta myndigheter behöver därför öppna ett räntekonto hos Riksgälden i det räntebärande betalningsflödet. Räntekontot är inte ett vanligt transaktionskonto. Räntekontot visar information om nettot av de in- och utbetalningar som din myndighet har per dag. Informationen hämtas från de bankkonton som ni har i ramavtalsbankerna i räntebärande flöde. En del myndigheter som har tilldelade anslag som inte är räntebärande, behöver även bankkonton i det icke räntebärande flödet. I ESV:s handledning Avräkning med statsverket (ESV 2011:25) finns exempel på bokföring av transaktioner i det räntebärande och det icke räntebärande flödet. Avropa från statliga ramavtal eller upphandla I uppbyggnadsskedet behöver myndigheten ofta upphandla varor och tjänster på de flesta områden. Regelverket för upphandlingsfrågor finns i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling och i förordningen (1998:796) om statlig inköpssamordning. Genom att avropa de statliga ramavtalen kan myndigheten undvika komplicerade upphandlingar i egen regi och därigenom minska kostnaderna för upphandlingsarbetet. Det finns statliga ramavtal för varor och tjänster som myndigheter ofta upphandlar i stora volymer eller värden. Det gäller exempelvis betalningsförmedlingstjänster, datorer, kontorsmateriel, tryckeritjänster, flygresor, hotell, bemanningstjänster och möbler. Statens inköpscentral på Kammarkollegiet är ansvarig för att upphandla och förvalta ramavtal för statliga myndigheter inom flera produktgrupper. Dessa statliga ramavtal finns samlade i en sökbar databas på webbplatsen avropa.se. Där finns till exempel ramavtal för diarie-och ärendehanteringsystem och e-arkiv (se även Upprätta arkiv och diarium, sidan 20). På webbplatsen finns också vägled- 16 myndighet startar myndighet upphör

myndighet startar ningar om hur man genomför avrop samt information om planerade eller pågående upphandlingar. ESV upphandlar statliga ramavtal för administrativa system och tillhörande tjänster. ESV ansvarar för statliga ramavtal inom ekonomisystem, personalsystem, e-handelstjänst och BI-system (besluts- och budgetsystem). Information om ESV:s ramavtal finns på vår webbplats (esv.se). Riksgälden ansvarar för ramavtalen för betalningstjänster. Om det inte finns något statligt ramavtal för det er myndighet behöver, kan ni behöva göra en egen upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Konkurrensverket är förvaltningsmyndighet för offentlig upphandling. 4 På deras webbplats finns information och stöd i upphandlingsfrågor (kkv.se). Anskaffa ekonomisystem Oavsett om myndigheten sköter ekonomiadministrationen i egen regi eller köper tjänsterna måste ni bedöma behovet av ekonomisystem. Det är en viktig fråga och behovet varierar beroende på den verksamhet som myndigheten ska bedriva. Beroende på behov kan ekonomisystemet integreras med fristående system för till exempel löner, beslutsstöd, budget, projektstyrning samt e-handelstjänster. ESV har statligt ramavtal inom området ekonomisystem. Ramavtalet ger möjlighet att välja mellan att avropa ekonomisystemet med driftservice eller att driva det i egen regi. Ramavtalet för ekonomisystem omfattar idag ekonomisystem inklusive nedan tillhörande processer och tjänster: hantering av kundfaktura och övriga inbetalningar inklusive e-fakturor hantering av leverantörsfaktura och övriga utbetalningar hantering av moms och skatter redovisning av anläggningstillgångar, beredskapsvarulager och lån hantering av lager hantering av tid och projekt övrig löpande redovisning bokslut och periodbokslut budgetering rapportering. ESV har tagit fram handledningen Avrop från statligt ramavtal Ekonomisystem (ESV 2013:30) som ett stöd för myndigheten i arbetet med att avropa det statliga ramavtalet för ekonomisystem. 4 Konkurrensverket ansvarar för det samlade upphandlingsstödet. Under 2014 fördes upphandlingsstödet från Kammarkollegier, Vinnova och Svenska Miljöstyrningsrådet över till Konkurrensverket. myndighet startar myndighet upphör 17

myndighet startar Anskaffa personalsystem ESV har idag ett statligt ramavtal för personalsystem (löne- och personaladministration). Ramavtalet ger möjlighet att välja mellan att avropa personalsystemet med driftservice eller att driva det i egen regi. Du som är utredare bör fastställa vilken dimensionering samt ansvars- och uppgiftsfördelning som myndigheten ska ha för löne- och personaladministrationen. En viktig del inom administration är att säkerställa att myndighetens ekonomioch personalsystem är väl anpassade till varandra, till exempel vad gäller uppsättning, konton, språk/begrepp, organisationsstruktur med mera. Integrationer systemen emellan ska vara enkla att hantera och vid behov förändra. Ett löne- och personalsystem ska minst kunna hantera de grundläggande förutsättningarna för myndigheter i form av lagar, förordningar, centrala och lokala avtal samt redovisnings- och integrationskrav av olika slag. Personalsystem inom ESV:s ramavtal kan användas för: utbetalning av löner, arvoden och andra avtalsenliga ersättningar lönerelaterade tillägg och avdrag traktamenten och reseersättningar skatteavdrag av preliminär skatt grundläggande schemahantering skatter och arbetsgivaravgifter varje månad till Skatteverket kontrolluppgifter per kalenderår till de anställda och till Skatteverket tidhantering lönebildning/lönerevision lönestatistik till Arbetsgivarverket statistik, information och uppgifter till Statens tjänstepensionsverk (SPV) och Statistiska centralbyrån (SCB) hantering av rekrytering, kompetens, schema/bemanning och interna utbildningar/kurser. I ramavtalet för personalsystem finns tilläggstjänster, så kallade optioner, som bland annat ger möjligheter till integration med flera andra system, ändrade driftförhållanden, utbildnings- och konsultinsatser. ESV har tagit fram handledningen Att avropa från statligt ramavtal personalsystem (ESV 2014:11) som ett stöd vid avrop från det statliga ramavtalet för personalsystem. Om det är fråga om övergång av verksamhet och personal, finns det ett antal systemadministrativa frågor att ta ställning till: Ska den nya myndigheten överta personalsystemet från den avvecklade myndigheten? Om personalsystemet övertas, kan det i så fall integreras med ekonomisystemet? 18 myndighet startar myndighet upphör

myndighet startar Oavsett om det är fråga om övergång av verksamhet eller nystart av myndighet, bör registrering av person- och andra löneuppgifter vara klara och i vissa fall även testkörda minst en månad före första löneutbetalning. Anskaffa e-handelssystem Om myndigheten kommer att ha fler är 50 anställda, är det obligatoriskt att hantera sina beställningar elektroniskt. Alla myndigheter ska hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt. De statliga ramavtalen för e-handelstjänst täcker såväl beställnings-, leveranssom fakturahanteringsprocessen och innefattar it-stöd för att leva upp till ovanstående krav. Ramavtalet har ersatt tidigare ramavtal för e-faktura som inte går att avropa efter mars 2011. E-handelstjänsten är åtkomlig via Internet och myndigheten behöver varken installera eller underhålla it-stödet. Det finns möjlighet att integrera e-handelstjänsten med ert ekonomisystem. ESV har tagit fram en vägledning som beskriver hur man går tillväga för att göra avrop på dessa ramavtal. Vägledningen Avrop från statliga ramavtal e-handelstjänst (ESV 2011:10) finns på ESV:s webbplats. Överväg att anskaffa beslutsstödsystem För att få stöd i planeringen och uppföljningen av verksamheten kan myndigheten anskaffa ett beslutsstödsystem för rapport- och analysverktyg och budgetverktyg. Även när det gäller beslutsstödsystem tillhandahåller ESV statliga ramavtal. De statliga ramavtalen för beslutsstödsystem (BI-system) omfattar system för beslutsstöd, planering och uppföljning i form av rapport- och analysverktyg och budgetverktyg. På ESV:s webbplats finns mer information om dessa ramavtal samt vägledningen Avrop från statliga ramavtal BI-system (ESV 2014:6). Lokaler, arkiv, inventarier och andra tjänster Skaffa lokaler och eventuellt larm De grundläggande villkoren för myndigheternas lokalhantering finns i förordningen (1993:528) om statliga myndigheters lokalförsörjning. Här framgår vilka befogenheter myndigheten har. För att en myndighet ska få ingå hyresavtal av ekonomisk betydelse som har längre löptid än sex år krävs normalt regeringens medgivande. För universitet och högskolor gäller motsvarande för löptider längre än tio år. Myndigheten ska lämna uppgifter om ingångna hyresavtal till ESV. ESV bistår regeringen med stöd i lokalförsörjningsfrågor, bland annat i form av analyser av lokalanvändning och lokalkostnader i staten. Vi ger också stöd till myndigheter vid anskaffning av lokaler. På ESV:s webbplats finns information om lokalfrågor. myndighet startar myndighet upphör 19

myndighet startar Myndigheten ska särskilt verka för att lokaler, verksamhet och information är tillgängliga för personer med funktionshinder enligt förordningen (2001:526) om statliga myndigheternas ansvar för genomförandet av handikappolitiken. Myndigheten för delaktighet (MFD) ska bland annat stödja och följa de statliga myndigheterna i deras arbete med att bidra till genomförandet av funktionshinderspolitiken, se skriften Riv hindren Riktlinjer för tillgänglighet som finns på myndighetens webbplats (mfd.se). Även andra krav finns på myndighetens lokaler, som till exempel Riksarkivets (riksarkivet.se) bestämmelser om lokaler. Se även Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler (RA-FS 2013:4). I samband med att den nya myndigheten tar ställning till lokalförsörjningsfrågor bör ni även överväga behovet av larmsystem och passersystem knutet till ett bevakningsbolag, och eventuellt anskaffa detta. Upprätta arkiv och diarium Myndigheten måste från första verksamhetsdagen ha ett fungerande diariesystem, för att kunna bevara myndighetens handlingar på föreskrivet sätt. 5 Ni ska därför: Underrätta Riksarkivet om att myndigheten startar. Begära råd om hur ni ska hantera diarie- och arkivfrågor. Besluta om vilket diariesystem ni ska använda. Avropa ramavtal eller upphandla. Upprätta arkivbeskrivning. Fastställa arkiverings- och gallringsplan, diarie- och dossierplan. Utse ansvariga för postöppning, diarie- och arkivfrågor. Om myndigheten övertar verksamhet behöver ni svara på dessa frågor: Har den avvecklade myndigheten ett diariesystem som den nya organisationen kan använda? Är Riksarkivet kontaktat om överföringar av material? Finns det en myndighetsspecifik föreskrift (RA- MS) från Riksarkivet om handlingar som ska övertas från annan myndighet? Skaffa inventarier, tjänster och försäkringar Ni bör se över vilken utrustning som myndigheten kommer att behöva vad gäller till exempel telefoner, växel, datorer och servrar. Vilka möjligheter finns att ta över avtal och utrustning från en myndighet under avveckling? Anläggningstillgångar som används i myndighetens verksamhet, finansieras normalt genom lån i Riksgälden. Anskaffningen betalas från myndighetens räntekonto. Lån kan tas upp direkt vid anskaffningstillfället, men görs normalt i juni 5 Arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446). 20 myndighet startar myndighet upphör