Umeå studentkår Fanny Eriksson Kårordförande 12/13 Föredragningslista Kårfullmäktige nr.8 12/13 Att: Kårfullmäktige, kårstyrelsen, gruppledare, inspektor, proinspektor, verksamhetsrevisorer, sektioner FÖREDRAGNINGSLISTA KÅRFULLMÄKTIGES SAMMANTRÄDE Datum: 2013-05-22 Tid: 15.15 Plats: Tryggheten, Plan 1 i Samhällsvetarhuset Formalia Punkt Ärende Bilaga Föredragande & förslag till beslut: F1 Mötets öppnande F2 Mötets behöriga utlysande Kallelse gick ut 8/5 och handlingar 17/5 Att anse mötet behörigt utlyst. F3 Val av justeringspersoner Att utse två justerare tillika rösträknare. F4 Tid för justering av protokoll Att fastställa tid för justering av protokoll F5 Adjungeringar Att adjungera närvarande tjänstemän med närvarooch yttranderätt F6 Justering av röstlängd Att fastställa röstlängden F7 Fastställande av föredragningslista Att fastställa föreslagen föredragningslista Meddelanden/information Punkt Ärende Bilaga Föredragande: M1 Presidiet informerar M1 Presidiet Beslutsuppföljning Punkt Ärende Bilaga Föredragande: U1 Sammanfattning av beslut från föregående protokoll, KF 130410 Stefan Brattlöf Att lägga protokollet till handlingarna Sidan 1 av 2
Beslut Punkt Ärende Bilaga Föredragande & förslag till beslut: B1 Demokratimotion B1_1 B1_2 Viktor Sjödin Arbetarpartiet har inkommit med en motion till kårfullmäktige angående kårvalets genomförande. Förslag till beslut: Att anse motionen besvarad. B2 Anbud på akutrumsförmedling samt tillskapande av Bowebb B2 Viktor Sjödin Umeå studentkår har beretts möjlighet att inkomma med anbud på akutrumsförmedlingen för de kommande två läsåren. Detta föranleder att beslut måste fattas om hur arbetet kring anbudet ska gå till samt om Umeå studentkår ska skapa en Bowebb som både kan nyttjas för akutrum men även för andra former av boenden. Förslag till beslut: Att arbetsutskottet får i uppdrag att arbeta fram samt lämna ett anbudsförslag avseende övertagande av akutrumsförmedlingen. Att det anbudsförslag som lämnas ska vara självfinansierat. F8 Mötets avslutande Att avsätta 110000:- från kårens framtidsfond i syfte att upprätta en Bowebb i enlighet med bifogat förslag. Sidan 2 av 2
Meddelande Fanny Eriksson Kårordförande 2013-05-17 PRESIDIET INFORMERAR Kårordförande SFS fullmäktige: Umeå studentkår har deltagit på SFS-fum med en delegation om 5 personer. Jag har varit delegationsledare, och sedan har vi representerats av ombud från studentpartiet socialdemokraterna, moderata studenter och vänsterns studentförbund. Mitt jobb som delegationsledare har varit att ordna allting med boende, resor och annat praktiskt, men också att finnas till för delegationen och att förhandla för delegationen. Kårhuset: Har deltagit på juridiska föreningens medlemsmöte och föredragit kårhusets konceptidé. Efter föredragningen beslutade JF att gå in i Kårhuset. Jag har skrivit avtal med lunchentreprenörerna, som nu också har påbörjat sin verksamhet i lokalerna. Vi har också jobbat mycket med de papper och avtal som ligger till grund för aktiebolagets bildande. Vi har presenterat Kårhuset på en presskonferens, och sedan dess har jag hanterat den uppkomna situationen i media. Scharinska: Länsantikvarien har lagt ett föreläggande förenat med vite till kommunen angående renoveringen. Föreläggandet säger att renoveringen/restaureringen måste ske i en etapp. Jag har deltagit i intervjuer med media angående detta. Jag har skrivit en debattartikel angående Länsantikvariens föreläggande och kommunens agerande. Besök på campus Linköping och Norrköping: Jag har, tillsammans med universitetsledningen och medicinska kårens ordförande, deltagit på ett besök hos Linköpings universitet. Vi träffade kårerna i Linköping, LIUs universitetsledning, och diskuterade bland annat universitetens infrastruktur. Akutrumsförmedlingen: Vi har börjat jobba med ett eventuellt anbud på akutrumsförmedlingen, beroende på hur kårstyrelsen och kårfullmäktige sedan kommer att ställa sig till det. Tjänsteköp: Påbörjat omförhandlingar med universitetet angående tjänsteköpen. Kåravtal: Håller på att omförhandla avtalet som ligger mellan oss, NTK och UMS. Sektionsskrivelse: Sektionsordföringarna inkom med en skrivelse där de dels lyfte upp problem som de såg med kåren samt krävde reellt inflytande för sektionerna i kårfullmäktige. Kårhuset: Sektionerna har haft funderingar kring hur Kårhusetprocessen går framåt och vad som kommer ske nu framöver. Umeå studentkår Biblioteksgränd 6, 907 36 Umeå 070-686 90 10 ordf@umeastudentkar.se Sidan 1 av 5
Meddelande Fanny Eriksson Kårordförande 2013-05-17 Ansvarig för Info, externa relationer och arbetsmarknad Räkmacka VT13: 14 maj ekonomer(industriell ekonomi, entreprenör och en generell grupp) Motagningsutbildning: Stöttade utbildningen 7 maj. Akamiska föreningar: Nytt regelmente är nu framtaget. Kårhuset: Tillsammans med sektionerna har arbetet med kårhuset startat. StudentUmeå: Arbetet med välkomsttidningen är nu igång, blir en 100 sidig magasin. Målet är att den ska vara helt reklamfinansierad UmeåStudent: Appen finns nu på marknaden både apple och smartphone. Samarbetet kommer även inkludera NTK. Externa parter: Haft möte med Campus royal om samarbete med deras filmfestival. Samt att bli en akademisk förening. Träffat NLC Ferry AB om mera sambete, främst gäller det för hösten och framåt. Ansvarig studentmedarbetarmodell Kommunträff: Fortsatta diskussioner förs med kommunen angående studentjobb där ansvarig på kommun nu har skiftat. En föreläsning ska hållas för personer från kommunen. Umeå studentkår Biblioteksgränd 6, 907 36 Umeå 070-686 90 10 ordf@umeastudentkar.se Sidan 2 av 5
Meddelande Fanny Eriksson Kårordförande 2013-05-17 Utbildningsansvarig Gutbev: Studentfallsskrivelsen; Arbetet med studentfallsskrivelsen har på börjats med alla 3 kårer inblandade dvs. US, NTK och UMS. Vi har fått till en bra struktur på arbetet och alla första utkast med de olika ämnesindelningar ska inkomma denna vecka för sammanställning och diskussion och komplettering. Studentfallsdiariet; Sammanställning av studentfallsdiariet för verksamhetsåret 13/12 har gjorts och kommer med de andra gamla diarierna efter 2010 fungera som underlag för nya studentfallsskrivelsen. Pedagogiska priset & studievägledarpriset: Många nomineringar har inkommit till oss från studenter för årets studievägledare och pedagog. Gutbev dvs. endast vi från Umeå studentkår har valt att i år ge det Pedagogiska priset till Carl Johan Orre, lektor vid institutionen för Informatik och studievägledarpriset till Erika Antill, studievägledare vid institutionen för Sociologi. Media kommer uppmärksamma detta och göra något slags reportage. I vanlig ordning kommer den officiella överlämningen av priset ske på vårpromoveringen den 1:a juni. Du har rätt; Kampanj har hållits med reklam på universitetet och träff med studenterna i Lindellhallen. Frågeformulär och tävling har hållit, mingel och samtal istället för seminarium för att locka studenter att ha ett mer avslappnat forum för samtal kring studentfackliga arbetet. NTK har också varit med på detta men vi valde att dela upp och så de skulle hålla till i MIT-huset för att fånga även deras studenter. Fiskdamm med priser och du har rätt broschyrer var också en succé. Många studenter och 100 personer som fick napp! Anders F: Möte har hållits med Anders, studentcentrum och skrivningsbevakningen. Vi har gått igenom de synpunkter som vi samlat in från studenter angående regelverk och problem man stött på vid salstentamen. Bra underlag att ha till revideringen av det nya regelverket. Tentamensreglerna: Studentcentrum ska till hösten revidera dessa regler. Studentkårerna och Eva förde fram synpunkter från studenterna och skrivningsbevakningen All information tas vidare till studenträttsliga samverkansgruppen och höstens revideringsarbete. Det finns ett centralt system som skulle kunna fungera för tentamensanmälan. Just nu verkar det inte möjligt enligt Sören Berglund (IT-chef), vi får dock hoppas. Detta system skulle i så fall innebära att studenterna anmäler sig till tentor via cas-inloggning, med ett och samma system oavsett vilken kurs som läses. Umeå studentkår Biblioteksgränd 6, 907 36 Umeå 070-686 90 10 ordf@umeastudentkar.se Sidan 3 av 5
Meddelande Fanny Eriksson Kårordförande 2013-05-17 USSR: Helg- och kvällstentor: USSR efterfrågade statistik kring helg- och kvällstentor innan de diskuterar frågan vidare. Skrivningsbevakningen kan ta fram statistik kring hur många tentor som totalt läggs på kvällar och helger, man kan dock inte urskilja hur många av dem som är ordinarie tentor. Skrivningsbevakningen ansvarar endast för att boka in salar och tider för tentamen. Ansvaret för att följa reglerna kring ordinarie tentor ligger på institutionerna och fakulteterna. Detta bör därför tas till de respektive fakulteterna och institutionerna via USSR. Kodade tentamina: Kodade hemtentor är ett önskemål från Umeå studentkår. Sist det behandlades var 2008 och inget har hänt sedan dess. Frågan ställdes om hur prioriterat det är. Studentrepresentanterna fick i uppdrag att kolla upp studentfallen och få en uppfattning om hur vanligt det är. Myndighetskapital: Anders Fällström informerar om att 50 procent av det myndighetskapital som dragits in på GU kan gå tillbaka till fakulteterna om de beskriver hur medlen ska användas för strategiska utbildningssatsningar. Utbildningsmedel: Utbildningsdepartementet har i vårbudgeten tilldelat UmU extra medel för sjuksköterske- och ingenjörsutbildningarna. Regelverksarbetet, USSR-Studentcentrum: Staffan Uvell informerade om arbetet med att ta fram ett dokument om regler för studentinflytande. Man arbetar med ett förslag som USSR får ta ställning till så småningom. Modell för säkring av nationella examensmål vid UmU: Ulrika Haake redogör för arbetet med dokumentet Modell för säkring av nationella examensmål vid Umeå universitet. En diskussion om betygskriterier fortsätter. Rådet beslutar att under hösten göra ett större arbete kring betygskriterier och examination och att bl.a. ägna kommande USSR-seminarium till detta tema. UKÄ:s utvärderingar: Diskussion förs angående vilka möjligheter ett lärosäte har att klaga på UKÄ s utvärderingar. Handläggningen av bristande kvalitet: Anders Fällström informerar om den pågående processen med handläggningen av bristande kvalitet. Lärosätet har ett år på sig att åtgärda bristerna. Eftersom det ska vara ett rektorsbeslut på åtgärderna så krävs det mer tid än tidigare tänkt för att man på central nivå ska hinna godkänna skrivelserna. UPC: Katarina Winka redogör för läget gällande omorganisationen och de beslut som kommer att fattas under våren samt för arbetet med att utforma ett nytt högskolepedagogiskt kursutbud, gällande från vt 2014. Umeå studentkår Biblioteksgränd 6, 907 36 Umeå 070-686 90 10 ordf@umeastudentkar.se Sidan 4 av 5
Meddelande Fanny Eriksson Kårordförande 2013-05-17 Studiesocialt ansvarig - Mottagningsutbildning: 2 av 3 tillfällen av Mottagningsutbildningen har vid skrivandes stund varit, och det har varit i snitt 30-35 studenter vid varje tillfälle. Under utbildningen finns Polisen, Ambulanspersonal och Studenthälsan med för att hålla föreläsningar. - Scharinska: Det har inkommit ett föreläggande från Länstyrelsen som innebär att vi inte kommer kunna bedriva verksamhet förens i början på 2015. KS-AU har även fastställt den hyresgrundande summan till 4,8 miljoner, förhoppningsvis ska vi genom lång avskrivningstid få ner den beräknade hyran på ca 1 milj/år. - Studentfallskrivelsen: Arbetet med studentfallskrivelsen har påbörjats och det är ett par studiesociala frågor som ska tas upp, så som CSN vs UmU, studenters arbetsmiljö samt hur universitetet ska bemöta den heterogena studentgruppen. Umeå studentkår Biblioteksgränd 6, 907 36 Umeå 070-686 90 10 ordf@umeastudentkar.se Sidan 5 av 5
Demokratimotion Kårvalet 2013 kantades av en rad händelser som, sammantagna, inte stärkte förtroendet för valsystemet vid Umeå Studentkår. Den grundläggande demokratiska principen om en man, en kvinna, en röst kunde inte garanteras. Valsystemet öppnade möjligheten att valfuska för alla och envar. Det är mot denna bakgrund som Demokratimotionen har tillkommit. Arbetarpartiet anser att kåren i samband med framtida kårval ska följa grundläggande demokratiska principer, vilket bland annat innebär: - att kåren följer sina egna stadgar om att en medlem som ska rösta ska legitimera sig med sin kårlegitimation, - att det tillsätts oberoende externa valobservatörer för att säkerställa att kommande kårval genomförs på ett demokratiskt sätt. En kort bakgrund 1. Det nya valsystemet innebar att kravet på identifikation slopades. Den som ville rösta i kårvalet besökte en hemsida (kårval.nu), skrev in sitt personnummer och valde därefter parti. Den enda koll som gjorde var att personnumret tillhörde en kårmedlem som ännu inte röstat. Problemet är att personnummer är offentliga och finns tillgängliga via Skatteverket eller hemsidor som www.upplysning.se. Vem som helst hade alltså kunnat ta en lista på sina studiekamrater, kollat upp dessas personnummer och därefter röstat i kårvalet med minimal risk att valfusket kunde spåras. I synnerhet om fuskaren använt sig av en offentlig dator eller kårens egna valbås runt om på Campus. Systemet öppnade dels för att vissa individer kunde rösta flera gånger genom att utnyttja andras personnummer. Dels öppnade det för att andra individer, mot sin vilja, blev av med sin rösträtt (eller sin rätt att avstå från att rösta) i kårvalet. Principen en man, en kvinna, en röst sattes alltså ur spel. 2. Valsystemet ändrades i hemlighet av valnämndens ordförande. Detta skedde på långfredagen (29 mars). Kårvalet inleddes på annandag påsk (1 april). Trots alla möjligheter som den moderna tekniken innebär vad gäller kommunikation (mobiltelefoner, e-post, Skype, Facebook, m.m) så tog valnämndens ordförande på eget bevåg beslut om att ändra systemet utan att konsultera andra ledamöter i valnämnden. Hur lätt och snabbt det kunde gå att sammankalla valnämnden visade sig dessutom i samband med att valsystemets utformning blev en nyhet i lokalmedia. Valnämndsordförandes beslut rapporterades heller inte officiellt till valnämnden i efterhand och finns inte protokollfört någonstans. Valnämndens ordförande hade dessutom två olika röstningssystem att välja mellan på långfredagen. Dels systemet som öppnar för valfusk (som vi beskrivit ovan). Dels det system som tidigare använts, där den röstande måste identifiera sig med sitt unika student-id. Ändå föll valet på systemet som saknade identifikationskrav. 3. Ett valsystem utan identifikation med kårlegitimation bryter mot kårens stadgar. I Umeå Studentkårs stadgar 8 kap 2 står att Rösträtt tillkommer varje medlem som vid valtillfället kan uppvisa giltig kårlegitimation. Sedan det första kårvalet i slutet av 1960-talet har formuleringen tolkats som att de som ska rösta i kårvalet måste uppvisa kårlegitimation
för att få rösta. Sedan internetröstningen infördes för några år sedan har kravet varit att man ska identifiera sig med hjälp av det unika student-id-nummer som finns präntat på kårlegitimationen. Vid tolkning av formuleringen i kårens stadgar måste hänsyn tas till denna praxis. Den som anser att det finns skäl att omtolka eller ändra stadgarna och därmed frångå en 40-årig praxis är skyldig att framföra dessa i en bred och öppen diskussion med hela kårfullmäktige. Rapporter om valfusk Ett flertal rapporter om valfusk inkommit till Umeå Studentkår i samband med valet. Detta har även uppmärksammats av Svt:s Västerbottensnytt, som intervjuade två studenter som fått sina personnummer kapade. Att valfusk faktiskt inträffat i samband med kårvalet 2013 är mycket allvarligt och understryker ytterligare det nya röstningssystemets demokratiska brister. Då en så pass litet antal röster krävs för att påverka valutgången i den ena eller andra riktningen så är även ett begränsat valfusk att anse som mycket allvarligt. Fallen av valfusk kårvalet understryker behovet av att tillsätta oberoende externa valobservatörer som kan övervaka kommande kårval och säkerställa att dessa genomförs på ett demokratiskt sätt samt följer kårens stadgar. Förtroendet för Umeå Studentkår som demokratisk organisation måste återupprättas Kollapsen för demokratin inom Umeå Studentkår i samband med 2013 års kårval har skadat studentkårens demokratiska rykte och legitimitet. Detta är extra allvarligt då många studenter redan har ett lågt förtroende för kåren. Detta visas inte minst av det generellt låga valdeltagandet i kårvalen. Att återupprätta ett nedfläckat demokratiskt rykte är inte något som sker i en handvändning. Vi vill dock, med denna Demokratimotion, inleda detta arbete. Det som skedde i samband med kårvalet 2013 får under inga som helst omständigheter ske igen. Vi kräver därför: att framtida kårval inom Umeå Studentkår ska följa grundläggande demokratiska principer, att framtida kårval inom Umeå Studentkår ska organiseras i enlighet med Umeå Studentkårs stadgar, att oberoende externa valobservatörer sätts in för att övervaka framtida kårval vid Umeå Studentkår i syfte att säkerställa att valen genomförs på ett demokratiskt sätt och i enlighet med Umeå Studentkårs stadgar. Davis Kaza Joacim Strand Lars-Erik Utberg Arbetarpartiet
Motionssvar Viktor Sjödin Vice kårordförande 2013-05-17 SVAR AVSEENDE MOTION: DEMOKRATIMOTION Umeå studentkår har mottagit en motion från Arbetarpartiet avseende kårvalet 2013 och ett antal punkter kring vilka Arbetarpartiet för fram kritik om valets genomförande, då med särskilt fokus på identifieringsprocessen för de medlemmar som röstar. Kårstyrelsen vill börja med att påpeka vikten av att varken styrelsen eller kårfullmäktige i allt för stor utsträckning går in i vilket arbete Valnämnden utför. Det är av största vikt att ett kårval genomförs på ett tryggt sätt, en bedömning som Valnämnden bäst gör på egen hand. Om eventuella oegentligheter uppstår under valet ska dessa i första hand hanteras av Valnämnden samt, i förekommande fall, även av Inspektor. Valnämndens oberoende mot kårfullmäktige är central för att medlemmarna ska känna en trygghet för den process genom vilken fullmäktige tillsätts. Kårstyrelsen vill vidare framföra vikten av att kommande kårfullmäktige gör en översyn av stadgarna avseende kårvalet i samråd med Inspektor. Stadgar är ett levande dokument som behöver ständig översyn för att fungera så bra och säkert som möjligt. Kårstyrelsen ska däremot försöka ge svar kring Arbetarpartiets frågeställningar i relation till hur kårens stadgar är utformade. Arbetarpartiet ställer upp tre att-satser: Att framtida kårval inom Umeå Studentkår ska följa grundläggande demokratiska principer: Kårstyrelsen kan inte göra någon annan bedömning än att kårvalet följer grundläggande demokratiska principer då det inte heller bryter mot kårens stadgar. Varje medlem erhåller en röst varigenom de väljer sina representanter. Att det kan förekomma olika former av valmanipulation är mycket allvarligt, men där Valnämnden och Inspektor gjort bedömningen att detta val ej ska ogiltigförklaras. Att framtida kårval inom Umeå Studentkår ska organiseras i enlighet med Umeå Studentkårs stadgar: Att identifiering sker mot personnummer istället för student-id bör anses vara fullt i linje med kårens stadgar då de inte explicit säger hur identifiering sker. Student-ID är Mecenats egen identifikation av studenter och har inget specifikt med medlemskap att göra. Personnummer är däremot starkt kopplat till medlemskapet. Vidare ställer inte stadgarna krav på att kårlegitimation ska visas bara att det ska kunna visas om så efterfrågas. Att oberoende externa valobservatörer sätts in för att övervaka framtida kårval vid Umeå Studentkår i syfte att säkerställa att valen genomförs på ett demokratiskt sätt och i enlighet med Umeå Studentkårs stadgar: Denna roll finns redan i form av kårens Inspektor som har att fortlöpande iakttaga och stödja Umeå studentkårs arbete. Förslag till beslut: Att anse motionen besvarad Umeå studentkår Biblioteksgränd 6, 907 36 Umeå 070-686 90 11 vice@umeastudentkar.se Sidan 1 av 1
Beslut Fanny Eriksson Kårordförande 2013-05-08 ANBUD PÅ AKUTRUMSFÖRMEDLINGEN SAMT TILLSKAPANDE AV EN BOWEBB Anbud på akutrumsförmedlingen Umeå kommuns akutrumsförmedling sköts i dagsläget via KFUM och syftar till: Uppdraget består i att förmedla akuta/tillfälliga bostäder till de studenter vid Umeå Universitet och Sveriges lantbruksuniversitet som har giltigt antagningsbesked och inte på egen hand lyckats ordna sitt boende. Målgruppen är studenter som anländer i anslutning till terminsstarterna höst och vår. Uppdraget avser i första hand de studenter som kommer från orter utanför Umeåregionen. Umeå kommuns anbudsinbjudan Umeå studentkår skötte under en rad år akutrumsförmedlingen och förmedlade under denna period ett antal tusen boenden till antagna studenter under såväl höst som vår. Då kåren har en naturlig närhet till studenterna såväl verksamhetsmässigt som placeringsmässigt utgjorde detta en naturlig plats för en akutrumsförmedling. Att driva akutrumsförmedlingen fungerade också som en utmärkt kompetensstärkande åtgärd i kårens studiesociala arbete, då kåren fick en djup insikt i bostadssituationen för studenterna. Under 2000-talets första hälft pågick dock ett arbete att skala ner kårens verksamhet med ökat fokus på utbildningsbevakning och studenters rättigheter. Vidare så hamnade många praktiska, tjänstemannaliknande, uppgifter på studiesocialt ansvarig och tog bort fokus från annat arbete. Umeå kommun var vidare kritiska till att förmedlingen i så hög grad sköttes av förtroendevalda, ej tjänstemän och mot dessa bakomliggande faktorer valde Umeå studentkår att avsluta sitt engagemang i akutrumsförmedlingen. Mycket har hänt sedan kåren upphörde med förmedlingen. Obligatoriet har avskaffats och satt ökad press på kåren att finna andra former av finansiering av sin verksamhet än genom medlemsintäkter. Vidare så har erfarenheterna genom åren visat att, trots att kåren ej längre förmedlar akutrum, så är det till oss många studenter kommer med frågor om boende av det slaget. Umeå kommun har nu utkommit med en inbjudan att lämna anbud om att ta över akutrumsförmedlingen från och med hösten 2013 och för två läsår framöver. Umeå studentkårs styrelse har dessutom i sin verksamhetsplan för 2012/2013 att: Umeå studentkår med tiden övertar Akutrumsförmedlingen. Slutlig verksamhetsplan 12/13 Detta föranleder att Umeå studentkår nu sätter igång arbetet med att jobba fram ett starkt anbud för att kunna ta över förmedlingen. Vi har goda kunskaper sedan förr kring vilka kostnader som kåren haft för förmedlingen och hur många timarbetande som behövts. Förmedlingen bör i framtiden dock vara tydligare knuten till Umeå studentkårs kansli för att stärka kontinuiteten och inte lägga administrativa sysslor på förtroendevalda. Detta kommer naturligtvis påverka tjänstemannabefattningarna inom kansliet men också inflödet av medel för att täcka delar av tjänstemäns löner. Dock kommer naturligtvis förmedlingen verksamhetsmässigt ligga nära studiesocialt ansvarig fast då ur ett politiskt perspektiv, som ett verktyg att få en närhet till bostadssökande studenter samt för att få en bild av bostadssituationen. Det anbud som läggs ska även bygga på självkostnadsprincipen, dvs. kåren ska ej behöva gå back pga. driften av förmedlingen. Då kåren drivit förmedlingen förut så har även det varit fallet, medel har ej behövts tillskjutas utan förmedlingen har gått runt för egen maskin. Som en del i anbudet för Akutrumsförmedlingen avser kårstyrelsen även koppla en Bowebb, vilken beskrivs närmre i detalj nedan. Umeå studentkår Biblioteksgränd 6, 907 36 Umeå 070-686 90 10 ordf@umeastudentkar.se Sidan 1 av 3
Beslut Fanny Eriksson Kårordförande 2013-05-08 Tillskapande av en Bowebb Umeå är en stor studentstad som varje höst står inför en stor utmaning: att finna boende till samtliga studenter. Det är en utmaning som Umeå studentkår, bostadsbolagen och kommunen oftast lyckas lösa, även om vissa studenter får stå i kö under en mycket lång tid. Många studentkårer i Sverige är idag starkt involverade i att förmedla bostäder till studerande, antingen genom eget ägande, förmedling i samarbete med bostadsbolag eller andrahandsförmedling från privatpersoner. Att studentkårer har ett så stort intresse av just bostadsförmedling handlar främst om att det ligger nära kårernas verksamhet, kårerna utgörs av studenter som ofta själva upplevt de problem som skapas vid bostadsbrist och där kårerna även är de som kan få en nära kontakt med studenter då de befinner sig på Campus nära studiemiljöerna. Umeå studentkår arbetar i dagsläget i huvudsak med andrahandsförmedling av boenden. Bland annat så håller kårexpeditionen i en distansrumslista för kårmedlemmar på distans som behöver tillfälligt boende vid besök i Umeå. Vidare så förmedlas boenden via en anslagstavla i Lindelhallen. Kåren har också en nära kontakt med akutrumsförmedlingen. Studentkårerna vid Umeå universitetet träffar även varje verksamhetsår Bostaden för att diskutera samarbetet och bostadssituationen. Förutom andrahandsboenden och akutrum, kommer studenter i kontakt med en rad olika bostadsförmedlare, enskilda personer och företag, om de vill maximera sitt bostadssökande. Det är en stor mängd aktörer av olika storlek som är svåra för den enskilda studenten (främst för hitkommande studenter från andra städer eller länder) att få en klar översikt över. Umeå studentkår vill nu skapa en tjänst som kopplar samman andrahandsboenden, akutrumsförmedling, distansrumsboenden och i framtiden även boenden via privata aktörer på en och samma plats i något vi inledningsvis kallar för Bowebb. Umeå studentkår genomförde redan verksamhetsåret 2011/2012 en utredning kring uppbyggandet av en studentbostadsförmedling; av studenter för studenter. Vi har inspirerats av arbetet som förts i en rad andra studentstäder såsom t.ex. Luleå (http://www.studentbostadsservice.se/) och Halmstad (http://bowebb.karen.hh.se/). Umeå studentkårs målsättning är att bostadsförmedlingen i en framtid ska kunna innehålla följande: - Samtliga studentboenden som erbjuds studenter via de privata bostadsbolag som finns i Umeå med omnejd. Denna förmedling ska även genera intäkter till Bowebb. - Även en rad studentboenden som erbjuds studenter vid utlokaliserade Campus i Örnsköldsvik, Skellefteå, Lycksele, Kiruna osv. - Andrahandsboenden specifikt för distansstudenter för att förenkla boendesituationen för denna grupp då de oftast är på besök i en vecka eller två och behöver ett korttidsboende. Detta finns till stor del redan idag som förmån för Umeå studentkårs medlemmar men har en potential att utvecklas, genom att t.ex. kunna erbjudas samtliga distansstuderande. - Andrahandsförmedling från privatpersoner mot studenter. Detta finns redan idag via Umeå studentkårs anslagstavlor men har stor utvecklingspotential. - En fast plats för akutrumsförmedlingen på nätet. En akutrumsförmedling finns redan i dagsläget och vi är övertygade om att den kan utvecklas ytterligare via en nätbaserad bostadsförmedling. Vår förhoppning är även att Bowebb ska ha ett starkt samarbete med AB Bostaden för ett erbjuda ett helhetskoncept för bostadssökande studenter i Umeå. Umeå studentkår Biblioteksgränd 6, 907 36 Umeå 070-686 90 10 ordf@umeastudentkar.se Sidan 2 av 3
Beslut Fanny Eriksson Kårordförande 2013-05-08 Fördelar med en studentdriven bostadsförmedling Umeå studentkår etablerade stora delar av det studentbostadsbestånd som vi idag ser i Umeå. Kåren har vidare under många år varit en aktiv part i att förmedla boenden till studenter. Vi ser därför stora fördelar med ett system som upprätthålls av studenter för studenter: Det ligger i studentkårens grundläggande verksamhet att hjälpa studenter både under studierna men också vid sidan av dessa då såväl boenden som ekonomi har en stor inverkan på studietiden. Studentkårerna finns där studenterna rör sig och utgörs i huvudsak av studenter. Detta bidrar till en mer naturlig kontakt med den enskilda studenten. Umeå studentkår har inget vinstintresse utan kan jobba för att hålla kostnader nere utan att tumma på servicenivå mot den enskilda studenten. Dock kan Bowebb genera intäkter i framtiden genom samarbeten med de privata bostadsaktörerna. Studenter som går via kårens bostadsförmedling riskerar inte att tappa sin köplats som de eventuellt har via bostadsbolagens vanliga förmedling. Således blir det också lättare för många studenter att få ett boende efter sin studietid. Umeå studentkår kommer för ändamålet förvärva en hemsida och målsättningen är att lyfta fram nyttig information för studenterna, tips och tricks i bostadssökandet, kontaktpersoner i studiesociala frågor på kårerna och mycket mer. Sidan är tänkt att vara kårneutral i den bemärkelsen att ingen studentkår ska lyftas fram framför någon annan, utan sidan kommer snarare fokusera på ett helhetsgrepp om studenterna vid Umeå universitet. Systemet sköts däremot av Umeå studentkår i samarbete med den systemleverantör som hanterar kårens medlemsregister, en leverantör som med andra ord kan garantera säkerhet och tekniskt kunnande gällande systemet. För en mer genomgripande beskrivning av systemet (Bilaga 1). Den löpande bostadsförmedlingen samt marknadsföringen av densamma bör ligga på Umeå studentkårs kansli med studiesocialt ansvarig som politiskt kopplad funktion. Detta kommer förändra tjänstemannabefattningen något för en del tjänstemän men förmedlingen kommer inledningsvis ej medföra omfattande merarbete då systemet byggs av en extern systemleverantör. Målsättningen är även att finansiera delar av uppförandet samt driften av Bowebb i det fall att Umeå studentkår erhåller Akutrumsförmedlingen. Det är en kostnad för tillskapandet av Bowebb. Dock blir detta ett säkert system som fortlöpande sköts av den systemleverantör som sköter kårens medlemsregister och kåren får ett färdigt system levererat som innehåller en omfattande mängd funktioner samt som kan kopplas till studenternas CAS-inloggning. Kostnaden är ej heller högre än vad det hade kostat att skapa en professionell hemsida via t.ex. många webbyråer. Med anledning av ovanstående föreslår kårstyrelsen kårfullmäktige: Att arbetsutskottet får i uppdrag att arbeta fram samt lämna ett anbudsförslag avseende övertagande av akutrumsförmedlingen. Att det anbudsförslag som lämnas ska vara självfinansierat. Att avsätta 110000:- från kårens framtidsfond i syfte att upprätta en Bowebb i enlighet med bifogat förslag Umeå studentkår Biblioteksgränd 6, 907 36 Umeå 070-686 90 10 ordf@umeastudentkar.se Sidan 3 av 3
SYSTEMFÖRSLAG_v1 Umeå Studentkår Bowebb Montania System AB 2011-11-29
Projektnummer: Projektbenämning: Umeå Studentkår Bowebb Sidan 2 av 11 1 Bakgrund Umeå Studentkår (Kåren) använder Montanias system Agera Medlem för medlemshantering. Montania har byggt ett system Bowebb för att hantera bostäder. Kåren har även viss hantering av bostäder och behöver ett system. Målet med systemet är främst: Integrera webben med administrationen för att minska manuell inmatning för personalen på bostadsservice, t ex att ansökningar studenterna gör per automatik finns i administrationsdelen Förbättra för studenten genom en bättre webb med t ex mina sidor - där studenten kan göra ansökan, adressändra, se sina befintliga ansökningar och felanmäla - men även förbättra design och informationssidor på webben för bättre användbarhet Förenkla kommunikationen med bostadssökande genom att t ex snabbt kunna kommunicera både allmän information och framför allt lägenhetserbjudande. 2 Övergripande specifikation Utgångspunkten för diskussionen har varit att matcha kårens behov mot det system Montania byggt. Specifikationen över systemet är gjord genom en schematisk bild enligt nedan. Samt genom följande skisser över inmatningsfönster (ej kompletta utkast): Systemet kan hantera både svenska och engelska där besökaren byter språk på sajten. Montania System AB www.montania.se
Projektnummer: Projektbenämning: Umeå Studentkår Bowebb Sidan 3 av 11 Man börjar att lägga upp de område man har: Inne på området lägger man in beskrivning och karta: Montania System AB www.montania.se
Projektnummer: Projektbenämning: Umeå Studentkår Bowebb Sidan 4 av 11 Sen lägger man upp de olika lägenhetstyperna: Sen lägger man upp de olika objekten (där man enkelt också kan söka bland dem): Montania System AB www.montania.se
Projektnummer: Projektbenämning: Umeå Studentkår Bowebb Sidan 5 av 11 Inne på en lägenhet ser man även hyresgäst och vilka erbjudande som gått iväg för den: Man kan också enkelt lägga upp lite nyheter: Montania System AB www.montania.se
Projektnummer: Projektbenämning: Umeå Studentkår Bowebb Sidan 6 av 11 Man bör lägga upp de vanliga info-/textsidorna med vanlig information: Vilket görs enkelt: Montania System AB www.montania.se
Projektnummer: Projektbenämning: Umeå Studentkår Bowebb Sidan 7 av 11 Sen är man redo att ta emot ansökningar/önskemål. Nedan visas hur det snabbt går att söka fram en eller flera ansökningar i kön, går även att maila alla framsökta oavsett om det är en eller flera (t ex om man vill maila alla som behöver förnya sin plats i kön): Inne på kortet för ansökan ser man vilka olika önskemål som finns, och i rutan under ser man lämpliga objekt. Man kan direkt från ansökan skicka erbjudande om lägenhet: Montania System AB www.montania.se
Projektnummer: Projektbenämning: Umeå Studentkår Bowebb Sidan 8 av 11 Montania System AB www.montania.se
Projektnummer: Projektbenämning: Umeå Studentkår Bowebb Sidan 9 av 11 Man kan också söka och redigera studenter på studentkortet: Det går också att lägga upp annonser för andrahandsförmedling: Montania System AB www.montania.se
Projektnummer: Projektbenämning: Umeå Studentkår Bowebb Sidan 10 av 11 2.1 Kravlista Följande lista i blå text - har kåren själv skrivit som frågor om ett system och Montania (MS) sen kommenterat i svart text: 1. Måste vi i förväg bestämma om bostadssökandet ska vara enbart för kårmedlemmar eller för alla studenter eller är detta något vi kan påverka i efterhand? MS: I grundutförande kontrollerar systemet inte medlemskap eftersom vi tror att det är en god idé att erbjuda alla studenter tjänsten. Om medlemskap ska krävas måste kontroll av betalt medlemskap göras. Tilläggskostnad vid krav på medlemskap: 5 tkr (går att införa i efterhand) 2. Går det att begränsa tillgången till vissa typer av boenden, enbart till kårmedlemmar, eller måste allt antingen vara för alla studenter eller bara för kårmedlemmar? MS: Innebär att man inte kan kräva medlemskap för inloggning, men däremot måste systemet veta om man är medlem eller ej. VI kan göra en lösning som gör att icke medlemmar inte kan ange en viss lägenhetstyp som önskemål. Om de sen ska tilldelas en lägenhet måste en ny kontroll göras av systemet. Baksidan är väl just även om systemet gör kontroller vid olika moment att tydligheten och förändringen vid när medlemsstatus förändras. Tilläggskostnad: 10 tkr 3. Kan vi lägga till nya flikar på webbsidan som vi fyller med material eller är det liknande medlemsportalen, att detta är något vi kommer överens om i förväg? MS: Vi lägger upp fler sidor åt er vilket ingår i driftsavtalet. 4. Om vi i framtiden skulle börja förmedla andra typer av boenden till studenterna, krävs det stora modifikationer av systemet eller går detta att implementera utan större revideringar? MS: Systemet har stöd för olika områden (grupp av uthyrningsobjekt t ex avgränsade av geografi) och även en typning (t ex Studentrum, Lägenhet, Korridor) av lägenhet. Det finns inget generellt hinder för att använda systemet även för andra typer av boende. Men det beror så klart på vilka krav som "andra typer av boenden" ställer och hur de ska hanteras. Det hänger väl ihop med punkt 1 och 2 ovan också. Montania System AB www.montania.se
Projektnummer: Projektbenämning: Umeå Studentkår Bowebb Sidan 11 av 11 3 Kostnader Baserat på ovanstående uppskattar vi kostnaderna till följande: Benämning Rabatt Från Till Projektgenomförande Projektledning 1 000 kr 1 000 kr Avstämningar/möte med kund (1-3 tim) 1 000 kr 3 000 kr Licens Montania bowebb (engångskostnad) Licens Montanias system för bowebb 25% 75 000 kr 75 000 kr Tillägg: Gemensam CAS-inloggning med Medlemsportalen 5 000 kr 5 000 kr Driftsavtal per månad inkl licens, installation, uppläggning av nya info-webbsidor och backup Konsultarvode löpande debitering per timme Framtagning av grafisk design (ändrad logga, färgsättning och typsnitt ingår i licens medan ny design brukar ta mellan 4-6 tim) Hjälp med innehåll/texter, 0 h Utbildning & support, 2-4 h Restid Per mån: 750 kr 980 SEK/tim 980 SEK/tim 980 SEK/tim 390 SEK/tim I ovanstående kostnad ingår ej eventuella förändringar märkta med framtida utveckling eller dyl Eventuellt tillkommande arbete debiteras enligt gällande prislista, f.n 980 kr per timme. Kostnader för eventuell utbildning, support, resor och restid tillkommer. Samtliga kostnader är exklusive moms och eventuella frakter. Priser och kostnader gäller i 30 dagar från det datum som är angivet på första sidan. Med vänliga hälsningar Lasse Delin Montania System AB Montania System AB www.montania.se