Löpande underhållsplan för Samfällighetsföreningen Tallbacken Version 2008-05-18

Löpande underhållsplan för Samfällighetsföreningen Tallbacken Version 2008-05-18 1 (20)

Innehållsförteckning 1 Inledning... 4 2 Om samfälligheten och underhållsplanen... 5 2.1 Ansvarsfördelning... 5 2.1.1 Stämman... 5 2.1.2 Styrelsen... 5 2.1.3 Förvaltaren... 5 2.1.4 Längpersoner... 5 2.1.5 Enskild medlem... 5 2.2 Samfälld egendom och privat egendom... 6 2.3 Försäkringar... 6 2.4 Underhåll av planen... 7 2.5 Tidshorisonter... 7 3 Kortsiktig underhållsplan plan för innevarande år... 8 3.1 Reparationer och underhåll... 8 3.2 Årligen återkommande underhållsåtgärder... 9 4 Långsiktig underhållsplan... 10 4.1 Husen... 10 4.1.1 Fasader... 10 4.1.2 Fönster... 10 4.1.3 Tak... 10 4.1.4 Takrännor och stuprör... 10 4.1.5 Vind... 10 4.1.6 Ventilation... 11 4.2 Värme, vatten och avlopp... 11 4.2.1 Värmesystem... 11 4.2.2 Vatten, avlopp, dränering... 11 4.3 Gemensamma elanläggningar... 12 4.3.1 Ytterbelysning... 12 4.3.2 El i garagen... 12 4.3.3 Elcentraler... 12 4.3.4 Motorvärmarstolpar... 12 4.4 Kommunikation... 12 4.4.1 Kabel-TV... 12 4.4.2 Bredband... 13 4.5 Övriga byggnader... 13 4.5.1 Garagen... 13 4.5.2 Garagetak... 13 4.5.3 Garageportar... 13 4.5.4 Garagegolv... 14 4.5.5 Sophus och förråd... 14 4.6 Anläggningar utomhus... 14 4.6.1 Asfalterade ytor... 14 4.6.2 Gemensamma grönytor... 14 4.6.3 Fyrkanterna... 15 4.6.4 Träd... 15 5 Sammanfattning av underhållsplan... 16 6 Ekonomi... 17 6.1 Underhållskostnader enligt bokslut 1998-2008... 17 6.2 Ekonomiskt förverkligande... 17 2 (20)

7 Övrigt... 18 7.1 Samfällighetsavgiften... 18 7.2 Trafik inom området... 18 7.3 Regler för förändringar inom fyrkanten... 18 7.4 Från Huspärmen... 19 8 Loggbok... 19 8.1 Fönster... 19 8.2 Fasader... 19 8.3 Källare... 20 8.4 Tak... 20 3 (20)

1 Inledning Samfällighetsföreningen Tallbacken bildades 1974 genom anläggningsbeslut 1974-08-22. Genom senare beslut har kabel-tv och bredband införlivats i samfälligheten. Området uppfördes 1971 av HSB och omfattar 72 fastigheter, fördelade runt tre gårdar med adresserna Sandbackavägen 26, 28 och 30 A-Z. Fastighetsbeteckningarna är Hygget 2-74 där Hygget 2 är gemensamhetsanläggningen och Hygget 3-74 är de enskilda fastigheterna som omfattas av samfällighetsföreningen. Samfälligheten bildades alltså ganska tidigt och skiljer sig på en del punkter från andra samfälligheter. Generellt uttryckt så har samfälligheten ett större ansvar och därmed åtaganden och den enskilde medlemmen/fastighetsägaren ngt mindre frihetsgrader än vad som gäller i andra samfälligheter. Detta beskrivs i anläggningsbeslutet och alla medlemmar uppmanas att studera detta. Som delägare i samfälligheten har alla medlemmar skyldighet att efter bästa förmåga ta del i skötseln av samfälligheten enligt de beslut som stämma och styrelse fattar och enligt vad man kommer överens om inom gårdarna. Det är viktigt som medlem att engagera sig i föreningen och föra fram åsikter, hjälpa till och vara delaktig. Större reparationer och investeringar har samfälligheten ansvar för och exempel på några sådana är nya garage 2001, installation av bredband 2006 och byte till treglasfönster 2007. För att kunna genomföra detta har samfälligheten tagit upp lån som nu är ganska omfattande. Detta medför att ca en tredjedel av den samfällighetsavgift som erläggs varje månad utgörs av ränta och amorteringar på gemensamma lån. Detta förklarar också varför vår samfällighet har högre månadsavgifter än vad många andra samfälligheter har. För att upprätthålla områdets standard är det viktigt att det finns en genomtänkt och kontinuerligt uppdaterad underhållsplan. Denna långsiktiga underhållsplan och den ekonomiska planen ska fungera som ett stöd för styrelsen i dess arbete och vara en tydlig information till föreningens medlemmar. Styrelsen Samfällighetsföreningen Tallbacken Umeå 2008-10-15 4 (20)

2 Om samfälligheten och underhållsplanen 2.1 Ansvarsfördelning Prel version 18 maj 2009 2.1.1 Stämman En samfällighetsförening skall bildas enligt lag när flera fastighetsägare tillsammans äger gemensam egendom, så kallade samfälligheter. Samfällighetsföreningens ändamål är att förvalta den samfällighet för vilken den har bildats. Samfällighetens ordinarie stämma, även kallad årsmöte, infaller under maj månad varje år. Då utses en styrelse som har till uppgift att förvalta samfällighetens anläggningar. Medlemmarna kan genom motioner inlämnade till styrelsen framföra förslag till ändringar/förbättringar av anläggningens skötsel. 2.1.2 Styrelsen Styrelsen ansvarar för anläggningens skötsel enligt de riktlinjer som stämman fastlägger och i enlighet med anläggningsbeslut och stadgar. Det innebär tex. att förvalta samfälligheten och föreningens tillgångar och att föra redovisning över föreningens räkenskaper. Styrelsen är, inför medlemmarna vid årsstämman, ansvarig för skötseln under det avslutade verksamhetsåret. Styrelsen skall inför varje stämma föreslå medlemmarna åtgärder för anläggningens skötsel och eventuella förändringar/förbättringar. 2.1.3 Förvaltaren Förvaltarens arbetsuppgifter regleras i särskilt avtal. I förvaltarrollen ingår bl. a. översyn och skötsel av samfällighetens gemensamma ytor, som inte omfattas av de enskilda fastighetsägarnas skyldigheter. Förvaltaren ansvarar också för översyn och underhåll av gemensamma anläggningar och inventarier (värmecentral, förråd, maskiner mm) samt har en arbetsledande funktion i samband med hela samfälligheten omfattande reparations- och underhållsarbeten. Lennart Jonsson, 30Y, är förvaltare. 2.1.4 Längpersoner En person i varje länga (omfattande 6 fastigheter) är utsedd till längperson. Denne ska vara närmaste kontakt för medlemmarna i frågor som berör samfälligheten och fungerar som arbetsledare vid gemensamma arbets- och städdagar. Vem som är längperson i varje länga och vad den personen har för uppdrag står under flik 3 i huspärmen. 2.1.5 Enskild medlem För att samfälligheten skall fungera väl och kunna förvalta gemensam egendom på det ekonomiskt mest gynnsamma sättet, samtidigt som trivsel upprätthålls i bostadsområdet med 5 (20)

goda relationer medlemmarna emellan, fordras att vi alla följer gällande föreskrifter. Som delägare i samfälligheten har man skyldighet att efter bästa förmåga ta del i skötseln av samfälligheten och därigenom bidra till att bibehålla områdets standard. Skötseln av övriga gemensamma ytor (som inte förvaltaren ansvarar för) delar alla på. Det sker dels genom ett rullande schema för gräsklippning och övrigt underhåll dels gemensamma arbetsdagar. Arbetsuppgifterna är olika under sommar och vinter. Vad som ingår i arbetsuppgifterna framgår av huspärmen under flik 4 (se också punkt 3.2). Det finns även ett självbestämmande inom respektive fyrkant. Läs mer under punkt 7.3. 2.2 Samfälld egendom och privat egendom Samfälligheten äger, förvaltar och är ekonomiskt ansvarig för: o Fasader o Tak o Garage o Containerhus o Fjärrvärmeanläggning o Ledningar för vatten, avlopp och dagvatten. o Område för elverkets servicekablar och ledningar, stolpar och armaturer för ytterbelysningar samt anordningar för el i garagen. o Markytor för telekommunikationsledningar. o Anläggning för Kabel-TV och ledningar till anslutna fastigheter. o Områden för förbindelsetomt med förbindelseleder, lekplatser med anordningar, planteringar, parkeringsplatser och garage. o Optokabel i mark för datakommunikation inklusive anslutning mot leverantörens avlämningspunkt (termineringsbox), switchar, kontaktdon, server etc. o Kulvert/plaströr för ledningsdragning o Kontaktdon i varje fastighet, inklusive nödvändiga skåp och annan mekanisk utrustning. o Gemensamma grönytor Du som fastighetsägare ansvarar för: o Egen tomtyta o Fönster (glasade ytor) o Dörrar o Den del av fjärrvärmeanläggning som ligger inom fastigheten o Ventilation inkl. takfläkt Det finns även ett självbestämmande inom respektive fyrkant. Läs mer under flik 4 i huspärmen. 2.3 Försäkringar Gemensamhetsanläggningarna är försäkrade genom styrelsen och kostnaden ingår i samfällighetsavgiften. Garagen är därigenom brandförsäkrade men det gäller endast själva byggnaden. Bil, cyklar och eventuellt annat lösöre går däremot på respektive husägares 6 (20)

försäkringar. Av bl.a. orsaker kopplade till risken för brand får inga mellanväggar sättas upp mellan garageplasterna. Ansvarsförsäkring?? 2.4 Underhåll av planen Planen uppdateras varje år av styrelsen före årsmötet (normalt i maj). Styrelsen gör då en avvägning av vilka åtgärder från föregående års långsiktiga underhållsplan med horisonten 1-3 år som skall läggas in i det nu förestående årets kortsiktiga underhållsplan. I den kortsiktiga planen ingår naturligtvis också pågående och tidigare beslutade åtgärder som ännu inte blivit klara. Samtidigt görs en uppskattning av vilka reparationsåtgärder som skall flyttas fram en tidshorisont t.ex. från P4-10 i föregående års underhållsplan till P1-3 i det nu påbörjade årets underhållsplan. I den nya planen görs en kostnadsuppskattning av hur mycket åtgärder i den kortsiktiga planen kan förväntas kosta. Denna kostnadsuppskattning finns i aktuell årsredovisnings verksamhetsplan. De mera långsiktiga åtgärderna behöver inte ha en kostnadsuppskattning. Ungefär vart 5:e år bör en konsult gå igenom den tekniska delen av denna plan och alla dess tidshorisonter för att se att den fortfarande är realistisk och att eventuella kostnadsuppskattningar i planen är rimliga. För närvarande finns inga kostnadsuppskattningar i planen. 2.5 Tidshorisonter Följande tidshorisonter finns i planen o P0 teknisk plan för innevarande år kallad kortsiktig underhållsplan. Denna plan skall ingå i aktuell årsredovisningen i avsnittet verksamhetsplan för det kommande året. o P1-3 teknisk plan för åtgärder uppskattade för år 1-3 räknat från nuvarande år o P4-10 teknisk plan för åtgärder uppskattade för år 4-10 räknat från nuvarande år o P11-30 teknisk plan för åtgärder uppskattade för år 11-30 räknat från nuvarande år o P30+ teknisk plan för åtgärder uppskattade för år 30+ räknat från nuvarande år 7 (20)

3 Kortsiktig underhållsplan plan för innevarande år 3.1 Reparationer och underhåll Samfällighetens verksamhetsår löper kalenderårsvis. Eftersom årsstämman hålls under maj månad så har en tredjedel av verksamhetsåret redan gått då beslut om åtgärder och budget fattas. Den nya styrelsen tillträder efter det att stämman har genomförts. En viss förskjutning av åtgärder/insatser över årsskiftena är därför nödvändig. Under kommande styrelseperiod (2009) planeras följande åtgärder. Detta arbete kan komma att sträcka sig in i 2010. Åtgärd: Utredning och ev. igångsättning av en balansering av värme och ventilation i fastigheterna Utförare: Konsulttjänst Uppskattad kostnad:?? Åtgärd: Utredning av dräneringssystemets status samt åtgärdsbehov Utförare: Konsulttjänst Uppskattad kostnad:?? Åtgärd: Utredning av träfasadernas status samt åtgärdsbehov Utförare: Styrelsen + Konsult Uppskattad kostnad:?? Åtgärd: Utredning av tegelfasadernas status samt åtgärdsbehov Utförare: Styrelsen Uppskattad kostnad:?? Åtgärd: Ta fram underlag för samt göra upphandling av KabelTV-tjänster Utförare: Styrelsen Uppskattad kostnad:?? Åtgärd: Ta fram underlag för samt göra upphandling av Bredbandstjänster Utförare: Styrelsen Uppskattad kostnad:?? Åtgärd: Utredning av ombyggnad av taken Utförare: Styrelsen + Konsult Uppskattad kostnad:?? Åtgärd: Inventering av takrännornas status. Utförare: Styrelsen Uppskattad kostnad:?? Åtgärd: Byte av värmeväxlare. Utförare: Styrelsen upphandlar tjänsten Uppskattad kostnad:?? Exakt när dessa olika åtgärder utförs beslutas av styrelsen. 8 (20)

3.2 Årligen återkommande underhållsåtgärder Vårstädning Underhåll i form av vårstädning sköts av medlemmarna själva genom att vi en dag samlas för gemensamt arbete. Detta omfattar främst krattning av löv, ansning av träd och buskar, oljning/ målning av trävirke mm. Härutöver kan styrelsen vissa år lägga ut extra arbeten, som exempelvis byte av sand i sandlådor, komplettering av matjord för gräsmattor och underhåll. Förvaltare och längpersoner ansvarar för spolning dräneringsrör, rensning av takrännor och stuprör mm Sommarskötsel Längpersonen är ansvarig för arbetsfördelning och information till grannarna via anslagstavlan i soprummet. Vad som ingår i arbetsuppgifterna framgår av huspärmen. Att göra: Sopning asfalterade ytor, rensning av ogräs i rabatter och kring lekplats, klippning av gräs, städning i och omkring soprum mm. Vinterskötsel Snöröjning och halkbekämpning Sköts av kontrakterade entreprenörer. För att underlätta snöröjningen är det viktigt att alla hjälper till med att ställa in bilen i garaget och flytta, i förekommande fall, extrabilen allt efterhand som snön röjs. Ansvar vintertid för soprum och yttertak Längpersonen är ansvarig för arbetsfördelning och information till grannarna via anslagstavlan i soprummet. Vad som ingår i arbetsuppgifterna framgår av huspärmen. Att göra: Städning i sophus, skotta och hugg bort is i anslutning till dörrarna, sandning. Radhusens yttertak Yttertaken är samfällighetens ansvar. Om taken behöver skottas görs detta först efter särskilt meddelade. Har tak blivit speciellt utsatt av snödrev, tar Du kontakt med förvaltaren för rådslag. Vi vill undvika onödig snöskottning då det kan finnas risk för skada på takpappen. Vissa vindriktningar kan ge överhäng av snödrivor vid takens gavlar. Aven om det är måttligt med snö i övrigt innebär drivan att vatten, vid blidväder, rinner ner på fasadteglet. Vid minusgrader, fryser sedan teglet sönder. Utan särskild påminnelse är det därför viktigt att dessa drivor tas ner. Längpersonen har samordningsansvaret. Extrainsatser Vid behov kan extrainsatser behöva göras, som tex. klottersanering. Styrelsen skickar ut meddelande om detta. 9 (20)

4 Långsiktig underhållsplan I följande avsnitt presenteras de olika områden som kräver underhåll på längre sikt. 4.1 Husen 4.1.1 Fasader Status: Träfasaderna är inventerade av styrelsen 2006 och den har på några byggnader befunnits vara i så dåligt skick att den bör repareras. Tegelfasaderna har på flera håll börjat få frostsprängningar. Det är främst på södergavlar som teglet ömsom fryser och tinar. När vattnet som trängt in i teglet vid plustemperatur fryser till is så sprängs tegelytan sönder. Om det fanns takutskjut skulle detta problem sannolikt minska Renoveringsbehov/Åtgärd: Period P0: Styrelsen ska under 2009 utreda träfasadernas status samt ge förslag på åtgärder. Styrelsen ska härvid ta hjälp av konsult. Period P0: Styrelsen ska under 2009 utreda tegelfasadernas status samt ge förslag på åtgärder. Styrelsen ska härvid ta hjälp av konsult. 4.1.2 Fönster Status: Treglasfönster har monterats i samtliga hus under våren 2007. Renoveringsbehov/Åtgärd: Översyn av fönster i period P11-30. 4.1.3 Tak Status: Takpapp lagades och tjärades på samtliga fastigheter 1998. Renoveringsbehov/Åtgärd: En förnyad sådan renovering torde krävas i perioden P11-30. Alternativt byggs taken om, bla. annat för att få takutskjut som skyddar fasaderna och medger tilläggsisolering. Period P1-3: Styrelsen ska under 2009 utreda en ev. ombyggnad av taken. Styrelsen ska härvid ta hjälp av konsult. 4.1.4 Takrännor och stuprör Status: Takrännor börjar på sina håll rosta sönder. Renoveringsbehov/Åtgärd: P0:Styrelsen ska under 2009 göra en inventering av takrännornas status. 4.1.5 Vind Status: Kallvind med inspektionslucka. Renoveringsbehov/Åtgärd: P1-3: Kontroll av fuktighet 10 (20)

4.1.6 Ventilation Status: Mekanisk frånluftsventilation. Fläktarna är gamla och har bytts ut på några fastigheter. Ventilationssystemen i samtliga fastigheter rengjordes under 2007 förutom i 11 st. som nyligen hade rengjorts. Kallras från gavelvägg på gavelhusen. Renoveringsbehov/Åtgärd: Kalldraget kan behöva åtgärdas. Oklart hur eftersom själva problemet inte har kunnat identifieras. Fläktarna är fastighetsägarens enskilda angelägenhet och denne får alltså stå kostnaden vid byte. P0: Utredning och ev. igångsättning av en balansering av värme och ventilation i fastigheterna samt utredning av orsak till och åtgärder för att motverka kallras ifrån gavlarna. 4.2 Värme, vatten och avlopp Samfälligheten äger ledningarna som ligger på samfällighetens mark. Det rör sig om ledningar för fjärrvärme, vatten och avlopp, dränering/dagvatten. Samfälligheten ansvarar för underhåll och skötsel. 4.2.1 Värmesystem Status: Samfällighetens fastigheter är anslutna till fjärvärme med värmeväxlare. I många fastigheter är radiatorer och termostater från då husets byggdes. Renoveringsbehov/Åtgärd: P0: Termostater bör bytas på alla radiatorer där detta inte har gjorts. Enskild angelägenhet. P0: Värmeväxlarna måste bytas under 2009. P0: Utredning och ev. igångsättning av en balansering av värme och ventilation i fastigheterna. 4.2.2 Vatten, avlopp, dränering Status: Den stora majoriteten av rörledningarna är över 30 år gamla (och omfattas inte längre av försäkringsskyddet, dvs. samfälligheten står för uppkomna skador fullt ut). Det är omöjligt att med någon säkerhet prognostisera hur ofta ledningar av den åldern förväntas gå sönder, men med ökande ålder bör dessa problem inträffa allt oftare. I ett aktuellt fall (28Z) så kostade grävningen och reparationen närmare 150.000 kr. Den ökande åldern och skicket på samfällighetens anläggningar kan antas innebära ett allt större behov av akuta åtgärder. Detta är en viktig fråga för nuvarande och kommande årsmöten att ta ställning till. Renoveringsbehov/Åtgärd: P0: En utredning av dräneringssystemets status samt åtgärdsbehov ska genomföras under 2009. Styrelsen kontrakterar en lämplig konsult för detta. P1-3: Översyn av övriga rörledningssystem. Skador som uppkommer på grund av våra vattenledningar är vi ansvariga för. Ett undantag är då följdskadorna drabbar annan fastighet med gällande hemförsäkring, dvs i normalfallet någon av våra medlemmar. Då träder istället dennes hemförsäkring täcker skadan i den delen den drabbar dennes fastighet. 11 (20)

4.3 Gemensamma elanläggningar 4.3.1 Ytterbelysning Anläggningen för ytterbelysning omfattar kablar i mark, mätarcentraler, fördelningscentraler, ytterbelysning på radhusens förråd och garagen, kabelinstallation och belysningsarmaturer i garagen samt belysningsstolpar. Status: Utomhusbelysningen byttes ut i samband med garagebygget. Sedan dess har inget regelbundet underhåll gjorts utöver byte av glödlampor och säkringar. Renoveringsbehov/Åtgärd: Lampor i ytterbelysningen byts genom styrelsens försorg. Trasiga glödlampor inne i garagen byts av den enskilde nyttjaren av garageplatsen. Beräknad livslängd på armatur är, beroende av kvalitet, mellan 10-25 år. P11-30: Reparation/byte av armaturer. 4.3.2 El i garagen Status: Eluttag för motorvärmare finns uppsatta i samtliga garage. Dessa omfattar del i markkablage, mätar- och fördelningscentraler samt kabelinstallationer. En olämplig lösning på elmontaget har lett till att vatten har runnit ner i elskåpen och orsakat kortslutning med påföljd att fyra bränder har uppstått. Dessa ledningar är omdragna under 2007. Renoveringsbehov/Åtgärd: P11-30: Översyn 4.3.3 Elcentraler Status:?? Renoveringsbehov/Åtgärd:?? 4.3.4 Motorvärmarstolpar Status: Stolparna sattes upp i samband med garagebygget. På området finns 73 eluttag i motorvärmarstolpar. Varje fastighet disponerar mot särskild avgift ett eluttag, därutöver finns ett extra för uthyrning. Med tanke på el-säkerheten är det inte tillåtet att lämna hängande spänningsförande kablar vid motorvärmarstolpar eller i/utanför garagen. Renoveringsbehov/Åtgärd: Något behov av åtgärder förväntas inte före period P11-30 förutom mindre kompletteringar som görs som del av det löpande underhållet. 4.4 Kommunikation 4.4.1 Kabel-TV Status: Kabel-TV nätet består av underförstärkare, fördelningscentraler och kablar i marken. 12 (20)

Kabel-TV är gammalt (30 år+) och många av de nedgrävda kablarna är påverkade av tjäle mm. vilket i vissa fall resulterar i dålig bild. Nätet är konstruerat för att klara av minst tre antennuttag per fastighet. Samfälligheten har tecknat avtal med ComHem om leverans ett grundutbud av programkanaler. Renoveringsbehov/Åtgärd: Uppgradering av kabel-tv-systemet kan behövas i P4-10. P0: Styrelsen ska ta fram underlag för samt göra upphandling av kabel-tv-tjänster under 2009. 4.4.2 Bredband Status: Bredband via fiberkabel installerades 2006. Bredbandsnätverket består av fiberoptiska ledningar förlagda i skyddsslangar nergrävda i marken samt fördelningsskåp och elektronik i nodhuset och i fastigheterna. Till varje hus går det två optofiber från nodhuset. I var ända av optofiberparet är en fiberkonverter ansluten som omvandlar elektrisk signal till ljus och vice versa. I huset är fiberkonverten en grå låda som sitter fastskruvad på väggen. Den matas med ström via en batterieliminator. Optofibertrådarna som är anslutna till fiberkonvertern är lätt att skada och kan bara repareras av en fackman. Samfälligheten har upphandlat avtal om Internettjänster Bredband2. Renoveringsbehov/Åtgärd: P0: Styrelsen ska ta fram underlag för samt göra upphandling av Internettjänster under 2009. 4.5 Övriga byggnader 4.5.1 Garagen Av bl.a. orsaker kopplade till risken för brand får inga mellanväggar sättas upp mellan garageplasterna. Det är VIKTIGT att låsa garagen. Vid eventuella problem med dörrar och lås skall områdesansvarig kontaktas. Förvaring av BRANDFARLIGA ÄMNEN får endast ske i godkända kärl och i mängder som brandförsvaret godkänner! Status: Det finns 6 garagelängor byggda 2005. De är i bra skick. Renoveringsbehov/Åtgärd: P11-30: Målning 4.5.2 Garagetak Status: Hösten och början av vintern 2006-2007 var mycket fuktiga vilket medförde problem med fukt i garagen. Takplåtarnas beläggning har inte hunnit absorbera fukten eftersom denna behöver hinna vädras bort emellanåt för att beläggningen ska kunna absorbera mer. En besiktningsman har tittat på detta två gånger. Renoveringsbehov/Åtgärd:???? 4.5.3 Garageportar Det är samfälligheten som äger portarna och slutligen ansvarar för deras skick Status: Bra skick?? Renoveringsbehov/Åtgärd: P1-3: Tvätta portarna. 13 (20)

4.5.4 Garagegolv Status: I ett flertal av garagen har golvens ytskick börjat vilket orsakar att det blir gropar i garagegolven. Det kan vara betingelserna under gjutningen eller betongens sammansättning. Fastec har följt de normer som finns och alla åtgärder vid byggnationen är utförda enligt plan. Det finns inga anmärkningar om golven i slutbesiktningsprotokollet trots att det fanns gropar i några garage redan då. Tre faktorer kan ha påverkat gjutningens kvalitet. 1) förhållandena vid gjutningen, tex om det var frost styrelsen påpekar att det var mildväder och i vissa fall regn. 2) om rätt betongkvalitet använts Fastec har upphandlat gjutningen och de normer som finns har följts. 3) salt och snö som tinar kan fräta på betongen styrelsen, det droppar från bilarnas stänkskydd. Slutbesiktning är genomförd och det finns inga noteringar om skador i garagegolv i protokollet, dvs. de är inte möjligt att kräva ansvar från leverantören/entreprenören. Renoveringsbehov/Åtgärd: P1-3: Utreda garagegolv. En ev. åtgärd kan vara att putsa den skadade betongen och försegla den. (Beslut om åtgärder skjuts fram till sommaren 2009) 4.5.5 Sophus och förråd Status: Ombyggda i samband med de nya garagen 2005 Trösklarna till entredörrar är så lågt placerade så att det även vid lite snö blir stopp i dörren. Renoveringsbehov/Åtgärd:??? 4.6 Anläggningar utomhus 4.6.1 Asfalterade ytor Samfällighetens asfaltytor består av samtliga parkeringar samt huvuddelen av gång- och cykelstråken. Asfaltsbeläggningen utsätts för kontinuerligt slitage. Det vanskligt att göra en uppskattning om den befintliga asfaltens naturliga livslängd utan att vi får anta att vi åtgärdar lokala skador när och där de uppstår. Skador på beläggningen och kantstenar kan även uppstå vid ovarsam snöröjning. Beror detta på för snöröjaren oväntat ojämnt underlag, som denna inte bör ha förutsett, så tvingas samfälligheten stå får kostnaden att reparera skadorna. Skador som beror på att markbrunnar tenderar att resa sig från omgivande mark och bilda vulkankratrar, anses vara samfällighetens ansvar att åtgärda och även sådana skador som uppstår på grund av vår underlåtelse att åtgärda dessa markbrunnar. Uppskattningsvis behöver det åtgärdas vart 5:e år, vilket ger en uppskattad årskostnad på xxxx kr. Status: Renoveringsbehov/Åtgärd:??? 4.6.2 Gemensamma grönytor Status: Gemensamma grönytor utgörs av den sk. Parken, Rabatter och planteringar mm. Samfälligheten har att sköta och underhålla grönytorna och växtligheten på sin mark. Detta ombesörjs dels av förvaltaren dels av samfällighetens medlemmar, se pkt 2.1 och 3.2. 14 (20)

Renoveringsbehov/Åtgärd: underhålls som del av vårstädning.??? Prel version 18 maj 2009 4.6.3 Fyrkanterna Status: Det är samfällighetens medlemmar inom respektive fyrkant/gård som ska sköta och underhålla grönytorna och växtligheten inom gården, se pkt 2.1, 3.2 samt 7.3. Renoveringsbehov/Åtgärd:??? Lekplatser Vi som samfällighet är enligt lag (Plan- och bygglagen ) skyldiga att tillse att Fasta lekredskap skall anordnas så att risken för personskador begränsas. Det finns allmänna råd och vissa EU-regler som skall visa på hur denna ganska allmänt hållna mål skall kunna uppnås. Dessa gäller främst (utom EU-reglerna för godkänt markunderlag) nyanläggning av lekplatser. För befintliga lekplatser gäller (med ovan angivet undantag) de regler som fanns då lekplatsen anlades. Efter anläggningen skall då lekplatsen underhållas så att inte risk för olyckor uppstår på grund av åldrande. För detta underhåll ansvarar rättsligt fastighetsägaren och i vårt fall samfällighetens styrelsemedlemmar individuellt. Det medföra stora skadestånd för styrelsens medlemmar i händelse av en allvarligare olycka på grund av våra lekplatsers bristande säkerhet. Vi är alltså som ett minimum skyldiga att tillse borttagande av lekredskap som är slitna och omedelbart farliga, samt att byta ut underlaget där det finns lekredskap med en fallhöjd över 1 meter (klätterställningar, gungor). Vid byte av utslitna lekredskap till nya torde de hårdare nyanläggningskraven gälla. 4.6.4 Träd Tallar Samfälligheten har varit mycket restriktiv med att tillåta avverkning av tallar. Detta motiveras av att många av medlemmarna tycker att våra tallar i möjligaste mån ska vara kvar av estetiska skäl men också av att kommunen har en strävan efter att behålla det relativt höga inslag av äldre tall som finns på Sandbackaområdet. Det är särskilt i området kring Sandalidens skola och daghemmet Stengärdan som tallinslaget är markant. Utdrag ur Byggnadsordning för Haga-Sandbacka upprättad november 2004: Den låga bebyggelsen, utformad med kringbyggda gårdar, ger tillsammans med sparade tallbestånd och kuperad terräng området dess karaktär. de träd som i övrigt sparats från den ursprungliga skogen viktiga att värna om. De utgör en viktig del av områdets karaktär. Således har tallar tidigare avverkats endast på grund av sjukdom, under garagebygget och i något fall för att underlätta snöröjning. Under åren har det allt oftare framkommit önskemål om att avverka fler tallaer eftersom många upplever att de skuggar tomterna under vår korta sommar och att de barrar ner. Se pkt 7.3 Renoveringsbehov/Åtgärd: P0: Under 2009 ska ett antal tallar avverkas för att medge mer solinstrålning. 15 (20)

5 Sammanfattning av underhållsplan Prel version 18 maj 2009 Tid Avsn. Åtgärd Kostnad P0 4.1.1 Utreda träfasadernas status - förslag på åtgärder 4.1.1 Utreda tegelfasadernas status - förslag på åtgärder 4.1.4 Utreda takrännornas status 4.1.6 Utreda balansering värme - ventilation 4.2.1 Nya termostater på radiatorerna enskild angelägenhet 4.2.1 Byta värmeväxlare 4.2.1 Utreda balansering värme - ventilation 4.2.2 Utreda dräneringssystemets status 4.4.1 Upphandling av Kabel-TV 4.4.2 Upphandling av bredband 4.6.4 Avverkning tallar P1-3 4.1.3 Utreda ev. ombyggnad av taken 4.1.5 Kontroll av fuktighet vind 4.2.2 Utreda övriga ledningssystems status 4.5.3 Tvätta garageportar 4.5.4 Utreda garagegolv P4-10 P11-30 4.1.3 Underhåll/ombyggnation av taken 4.3.1 Reparation/byte armaturer 4.3.2 Översyn el i garage 4.5.1 Ommålning av garage 16 (20)

6 Ekonomi 6.1 Underhållskostnader enligt bokslut 1998-2008 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 6.2 Ekonomiskt förverkligande Oavsett vilken underhållsnivå som väljs så finns det två finansieringsmöjligheter att ta ställning till. - Finansiering via årsavgifter - Finansiering helt eller delvis via banklån Större reparationer och investeringar har samfälligheten ansvar för. För att kunna genomföra detta har samfälligheten tagit upp lån som nu är ganska omfattande. Detta medför att ca en tredjedel av den samfällighetsavgift som erläggs varje månad utgörs av ränta och amorteringar på gemensamma lån. En samfällighet anses som en säker låntagare och samfälligheten har därför hyggliga lånevillkor. Genom att samfälligheten är garant för lånet kan enskilda medlemmar, som kanske skulle behövt ta dyra topplån för att kunna betala in en enskild insats, komma lindrigare undan. Enskilda medlemmar kan inte amortera snabbare eller betala in sin del av det gemensamma lånet. I många andra samfälligheter har man istället löst ekonomin för stora gemensamma investeringar genom insatser från varje delägare. Om några större investeringar krävs inom Tallbacken under de närmaste 10 åren måste dessa sannolikt finansieras helt eller delvis via insatser från de enskilda medlemmarna eftersom samfälligheten idag redan har omfattande lån. Att låna ännu mer skulle innebära en alltför stor ekonomisk belastning för samfälligheten och samfällighetsavgiften skulle bli orimligt hög. Om 10-15 år har relativt mycket av lånen amorterats bort och det blir återigen rimligt för samfälligheten att låna till investeringar. 17 (20)

7 Övrigt 7.1 Samfällighetsavgiften I samfällighetsavgiften ingår samtliga kostnader för områdets drift/skötsel. I samfällighetsavgiften ingår även kostnaden för: o Garageplats (Kallgarage i länga) o Sophämtning o Kabel-TV I samfällighetsavgiften INGÅR INTE kostnad avseende energiavgift för motorvärmaruttag i garagen samt Internettjänster. Samfällighetsavgiften debiteras månadsvis. Debiteringen under årets första månader preliminär och kan justeras om årsstämmans beslut om samfällighetsavgift förändras. 7.2 Trafik inom området Tallbacken är ett bostadsområde som är avsett att vara BEFRIAT från biltrafik. Framkörning till husentréer skall därför göras mycket restriktivt och endast för av- och pålastning av tunga och skrymmande godstransporter eller angelägna persontransporter. Försök flytta bilen från uteparkeringarna vid snöröjning. 7.3 Regler för förändringar inom fyrkanten Beslutade vid årsstämman 1997 Varje fyrkant har ett självbestämmande över sin innergård. Detta gäller alla planteringar, all vegetation och andra praktiska arrangemang, som t.ex. trädgårdsmöbler och lekutrustning. Det enda undantaget från detta mandat är tallarna. Beslut avseende tallar inom området tas av styrelsen efter rådslag med av samfälligheten utsedd expert. Styrelsen ska informeras om planerade åtgärder inom fyrkanten minst en månad före årsstämman. Den ekonomiska ramen för respektive fyrkant är 5000 kr. Beställningar av material, utrustning mm. sker via styrelsen. Beslut om förändring på innergård skall stödjas av en absolut majoritet dvs. minst 13 fastigheter ska stödja förslaget. Komplettering beslutade vid stämman 2006 Beslutsordning gällande samfällighetens mark inom och utom fyrkanterna, samt rutiner vid anskaffning av utrustning mm. 1. Enligt föreningens stadgar skall styrelsen förvalta samfällighetens tillgångar. I detta ligger att styrelsen har ett övergripande ansvar för samfällighetens mark, planteringar samt andra praktiska anordningar. 2. Enskild eller enskilda husägare, som önskar göra förändringar inom fyrkanten, skall skriftligt beskriva förslaget och distribuera det till alla i fyrkanten. Styrelsen kan på samma sätt väcka förslag. Förslaget skall vara utformat så att det går att svara ja eller nej. 3. Svar på förslaget lämnas lämpligen till en längperson, som skriver ett protokoll, vari framgår hur alla fastigheter röstat. Om minst 13 av fyrkantens fastigheter biträder förslaget går ärendet till styrelsen. En kostnadsberäkning skall bifogas. 4. Styrelsen fattar beslut och effektuerar beslutet. 5. Den ekonomiska ramen for varje fyrkant är 5000 kr per år. Faktura skall vara utställd på Samfälligheten Tallbacken. 18 (20)

7.4 Från Huspärmen Förutsättningar att tänka på vid tillbyggnation av altaner, bodar mm Efter att våra hus färdigställdes har vi grävt i marken för justering av vattenledningar och dränering vid några tillfällen. Det är ett bra utfall och inget anmärkningsvärt med tanke på att de tolv byggkropparna är över trettio år gamla. Trots detta har vi haft anledning att diskutera förhållandet i styrelsen. Hittills har bara en grävning behövt göras på enskild tomt och bla. det har föranlett styrelsen att precisera nedanstående förutsättningar. Byggnation altan, cykelbod mm Undersök först om Du behöver byggnadslov för projektet. Om byggnation görs närmare granne, än 4,5 m behövs grannens tillåtelse. Våra små tomter innebär därför att nästan alla projekt berör grannen. Begär därför alltid dennes godkännande. Ingrepp i grundmur, yttervägg, tak, gemensamt plank Samfälligheten har enligt stadgarna underhållsansvar för ovanstående byggnadsdelar. Innan förändring får göras kontaktas därför förvaltaren. (Det har också uppförts plank som ej tillhör samfälligheten. Vilka det är torde enskild fastighetsägare känna till.) Avvattning tomt Fastighetsägare har ansvar för att vatten från egen tomt ej leds in på grannens mark. Marklutning ska ej heller vara sådan att vatten leds mot grundmur och utgör en påfrestning på dräneringens kapacitet. Tänk på att sättningar kan uppstå om marken grävs upp och att det är svårt med inspektion under altan. Kontrollera var vatten från stuprör på farstukvist avleds. Inför planerad utbyggnad görs anmälan tillförvaltaren. Marklutningen kommer då att besiktigas. Ansvar för dränering Samfälligheten har ansvar för att hålla dränering och grundmur i skick. Däremot bekostar ej samfälligheten rivning och återställande av förstörd tillbyggnation. Det är en angelägenhet för husägaren. Innan eventuell byggnation planeras är det således ett antal åtgärder som behöver beaktas. 8 Loggbok Styrelsen har beslutat att föra en särskild loggbok för noteringar om händelser och utförda åtgärder inom samfälligheten. Av praktiska skäl läggs loggboken in som en del av underhållsplanen. 8.1 Fönster 2007 Alla Samtliga fönster har besiktigats, enligt särskilt protokoll. 8.2 Fasader 2007?? Samtliga fasader har blivit besiktigade, där rötskador mm noterats i särskilt protokoll 19 (20)

8.3 Källare Hus Tidpunkt 26 T 1999 Fukt visade sig i gillestuga, vid gavelvägg. Det kunde ej säkert klarläggas varifrån fukten kom. Dräneringen byttes vid gaveln. Dessutom sänktes dräneringen. Eftersom det är högsta punkten på dräneringen sattes pump, med larm, in för att lyfta vattnet till anslutande dränering. Åtgärden kan ifrågasättas då dräneringen fungerat i mer än 20 år trots att den i likhet med alla andra Dräneringar i området legat för högt. Pumpen be höve service! 26 Z 2003 Inkommande vattenservice är monterad i källaren. Vattenmätaren har bytts ut och därvid revs rörisoleringen i anslutning till mätaren bort. Fukt har sedan kondenserat och skadat golvmatta. Vid reparation upptäcktes en polyetenslang som varit proppad med träkil. Aven denna tillförde fukt. Slangen var sannolikt en kvarleva sedan byggnadstiden. Skadan är åtgärdad. 28 T 2003 Fukt i gillestuga. Det visade sig att gjutformar för väggarna ställts på bräder. Dessa har sedan gjutits in i underkant på väggen. När brädorna ruttnat bort uppstår en kanal som kan föra in fukt i höjd med golvet. Åtgärd: Utvändig uppgrävning, reparation av vägg ny dränering, platonmatta på vägg och rätt lutning från sockel vid anläggning av gräsmatta. 28 Z 1980? Dagvattenledning 300 mm trasig p g a sättning mot dagvattenbrunn. Vårflödet spolade sönder dränering som byttes till slang. Inga större skador i källaren. Påföljande vår trängde vatten in i hus 28 x, 28y, 28z med omfattande skador i källarvåningarna. Vid uppgrävning visade det sig att dräneringsslang och tegelrör ej var hopkopplade på ett korrekt sätt. Sand kunde rinna in i ny- lagda dräneringsslangen, som proppades igen. 30 T Samma skadebild och åtgärd som 28 T. Dessutom var avvattningen från stuprör trasig ca 1 m under marknivå. 28 Z 2008 8.4 Tak 1998 Takpappen förnyades på samtliga hus. 2007 Ventilationssystemen in samtliga fastigheter rengjordes förutom i 11 st som nyligen hade gjort det. 20 (20)