www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av anläggningsredovisning Ebba Lind Carin Hultgren Certifierad kommunal revisor Mars 2019
Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål... 3 1.3. Revisionskriterier... 3 1.4. Avgränsning och metod... 3 2. Granskningsresultat... 5 2.1. Anläggningsregistret... 5 2.1.1. Vår bedömning kontrollmål 1... 7 2.2. Organisation... 7 2.2.1. Vår bedömning kontrollmål 2... 8 2.2.2. Vår bedömning kontrollmål 3... 9 2.3. Regler och anvisningar för redovisning... 9 2.3.1. Vår bedömning kontrollmål 4... 10 2.4. Redovisning... 11 2.4.1. Vår bedömning kontrollmål 5... 13 2.4.2. Vår bedömning kontrollmål 6... 17 3. Bedömning och rekommendationer... 18 3.1. Avstämning mot kontrollfrågor... 18 3.2. Svar på revisionsfrågan samt rekommendationer... 21 Mars 2019 1 av 22
Sammanfattning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna på genomfört en granskning av anläggningsredovisning. Syftet med granskningen har varit att besvara följande revisionsfråga: Är rutinerna kring anläggningsregistret säkra och är uppgifterna i registret tillförlitliga? Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att rutinerna kring anläggningsregistret delvis är säkra och att uppgifterna i registret delvis är tillförlitliga. Den sammanfattade revisionella bedömningen baseras på bedömningen av kontrolmålen vilka kan sammanfattas enligt nedan: Uppgifterna i den aktiva anläggningsreskontran (fastigheter och fordon) har till viss del kunnat verifieras mot externa uppgifter (lantmäteriet och transportstyrelsen). Styrande och stödjande dokument för anläggningsredovisning överensstämmer inte helt med god redovisningssed. Det finns vissa brister i befintlig rutin för löpande komponentindelning av materiella anläggningstillgångar. Mot bakgrund av genomförd granskning rekommenderar vi regionstyrelsen att: Se över behovet att ytterligare säkerställa samstämmighet mellan externa uppgifter om innehav och anläggningsreskontran. Uppdatera styrande och stödjande dokument för anläggningsredovisning så att de överensstämmer med god redovisningssed och regionens rutiner. Se över möjligheten att komponentindela gator och vägar. Se över möjligheten att införa avstämningsrutiner avseende den procentuella fördelningen mellan komponenter i ett objekt innan aktivering sker i syfte att säkerställa att den procentuella fördelningen är korrekt. Säkerställa att klassificeringar (drift/investering) av underhållsutgifter och juristtjänster görs korrekt. Med utgångspunkt i den kommande rekommendationen från RKR se över vilka kostnader som inkluderas i timpriset vid aktivering av egen arbetad tid samt se över hanteringen av investeringsbidrag från privata aktörer. Mars 2019 2 av 22
1. Inledning 1.1. Bakgrund Anläggningsredovisningen i regionen är omfattande och granskningen i samband med bokslutet görs huvudsakligen analytiskt. En djupare granskning av anläggningsredovisningen och -registret är nödvändig för att bedöma riktigheten i redovisningen och följsamheten kring den lagstiftning och de rekommendationer som finns. Revisorerna har mot bakgrund av genomförd risk och väsentlighetsanalys inför revisionsåret 2018 beslutat om en granskning avseende regionens hantering av anläggningsredovisning. 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål Syftet med granskningen är att besvara följande revisionsfråga: Är rutinerna kring anläggningsregistret säkra och är uppgifterna i registret tillförlitliga? För att besvara revisionsfrågan och därmed uppnå syftet med granskningen har följande kontrollmål formulerats: Alla upptagna fastigheter och fordon existerar och tillhör regionen. Handläggarnas ansvar beträffande anläggningsregistret är tydligt. Handhavanderutinerna avseende anläggningsregistret är ändamålsenliga. Rutinen är dokumenterad och löpande avstämning sker. Dokumenterade regler och anvisningar finns avseende anläggningsredovisningen. Gjorda inköp och försäljningar har hanterats korrekt i anläggningsregistret. Avskrivningstiderna är i enlighet med god redovisningssed. Avvikelse från riktlinjer/anvisningar dokumenteras. 1.3. Revisionskriterier Revisionskriterier utgörs av kommunal redovisningslag inkl övrig normgivning i form av rekommendationer från RKR (Rådet för kommunal redovisning) samt interna styrande och stödjande dokument. 1.4. Avgränsning och metod Granskningsobjekt är regionstyrelsen och avgränsning sker utifrån revisionsfråga och formulerade kontrollmål. Granskningen har gjorts genom genomgång av rutiner och verifiering av uppställda revisionskriterier. Substansgranskning har gjorts via registeranalys. Regionens Mars 2019 3 av 22
anläggningsregister och eget fastighetsregister har matchats mot centralt statligt fastighetsregister. Regionens fordon i anläggningsregistret och eget fordonsregister har matchats mot ägaruppgifter hämtade från Transportstyrelsen. Vidare har intervjuer med berörda tjänstemän gjorts. Följande personer har intervjuats inom ramen för granskningen: Finans och redovisningschef, Ekonom regionstyrelseförvaltningen, Handläggare anläggningsreskontran, regionstyrelseförvaltningen Ekonomichef teknikförvaltningen, Fastighetsförvaltare teknikförvaltningen, Verksamhetskontroller teknikförvaltningen, Ekonom teknikförvaltningen, Rapporten har faktakontrollerats av berörda tjänstemän. Mars 2019 4 av 22
2. Granskningsresultat 2.1. Anläggningsregistret Kontrollmål 1: Alla upptagna fastigheter och fordon existerar och tillhör regionen. Vi har efterfrågat regionens anläggningsregister/reskontra per 2018-12-31 i syfte att verifiera att upptagna fastigheter i balansräkningen existerar och tillhör regionen. Erhållen reskontra innehåller inte uppgift om fastighetsbeteckning varför vi har erhållit kompletterande utdrag från reskontran per användargrupp där uppgift om fastighetsbeteckning framgår. Följande filer har erhållits, vilka har samkörts mot uppgifter om ägande från Transportstyrelsen (fordon) och Lantmäteriet (fastigheter). Anläggningsreskontra per 2018-12-31 Fastighetsbeteckning 1AFAktiv Fastighetsbeteckning 1TKFAktiv Fordon 1AFAktiv Fordon 1TKFAktiv Fordon Aktiv Fastigheter Utifrån filerna Fastighetsbeteckning 1AFAktiv och Fastighetsbeteckning 1TKFAktiv har vi identifierat 2 098 objekt varav fastighetsbeteckning finns angivet för 1 322 stycken. Vi har identifierat sammantaget 452 unika fastighetsbeteckningar i registret. Lantmäteriet är den myndighet i Sverige som har till uppgift att registrera och säkra ägandet av fastigheter i Sverige. Inom ramen för den här granskningen betraktas därför uppgifterna från lantmäteriet som tillförlitliga och avstämning görs mot dem. äger 1 066 fastigheter enligt lantmäteriet. Nedan sammanfattas utfallet av avstämningen mellan lantmäteriets uppgifter och regionens. Avstämning har gjorts avseende de fastigheter i anläggningsregistret som vi identifierat fastighetsbeteckning för (452 unika fastighetsbeteckningar). Avstämning mot uppgift om ägande hos lantmäteriet gjordes ursprungligen utan anmärkning för 80 procent. Den mänskliga faktorn förklarar en stor del av de avvikande posterna, varför en manuell sökning gjorts för de fastigheter som initialt inte kunde stämmas av mot lantmäteriet. Efter den manuella sökningen kunde sammantaget 90 procent av fastigheterna med fastighetsbeteckning i anläggningsreskontran verifieras utan anmärkning. Tio procent av fastighet- Mars 2019 5 av 22
erna med fastighetsbeteckning finns inte i utdraget från lantmäteriet, vilket sannolikt förklaras av den mänskliga faktorn då fastighetsbeteckningen förs in manuellt i anläggningsregistret. Avstämning fastigheter AR mot lantmäteriet 10% Utan anmärkning Med anmärkning 90% Fordon Utifrån filerna Fordon 1AFAktiv, Fordon 1TKFAktiv och Fordon Aktiv har vi identifierat 111 fordon varav registreringsnummer finns angivet för 86 stycken. Transportstyrelsen är den myndighet i Sverige som har till uppgift att registrera och säkra ägandet av fordon i Sverige. Inom ramen för den här granskningen betraktas därför uppgifterna från Transportstyrelsen som tillförlitliga och avstämning görs mot dem. äger 373 1 fordon enligt Transportstyrelsen. Vid avstämningen har leasingbilar exkluderats från registret i transportstyrelsen eftersom regionen både klassificerar leasing av fordon som operationell och således inte redovisar samtliga leasade fordon som en tillgång i balansräkningen. Nedan sammanfattas utfallet av avstämningen mellan Transportstyrelsens uppgifter och regionens. Avstämning har gjorts avseende de fordon i anläggningsregistret som vi identifierat registreringsnummer för (86 stycken). Avstämning mot uppgift om ägande hos Transportstyrelsen har gjorts utan anmärkning för 94 procent. Sex procent av fordonen med registreringsnummer finns inte i utdraget från transportstyrelsen, vilket sannolikt förklaras av den mänskliga faktorn då registreringsnumret förs in manuellt i anläggningsregistret. 1 Exklusive avställda eller leasade fordon Mars 2019 6 av 22
Avstämning fordon AR mot transportstyrelsen 6% Utan anmärkning Med anmärkning 94% 2.1.1. Vår bedömning kontrollmål 1 Genomförd granskning visar att det i huvudsak går att verifiera fastigheter (90 %) och fordon (96 %) med fastighetsbeteckning respektive registreringsnummer i anläggningsreskontran mot externa uppgifter hos lantmäteriet och transportstyrelsen. Det finns dock en viss diskrepans i antal objekt mellan de interna och de externa uppgifterna vilket bland annat förklaras av att avstämningen endast har gjorts avseende den aktiva reskontran, dvs den reskontra där ännu ej fullt avskrivna fastigheter/fordon finns i. Detta medför att de interna registren med fastigheter och fordon innehåller färre objekt än de externa. Mot genomförd granskning kan vi till viss del fastslå existens och ägande avseende regionens fastigheter och fordon. Kontrollmålet bedöms vara delvis uppfyllt. 2.2. Organisation Kontrollmål 2: Handläggarnas ansvar beträffande anläggningsregistret är tydligt. Reglementen Vi har inhämtat reglemente för regionstyrelsen och tekniska nämnden för att identifiera vilka ansvarsroller avseende anläggningsregistret som fastslås i dem. I tekniska nämndens reglemente (RF, 2017-12-18 248) framgår i 2 att tekniska nämnden handhar uppgifter avseende regionens samtliga fastigheter, vatten- och avloppsverk med tillhörande ledningsnät, hamnar, gator och allmänna platser Vidare framgår av regionstyrelsens reglemente (RF, 2017-12-18 252) 8 att styrelsen ska (p.2) ha hand om övrig ekonomisk förvaltning. I denna uppgift ingår bland annat att underhålla och förvalta region- Mars 2019 7 av 22
ens fasta och lösa egendom och (p.5) se till att bokföring och redovisning sker i enlighet med lagen (1997:614) om kommunal redovisning. Av reglementena framgår således att regionstyrelsen är ägare av egendomen men de förvaltningar, tex teknikförvaltningen, som disponerar egendomen är också de som underhåller och förvaltar egendomen. För att säkerställa att bokföring och redovisning sker i enlighet med KRL utfärdar regionstyrelsen riktlinjer och anvisningar vilka fördelar ansvaret för att redovisningsinformationen blir rätt hanterad ute i organisationen. Övriga styrdokument I riktlinjer för redovisning av investeringar (RS, 2016-06-16) framgår ytterligare kring ansvarsfördelningen kring anläggningsredovisningen. Där fastslås att en särskild blankett ska fyllas i innan investeringsprojekt får påbörjas. Blanketten innehåller de grundläggande uppgifterna som behövs för upprättande av tillgången i anläggningsreskontran. Respektive förvaltnings ekonomichef är ansvarig för att blanketten fylls i med erforderliga uppgifter och skickas till handläggarna för anläggningsreskontran. Utifrån uppgifterna på blanketterna skapar handläggarna objektet i reskontran. Vidare framgår av samma riktlinjer att respektive beslutsattestant ansvarar för att redovisningen av investeringar är korrekt samt att respektive förvaltnings ekonomichef ansvarar för att aktivering av färdigställda investeringsprojekt görs i tid. 2.2.1. Vår bedömning kontrollmål 2 Reglementen för RS och TN fastlår den övergripande ansvarsfördelningen i regionen. Genom riktlinjer utfärdar RS ytterligare direktiv för styrningen av organisationen, ansvarsroller och redovisning kring hanteringen av regionens anläggningar. Vår uppfattning är att dokumenten tydligt reglerar ansvarsfördelningen. Kontrollmålet bedöms vara uppfyllt Kontrollmål 3: Handhavanderutinerna avseende anläggningsregistret är ändamålsenliga. Rutinen är dokumenterad och löpande avstämning sker. Vi har tagit del av följande dokument avseende handhavanderutiner: Rutinbeskrivning anläggningsreskontran (Rsf, 2018-10-15) Blankett grunduppgifter investering Som framgått av kontrollmål 2 ansvarar teknikförvaltningen (och övriga investerande förvaltningar) för att uppgifter om anläggningarna lämnas till ekonomiservice. Ekonomiservice har ansvar för att löpande säkerställa att uppgifterna i anläggningsreskontran överensstämmer med information tillhandahållen från teknikförvaltningen. Information om anläggningen lämnas bland annat via blanketten grunduppgifter investering. Mars 2019 8 av 22
Det finns två handläggare av anläggningsreskontran. I grova drag kan konstateras att hanteringen av anläggningsreskontran har delats upp mellan dem i form av affärsdrivande verksamhet och övrig verksamhet. I rutinbeskrivningen framgår vilka kontroller som utförs av ekonomiservice löpande och i samband med bokslut för de olika användargrupperna i anläggningsreskontran. Kontrollerna som beskrivs i rutinbeskrivningen är inte dokumenterade, varför vi inte har tagit del av några dokumenterade kontroller. 2.2.2. Vår bedömning kontrollmål 3 Det finns en dokumenterad rutinbeskrivning som omfattar hanteringen av anläggningsreskontran, både löpande och i samband med bokslut. Rutinbeskrivningen omfattar de kontroller som ska genomföras samt tydliggör förhållandet mellan handläggarna för anläggningsreskontran (ekonomiservice) och teknikförvaltningen. Vi har ej tagit del av dokumenterade kontroller och har således svårt att verifiera att angivna kontroller genomförs i enlighet med rutinen. Dock är vår bedömning att beskrivna handhavanderutiner och kontroller i allt väsentligt är ändamålsenliga. Kontrollmålet bedöms vara uppfyllt. 2.3. Regler och anvisningar för redovisning Kontrollmål 4: Dokumenterade regler och anvisningar finns avseende anläggningsredovisningen. Vi har tagit del av följande styrande och stödjande dokument med bäring på anläggningsredovisnigen: Riktlinjer för redovisning av investeringar (RS, 2016-06-16) Riktlinjer för komponentredovisning (RS, 2017-02-23) Avskrivningstider (utdrag från mall komponentindelning) Riktlinjer för redovisning av investeringar I riktlinjerna redogörs för regionens regler avseende redovisning av materiella och immateriella anläggningstillgångar. I dokumentets andra kapitel fastslås följande kriterier avseende när ett inköp är att klassificera som en investering i en anläggningstillgång: anläggningstillgången är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav, anläggningstillgången ska ha en bedömd livslängd på minst tre år, och värdet på anläggningstillgången är minst ett prisbasbelopp. Vidare redogörs för vilken typ av utgifter som ska ingå vid beräkning av anskaffningsvärdet för anläggningstillgången. Dokumentet överensstämmer i allt väsentligt med god redovisningssed. Mars 2019 9 av 22
Riktlinjer för komponentredovisning I riktlinjerna redogörs för regionens komponentavskrivningsmodell. Av dokumentet framgår att regionen komponentindelat fastigheter och VA-anläggningar men inte gator och vägar. Praxis och god sed i kommuner och landsting är att gator och vägar komponentindelas i åtminstone tre komponenter. Vid intervjuerna uppges ett antal förklaringar till att regionen inte komponentindelat gator och vägar. Dels uppges det vara administrativt svårt att komponentindela befintligt vägbestånd då samtliga gator och vägar är registrerade på samma objektskod i anläggningsreskontran. Enligt uppgift bygger regionen få nya gator men även de nya gator som byggs läggs på samma objektskod. Vidare framgår av intervjuer att komponentredovisning till viss del i praktiken tillämpas för gator och vägar. Detta genom att regionen i samband med att ny asfalt läggs på en befintlig väg använder en kortare avskrivningstid på den nylaggda asfalten (10 år) än den avskrivningstid som används för helt nygjorda vägar (33 år). Riktlinjerna fastslår att komponentindelning i huvudsak inte ska göras för det äldre (befintliga) beståndet samt att endast nyinvesteringar överstigande 10 mnkr ska komponentindelas. Regionen har under våren 2018 komponentindelat samtliga befintliga anläggningar (ej gator och vägar) och samtliga nya investeringar (ej gator och vägar) indelas i betydande komponenter. Dokumentet är således till viss del obsolet då det inte är uppdaterat med befintlig redovisningsmetod. Vidare framgår av riktlinjerna att planerat underhåll överstigande 400 tkr per anläggningstillgång ska vara att betrakta som en investering. Felavhjälpande underhåll ska enligt riktlinjerna alltid betraktas som driftskostnad. Vår bedömning är att en sådan gränsdragning inte är i enlighet med god redovisningssed. Beaktande bör istället tas till de komponenter som finns i respektive tillgång. I den utsträckning som det genomförda underhållet byter ut en komponent eller förbättrar servicepotentialen på anläggningen ska utgiften betraktas som en investering. Dokumenten reglerar inte på ett tydligt sätt regionens regler för aktivering av nedlagd arbetat tid, med undantag för IT-investeringar vilket kommenteras i riktlinjer för redovisning av investeringar. Vid intervjuer framkommer att all arbetad tid för personal på projektavdelningen och på mark och stadsmiljö tidrapporteras och aktiveras på investeringsprojekten. Se vidare kontrollmål 6. 2.3.1. Vår bedömning kontrollmål 4 Genomförd granskning visar att det finns styrande och stödjande dokument som till viss del överensstämmer med god redovisningssed. Avvikelser från god sed finns avseende de beloppsgränser som fastslås i riktlinjerna både avseende komponentindelning av befintligt anläggningsbestånd och nyinvesteringar och avseende beloppsgränsen för när planerat underhåll ska betraktas som en investering. Av de styrande och stödjande dokumenten framgår att komponentindelning inte har gjorts för gator och vägar. God sed och praxis i flertalet kommuner har blivit att gator och Mars 2019 10 av 22
vägar komponentidelas i åtminstone tre komponenter. Vår bedömning är att detta inte överensstämmer med god sed. Kontrollmålet bedöms vara delvis uppfyllt 2.4. Redovisning Kontrollmål 5: Gjorda inköp och försäljningar har hanterats korrekt i anläggningsregistret. Styrande dokument I regionstyrelsens reglemente (RF, 2017-12-18 252) framgår av 9:4 att regionstyrelsen beslutar om köp, försäljning, byte och avtal om fastighetsreglering, allt inom av fullmäktige fastställd kostnadsram och andra riktlinjer beträffande belopp och villkor i övrigt. I regionstyrelsens delegationsordning (RS, 2007-05-31 senast rev 2017-12-13 359) framgår följande avseende inköp och försäljning av anläggningstillgångar (fast och lös egendom): Ärende A 19. Beslut om förvärv eller överlåtelse av fast egendom eller motsvarande åtgärd i ärenden om fastighetsbildning, fastighetsbestämning eller annan förrättning enligt fastighetsbildningslagen, anläggningsslagen, lagen om förvaltning av samfälligheter, ledningsrättslagen, plan- och bygglagen samt lagen om äganderättsutredning och legalisering när marknadsvärdet av egendomen inte överstiger fyra prisbasbelopp. B 03. Försäljning av regionens lösa egendom Delegat Förvaltningschefen för tekniska nämndens teknikförvaltning, med rätt att vidaredelegera. Köpekontrakt eller motsvarande anmäls. Ekonomidirektören med rätt att vidaredelegera I riktlinjer för markexploatering och försäljning av mark och fastigheter (RF, 2012-02- 20, senast rev 2017-02-27) fastslås att försäljningsbeslut av fastighet ska fattas av regionfullmäktige om inte försäljningspriset/bokfört värde understiger 4 mnkr då regionstyrelsen får fatta beslut om försäljning. Genomförda försäljningar Vid granskningstidpunkten (oktober 2018) hade ett antal försäljningar genomförts, sammantaget till ett försäljningsvärde uppgående till 224 mnkr. Bokfört värde för de sålda anläggningstillgångarna uppgick till 91 mnkr. Tre objekt utgör 99 procent av det bokförda värdet på sålda fastigheter och underlag till följsäljningen har inhämtats för dessa. De tre objekten är: Mars 2019 11 av 22
Kanonen 1 (Högskolan + Almedalsbiblioteket) Norderstrand Samtliga granskade försäljningar var beslutade av både regionstyrelsen och regionfullmäktige vilket, med hänsyn till objektens bokförda värde och/eller försäljningsvärde översteg 4 mnkr, var i enlighet med regionens styrande och stödjande dokument. Frånträdesdatum för både affärerna är i januari 2018 och således har försäljningarna tillförts rätt redovisningsperiod. Kontroll mot anläggningsreskontran visar att fastigheterna också avförts (fullt nedskrivits) från det. Regionen hyr tillbaka delar (ca 24 %) av fastigheten Kanonen 1 (dvs. Almedalsbiblioteket). Hyresperioden uppgår till 25 år, där regionen har rätt att frånträda avtalet efter 15 år. Regionen har upprättat ett nyttjanderättsavtal med Uppsala universitet avseende delar av lokalen som hyrs tillbaka. Den återhyrda lokalytan är att betrakta som en sale-leaseback affär, vilket innebär att realisationsvinsten för denna del enligt RKR 13.2 inte ska intäktsföras i sin helhet vid försäljningstidpunkten utan periodiseras över hyresperioden. Regionen har gjort en procentuell reglering avseende realisationsvinsten utifrån den återhyrda lokalytans andel av den totala sålda lokalytan, vilket vi bedömer är i enlighet med god redovisningssed. Genomförda inköp Vid granskningstidpunkten hade investeringar uppgående till 384 mnkr aktiverats i redovisningen. Huvuddelen avsåg aktivering av tidigare pågående investeringsprojekt såsom Kvarnåkershamns bräckvatten och Klintehamns avloppsreningsverk. Inköp i pågående projekt hanteras löpande inom ramen för investeringsprojekten och rutiner för avrop, projektstyrning och kontroll omfattas inte av denna granskning. En stickprovskontroll avseende kontering har genomförts och redovisas under kontrollmål 6. Vid genomgång av anläggningsreskontran identifieras ett inköp av en fastighet (mark). Inköpet uppgår till 40 mnkr och ingår som ett led i ett exploateringsprojekt. Marken har korrekt tagits upp i anläggningsreskontran till anskaffningsvärdet. Kopplat till detta har regionen också erhållit ett investeringsbidrag från en privat aktör uppgående till samma belopp för att bygga gator och vägar på köpt markområde. Investeringsbidraget har i redovisningen hanterats som en förutbetald intäkt. Utifrån vår tolkning av hittills gällande lag och rekommendationer (tom 2018) har vi bedömt att denna hantering har varit i enlighet med god redovisningssed. Vi uppmärksammar dock att den nya lagen om kommunal bokföring och redovisning gäller från 2019 och utifrån den rådande debatten har vi förstått att det finns en risk för förändring kring redovisning av denna typ av intäkter vilket innebär att hanteringen av intäkten han behöva ändras under 2019. Vi kommer behöva granska detta framöver. Mars 2019 12 av 22
2.4.1. Vår bedömning kontrollmål 5 Regionen har genomfört både inköp och försäljningar av anläggningstillgångar under 2018. Vi har inom ramen för granskningen verifierat hanteringen för de mest väsentliga affärerna vid granskningstidpunkten. Vi kan konstatera att besluten om inköp/försäljning fattats i rätt politisk instans i enlighet med regionens styrande dokument. Vidare kan konstateras att tillgångarna tillförts och avförts från anläggningsregistret korrekt. Utifrån den diskussion som pågår avseende redovisning av förutbetalda intäkter (investeringsbidrag) från privata aktörer har vi identifierat ett behov för regionen att se över hanteringen (redovisningen) av de förutbetalda intäkterna från privata aktörer under 2019 Kontrollmålet bedöms vara uppfyllt. Kontrollmål 6: Avskrivningstiderna är i enlighet med god redovisningssed. Avvikelse från riktlinjer/anvisningar dokumenteras. Komponentindelning av befintligt (historiskt) anläggningsbestånd God redovisningssed för materiella anläggningstillgångar regleras i RKR 11.4. I rekommendationen fastslås att komponentavskrivning ska tillämpas för materiella anläggningstillgångar där det finns betydande komponenter med väsentligt olika förbrukningsperiod. Som framgått av tidigare avsnitt i denna rapport har regionen komponentindelat befintligt bestånd av fastigheter och VA-anläggningar men inte gator och vägar. Praxis och god sed i kommuner och landsting är att även gator och vägar komponentavskrivs. Regionen anlitade en konsult för genomförandet av komponentindelningen. Vi har inom ramen för granskningen inhämtat underlag för komponentindelningen avseende fem anläggningar: Visby lasarett (sjukvårdsfastighet), Lernia (förvaltningsfastighet), Bävern 2 (förvaltningsfastighet busstation), Solbergaskolan (skolfastighet) och Arenahallen i Visborg (idrottsanläggning). Nedan redogörs för några iakttagelser från komponentindelningsdokumentationen: För de fastigheter där det innan komponentindelning inte fanns ett bokfört värde för mark har en schablonmässig omföring av investeringsutgifter gjorts till tillgångsslaget mark. Regionen har tillämpat en schablon uppgående till 2 procent av totala investeringsutgifter för att identifiera bokfört värde av marken. Fyra av fem granskade objekt hade tilldelats ett markvärde enligt denna metod. För en av fastigheterna fanns redan ett bokfört värde för mark och i det enskilda fallet utgjorde markvärdet ca 4,7 procent av de totala investeringsutgifterna. Fastigheterna har fördelats på olika antal komponenter beroende på typ av byggnad och dess komplexitet, där Visby lasarett, Solbergaskolan och Arenahallen i Visborg har betydligt fler komponenter än Lernia och Bävern 2. Övergripande har följande struktur använts för indelning av komponenter för befintligt fastighetsbestånd: Mars 2019 13 av 22
1. Stomme utgörs av 25 procent av tillgångens totala investeringsutgifter. 2. Tak, fasad och fönster utgörs av 45 procent av utgående bokfört värde 2017-12-31. 3. Eventuella andra identifierbara komponenter, exempelvis kök, installationer ventilation etc. läggs som en egen komponent utifrån bokfört utgående värde. 4. Övrigt utgörs av resterande värde som finns kvar av UB 2017 exklusive nytt bokfört värde för de identifierade komponenterna. Avskrivningstiderna för komponenterna varierar mellan de granskade anläggningarna: 1) stomme: 30-60 år, 2) tak/fasad och fönster: 20-40 år, 3) installationer etc: 15-20 år, 4) övrigt: 5-10 år. Vi kan konstatera att kortare avskrivningstider har til-- lämpats för äldre anläggningar. Löpande hantering Samtliga nya investeringar i fastigheter och VA-anläggningar med betydande komponenter komponentindelas. Komponentindelningen görs via en konteringsmall som fastslås vid investeringsprojektets början. Samtliga fakturor som inkommer i projektet konteras enligt den för projektet beslutade mallen vilket medför att fördelningen på komponenter görs löpande under projektets gång. Konteringsmallen fastslår den procentuella fördelningen mellan tillgångens olika komponenter samt avskrivningstiden för respektive komponent. Bedömningen avseende vilka betydande komponenter som finns, deras procentuella fördelning i relation till varandra samt avskrivningstid görs av projektledarna. I de stora investeringsprojekten ombes entreprenörerna precisera denna information i anbudsgivningen vilket kan bistå projektledarna i sin bedömning. När investeringsprojektet är avslutat aktiveras anläggningen, dock utan att någon förnyad bedömning görs avseende den komponentindelning som gjorts i projektet. Vi har efterfrågat och erhållit konteringsmallarna för fyra större pågående investeringsprojekt: avloppsreningsverk Fårösund, Kvarnåkershamns bräckvattenverk, Klintehamns avloppsreningsverk och reservkraft abborren (tillkommande komponent till Visby lasarett). Vi har översiktligt granskat komponentindelningen. Nedan redogörs för några av iakttagelserna utifrån kontrollen: Komponentgrupp Avskrivningstid Andel av total investering Anl. 1 Anl. 2 Anl. 3 Anl. 4 2 Stomme 50 år 20 % 18 % 33 % X Byggnad utvändigt 30 år 5 % 24 % 8 % X VVS 25 år 7 % 6 % 7 % El 20 år 12 % 8 % 7 % X Markanläggning 20 år 13 % 3 % Maskiner utrustning 15 år 38 % 33 % 38 % System, övr. 10 år 5 % 11 % 4 % X 2 Procentuell fördelning framgår inte utan endast att komponenter med 50, 30, 20 och 10 års avskrivningstid ska tillämpas. Mars 2019 14 av 22
Som framgår av sammanställningen i tabellen tillämpas upp till sju komponentgrupper med olika avskrivningstid för de granskade objekten. Vidare framgår att komponenternas procentuella andel av den totala investeringen varierar mellan objekten. Vi har inom ramen för granskningen även genomfört en stickprovskontroll avseende 15 fakturor bokförda under 2018 på de fyra pågående investeringsprojekten. Kontroll har gjorts med avseende på att fakturan avsåg investeringsprojektet, att fakturan var konterad i enlighet med projektets komponentindelningsmall och att fakturan avsåg en aktiverbar utgift. Nedan redogörs för utfallet av kontrollen. Kontrollmoment Verifierad utan anmärkning Verifierad med anmärkning Faktura avser investeringsprojektet 15 0 Faktura konterad enligt projektet komponentindelningsmall 12 3 Aktiverbar utgift 15 0 Samtliga 15 fakturor verifierades utan anmärkning med avseende på kontering på rätt investeringsprojekt och att det avsåg aktiverbara utgifter. Tolv fakturor var konterade i enlighet med konteringsmallen. Värt att notera är att två av dessa fakturor avsåg s.k. ÄTA 3 -arbeten. Tre av fakturorna var inte konterade i enlighet med den för projektet fastslagna konteringsmallen. Samtliga tre tillhörde projektet reservkraft abborren. Mot bakgrund av genomförda intervjuer vill vi lyfta tre situationer för ytterligare kommentarer: underhållsutgifter, juristtjänster och egen arbetad tid. Underhållsutgifter Underhållsutgifter kan beroende på vad de avser klassificeras som drift (kostnad innevarande år) eller investering (aktiveras och skrivs av). I den utsträckning som det genomförda underhållet byter ut en komponent eller förbättrar servicepotentialen på anläggningen ska utgiften betraktas som en investering. I projekt, främst avseende planerat underhåll, finns potentiellt både fakturor som ska klassificeras som drift och fakturor som ska klassificeras som investering. Detta ställer krav på att den interna kontrollen möjliggör identifiering av när underhållet medför en serviceförbättring eller ett komponentutbyte, och därefter även identifiering av eventuellt kvarvarande värde på komponenten som i så fall ska utrangeras. Av vikt är även att fastslå vilka rutiner som gäller vid utbyte av delar av en komponent etc. Av genomförda intervjuer framkommer att regionen hittills inte har någon egentlig erfarenhet av utbyte av komponenter, vilket är naturligt då komponentindelningen i huvudsak gjorts under 2018. Dock framgår att det finns behov av att tydliggöra rutiner för klassificering av underhållsutgifter kopplat till befintliga komponenter i en tillgång samt för utrangering av befintligt kvarvarande värde. 3 Ändrings och tilläggsarbeten Mars 2019 15 av 22
Juristtjänster Juristtjänster anges i RKR 11.4 som ett exempel på utgifter som kan ingå i anskaffningsvärdet för en anläggningstillgång. Detta är dock under förutsättning att utgiften är relaterad till att bringa tillgången i bruk. Juristtjänster ska dock inte alltid ingå i beräkningen av anskaffningsvärdet. Kostnader för tvister medför exempelvis inget ökat värde eller förbättrad servicepotential och ska därmed kostnadsföras där de uppkommer. Vid genomförda intervjuer framkommer att rutinerna för identifiering av när juristkostnader ska aktiveras i ett projekt och när de ska kostnadsföras inte är fullt tillräckliga. Enligt uppgift har juristkostnader i samband med tvister aktiverats. Vi har inom ramen för granskningen erhållit en sammanställning avseende samtliga aktiverade utgifter för juristtjänster under 2017 och 2018, vilket framgår av tabellen nedan. De beloppsmässiga volymerna är relativt små även om samtliga juristkostnader skulle vara felaktigt klassificerade skulle det inte medföra någon väsentlig påverkan på bedömningen om rättvisande räkenskaper. Vi har därför inte gjort någon fördjupad stickprovskontroll avseende klassificeringen av juristtjänster. År 2017 2018 Investeringsutgift juristkostnader 1 185 766 kr 420 019 kr Antal projekt 7 st 12 st Egen arbetad tid Som framgår av avsnitt 3.3 aktiveras egen arbetad tid för medarbetarna inom projektavdelningen och mark- och stadsmiljöavdelningen. Regionen tillämpar olika timpriser för olika arbetskategorier, där vi har tagit del av kalkylerna för projektledare och fastighetsreparatörer. Timpriserna täcker personalkostnad och andra övergripande administrativa kostnader. Som framgår i tabellen nedan utgörs timpriserna till 25-29 procent av olika administrativa kostnader. Kostnadsslag Projektledare Fastighetsreparatör Lön + PO 75 % 71 % Lokalkostnad, utbildningskostnader, kontorsmaterial 25 % 29 % och OH pålägg för ledning Totalt 100 % 100 % God redovisningssed medger aktivering av egen arbetad tid vilket ska beräknas på samma sätt som förvärvade tillgångar. Utgiften måste således vara direkt hänförbar till tillverkningen av tillgången och bidra till tillgångens framtida värde eller servicepotential. Indirekta kostnader, såsom övergripande administrativa kostnader, ska enligt god sed hanteras restriktivt. Mot bakgrund av ovanstående ställer vi oss tveksamma till delar av de kostnader som inkluderats i timtariffen. Värt att anföra är att RKR med anledning av den Mars 2019 16 av 22
nya kommunala bokförings- och redovisningslagen ser över rekommendationen angående redovisning av materiella anläggningstillgångar. 2.4.2. Vår bedömning kontrollmål 6 Komponentindelning av befintligt anläggningsbestånd har gjorts utifrån en övergripande struktur där viss hänsyn med avseende på avskrivningstider och enskilda komponenter har tagits till respektive objekt. Vår bedömning är att antalet komponenter, dess procentuella fördelning och avskrivningstider är rimligt. Vidare är vår bedömning att omföring av investeringsutgifter till tillgångsslaget mark har gjorts med en rimlig procentandel. Avstämningen av komponentindelningsmallarna för pågående investeringar visar att individuella bedömningar görs för objekten, vilket vi bedömer vara positivt då den procentuella fördelningen mellan komponenterna kan variera mellan objekten. Dock framgick i stickprovskontrollen att fakturor för ÄTA-arbeten, vilket avser arbeten som inte fanns med i den ursprungliga projektbeställningen och därmed inte beaktats vid procentfördelningen av komponenter, fördelas enligt samma konteringsmall. Av intervjuer framkommer också att ingen omprövning görs av komponentfördelningen innan projektet aktiveras i redovisningen. Vår uppfattning är att en förnyad prövning av de totala investeringsutgifternas fördelning bör göras när projektet avslutats men innan aktivering sker. Genomförd granskning har också visat att det finns behov av att stärka rutinerna för hantering av underhållsutgifter relaterat till utbyte av komponenter och klassificering av juristkostnader. Vidare bör en översyn göras avseende vilka kostnader som inkluderas i timpriset vid aktivering av egen arbetad tid. Sammantaget bedöms kontrollmålet vara delvis uppfyllt. Mars 2019 17 av 22
3. Bedömning och rekommendationer 3.1. Avstämning mot kontrollfrågor Granskningen har gjorts utifrån sex kontrollmål. Bedömningen av respektive kontrollmål görs enligt kriterierna: uppfyllt/delvis uppfyllt/ej uppfyllt. Kontrollmål Alla upptagna fastigheter och inventarier existerar och tillhör regionen. Handläggarnas ansvar beträffande anläggningsregistret är tydligt. Handhavanderutinerna avseende anläggningsregistret är ändamålsenliga. Rutinen är dokumenterad och löpande avstämning sker. Bedömning Delvis uppfyllt Genomförd granskning visar att det i huvudsak går att verifiera fastigheter (90 %) och fordon (96 %) med fastighetsbeteckning respektive registreringsnummer i anläggningsreskontran mot externa uppgifter hos lantmäteriet och transportstyrelsen. Det finns dock en viss diskrepans i antal objekt mellan de interna och de externa uppgifterna vilket bland annat förklaras av att avstämningen endast har gjorts avseende den aktiva reskontran, dvs den reskontra där ännu ej fullt avskrivna fastigheter/fordon finns i. Detta medför att de interna registren med fastigheter och fordon innehåller färre objekt än de externa. Mot genomförd granskning kan vi till viss del fastslå existens och ägande avseende regionens fastigheter och fordon. Uppfyllt Reglementen för RS och TN fastlår den övergripande ansvarsfördelningen i regionen. Genom riktlinjer utfärdar RS ytterligare direktiv för styrningen av organisationen, ansvarsroller och redovisning kring hanteringen av regionens anläggningar. Vår uppfattning är att dokumenten tydligt reglerar ansvarsfördelningen. Uppfyllt Det finns en dokumenterad rutinbeskrivning som omfattar hanteringen av anläggningsreskontran, både löpande och i samband med bokslut. Rutinbeskrivningen omfattar de kontroller som ska genomföras Mars 2019 18 av 22
samt tydliggör förhållandet mellan handläggarna för anläggningsreskontran (ekonomiservice) och teknikförvaltningen. Vi har ej tagit del av dokumenterade kontroller och har således svårt att verifiera att angivna kontroller genomförs i enlighet med rutinen. Dock är vår bedömning att beskrivna handhavanderutiner och kontroller i allt väsentligt är ändamålsenliga. Dokumenterade regler och anvisningar finns avseende anläggningsredovisningen. Delvis uppfyllt Genomförd granskning visar att det finns styrande och stödjande dokument som till viss del överensstämmer med god redovisningssed. Avvikelser från god sed finns avseende de beloppsgränser som fatslås i riktlinjerna både avseende komponentindelning av befintligt anläggningsbestånd och nyinvesteringar och avseende beloppsgränsen för när planerat underhåll ska betraktas som en investering. Av de styrande och stödjande dokumenten framgår att komponentindelning inte har gjorts för gator och vägar. God sed och praxis i flertalet kommuner har blivit att gator och vägar komponentidelas i åtminstone tre komponenter. Vår bedömning är att detta inte överensstämmer med god sed. Gjorda inköp och försäljningar har hanterats korrekt i anläggningsregistret. Uppfyllt Regionen har genomfört både inköp och försäljningar av anläggningstillgångar under 2018. Vi har inom ramen för granskningen verifierat hanteringen för de mest väsentliga affärerna vid granskningstidpunkten. Vi kan konstatera att besluten om inköp/försäljning fattats i rätt politisk instans i enlighet med regionens styrande dokument. Vidare kan konstateras att tillgångarna tillförts och avförts från anläggningsregistret korrekt. Mars 2019 19 av 22
Utifrån den diskussion som pågår avseende redovisning av förutbetalda intäkter (investeringsbidrag) från privata aktörer har vi identifierat ett behov för regionen att se över hanteringen (redovisningen) av de förutbetalda intäkterna från privata aktörer under 2019 Avskrivningstiderna är i enlighet med god redovisningssed. Avvikelse från riktlinjer/anvisningar dokumenteras. Delvis uppfyllt Komponentindelning av befintligt anläggningsbestånd har gjorts utifrån en övergripande struktur där viss hänsyn med avseende på avskrivningstider och enskilda komponenter har tagits till respektive objekt. Vår bedömning är att antalet komponenter, dess procentuella fördelning och avskrivningstider är rimligt. Vidare är vår bedömning att omföring av investeringsutgifter till tillgångsslaget mark har gjorts med en rimlig procentandel. Avstämningen av komponentindelningsmallarna för pågående investeringar visar att individuella bedömningar görs för objekten, vilket vi bedömer vara positivt då den procentuella fördelningen mellan komponenterna kan variera mellan objekten. Dock framgick i stickprovskontrollen att fakturor för ÄTA-arbeten, vilket avser arbeten som inte fanns med i den ursprungliga projektbeställningen och därmed inte beaktats vid procentfördelningen av komponenter, fördelas enligt samma konteringsmall. Av intervjuer framkommer också att ingen omprövning görs av komponentfördelningen innan projektet aktiveras i redovisningen. Vår uppfattning är att en förnyad prövning av de totala investeringsutgifternas fördelning bör göras när projektet avslutats men innan aktivering sker. Mars 2019 20 av 22
Genomförd granskning har också visat att det finns behov av att stärka rutinerna för hantering av underhållsutgifter relaterat till utbyte av komponenter och klassificering av juristkostnader. Vidare bör en översyn göras avseende vilka kostnader som inkluderas i timpriset vid aktivering av egen arbetad tid. 3.2. Svar på revisionsfrågan samt rekommendationer Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att rutinerna kring anläggningsregistret delvis är säkra och att uppgifterna i registret delvis är tillförlitliga. Den sammanfattade revisionella bedömningen baseras på bedömningen av kontrolmålen vilka kan sammanfattas enligt nedan: Uppgifterna i den aktiva anläggningsreskontran (fastigheter och fordon) har till viss del kunnat verifieras mot externa uppgifter (lantmäteriet och transportstyrelsen). Styrande och stödjande dokument för anläggningsredovisning överensstämmer inte helt med god redovisningssed. Det finns vissa brister i befintlig rutin för löpande komponentindelning av materiella anläggningstillgångar. Mot bakgrund av genomförd granskning rekommenderar vi regionstyrelsen att: Se över behovet att ytterligare säkerställa samstämmighet mellan externa uppgifter om innehav och anläggningsreskontran. Uppdatera styrande och stödjande dokument för anläggningsredovisning så att de överensstämmer med god redovisningssed och regionens rutiner. Se över möjligheten att komponentindela gator och vägar. Se över möjligheten att införa avstämningsrutiner avseende den procentuella fördelningen mellan komponenter i ett objekt innan aktivering sker i syfte att säkerställa att den procentuella fördelningen är korrekt. Säkerställa att klassificeringar (drift/investering) av underhållsutgifter och juristtjänster görs korrekt. Mars 2019 21 av 22
Med utgångspunkt i den kommande rekommendationen från RKR se över vilka kostnader som inkluderas i timpriset vid aktivering av egen arbetad tid samt se över hanteringen av investeringsbidrag från privata aktörer. 2019-03-26 Carin Hultgren Uppdragsledare Ebba Lind Projektledare Mars 2019 22 av 22