Nationell flerpartstjänst En pilotstudie
1. Bakgrund... 2 2. Syfte... 2 3. Om piloten... 2 4. Resultat... 3 4.1 Administration av piloten av projektet... 3 4.2 Intryck från användarna... 3 5. Norge har en nationell flerpartstjänst... 4 6. Frågeställningar... 4 7. Slutsats... 5 Sid 1/6
1. Bakgrund Förvaltningsgruppen för Video- och distansmöte har under flera år fått kommentarer och synpunkter kring hur kapaciteten (kapacitet i bryggorna) för flerpartsmöten ser ut i landsting och regioner. Inom tjänsten har diskussioner pågått om behov, möjlighet och begränsning med att istället för att lokalt skapa kapacitet bygga upp en nationell flerpartstjänst. I samband med förvaltningsplaneringen inför 2012 såg tjänsten en möjlighet att vidareutveckla detta koncept och genomföra en pilot och förstudie. 2. Syfte Syftet med detta dokument är att beskriva erfarenheterna från den pilot som förvaltningsgruppen för Video- och distansmöte påbörjade under 2012. Piloten fortsätter 2013 och en slutrapport kommer presenteras i slutet av 2013. 3. Om piloten Syftet med piloten var att utvärdera förutsättningar för att erbjuda möjligheten till flerpartsmöten via video via en nationellt samordnad tjänst (flerpartstjänst). Målet med piloten var att med hjälp av olika målgrupper utvärdera förutsättningarna och identifiera frågeställningar med en nationell samordnad tjänst som möjliggör för organisationer och användare att kunna delta i flerpartsmöten. För att få en pilot med deltagare med olika förutsättningar och behov så identifierades att pilotens målgrupper behöver vara organisationer som: har egen flerpartsbrygga men saknar kapacitet inte har egen flerpartsbrygga men har behov av det Utifrån dessa förutsättningar har följande deltagit i piloten: Gertrud (Nätverk inom barnkardiologi) Västerbottens Läns Landsting Region Skåne Landstinget i Dalarna Örebro Läns Landsting Landstinget Västmanland Beroende Centrum Stockholm Västra Götalandsregionen Akademiska sjukhuset i Uppsala Landstinget i Östergötland Sid 2/6
Varje organisation fick efter dialog tillgång till virtuella mötesrum som de kunde nyttja för sina flerpartsmöten utan att behöva boka mötesrum i förväg. Varje virtuellt mötesrum har ett eget nummer som gör att deltagarna och organisationen alltid visste hur de skulle kunna komma in på sitt möte. Utifrån behovet av antalet virtuella rum så justerade projektet den kapacitet som piloten för tillfället gav. 4. Resultat Piloten fortsätter under hela 2013 men i början på december 2012 genomfördes den första utvärderingen. Resultatet baseras på en enkätundersökning som skickades ut till användare av piloten och de administrativa erfarenheter som projektet drog. Utöver enkätundersökningen har regelbundna avstämningsmöten genomförts mellan projektet och användarna för att ta in synpunkter och reflektioner från användarna. 4.1 Administration av piloten av projektet Initialt så avropade projektet 10 portar från leverantören för att tillhandahålla det behov som identifierats. Ganska omgående överskreds detta och gränsen justerades till 20 portar. Piloten har en begränsning i att leverantören under pilottiden maximalt kan erbjuda 30 portar. Det får som resultat att piloten inte kan expanderas och erbjudas fler användare trots intresse. Under piloten har antalet porterar justeras utifrån den månadsstatistik som funnits tillgänglig. För att ändå hantera de situationer när fler än beställda portar användes så har piloten utformats så att överutnyttjande särfakturerats. Syftet med detta var att i ett senare skede i piloten kunna använde denna information som input till att utvärdera prismodeller och behov av en tillfällig kapacitetsökning s.k. overflow. 4.2 Intryck från användarna Överlag tyckte användarna att det var lätt att komma igång och använda funktionen och man såg ett intresse att även fortsättningsvis efter avslutat projekt fortsätta använda denna funktionalitet. Enkelheten genomsyrade enkätsvaren. Ytterligare ställdes frågan kring vilka användningsområden det finns behov av för flerpartsmöten. De användningsområden som nämns är främst utbildning och nätverk, tätt följda av administration och klinisk tillämpningar. De flesta användarna har under sina möten använt funktionen att dela sin PC-bild med de andra deltagarna i mötet. Att kunna spela in möten var också intressant men inget som man kände behov av att kunna göra direkt vid uppstart. Vissa användare vill gärna kunna ändra konfigurationen av hur mötesrummen var uppsatta i form av layout, antal, osv. Antalet som önskade denna funktion, var i relation till det totala antalet enkätsvar, förhållandevis lågt. Kvalitet på bild och ljud ansågs generellt vara god men ett flertal användare hade dock upplevt problem vid något tillfälle. Specifikt så nämndes problem med tillräcklig bandbredd som begränsade möjligheten att visa högupplösta ultraljudsbilder. Detta problem påverkade många Sid 3/6
användare vid ett och samma tillfälle. Detta visade sig bero på en fallerande hårdvara i infrastrukturen som kunde identifieras och åtgärdas. Andra problem som inträffat var problem att ansluta sig till ett mötesrum. Även detta identifierades senare ha orsakats av en tillfällig störning i den nationella infrastrukturen. Vid problem så anser sig de användare som vänt sig till supporten att de fått positiv feedback och stöd relativt snabbt. 5. Norge har en nationell flerpartstjänst Ett politiskt beslut bidrog till att man i Norge inom sjukvården har byggt upp en nationell och central lösning för video inklusive möjligheten till flerpartsmöten. Det betyder nationell omfattning och styrning och i Norge tycker man att det fungerar mycket bra i den omfattning som gäller idag. Samtidigt pågår planer på att ytterligare lansera tjänsten. Idag har tjänsten 1200 anslutna videoklienter och per år genomförs cirka 35 000 videosamtal/år. I flerpartsfunktionen är kapaciteten 120 portar vilket idag täcker det behovet för de anslutna videoklienterna. Infrastrukturen är fördelad på olika orter för att säkerställa redundans. Utgångspunkten har varit att paketera leverensen till användarna. Studio är ett koncept som motsvarar en fast installerad videoklient. I en studio ingår tillgång till infrastruktur för video samt nätverk fram till uttaget i mötesrummet (går på ett VPN i Helsenett eller tele/isdn om inte Helsenett finns). Helsenett kontrollerar således allt fram till videoklienten, vilket förenklar support etc. För detta debiteras ett enhetspris per studio, 750 NKr/mån. Priserna var gällande under 2012. I studion använder användaren sin egen videoklient och utrustningen upphandlas individuellt eller på ett gemensamt ramavtal. Om en mjukvaruklient används från en dator så betalar användaren en månatlig hyra på 88NKr/mån för programvaran. Tjänsten erbjuder i gengäld en tillgänglighet på 99,5 procent där leverantören ger support under kontorstid. Utan kostnad tillkommer även möjligheten till att använda video vid ISDNanslutning utan trafikavgift (utlandssamtal debiteras dock) och tillgång till en nationell videokatalog där varje enhet har en egen adresspost. Idag är det också möjligt att spela in möten utan extra kostnad med då det ofta innebär stöd av tekniker så kan detta komma att avgiftsbeläggas i framtiden. För att kunna använda tjänsten måste det finnas en bandbredd på minst 2Mbit/s samt att det är möjligt att prioritera trafik i nätet. 6. Frågeställningar I samband med piloten har flera viktiga frågeställningar identifierats som behöver hanteras innan ett beslut om att i Sverige upprätta en nationell flerpartsfunktion kan tas. Prismodell en väl fungerande och applicerbar ekonomisk modell måste identifieras för att hantera kostnaderna för att leverera en nationell flerpartsfunktion. Sid 4/6
Funktionalitet en kartläggning av vilka funktioner som ska ingå i en flerpartsfunktion måste definieras. Till detta tillhör möjligheten att kunna spela in ett möte, stream mötet live, möjlighet att kunna beställa garanterad prestanda och hur stora anpassningar en användarorganisation ska kunna göra. Användare ytterligare arbete behöver påbörjas för att hantera vilka som har rätt att använda en nationell samordnad flerpartsfunktion och hur detta relaterar sig till prismodell. 7. Slutsats Att piloten uppskattas av användarna är tydligt från enkätsvaren. De enkla virtuella mötesrum som konfigurerades uppfyllde till stor del de behov som användaren har på en flerpartsfunktion. De organisationer som ville använda piloten som komplement till sin egen infrastruktur kunde på ett enkelt sätt avlasta sina egna flerpartsbryggor genom att genomföra delar av sina möten via den nationellt samordnaden funktionen. De organisationer som idag inte har någon motsvarande funktionalitet kunde med relativt små medel få sina behov tillgodosedda, och de organisationer som är i startgroparna för en ny investering ha fått chansen att prova på samtidigt som de utvärderat sina behov. Hittills har piloten enbart gett ett positivt resultat och de organisationer som varit involverade är mycket nöjda med vad de testat och vill fortsätta att använda funktionen så länge det är möjligt. Det är framför allt organisationer som redan idag samarbetar i nätverk och nationellt som t.ex. Gertrud som drar stor nytta av att det finns en funktion för flerpartsmöten nationellt. Genom gemensamma resurser har nätverket för barnkardiologi kunna sprida kunskap utan att behöva fundera på vem som ska stå för kostnader och hur mycket varje deltagare ska betala. Piloten ger tydlig indikation att en nationellt samordnad funktion som möjliggöra flerpartsmöten för organisationer och målgrupper, kan vara en förutsättning för att erbjuda detta enkelt och kostnadseffektivt. Sid 5/6