SIR Styrelseprotokoll 2014-12-05, Krägga. Närvarande: Johan Pettersson JP, Christina Agvald - Öhman CAÖ, Susanne Wickberg SuW, Pär Lindgren PL. Johnny Hillgren JH, Ritva Kiiski Berggren RKB, Peter Nordlund PN, Sten Walther SW, Carl-Johan Wickerts CJW (VD), Frånvarande: Per Hederström PH, Göran Karlström GK (repr. Lt Värmland). 1. Formalia. a. Mötet öppnades av ordföranden CAÖ b. Susanne Wickberg valdes till protokollförare c. Pär Lindgren valdes till protokolljusterare d. Dagordningen fastställdes 2. Genomgång av föregående protokoll 3. Rapporter a. Ekonomisk rapport (Bilaga 1-4). CJW redogjorde för den ekonomiska situationen inför 2015. Diskussion om kostnaden för mortalitetkörning. Kostnaden kan minimeras genom färre körningar. Det är oklar hur kostnaderna för mortalitetskörningarna kommer att se ut vid övergången till Navet, möjligen fast kostnad som inte påverkas av antal körningar. Detta bör vara en diskussionspunkt med medlemmarna på årsmötet. b. VD-rapport. CJW. Hur definierar vi SIR:s fortsatta arbete. Behov att få struktur på verksamhetsplan och aktivitetslista. Vi behöver dels formulera en övergripande vision och dels konkreta mål som sträcker sig till 2018. Alla tänker till och skickar förslag till Riitva, Peter och Johnny som ansvarar för att dra detta på styrelsemötet i februari då verksamhetsplanen och budget slutligt fastställs. c. Speciellt begärda rapporter 1. Rapport om Q-indikatorarbetet JP, PL, JH. Gruppen väntar på besked från SIS gällande deras riktlinjer och från SIR:s ITarbetsgrupp. CJW påbörjar IT-arbetet tillsammans med CM och PH. Arbetet är prioriterat fram till årsmötet på Vår Gård. Riktlinje och XML-specifikationen ska vara klar till årsmötet. 2. Rapport från möte på QRC i oktober, SuW och CAÖ. QRC träffade sina registerhållare för att informera om sin verksamhet och ta upp aktuella ämnen. Enligt QRC behöver vi inte förändra vårt sätt att informera patienter som finns registrerade i vårt register. 3. Rapport QRC-projektet Förbättringsarbete med stöd av kvalitetsregister, CAÖ. CIVA Uppsala ska arbeta med att minska sina ventilatortider. SÖS ska arbeta med SMR och uppföljning av patienter som har behandlingsbegränsningar. De vill skapa en mall för dokumenterad behandlingsstrategi som ska gälla på hela 1 (7)
sjukhuset. Huddinge ska arbeta med att sänka frekvensen Åter in. Grupperna är mycket nöjda med SIR:s insats och stöd i projektet. 4. Rapport gruppen för information till patienter. SuW. Gruppen har tagit fram ett förslag till fliken För Patienten. Möjlighet att publicera intressanta artiklar, uppsatser, filmer etc. Presentation av patientrepresentanten. Barn- IVA grupp ska skriva egen text gällande Barn på IVA. 5. Rapport SIS-mötet, CAÖ, CJW. Det var ett bra möte där programmet var intressant och skapade debatt och frågor. SIR fick stort utrymme på flera sätt. Dels egen tid 45 min, dels vid diskussion om donationsfråga och även då barnintensivvård diskuterades. 6. Rapport om trauma. PL. Socialstyrelsens utredning: Tre kvalitetsregister med i utredningen. SWETRAU, SIR och Svenska Frakturregistret. SIR deltar dels i att utforma rapport för stort trauma på sjukhus. Finns ytterligare 6-7 grupper bl. a prehospital och katastrofmedicin. Även deltagit i telefonkonferens med Socialstyrelsen. Robert Larsen, Denise? och Carl? från Linköping som har forskningsprojekt med data från SIR deltog också. Ett problem vi såg var att diagnossättning i SIR är ofullständig vilket försvårar bedömningen av SIRdata beträffande traumapatienter. Linköping skulle ha ny kontakt med Socialstyrelsen för att redovisa data som kan vara intressanta för utredningen. Traumagranskningar: 17 föreningar (bl. a SFAI) och 2 kvalitetsregister (SWETRAU och SIR) driver detta tillsammans med Patientförsäkringen LÖF. Pilottest har gjorts i Värmland under november. Nästa granskning planeras till hösten 2015. 4. Personalfrågor av strategisk karaktär. a. FOU tjänstemannen som skulle arbeta from 2015 påbörjar eventuellt inte sin anställning. Nytt ställningstagande och definition vilken resurs som behövs och vad som ska ingå i anställningen när vi vet mer. b. Vi behöver hitta tydligare arbetsformer för att definiera och inventera vad vi använder våra resurser till. En klar förbättring är dock de minnesanteckningar som förs veckovis och där det redovisas vad alla anställda gjort/ska göra under veckan. Dessa kan med fördel alla i styrelsen läsa för att hålla sig uppdaterade. c. CJW tar fram ett underlag med redovisning vad som gjorts september-januari till styrelsemötet i februari. 5. FoU-frågor av strategisk karaktär, SW CJW. Information och förslag från mötet i Köpenhamn med representanter från nordiska intensivvårdsregister och Island. 2 (7)
a. Kan man bygga ett gemensamt dataset inom en femårsperiod. Gemensamma forskning och benchmarking projekt. b. Förslag till samarbete: Att inventera hur registren ser ut i varje land och sammanfatta i en beskrivning. Beskriva intensivvårdens roll i de olika länderna. Nordisk intensivvårds mortalitet i gemensam beskrivning. Sällsynt diagnos och resurser som genereras för den specifika patientgruppen skulle kunna vara intressant att studera. SOS studien. Finland material är färdigt och Norge har alla data men ca häften fortfarande i papperformat. Sveriges material är fortfarande mycket litet, ca 50 patienter är halvårsuppföljda Se vidare beslutspunkt 10 q. 6. IS/IT-strategiska frågor CJW a. Office 365 CM och LA ska få utbildning för att kunna sköta dok.webben. Licenser som inhandlats möjliggör att vi kan ha specifika mailadresser. Vid förlängning av licenser kommer samma typ av licens att upphandlas för alla datorer. b. Behovet ökar att anskaffa utrustning för att kunna hålla videokonferens. Styrelsen ger CJW i uppdrag att undersöka olika tekniska lösningar och att stödja Otimo vid ett inköp. Det är önskvärt att en videolänkutrustning finns på plats senast februari till styrelsemötet. Är Lync ett alternativ? 7. Juridiska frågor - Inga frågor är anmälda 8. Ärende från medlemmar motioner - Inga frågor är anmälda 9. Diskussionsärende: (samma bokstav nedan för beslutsärenden ) a. Ny valberedning till årsmötet 2015, Jonas Rudenstam är vidtalad att kvarstå. Anna Oscarsson vill inte bli omvald. Styrelsen föreslår Anneli Fagerberg från Sahlgrenska och Stefan Ström, Västerås som reserv. JP tillfrågar Annelie och rapporterar till CAÖ b. Genomgång av mötesagenda 2015. CJW (bilaga 5) 1. V 19 styrelsemöte fredagen 8-16 pga. två styrelsemedlemmar inte kan närvara på torsdagen. 2. V 35 styrelsemöte på torsdagen. 13-16. Anställda är med 13-14. Videomöte. 3. V 39 styrelsemöte i Sthlm.13-18 4. V 42 styrelsemöte 13-16 Anställda är med 13-16. Videomöte. 5. V 49 Arbetsmöte och styrelsemöte 1-4/12, Kalmar, arbetsmöte tisd 10 torsd.em, Styrelsemöte torsd. 10 fred. 14 (torsdagen vanligt och fredagen strategiskt styrelsemöte) 6. SIR adm. kurs ska kanske genomföras samtidigt som ANIVA-dagarna pga. det var många ssk som deltog på senaste kursen. 7. SIS kursen har bytt namn till Svenskt intensivvårdsmöte. 3 (7)
c. Verksamhetsplan 2015, CJW ( bilaga 6). Definitiv verksamhetsplan fastställs i februari. 1. Certifieringsgrad 1 from 2015 enligt besked från SKL 2. Förslag att anordna ett gemensamt IVA- och Verksamhetschefsmöte. Diskutera med verksamhetschefer på hemmaplan om nyttan av gemensamt forum med SIR. 3. Etablering av SAPS3 Swe så att det är huvudsaklig redovisningsätt efter 2015. Vid förändring krävs en kommunikationsplan till verksamheterna. 4. Webbvalideringsprogram i full drift. 5. Internkontrollstöd del i webbvalidering 2.0. som är klar 2015. Det är ej påbörjat. Vi har fått pengar från SKL för detta. CJW föreslår att arbetet startas med en pilot. 6. Portalen utvecklad i enlighet med beslut 2013-12-06. Utdata vårdbegäran och post-iva. Förslag att skapa en årlig / tertialrapport istället för dynamisk utdatarapport vad gäller post-iva. 7. Utökat samarbete med QRC Sthlm. 8. Fortsätta skicka ut användarenkäter till våra användare minst en gång per år. 9. Fortsatt samarbete med Socialstyrelsen (avlidna på IVA) och FoHM (SIRI) 10. Fortsättningen av SOS-studien, SW och CJW sammanställer vad vi har att komma med från svenk sida och kontaktar Norge och Finland 11. Möten, kurser: Saltsjööbaden, POSTIVA möte, BIVA x 1, NIVA x 2, SIR adm. anordna den i anknytning till IVAN-dagarna för ssk?, SIR för dummies 12. Fasta rapporter för deskriptiv årsrapport- ingen separat utgivning 2015. 13. Förbättrad analyserande årsrapport. 14. Q-indikator revision klar att presentera 201503 på fortbildningskurs. 15. Omvårdnadsindikatorer Beslut kring vägval under 2015. Diskussion i fokusgrupp 2015. 16. Beläggning bemanning. Beslut kring vägval under 2015 Diskussion i fokusgrupp under 2015. 17. Fortsatt produktion av fokusrapporter. CRRT under 2015. Kan ST-projekt vara en form av fokusrapport? Ta reda på vilka ämnen som ST-läkare är intresserade att skriva om. 18. Integrering av patientrepresentant i SIR-arbete. 19. Egen utdataportal för SIRI. Kontrollera vad som är gjort och vad som krävs. 20. Nya / reviderade riktlinjer inför 2016 Kvalitetsindikatorer, Åtgärder, Avlidna på IVA, PIM3. 21. Nytt dokumenthanteringsprogram och integrera alla i SIR:s arbetsgrupper i Office 365 under 2015. 22. Nationella spåret för automatisk datafångst. Det behöver vara någon som bevakar och följer nationell utveckling. Vi bör använda QRC kompetens samt att någon anställd eller person från styrelsen får detta som extra uppdrag. Det ingår även i Otimos kontrakt att ha omvärldsbevakning åt SIR enligt muntligt besked från GK tidigare i år. 4 (7)
23. Post-IVA övergång från SF36 till RAND36. Krävs för att undvika skadeståndskrav i samband med publicering av data. d. Ny åtgärdsriktlinje för 2015.CJW(se bilaga 7) e. Ny åtgärdsriktlinje för 2016, CJW. Tillägg av Brytpunktssamtal XV018 avslås eftersom ansvaret för samtalet inte genomförs av IVA ansvarig läkare utan av patientens fasta vårdkontakt. 5 min (se bilaga 8) f. Ny riktlinje för avlidna på IVA, CJW. Texten under punkt 6.1 och 6.5 behöver utredas. CJW kontrollerar texten som behöver förtydligas. Vissa stavfel måste korrigeras i 1.1.1 och 1.1.3. (se bilaga 9). PH har åtgärdat detta. g. Ny riktlinje för PIM3-4, CJW. 20160101 kommer alla BIVA-avd. gå över till PIM 3. (bilaga 10) h. Ny riktlinje för vårdbegäran. IT förändringen i riktlinjen gällande inrapportering av NEWS. Vissa textjusteringar behöver göras för att förtydliga skalan. NEWS är nu översatt till svenska med förklarande text av AVPU och kroniskt lungsjuka. Lämna förslag till CJW. PL har Kronobergs översättning av skalan till svenska. (bilaga 11) i. Ny riktlinje för SIRI,CJW. Det finns nu en reviderad form där förklaringen till ej laboratoriefynd finns. Vidare tydligt i ingressen vilka patientgrupper det rör. Rubriken är ändrad. / PH. (bilaga 12) j. Texttillägg saknas över vilka åtgärder utöver rutin som tillkommit i samband med diskussioner på fortbildningskursen / registreringsproblematik.. SuW lämnar förslag till reviderat texttillägg av riktlinje för NEMS SuW k. Byte av SF-36 till RAND-36 kräver en IT förändring. VD SIR ska begära en offert av Otimo till februarimötet. CJW (bilaga 13) l. Ersättningspolicy för externa föreläsare. Policyn har varit att aldrig betala arvode. Se beslut. 10l. m. Patientrepresentant, ersättningspolicy och funktion. SKL och QRC har dokument som anger rimlig ersättning och policy för patientrepresentant. CAÖ och CJW tar fram underlag inför mötet i februari. Vi bjuder in representanten till februari styrelsemöte. n. Ersättningspolicy för presentation av posters/föredrag på nationella och internationella möten. Se beslut 10 n. o. Vad ska SIR promota på vår hemsida. En arbetsgrupp som består av LA, CAÖ och PN ser över detta och lämnar förslag. p. 2 st. FoU-ärenden. 1. J Jakobsson ALS. SW 2. AC Falk Kvalitetindikatorer. q. SOS-studien. Se punkt 5. r. SIR på SFAI-mötet. SW och CAÖ skriver ett brev som skickas till Helena m.fl. före jul. Förslag på program: Mortalitet Vuxen IVA och BarnIVA. Hjärtstopp. Intensivvårdskonsumtion vid fetmakirurgi. Akut hypoxisk lungsvikt. SW mailar Lars om programmet. s. SIR for SIR dummies - genomgång av databas planeras i Kalmar v. 19. De i styrelsen som är intresserade anmäler sig till CJW. t. Riktlinjer behöver skrivas enligt en annan struktur för att bli enklare att läsa. Den nya kvalitetsriktlinjen är skriven med en ny struktur. 5 (7)
JP gör ett förslag till en mall med annan struktur som ska kunna användas för alla riktlinjer i framtiden. u. Felaktig data i databasen och forskning. De från SIR som arbetar i databasen är en garant och har kunskap om felaktig data. Vi behöver kommunicera med de som har använt data som vi vet är felaktig. Ett känt datafel är PIM 2 / Ljusstela pupiller och blodtryck. JP SW kontaktar de forskare i Linköping som jobbat med PIM2 data och informerar om att ffa ALB har skickat in felaktiga data som ännu ej är rättade. 10. Beslutsärenden: (samma bokstav nedan för beslutsärenden ) a. Styrelsen beslutar att utse Jonas Rudenstam och Anneli Fagerberg till valberedning 2015. Som reserv föreslås Stefan Ström. b. Styrelsen beslutar att fastställa mötesagenda för 2015. Några justeringar kommer att göras i efterhand inför hösten 2015. c. Styrelsen beslutar att verksamhetsplanen för 2015 fastställs på februarimötet. d. Styrelsen beslutar att godkänna åtgärdsriktlinje för 2015 e. Styrelsen beslutar att godkänna åtgärdsriktlinje för 2016 f. Styrelsen beslutar att godkänna riktlinje för avlidna på IVA. CJW ansvarar för att korrigera och förtydliga stavfel och text se diskussionspunkt 9f. g. Styrelsen beslutar att godkänna riktlinje för PIM3-4 h. Inget beslut. Ärendet för riktlinje för vårdbegäran återremitteras och fastställs på februarimöte pga. text justeringar och översättning av NEWS. ITförändringar krävs. i. Styrelsen beslutar att godkänna riktlinje för SIRI j. Inget beslut Ärendet återremitteras och SuW bereder ärendet inför februarimötet för textillägg i riktlinje NEMS. Inga IT förändringar krävs. k. Styrelsen återremitterar ärendet och begär en offert från Otimo som presenteras på februarimötet för byte av SF36 till RAND-36 l. Styrelsen beslutar att normalfallet är att ingen ersättning utgår till föreläsare. Undantag kan göras men det ska vara ett styrelsebeslut för vilka externa föreläsare som ska få ersättning. Ersättning beslutas i varje enskilt fall. m. Styrelsen återremitterar ärendet till februarimötet gällande ersättningspolicy för patientrepresentation. n. Styrelsen beslutar att ersättning för presentation av posters/föredrag beslutas i varje enskilt fall av styrelsen. Beslut kan ske ad capsulam och att det sedan tas upp på nästa styrelsemöte och bifogas till protokollet. o. Styrelsen beslutar att en arbetsgrupp som består av CAÖ, LA och PN lämnar förslag om vad SIR ska promota på hemsidan. p. Beslut i FoU-ärenden 1. J Jakobsson ALS. Styrelsen beslutar att godkänna ansökan. 2. AC Falk Kvalitetindikatorer omvårdnad. Styrelsen beslutar att godkänna ansökan men påpekar att de variabler som efterfrågas har en stor och varierande andel saknade värden. Detta kan avsevärt försvåra eller omöjliggöra ett besvarande av de aktuella frågeställningarna. Styrelsen önskar att betydelsen av denna brist i datamängden görs tydlig under 6 (7)
arbetets gång och utser därför Johan Petterson som SIR:s kontaktman för forskningsgruppen. q. Styrelsen beslutar att lämna i uppdrag till SW och CJW att sammanställa svenska data i SOS-studien, kontakt med Norge och Finlands representanter och göra det möjligt att komplettera med SIR:s material i studien. r. Styrelsen ger JP i uppdrag att utforma en mall för hur riktlinjer ska skrivas. 11. Nästa styrelsemöte: 20150205 10:00 20150206 14:00, Kalmar. 12. Reflektion 1 min/per person a. Behov finns att ha ett styrelsemöte av strategisk art varje år. Att under dessa möten följa upp vad vi har gjort och vad vi ska arbeta vidare med. 13. Mötet avslutades. Bilagor: 1. SKL ansökan 2. Budget 2015 (mycket 2014) 3. Personalbudget 2015 4. Mötesbudget 2015 5. Mötesagenda 2015 6. Verksamhetsplan 2015 7. Riktlinje åtgärder 2015 8. Riktlinje åtgärder 2016 9. Riktlinje avlidna på IVA 10. Riktlinje PIM3-4 11. Riktlinje vårdbegäran 12. Riktlinje SIRI 13. Konsekvensbeskrivning övergång till RAND-36 Krägga 20141205 Protokolljusterare Pär Lindgren Ordförande Christina Agvald Öhman Protokollförare Susanne Wickberg 7 (7)