1(5) Handläggare Jens Plambeck +4686861651 Jens.plambeck@sll.se 2015-01-22 Trafiknämnden 2015-02-03, punkt 7 TN 2015-0016 Politisk dialog med kommunerna Ärendebeskrivning Trafikförvaltningen har senast i ärende TN 2013-0397 beskrivit formerna för hur samverkan med kommunerna i länet går till. I föreliggande ärende är fokus den systematiska politiska dialogen med kommunerna, där trafikförvaltningen dels efterfrågar kontaktpolitiker från trafiknämnden för att kunna bedriva denna dialog, och dels beskriver formerna för den politiska dialogen i ett sammanhang. Beslutsunderlag Förvaltningschefens tjänsteutlåtande den 22 januari 2015 Årskalender (ej uppdaterad, behöver förskjutas i tid med start då kontaktpolitiker från nämnden finns att tillgå) Informationsärende om trafikförvaltningens fortsatta arbete gällande kommundialoger, 2014-09-23 () Förslag till beslut Trafiknämnden föreslås besluta att senast nästkommande nämndsammanträde återkomma med kontaktpolitiker för respektive kommun och sektor Förvaltningens förslag och motivering Sammanfattning Samverkan med länets kommuner är viktig och avgörande för att skapa förutsättningar för en attraktiv kollektivtrafik. I detta ärende redogörs för hur formerna för denna samverkan ser ut, med särskilt fokus på den politiska dialogen. Den systematiska politiska dialogen föreslås, likt tidigare att äga rum i form av dels sektorssamråd, och dels kommunvisa enskilda samråd. För detta arbete behövs utsedda kontaktpolitiker från trafiknämnden, med särskilt ansvar för ett antal kommuner och sektorer.
2(5) 2014-01-22 TN 2015-0016 Trafikförvaltningen ger även förslag på utveckling av de politiska samråden, med möjlighet för delaktighet i att sätta agenda samt forum för avstämning inför mötena. I tidigare beslut, 2014-09-23 () finns redogjort för hur trafikförvaltningen avser omhänderta tidigare önskemål från nämnden avseende information om möten och minnesanteckningar. Bakgrund För att uppnå målen för kollektivtrafiken krävs samverkan mellan länets parter, inte minst mellan kommunerna och trafikförvaltningen. Trafikförvaltningen har beskrivit hur detta går till idag, inklusive resultaten från 2014 års kommunnöjdhetsindex, med tillhörande åtgärder senast i informationsärende till nämnden september 2014 (Dnr TN2014-0397). Bild 1: förteckning över befintliga samverkansforum med kommunerna. De politiska forumen som omnämns i detta ärende är inringade. Den systematiska politiska dialogen föreslås likt tidigare att bedrivas i två olika former, dels i årliga enskilda politiska samråd med respektive kommun, och dels i sektorsvisa samråd som bedrivs i lite olika formationer och utifrån intresset och behovet i respektive kommunsektor. För detta arbete behöver trafiknämnden utse kontaktpolitiker. Kontaktpolitikerna bör ha möjlighet att avsätta tid för möten dagtid. De enskilda politiska samråden äger i allmänhet rum runt om i kommunerna.
3(5) 2014-01-22 TN 2015-0016 Under innevarande mandatperiod föreslår trafikförvaltningen följande bemanning och indelning: Politiskt block Majoriteten Oppositionen Centrala Nordväst Nordost Ost Syd 4 kommuner 6 kommuner 6 kommuner 2 kommuner 8 kommuner Stockholm Ekerö Danderyd Nacka Huddinge Solna Sollentuna Täby Värmdö Botkyrka Sundbyberg Upplands Väsby Vallentuna Salem Lidingö Sigtuna Österåker Södertälje 2/kommun, där 2 även är sektorsrepresentanter 2/ kommun, där 2 också är sektorsrepresentant Järfälla Vaxholm Nykvarn Upplands Bro Norrtälje Tyresö 2/kommun, där 2 även är sektorsrepresentanter 2/ kommun, där 2 också är sektorsrepresentant 2/kommun, där 2 även är sektorsrepresentant er 2/ kommun, där 2 också är sektorsrepresentant Tabell 1: Bedömt behov av antal kontaktpolitiker 2/kommun, där 2 även är sektorsrepresentanter 2/ kommun, där 2 också är sektorsrepresentant SUMMA 16 st 24 st 24 st 8 st 32 st Haninge Nynäshamn 2/kommun, där 2 även är sektorsrepresentanter 2/ kommun, där 2 också är sektorsrepresentant Den politiska dialogen sker vid sidan av tjänstemannadialogen. Sektorsmötena, som på politisk nivå föreslås ligga på våren i de sektorer som så önskar, föregås av ett tjänstemannasamråd som fungerar beredande till det politiska samrådet. Såsom informerats om i tidigare ärende () kommer information om kallelse samt minnesanteckningar från respektive möte delges nämndens samtliga ledamöter. Själva kallelsen skickas till de utsedda kontaktpolitikerna.
4(5) 2014-01-22 TN 2015-0016 1 Centrala sektorn (Stockholm, Solna, Sundbyberg, Lidingö) 2 Nordostsektorn (Danderyd, Täby, Österåker, Vallentuna, Vaxholm, Norrtälje) 3 Ostsektorn (Nacka, Värmdö) 4 Södertörn (Tyresö, Haninge, Nynäshamn, Huddinge, Botkyrka, Salem, Södertälje, Nykvarn) 5 Nordvästsektorn (Ekerö, Järfälla, Sollentuna, Upplandsbro, Upplands Väsby, Sigtuna) Bild 2: Karta över Stockholms län med trafikförvaltningens indelning av kommunerna i sektorer Utformning av de politiska samråden I dialog med kommunerna har det getts uttryck för att intresset för sektorsvisa samråd varierar över länet, vilket bl.a. innebär att det inte planeras några politiska sektorsvisa samråd för exempelvis centrala sektorn. Den politiska dialogen i centrala sektorn bedöms kunna föras med bättre resultat i kommunspecifika forum. Det kan också tänkas bli delsektoriella möten där sådana behövs eller efterfrågas, exempelvis utifrån trafikavtalsområdesindelning eller liknande. Agendan till de sektorsvisa samråden utformas i dialog med berörda kommuner för att göras aktuell och relevant för alla parter. De enskilda politiska samråden för respektive kommun initieras av trafikförvaltningen. För att utforma dessa planerar trafikförvaltningen vid tidpunkten för trafikplaneringsberedningen inför detta nämndärende att be om input från nämndens ledamöter i syfte att skapa meningsfulla samråd för alla parter. Inför varje enskilt politiskt samråd stäms dagordning av med deltagande parter.
5(5) 2014-01-22 TN 2015-0016 Överväganden, utvecklingspotential Trafikförvaltningen ser utvecklingspotential i de kommunvisa enskilda politiska samråden, förutom de åtgärder som redan nämnts. Förutom tidigare beslutade åtgärder avseende kallelser och minnesanteckningar ser trafikförvaltningen möjligheter i nedanstående: I syfte att låta de som äger mötet, den politiska församlingen, ha möjlighet att utforma agendan erbjuds ordförande att komplettera dagordning inför mötet. I anslutning till varje möte planeras en halvtimmes förmöte mellan trafikförvaltning och utpekade kontaktpolitiker från trafiknämnden i syfte att ge möjlighet till mötets deltagande parter att prata ihop sig och informera varandra. Ekonomiska konsekvenser av beslutet Genom god samverkan med kommunerna bedöms förutsättningarna för en dialog i tidiga skeden förbättras och möjliggöra att ekonomiska perspektiv finns med tidigt i processen. Sociala konsekvenser Genom god samverkan med kommunerna bedöms förutsättningarna för en dialog i tidiga skeden förbättras och möjliggöra att sociala konsekvenser och aspekter kan bedömas i en helhet. Konsekvenser för miljön Genom god samverkan med kommunerna bedöms förutsättningarna för en dialog i tidiga skeden förbättras och möjliggöra att konsekvenser för miljön kan bedömas i en helhet. Anders Lindström Förvaltningschef Jens Plambeck Chef Strategisk utveckling
Bilaga 1: Förslag till årskalender för politiska samråd samt sektorssamråd Kommun Senaste möte Övrigt Nytt datum för enskilt politiskt samråd Datum för sektorssamråd politisk nivå Datum för sektorssamråd på tjänstemannanivå Kommentar Haninge 2014 2015-01-22 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Nacka 2014 2015-01-29 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Salem 2014 2015-02-05 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Sollentuna 2014 2015-02-12 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) har gett uttryck Solna för att behovet av 2014 sektorsmöten 2015-02-19 höst (okt) enbart höst? ej så stort Stockholm 2014 2015-03-05 höst (okt) enbart höst? Täby 2014 2015-03-12 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Vallentuna 2014 2015-04-16 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Möte planerat till 2014-01-24 Österåker blev inställt av kommunen de skulle återkomma med förslag till nytt datum 2015-04-23 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Huddinge 2013-03-25 Väldigt intresserade av nytt möte 2015-05-07 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Tyresö 2013-01-22 2015-05-21 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Värmdö 2013-01-24 2015-05-27 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Järfälla 2013-01-28 2015-06-04 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Vaxholm 2013-01-29 2015-09-03 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Nykvarn 2013-02-18 2015-09-10 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Sigtuna 2013-05-07 2015-09-17 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Södertälje 2013-06-17 2015-09-24 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Ekerö 2013-06-19 2015-09-30 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Botkyrka 2013-09-03 2015-10-01 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Upplands Väsb 2013-09-05 2015-11-05 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Nynäshamn 2013-09-27 2015-11-12 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Lidingö 2013-09-30 2015-11-19 höst (okt) enbart höst Upplands-Bro 2013-10-15 2015-11-26 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Norrtälje 2013-11-21 2015-12-03 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) Sundbyberg 2013-12-02 2015-12-10 höst (okt) enbart höst Danderyd 2014-01-29 2015-12-17 höst (okt) vår (v 12-13, 16 mars-27 mars) höst (okt) har gett uttryck för att behovet av sektorsmöten ej så stort har gett uttryck för att behovet av sektorsmöten ej så stort har gett uttryck för att behovet av sektorsmöten ej så stort
Bilaga 1(8) Handläggare Jens Plambeck +4686861651 jens.plambeck@sll.se Trafiknämnden 2014-09-23, info punkt 12 Information om Trafikförvaltningens fortsatta arbete gällande kommundialoger Ärendebeskrivning I föreliggande ärende beskrivs dagens former för samverkan med kommunerna, redogörelse för resultaten från kommunnöjdhetsindex 2014, samt det fortsatta arbetet för att förbättra samverkan mellan kommunerna och trafikförvaltningen. Underlag Föreliggande ärende (Information om Trafikförvaltningens förslag till fortsatt arbete gällande kommundialog ), samt bilaga 1, årskalender 2015 över enskilda politiska samråd samt sektorsmöten. Bilaga 2 Tidigare informationsärende TN 1209-0185 Utveckling av SL:s kommundialog Bilaga 3 Tidigare beslutsärende TN 1105-120 Kommundialoger Förvaltningschefsinformation Trafiknämnd 20140603 Sammanfattning För att uppnå målen för kollektivtrafiken krävs samverkan mellan länets parter, inte minst mellan kommunerna och trafikförvaltningen. I ärendet beskrivs resultaten från årets undersökning av kommunnöjdhetsindex. Denna har under våren genomförts för tredje gången och visar på ett förbättrat index, men fortsatta behov av förbättringar. Trafikförvaltningen beskriver i detta ärende också ett antal utvecklingsåtgärder. Stockholms läns landsting Trafikförvaltningen 105 73 Stockholm Leveransadress: Lindhagensgatan 100 Godsmottagningen 112 51 Stockholm Telefon: 08 686 16 00 Fax: 08-686 16 06 E-post: registrator.tf@sll.se Säte: Stockholm Org.nr: 232100-0016 www.sll.se Besök oss: Lindhagensgatan 100. Kommunikationer: Stadshagen/Thorildsplan
2(8) Bakgrund I Stockholms läns regionala trafikförsörjningsprogram, antaget av Trafiknämnden i september 2012 anges tre övergripande mål Attraktiva resor, Tillgänglig och sammanhållen region, samt Effektiva resor med låg miljö- och hälsopåverkan. Trafikförvaltningen gör bedömningen att dessa mål inte kan uppnås på egen hand - samverkan med övriga aktörer inom samhällsbyggnadsprocessen är nödvändigt. Formerna för detta är tidigare beskrivna och beslutade av trafiknämnden (se bilaga 1 och bilaga 2) men diskussioner har fördjupats under våren 2014 som föranlett nya förslag till utveckling. Frågan har diskuterats med kommunernas tjänstemän under de sektorsmöten som ägt rum under våren och den har utvärderats i 2014 års kommunnöjdhetsundersökning. Trafikförvaltningen vill därför informera om pågående arbete och åtgärder inför fortsatt arbete kring hur denna samverkan fortsättningsvis kan utvecklas. Nedan följer en beskrivning dels av dagens mötesforum, resultaten från kommunnöjdhetsindex samt slutsatser från vårens sektorsmöten. Befintliga samverkansforum Trafikförvaltningen är idag uppdelad i avdelningarna strategisk utveckling som arbetar med strategiska frågeställningar, projekt och upphandling som arbetar med genomförande av projekt, samt trafikavdelningen som arbetar med förvaltning och utveckling av befintliga avtal. Eftersom stora delar av trafikförvaltningens verksamhet äger rum i en geografisk verklighet, dvs. i en kommun, förekommer kontakter med kommunerna inom samtliga avdelningar och även på politisk nivå. Många frågor rörande kollektivtrafiken är också av regional karaktär, varför det finns behov av samverkan i mellankommunala forum, s.k. sektorssamråd. Behoven av samverkan i denna form ser lite olika ut i de olika sektorerna, därför föreslås mötesformationerna och frekvensen variera något, samt att agendan för mötena tas fram i samråd med kommunerna.
3(8) Bild 1: Befintliga samverkansforum mellan kommuner och Trafikförvaltning/nämnd Kommunnöjdhetsindex, resultat Kommunnöjdhetsindex är ett av trafikförvaltningens mätetal inom området kompetent strateg i den strategiska kartan, och utgörs av en webundersökning. Undersökningen infördes i samband med omorganisationen 2011 och skickas under 2014 ut till kommunerna för tredje gången. Totalindex har stigit varje år, men bedöms fortfarande vara på en alltför låg nivå för att vara tillfredsställande.
4(8) 2014 56 2012 51 2011 43 Bild 2: Totalindex förändring över tid. Jämförelsetal index=100 Undersökningen skickas ut brett bland trafikförvaltningens tjänstemannakontakter hos kommunerna: handläggare, trafikplanerare, samhällsplanerare, mellanchefer och kommundirektör. Svarsfrekvensen är relativt låg, därför arbetar trafikförvaltningen med att synliggöra undersökningen och resultaten av den ytterligare. Detta år kompletterades också den webbaserade undersökningen med ett antal intervjuer per telefon med mellanchefer i samtliga sektorer (totalt 12 intervjuer) i syfte att ge en fördjupad bild av resultatet. Undersökningen pekar på hur förbättringar i index skett och att de förmodligen går att hänföra till insatser som trafikförvaltningen gjort, exempelvis avseende att de mötesfora som tidigare beslutats nu har etablerats, att personalen upplevs som tillgänglig m.m. Störst förbättringar har skett rörande förekomsten av möten och effektiviteten på dessa, samt att kommunerna upplever det lättare att involvera trafikförvaltningen i tidiga skeden. Två områden har minskat signifikant i nöjdhet, nämligen att kommunerna upplever att förekomsten av mellankommunala mötesfora finns i tillräcklig utsträckning, samt inom området att trafikförvaltningen är tydliga i att kommunicera framtida planer. Generellt framträder en bild av trafikförvaltningens olika delar tydligare behöver hänga ihop. Vårens sektorssamråd Under våren 2014 har sektorssamråd med tjänstemän i alla fem sektorer skett. På dessa sektorssamråd har samverkansfrågor generellt diskuterats, samt med
5(8) fokus på just de mellankommunala forumen som pekades ut i kommunnöjdhetsindexundersökningen. Förutom detta diskuterades också ökad kollektivtrafikandel och former för hur vi gemensamt kan arbeta för detta. Slutsatserna från sektorssamråden rörande samverkansfrågorna är bl.a. - Behoven av att träffas på mellankommunal nivå ser olika ut i olika delar av länet, bl.a. beroende på hur tätt samarbete kommunerna själva har. - Kommunerna behöver vara med och sätta agendan för åtminstone delar av mötet - Det finns även befintliga mellankommunala samverkansforum i delar av länet som drivs och initieras av kommunerna. Trafikförvaltningen/nämnden bör bjudas in till dessa i högre utsträckning. 1 Centrala sektorn (Stockholm, Solna, Sundbyberg, Lidingö) 2 Nordostsektorn (Danderyd, Täby, Österåker, Vallentuna, Vaxholm, Norrtälje) 3 Ostsektorn (Nacka, Värmdö) 4 Södertörn (Tyresö, Haninge, Nynäshamn, Huddinge, Botkyrka, Salem, Södertälje, Nykvarn) 5 Nordvästsektorn (Ekerö, Järfälla, Sollentuna, Upplandsbro, Upplands Väsby, Sigtuna) Bild 3: Karta över Stockholms län med Trafikförvaltningens indelning i sektorer Slutsatser Trafikförvaltningen har utifrån undersökningen rörande prioriterade åtgärdsområden och vårens sektorsmöten dragit följande slutsatser om vilka
6(8) utmaningar förvaltningen och nämnden står inför, samt även vad i samverkan som tycks fungera bra: - Förbättrad intern informationsöverföring och tydligare rollfördelning efterfrågas, såväl mellan trafikförvaltningens olika avdelningar, mellan förvaltning och inhyrda konsulter, som mellan trafikförvaltning och trafikutövare och trafikförvaltning och nämnd. - Befintliga mötesformer fungerar i grunden, men behöver bättre kopplas samman. Det är viktigt att fortsatt gemensamt med kommunerna sätta agendorna för mötena. - Finansieringen av kollektivtrafiken och anslutande anläggningar/åtgärder är en stor och viktig fråga som behöver adresseras mer systematiskt i diskussionen med externa parter. - Kommunikationen av hur långsiktiga planer ser ut handlar mycket om att förklara hur prioriteringar sker hos trafikförvaltningen och trafiknämnden. Fortsatt arbete Utifrån den input som getts ovan avser trafikförvaltningen genomföra en rad utvecklingsåtgärder inom ramen för Kommunnöjdhetsindex. Nedan följer ett antal åtgärdsområden som avses prioriteras och genomföras under året. #1 Förbättra koppling från strategi till genomförande Detta åtgärdsområde handlar framförallt om att förbättra informationsöverföringen internt och att de olika mötesforumen har kopplingar till varandra. Det rör framförallt etablerandet av olika arbetssätt och verktyg för överföring mellan avdelningarna på förvaltningen, men också att sprida minnesanteckningar och koppla ihop de olika löpande mötesfora som finns. #2 Förtydliga ansvar och befogenheter Detta åtgärdsområde syftar till att tydliggöra rollfördelning ytterligare mellan trafikförvaltningen och trafikutövarna, samt att kommunicera förhållningssätt till användningen av externa resurser. Detta ska även kommuniceras externt. #3 Tydliggör former för och bjud in till diskussion kring finansiering Finansieringsformer av kollektivtrafiken och åtgärder som sker i anslutning till kollektivtrafiken finns det lite olika principer för. Detta samlat med att det i landstingets beslut om budget och mål för 2014 (LS 1301-0040) finns
7(8) skrivningar om kommunal medfinansiering/bidrag till lägre investeringskostnader som föranleder behov av en samlad diskussion i frågan. #4 Tydliggörande av hur trafikförvaltningens prioriteringar sker och hur ett långsiktigt planeringsperspektiv säkerställs Detta åtgärdsområde handlar om att tydliggöra hur vi gör våra prioriteringar, att kommunicera det tydligare och att låta det vara en tydligare fråga i olika beslut. Det handlar också om att genom att ta fram en gemensam rutin på trafikförvaltningen för att på ett mer systematiskt och transparent sätt omhänderta önskemål från kommuner och exploatörer. #5 Utvecklat utbyte mellan trafikförvaltningen och trafiknämnden i fråga om kommundialog Detta åtgärdsområde handlar om att förbättra formerna för de politiska samråden, exempelvis genom det bilagda förslaget till årskalender och genom en workshop i slutet av 2014 mellan tjänstemän och politiker kring hur samråden bör utformas (se bild 5 nedan). Årskalendern ska ses som ett förslag till mötesintensitet och ska stämmas av med kommunernas företrädares agendor. Till de politiska samråden skickas också, enligt överenskommelse, information om kallelse samt minnesanteckningar till nämndens samtliga ledamöter. Själva kallelsen skickas till de utsedda kontaktpolitikerna. I åtgärdsområden inkluderas också tydligare politisk representation vid informationsmöten för remissutskick, samt utökad information om trafikförändringsprocessen (se även svar på skrivelse, TN 2014-0381, samt svar på skrivelse, TN 2014-0306).
8(8) Bild 4 Principer för årskalendern. Se bilaga 1, tabell över årskalendern för mer detaljer. #6 Utveckling av kommunnöjdhetsindexundersökning och åtgärdsframtagande Detta åtgärdsområde syftar främst till metodutveckling, att utveckla undersökningen mer med fokus på måluppfyllelse samt att öka synliggörande av undersökningen och dess resultat. Anders Lindström Förvaltningschef Jens Plambeck Chef Strategisk utveckling