2012-02-02 Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun Riktlinjer till samtliga kommunens nämnder 1. Syfte och mål Syftet med dessa riktlinjer är att skapa en enhetlig hantering av upphandlingsärenden i Norrtälje kommun. Målet är att all upphandling ska hanteras på ett professionellt och affärsmässigt sätt så att kommunens anskaffningsbehov tillgodoses på ett kvalitetsmässigt och kostnadseffektivt sätt i enlighet med gällande lagstiftning. Med upphandling avses i dessa riktlinjer köp, hyra/leasing av varor och tjänster samt driftoch byggentreprenader. Norrtälje kommun ska vid upphandling tillämpa reglerna i lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) samt lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF). Riktlinjerna baseras på LOU och LUF och är komplement till den av kommunfullmäktige antagna upphandlingspolicyn. Reglerna och riktlinjerna omfattar alla nämnder och förvaltningar i Norrtälje kommun samt de kommunala bolagen i tillämpliga delar. 2. Styrdokument Kommunfullmäktige antar policys för konkurrensutsättning och upphandling. Kommunstyrelsen antar riktlinjer till policyn. 3. Kommunens organisation och ansvarsfördelning avseende upphandling Alla kommunens nämnder är egna upphandlade myndigheter. Kommunstyrelsen ansvarar för upphandlingar inom kommunstyrelsekontoret, avtal som omfattar minst två nämnders verksamhetsområden samt ramavtalsupphandlingar. 3.1 Nämndsspecifika upphandlingar Alla nämnder ansvarar för upphandlingar inom sina respektive verksamhetsområden, dock inte ramavtalsupphandlingar. Innan en upphandlande myndighet påbörjar en upphandlingsprocess ska upphandlingsenheten kontaktas för att utröna om det finns ett gemensamt upphandlingsbehov. Om så är fallet ska upphandling ske samordnat. Upphandlingen ska genomföras i samverkan med upphandlingsenheten. 3.2 Upphandlingar som gäller två eller flera nämnder Samordnad upphandling mellan kommunens nämnder ska ske om två eller flera nämnder/förvaltningar har samma upphandlingsbehov. Kommunstyrelsen ansvarar för dessa upphandlingar. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E - POST P LUSGIRO Box 800, 761 28 Norrtälje Estunavägen 14 0176-710 00 kommunstyrelsen@norrtalje.se 3 20 65-5 ORGANISATIONSNUMMER TELEFAX WEBB BANKGIRO 212000-0217 0176-711 04 www.norrtalje.se 451-7694 www.norrtalje.se LEDNINGSKONTORET
2 (4) 3.3 Samordnade upphandlingar med extern part Kommunens nämnder erbjuds ibland att delta i samordnade upphandlingar tillsammans med externa deltagare t.ex. övriga STONO-kommuner och SKL Kommentus Inköpscentral (SKI). Om den samordnade upphandlingen endast berör en nämnd ska den berörda nämnden fatta beslut om deltagande. Upphandlingsenheten ska informeras innan beslut om deltagande sker. Om den samordnande upphandlingen berör flera av kommunens nämnder eller om det är en ramavtalsupphandling ska kommunstyrelsen besluta om deltagande. För att inte försena upphandlingsprocessen gentemot övriga deltagare bör ansvarig nämnd/förvaltning delegera eventuellt beslut om att avbryta upphandling samt beslut om tilldelning, oavsett ekonomiskt värde, till förvaltningschefen. Vid samordnad upphandling med externa deltagare som berör flera av kommunens nämnder/förvaltningar samt ramavtalsupphandlingar ska kommunstyrelsen besluta om deltagande. Vid sådant beslut bör kommunstyrelsen delegera eventuellt beslut om att avbryta upphandling samt beslut om tilldelning, oavsett ekonomiskt värde, till kommundirektören. Vid samordnade upphandlingar som genomförs av SKI fattas tilldelningsbeslut av SKI. I de fall nämnd avser tillämpa avtal fattar nämnd beslut om detta. Om den samordnande upphandlingen berör flera av kommunens nämnder fattar kommunstyrelsen besluta om att tillämpa avtalet. 3.4 Den centrala upphandlingsenheten Den centrala upphandlingsenheten är organisatoriskt placerad under kommunstyrelsen och svarar för: att ge kommunens upphandlande myndigheter råd och stöd i upphandlingsfrågor och överprövningsärenden samt tillhandahålla rutiner och mallar att granska och annonsera alla nämnders/förvaltningars förfrågningsunderlag att genomföra upphandlingar som kommunstyrelsen ansvarar för att genomföra utbildningar och kurser i frågor rörande upphandling att utveckla policys och anvisningar inom upphandlingsområdet att bevaka och kontrollera vilka varor och tjänster som upphandlas inom kommunen och till vilka kostnader detta sker att löpande kontrollera att ingångna avtal följs, att leverantörer sköter skatter, sociala avgifter och inte på annat sätt bryter mot gällande lagstiftning
3 (4) Alla upphandlande nämnder i kommunen ska informera den centrala upphandlingsenheten om förestående upphandlingar samt om upphandlingar som är föremål för överprövning eller stämningsansökan. 3.5 Norrtälje kommuns upphandlingsråd Kommunens nämnder ska till sitt stöd ha ett upphandlingsråd där samtliga kommunens nämnder ska vara representerade. Syftet med upphandlingsrådet är att diskutera upphandlingsfrågor och att finna kommungemensamma lösningar på olika upphandlingsfrågor. Rådet ska ledas av upphandlingschefen och rådet ska sammankallas minst fyra gånger per år. 4. Direktupphandling Vid en så kallad direktupphandling kan kommunen köpa varor, tjänster och entreprenader utan att upprätta förfrågningsunderlag, infordra skriftliga anbud eller annonsera på särskilt sätt. Detta upphandlingsförfarande får endast användas om upphandlingens värde är lågt, eller för de fall då förutsättningarna för förhandlat förfarande utan föregående förfarande som avses 4 kap. 5-9 LOU är uppfyllda, eller om det finns synnerliga skäl. 4.1 Synnerliga skäl Med synnerliga skäl avses brådska som inte kunnat förutses eller påverkas av den upphandlande myndigheten och att det medför orimliga konsekvenser att inte genomföra direktupphandling, t ex ersättningsanskaffningar efter brand, stöld, översvämning, maskinhaveri eller motsvarande. Till synnerliga skäl räknas inte brådska som orsakats av bristande planering i upphandlingsprocessen eller i verksamhetsplaneringen. 4.2 Upphandlingens värde är lågt Direktupphandling av varor, tjänster och byggentreprenader får ske när upphandlingens värde uppgår till högst 15 % av det tröskelvärde som anges i LOU 3 kap. 2011 var detta värde 287 000 kr. För det fall LUF tillämpas får direktupphandling ske när upphandlingens värde uppgår till högst 15 % av det tröskelvärde som anges i kap 3 LUF. 2011 var detta värde 577 000 kr. Vid direktupphandling ska formulär Direktupphandling skickas till den centrala upphandlingsenheten. Formuläret finns på Insidan. Vid direktupphandling skall av konkurrensskäl minst tre leverantörer tillfrågas. Skäl för direktupphandling och val av leverantör ska dokumenteras. Vid direktupphandling av varor där kontraktets värde understiger ett halvt prisbasbelopp och direktupphandling av tjänster där kontraktets värde understiger ett prisbelopp kan endast en leverantör tillfrågas. Vid dessa upphandlingar krävs ingen dokumentation.
4 (4) 4.3 Förutsättningarna för förhandlat utan annonsering är uppfyllda Situationerna där direktupphandling är möjligt anges i 4 kap. 5-9 LOU. Sådana situationer är t ex om det vid förenklat eller urvalsförfarande inte lämnats några anbud, om det som ska upphandlas av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt endast kan utföras av en leverantör, eller om det är möjligt att anskaffa varor på särskilt förmånliga villkor genom att en leverantör försatts i konkurs. 5. Avtal Avtal, med undantag för direktupphandlande avtal avseende varor understigande ett halvt prisbasbelopp respektive avtal understigande ett prisbasbelopp avseende tjänster, ska vara skriftliga. Avtal ska tecknas av behörig person. Vilka som är ansvariga avtalstecknare ska framgå av respektive nämnds delegationsordning. Den centrala upphandlingsenheten ansvarar för att samtliga avtal som föregåtts av en upphandling registreras i kommunens avtalsdatabas www.tendsign.com. Ansvarig nämnd ska tillställa den centrala upphandlingsenheten avtal som respektive nämnd tecknat inom ramen för en nämndspecifik upphandling, samt i förekommande fall överenskommelse om förlängning av avtal. Ansvarig nämnd ansvarar för att upphandlade avtal följs upp med avseende på att uppdrag och leveranser utförs till avtalade villkor samt bevakar avtalstider. Inom kommunstyrelsen ansvarar respektive avdelning för att avtal följs upp inom respektive verksamhet samt bevakar avtalstider. Den centrala upphandlingsenheten ansvarar för att alla nämndsöverskridande avtal följs upp. Den centrala upphandlingsenheten ansvarar även för att kontrollera att de leverantörer som kommunen har avtal med lever upp till avtalade åtaganden avseende exempelvis skatter och sociala avgifter, kontrollerar ekonomisk ställning, samt initierar ny upphandling i god tid innan avtal löper ut. Den centrala upphandlingsenheten ska bistå respektive nämnd med kontroll av skatter och sociala avgifter samt ekonomisk ställning. 6. Ramavtal Användning av tecknade ramavtal utgör en viktig trovärdighetsfråga för kommunen som kund. Alla anställda är därför skyldiga att informera sig om vilka ramavtal som finns och beställa från dessa. Även om förutsättningarna för direktupphandling är uppfyllda ska avrop ske från ramavtal. 7. Leverantörer Kommunen ska sträva efter att uppfattas som en bra och attraktiv kund för leverantörer i syfte att på lång sikt upprätthålla en god konkurrens och få goda affärsvillkor i sina upphandlingar. Inga onödiga uppgifter eller beskrivningar får efterfrågas; det bör varken uppfattas som tidskrävande eller komplicerat att delta i kommunens upphandlingar. Detta
5 (4) ska också möjliggöra för små och medelstora företag att lämna anbud. Vidare ska kommunen på olika sätt aktivt informera näringslivet om pågående upphandlingar. Kommunen ska endast teckna avtal med leverantörer som har fullgjort sina skatte- och registreringsskyldigheter. 8. Miljökrav Norrtälje kommun ska påverka hälsa och miljö på ett positivt sätt genom att ställa miljökrav i sina upphandlingar där det är relevant. Alla miljökriterier ska ställas i relation till övriga kvalitetskrav i upphandlingen. Miljöstyrningsrådets förslag till miljökrav i upphandlingar ska beaktas. 9. Etiska krav Etiska aspekter ska beaktas och vara anpassade till kommunens övergripande styrdokument. 10. De kommunala bolagen Vid upphandlingar där kommunen och de kommunala bolagen har gemensamma behov och gemensam upphandling innebär fördelar ska de kommunala bolagen tillfrågas om deltagande. Avtal som de kommunala bolagen omfattas av ska göras tillgängliga och åtkomliga i kommunens avtalsdatabas.