Digisams frågeschema för arbetet med myndighets/ institutionsvisa planer

1 (9) Digisam Datum Dnr RA 06-2013/4851 2013-10-30 Digisams frågeschema för arbetet med myndighets/ institutionsvisa planer 1. Myndighetens/institutionens namn: Statens musikverk 1.1. Hur ser myndighetens/institutionens explicita uppdrag enligt instruktion, regleringsbrev etc ut, i relation till regeringens nationella strategi Digitalt kulturarv? Statens musikverk har till uppgift att främja ett varierat musikaliskt utbud i hela landet som är präglat av konstnärlig förnyelse och hög kvalitet. Myndigheten ska också främja utvecklingen av ett professionellt musikliv. Statens musikverk ska vidare dokumentera, bevara, främja, bygga upp kunskap om och tillgängliggöra teaterns, dansens och musikens kulturarv (SFS 2010:1922, 1 ). Myndigheten har inga särskilda uppdrag eller återrapporteringskrav i regleringsbrevet rörande digitalisering. 1.2. Hur ser samlingarna ut? Vad består de av för slags material? Myndigheten har både museum, arkiv och bibliotek (Scenkonstmuseet, Svenskt visarkiv samt Musik- och teaterbiblioteket). Därtill har myndighetens Elektronmusikstudio arkiv och bibliotek samt inspelningar. Museets samlingar består av drygt 50 000 föremål med musik- och teateranknytning. Föremålen med teateranknytning består främst av papperskonst men även dräkter och marionettfigurer gjorda i blandmaterial. Musiksamlingen består främt av instrument från alla instrumentgrupper (trä, metall, skinn, ben, plaster mm). Musik- och teaterbiblioteket har noter, böcker, tidskrifter med mera för utlån men även en större raritets- och arkivsamling. Förutom material av papper återfinns en stor fotosamling, både papperskopior, dia, negativ, glasplåtar samt några få daguerrotypier. Dessutom finns det mikrofilmer. Svenskt visarkiv har, förutom pappersarkiv, ljudbärare av alla de slag: rullband i olika storlekar, DAT, kassetter, CD/DVD, ljudtråd, fonografrullar, shellack, vinyl, matriser och så vidare. I samlingarna finns även blandade videoformat och film på filmbas. Postadress: Krigsarkivet, 115 88 Stockholm Besöksadress: Banérgatan 64, Stockholm Telefon: 010-476 70 00 Telefax: 010-476 75 20 E-post: digisam@riksarkivet.se Internet: www.digisamse Organisationsnr: 202100-1074

2 (13) 1.3. Hur hanteras förhållandet mellan myndighets/institutionsarkiv och samlingar 1? Verksarkivet/ämbetsarkivet hanteras för sig och samlingarna (kulturarvsuppdraget) för sig. Kataloger och register över samlingarna har av tradition inte förtecknats i verksarkivet. 1.4. När antas planen formellt? När kommer den att revideras? Myndigheten beslöt en digitaliseringsstrategi i februari 2012 (bifogas). Den kommer att revideras i tillämpliga delar hösten 2014. Detta kommer att kombineras med en plan som ska utarbetas under hösten. Ev. bilagor: Ja. Bilaga 1. 1 Med myndighet/institutionssarkiv avses här de arkiv som bildas av allmänna handlingar från myndighetens/ institutionens verksamhet, och som omfattas av arkivlagen (1990:782). Med samlingar avses de mängder av objekt som en kulturarvsinstitution förvaltar, t ex böcker, konst, museiföremål, enskilda arkiv och andra forskningsmaterial.

3 (13) 2. Styrning Med styrning avses här den övergripande strategiska ledningen av myndighetens/institutionens arbete med digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation med avseende på bl a mål, struktur och strategiska vägval. 2.1. Planeras utvecklingsinsatser 2 inom området styrning under perioden fram till och med 2015? Vilka? Myndigheten ska genomföra en översyn av sina olika datasystem för katalogisering, förteckning och publicering av kulturarvsmaterial (både arkiv, bibliotek och föremål), vilket system ska användas till vilken materialgrupp och på vilket sätt. 2.2. Vilka är myndighetens/institutionens mål för digitaliseringsarbetet och hur relaterar det till visionen för verksamheten? Den långsiktiga målsättningen är att allt unikt och fritt material som finns i samlingarna ska digitaliseras och vara tillgängligt. Detta gäller dock inte allt material i myndighetens samlingar. Material (främst böcker, noter och tryckta teatermanus) som lånas ut är redan tillgängligt via låneexpedition eller via fjärrlån. Vi exkluderar även dubbletter och avskrifter. Denna begränsning till trots kommer digitaliseringen med nuvarande resurser att ta en avsevärd tid. 2.3. Hur är arbetet med digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation organiserat inom myndigheten/institutionen? Projekt eller linjeverksamhet? Stor eller liten skala (inom eller utom myndigheten)? Myndigheten arbetar med digitalisering både som projekt- och linjeverksamhet. Exempel på projekt är jubilerande tonsättare eller prioriterade behov såsom digitalisering av kortkataloger/register. Den löpande digitaliseringsverksamheten består av digitalisering av ljudband samt beställningar (alla materialtyper). Merparten av digitaliseringen utförs i myndighetens egen regi, men digital avbildning utförs ibland av extern part. 2 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet.

4 (13) 2.4. Finns det en separat strategi för hanteringen av digitalt födda material antingen de produceras inom den egna verksamheten eller införlivas med samlingarna genom förvärv/donation/inleverans? Nej, hanteringen av born digital-material är inkluderat i myndighetens digitaliseringsstrategi (se Bilaga 1) samt Strategin för digitalt bevarande (se Bilaga 2). 2.5. Hur många årsverken är idag sysselsatta med digital produktion, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande på myndigheten/institutionen? 3 Hur identifieras och säkras för framtiden den kompetens som krävs för planens genomförande? Fyra årsverken. Nyrekryterad personal får utbildning i relevanta system. 2.6. Finns formellt antagna kriterier för prioritering av material för överföring till digitalt format? Ja, se bifogad digitaliseringsstrategi. 2.7. Hur följs arbetet med digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvsmaterial och kulturarvsinformation upp, kvalitetssäkras och utvärderas? Arbetet följs huvudsakligen upp i samband med årsredovisningsarbetet. 2.8. Samarbetar myndigheten strategiskt med andra myndigheter på området? Myndigheten samarbetar bl.a. med Kungliga biblioteket rörande ämnesord och katalogisering av musikalier och kring arbetet med persistenta länkar samt i viss mån med Avdelningen för Audiovisuella medier rörande ljuddigitalisering. Myndigheten har under 2012-2014 ingått i expertgrupper sammankallade av Digisam. 3 Häri innefattas planering av och operativt arbete med överföring av information, data och metadata till digitala format, insatser för att göra de digitala materialen maximalt använda samt för framtiden trygga digital information, data och metadata.

5 (13) Ev. bilagor:

6 (13) 3. Produktion Med produktion avses här överföring av information, data eller metadata till (nya) digitala format genom scanning, avfotografering el dyl. 3.1. Planeras insatser för att öka tempot i produktionen under perioden fram till och med 2015? Vilka? Myndigheten har under 2013-2014 påbörjat utvecklingsarbetet med en ny infrastruktur som ska underlätta för enskilda medarbetare att kunna genomföra hela digitaliseringskedjan från digital avbildning till arkivering och publicering, exempelvis vid reprobeställningar. Utbildningsinsatser pågår och har sedan lanseringen under senhösten 2013 givit goda resultat. Myndigheten planerar även att utöka den något föråldrade maskinparken för digital bildfångst under 2014. 3.2. Planeras utvecklingsinsatser 4 inom området produktion under perioden fram till och med 2015? Vilka? Se 3.1. Vilka format &/eller standarder används idag för 3.3. Metadatregistrering/katalogisering 5? MARC 21, XML (ett flertal scheman), EAD, ISAAR, ISAD(G) 3.4. Avbildning/bildöverföring/OCR-läsning 6? TIFF (inkl. DNG), PDF Ljud: WAV 24bit Rörlig bild: MPEG2 3.5. Påsiktsbild/publik visning 7? 4 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet. 5 Med format för metadataregistrering/katalogisering avses här den grundläggande informationsförteckning som görs då objekt införlivas i samlingen, t ex genom att vissa metadata (data om data) förs in i myndighetens/ institutionens system för samlingshantering. Olika standarder används inom olika sektorer, t ex MARC (bibliotek) och LIDO/CIDOC-CRM (museer). 6 Med format för avbildning/bildöverföring/ocr-läsning avses här skapandet av de digitala original, de representationer som uppstår vid scanning eller annan överföring till digital form. Olika standarder används för olika typer av innehåll, t ex PDF/a och TIFF 6.0.

7 (13) PDF, JPEG Ljud: Mp3 (44,1 khz 16bit 64Kbit/sek), Audio CD/PCM Rörlig bild: MPEG 4, AVI 3.6. Digital lagring &/eller bevarande 8? TIFF, PDF, DNG, WAV (24 bit 96kHz), MPEG 2 Ev. bilagor: 7 Med format för påsiktsbild/publik visning avses här de (ofta komprimerade) filformat som används för att ge allmänheten tillgång till data. Olika standarder används för olika typer av innehåll, t ex PDF/a (text), TIFF/JPEG (bild), mp3 (ljud) och mp4 (rörlig bild/film). 8 Med format för digital lagring och bevarande avses här sådana (okomprimerade) filformat som används för långsiktigt bevarande av data och informationsstrukturer. Olika standarder används för olika typer av innehåll, t ex TIFF 6.0, RAW (bild), Wave (ljud) och MPEG2 (rörlig bild/film).

8 (13) 4. Användbarhet Med användbarhet avses här alla strategier som kan användas för att göra de digitala materialen maximalt lätta att hitta och använda. 4.1. Planeras insatser för att öka tempot i arbetet med användbarhet under perioden fram till och med 2015? Vilka? Myndigheten upphandlar under 2014 ett discoverysystem där arkiv-, musei- och biblioteksdatabaser ska kunna samsökas. Använderbarhet och presentation av digitaliserat material är prioriterat i detta projekt. 4.2. Planeras utvecklingsinsatser 9 inom området användbarhet under perioden fram till och med 2015? Vilka? Se 4.1 4.3. Hur tillgängliggörs digitala material för allmänheten, inkl olika användargrupper (t ex forskare, barn, unga, personer med funktionsnedsättning)? Ett antal olika digitaliseringsprojekt har gjorts sökbara med egna sökformulär som utarbetats var för sig. Dessa samlingar är tänkta att bli sökbara i ett gemensamt sökformulär i och med implementeringen av samsökningssystemet (se 4.1). Sedan hösten 2013 görs fulltextdigitaliseringar (gäller främst noter) sökbara via Libris (URN:NBN). Även enskilda dokument länkas till sina respektive arkivförteckningar via URN:NBN på myndighetens hemsida. Dessa dokument är dock endast sökbara via på webbsidan publicerade arkivförteckningar. Myndigheten har inte tillgängliggjort matieral riktat till användargrupper förutom en utställning om Lena Nyman, som har ungdomar som målgrupp. 4.4. Hur märks/licensieras 10 digitala material upphovsrättsligt? 9 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet. 10 Med märkning/licensiering avses här en tydlig markering (helst på objektsnivå) av materialets upphovsrättsliga status. Använd pd (public domain) för fria material med utslocknad upphovsrätt, CC (creative commons) för material med vissa förbehåll respektive (copyright) för material med fullt ut hävdad upphovsrätt.

9 (13) Myndigheten har företrädesvis publicerat Public domain-material. Den upphovsrättsliga statusen framgår endast av respektive katalogpost. Målsättningen är att allt publicerat PD-material skall vara tydligt märkt. CC kommer att användas under 2014 vid publicering av digitaliserade fotografier. 4.5. På vilka sätt stödjer myndigheten tekniskt ökad sökbarhet? Ges digitala material beständiga identifierare (PID) 11? Tillgängliggörs material som länkad öppen data (LOD) 12? Som PID används URN:NBN, med undernamnrymd statensmusikverk. LOD har ännu inte tillämpats på myndigheten, men i och med Libris XL kommer samtliga bibliografiska poster att omfattas av datalänkning. Den senaste versionen av Musikverkets arkiv- och föremålsdatabas Calm (Axiell) stödjer LOD och målsättningen är att tillämpa detta när Libris XL går i skarp drift. Vidare ingick myndigheten i DISKA-projektet och målsättningen är att vi ska använda dessa dataset för länkning mot exempelvis Libris och VIAF under 2014. 4.6. Hämtas/skördas/levereras data till någon aggregerande 13 publik tjänst? Museet har inlett förhandlingar med K-samsök rörande musikinstrument. Dessa är redan sökbara i Europeana genom MIMO-projektet (Musical instrument museums online). 11 Med beständiga identifierare/pid (persistent identifiers) avses här unika kodsträngar kopplade till varje objekt/post. Sådana PID:ar är en förutsättning för att man sedan med fasta länkar/uri (uniform resource identifiers) ska kunna skapa referenser mellan olika objekt/poster i ett nätverk som t ex Internet. 12 Med länkad öppen data/lod (linked open data) avses här resurser som är fritt tillgängliga på nätet i maskinläsbara, icke-proprietära format och i enlighet med datamodellen RDF (resource description framework) som möjliggör meningsbärande länkar och därmed den framväxande semantiska webben. 13 Med aggregerande tjänst avses här en webbservice &/eller ett publikt gränssnitt som hämtar sitt innehåll från flera olika informationskällor, som t ex NAD, K-samsök eller Europeana.

10 (13) Svenskt visarkiv har levererat katalogposter till DISMARC (Discovering music archives). Elektronmusikstudion levererar digitala filer samt katalogposter till Kungliga biblioteket/avdelningen för audio-visuella medier. Ev. bilagor:

11 (13) 5. Bevarande Med bevarande avses här alla insatser som kan göras för att trygga information, data och metadata för framtiden. 5.1. Planeras insatser för att öka tempot i arbetet med bevarande under perioden fram till och med 2015? Vilka? Nej, se 5.4. 5.2. Planeras utvecklingsinsatser 14 inom området bevarande under perioden fram till och med 2015? Vilka? Ja. Myndigheten planerar att upphandla ett nytt system för arkivering av digitala filer under 2014. 5.3. Finns en strategi för materialets långsiktiga bevarande 15? Ja (Bilaga 2). Strategin kommer att uppdateras hösten 2014 eller våren 2015. 5.4. Finns en teknisk lösning för långsiktigt bevarande? Ja, två stycken, en för kulturarvsmaterial och en för verksarkiv. 1/ E-arkivlösning för det digitalserade kultursarvsmaterialet. Det är en mjukvarulösning kallad CAStor utvecklad av Caringo och levererad av Pro Act. Servrarna driftas av myndigheten själv. 2/ Sommaren 2012 avropade myndigheten ramavtalet e- förvaltningsstödjande tjänster och köpte därmed som tjänst ett diarie- och ärendehanteringssystem, Iipax Permission, med exportfunktion till en e- arkivlösning, Iipax Archive. Funktionerna levereras av Ida Infront. 5.5. Hur säkras löpande konvertering/migrering/emulering 16 till nya format och bärare? 14 Med utvecklingsinsatser avses här formaliserade initiativ för att börja göra saker på nya sätt, t ex genom att ta fram nya rutiner eller utarbeta styrande policydokument för viss verksamhet. 15 Med långsiktigt bevarande avses här bevarandearbete med siktet inställt på nästkommande generationer. Tekniskt sett innebär det en horisont på ca fem (5) år eftersom medellivslängden för digitala system (hårdvara och mjukvara) beräknas till mellan tre och sju år. 16 Med konvertering/migrering/emulering avses här rutiner för att löpande säkra överföring av data till nya format, program och tekniska plattformar i takt med att de befintliga blir omoderna, föråldrade eller oläsbara.

12 (13) Migrering sker i dagsläget endast vid byte av lagringsplattform. 5.6. Finns en policy för eventuell gallring av fysiska bärare efter digitalisering av innehållet? Nej. Ev. bilagor: Ja, Bilaga 2.

13 (13) 6. Vilka material prioriteras högst för digitaliseringsinsatser under perioden fram till och med 2015? Vilka material är lägst prioriterade för digitalisering? Varför? Kataloger och andra register, rullband och kvinnliga tonsättares verk prioriteras högst. De material som prioriteras lägst är helt oförtecknade arkiv, dubletter samt kopior av objekt där annan offentlig institution besitter original. Att skanna kataloger är ett snabbt och förhållandevis billigt sätt att tillgängliggöra material som annars bara är sökbart via besök hos myndigheten. Rullbanden är ett prioriterat material på grund av sin dåliga hållbarhet. Myndigheten har bedrivit en omfattande dokumentationsverksamhet och banden innehåller helt unik material. I förhoppningen att fler kvinnliga tonsättare ska spelas och på andra sätt användas så digitaliserar myndigheten, i samarbete med Kungliga Musikaliska akademien, de verk som finns i de äldre raritetssamlingarna. Ev. bilagor: 7. Hur arbetar myndigheten/institutionen för att på andra sätt, med digitala verktyg, tillgängliggöra den övriga verksamheten t ex konserveringsarbete, utställningar, pedagogiska program etc för publik och användare? Exempelvis genom ett fåtal 3D-skanningar och printningar av teatermasker. Ev. bilagor: