Plan för intern kontroll Nämnd/Förvaltning/Bolag Regionstyrelsen Medborgarperspektivet 1. Nöjda medborgare Verksamhetsperspektivet 2. En effektiv verksamhet med hög kvalitet Verksamhetsperspektivet 3. En drivande utvecklingsaktör Medarbetarperspektivet 4. Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare Medarbetarperspektivet 5. Verksamhet och resultat i fokus Ekonomiperspektivet 6. Långsiktigt stark ekonomi Attesthantering inkl. behörigheter Skattelagstiftning Fakturering Uppföljning av fastställd budget/plan Bisysslor Kompetensförsörjning Upphandling Verkställighet beslut P 13-16: Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna. 9-12: Reducera riskerna! Åtgärdas, bör tas med i internkontrollplan. 4-8: Håll under uppsikt! Uppmärksamhet krävs. 1-3: Inget agerande krävs! Vi accepterar riskerna.
Medborgarperspektivet 1. Nöjda medborgare Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 9 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Mål Region Skåne Förtroendet ska öka Den upplevda tillgängligheten ska öka Den jämlika och jämställda hälsan ska öka Medborganas makt ska öka Medborgarnas kännedom om Region Skåne och dess politiska ledning ska öka Medborgarnas kunskap om/deltagande i kulturlivet i Skåne ska öka Förtroendet ska öka Den upplevda tillgängligheten ska öka Den jämlika och jämställda hälsan ska öka. NKI sjukvårdsrådgivning en vårdguiden 9 Mätningen av NKI för 1177 Vårdguiden på telefon genomförs nationellt varje år, med resultat per landsting/region. Slumpvis utvalda patenter får i talsvaret till 1177 en fråga om de kan tänka sig att bli uppringda efter samtalet för en intervju Genomförs under hösten. Resultatet redovisas i samband med årsbokslut. Kommunikationsdi rektör Kommunikationsd irektör Årsredovisning.
Medborganas makt ska öka Medborgarnas kännedom om Region Skåne och dess politiska ledning ska öka Medborgarnas kunskap om/deltagande i kulturlivet i Skåne ska öka Mål Verksamhet
Verksamhetsperspektivet 2. En effektiv verksamhet med hög kvalitet 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 9 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Mål Region Skåne Människor ska bemötas med respekt Patienternas makt ska öka Kunskapsstyrningen ska öka Produktiviteten ska öka Tillgängligheten ska öka Patientsäkerheten ska öka Bedriva en jämlik hälso- och sjukvård Människor ska bemötas med respekt Patienternas makt ska öka Kunskapsstyrningen ska öka Produktiviteten ska öka Tillgängligheten ska öka Patientsäkerheten ska öka Bedriva en jämlik hälso- och sjukvård Information & Delaktighet 9 Nationell patientenkät Årligen Avdelning för HSstyrning Hälso- och sjukvårdsdirektör Årsredovisning
Mål Verksamhet
Verksamhetsperspektivet 3. En drivande utvecklingsaktör Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 9 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Mål Region Skåne Skåne ska vara Europas mest innovativa region 2020 Den kliniska forskningen ska öka Samspelet mellan olika samhällsaktörer, nationellt och internationellt, ska öka Kultur ska synliggöras för medborgarna inom Region Skånes samtliga verksamhetsområden Fritt från fossila bränslen 2020 riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena. Skåne ska vara Europas mest innovativa region 2020 Den kliniska forskningen ska öka Samspelet mellan olika samhällsaktörer, nationellt och internationellt, ska öka Implementera den regionala utvecklingsstrategin med beaktande av givna budgetföruttsättninga r 6 Löpande uppföljning Årligen Utvecklingsdirektör Regiondirektör Årsredovisning
Kultur ska synliggöras för medborgarna inom Region Skånes samtliga verksamhets områden Fritt från fossila bränslen 2020 Mål Verksamhet riskbedömning göras för vart och ett av de av fullmäktige angivna målen samt av de för verksamheten relevanta kontrollområdena.
Medarbetarperspektivet 4. Kompetenta, stolta och motiverade medarbetare 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 9 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Mål Region Skåne Region Skåne ska vara en attraktiv och konkurrenskraftig arbetsgivare Region Skåne ska Region Skånes vara en attraktiv och värderingar skall konkurrenskraftig vara kända hos alla arbetsgivare medarbetare vid Koncernkontoret Mål Verksamhet 6 Tema värderingar Regelbundet Chefer Förvaltningschef Åresredovisning på APT Koncernkontoret
Medarbetarperspektivet 5. Verksamhet och resultat i fokus 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 9 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Mål Region Skåne Ledarskapet ska vara gott och chefer ska utveckla verksamheten i dialog med medarbetarna Region Skåne ska vara en hälsofrämjande arbetsplats Samtliga verksamheter ska arbeta strukturerat med kompetensförsörjningsplaner Ledarskapet ska vara gott och chefer ska utveckla verksamheten i dialog med medarbetarna Förbättringsområdet för delaktighet respektive målkvalitet ska öka 6 Kontroll efter 1 gång per år HRchef/medarbetarund Förvaltningschef Årsredovisningen genomförd medarbetarunders ersökning ökning Region Skåne ska vara en hälsofrämjande arbetsplats Att öka uttaget av friskvårdsbidrag för att bidra till ökad hälsa 3 Jämföra 2016 med 2015 års uttag av friskvårdsbidrag 1 gång per år HR-chef Förvaltningschef Årsredovisningen Samtliga verksamheter ska arbeta strukturerat med kompetensförsörjningsplaner Alla avdelningar vid Koncernkontoret skall ha kompetensförsörjning splan för sin verksamhet per 2018. Minst 2 avdelningar per 2016. 3 Varje chef ansvarar med stöd av enheten för hroch verksamhetsnära stöd 1 gång per år Chef tillsammans med HR-chef Förvaltningschef Årsredovisningen
Mål Verksamhet
Ekonomiperspektivet 6. Långsiktigt stark ekonomi 4 Allvarlig 4 8 12 16 3 Kännbar 3 6 9 12 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Nämnd/Förvaltning/Bolag: För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad riskbedömning göras för det obligatoriska kontollområdet. Mål Region Skåne Region Skånes resultat ska över en femårsperiod uppgå till minst två procent av de samlade intäkterna från skatt, kommunalekonomisk utjämning och generella statliga bidrag. Resultatet ska också årligen uppfylla det lagstadgade balanskravet. Investeringar i utrustning ska självfinansieras till 100 procent. Investeringar i fastigheter ska självfinansieras till minst 50 procent. Investeringar i tåg och bussar ska självfinansieras till minst 40 procent. Resultatmål enligt ovan Finansieringsmål enligt ovan Mål Verksamhet Budget i balans 6 Löpande Månatligen Chefer/Controller Förvaltningschef Månadssammandra uppföljning av g/verksamhetsberätt ekonomi. esle delår/år
Administrativa kontrollområden Nämnd/Förvaltning/Bolag: 4 Allvarlig 4 8 12 16 För rapportering i enlighet med RS uppsiktsplikt ska en samlad 3 Kännbar 3 6 9 12 riskbedömning göras för respektive obligatoriska kontollområde. 2 Lindrig 2 4 6 8 1 Försumbar 1 2 3 4 Konsekvens / 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot (inkluderar bl.a. behörigheter) Attestförteckning 2 Att registrerade Stickprov / 1 ggr beslutsattestbehörigh per år eter i ekonomisystemet följer beslutsunderlag GSF/Ekonomidirekt ör Ekonomidirektör Årsredovisning. Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot (inkluderar bl.a. behörigheter) Attestförteckning 2 Överensstämmelse Stickprov / 1 ggr mellan attesträtt i HR-pefönster år och Raindance GSF/Ekonomidirekt ör Ekonomidirektör Årsredovisning. Attesthantering avseende ekonomiska transaktioner följsamhet mot (inkluderar bl.a. behörigheter) Behörighet i Raindance 4 Kontroll av externa användare med attestbehörighet i Raindance Matchning av attestregister Raindance mot anställda i HRfönstret / 1 ggr per år GSF/Ekonomidirekt ör Ekonomidirektör Årsredovisning. Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot Representation 6 Att reglerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas Stickprov / 1 ggr per år GSF/Ekonomidirekt ör Ekonomidirektör Årsredovisning.
Skattelagstiftning efterlevnad av krav och följsamhet mot Källskatt och socila avgifter 6 Att källskatt och Stickprov / 1 ggr GSF/Ekonomidirekt Ekonomidirektör Årsredovisning. sociala avgifter per år ör redovisas på ett korrekt sätt Fakturering följsamhet mot Kundfakturering 6 Att momskodningen är rätt på manuella kundfakturor Stickprov / 1 ggr per år GSF/Ekonomidirekt ör Ekonomidirektör Årsredovisning. Fakturering följsamhet mot Uppföljning av fastställd budget/plan rutiner för analys och åtgärder vid avvikelser Bisysslor följsamhet mot Intern kontroll av Region Skånes externa fakturering exkl fakturering av patientavgifter Uppföljning av fastställd budget Följsamhet mot 9 Analytisk granskning, stickprov samt informationsinsamlin g via intervjuer/dokumenta tion 6 Löpande uppföljning av ekonomi. Genomförs under våren. Resultatet redovisas i samband med delårsrapport. 6 Medarbetarsamtalet Stickprov / 1 ggr per år Ekonomidirektör Ekonomidirektör Delårsrapport Månatligen Chefer/Controller Förvaltningschef Månadssammandra g/verksamhetsberätt esle delår/år Enhet för HR och verksamhetsnära stöd Förvaltningschef Årsredovisning. Kompetensförsörjning tillse att aktuella planer finns Upphandling följsamhet mot Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Alla medarbetare skall ha en indivduell handlingsplan 6 Efter genomfört medarbetaresamtal skall indivduell handlingsplan upprättas Upphandling 6 Följer upphandlingsförfara nde gällande lagar, policies och riktlinjer? Visstidspension till förtroendevalda 6 Att regelverk tillämpas och efterlevs Stickprov / 1 ggr per år Enhet för HR och verksamhetsnära stöd Förvaltningschef Årsredovisning. Stickprov 2 ggr/år Koncerninköp Inköpsdirektör Årsredovisning. 1 ggr/år Kanslidirektör Kanslidirektör Årsredovisning.
Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Finanspolicy 6 Följs Region Skånes 1 g/år Ekonomidirektör/ Ekonomidirektör Årsredovisning. finanspolicy? Extern konsult extern konsult avgör metod Instruktioner avseende den finansiella verksamheten 6 Är instruktioner avseende den finansiella verksamheten uppdaterade och följs de? 1 g/år Extern konsult avgör metod Ekonomidirektör/ extern konsult Ekonomidirektör Årsredovisning. Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Projektredovisning 6 Att projektanmälan, slutredovisning och balansering sker enligt Region Skånes riktlinjer. Stickprov / 1 ggr per år GSF Ekonomidirektör Årsredovisning. Verkställighet beslut (policy/reglemente, riktlinje, anvisning mm) Att utdelning av bidrag sker enligt beslutade policys 6 Kontroll av att lämnade bidrag till organisationer, föreningar mm sker i enlighet med beslutade policys. Stickprov / 1 ggr per år GSF Förvaltningschef Årsredovisning.
Matris risk- och väsentlighetsbedömning 4 Allvarlig - är så stor att fel inte får inträffa 3 Kännbar - uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 2 Lindrig - uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 1 Försumbar - är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne Konsekvens / 4 8 12 16 13-16: Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna 3 6 9 12 9-12: Reducera riskerna! Åtgärdas. Bör tas med i internkontrollplan. 2 4 6 8 4-8: Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs 1 2 3 4 1-3: Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 1 Osannolik - risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik - risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig - det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik - det är mycket troligt att fel ska uppstå Kontrollmiljö regelverk, attityder, värderingar (integritet/etiska värden kompetenskrav styrelse/nämnder organisationsstruktur ansvar/befogenheter personalpolicy/regelverk). Riskanalys kartläggningsprocess med uppskattning/prioritering av väsentlighetsgrad/konsekvenser och sannolikhet/risk avseende måluppfyllelse, processer, rutiner och system. I riskanalysen ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. Kontrollaktiviteter identifieras genom systematiskt arbete med processer och rutiner som behövs för att uppnå målen, (förebyggande manuella/automatiska upptäckande manuella/automatiska). Med beaktande av rekommendationer från externa/interna granskningar. Information/Kommunikation alla delar av organisationen är delaktiga då den interna kontrollen är en integrerad del i ordinarie processer. Uppföljning rapportering ska göras i enlighet med plan eller vid behov och inkluderar en övervakning av vidtagna åtgärder, vid behov kompletteras planen.