STYRELSEMÖTESPROTOKOLL TEV Sida 1 (5)

STYRELSEMÖTESPROTOKOLL TEV Sida 1 (5) Datum: 2013-06-14 Ort: Stockholm Protokoll nummer: 6 Ordförande: Sekreterare: Justerare: Övriga närvarande: Peter Franzén Madelene Lundin Peter Schulz Gunilla Brattström-Cronqvist, Susanne Smedberg, Pontus Ljunggren Bengt Wikstad, Johanna Frithiof, Birgit Lindbom. 1. Mötets öppnande Ordförande Peter Franzén hälsade alla välkomna. 2. Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes men med en förändring vid 6 och 7. Diskuterades om det är lämpligt att Madelene i egenskap av tjänsteman är närvarande under rapporteringen från Förbundsstyrelsen samt under diskussionerna kring Tandläkarförbundets ekonomi. Beslutades att Madelene inte närvarar vid dessa punkter utan att de förs på separata protokoll men med samma justerare som för övriga protokollet. Eftersom Bengt Wikstad skulle fortsätta till ett annat viktigt möte, togs punkterna i delvis omvänd ordning. 3. Justering av dagens protokoll Peter Schulz valdes till att jämte ordförande justera protokollet. Till protokollförare utsågs Madelene Lundin, som förde protokoll förutom vid 6 och 7 på dagordningen. 4. Föregående protokoll Föregående protokoll lades till handlingarna. Diskuterades om vi ska lägga TEV:s styrelseprotokoll på webben? Styrelseprotokoll är inga offentliga handlingar och det finns inga krav på detta, men flera organisationer väljer att ändå lägga ut sina protokoll på webben. TEV:s styrelse har tagit ett beslut om att så mycket som möjligt i föreningen ska vara transparent, och därför vill vi att protokollen ska finnas tillgängliga för våra medlemmar genom att finnas på vår webb. Madelene ansvarar för detta. 5. Rapporter och inkomna skrivelser Peter Franzén rapporterade från de två möten han varit på sedan förra styrelsemötet. Peter kommer även att skicka ut skriftliga rapporter från mötena. Mötet på TLV var bra och det kändes viktigt att en tandläkare fanns på plats och representerade privattandvården. Mötet på Försäkringskassan hade mer formen av ett informationsmöte om rena Försäkringskassefrågor. Vi behöver inte prioritera dessa möten i fortsättningen. Förbundsstyrelsen har haft uppe en skrivelse vid namn Stick- och skärskador i vården. Vi anser dock att skrivelsen snarare handlar om verksamheten och därför bör skickas vidare till Privattandläkarna. Peter

STYRELSEMÖTESPROTOKOLL TEV Sida 2 (5) Franzén har inte hunnit stämma av detta med Privattandläkarna men förordar att vi bollar skrivelsen vidare till dem. Styrelsen beslutar att ärendet skickas till PT. Privattandläkarna har i sin tur bollat över en annan fråga till TEV. Det har kommit en inbjudan till expertmöte på Läkemedelsverket den 10-11 september. Det handlar om en antibiotikafråga i vården. TEV:s styrelse anser dock att vi inte har så mycket att tillföra eftersom sjukhustandläkarna och käkkirurgerna troligtvis kommer att delta. Peter Franzén ansvarar för att stämma av detta med Jeanette Falk om huruvida Tandläkarförbundet kommer att vara representerade, samt om berörda specialisttandläkarföreningar kommer vara där. Linköpings universitet söker chefer till en forskningsstudie om stress. Ska vi bolla detta vidare till Privattandläkarna eller ska vi lägga det på vår webb? Vi tar upp frågan igen på nästa styrelsemöte i augusti och tar då ett beslut. Peter Franzén har mottagit ett mail från en pensionerad tandläkare som anser att han bör få gratis medlemskap. Diskuterades huruvida TEV ska kunna erbjuda hedersmedlemskap. Beslutades att frågan inte är aktuell just nu. Madelene skriver ett mail som Peter F kan skicka vidare, där vi vänligen tackar för att han lyfte frågan och framhåller att alla medlemmar betalar medlemsavgift, inkl pensionärer. Och att frågan kanske kan bli aktuell i framtiden men inte just nu. 8. Avstämning av ekonomin Pontus Ljunggren föredrog den preliminära resultatrapporten. Rapporten bygger på de intäkter vi fått in hittills under Q1 och Q2. (Se bilaga, resultatrapport). Den 30/6 kommer vi via Björn Petri att få en fullständig avräkning då Tjänstetandläkarna lämnar över det sista av den ekonomiska administrationen till TEV. Madelene scannar och mailar fakturor inkomna till kansliet till Pontus för attest och betalning. Därefter skickar Pontus dem vidare till Föreningshuset för bokföring. Pontus kommer att skaffa ett betalkort som Madelene kan använda för TEV:s räkning. Pontus kontaktar vår bank, Swedbank, och diskuterar vilket alternativ som blir bäst. Våra lekmannarevisorer Birgit och Johanna efterfrågar ett möte med den auktoriserade revisor som utses att granska TEV:s bokslut. Styrelsen finner detta klokt och beslut fattas om att kontakt med lekmannarevisorna och närvaro vid minst ett styrelsemöte av yrkesrevisorerna skall ingå det upphandlade uppdraget för auktoriserad revisor. Diskuterades om vi ska ha halvårsbokslut samt om revisionsberättelse och årsredovisning när i tiden ska detta äga rum. 9. Löner och ersättningar Pontus informerade om att 400 000 kronor kommer nu att betalas ut i löner, arvoden och andra ersättningar. Pontus bad alla styrelseledamöter att maila honom sitt namn, personnummer och folkbokföringsadress, samt berätta vilka styrelsemöten man deltagit i, samt att posta alla kvitton och reseräkningar. Detsamma gäller revisorerna. Madelene skickar ut Pontus postadress till alla.

STYRELSEMÖTESPROTOKOLL TEV Sida 3 (5) 10. Ersättning från TEV till ledamöter vid Förbundsstyrelsemöten De styrelseledamöter som representerar TEV i Förbundsstyrelsen skall ha samma arvode som vid styrelsemöte i TEV enligt tidigare beslut. Mellanskillnaden kommer att betalas ut som personligt arvode. För närvarande är den aktuella summan 2 880kr/hel sammanträdesdag. Till skillnad från Förbundsstyrelsen har TEV ingen stilleståndsersättning. 11. Utdebitering av medlemsavgifter för 3:e kvartalet Pontus ska ta in offerter från tre revisionsfirmor för professionell förvaltningsrevision för föreningens räkning. Förslag kommer att läggas fram till årsmötet som har att ta beslut om slutligt val. Sista inbetalningsdag för Q3 är 30 juni, men vi kommer att ge respit med sista inbetalningsdag. De medlemmar som inte betalade sin avgift i Q2 genom Tjänstetandläkarna, och därmed åkte ur medlemsregistret, ska ändå få nya inbetalningsavier. Vi avstår att kommentera och behandlar dem fortsatt som medlemmar fortsätter dessa medlemmar att utebli med sin medlemsavgift får de hanteras som passiva medlemmar som bör bearbetas. Madelene tar denna fråga med Bo Lidholm samt lägger in dem som medlemmar på nytt, så att de får sina avier. 12. Hemsidan Madelene rapporterade kring det hon hunnit göra med hemsidan sedan hon började 10 juni. De flesta sidor och texter är uppdaterade, men än så länge saknas information om lokalavdelningarna, eftersom vi ännu inte har någon representant i varje region. Det saknas även information om autogiro eftersom denna funktion inte är klar. Föreningshuset arbetar med ett formulär där man kan registrera sig som medlem direkt via hemsidan, detta ska bli klart under de kommande dagarna. Madelene kommer att göra ett nyhetsbrev där hon presenterar sig själv och kontaktuppgifterna till TEV:s nya kansli. Dessutom berättar vi om förändringen där TEV tar över aviseringen och all annan medlemskommunikation från Tjänstetandläkarna. Nyhetsbrevet går ut under juni månad. Föreslogs att Madelene ska intervjua en tandläkare om varför man ska vara medlem i TEV, till exempel Anders Jonsson på Praktikertjänst i Göteborg. Intervjun ska presenteras i ett nyhetsbrev samt på webben/hemsidan. Madelene tar kontakt efter semestrarna. Madelene vill också intervjua styrelsen helt kort, och göra en lite utförligare presentation att ha på webben och i nyhetsbrev. Frågorna kommer att skickas ut per mail efter semestrarna. 13. Föreningshuset, rapport Peter Franzén berättade kort om samarbetet hittills med Föreningshuset. De har gjort ett mycket gott intryck. Kommunikationen är smidig och de har hög professionell nivå på både den administrativa och den ekonomiska hanteringen. Bra och lättanvänt medlemsregister. 14. Medlemsrekryteringen Två utskick har gjorts under våren. De har inte gett något omvälvande resultat. Peter Franzén föreslår att vi ska skicka ut Tandläkartidningen med ett följebrev till alla potentiella medlemmar. Vi ska kolla upp kostnader för den extra upplagan samt distributionskostnader. Det finns en rekryteringsplan som Lena, Christer och Bosse på Tandläkarförbundet, samt Peter F har arbetat med. Enligt planen ska vi göra telemarketing (TM), dvs ringa runt till potentiella medlemmar och försöka

STYRELSEMÖTESPROTOKOLL TEV Sida 4 (5) rekrytera dem. Detta ska göras efter sommaren. Till detta kommer digitala nyhetsbrev som Madelene genast ska sätta igång med. Vi prioriterar TM samt nyhetsbreven i första hand, och tittar på möjligheten till tidningsutskick i höst. 15. Gemensamt styrelsemöte med Privattandläkarnas styrelse Föreligger ett önskemål om att ha gemensamt styrelsemöte med Privattandläkarna, inklusive middag och socialt umgänge, Det är styrelsens uppfattning att detta skulle bidra till ökat samarbete och god sämja mellan organisationerna. Beslutades att föreslå Privattandläkarnas styrelse träffas den 5-6 september, med samling kl 19 den 5 september på restaurang. Madelene preliminärbokar lämpligt konferenshotell och restaurang. När vi vet att datumen är OK, skickar vi en formell inbjudan till Privattandläkarna. Viktigt att det framgår att vi inte bjuder PT på detta utan att det är något som båda styrelserna vill göra, men att TEV hann före med att ta initiativet. 16. Balanslistan Susanne efterfrågar större tydlighet i strukturer och ansvarsfördelning. Det ska finnas tydliga deadlines och återkoppling i balanslistan/aktivitetslistan. Tidigare har kommunikationen mellan sammanträdena varit bristfällig och det har inte funnits bra former för informationsutbytet inom styrelsen. Varje möte bör inledas med genomgång av balanslistan: vad har utförts och vad har inte kunnat genomföras enligt plan. Alla ha sina ansvarsområden och alla bör kunna ha koll på detta så att man är förberedd till mötet. Listan ska vara ett levande dokument där alla kan gå in och titta och kryssa i vad som gjorts. Madelene får i uppgift att titta på bästa lösningen för detta. Bengt ska skicka den befintliga balanslistan till Madelene. Inför varje styrelsemöte ska balanslistan skickas ut till styrelsens medlemmar. 17. Lokalavdelningarna Det finns i dagsläget inga färdigorganiserade lokalavdelningar och inga lokala representanter överhuvudtaget. Styrelsen tar ett gemensamt ansvar för att lokala representanter ska finnas inför årsmötet. Vid telefonmötet den 1 juli kommer detta att diskuteras vidare. Viktigt att snabbt få till en lokal organisation! På sikt vill vi få fler distrikt, inte minst Nordöstra är ett alldeles för stort distrikt. Men just nu prioriteras att hitta lokala representanter i de befintliga tre distrikten. Gunilla ansvarar för att bearbeta Södra distriktet. 18. Årsmötet, vem gör vad Årsmötet den 22 november ska utgå från de tre lokalavdelningarna som finns idag. Sittande styrelse har valts in av dessa tre avdelningar och de tre distrikten omnämns i stadgarna. I stadgarna står även hur stora grupper som ska få komma från lokalavdelningarna till årsmötet, samt hur stora röstetal de har. Vi har tidigare diskuterat att ha ett öppet möte för alla medlemmar, men eftersom det äger rum en fredagseftermiddag skulle detta riskera att föranleda en snedfördelning i vilka som kan närvara och ej. Vi vill skicka ut information och kallelser men det finns ännu ingen att skicka detta till på lokal nivå. Förbundet vill också skicka ut inbjudan men detta går inte. Anna Ekmer på Tandläkarförbundets kansli ska få information så snart vi har tre lokala ordförande. Susanne är ansvarig för årsmötet.

STYRELSEMÖTESPROTOKOLL TEV Sida 5 (5) 19. Riksstämman, vårt deltagande Frågan om Riksstämman har diskuterats men deltagandet är väldigt kostsamt. Vi har egentligen inga ekonomiska möjligheter att vara med, men diskussionen är ännu inte över. Tandläkarförbundets kansli anser att TEV absolut bör vara med, och har erbjudit oss en reducerad kostnad. Vi kommer i så fall att dela monter med Tandläkarförbundet samt Tjänstetandläkarna. Styrelsen inser vikten av att TEV ska vara med på Riksstämman nu när vi är nybildade och behöver profilera oss gentemot medlemmar och potentiella medlemmar. Men vi behöver i så fall ekonomiskt stöd i form av marknadsföringshjälp. Monterhyran är hög och det riskerar att bli stora kringkostnader. Styrelsen menar att vi endast kan vara med om vi får rabatter på vår medverkan. Om vi väljer att delta i Riksstämman så kommer Madelene att arbeta i montern med hjälp av styrelsen. Styrelsen får dock inget arvode för detta. Christer på Tandläkarförbundets kansli är den som håller i utställningen på Riksstämman. Gunilla ansvarar för att maila honom med cc till Jeanette och Bosse. Vi avvaktar deras svar. 20. Övriga frågor Inga övriga frågor. 21. Avslutandet Ordförande Peter Franzén tackar alla närvarande och förklarar mötet avslutat, med en påminnelse om att nästa styrelsemöte äger rum per telefon måndag 1 juli kl 19.00. Madelene kommer då inte att delta pga semester. Ordförande Protokollförare Justeras