KYRKORÅDET 2011-10-24 1 (18) Plats och tid Åkersberga Kyrkliga Centrum måndagen den 24 oktober 19.30 21.25 Ledamöter Tjänstgörande ers Leif Törnquist, Mia Hinndal Bellander, Lars Starkerud, Marianne Knutsson, Gerhard Nuss, Jan Winberg, Mats Broström och Jan Bonander Elisabeth Toller, Kerstin Nilsson Ersättare Margareta Lindqvist, Rolf Ericsson, Birgitta Karlsson Övriga Utses justera Ekonomichef Karin A Widing, verksamhetschef Marie Engström, kyrkogårds- och fastighetschef Stefan Msson samt sekreterare Margareta Nelkenmark. Margareta Lindqvist Justeringens plats och tid Protokollet är justerat 2011-11-01 Sekreterare Ordförande Justerande Margareta Nelkenmark Leif Törnquist Margareta Lindqvist BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ KYRKORÅDET Sammanträdesdatum 2011-10-24 Datum för anslagets uppsättande 2011-11- Datum för anslagets nedtagande 2011-11- Förvaringsplats för protokollet Åkersberga Kyrkliga Centrum Underskrift 69-82 Margareta Nelkenmark
KYRKORÅDET 2011-10-24 2 (18) KR 69 SAMMANTRÄDETS ÖPPNANDE, NÄRVARO, VAL AV JUSTERARE Kyrkorådets ordförande hälsade välkommen och förklarade sammanträdet öppnat. Kyrkoherden inledde med en kort andakt. Tjänstgörande noterades och Margareta Lindqvist utsågs tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll.
KYRKORÅDET 2011-10-24 3 (18) KR 70 ANMÄLAN OM TILLÄGGSÄRENDEN OCH FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTA Följande tilläggsärenden anmäldes: 1) Utdelning av värdepappersinnehav AU 65 2) Översyn av delegationsordning inom finanspolicyn AU 66 med dessa tillägg fastställa dagens föredragningslista.
KYRKORÅDET 2011-10-24 4 (18) KR 71 PERSONALÄRENDEN Ärende Kyrkoherden redogjorde för aktuella personalärenden, Kyrkoherden tog upp frågan om hantering av personalärenden i offentliga protokoll. Nyanställningar samt information om när någon slutar sin tjänst ska antecknas i protokoll. Sjukskrivningar och andra icke offentliga uppgifter bör hanteras varsamt. Vilka uppgifter angående personalärenden som ska finnas med i protokoll avgörs av Kyrkoherden, som är PUL-ansvarig i församlingen. godkänna kyrkoherden som PUL-ansvarig ska avgöra vilka personalärenden som ska noteras i protokollen övrig information ska antecknas i separat, icke offentlig bilaga alternativt sekretessbeläggas.
KYRKORÅDET 2011-10-24 5 (18) KR 72 EKONOMIÄRENDEN a) Kvartalsrapport inkl. prognos 2011 hade bifogats kallelsen. Ekonomichefen redogjorde för väsentliga avvikelser från budget. notera informationen till protokollet.
KYRKORÅDET 2011-10-24 6 (18) KR 73 EKONOMIÄRENDEN b) Skrivelse om tillfällig avvikelse från finanspolicy hade bifogats kallelsen, se nedan. Tillfällig förändring av finanspolicy Med anledning av församlingen tecknat byggkreditiv hos Nordea Bank AB och planerar skriva om detta kreditiv till ett lån i december 2011 förändras teoretiskt sätt allokeringen i församlingens värdepappersportfölj. Antagen finanspolicy säger den strategiska fördelningen mellan tillgångsslagen ska vara enligt tabellen nedan: Tillgångsslag Räntebärande värdepapper inkl. kapitalgaranterade strukturerade produkter och obligationer Min Riktvärde Max% % 40 60 80 Aktier (varav utländska) 10 30 (20) 50 (30) Likvida medel 5 10 15 Fördelningen per den 30/9 2011 ser ut som följer: Tillgångsslag fördelning per den 30/9 2011 43 % Räntebärande värdepapper inkl. kapitalgaranterade strukturerade produkter och obligationer Aktier (varav utländska) 39 % Likvida medel 13 % Exempel: Om församlingen löser lånet med de räntebärande värdepappren blir andelen aktier i portföljen enligt finanspolicyn för hög. Det är i dagsläget klokt avvakta med försäljning av värdepapper på grund av nuvarande värdeminskning. Kostnadsräntan som församlingen får betala på ovan nämnda lån understiger förväntad avkastning på värdepappersinnehavet. Det bör därför fas ett beslut om församlingen gör ett tillfälligt avsteg från finanspolicyn i avvaktan på en långsiktig lösning avseende finansieringen av om- och tillbyggnad av ÅKC. föreslå Kyrkofullmäktige finanspolicyn ändras tillfälligt enligt ekonomichefens förslag.
KYRKORÅDET 2011-10-24 7 (18) AU 72 KR 74 EKONOMIÄRENDEN c) Verksamhetsplan/budget 2012/Arbetsutskottets behandling Ekonomichefen redogjorde för den preliminära resultatbudgeten som visar krympande intäkter på medlemsavgiftssidan fram till 2016. En viktig strategi är hitta en lösning på likviditetsbristen som då uppstår i och med församlingens förmögenhet finns bunden i värdepapper. På grund av det instabila ekonomiska läget och den värdenedgång som församlingens finansiella tillgångar visar i nuläget, är det klokt tills vidare ej avyttra värdepapper. Ekonomichefen visade också en alternativ preliminär resultatbudget med höjd kyrkoavgift (2 öre) och sänkt begravningsavgift (2 öre). Diskussion följde angående eventuella konsekvenser av en sådan hantering. Det konstaterades det inte gav hela det önskade likviditetstillskott som behövs. Församlingen måste på sikt se över begravningsavgiften på grund av den starkt ökande positiva resultatprognosen för begravningsverksamheten. Dock bör man invänta riksdagsbeslut rörande gemensam begravningsavgift i varje kommun. En eventuell höjning av kyrkoavgiften bör kopplas samman med adekvat information till församlingsbor om nyttan av en höjning. Arbetsutskottets ledamöter redovisade olika åsikter angående en höjning av kyrkoavgiften. Två viktiga datum vi måste rätta oss efter vid handläggningen av kyrkoavgift resp. begravningsavgift för 2012 är 31 oktober och 14 november. Den 31 oktober 2011 ska alla begravningshuvudmän inom Svenska kyrkan ha registrerat beslutat eller budgeterat förslag till begravningsavgiftssats för år 2012. Samtidigt ska även budgeten för begravningsverksamheten för år 2012 vara registrerad. Den 14 november 2011 är sista dag registrera kyrkoavgift. Detta datum är även sista tidpunkt för registrera eventuella beslut som avviker från tidigare registrerad begravningsavgift och budget för år 2012. Kyrkoherden informerade om några satsningar i 2012 års budget: 1) Kyrkvärdsresa till Assisi våren 2012, där de 12 kyrkvärdarna föreslås sponsras av församlingen med 2 000 kr/person. Kyrkoherden deltar som reseledare och guide. Det finns plats för ytterligare 13 personer och erbjudande kommer lämnas till personalen och församlingsmedlemmar. 2) Frivilligprojektet 3) Gudstjänstprojektet
KYRKORÅDET 2011-10-24 8 (18) Kyrkoherdens förslag till Verksamhetsplan/Budget 2012 delades ut i en arbetsutgåva. Flertalet avsnitt ska kompletteras såväl med text som med ekonomiska uträkningar. Arbetsutskottet fick texten för kommentarer inför kyrkorådssammanträde den 24 oktober. Verksamhetsplanen är upprättad i åtta avsnitt enligt den nya mallen för verksamhetsindelning. Kyrkoherdens förslag ska bifogas kallelsen till Kyrkorådssammanträdet. Samtliga gruppledare uppmanades inför kommande Kyrkoråd gå igenom förslaget till Verksamhetsplan i sina respektive nomineringsgrupper. Budgetprocessen fortsätter. Slutligt beslutsförslag till Kyrkofullmäktige fas av Kyrkorådet den 24 oktober. Kyrkorådets behandling Kyrkoherde och ekonomichef hade av Arbetsutskottet fått i uppdrag lämna ett budgetförslag i balans och förslaget hade bifogats kallelsen. Förslaget innebar dels besparingar på 2 miljoner kronor, dels en höjning av kyrkoavgiften med 3 öre. Efter diskussion fann Kyrkorådets ordförande det förelåg två förslag. Det ena förslaget, Arbetsutskottets förslag, innebar en höjning av kyrkoavgiften med tre öre. Det andra förslaget innebar en underbalansering av budget med 2,1 miljoner kronor och därmed ingen höjning av kyrkoavgiften. Efter ytterligare diskussion begärdes votering. Följande voteringsproposition ställdes: den som röstar på Arbetsutskottets förslag röstar ja. Den det icke vill röstar nej. Vinner ja har Kyrkorådet beslutat i enlighet med Arbetsutskottets förslag. Voteringspropositionen godkändes. Utfallet blev enligt följande. Omröstningsresultat: Leif Törnquist Mia Hinndal Bellander Gerhard Nuss Lars Starkerud Marianne Knutsson Mats Broström Jan Winberg Kerstin Nilsson Elisabeth Toller Jan Bonander NEJ NEJ NEJ NEJ NEJ NEJ NEJ NEJ NEJ Avstod
KYRKORÅDET 2011-10-24 9 (18) framlägga en underbalanserad budget för 2012 med anledning av omröstningens resultat, kalla till ett extra kyrkorådssammanträde tisdagen den 1 november kl 19.00 inför detta extra möte uppdra åt kyrkoherden korrigera budgetförslaget genom budgetförslaget för 2012 underbalanseras i övrigt godkänna framlagt förslag till text i Verksamhetsplan och Budget för 2012.
KYRKORÅDET 2011-10-24 10 (18) AU 72 KR 75 FASTIGHETSÄRENDEN a) Etapp 2/arbetsutskottets behandling Vid föregående Arbetsutskottssammanträde fick Kyrkogårds- och fastighetschefen i uppdrag beräkna delar av Etapp 2, se bilaga. Ett minialternativ ger en totalkostnad på 11,45 miljoner, se bilaga. Kyrkoherde och Kyrkogårds- och fastighetschef föreslår Etapp 2 skjuts fram ett år i taget. Förslaget med arbetsnamnet Etapp 2012, innehöll en minikalkyl med endast de mest nödvändiga installationerna, t.ex. källsorteringsstation, utrymningslarm, underhållsplan samt mindre ombyggnationer till en totalkostnad av 1 miljon kronor. Diskussion följde. Arbetsutskottets ledamöter önskade bantning även av denna kalkyl bör ske, t.ex. när det gäller kostnad för underhållsplaner. (båda kalkylerna bifogas protokollet) Arbetsutskottet beslutade föreslå Kyrkorådet besluta om under 2012 ej genomföra tidigare planerad Etapp 2 utan endast genomföra den betydligt billigare Etapp 2012, under år 2012 ej genomföra tidigare planerad Etapp 2, utan endast genomföra den betydligt billigare etapp 2012. b) Vasagården/Arbetsutskottets behandling Kyrkorådets ordförande var bestämt emot en försäljning av Vasagården. Diskussion vidtog om hur man kan öka uthyrningen av Vasagården, vilken är förhållandevis lite uthyrd. Vi bör dock vara medvetna om uthyrning även medför ökade underhållskostnader p.g.a. slitage. Vid uthyrning bör vi därför ha marknadsmässiga hyror. Skemässiga skäl måste också beaktas. Arbetsutskottet beslutade föreslå Kyrkorådet besluta behålla Vasagården i församlingens ägo och undersöka om intäkterna kan öka genom mer omfande uthyrning, behålla Vasagården i församlingens ägo och undersöka om intäkterna kan öka genom mer omfande uthyrning.
KYRKORÅDET 2011-10-24 11 (18) forts KR 75 c) Samtalsakuten/Arbetsutskottets behandling och beslut Diskuterades vilken ekonomisk besparing som kan göras om Samtalsakutens verksamhet flyttas till Åkersberga Kyrkliga Centrum. Arbetsutskottet beslutade föreslå Kyrkorådet säga upp hyresavtalet för Samtalsakuten och flytta verksamheten till Åkersberga Kyrkliga Centrum, församlingen ska säga upp hyresavtalet för Samtalsakutens lokal i Åkersberga köpcentrum och flytta verksamheten till Åkersberga Kyrkliga Centrum. d) Östra Ryds prästgård inkl tomt/arbetsutskottets behandling Diskuterades möjligheten av sälja Östra Ryds prästgård och stycka av flera tomter för försäljning. Kyrkoherden fick i uppdrag informera Charlotte och Magnus Holmlund, som nu hyr fastigheten av församlingen. Arbetsutskottet beslutade föreslå Kyrkorådet sälja Östra Ryds prästgård. Kyrkorådets behandling Det finns möjlighet stycka tomten i fyra tomter, varav den ena tillhörande befintlig byggnad. Kyrkogårds- och fastighetschefen rapporterade ett förhandsbesked från kommunen gällande om försäljning tillåts, skulle kosta mellan 10.000 och 20.000 per tomt. Handläggningstiden är tio-tolv veckor. Vid positivt besked ska förfrågan därefter tillställas Lantmäteriet. Familjen Douglas, som äger del av vägen som leder till tomterna, ska tillfrågas. Kyrkoherden har informerat familjen Holmlund om fastigheten eventuellt kommer säljas. Kyrkorådets ordförande önskade en promemoria upprättas, innehållande all information om projekteringskostnader, tomtstyckningsförslag samt förväntade intäkter. församlingen ska förbereda förslag till förfrågan till kommunen. Vid positivt svar ska därefter förfrågan lämnas till familjen Douglas, i egenskap av ägare till berörd vägsträcka, och därefter till Lantmäteriet
KYRKORÅDET 2011-10-24 12 (18) kyrkogårds- och fastighetschefen ska sammanställa en promemoria enligt kyrkorådets ordförandes förslag. KR 76 VERKSAMHETSÄRENDEN Inga verksamhetsärenden fanns på dagens föredragningslista. notera informationen till protokollet.
KYRKORÅDET 2011-10-24 13 (18) AU 71 KR 77 ASKGRAVLUND I ÖSTRA RYD/Arbetsutskottets behandling Ledamöter, kyrkoherde samt kyrkogårds- och fastighetschef besökte Östra Ryds kyrkogård den 3 oktober. Diskussion följde efteråt vid sammanträde i Vasagården. Projekteringspengar finns föreslagna i budget 2012, men Arbetsutskottet ansåg den totala kostnaden för anläggande av askgravlund på Östra Ryds kyrkogård bör skjutas upp till år 2013 och då med anläggningsstart under våren 2013 och med invigning under hösten 2013. Arbetsutskottet beslutade föreslå Kyrkorådet besluta om projektering av askgravlund på Östra Ryds kyrkogård under år 2012 samt färdigställande år 2013. projektering av askgravlund på Östra Ryds kyrkogård ska göras under år 2012 och färdigställande ska ske under år 2013.
KYRKORÅDET 2011-10-24 14 (18) KR 78 FÖRSAMLINGSKOLLEKTER Kyrkvärdarna hade inkommit med förslag på församlingskollekter för de första fyra månaderna 2012, enligt följande: 8 januari Trädplantering Fukeni/Fujeni 15 januari Kvinnojouren i Österåker 12 februari Bibelskolan i Zhoukou 6 april Mansjouren i Stockholm 7 april föreslogs påsknens kollekt ska gå antingen till rikskollektändamålet på påskdagen eller till något akut ändamål 9 april Jourhavande medmänniska i Österåker 29 april Mjölkprojektet församlingskollekterna ska gå till de ändamål som kyrkvärdarna föreslagit kollektändamålet på påsknen får beslutas av kyrkoherden.
KYRKORÅDET 2011-10-24 15 (18) KR 79 TILLÄGGSÄRENDEN AU 65 1) UTDELNING FRÅN VÄRDEPAPPERSINNEHAV Ärende/Arbetsutskottets behandling Ekonomichefen redogjorde för utdelningen från församlingens värdepappersinnehav idag återinvesteras i nya fondandelar i de aktuella placeringarna. För stärka de likvida medlen bör utdelningen i stället utbetalas till församlingens bankkonto. Arbetsutskottet beslutade föreslå kyrkorådet godkänna ekonomichefens förslag. godkänna ekonomichefens förslag angående utdelning från värdepappersinnehav.
KYRKORÅDET 2011-10-24 16 (18) KR 80 TILLÄGGSÄRENDEN AU 66 2) ÖVERSYN AV DELEGATIONSORDNING INOM FINANSPOLICYN Ärende/Arbetsutskottets behandling Ekonomichefen ställde frågan om det är möjligt, i de fall där det krävs snabba beslut, delegera beslut om omplaceringar inom fastlagd finanspolicy till ekonomichef och kyrkoherde i förening. Frågan besvarades positivt, men under förutsättning det sker en skyndsam återrapportering till gruppledarna. Delegationsordningen ska aktualiseras och skickas ut till arbetsutskottet snarast. Arbetsutskottet beslutade föreslå kyrkorådet besluta om ändring i delegationsordningen rörande omplaceringar inom fastlagd finanspolicy. Ändringen skulle medföra beslutanderätten gällande omplaceringar inom fastlagd finanspolicy delegeras till ekonomichef och kyrkoherde i förening. Ändringen skullegenomföras under förutsättning snabb återrapportering till gruppledarna görs. ändra i delegationsordningen rörande omplaceringar inom fastlagd finanspolicy enligt Arbetsutskottets förslag.
KYRKORÅDET 2011-10-24 17 (18) KR 81 RAPPORTER 1) Mia Hinndal Bellander hade blivit kontaktad av en person som önskade kolumbarium skulle anläggas i församlingen eller alternativt ett gemensamt kolumbarium för Roslags kontrakt. Frågan har tidigare diskuterats och det är för närvarande inte aktuellt anlägga något kolumbarium i församlingen. Kyrkoherden fick i uppdrag fråga de övriga kyrkoherdarna i kontraktet om frågan ställts även i andra församlingar. 2) En annons som presenterar församlingens verksamhet och som berättar vad man får för kyrkoavgiften hade funnits införd i en bilaga till Dagens Nyheter den 17 oktober. Bilagan utgavs av Österåkers kommun. Kyrkoherden hade efter annonsen kontaktats av kyrkoherden i Saltsjöbaden, med ett tack för god reklam för hela Svenska kyrkan. 3) Inkommen post. a) Tack från familjerådgivare Gudrun Lindgren för gåva vid pensionering b) Inbjudan till konferens kring säkerheten i kyrkan c) Inbjudan bli månadsgivare till Svenska kyrkan i utlandet notera informationen till protokollet.
KYRKORÅDET 2011-10-24 18 (18) KR 82 SAMMANTRÄDETS AVSLUTNING Kyrkoherden avslutade med bön och därefter förklarade ordföranden sammanträdet för avslutat kl. 21.35.