BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Transkript

1 KYRKORÅDET (14) Plats och tid Åkersberga Kyrkliga Centrum måndagen den 5 september Ledamöter Tjänstgörande ers Leif Törnquist, Mia Hinndal Bellander, Marianne Knutsson, Ulf Ellnebrant, Gerhard Nuss, Jan Winberg, Mats Broström och Jan Bonander. Birgitta Karlsson, Kristina Lemon Ersättare Kerstin Nilsson, Rolf Ericsson, Elisabeth Toller, Pär Lindfors Övriga Utses justera Ekonomichef Karin A Widing, verksamhetschef Marie Engström, projektledare Rolf Gustafson ( 59) samt sekreterare Margareta Nelkenmark. Birgitta Karlsson Justeringens plats och tid Protokollet är justerat i Åkersberga Kyrkliga Centrum Sekreterare Ordförande Justerande Margareta Nelkenmark Leif Törnquist Birgitta Karlsson BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ KYRKORÅDET Sammanträdesdatum Datum för anslagets uppsättande Datum för anslagets nedtagande Förvaringsplats för protokollet Åkersberga Kyrkliga Centrum Underskrift Margareta Nelkenmark

2 KYRKORÅDET (14) KR 57 SAMMANTRÄDETS ÖPPNANDE, NÄRVARO, VAL AV JUSTERARE Kyrkorådets ordförande hälsade välkommen och förklarade sammanträdet öppnat. Kyrkoherden inledde med andakt och den heliga Birgittas bön. Ledamot Marianne Knutsson uppvaktades med blommor med anledning av hennes högtidsdag som ägt rum i augusti. Birgitta Karlsson utsågs tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll.

3 KYRKORÅDET (14) KR 58 ANMÄLAN OM TILLÄGGSÄRENDEN OCH FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTA Följande tilläggsärenden/frågor anmäldes. 1) Raberna utanför Åkersberga Kyrkliga Centrum 2) Takskottningen faktura som bestridits 3) Rådgivande grupper ledamots byte av grupp med dessa tillägg fastställa dagens föredragningslista.

4 KYRKORÅDET (14) KR 59 FRIVILLIGPROJEKTET Ärende Rolf Gustafson, som är projektanställd på 50 % under två år, i det s.k. frivilligprojektet, hade särskilt inbjudits. Ett dokument med bakgrund, erfarenheter och planer hade bifogats kallelsen. Rolf Gustafson utvecklade tankarna i dokumentet. Vill församlingen ha ett utökat frivilligengagemeng?, Vilken ledarskapssyn finns i församlingen?. Rolf Gustafson berättade det i församlingen finns ungefär 300 frivilliga, varav 200 är körmedlemmar. Det informerades också om Österåkers kommun, till skillnad från flera andra kommuner, inte har någon anställd frivilligsamordnare. Det finns få volontärer totalt i Österåkers kommun. Österåker-Östra Ryds församling är förmodligen först i kommunen med som organisation öppna ett frivilligkontor. Projektgruppen inom personalen som har arbetat med frågorna har, förutom av projektledaren, bestått av Lena Walderfeldt, Lena N Ideström, Marie Engström och Kenneth Flood. Den gruppen upphör nu och i stället kommer ambassadörer utbildas. En av utbildarna är Åsa Nyström, som är lärare på Pastoralinstitutet i Uppsala. Ambassadörerna, som ska vara kontaktpersoner för frivilliga/volontärer, kommer utses inom olika yrkesgrupper. Informationsbroschyren Bli volontär? började delas ut i samband med Kanalens dag den 28 augusti. Synpunkter på ändringar/kompletteringar kan lämnas till Rolf Gustafson, så revidering kan göras inför nästa tryckning av broschyren. Hittills har ett femtontal personer via svarstalongen anmält intresse av bli volontärer. Ett volontärregister ska upprättas. Begreppen volontär/ideell medarbetare/frivillig diskuterades. Rolf Gustafson berättade alla begreppen används i olika sammanhang inom Svenska kyrkan och därför har inte heller vår församling valt enbart använda ett av begreppen.

5 KYRKORÅDET (14) KR 60 AKTUELLA PERSONALÄRENDEN Kyrkoherden berättade han hade haft ett nytt samtal med kyrkomusiker Liselotte Ambjörn och hon nu är på bättringsvägen. Kyrkoherden informerade om församlingens nyanställda familjerådgivare Maria Hartelius börjar sin halvtidstjänst i församlingen den 12 september. Maria Hartelius är även präst och leg. psykoterapeut. Kyrkoherden meddelade Stockholms stift har uppmärksammat vår församling har ovanligt många i personalen som deltar i olika svensk-kyrkliga utbildningar. Flera har sökt sig till prästutbildningen. På grund av detta vill representanter från Stockholms stift komma på besök i december för göra intervjuer med ett antal anställda.

6 KYRKORÅDET (14) AU 50 KR 61 EKONOMIÄRENDEN/Arbetsutskottets behandling a) Halvårsrapport 30 juni 2011 hade utskickats tillsammans med kallelsen. Ekonomichef Karin Widing redogjorde för innehållet. Vissa mindre avvikelser mot budget finns. Dessa beror framför allt på utbetald semesterlön till personal som slutat samt förändrad personalsammansättning i ledningsgruppen och i den administrativa gruppen. b) Värdepappersplacering. Ekonomichefen informerade om börsens nedgång har medfört värdet på församlingens värdepapper sjunkit med 3,3 miljoner kronor. Förändringar sker dock dagligen och beloppet vid kommande bokslut kan vara ett helt annat. c) Intäktsprognos för En första intäktsprognos lämnades. Den baseras på Skeverkets första preliminära taxeringsutfall. Prognosen uppdateras löpande under hösten. d) Ny verksamhetsindelning. Ekonomichefen redogjorde för en ny verksamhetsindelning som ska träda ikraft fr.o.m. budget Den nya indelningen innehåller fem verksamhetsområden: * Grundläggande uppgifter * Övrig kyrklig verksamhet * Styrning och ledning * Stödjande verksamhet * Begravningsverksamhet. I budget och efterföljande verksamhetsuppföljning kommer respektive verksamhetsområde delas in i verksamheter med en annan numrering/kodning än tidigare. Antalet delverksamheter kommer kunna varieras efter behov och val. Syftet med den nya verksamhetsindelningen är dels lägga fokus på den grundläggande uppgiften, dels underlätta verksamhetsstyrning men också få bättre kontroll över hur församlingens resurser används och fördelas. e) Löner. Lönerevisionen för 2011 är försenad. Den kommer starta direkt efter personaldagarna.

7 KYRKORÅDET (14) forts. 61 Kyrkorådets behandling Informationen som gavs i Arbetsutskottet kompletterades av ekonomichefen enligt följande: punkt b) Församlingens ekonomiska rådgivare på Nordea råder oss inte utföra några förändringar i värdepappersinnehavet just nu; punkt c) En ny intäktsprognos kommer lämnas 6 oktober och det är den som blir vägledande i församlingens budgetarbete; punkt d) Den nya verksamhetsindelningen kommer medföra många positiva fördelar, men tyvärr kommer jämförelser med tidigare år vara omöjligt det första året. punkt e) Den 8 september är det MBL-information angående lönerevisionen. Därefter inbjuds till lokala förhandlingar.

8 KYRKORÅDET (14) AU 51 KR 62 FASTIGHETSÄRENDEN/Arbetsutskottets behandling a) Etapp Ombyggnaden av personalköket är så gott som avslutad. Nya fönster har installerats i personalköket och ska nu även installeras i cafeteria och stora köket. Allt går enligt planering och budgeten hålls. b) Arbetena som ingår i Etapp 2 är ute för anbud. Anbudstiden går ut fredag den 26 augusti kl Anbuden kommer öppnas måndag den 29 augusti. Sammanlagt har sex företag meddelat de har för avsikt lämna anbud. Av dessa sex har dock två företag önskat en förlängning av anbudstiden. Kyrkogårds- och fastighetschefen har föreslagit förlänga anbudstiden med högst tre dagar. c) I samband med punkten fastighetsärenden ställdes frågan om Åkersberga Kyrkliga Centrums öppettider på söndagar, till exempel inför tjänstgöring som kyrkvärd respektive kyrkkaffekokare. Även om vaktmästare är på plats två timmar före en gudstjänst, är portarna inte alltid upplåsta förrän en timme före gudstjänst. Arbetsutskottet beslutade kyrkvärdar och kaffegruppsmedlemmar ska få en tag för lätt kunna komma in i huset när lokalerna är avlarmade men dörrarna ännu ej upplåsta. Kyrkorådets behandling Informationen som gavs i Arbetsutskottet kompletterades av kyrkoherden enligt följande: punkt a) De nya fönstren är tillverkade av säkerhetsglas. De är dessutom ljuddämpande och täta. Nya fönster har installerats i alla lokaler i nedre delen av Åkersberga Kyrkliga Centrum. Den utåtgående fönsterdörren i Cafeterian ska också bytas ut. punkt b) Anbuden har öppnats och ska nu granskas. Anbuden gäller Repets ombyggnad, ny fasad på församlingssalen, ny entré mot Bergavägen, dränering längs Bergavägen samt vissa försköningsjobb. Det gäller även de ventilationsoch elinstallationsarbeten där vi har ett myndighetskrav angående utförandet. Fråga ställdes om när detaljerade beslut ang. utformningen av Etapp 2 har fats. Kyrkoherden återkommer med information.

9 KYRKORÅDET (14) AU 52 KR 63 VERKSAMHETSÄRENDEN/Arbetsutskottets behandling Personalens utbildningsdagar i maj, augusti samt 3 september. Positiva rapporter från personal angående majdagarna lämnades. Efter en liten notis i Kyrkans Tidning hade kyrkoherden fått positiva reaktioner från olika församlingar ute i landet. Ett uppdaterat schema för augustidagarna samt den 3 september delades ut. Kyrkoherden meddelade endast sju av de förtroendevalda anmält de skulle närvara den 3 september. Ytterligare fyra anmäldes under AUsammanträdet. Kyrkoherden informerade om han idag hade skickat ut en påminnelse till alla i kyrkofullmäktige inför sista anmälningsdagen fredag den 26 augusti. Tisdag 23 augusti - torsdag 25 augusti är växeln/receptionen bemannad med Agnes Olsson, som varit vikarierande receptionist under sommaren. Tisdag den 30 augusti och onsdag den 31 augusti kommer receptionen vara bemannad med personal från bemanningsbyrå och då vore det mycket värdefullt om förtroendevalda kunde finnas till hands i receptionen. Leif och Birgit Törnquist kommer tjänstgöra tisdag 30 augusti kl Kerstin Nilsson kommer tjänstgöra onsdag 31 augusti kl Kyrkorådets behandling Kyrkoherden meddelade den gemensamma arbetsdagen för personal och förtroendevalda, som var planerad äga rum den 3 september och handla om arbete med ny Församlingsinstruktion, hade ställts in med anledning av endast 15 av 45 förtroendevalda hade anmält sitt deltagande.

10 KYRKORÅDET (14) KR 64 VERKSAMHETSÄRENDEN/ Rapport från vikarierande kyrkoherde angående två församlingskollekter juli 2011 Inför söndagen 17 juli kom en kollektvädjan från Svenska kyrkans internationella arbete som gällde stöd för de torkdrabbade människorna i Östra Afrika. När kyrkorådet inte ska ha något sammanträde inom berörd period har kyrkoherden rätt vid särskilda tillfällen ändra församlingskollekter, och eftersom jag nu vikarierar som kyrkoherde, valde jag ändra församlingskollektändamålet den 17 juli 2011 enl. ovanstående vädjan från Svenska kyrkans internationella arbete. När det gäller kollektändamålet den 31 juli, så fanns det datumet inte med på det cirkulär som kommit från Stockholms stift, dvs. det cirkulär där det står vilka ändamål riks- och stiftskollekter har under innevarande år och där det även står vilka söndagar det ska vara församlingskollekt. Ingen hade uppmärksammat en söndag saknades på Domkapitlets lista. Margareta Nelkenmark ringde Stiftskansliet och frågade vad som gällde den 31 juli. Vi fick då veta Domkapitlet hade missat den söndagen på listan och församlingarna i Stockholms stift fick i uppdrag välja församlingskollekt den 31 juli. Jag, i egenskap av vikarierande kyrkoherde, valde då låta församlingskollekten den 31 juli gå till samma ändamål som den 17 juli, dvs. till Svenska kyrkans akutinsamling till torkdrabbade människor i Östafrika. Josefin Forsberg vik kyrkoherde

11 KYRKORÅDET (14) AU 53 KR 65 ASKGRAVLUND I ÖSTRA RYD/Arbetsutskottets behandling Ett antal förslag till utformning av en eventuell askgravlund på Östra Ryds nedre kyrkogård upprättades av en kyrkogårdsarkitekt år Dessa förslag delades ut till dem som ännu inte fått dem. Lars Starkerud ansåg det kändes väldigt trångt med anläggande av askgravlundplats på Östra Ryds nedre kyrkogård. Kyrkoherden föreslog inför nästa möte med Arbetsutskottet skulle samtliga ledamöter och ersättare ha besökt Östra Ryds nedre kyrkogård, för lättare kunna vidarebehandla frågan. Ekonomichefen ombads till samtliga gruppledare maila ut en sammanställning av kostnaderna för det arbete som arkitekten som anlitades 2010 genomfört. Arbetsutskottets ledamöter ska inför nästa AU-sammanträde besöka Östra Ryds nedre kyrkogård.

12 KYRKORÅDET (14) KR 66 TILLÄGGSÄRENDEN a) Raberna utanför Åkersberga Kyrkliga Centrum Klagomål framfördes på raberna ej är välskötta. Till exempel så växer det flera höga tistlar i raben framför stora entrén. Församlingen har ett garantiavtal med det företag som har anlagt planteringen och det innebär blommor och buskar ska ansas och skötas om. Klagomål kommer framföras från församlingen till företaget. b) Bestriden faktura angående takskottning Ärendet vilar i avvaktan på det tas upp i tingsrätten. c) Rådgivande grupper Kyrkorådsledamot Mats Broström har ansökt om få byta från Rådgivande gruppen för mission till Rådgivande gruppen för gudstjänst. godkänna Mats Broström byter Rådgivande grupp, i övrigt

13 KYRKORÅDET (14) KR 67 RAPPORTER a) En påminnelse lämnades angående Teologifestivalen Programblad hade utskickats i samband med kallelsen till Kyrkorådet i maj b) Under sommaren 2011 har två brev med tack för kollekt inkommit från Mansjouren i Stockholm samt Jourhavande medmänniska i Österåker.

14 KYRKORÅDET (14) KR 68 SAMMANTRÄDETS AVSLUTNING Kyrkoherden avslutade med bön och därefter förklarade ordföranden sammanträdet för avslutat kl