Bilaga 2 2008-10-24 Ramavtal arbetstider för Katrineholms Kommun Innehållande: Flextidsavtal Avtal gällande verksamhets- och individanpassad arbetstid Årsarbetstidsavtal Avtal flytande arbetstid Avtal 3/3-modell Ramavtal bilaga 1. Arbetsmiljökonsekvensbeskrivning Ramavtal bilaga 2. Kostnadsanalys Ramavtal bilaga 3. Interna förutsättningar 1
Flextidsavtal Flextidsavtalet är tecknat mellan parterna Katrineholms kommun och flertalet förekommande fackförbund i kommunen. Överenskommelsen gäller dock enbart för de personalgrupper som respektive förvaltning samverkat kring och sedan meddelat beslut till personalkontoret. Kompletterande information till flextidsavtalet och exemplifierande förklaringar finns i tillhörande kommentarer. Flextid är ingen arbetstidsmodell i sig, utan snarare en funktion vars syfte är att mjuka upp start och sluttider under arbetsdagen. Flextid innebär att de anställda får större frihet att själv bestämma över förläggningen av sin egen arbetstid, inom verksamhetens fastlagda ramar. 1 Heltidsmått (arbetstid per vecka) Flextidsavtalet kan tillämpas oavsett heltidsmått. Olika heltidsmått ger dock olika referenstidstabeller att utgå ifrån. 2 Referenstid Referenstid är den tid som ska ha fullgjorts på ett år, med hänsyn till lediga dagar. Den personal som inte har en arbetsskyldighet på helgdagar som infaller måndag lördag (s.k. lätthelgsdag) får minskat antal ordinarie arbetstimmar med det antal timmar som annars skulle ha fullgjorts en sådan dag. Referenstiden fastställs i gällande referenstidtabell. Deltidsanställda måste räkna om referenstidtabellens värde med hänsyn till sysselsättningsgraden. 3 Flextidsram kl. 06:00 22:00 Flextidsramen i Katrineholms kommun är mellan 06:00 22:00. Detta innebär att inom den tiden kan arbetstagare själv initiera en schemaförändring och få tid mot tid i flextidssaldot. Tiden registreras på det sätt som förvaltningen eller enheten kommit överens om. 4 Flextidssaldots storlek +30/-20 h Flextidssaldo är det tillgodohavande (plussaldo) eller den tidsskuld (minussaldo) av ordinarie arbetstid som uppkommer vid årsavstämning mellan fullgjord arbetstid och ordinarie arbetstid. Flextidssaldot får uppgå till maximalt +30/-20 timmar vid årsbrytet/ begränsningsperiodsavslutet. Saldot kan överstiga + 30 timmar eller understiga 20 timmar under löpande år (mellan olika avstämningar). 5 Normaltid (schemalagd tid) Den ordinarie arbetstidens längd och förläggning enligt fastställt arbetstidsschema. Avvikelser från normaltiden, dvs. från den schemalagda tiden, sker via uttag av flexledighet. 6 Fast tid (obligatorisk tid ej definierad) Fast tid är den tid mellan bestämda klockslag under en arbetsdag som den anställde obligatoriskt måste befinna sig på arbetsplatsen. Flextidsavtalet i Katrineholms kommun har ingen definierad fast tid. I den mån en enskild förvaltning behöver ha en fast tid ska detta specificeras i beslutet om flextid för förvaltningen. 7 Ramtid (+1/-1 h flytande ramtid) Katrineholms kommun har en flytande ram på +1/-1 h runt normaltiden, dvs. den schemalagda tiden. Exempelvis kan normaltiden en arbetsdag vara 08:00 17:00 för en arbetstagare. Ramtiden för arbetstagaren blir då 07:00 18:00 (+1/-1 h) denna dag. Tiden mellan normaltiden och ramtiden går alltid in i flextidssaldot som tid mot tid. 2
8 Avstämning av flextidssaldo Arbetsledningen ska göra avstämning av flextidssaldo minst fyra gånger per år (kvartalsvis), men gärna månadsvis, mot referenstidtabell. Ingen ersättning utgår vid avstämning av flextidssaldot och saldot kan överstiga + 30 timmar eller understiga 20 timmar. Avstämning är i första hand en arbetsmiljöfråga som syftar till att arbetstagare ska ligga på en rimlig arbetsmängdsnivå. Arbetsledare/chef ansvarar för att en översyn av grundbemanning görs om många anställda ofta ligger utanför flextidssaldots ramar. 9 Begränsningsperiod (årsavstämning) Begränsningsperioden för flextidsavtalet är ett år. Vid begränsningsperiodens slut ska faktisk arbetstid (inklusive giltig frånvaro) stämmas av mot det antal timmar som ska fullgöras per år enligt referenstidtabellen. Om flextidssaldot vid begränsningsperiodens slut överstiger + 30 timmar ska detta regleras som mertid eller enkel övertid (ledighet eller kontant ersättning). Om flextidssaldot underskrider 20 timmar regleras detta med löneavdrag motsvarande 1/165 (timlön) av månadslönen. Målet är att den anställde innan årsavstämningen/begränsningsperiodsavslutet aktivt arbetar sig upp eller ner i sitt saldo så att det ligger inom intervallet +30/-20 h. Tiden mellan +30/-20 flyttas sedan över till nästa begränsningsperiod. 10 Ledigheter eller anställningens upphörande Inför att arbetstagare avslutar sin anställning eller går på planerade ledigheter över sex månader regleras flextidssaldot till noll om inte annan individuell överenskommelse träffas av särskilda skäl. Flextidssaldot regleras på samma sätt som vid ett begränsningsperiodsavslut. I första hand tar arbetstagaren ut plustid i ledig tid. I andra hand ersätts tiden som ligger inom intervallet +30/-20 h på flextidssaldot som kontant ersättning med 1/165 (timlön). Vid minustid sker ett löneavdrag med 1/165 (timlön). 11 Arbetstidsförläggning Arbetstagare ska ha ett arbetstidsschema fastställt med minst 14 dagars varsel. Schemat ska ange lediga dagar/fridagar och huvudsaklig arbetstidsförläggning. Arbetstidsschemat inrapporteras till lönekontoret. En schemaförändring kan göras med 14 dagars varsel och resulterar inte i några extra tillägg eller ersättningar. I ordinarie arbetstid ingår även exempelvis möten, planeringar, utbildningar, arbetsplatsträffar och kompetensutveckling, som ska schemaläggas inom ramen för sysselsättningsgraden. 12 Lagregler och övriga intentioner Arbetstidsregler enligt gällande arbetstidslag (ATL) ska följas. Intentionen i Katrineholm är att arbetspassens längd inte bör överstiga 10 timmar för att en god arbetsmiljö ska upprätthållas. Arbetspassens längd bör inte utan särskilda skäl understiga 3 timmar på en arbetsdag. 13 Flexledighet Flexledighet kan tas ut som del av dag, hel dag eller hela dagar. Uttag tas alltid ut i samråd med arbetsledare/chef. Arbetstagare kan aldrig ta ut flexledighet helt fritt, utan hänsyn måste tas till verksamhetens krav på bemanning. 14 Tillfälligt bemanningsbehov vid korttidsfrånvaro Vid uppkommen korttidsfrånvaro på egen arbetsplats bör följande ordning följas: ta reda på vilka behov som finns behöver all tid bemannas? Vid behov av bemanning så löses den i 3
första hand genom poolpersonal om sådan finns anställd på förvaltningen. I andra hand kan ordinarie personal på arbetsplatsen få välja att gå in och arbeta plustid i flextidssaldo (istället för vikarie). Vid egentligt vikariat som kan beräknas bli längre än fyra veckor ska ordinarie personal som önskar högre sysselsättningsgrad erbjudas detta tillfälligt om verksamheten så tillåter (genom nytt tillfälligt anställningsavtal). Vid uppkomst av plötsligt låg verksamhet är det rimligt att arbetstagare erbjuds gå hem inom ramen för plus- och minustid vid sådan situation. 15 Förskjutet schema (i enlighet med centrala avtalet HÖK/AB) Förskjuten arbetstid tillämpas om ordinarie fastställd arbetstid ska ändras med kort varsel, dock senast dagen före den avsedda ändringen och upp till 10 dagars varsel. Förskjutet schema används när arbetstiden ska ändras/förskjutas med 1-10 dagars varsel, arbetstiden utökas således inte. Ersättning för förskjutet schema utgår i enlighet med HÖK/AB. När förskjuten arbetstid inte är möjligt kan övertid vara nödvändigt. 16 Övertid/mertid (ersätter reglerna i centrala avtalet HÖK/AB) Övertid är en akut uppkommen situation som inte kunnat planeras i förväg med minst 14 dagars varsel. Övertidsarbete ska vara beordrat på förhand. Endast efter godkännande av behörig överordnad kan kompensation utges för övertidsarbete, som inte kunnat beordras på förhand. Flextidsavtalet gör skillnad på dagberäkning (akut behov uppkommet samma dag) och beräkning av övertid vid begränsningsperiodens slut. Rutiner kring hur inringning hanteras när inte arbetsledaren/chefen finns på plats bör utarbetas på respektive förvaltning/arbetsplats. Mom. 1 Om arbetstagaren själv initierar en schemaförändring av fastställt schema ger det alltid enbart tid mot tid i flextidssaldot. Mom. 2 För deltidsanställda arbetstagare är det alltid mertid (fyllnadsersättning) upp till heltidsmåttet per månad utifrån referenstidtabell som i första hand avses när det gäller mer/övertid vid dagberäkning. Mom. 3 Om den anställde vid sista dagen i innevarande avstämningsperiod ligger på minus i det ackumulerade flextidssaldot, så intjänas ingen övertid/mertid förrän flextidssaldot är noll. Gäller inte för arbete som beordras till ledig helg i ordinarie fastställt schema. Mom. 4 När deltidsanställda arbetar extra arbetspass på ledig vardag kan de välja att bli kompenserade med tid mot tid på flextidssaldot, eller få ersättning i form av timlön utan semesterersättning, som utbetalas vid nästa löneutbetalning (registreras som timers för flextid i självservice). Detta gäller vid extra pass i schemat, ledig vardag, (måndag fredag som inte är en arbetsdag i ordinarie fastställt schema), både när arbetstagaren väljer själv att arbeta extra och vid inringning/inbeordring av deltidsanställd med mindre än 14 dagars varsel. 17 Övertid/ mertid vid dagberäkning (om ej minus på flextidssaldot i enlighet med 16 mom 3) Övertid som beordras med mindre än 14 dagars varsel och utan att schema förskjuts. Mom. 1 Övertid som beordras till ledig helg (lördag, söndag, helgdag) är kvalificerad övertid. Gäller även för deltidsanställd personal. 16 mom 3 gäller inte. 4
Mom. 2 Övertid som ligger upp till en timme utanför ramtiden (normaltid +1/-1 h) är enkel övertid. Mom. 3 Övertid som ligger mer än en timme utanför ramtiden (normaltid +1/-1 h) är kvalificerad övertid. Mom. 4 Övertid som ligger utanför flextidsramen (06:00 22:00 samt ramtid) är kvalificerad övertid. Gäller även för deltidsanställd personal. 18 Lediga heldagar och halvdagar Nedanstående dagar är lediga, alternativt förkortade om verksamheten så tillåter. De lediga samt förkortade dagarna gäller för de som omfattas av flextidsavtalet enligt beslut efter samverkan på förvaltningen och som inte har någon arbetsskyldighet på helgdagar som infaller måndag till och med lördag. Mom. 1 Helt ledig Röda dagar som infaller måndag till lördag (s.k. lätthelgsdagar) Påskafton Fredagen efter kristihimmelfärdsdag Pingstafton Midsommarafton Julafton Nyårsafton Om ledighet enligt AB 13 Mom. 2 första anmärkningen ska tas ut förkortas arbetstagarens referenstid den månad dagen tas ut med genomsnittlig veckoarbetstid/5 (dvs för heltid 40/5 = 8 h). Mom. 2 Femtimmarsdagar Är en arbetstidsförkortning 62,5 % av heltidsmåttet, dvs. genomsnittlig veckoarbetstid / 5 x 62,5 %) dagen före trettondag jul dagen före långfredag dagen före första maj dagen före kristihimmelfärdsdag dagen före nationaldagen dagen före alla helgons dag I de fall som verksamheten inte kan medge att den anställde är ledig, alternativt arbetar mindre tid den angivna dagen, så förkortas begränsningsperiodens totala arbetstid (årsarbetstiden) i enlighet med dessa dagar (vilket referenstidtabellen tar hänsyn till). Arbetstid på femtimmarsdagar kan vara obekväm arbetstid i enlighet med rådande centrala kollektivavtal. 19 Sommartid Utifrån verksamhetens behov kan respektive förvaltning välja att tillämpa sommartid. Sommartiden inarbetas således under andra delar av året, exempelvis genom en kvarts längre arbetstid resterande arbetsdagar. De förvaltningar som väljer att tillämpa sommartid får själva göra en tillämplig referenstidtabell. 5
20 Former för ingående av flextid på en förvaltning Förändringar av arbetstider kräver delaktighet och dialog. Därför ska beslut om att tillämpa flextidsavtalet alltid föregås av samverkan, minst på förvaltningsnivå. I enlighet med samverkanssystemet ska frågor samverkas på den nivå där berörda parter och beslutanderätt i frågan finns. Berörda medarbetare bör få påverka genom dialog på arbetsplatsträff. Största möjliga enighet bör nås innan beslut om ingående av flextid fattas. Beslut om flextid som fattats efter samverkan attesteras av förvaltningschef och sänds till personalkontoret. Beslutet ska minst innehålla information om datum för ikraftträdande av beslutet, datum för när förslaget samverkats, begränsningsperiodens längd, normaltid på förvaltningen, eventuell sommartid, antal avstämningsperioder per år, registreringsrutiner för hantering av flextidssaldo och vilka som eventuellt undantas från beslutet på förvaltningen. Enstaka yrkeskategorier/anställda kan undantas från flextidsavtal. När ändringar i verksamheten planeras, ska arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Då flexibel arbetstid är en arbetsmiljöfråga bör framtagande av arbetsmiljökonsekvensbeskrivning göras innan flexibel arbetstid börjar tillämpas. För uppgifter om vad som ska bedömas, se bilaga till ramavtalet. 21 Missbruk Medvetet missbruk av den frihet som ges i flextidsavtalet kommer att betraktas som ett brott mot anställningsavtalet. 6
Avtal gällande verksamhets- och individanpassad arbetstid Avtal gällande verksamhets- och individanpassad arbetstid är tecknat mellan parterna Katrineholms kommun och flertalet förekommande fackförbund i kommunen. Överenskommelsen gäller dock enbart för de personalgrupper som respektive förvaltning samverkat kring och sedan meddelat beslut till personalkontoret. Kompletterande information till avtal om verksamhets- och individanpassad arbetstid och exemplifierande förklaringar finns i tillhörande kommentarer. Verksamhets- och individanpassad arbetstid är ingen arbetstidsmodell i sig. Det är ett sätt att bemanna utifrån verksamhetens behov, exempelvis tvära kast av bemanning över dagen/per schemaperiod på grund av ändrade verksamhetsbehov (ändrad vårdtyngd/kundbehov etc.). Det innebär att verksamheten inte har möjlighet till ett i grunden fast, konstant schema som ser likadant ut under hela året, utan måste anpassas till kraven på verksamheten och gärna med medarbetaren delaktig i förläggningen av sin egen arbetstid. Trots kontinuerligt förändrat bemanningsbehov ska avtalet ge möjlighet till att kunna påverka sin arbetstid och kunna skapa en balans mellan arbetsliv och privatliv. Det bygger på en balans mellan verksamhetens behov av personal vid olika tidpunkter under dygnet och medarbetarens önskemål om att kunna påverka när och hur man vill arbeta. Det innebär dock ingen arbetstidsförkortning. Medarbetarens önskemål om arbetstidens förläggning måste vara förenligt med verksamhetens och arbetslagets samarbetskrav. Att arbeta och planera verksamheten inom ramen för individuellt schema förutsätter ett ömsesidigt ansvar och förtroende, dels mellan arbetsledaren och medarbetare, dels individuellt och inom arbetslaget. Det ställer stora krav på att kunna samarbeta, att respektera varandra, att hitta flexibla lösningar och att kunna ge och ta. Trots medarbetarnas ökade ansvar innebär det fortfarande att arbetsledaren har ansvaret att leda och fördela arbetet. 1 Schemahjälpmedel För att underlätta hanteringen och administreringen av schemaläggning används i kommunen bemannings- och schemahjälpmedlet Time Care. Verksamhets- och individanpassad arbetstid kan användas utan detta IT-verktyg, men nedanstående avtal beskrivs med utgångspunkt från Time Care-användande. 2 Heltidsmått (arbetstid per vecka) Verksamhets- och individanpassad arbetstid kan tillämpas oavsett heltidsmått. 3 Individuella scheman Medarbetaren planerar själv sitt arbetsschema (placeringsschema) periodvis utifrån verksamhetens behov, egna önskemål och angivna bemanningskrav. 4 Timbankssaldots storlek +30/-20 h Timbankssaldots storlek är det tillgodohavande (plussaldo) eller den tidsskuld (minussaldo) av ordinarie arbetstid som uppkommer vid avstämning (schemaperioden) mellan fullgjord arbetstid och ordinarie arbetstid. Timbankssaldot får uppgå till maximalt +30/-20 timmar vid ett begränsningsperiodsavslut. Saldot kan överstiga + 30 timmar eller understiga 20 timmar under löpande schemaperioder (mellan olika timbanksavstämningar). Som grundregel är timbankarna alltid statiska även för deltidsanställda. Det innebär att även deltidsanställda har en timbank på +30/-20 h. Vill arbetsgruppen göra en avvikelse från detta och istället tillämpa en proportionerlig timbank efter sin sysselsättningsgrad kan detta ske 7
efter beslut på samverkan enligt samverksansavtalet. Beslutet ska då gälla för hela arbetsgruppen. Exempelvis: medarbetare med 50 % sysselsättningsgrad = +15/-10 h. 5 Normaltid (schemalagd tid) Den ordinarie arbetstidens längd och förläggning enligt fastställt arbetstidsschema. Avvikelser från normaltiden, dvs. från den schemalagda tiden, sker via frivilliga uttag av timbankstid (saldokorrigering) eller komp/turbyte från lönesystemet i samtycke med chef/arbetsledare. 6 Normalarbetstimmar per år (referenstid) Genom ett lägre heltidsmått än 40 h/v kompenseras medarbetare för arbetsskyldigheten som eventuellt finns på helgdagar och lätthelgsdagar. Veckoarbetstid för heltid * 52,143 veckor * aktuell sysselsättningsgrad. Exempelvis 37 * 52,143 * 1,0 = 1929 tim/år. 7 Normaltid per arbetsdag Veckoarbetstid för heltid * sysselsättningsgrad = Ex: 37 * 1,0 = 7,40 tim per arbetsdag 5 Normaltiden används exempelvis vid uttag av semester i Time Care (kvot 1,0 för semester i Time Care). Normaltiden i Katrineholms kommun är i övrigt att anse som den schemalagda tiden i ett fastställt schema. 8 Frånvaro All frånvaro som medarbetaren känner till (utöver vanliga lediga dagar ) schemaläggs. Frånvaron genererar per automatik exempelvis 1/5 av medarbetarens veckoarbetstid som arbetad tid i Time Care (normaltid per arbetsdag). Exempel: Lisa är anställd 31,45/37 = 85 %. Vid frånvaro för planerad semester under en dag lägger Lisa in semester på schemat i Time Care och får då tillbaka 6,29 h arbetstid för uttag av en semesterdag. Lisa har då en semesterkvot på 1,0 (en dag semester går åt för en dags ledighet). 9 Fast tid (obligatorisk tid) Fast tid för verksamhets- och individanpassad arbetstid är den tid mellan bestämda klockslag under en arbetsdag som det måste finnas bemanning i verksamheten. Under den fasta tiden måste det alltid finnas ett visst antal medarbetare på arbetsplatsen i enlighet med miniminivån i bemanningskravet. 10 Ramtid (+1/-1 h flytande ramtid) Katrineholms kommun har en flytande ram på +1/-1 h runt normaltiden, dvs. den schemalagda tiden. Exempelvis kan normaltiden (den schemalagda tiden) en arbetsdag vara 13:00 21:00 för en medarbetare. Ramtiden för arbetstagaren blir då 12:00 22:00 (+1/-1 h) denna dag. Tiden mellan normaltiden och ramtiden går alltid in i timbankssaldot som tid mot tid. 11 Avstämning av timbankssaldo Arbetsledningen ska göra avstämning av timbankssaldo minst fyra gånger per år (minst var 16:e vecka), men gärna alltid innan ett schema godkänns (i Time Care exporteras). Ingen ersättning utgår vid avstämning av timbankssaldot och saldot kan överstiga + 30 timmar eller understiga 20 timmar. Flera avstämningar ryms inom en begränsningsperiod. Avstämning är i första hand en arbetsmiljöfråga som syftar till att arbetstagare ska ligga på en rimlig arbetsmängdsnivå. Arbetsledare/chef ansvarar för att en översyn av grundbemanning görs om många anställda ofta ligger utanför timbankssaldots ramar. 8
12 Begränsningsperiod (max 16 veckor) Begränsningsperioden för verksamhets- och individanpassad arbetstid är max 16 veckor (om det inte kombineras med annat avtal om årsarbetstid). Begränsningsperiodens längd fastställs efter samverkan. Vid begränsningsperiodens slut ska faktisk utlagd arbetstid (inklusive giltig frånvaro) stämmas av mot det antal timmar som ska fullgöras per sådan period (år för dem med årsarbetstid). Om timbankssaldot vid begränsningsperiodens slut överstiger + 30 timmar ska detta regleras som mertid eller enkel övertid (ledighet eller kontant ersättning). Om timbankssaldot underskrider 20 timmar regleras detta med löneavdrag motsvarande 1/165 (timlön) av månadslönen. Målet är att den anställde innan begränsningsperiodsavslutet aktivt arbetar sig upp eller ner i sitt saldo så att det ligger inom intervallet +30/-20 h. Tiden inom intervallet +30/-20 flyttas sedan över till nästa begränsningsperiod. 13 Ledigheter eller anställningens upphörande Inför att arbetstagare avslutar sin anställning eller går på planerade ledigheter över sex månader regleras timbankssaldot till noll om inte annan individuell överenskommelse träffas av särskilda skäl. Timbankssaldot regleras på samma sätt som vid ett begränsningsperiodsavslut. I första hand tar arbetstagaren ut plustid i ledig tid. I andra hand ersätts tiden som ligger inom intervallet +30/-20 h på timbankssaldot som kontant ersättning med 1/165 (timlön). Vid minustid sker ett löneavdrag med 1/165 (timlön). 14 Arbetstidsförläggning Arbetstagare ska ha ett arbetstidsschema fastställt med minst 14 dagars varsel. Schemat ska ange lediga dagar/fridagar och huvudsaklig arbetstidsförläggning. Arbetstidsschemat inrapporteras till lönekontoret. En schemaförändring kan göras med 14 dagars varsel och resulterar inte i några extra tillägg eller ersättningar. I ordinarie arbetstid ingår även exempelvis möten, planeringar, utbildningar, arbetsplatsträffar och kompetensutveckling, som också ska schemaläggas inom ramen för sysselsättningsgraden. 15 Bemanning Verksamhetens behov kan förändras, vilket innebär att också bemanningsbehovet kan förändras. En förutsättning för att verksamheten ska fungera är att det finns bemanning för varje schemaperiod efter det behov som är aktuellt. Det är viktigt att chefen/arbetsledaren i samråd med arbetslaget tar fram min och max bemanning. Medarbetaren/arbetsgruppen planerar sedan själv för att verksamheten, brukarnas/kundens individuella behov, egna önskemål och bemanning stämmer överens. Arbetsledaren ansvarar för den slutliga bedömningen. 16 Tillfälligt bemanningsbehov vid korttidsfrånvaro Vid uppkommen korttidsfrånvaro på arbetsplats bör följande ordning följas: ta reda på vilka behov som finns behöver all tid bemannas? Vid behov av bemanning så löses den i första hand genom poolpersonal om sådan finns anställd på förvaltningen. I andra hand kan ordinarie personal få välja att gå in och arbeta plustid i timbankssaldo (istället för vikarie). Vid egentligt vikariat som kan beräknas bli längre än fyra veckor ska ordinarie personal som önskar högre sysselsättningsgrad erbjudas detta tillfälligt om verksamheten så tillåter (genom nytt tillfälligt anställningsavtal). För att undvika överbemanning vid uppkomst av plötsligt låg verksamhet är det rimligt att arbetstagare erbjuds gå hem inom ramen för plus- och minustid vid sådan situation. 9
17 Lagregler och övriga intentioner Arbetstidsregler enligt gällande arbetstidslag (ATL) ska följas. Intentionen i Katrineholm är att arbetspassens längd inte bör överstiga 10 timmar för att en god arbetsmiljö ska upprätthållas. Arbetspassens längd bör inte utan särskilda skäl understiga 3 timmar på en arbetsdag. 18 Timbanksledighet Timbanksledighet kan tas ut som del av arbetspass eller helt arbetspass. Uttag tas alltid ut i samråd med arbetsledare/chef. Arbetstagare kan aldrig göra timbanksuttag helt fritt, utan hänsyn måste tas till verksamhetens krav på bemanning. Grundtanken är att uttag av arbetstid löses inom arbetsgruppen så långt det är möjligt. 19 Förskjutet schema (i enlighet med centrala avtalet HÖK/AB) Förskjuten arbetstid tillämpas om ordinarie fastställd arbetstid ska ändras med kort varsel, dock senast dagen före den avsedda ändringen och upp till 10 dagars varsel. Förskjutet schema används när arbetstiden ska ändras/förskjutas med 1-10 dagars varsel, arbetstiden utökas således inte. Ersättning för förskjutet schema utgår i enlighet med HÖK/AB. När förskjuten arbetstid inte är möjligt kan övertid vara nödvändigt. 20 Övertid/mertid (ersätter 20 i HÖK/AB 07) Övertid är en akut uppkommen situation som inte kunnat planeras i förväg med minst 14 dagars varsel. Övertidsarbete ska vara beordrat på förhand. Endast efter godkännande av behörig överordnad kan kompensation utges för övertidsarbete, som inte kunnat beordras på förhand. Avtalet om verksamhets- och individanpassad arbetstid gör skillnad på dagberäkning (akut behov uppkommet samma dag) och beräkning av övertid vid begränsningsperiodens slut. Rutiner kring hur inringning hanteras när inte arbetsledaren/chefen finns på plats bör utarbetas på respektive förvaltning/arbetsplats. Mom. 1 Om arbetstagaren själv initierar en schemaförändring av fastställt schema ger det alltid enbart tid mot tid i timbankssaldot. Mom. 2 För deltidsanställda arbetstagare är det alltid mertid (fyllnadsersättning) upp till heltidsmåttet per begränsningsperiod som i första hand avses när det gäller mer/övertid vid dagberäkning. Mom. 3 Om den anställde vid sista dagen i innevarande begränsningsperiod ligger på minus i det ackumulerade timbankssaldot, så intjänas ingen övertid/mertid förrän timbankssaldot är noll. Gäller inte för arbete som beordras till ledig helg i ordinarie fastställt schema. Mom. 4 När deltidsanställda arbetar extra arbetspass på ledig vardag kan de välja att bli kompenserade med tid mot tid i timbanken, eller få ersättning i form av timlön utan semesterersättning, som utbetalas vid nästa löneutbetalning (registreras som timers för flextid i självservice). Detta gäller vid extra pass i schemat, ledig vardag, (måndag fredag som inte är en arbetsdag i ordinarie fastställt schema), både när arbetstagaren väljer själv att arbeta extra och vid inringning/inbeordring av deltidsanställd med mindre än 14 dagars varsel. 10
21 Övertid/ mertid vid dagberäkning (om ej minus i timbankssaldot i enlighet med 20 mom 3) Övertid som beordras med mindre än 14 dagars varsel och utan att schema förskjuts. Mom. 1 Övertid som beordras till ledig helg (lördag, söndag, helgdag) är kvalificerad övertid. Gäller även för deltidsanställd personal. 16 mom 3 gäller inte. Mom. 2 Övertid som ligger upp till en timme utanför ramtiden (normaltid +1/-1 h) är enkel övertid. Mom. 3 Övertid som ligger mer än en timme utanför ramtiden (normaltid +1/-1 h) är kvalificerad övertid. Mom. 4 Övertid som ligger utanför flextidsramen (06:00 22:00 samt ramtid) är kvalificerad övertid. Gäller även för deltidsanställd personal. 22 Inga lediga heldagar och halvdagar Medarbetare med verksamhets- och individanpassad arbetstid har inga lediga samt förkortade arbetsdagar utöver det som centrala avtal reglerar (ingen generell arbetstidsförkortning). Alla verksamheter kan inte tillämpa lediga dagar eller femtimmarsdagar med hänsyn till verksamhetens art, exempelvis bemanning dygnet runt alla dagar i veckan. Undantag från detta kan med särskilda skäl förekomma. 23 Former för ingående av avtal gällande verksamhets- och individanpassad arbetstid Förändringar av arbetstider kräver delaktighet och dialog. Därför ska beslut om att tillämpa verksamhets- och individanpassad arbetstid alltid föregås av samverkan, minst på förvaltningsnivå. I enlighet med samverkanssystemet ska frågor samverkas på den nivå där berörda parter och beslutanderätt i frågan finns. Berörda medarbetare bör få påverka genom dialog på arbetsplatsträff. Största möjliga enighet bör nås innan beslut om ingående av verksamhets- och individanpassad arbetstid fattas. Beslut om att tillämpa verksamhets- och individanpassad arbetstid som fattats efter samverkan attesteras av förvaltningschef och sänds till personalkontoret. Beslutet ska minst innehålla information om datum för ikraftträdande av beslutet, datum för när förslaget samverkats, begränsningsperiodens längd, normaltid på förvaltningen, eventuell sommartid, antal avstämningsperioder per år, registreringsrutiner för hantering av timbankssaldo och vilka som eventuellt undantas från beslutet på förvaltningen. Enstaka yrkeskategorier/anställda kan undantas från avtal om verksamhets- och individanpassad arbetstid. När ändringar i verksamheten planeras, ska arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Då verksamhets- och individanpassad arbetstid är en arbetsmiljöfråga bör framtagande av arbetsmiljökonsekvensbeskrivning göras innan avtalet börjar tillämpas. För uppgifter om vad som ska bedömas, se bilaga till ramavtalet. 24 Missbruk Medvetet missbruk av den frihet som ges i avtalet om verksamhets- och individanpassad arbetstid kommer att betraktas som ett brott mot anställningsavtalet. 11
25 Övriga regler för schemaläggning i Time Care Hänvisar till avtalets kommentarer kring verksamhets- och individanpassad arbetstid. 2008-10-24 12
Årsarbetstidsavtal Årsarbetstidsavtal är tecknat mellan parterna Katrineholms kommun och flertalet förekommande fackförbund i kommunen. Överenskommelsen gäller dock enbart för de personalgrupper som respektive förvaltning samverkat kring och sedan meddelat beslut till personalkontoret. Kompletterande information till årsarbetstidsavtalet och exemplifierande förklaringar finns i tillhörande kommentarer. Årsarbetstid innebär att begränsningsperioden för den ordinarie arbetade tiden omfattar ett år, dvs. att arbetstiden fullgörs på årsbasis inkl. semester. Modellen årsarbetstid bygger på att verksamheten har ett skiftande bemanningsbehov under olika delar av året på grund av verksamhetens art. Modellen möjliggör att den anställde kan arbeta mer när arbetet kräver det och mindre då arbetet tillåter det. Utgångspunkten är att skapa förutsättningar för en mer dynamisk och behovsanpassad verksamhet, samt att öka den enskilda medarbetarens inflytande över sin arbetssituation inom verksamhetens ramar. Den ökade personliga friheten är förbunden med ett ökat personligt ansvar. En flexibel arbetstidsförläggning inom ramen för årsarbetstid förutsätter flexibilitet i arbetstider, arbetsplatser, arbetsuppgifter och arbetsgivarens sätt att organisera sin verksamhet, exempelvis gränsöverskridande. 1 Ingen begränsning i heltidsmått Årsarbetstidsavtalet kan användas oavsett heltidsmått. 2 Olika möjligheter med årsarbetstidsavtal Mom. 1 Årsarbetstid kombinerat med flextidssaldo (Flextidsavtal) Om arbetsplatsen använder årsarbetstid i kombination med kommunens flextidsavtal och medföljande flextidssaldo (+30/-20 h) så gäller flextidsavtalets regler i sin helhet (exempelvis andra ersättningsregler och arbetstidsförkortning). Exempelvis kan det vara ett alternativ för verksamheter som inte helt kan medge sina arbetstagare möjlighet att påverka sin arbetstid genom fria flextidsuttag på dagbasis (mellan 06:00 22:00) så som flextidsavtalet föreskriver. Det kan vara verksamheter som kräver en viss fast tid med närvaro under dagen/vissa veckor, men som på årsbasis ändå kan låta arbetstagarna påverka sin arbetstidsförläggning genom andra typer av möjlig flexibilitet. Mom. 2 Årsarbetstid kombinerat med timbank (Verksamhets- och individanpassad arbetstid Om arbetsplatsen använder årsarbetstid i kombination med Time Cares timbank (+30/-20 h) så gäller kommunens regler för verksamhets- och individanpassad arbetstid i sin helhet (exempelvis andra ersättningsregler), dock med begränsningsperioden 1 år. Mom. 3 Årsarbetstid utan flextidssaldo eller timbank enbart längre begränsningsperiod Årsarbetstidsavtalet kan användas utan att kopplas till ett flextidssaldo eller timbankssaldo. Exempelvis kan detta vara ett alternativ för verksamheter som inte kan medge sina arbetstagare någon möjlighet till att själv påverka sin arbetstid genom flextidsuttag/timbanksuttag på dagbasis, utan måste ha ett statiskt fast rullande schema i botten men med varierad arbetstidsförläggning över året. I så fall får ingen arbetstid överföras till nästkommande år (begränsningsperiod), utan arbetstiden ska vara fullgjord enligt fastlagt schema vid årets slut. Inga avvikelser från normaltiden (schemalagd tid) sker eftersom det inte finns någon flextid. I dessa fall gäller de centrala avtalens bestämmelser (HÖK/AB), exempelvis avtalens fastställda lediga dagar utifrån heltidsmått, samt ersättningsregler för mer- och övertid. 13
3 Beräkning av årsarbetstid Årsarbetstidsmåttet blir olika beroende på vilket heltidsmått som gäller för den anställde. För att årsarbetstidsmåttet ska bli korrekt måste man ta hänsyn till helgdagarna och när de inträffar under året. Ett tillägg av i genomsnitt en timme per år ska göras vid skottår. Mom. 1 För personal med arbetstid måndag till fredag, 40 timmar per helgfri vecka: Antalet svarta dagar (mån-fre) under året multiplicerat med 8 (heltid). För personal med ordinarie arbete helgfri måndag till fredag fastställs årsarbetstiden enligt flextidsavtalets referenstidstabell. Personal med arbetstid måndag fredag har extra lediga dagar eller femtimmarsdagar i enlighet med kommunens flextidsavtal. I de fall som verksamheten inte kan medge att den anställde är ledig, alternativt arbetar mindre tid den angivna dagen, så förkortas begränsningsperiodens totala arbetstid (årsarbetstiden) i enlighet med dessa dagar (vilket referenstidtabellen tar hänsyn till). Arbetstid på femtimmarsdagar kan vara obekväm arbetstid i enlighet med rådande centrala kollektivavtal. Mom. 2 För personal med oregelbunden arbetstid, beroende på heltidsmått Veckoarbetstidsmåttet enligt avtal dividerat med 7 multiplicerat med antal dagar för året, dvs: 38, 25 7 37, 0 7 36, 33 7 365 1994, 46 årsarbetstid i timmar (heltid) 365 1929, 29 årsarbetstid i timmar (heltid) 365 1894, 35 årsarbetstid i timmar (heltid) 4 Avstämning av årsarbetstidssaldot (flextidssaldo eller timbankssaldo) Oavsett om den anställde tillämpar flextidssaldo eller timbankssaldo ska arbetsledningen göra avstämningar av det ackumulerade saldot minst fyra gånger per år (kvartalsvis), men gärna månadsvis/schemaperiodsvis. Chefen och den anställde har ett delat ansvar för saldot och att det vid årets slut eftersträvas att hamna inom angivna ramar. Arbetsorganisationen ska ge förutsättningar för detta. För att underlätta den egna kontrollen och dialogen med chefen ska information om både genomfört och planerat arbetstidsuttag samt årsarbetstidssaldo vid behov alltid erhållas löpande under året. 5 Begränsningsperiodsavslut (årsavstämning) För anställda i enlighet med 1 mom. 2 och 3 hanteras begränsningsperiodsavslutet i enlighet med flextidsavtalets regler. För anställda i enlighet med 1 mom. 4 hanteras begränsningsperiodsavslutet genom att eventuella plustimmar (över noll) stryks utan ersättning. Eventuella minustimmar (under noll) regleras med löneavdrag 1/165 (timlön). 6 Frånvaro Vid kortare frånvaro görs avräkning från aktuellt fastställt schema. All sorts frånvaro ersätts i så stor utsträckning som möjligt av övrig personalgrupp med årsarbetstidssaldot. Dock ej sommarsemester eller annan längre frånvaro. Vid längre frånvaro görs avräkning utifrån aktuell dagarbetstid, exempelvis 40/5 = 8 h/dag eller 37/5 = 7,4 h/dag. 7 Arbetsordning och former för ingående Införande av årsarbetstid bygger på frivillighet från arbetsgruppen. Innan årsarbetstid införs i ett arbetslag/på en arbetsplats ska interna spelregler diskuteras, exempelvis schemaperiodernas längd, vilka som har arbetsskyldighet på helgdagar osv. Tillämpningen ska diskuteras i 14
arbetslaget/på arbetsplatsen och dokumenteras skriftligen. Se bilaga 1 till ramavtalet. Även samverkan ska ske och beslut ska meddelas personalkontoret. Vid införande av årsarbetstid tillämpas former för ingående i enlighet med flextidsavtalets 20. 15
Avtal om flytande arbetstid Arbetstidsmodellen flytande arbetstid bygger på att inte all ordinarie arbetstid är fastlagd på förhand i schemat, utan viss tid finns rörlig som en öppen resurs som används när behov uppstår i verksamheten. Det innebär att den anställde ska vara tillgänglig för verksamheten vid exempelvis korttidssjukfrånvaro, för enstaka semesterdagar, dagar för vård av barn samt ev. vid ökat behov i verksamheten. Modellen kan vara ett sätt att kunna tillgodose önskemål om höjd sysselsättningsgrad. Arbetsgivaren får en högre och mer flexibel, kvalitativ beredskap inför frånvaro. Lönen för den anställde utbetalas med samma belopp alla månader oavsett hur den flytande tiden förläggs. 1 Flytande tid = heltidsanställning Ett nytt erbjudande om flytande tid för redan anställd personal i organisationen skall alltid vara förenat med ett erbjudande om heltidsanställning. Vid erbjudande om flytande tid skall max 25 % av heltidsmåttet vara flytande. Exempelvis höjs tjänstgöringsgraden upp från 90 % till 100 % (höjning med 10 %), eller så omvandlas delar av en heltid till flytande tidpermanent eller under en viss begränsningsperiod. 2 Begränsningsperiod för flytande tiden Begränsningsperioden för den flytande tiden är årsarbetstid, dvs. den flytande tiden skall fullgöras på ett år. Om den flytande tiden inte fullgjorts under året så kan max + 30/-20 timmar överföras till nästkommande år. Avräkningen sker i enlighet med flextidsavtalets bestämmelser 9 och 10. 3 Eget ansvar för flytande tiden Antal arbetade timmar räknas av/minskas från det timsaldo den anställde höjt sin tjänstgöringsgrad med, dvs. icke utlagd flytande arbetstid förs till en timpott. Modellen ställer krav på att alla lediga arbetstider / pass skrivs på en lista där man själv ansvarar för att boka in sig på arbetstid utanför sitt grundschema. På listan skrivs samtliga frånvaroturer som fullgörs för sjukdagar, semesterdagar samt utbildningsdagar. 4 Sjukdom och frånvaro Vid sjukdom utbetalas sjuklön enligt den sysselsättningsgrad som styr månadslönens storlek. Vid övrig frånvaro, del av månad, görs ett avdrag motsvarande 1,4 för de med veckoarbetstid mån-sön. Avdraget 1,4 baseras på beräkningen 5 arbetsdagar per vecka * 1,4 = 7 arbetsdagar per vecka. 5 Arbetsskyldighet för flytande tid Den flytande tiden bör i anställningsavtalet knytas till ett vidare begrepp, dvs. att den flytande tiden kan fullgöras inom exempelvis hela förvaltningen. 6 Vikarieanskaffning Gällande riktlinjer för vikarieanskaffning på respektive förvaltning skall följas. 7 Arbetsordning och former för ingående Införande av flytande arbetstid bygger på frivillighet. Innan flytande tid börjar tillämpas är det viktigt att diskutera interna spelregler, exempelvis hur, när och var den flytande tiden skall användas. Se även bilaga 1 till ramavtalet. Nytt anställningsavtal skall skrivas med enskild individ. Gäller införandet hel arbetsgrupp skall även samverkan på förvaltningsnivå ske och beslut meddelas personalkontoret. 16
3/3-modeller Renodlad 3/3-modell innebär att personal arbetar tre dagar och är ledig tre dagar oavsett veckodag. Det är en arbetstidsförkortning för dem som arbetar heltid. 3/3-modeller utgår från en hypotes om att det är lämpligt för kroppen att arbeta tre dagar och vila tre dagar. Modellen har tanken att alla inte behöver, och inte heller bör, arbeta - och vara lediga - samtidigt. Systemet kan vara 1-1, 2-2, 3-3, 4-4 eller 5-5. Modellen har även modifierats och förändrats sedan framtagandet år 1998 och benämns idag under flera andra namn. 1 Gemensam partsvilja Parterna är positiva till att fler uppmuntras att pröva olika arbetstidsmodeller. Respektive arbetsgrupp måste dock själva fundera över och pröva en metod som är anpassad för sin verksamhet. Detta lokala ramavtal utgör enbart en fastställd principmodell. Den kan sedan modifieras och anpassas på respektive arbetsplats. 2 Begränsningsperiod Begränsningsperiod på 1 år gäller. Arbetstiden per dag är uträknad efter sysselsättningsgraden som den anställde har. Mom. 1 Exempel på ursprunglig 3/3-modell med heltidsmått 37 h/vecka - 160 timmars schemalagda arbetsdagar (165 vid helkontinuerlig drift) - 20 (15) extradagar för utbildning och interna vikariat samt arbetstoppar. Resterande förtroendearbetstid som blir över i verksamheten (ca 216 250 timmar/år beroende på beräkningssätt) ska användas till kompetensutveckling, utbildningar och eventuell friskvård. - För arbetstagaren gäller 10 st heliga helgdagar för verksamhet med icke-kontinuerlig drift. - 8,5 timmars arbetsdag, men färre arbetsdagar - 180 årsdagar (inklusive extradagar ), mot 225 årsdagar i 5-2-systemet. Eftersom personalen är ledig lika mycket som de arbetar så blir antalet arbetsdagar 180 (52 veckor x 50 %). - Årstimmarna (exklusive 5 semesterveckor) minskar med 15%, från 1.800 till 1.530. - Dagtid räknas aldrig, förutom vid storhelger, som obekväm arbetstid. OB utgår endast för dagtidsarbete på storhelger. - Mer/övertid utges enbart vid dagberäkning om tiden beordrats på förhand och alla extra dagar förbrukats. Annat beordrat arbete avräknas de extra dagarna. Om alla extra dagar förbrukats gäller centrala avtalsregler för förskjuten arbetstid (HÖK/AB). - Av de 15 extra dagarna har arbetsgivaren rätt att lägga ut som mest 5 st under semesterperioden juni-augusti. De anställda arbetar då under en period exempelvis 4 dagar och är lediga 2 istället. Extra dagar ska ej förläggas till fridagar som bildar sammanhängande ledighet med semesterdagar. - Dagar kan också utnyttjas när bemanningen tillfälligt behöver vara högre. - Medarbetare med flest extra dagar kvar bör först erbjudas lediga turer. - Medarbetare som är frånvarande i en sammanhängande längd av 11 arbetsdagar (gäller ej semester) minskar sina extra dagar med en dag. 17
- För varje ytterligare elva arbetsdagar minskas antalet extra dagar med en dag osv. 2008-10-24 - Medarbetare som slutar sin anställning under året fullgör extra dagar i proportion till arbetstidens längd (en extra dag per 11 arbetsdagar). Om det vid årets slut finns extra dagar kvar som arbetstagaren inte fullgjort dras från lön en hundraåttiondel av årslönen för varje extra dag som ej har fullgjorts. Parterna är överens om att förtroendearbetstiden i ursprunglig 3/3-modell inte är en arbetstidsförkortning, utan syftar till att stimulera arbetsmiljöfrämjande åtgärder och god verksamhetsutveckling. Varje arbetsplats bör göra en årsplan för hur denna tid ska planeras. Förtroendearbetstiden utgör ca 8 % av heltidsmåttet 37 h/vecka och den schemalagda arbetstiden utgör ca 80 % av 37 h/vecka. 3 Modellen prövas initialt Föreslagen modell förhandlas lokalt och prövas först under en period. Om modellen efter projekttiden klarat bibehållen ekonomisk ram, bibehållit eller förbättrat kvalitén i verksamheten och därtill uppnått önskad effekt på arbetsmiljön kan projektet föreslås permanentas. En ekonomisk och kvalitetsmässig utvärdering bör ske innan dess. 4 Vinna-vinna situation Införande av nya flexibla arbetstidsmodeller inom den befintliga organisationen bygger på frivillighet, delaktighet och kräver en aktiv arbetsledning. Samverkanssystemet är ett viktigt instrument i förändringsarbetet. Eventuella initiativ till nya arbetssätt ska stimulera verksamhetsutvecklingen, förbättra arbetsmiljön och gynna lärande/ kundperspektiv/ brukarperspektiv. Olika arbetstidslösningar ska komma både kunder/brukare och de anställda tillgodo. 5 Former för ingående Detta ramavtal reglerar inte helt utformandet av en 3/3-modell, utan innan modellen införs i ett arbetslag/på en arbetsplats ska lokal förhandling upptas med facket. Tillsammans överenskommes interna spelregler och ramar. Hur tillämpningen av 3/3-modell ska utformas ska diskuteras i arbetslaget/på arbetsplatsen och dokumenteras skriftligen. Se bilaga 1 till ramavtalet. 18
Ramavtal bilaga 1 2008-10-24 Arbetsmiljökonsekvensbeskrivning Arbetstidsfrågor generellt och flexibla arbetstidsmodeller är en arbetsmiljöfråga. Diskutera gärna regelbundet arbetstidsfrågor under punkten arbetsmiljö eller verksamhet på arbetsplatsträffar. Genom att starta med ett nytt sätt att bemanna, schemalägga eller tänka kring arbetstidsfrågor sätts en förändringsprocess igång. Vid förändringsarbete är det viktigt att på förhand kartlägga vilka konsekvenser eller risker som förändringen innebär gällande arbetsmiljön. Frågor som arbetsledaren/chefen bör ställa sig är om det nya sättet att tänka kring arbetstider/förläggning eller ny arbetstidsmodell medför risk för ökad stress, ökade tunga lyft, får konsekvenser för kundens/brukarens perspektiv m.m. Kravet för att få starta med en ny arbetstidsförläggning eller arbetstidsmodell är att verksamhetschefen har tillräckligt med kunskap om den modell som väljs, samt resurser för att styra verksamheten på det tilltänkta sättet. Bedömning av risker AFS 2 001:1, 8 När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns. Konsekvensbedömningen skall innehålla uppgifter om; - vilka ändringarna är - var ändringarna ska genomföras - vilka arbetsgrupper som påverkas av ändringarna (grupper, yrken mm) - vilka risker för ohälsa eller olycksfall som dessa arbetstagare eller andra utanför den aktuella arbetsgruppen kommer att utsättas för och om de är allvarliga eller inte. Följande generella arbetsmiljörisker skall bedömas, fler kan givetvis läggas till; - Stor arbetsmängd högt arbetstempo - Ensidigt, upprepat och monotont arbete - Våldsrisker - Skiftarbete oregelbundna arbetstider - Kränkningar trakasserier konflikter - Oklara förväntningar på arbetsinsats oklara roller - Ensamarbete - Komplexa arbetsuppgifter - Sociala kontakter - Risk för olycksfall - Den fysiska miljön Handlingsplan AFS 2001:1, 10 Åtgärder som inte genomförs omedelbart skall föras in i en skriftlig handlingsplan. I planen skall anges när åtgärderna skall vara genomförda och vem som skall se till att de genomförs. Genomförda åtgärder skall kontrolleras. Om det bedöms att förändringen i något fall innebär en arbetsmiljörisk skall en handlingsplan tas fram. 19
Handlingsplanen avseende varje risk skall vara skriftlig och innehålla - Vilka åtgärder som kan mildra arbetsmiljörisken - När åtgärden skall vara genomförd - Vem som skall se till att de genomförs Om ni saknar kompetens inom er egen verksamhet för att genomföra konsekvensbedömningen eller ta fram förslag till åtgärder och handlingsplan; kontakta det arbetsmiljöstöd som finns på din förvaltning eller vänd dig till personalkontoret. Samverkan Konsekvensbedömningen och handlingsplanen skall tas fram i samverkan med arbetstagare och ev. skyddsombud. Samverkan avseende konsekvensbeskrivningarna och handlingsplanerna skall ske i den ordinarie samverkansorganisationen. 20
Ramavtal bilaga 2 2008-10-24 Kostnadsanalys Personalkostnader är en nyckelfaktor för att nå önskat ekonomiskt resultat. Hur mäter vi sedan resultaten? Nya sätt att organisera arbetet på, ny arbetstidsförläggning och olika sätt att tänka kring arbetstider är positivt för både verksamheten och medarbetarna. Förändringen behöver trots det vanligen betraktas ur ett ekonomiskt perspektiv också. Om en ny arbetstidsmodell skall prövas är en förutsättning att den inte i slutändan blir kostnadsdrivande. Ett förslag är därför att innan start av ny modell göra en kostnadsanalys. Det innebär att chefen exempelvis upprättar ett PM till sin ledning som sedan kan ta ställning till förslaget. Förslag på innehåll i PM: Bakgrund/inledning Ärende/presentation av bakgrunden till den tänkta förändringen/val av modell Eventuell problemformulering Eventuell frågeställning Syftet med att pröva en ny modell eller arbetstidsförläggning Förväntat resultat Vilken arbetsgrupp/arbetsställe det gäller Metod Vilken modell skall prövas Bakgrund till modellen Tillvägagångssätt Period att testa på Utvärdering Hur skall utvärderingen se ut? Vad kommer att mätas? I jämförelse med vad? Förslag som ledningen skall ta ställning till Kort och konkret förslag Eventuella kostnader/investering/utgifter 21
Ramavtal bilaga 3 2008-10-24 Interna förutsättningar spelregler att diskutera innan start av arbetstidsmodell Nya sätt att organisera arbetet på, ny arbetstidsförläggning och olika sätt att tänka kring arbetstider är positivt för både verksamheten och medarbetarna. Förändringen behöver trots det få tid till att landa hos medarbetarna. Vikten av att låta förändringen ta tid, vara noga med dialog och kommunikation samt samverkan kan inte nog betonas. Ett förslag är därför att innan start av ny modell alltid diskutera generella utgångspunkter och interna spelregler som ska gälla för gruppen. Det gruppen överenskommer om skall skriftligen dokumenteras. Det finns inget rätt eller fel, utan anpassning skall ske utifrån den typ av verksamhet som bedrivs. Utgångspunkter Vilka bemanningskrav skall gälla? Vilken är den absoluta min/max- bemanningen per vecka/dag? Finns det rutiner som kan förändras? Vilken begränsningsperiod ska gälla? Vad är skillnaden mellan en avstämning av timbank eller flextid och ett begränsningsperiodsavslut? Hur långa schemaperioder ska det vara? Krav på registrering av tid eller annan dokumentation? Nytt sätt att tänka innebär ny typ av flexibilitet, vad kan det innebära för oss? Vid vilka tillfällen är det OK att nyttja flex/timbank eller komp och gå hem? Hur hanterar vi eventuell vikarietillsättning? Arbetsmiljöaspekter; ex. hur många antal arbetsdagar i sträck i verksamheten, hur långa/korta får arbetsdagar vara? Arbetstidslagens bestämmelser. Vad skall gälla vid storhelger framöver? Semesterfrågor/semesterförläggning Ersättningsregler- vad kommer att gälla framöver? Arbetstidsförläggning och fastställt schema ska vara klart 14 dagar innan det börjar gälla. Diskutera på vilket sätt gruppen ska kunna påverka sina egna arbetstider inom verksamhetens ram. Vad innebär att samverka med varandra? Övriga interna spelregler kring rättviseaspekter i schemaläggning eller annat. 22