FÖRSLAG TILL DAGORDNING

2017-03-31 1(9) FÖRSLAG TILL DAGORDNING HSB Sydost ek. för. ordinarie föreningsstämma 2017-05-20 1. Stämmans öppnande 2. Beslut om stämman är öppen för fler än medlemmar 3. Val av ordförande vid stämman, förslag 4. Anmälan av ordförandens val av protokollförare, förslag 5. Godkännande av röstlängd 6. Godkännande av dagordning 7. Val av två personer att jämte ordföranden justera protokollet 8. Val av minst fyra personer att utgöra rösträknare 9. Fråga om kallelse behörigen skett 10. Styrelsens rapport (föreningsstyrningsrapport) om efterlevnad av stadgar och av HSBrörelsen gemensamt utarbetade styrdokument antagna på HSB Riksförbunds stämma 11. Genomgång av HSB Sydosts årsredovisning och koncernredovisning 12. Revisorernas berättelse och koncernens revisionsberättelse 13. Beslut om fastställande av resultaträkningen och balansräkningen 14. Beslut om fastställande av koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen 15. Beslut i anledning av föreningens vinst eller förlust enligt den fastställda resultaträkningen 16. Beslut i fråga om ansvarsfrihet för styrelsen och verkställande direktören 17. Styrelsens redovisning av koncernens långsiktiga verksamhetsplanering 18. Styrelsens redovisning av policy för HSB-ledamöterna 19. Fastställande av valberedningsinstruktion 20. Beslut om grundtal 21. Fastställande av distriktsindelning av bospargruppen 22. Rapporter från Förtroenderådet (föredras muntligen) 23. Fastställande av medlemsavgift för år 2018 24. Beslut om antal ledamöter i styrelsen, valberedning samt antal revisorer 25. Bestämmande av arvoden och alla andra ekonomiska ersättningar till styrelse, revisorer, valberedning 26. Val av: a) Ordförande b) Styrelseledamöter c) Revisorer d) Valberedning och ledamöter samt ordförande för valberedning e) Ombud till HSB Riksförbunds stämma f) Förtroenderåd 27. Fastställande av stadgar för HSB Sydost Ekonomisk förening 28. Stämmans avslutande HSB SYDOST Postadress: Box 52, 351 03 Växjö, Besöksadress: Storgatan 14, Vxl: 010-451 30 00, hsb.se/sydost

2 (9) Bilaga p 18 på dagordningen HSB LEDAMOTSVERKSAMHETEN I HSB SYDOST HSB-ledamotens övergripande uppdrag är att värna om bostadsrättsföreningens och dess medlemmars intressen, vara ett stöd i bostadsrättsföreningarnas styrelsearbete samt en länk mellan bostadsrättsföreningen och HSB Sydost. I affärsplanen för HSB Sydost sägs att HSB ledamoten betraktas som en av HSBs medarbetare och därmed en strategiskt viktig resurs för att nå framgång. HSB-ledamoten ska verka för ett effektivt och gott styrelsearbete genom: 1. Att vara en resursperson för brf-styrelsen och ett stöd i styrelsearbetet. Särskild vikt ska läggas vid att se till att föreningens stadgar följs i de beslut styrelsen fattar. L har juridiskt sett lika sysslomannaansvar som övriga ledamöter i styrelsen. L ska inte åta sig uppdrag som ordförande, sekreterare eller annan ansvarspost i föreningen. 2. Att ha ett gott omdöme och kunna hantera det faktum att uppdraget innebär lojalitet med såväl brf som HSB Sydost. Lojalitetsplikt för HSB Sydost är enligt kollektivavtal som gäller för anställda tjänstemän i HSB Sydost. L har tillräckliga kunskaper för att agera korrekt då risk för jäv kan förekomma. 3. Att företräda, liksom övriga styrelseledamöter, samtliga medlemmar i brf. L verkar ur ett medlemsperspektiv och för att alla medlemmar i brf behandlas lika. 4. Att främja god ordning i styrelsearbetet och i föreningens övriga verksamhet. L är orienterad i mötesteknik. 5. Att vid behov vara en stödjande samtalspart vid samarbetsproblem i styrelsen. HSB-ledamoten ska verka för ett långsiktigt och hållbart fastighetsägande genom: 6. Att ha kompetens för att kunna bedöma: - om styrelsen känner till rekommendationer från HSB Sydost och HSB Riksförbund - om styrelsen lämnar tillräcklig information till medlemmarna - om brfs ekonomi är sund - om brf har en underhållsplan som revideras årligen. 7. Att delge kunskaper kring fastighetsägarens ansvar. 8. Att förse HSB Sydost med den information som krävs för att leverans av avtalade tjänster ska vara möjlig samt ta ansvar för att blanketter från t.ex. finansinspektionen kommer in i tid. HSB-ledamoten ska verka för HSBs grundläggande värderingar genom: 9. Att dela HSBs kärnvärderingar så de är uttryckt i ETHOS och de kooperativa principerna samt aktuella styrdokument, f n HSBs Kompass, HSBs Varumärkesriktlinjer samt HSB Kod för bostadsrättsföreningar. 10. Att aktivt söka och ta del av den information HSB Sydost lämnar och deltar aktivt på dess träffar och utbildningar. L fungerar som en bärare av information mellan brf och

3 (9) HSB Sydost. L ska även framföra brfs synpunkter på medlem och tjänster inom HSB Sydost. 11. Att ha kännedom om HSB Sydosts mål, affärsplan, organisation och historia. L håller brfs styrelse informerad om det tjänsteutbud och den kurs- och konferensverksamhet HSB Sydost erbjuder samt andra möjligheter som följer av medlemskapet i HSB Sydost samt motivera och stimulera brf styrelse att delta på kurser och konferenser. 12. Att agera omgående när styrelsens beslut strider mot stadgar och gällande regelverk samt då beslut och handlingar avviker mot HSBs värderingsgrunder. I dessa fall kontaktar L sin uppdragsgivare eller kontaktperson. Uppdragsavtal med riktlinjer infördes 2014 för att förtydliga uppdraget och den roll som HSBledamoten har i bostadsrättsföreningen. HSB Sydosts styrelse utser vilka personer som ska vara HSB-ledamöter. Placeringen av HSB-ledamöter i bostadsrättsföreningarna ansvarar HSB Sydosts vd för. HSB-ledamotens kontaktperson i HSB Sydost är driftledarna för ekonomiförvaltning. 2016-12-31 fanns det 98 st. HSB-ledamöter i HSB Sydost. Förtroendevalda Anställda Kvinnor Män 2013-12-31 65,5 % 35,5 % 39,0 % 61,0 % 2014-12-31 61,9 % 38,1 % 42,9 % 57,1 % 2015-12-31 50 % 50 % 44,6 % 55,4 % 2016-12-31 55 % 45 % 41 % 59 % HSB Sydosts styrelse framtidstankar Styrelsen i HSB Sydost vill verka för att: - Förhållandet mellan antalet anställda respektive förtroendevalda HSB-ledamöter hålls på en lämplig och jämn nivå - Alla anställda i HSB Sydost ska ha minst ett uppdrag - Varje HSB-ledamot ska ha max två uppdrag - HSB-ledamöterna som grupp speglar samhället avseende kön, etnicitet och ålder - HSB-ledamoten väljs på ett eller två år. Perioden i en och samma förening bör inte förlängas mer än tre perioder om två år innan det är dags att byta förening. - HSB-ledamotens roll definieras uppdelat på fyra områden: 1. Professionellt styrelsearbete i ett fastighetsbolag Leda, vara rådgivande och utbilda övriga styrelseledamöter. 2. Informationsbärare Säkerställa att information, ömsesidigt, kommer fram. 3. Värderingsbärare Säkerställa att HSBs värderingar genomsyrar styrelsearbetet.

4 (9) 4. Affärsmässighet Verka för att alla företag får lämna offerter på samma villkor samt att HSB får möjlighet att vara med och lämna offert på de tjänster vi kan leverera. - HSB-ledamöter inte får bedriva konkurrerande verksamhet till HSB Sydost (konsulttjänster, RUT/ROT-tjänster, förvaltningsverksamhet etc.). Man får heller inte ha några betalningsanmärkningar eller skuld till HSB Sydost eller HSB bostadsrättsförening eller rättsliga tvister med HSB Sydost eller HSB bostadsrättsföreningar. - Arvodet för uppdraget ska delas i en fast del och en rörlig del styrelsen fastställer beloppen och tillämpningsregler. - HSB-ledamöterna ska vara diplomerade HSB-ledamöter med en kompetensutveckling i tre steg som kopplas med kunskapsprov. Diplomeringen påbörjades under 2014 och utvärderas under hösten 2017 - HSB-ledamoten genom proaktivitet ska verka för att medlemmarnas intressen tas tillvara i varje beslut. Detta inför, under och efter styrelsemöten och föreningsstämman. Samtliga beslut ska utgå ifrån gällande lagstiftning och andra regelverk som reglerar medlemmarnas roll som fastighetsägare - HSB-ledamoten är en viktig länk mellan våra medlemmar/kunder och affärsverksamheten och ska aktivt informera om HSBs tjänsteutbud samt till affärsverksamheten rapportera om behov av tjänster och service, såväl bland befintliga erbjudande som utvecklingsbehov, som man fångar upp hos respektive bostadsrättsförening.

5 (9) Bilaga punkt 19 på dagordningen VALBEREDNINGSINSTRUKTION Enligt HSBs kod för föreningsstyrning bör föreningsstämmans beslut om tillsättning av styrelse respektive revisorer beredas genom en av medlemmarna styrd, strukturerad och transparant process, som ger alla medlemmar möjlighet att ge sin syn på och lämna förslag i respektive fråga och som skapar goda förutsättningar för väl underbyggda beslut. 1. Tillsättande av valberedning Föreningen ska ha en valberedning som representerar föreningens medlemmar inkluderade bospargruppen. Valberedningen ska ha en jämn könsfördelning samt åldersspridning samt etnicitet. I valberedningen bör inte ingå personer som bedriver med föreningen konkurrerande verksamhet. Föreningsstämman ska utse valberedningens ledamöter, en av ledamöterna väljs till sammankallande Styrelseledamöter eller revisorer och närstående till dessa i HSB Sydost eller vd ska inte vara ledamot av valberedningen, eller delta i valberedningens överläggningar. Enligt stadgarna ska valberedningen ha minst tre ledamöter. En extra stämma ska hållas om antalet valberedare understiger tre, och att ett fyllnadsval då ska göras. Styrelsen har ansvar att kalla till sådan stämma. Valberedningen kan knyta en administrativ resurs till sig från HSB Sydost. Denne får dock inte vara vd eller annan person i ledande befattning. Mandattiden för valberedare är ett år. 2. Valberedningens arbetsuppgifter 2.1 Allmänt Valberedningen är föreningsstämmans organ för beredning av stämmans beslut i tillsättningsfrågor med syfte att skapa ett bra underlag för stämmans behandling av dessa ärenden. Valberedningen ska i sitt arbete med nominering till styrelse och revisor tillämpa HSBs kod för föreningsstyrning. 2.2 Arbetsordning och uppdrag Valberedningen ska vid sitt första möte anta en arbetsplan för sitt kommande arbete. Detta möte ska hållas senast tre månader efter ordinarie föreningsstämma. Valberedningen ska sammanträda så ofta som erfordras för att valberedningen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Vid sitt avslutande möte ska valberedningen utvärdera sitt arbete, vilken redovisas vid kommande stämma. Valberedningen bedriver sitt arbete under hela året från stämma till stämman. Om ledamot i valberedningen begär att valberedningen ska sammankallas ska begäran följas. Valberedningens möten ska protokollföras. Protokollen är inte offentliga utan ett internt material för valberedningen.

6 (9) Valberedningen ska informera medlemmarna möjligheten om att nominera personer till olika uppdrag genom brev, i medlemstidningen, på hemsidan samt på andra lämpliga sätt. Valberedningen ska ta del av HSB Sydosts affärsplan, strategier m.fl. dokument samt genom intervjuer med styrelseledamöterna och vd för HSB Sydost bilda sig en uppfattning om HSB Sydosts framtida verksamhet och kommande utmaningar för att få en samlad bild av den kompetens som styrelsen tillsammans bör besitta. Valberedningen ska även ges möjlighet att ta del av styrelsens egenutvärdering, för att bilda sig en uppfattning om hur väl styrelsens arbete fungerar. Detta ska sedan tjäna som vägledning i valberedningens arbete med att ta fram förslag till personer till olika uppdrag som svarar mot den gemensamma kompetensbild valberedningen fångat. När valberedningen lämnar sina förslag ska även hänsyn till spridning av ålder, kön och etnicitet ha tagits i de organ förslagen avser (styrelse, revisorer, medlemsutskott, förtroenderåd etc.). Valberedningens förslag ska meddelas föreningen i så god tid att förslaget kan presenteras i kallelsen till föreningsstämman och på föreningens hemsida samt i så många av föreningens informationskanaler som möjligt. Valberedningen ska på stämman presentera och motivera sina förslag samt lämna en redogörelse för hur valberedningens arbete har bedrivits. Valberedningen ska vidare förteckna samtliga personer som nominerats till olika uppdrag samt redovisa förteckningen till stämman inom samma tidsramar som gäller för annan information till stämman. 2.3 Förslag till styrelse Valberedningen ska lämna förslag på antal ledamöter samt personer till styrelseledamöter och styrelseordföranden. Valberedningen ska också lämna förslag på styrelsearvode uppdelat mellan ordförande och övriga ledamöter. Valberedningen ska också lämna förslag på övriga arvoden/ersättningar. Valberedningen ska lämna erforderliga uppgifter beträffande ledamot som föreslås för nyval eller omval. Av uppgifter bör minst följande framgå: Huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet Övriga uppdrag inom HSB och andra väsentliga uppdrag Vid omval, vilket år ledamoten invaldes i styrelsen Övriga uppgifter som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna ledamotens kompetens och oberoende 2.4 Förslag till revisor Valberedningen ska lämna förslag till tillsättning av revisor. Valberedningen ska lämna förslag till val och arvodering av revisor. Valberedningen ska lämna information om förhållanden som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna revisorns kompetens och oberoende.

7 (9) 2.5 Förslag till stämmoordförande Föreningens valberedning ska lämna förslag till ordförande för ordinarie föreningsstämma. Styrelsens ordförande eller annan ledamot ur styrelsen ska inte föreslås till stämmoordförande. 2.6 Förslag till andra uppdrag Valberedningen ska lämna förslag till andra uppdrag inom HSB Sydost som framgår av stadgar och som beslutas vid föreningsstämma. Valberedningen ska även lämna förslag till eventuellt arvode. Förslaget ska meddelas föreningen i så god tid att förslaget kan tas med i kallelsen. 3. Sekretess Mot bakgrund av den information som kan behöva ges till valberedningens ledamöter kan föreningen ha skäl att överväga behovet av sekretessförbindelser som syftar till att undanröja risk för att sådan information sprids selektivt i medlemskretsen. HSB Sydost har valt att teckna en sådan sekretessförbindelse för valberedningen. 4. Arvode Arvode utgår till valberedningen enligt beslut på föreningsstämman, inom ramen för arvodesreglementet. 5. Ändring av instruktion Valberedningen ska löpande utvärdera sitt arbete och till föreningsstämman lämna förslag på sådana ändringar av denna instruktion som valberedningen bedömt vara lämpliga. Instruktionen fastställs av föreningsstämman.

8 (9) Bilaga punkt 20 dagordningen FÖRSLAG TILL GRUNDTAL FÖR VAL AV FULLMÄKTIGE TILL HSB SYDOST Följande gäller för närvarande vid val av fullmäktige och ersättare till HSB Sydost: Varje bostadsrättsförening som är medlem i HSB Sydost väljer på sin ordinarie stämma en fullmäktig och en ersättare för varje påbörjat grundtal i bostadsrättsföreningen. Detsamma gäller för bospargruppen. I grundtal beaktas bostadsrättsföreningen och bostadsrättslägenheter som innehas av medlemmar i HSB-föreningen per den 31 december året valet av fullmäktige. Grundtalet är idag fastställt till 100. Styrelsens förslag till grundtal Styrelsen föreslår oförändrat grundtal att gälla intill nästa ordinarie stämma 2017. Bilaga punkt 21 dagordningen BOSPARARNAS DISTRIKTSINDELNING FÖR VAL AV FULLMÄKTIGE Enligt de stadgar som antogs vid föregående stämma ska distriktindelning ske för val av fullmäktige som ska representera bospargruppen. Styrelsens förslag till distriktsindelning: Distrikt A Kronobergs och Blekinge län Distrikt B Kalmar län Styrelsens förslag till distriktsindelning för val av fullmäktige

9 (9) Bilaga punkt 23 dagordningen HSB SYDOSTS MEDLEMSAVGIFT 2018 Styrelsen menar att medlemsavgifterna till HSB Sydost i första hand ska täcka föreningens kostnader för HSB-ledamoten, tidningarna Hemma i HSB och Uppdraget, HSB Sydosts medlemsavgifter till HSB Riksförbund (som bl. a. täcker rådgivning till förbundsjurist) samt delar av kursverksamheten och information via hemsida. Dagens medlemsavgifter täcker inte dessa kostnader. Styrelsens förslag till medlemsavgifter: Bostadsrättsföreningar Grundavgift för bostadsrättsföreningar 10,75% av prisbasbeloppet (avrundat till närmaste tiotal kronor) (År 2016 var grundavgiften 10,75%.) Bostadsrättshavare 0,68 % av prisbasbeloppet. (År 2016 var avgiften 0,68 % av prisbeloppet.) Bosparande medlemmar 300 kr för helår samt 150 kr för medlemmar som påbörjar medlemskap efter 1 juli. Prisbasbeloppet uppgår 2017 till 44 800 kr. Förslaget innebär oförändrad medlemsavgift för 2018.