Planering och styrning av tider i projekt 1 Processer - Planering och hantering av tider i projekt efiniera aktiviteter: att identifiera specifika tidplansaktiviteter som måste utföras för att producera de olika projektleveranserna estämma aktiviteters ordningsföljd: att identifiera och dokumentera logiska beroenden mellan tidplansaktiviteter. edöma aktiviteters resursbehov: att bedöma typen och mängden av resurser som krävs för att utföra varje tidplansaktivitet. edöma aktiviteters varaktighet: att bedöma tiden som krävs för att färdigställa enskilda tidplansaktiviteter. Upprätta tidplan: att analysera aktiviteters ordningsföljd, varaktighet, resursbehov och restriktioner för tidplanen i syfte att skapa projekttidplanen. Tidsstyrning: att styra ändringar mot projekttidplanen 2 efiniera aktiviteter n aktivitet är ett arbetspaket som normalt sett återfinns i WS och som har en förväntad varaktighet, en kostnad, och kräver resurser. Projekttidplaner utvecklas från de grundläggande dokument som initierar ett projekt. Projektfullmakten har start och slut datum och budgetinformation Projektspecifikationen och WS hjälper till att definiera vad som skall göras. tt definiera aktiviteter innebär att utveckla en mer detaljerad WS med tillhörande förklaringar av arbete som skall göras. WS - Work reakdown Structure Work reakdown Structure -WS WS Tydliggör projektets innehåll och avgränsningar Summerar tider och kostnader för olika delar Integrerar planerings- och kostnadsfunktioner Produktorienterad Processorienterad Leverantörsorienterad Fasorienterad 6 7 ktivitetslista och attribut n aktivitetslista är en tabell med aktiviteter som skall vara med i tidplanen. Listan bör visa: ktivitetsnamnet n aktivitetsidentifierare eller nummer n kort beskrivning av aktiviteten ktivitetsattribut ger mer information om varje aktivitet, såsom föregångare, efterföljare, logisk förhållande, resurskrav, begränsningar, tvingande datum och antaganden beträffande aktiviteten. 8 Milstolpar (Hålltider) n milstolpe är en viktig händelse som inträffar. et krävs vanligtvis flera aktiviteter och mycket arbete att åstadkomma en milstolpe. Milstolpar är användbara hjälpmedel för att sätta mål i tidplanen och övervaka projektets fortskridande. xempel är kontraktssignering, leverans av viktiga dokument och färdigställande av olika produktdelar. 9 estämma aktiviteters ordningsföljd Är att analysera aktiviteter och bestämma deras beroenden. tt beroende eller koppling visar i vilken sekvens aktiviteter skall utföras i projektet. u måste bestämma beroenden för att kunna göra en analys av den kritiska linjen. 10
Strukturplan - nätplan (Network diagram) Strukturplan (nätplan) är det bästa sättet att visa aktiviteters ordningsföljd. n strukturplan är ett grafiskt sätt att visa de logiska kopplingarna mellan projektets aktiviteter. Två huvudformer för nätverk pilnätsmetoden och blocknätsmetoden. 11 Pilnät ("ctivity on arrow" på engelska) Pilnät sägs vara händelseorienterat I pilnät finns Händelser (noder) ktiviteter (pilar) eroenden (kopplingspilar) 1 2 4 8 6 10 6 7 11 12 locknät ("ctivity on node" / "Precedence method") locknät sägs vara aktivitetsorienterat I blocknät finns: ktiviteter/händelser (block) Kopplingar (pilar) 8 veckor 6 veckor 1 xempel på strukturplan i blocknätsmetoden Kopplingar mellan aktiviteter Finish-Start Start-Start Finish-Finish Start-Finish Tre typer av beroenden Logiska beroenden: kommer naturligt från arbetet som utför i ett projektet; kallas ibland hård logik eller tekniska kopplingar. Godtyckliga beroenden: efinieras av projektteamet; kallas ibland mjuk logik och bör användas försiktigt eftersom det kan begränsa planeringsmöjligheterna. xterna beroenden: är förhållanden mellan projektets aktiviteter och aktiviteter utanför projektet. 14 1 16 edöma aktiviteters resursbehov Innan man beräknar aktiviteternas varaktighet, måste man ha en god uppfattning om vilken typ av resurs som skall utföra varje aktivitet och i vilken mängd. Tänk på viktiga frågor när resursbehovet beräknas: Hur svårt kommer det att vara att slutföra olika aktiviteter i projektet? Vad har organisationen för erfarenheter av att genomföra liknande aktiviteter? Är de erforderliga resurserna tillgängliga? 17 edöma aktiviteters varaktighet Varaktighet är den aktuella arbetade tiden för en aktivitet plus den tid som förlupit. Insats (arbetsmängd) är det antal arbetsdagar eller arbetstimmar som krävs för att färdigställa en aktivitet. Insatser är normalt sett inte detsamma som varaktighet. e som utför arbetet bör hjälpa till att göra beräkningar, och en expert bör kontrollera de framtagna värdena. 18 Upprätta tidplan nvänder resultaten från de andra processerna i tidsstyrningen för att bestämma start och slutdatum för projektet. et slutgiltiga målet är att skapa en realistisk tidplan som gör det möjligt att övervaka och styra tidsdimensionen av projektet. Viktiga hjälpmedel och tekniker är Ganttschema, PM-analys (kritisk linje), critical chain -planering, och PRT-analys. 19
xempel på Ganttschema Milstolpar i Ganttschema Många tycker om att fokusera på att klara milstolpar, speciellt i större projekt. Milstolpar betonar viktiga händelser och saker som presteras i projekt. I datorprogram är en milstolpe en aktivitet med varaktigheten = 0 Kritisk linje-metoden ritical Path Method (PM) PM är en nätverksteknik som används för att förutspå ett projekts totala tid. n kritisk linje för ett projekt är den serie av aktiviteter som bestämmer den tidigaste tidpunkten som ett projekt kan vara färdigt. en kritiska linjen är den längsta vägen genom nätverket och har minst glapp. Glapp är den tid en aktivitet kan försenas utan att försena en efterföljande aktivitet eller hela projektets slutdatum. 20 21 22 eräkning av den kritiska linjen Skapa en bra strukturplan (nätplan). Lägg på den beräknade varaktigheten för alla aktiviteter i strukturplanen, en längsta vägen är den kritiska linjen. Om en eller flera aktiviteter på den kritiska linjen tar längre tid än planerat, kommer hela projektet att överskrida sluttiden om inte projektledaren tar till korrigerande åtgärder. 2 nalys av nätverk Tidigaste start Senaste start Varaktighet Tidigaste färdig Senaste färdig 24 nalys av nätverk Framlänges beräkning - från vänster till höger beräknar Tidiga värden 2 nalys av nätverk nalys av nätverk nalys av nätverk Framlänges beräkning - från vänster till höger beräknar Tidiga värden Välj det högsta värdet! 19 26 aklänges beräkning - från höger till vänster för att bestämma Senaste värden 27 Välj lägsta värdet! aklänges beräkning - från höger till vänster för att bestämma Senaste värden 8 19 28
nalys av nätverk På den kritiska linjen är glappet noll 8 19 29 Tidplaner presenteras normalt som stapeldiagram, (Ganttscheman/archarts) 0 Mer om den kritiska linjen tt projektteam på pple computer satte en uppstoppad gorilla vid arbetsplatsen för den person som för tillfället hade hand om en kritisk aktivitet. Kritiska linje innehåller inte nödvändigtvis alla kritiska aktiviteter; den tar bara hänsyn till tid. et kan finnas mer än en kritisk linje i ett projekt. en kritiska linjen kan flytta sig under projektets livscykel. 1 et ursprungliga syftet med PM Syftet med PM/PRT-analyser är att hitta det optimala förhållandet mellan Kostnad och Tid Projektresultatet hålls konstant Kostnad Program valuation and Review Technique (PRT) PRT är ett sätt att analysera nätverk som används när det råder osäkerhet om hur lång varaktigheten är för aktiviteterna PRT använder sannolikhetsberäkningar för tider: Varaktigheten beräknas med ett optimistisk, troligt och pessimistiskt värde, eller en trepunktsberäkning PRT-nätverk och sannolikhetsberäkning -punktsberäkning optimistisk, probable, pessimistic shortest, probable, longest LTH Lägsta-Troligaste-Högsta Tid 2 4 eräkningar i PRT-nätverk För varje aktivitet bestäms ett trolig, optimistisk och pessimistiskt värde. en förväntade varaktigheten kan beräknas enligt följande: (t) = (P + 4T + O) / 6 Med den förväntade varaktigheten beräknas kritisk linje. Sannolikheten kan beräknas ben om att summera variansen för aktiviteterna på den kritiska linjen. Standardavvikelsen beräknas : s = (O - P) / 6 och variansen som: Var(t) = s 2 = (O - P) 2 / 6 PRT eräkning Kritisk linje är 28, med 90% säkerhet kommer vi vara klara inom 0, et finns en 16% stor sannolikhet att vi kommer att vara klara inom 27 veckor ddera resurser till nätverket 4 6 8 19 4 6 7
Resursanalys Summering av resurser Resursanalys Resursutjämning Tiden kritisk Resurserna kritiska Resursanalys Tiden kritisk Resurserna kritiska Max bemanning 8 9 40 Hus 9 8 7 Mängd/tid-diagram (Line-of-alance) Grundläggning Stomme Fasadmurning Snickerier Målning Hus 9 8 7 Mängd/tid-diagram (Line-of-alance) Grundläggning Stomme Fasadmurning Snickerier Målning Tidsstyrning Utför rimlighetskontroller av tidplaner. Se till att det finns utrymme för oförutsedda händelser. 6 4 2 1 6 4 2 1 Planera inte för att alla skall arbeta med 100 procent av kapaciteten alltid. Håll avstämningsmöten med intressenter och var tydlig och uppriktig när du kommunicerar tidplanefrågor. 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 0 Vecka 41 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 0 Vecka 42 4 Tidsstyrning Målet är att veta statusen på tidplanen, påverkande faktorer som orsakar förskjutningar, avgöra att tidplanen ändrats och att hantera ändringar när de uppstår. Verktyg och tekniker är: Lägesrapporter System för att styra ändringar i tidplanen. Projektledningsprogram, som har möjlighet att göra avstämningar, med t ex en avstämnings-gantt. Variansanalys, för att analysera glapp Prestationsmätningsmetoder som t ex Resultatvärdesanalys (VM, kapitel 7) Rimlighetskontroller m m Kontrollera utkastet till tidplan eller slutdatumet i projektfullmakten. Utveckla en mer detaljerad tidplan med projektteamet. Se till att tidplanen är realistisk och kan tillämpas. Signalera till top management direkt du ser att det finns problem för projektet. etydelsen av att uppdatera data på den kritiska linjen et är viktigt att uppdatera informationen i tidplanen för att klara av projektet i tid. en kritiska linjen kan flytta sig när avstämningsdata matas in i modellen. 44 4 46
xempel på Ganttschema för uppföljning rbeta med personalrelaterade frågor Starkt ledarskap i projektledning är viktigare än planeringsarbete men Failing to plan is planning to fail Varningsord när det gäller projektledningsprogram Många missbrukar projektledningsprogram eftersom de inte förstår de viktiga förutsättningar och inte är utbildade på programmen. u måste mata in beroenden för att datum skall justeras automatiskt och för att bestämma den kritiska linjen. 47 48 u måste mata in information om det verkliga utfallet för att kunna jämföra planeringen med det verkliga projektförloppet. 49 Lita inte för mycket på datorprogram u kan inte använda projektledningsprogram om du inte förstår de grundläggande koncepten fool with a tool is still just a fool. ritical hain planering ritical chain planering är en metod att planera som tar hänsyn till begränsningar i resurser när planeringen görs och tar med buffertar tör att skydda projektets slutdatum. Utgår från Theory of onstraints (TO), en management-filosofi utvecklad av liyahu M. Goldratt och introducerad i boken The Goal (Målet). Försöker minimera multitasking, som är när en resurs arbetar med mer än en arbetsuppgift åt gången. xempel på Multitasking 0 1 2 uffertar och ritical hain n buffert är extra tid för att genomföra en aktivitet. Murphys lag säger att om något kan gå fel så kommer det också att göra det. Parkinsons lag säger att arbete drar ut på tiden och fyller upp den avsatta tidsrymden. I vanliga beräkningar lägger folk ofta till en buffert till varje aktivitet och använder den extra tiden vare sig det behövs eller inte. ritical chain planering tar bort buffertarna från de enskilda aktiviteterna och skapar istället: n projektbuffert eller extra tid lagd före projektets slutdatum. Feeding bufferts eller extra tid före aktiviteter på den xempel på ritical hain kritiska linjen. 4