ABCD Granskning av kommunens krisledningsorganisation och beredskap KPMG AB Antal sidor: 15
ABCD Innehåll 1. Sammanfattning 1 1.1 Syfte 1 1.2 Sammanfattande bedömning 1 2. Inledning 2 2.1 Bakgrund 2 2.2 Syfte 2 2.3 Revisionskriterier 3 2.4 Ansvarig nämnd/styrelse 3 2.5 Metod och avgränsning 3 3. Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och vid förhöjd beredskap 3 4. Iakttagelser 5 4.1 Styrdokument 6 4.1.1 Ledningsplan 6 4.1.2 Organisation 7 4.1.3 Hur säkerställs kännedom och efterlevnad? 10 4.2 Finns riskbedömningar? 10 4.3 Vilken uppföljning sker av säkerhetsarbetet? 11 4.4 Finns en tillräcklig styrning och kontroll? 11 4.5 Utbildningar och övningar 12 4.6 POSOM-verksamheten 12
1. Sammanfattning 1.1 Syfte Syftet har varit att bedöma om kommunstyrelsen har en tydlig organisation och tillräcklig kontroll för ett samordnat arbete gällande krisberedskap och krisledning, utifrån följande; - Är organisation och ansvarsfördelningen tydlig och dokumenterad? - Finns erforderliga styrdokument? - Hur säkerställs god kännedom och efterlevnad av styrdokumenten? - Finns riskbedömningar? - Utbildningar och övningar? - POSOM-verksamheten? - Vilken uppföljning sker av säkerhetsarbetet? - Finns en tillräcklig styrning och kontroll? 1.2 Sammanfattande bedömning Har kommunstyrelsen en tydlig organisation och tillräcklig kontroll för ett samordnat arbete gällande krisberedskap och krisledning? Vår sammantagna bedömning är att kommunstyrelsen i huvudsak har en tydlig organisation för arbetet med krisberedskap och krisledning. Vi anser dock att arbetet med utbildning och övningar kan förbättras liksom kommunstyrelsens löpande kontroll och uppföljning i viss mån. - Är organisation och ansvarsfördelningen tydlig och dokumenterad? Finns erforderliga styrdokument? Vi anser att organisation och ansvarsfördelning är tydlig och dokumenterad i kommunens ledningsplan. Dessutom har erforderliga dokument upprättats i form av ledningsplan, risk- och sårbarhetsanalys och reglemente för krisledningsnämnden. - Hur säkerställs god kännedom och efterlevnad av styrdokumenten? Det är positivt att krisledningsstaben kontinuerligt informeras om styrdokument inom området. Detta sker en gång per år. Vad gäller information i verksamheterna har ett omtag skett år 2013 vad gäller säkerhetsgruppens möten, som skedde sparsamt under år 2012. Vi anser det viktigt att systematiska möten och uppföljningar sker via säkerhetsgruppen, då denna består av representanter för såväl förvaltningar som bolag. De har även ett ansvar för att föra vidare relevant information inom sitt verksamhetsområde. - Finns riskbedömningar? Vilken uppföljning sker av säkerhetsarbetet? Finns en tillräcklig styrning och kontroll? Via kommunens risk- och sårbarhetsanalys har riskbedömningar skett. Länsstyrelsen har hållits informerade om kommunens arbete, i enlighet med lagstiftning. De genomförde en tematillsyn år 1
2012 och gjorde bedömningen att det finns ett behov av att utveckla kommunernas förmåga till krisledning genom övning och utbildning. Vi anser detsamma. Det har skett information till KS AU avseende kommunens styrdokument m.m. Vi rekommenderar KS AU alternativt kommunstyrelsen att även följa upp vilket arbete som bedrivs såsom exempelvis säkerhetsgruppens arbete, uppföljning av de mål som anges i ledningsplanen samt vilket arbete som sker i förvaltning samt bolag avseende krisplaner. - Utbildningar och övningar? Utbildningar och övningar sker. Vi anser det positivt att krissamordnaren informerar krisledningsnämnden vid varje ny mandatperiod om ansvar, befogenheter och förebyggande arbete. Kommunen bör dock upprätta en dokumenterad utbildnings- och övningsplan samt tillse att utvärdering och uppföljning av lärdomar från övningar sker. Vi rekommenderar även att ledningsplan samt risk- och sårbarhetsanalysen används vid övning. - POSOM-verksamheten POSOM- gruppen har upprättat rutiner och handlingsplan för sitt arbete. I enlighet med deras uppdrag finns information om kontaktpersoner, samlingsplatser och handlingsplan. Det anges även i ledningsplan, vem som larmar POSOM. Kontaktuppgifter enligt lista uppdateras årligen. Vi anser detta vara tydligt. 2. Inledning 2.1 Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunens krisledningsorganisation. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2013. Lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap reglerar den lokala krishanteringen i kommuner och landsting. Enligt lagen är kommuner och landsting skyldiga att förbereda sig och ha en plan för hur extraordinära händelser ska hanteras. Lagen säger också att alla kommuner och landsting ska ha en särskild krisledningsnämnd som kan ta över de vanliga kommunala nämndernas uppgifter under en kris. 2.2 Syfte Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsen har en tydlig organisation och tillräcklig kontroll för ett samordnat arbete gällande krisberedskap och krisledning. Granskningen kommer fokusera på följande frågeställningar; - Är organisation och ansvarsfördelningen tydlig och dokumenterad? - Finns erforderliga styrdokument? - Hur säkerställs god kännedom och efterlevnad av styrdokumenten? - Finns riskbedömningar? - Utbildningar och övningar? 2
- POSOM-verksamheten? - Vilken uppföljning sker av säkerhetsarbetet? - Finns en tillräcklig styrning och kontroll? 2.3 Revisionskriterier Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och vid förhöjd beredskap, Förordning (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap, De styrdokument som kommunfullmäktige fastställt (krisledningsplan mm). 2.4 Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen avser kommunstyrelsen. 2.5 Metod och avgränsning Granskningen har skett genom dokumentstudie av relevanta dokument och intervjuer. De dokument som inhämtats i samband med granskningen är exempelvis kommunstyrelsens reglemente och delegeringsordning, kommunens plan vid extraordinär händelse och kommunens handlingsplan (risk- och sårbarhetsanalys). Intervjuer har skett med krissamordnare, kommunchef, informationschef och representant för POSOM-verksamheten. Rapporten har saklighetsgranskats av kommunchef och Stf. räddningschef. Granskningen kommer genomföras av Lina Olsson, Revisor, med Lars Jönsson som kvalitetssäkrare. 3. Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och vid förhöjd beredskap Samhällets grundläggande stabilitet och flexibilitet är avgörande när det gäller möjligheten att klara en allvarlig händelse. Samhällets krisberedskap byggs därför främst av de åtgärder som genomförs i den normala verksamheten för att hantera störningar och olyckor som bränder, olyckor med transportmedel, översvämningar, kortare eller längre avbrott i elförsörjning, ITincidenter etc. Strukturen för krishantering avser både sektors- och områdesperspektiv. Med områdesperspektiv avses ett geografiskt område med ett organ som ansvarar för att inrikta, prioritera och samordna tvärsektoriella åtgärder som behövs vid en given situation. Områdesansvaret finns på kommunal 3
nivå (lokalt), på länsstyrelse- och landstingsnivå (regionalt) samt på central myndighetsnivå och regeringsnivå (nationellt). Enligt rubricerad lagstiftning avses med extraordinär händelse en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och som kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. Kommuner och landsting ska analysera vilka extraordinära händelser i fredstid som kan inträffa i kommunen respektive landstinget och hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Resultatet av arbetet ska värderas och sammanställas i en risk- och sårbarhetsanalys. Kommuner och landsting ska vidare, med beaktande av risk- och sårbarhetsanalysen, för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur de ska hantera extraordinära händelser. Varje myndighet skall ansvara för att personalen vid myndigheten får den utbildning och övning som behövs för att den ska kunna lösa sina uppgifter i samband med krissituationer. En planlagd utbildnings- och övningsverksamhet i syfte att uppnå detta mål ska genomföras. Kommunerna och landstingen ska få ersättning av staten för kostnader för förberedande uppgifter som de utför. Uppgifter som rör extraordinära händelser i fredstid berättigar till ersättning endast i den mån verksamheten är till nytta för hanteringen av sådana mycket omfattande och svåra extraordinära händelser som allvarligt kan påverka kommunens respektive landstingets verksamhet. Enligt förordning (2006:637) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ska varje kommun hålla länsstyrelsen underrättad om vilka förberedelser som vidtagits inför extraordinära händelser samt lämna lägesrapporter och information om händelseutvecklingen vid extraordinära händelser. Enligt samma förordning ska varje kommun och landsting ha de planer som behövs för verksamheten under höjd beredskap. Dessa skall innehålla uppgifter om den verksamhet som är avsedd att bedrivas under höjd beredskap. Av planerna skall också framgå krisorganisationen, den personal som ska tjänstgöra i denna och vad som i övrigt behövs för att kommunen eller landstinget skall kunna höja sin beredskap och bedriva verksamheten under höjd beredskap. Varje myndighet ska i syfte att stärka sin egen och samhällets krisberedskap årligen analysera om det finns sådan sårbarhet eller sådana hot och risker inom myndighetens ansvarsområde som synnerligen allvarligt kan försämra förmågan till verksamhet inom området. Vid denna analys ska myndigheten särskilt beakta vissa, i lagstiftningen, specifikt angivna situationer. Enligt förordning (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap ska myndigheten värdera och sammanställa resultatet av arbetet i en risk- och sårbarhetsanalys. 1 Kommuner och landsting ska 1 Denna ska, enligt MSBFS 2010:6, redovisas enligt följande punkter; 1. Övergripande beskrivning av kommunen. 2. Övergripande beskrivning av arbetsprocess och metod. 3. Övergripande beskrivning av identifierad samhällsviktig verksamhet inom kommunens geografiska område. 4. Identifierade och värderade risker, sårbarheter samt kritiska beroenden inom kommunens geografiska område. 5. Övergripande beskrivning av särskilt viktiga resurser som kommunen kan disponera för att hantera extraordinära händelser. 4
regelbundet följa upp sin risk- och sårbarhetsanalys och rapportera uppföljningen till länsstyrelsen respektive till Socialstyrelsen och Myndigheten för samhällsskydd. Rapporteringen ska redovisas skriftligen i elektronisk form senast den 15 september under de år då en redovisning av risk- och sårbarhetsanalysen inte behöver lämnas. 4. Iakttagelser Utbetalningen av ersättning enligt 5 kap. 1 lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap uppgick år 2013 till totalt 539 594 kr. Detta har erhållits för följande; Beräkning Belopp Ersättning för kvarstående uppgifter avs. höjd beredskap 50 000 Grundbelopp för att hålla en funktion med erforderlig kompetens för samordning av kommunens uppgifter i krishanteringssystemet 250 000 Verksamhetsersättning 146 809 Tillägg (gäller Sthlm, Gbd och Malmö samt vissa angränsande kommuner) 0 Startbidrag 36 058 Summa: 482 867 KPI - omräkning 539 594 Sedan år 2002 har kommunens krissamordning bedrivits via kommunalförbund. Kommunen är tillsammans med Sölvesborgs och Karlshamns kommuner medlemmar i Räddningstjänsten Västra Blekinge. Förbundets resurser kan användas inom samtliga kommuner beroende av händelse. Via förbundet finns möjlighet att även använda nationella resurser via MSB, Myndigheten för samhällsskydd, för exempelvis översvämningar, kemikalieolyckor och skogsbränder. Inom länet finns ett regionalt råd, K-sam 2, ett nätverk för kontakter inom näringsliv och central, regional och lokala verksamheter. Detta råd möjliggör kortare kontaktvägar och närhet till 6. Bedömning av förmågan i samhällsviktig verksamhet inom kommunens geografiska område att motstå och hantera identifierade risker som kan leda till en extraordinär händelse. 7. Bedömning av kommunens förmåga att motstå och hantera identifierade risker som kan leda till en extraordinär händelse. 8. Planerade och genomförda åtgärder samt en bedömning av behov av ytterligare åtgärder med anledning av risk- och sårbarhetsanalysens resultat. Analysen ska redovisas skriftligen till länsstyrelsen senast den 30 september under mandatperiodens första år. 2 Samverkansnätet i Blekinge län. 5
ytterligare resurser. Under granskningen har det uppgivits att Ksam planerar eventuella projekt inom området tillsammans med länsstyrelsen. 4.1 Styrdokument I reglementet för kommunstyrelsen, som fastställdes av fullmäktige, 2012-06-13, anges kommunstyrelsen svara för de förvaltnings- och verkställighetsbeslut som inte uppdragits år annan nämnd. Det anges även att det i kommunstyrelsens styrfunktion ingår att fortlöpande ha uppsikt över verksamheten i bl.a. de kommunalförbund som kommunen är medlem i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen. I kommunstyrelsens delegeringsordning, fastställd av kommunstyrelsen 2012-05-12, har det delegerats till arbetsutskottet att ansvara för den fortlöpande uppsikten över bl.a. kommunalförbund, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv. Kommunfullmäktige har 2012-03-19, fastställt reglementet för krisledningsnämnden. Där anges att krisledningsnämnd enligt lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelse i fredstid och vid höjd beredskap ska vara personunion med kommunstyrelsens arbetsutskott. Vidare specificeras att kommunen för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur den ska hantera extraordinära händelser. Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som nämnden finner nödvändigt. En ny kriskommunikationsplan har upprättats (internt inom kommunledningsförvaltningen), gällande från 2013-08-23. Denna berör mål, målgrupper, bemanning, platser, informationsgruppen uppgifter, kanaler för kommunikation samt utformning och checklistor. Det anges vidare att efter krisarbetets slut behöver en utvärdering göras och att det är önskvärt, att utvärderingen genomförs med alla inblandade, senast 4 veckor efter krisens slut. Innan den nya kriskommunikationsplanen, fanns en kommunikationsplan vid extraordinär händelse från år 2011. 4.1.1 Ledningsplan Kommunen har en ledningsplan vid extraordinär händelse, som fullmäktige beslutat om 2012-03- 19. Programmet har således beslutats för rådande mandatperiod. Planen redogör för kommunens mål och syfte med krisledning och ledning vid extraordinär händelse. Kommunstyrelsen har beslutat om följande övergripande-, produktions- och verksamhetsmål; Övergripande mål ska skapa goda och säkra miljöer till alla som vistas i kommunen. Kommunens krisledningsorganisation ska ha förmåga att utifrån rådande risker och hot kunna utöva ledning och samordning inom kommunen med uthållighet över tiden. Kommunen ska ge korrekt och snabb information åt alla som vistas i kommunen. 6
Produktionsmål Kommunens krisledningsstab ska inom två timmar påbörja uppstart av ledning och information från förberedd ledningsplats. Kommunens krisledningsstab ska vid större eller extraordinär händelse snabbt kunna vara beslutsmässiga samt sprida viktig information till allmänheten, samverkande organ och massmedia. Kommunens ledningsförmåga ska upprätthållas genom regelbundna ledningsövningar minst en gång per år. Kommunen ska revidera och fastställa krisledningsplanen minst en gång varje ny mandatperiod. Verksamhetsmål Fullmäktige ska tillsätta en krisledningsnämnd. Dess uppgifter ska framgå av nämndens regelmente. Krisledningsnämnden får i samband med en extraordinär händelse inom ramen för sitt reglemente, överta beslutanderätt i den omfattning som är nödvändig med hänsyn till händelsens omfattning och art. Krisledningsnämnden, ska vara utbildade och övade för att kunna utöva ledning. Ledning och samordning ska kunna bedrivas från ledningsplats med tryggad elförsörjning, säkra telekommunikationer samt möjlighet till radiokommunikation. 4.1.2 Organisation 7
Kommunen leds vid en extraordinär händelse initialt av en krisledningsstab vilken leds av stabschefen, dvs. kommunchefen eller dess ersättare. I staben ingår alltid enheter vilka ansvarar för information, dokumentation, IT samt support. Till staben knyts även berörda förvaltningar, bolag samverkansorgan efter händelsens art och omfattning. Krisledningsnämnd Krisledningsnämnden har högsta beslutanderätt. Krisledningsnämnden, vilken består av politiker, är tillika med kommunstyrelsens arbetsutskott. Dess uppgift är att Besluta om eventuella tillfälliga förändringar i den kommunala organisationen i enlighet med krisledningsplan Inrikta, prioritera och samordna verksamheter inom kommunen Fatta beslut som underlättar för enskilda och grupper av människor Ta ställning i frågor som påkallas av t ex grannkommuner och länsstyrelsen Vid behov begära bistånd och hjälp utifrån Besluta om återgång till normal organisation Analysgrupp Analysgruppen tillsätts av stabschefen efter behov i varje inträffad händelse. Syftet med gruppen är att kontinuerligt skaffa kompetens och utvärdering under det löpande arbetet. Krisledningsstab Stabens uppgift är att biträda beslutsfattare. Både vid framtagning av underlag för beslut samt genomförande av fattade beslut och uppföljning. Staben består förutom berörda förvaltnings- och bolagschefer fyra fasta funktioner vilka är information, dokumentation, IT och support. Dessa enheters organisation ansvarar för arbetsuppgifter vilka behöver samordnas inom kommunen under en händelse. Stabsmöten hålls regelbundet efter fast agenda. Staben ansvarar för att: skaffa en överblick av situationen bevaka och analysera tänkbar händelseutveckling informera drabbade, allmänhet, media, anställda, anhöriga och myndigheter ge direktiv om prioritering för inriktning av verksamheten 8
samordna och fördela tillgängliga resurser samverka med berörda myndigheter, företag och andra organ besluta i åtgärder vilka kan få betydande ekonomiska konsekvenser och/eller konsekvenser för miljö eller om enskildas intresse skadas se till att nödvändig informationsteknik fungerar dokumentera beslut, händelser, och insatser genom att föra dagbok/loggbok skapa beslutsunderlag till krisledningsnämnden Stabschef Kommunchefen är ansvarig i det operativa arbetet, stabschef i krisledningsstaben. Stabschefens uppgifter består i att: leda och samordna arbetet i staben vara stabens kontakt mot krisledningsnämnden arbeta fram beslutsunderlag för beslut i krisledningsnämnden kalla berörda till regelbundna stabsmöten för information och avrapportering leda stabsmöten efter fast agenda bedöma behovet av och föreslå samverkan inom kommunen besluta om stabens storlek, behovsanpassa till händelsen. Krisledningsnämnden aktiveras av ordförande eller, vid frånvaro av denne, ersättare. Krisledningsstaben aktiveras av stabschefen eller, vid frånvaro av denne, ersättare. Staben kan initieras av flera. Kommunchef och varje verksamhets-, förvaltnings- och bolagschef kan enskilt initiera staben om de anser att behov finns. Det har under granskningen uppgivits att tanken är att ansvarsfördelningen ska se likadan ut vid en kris som i det vardagliga arbetet. Till ledningsplanen finns en levande bilaga med telefonoch bemanningslista, vilken innehåller de personer och samverksansaktörer som ska och kan behöva kontaktas vid olika händelser. Det har under granskningen uppgivits att vid en kris, så träffas hela krisledningsstaben för att få en bild av situationen och vilka verksamheter som omfattas. 9
4.1.3 Hur säkerställs kännedom och efterlevnad? God kännedom och efterlevnad säkerställs genom att krisledningsstaben träffas en gång per år. Det sker dessutom en övning med krisledningsstaben, minst en gång per år, där halva dagen ägnas åt att informera om styrdokument såsom ledningsplan mm. (se information om styrdokument ovan), liksom rundabordsdiskussioner om ansvarsfördelning. Därutöver sker även regionala samverkanskurser, som kommunchef och informationschef deltar i. Dessutom informerar krissamordnaren krisledningsnämnden vid varje ny mandatperiod om deras ansvar och befogenheter, liksom förebyggande arbete. Aktuella händelser diskuteras även när de uppkommer, såsom pandemin år 2009. Dessutom finns en pärm med information om styrdokument och arbete, centralt placerade hos kommunen. Arbetet med säkerhets- sfrågor bedrivs i en arbetsgrupp, SäKris (numera säkerhetsgruppen), vilken består av representanter från olika kommunala verksamheter och bolag. Representanterna har utsetts av förvaltnings- och bolagschefer och har en övergripande kunskap om samt engagemang och insikt i sina respektive verksamhetsområde. Respektive representant uppges ha ett ansvar för att föra vidare relevant information till sin förvaltning alternativt bolag. 4.2 Finns riskbedömningar? Vi har tagit del av den senaste risk- och sårbarhetsanalysen från 2011-08-31. Denna har antagits av kommunstyrelsen 2011-09-27. Risk- och sårbarhetsanalysen redogör för de delar som anges i förordning. Styrgruppen för SäKris har genomfört en grov analys för att inventera riskbilden i Olofströms kommun utifrån vad man anser skulle kunna bli en extraordinär händelse i kommunen. Arbetsgruppen arbetar vidare utifrån identifierade risker med att beskriva eventuella konsekvenser för de samhällsviktiga verksamheterna. Under år 2012 träffades gruppen sparsamt, men ett omtag har tagits år 2013. Hittills har gruppen träffats 2 gånger under år 2013. Enligt minnesanteckningar från säkerhetsgruppens möte i mars 2013, anges syfte och mål vara att återuppta arbetet inom Säkerhetsgruppen och att diskutera på vilken nivå frågorna ska behandlas inom gruppen. Säkerhetsgruppen kommer att behandla både kris- och säkerhetsfrågor. Övergripande frågor vilka berör merparten av förvaltningarna avses vara inriktningen och att resultaten av arbetet sedan tas vidare av gruppens representanter till respektive förvaltning för vidare åtgärder. Gruppen har även en avsikt att följa upp eventuella åtgärder. Den samlade förmågan inom, de kommunala, identifierade samhällsviktiga verksamheterna bedöms som i huvudsak god, men med vissa brister. De åtgärder som vidtagits hanterar främst de akuta delarna/behoven och inte hela verksamheter. Bristerna är ofta resursfrågor vad gäller uthållighet och personberoenden inom vissa kompetensområden. En bedömning av förmågan av icke kommunal samhällsviktig verksamhet har inte kunnat göras. Räddningstjänsten Västra Blekinge har, i enlighet med lagstiftning, 2012-09-11 lämnat en uppföljning av s risk- och sårbarhetsanalys 2012 till länsstyrelsen Blekinge. 10
4.3 Vilken uppföljning sker av säkerhetsarbetet? En gång per år sker en utvärdering av räddningstjänstens arbete och planer för kommande år. Dessutom diskuteras övergripande dokumentation och samverkan. Mötet sker mellan kommuncheferna i de tre kommuner som ingår i kommunalförbundet, räddningschef och krissamordnare. En översyn av ledningsplanen sker en gång per år. I samband med detta kontrolleras och eventuellt uppdateras ansvarsområden. Vi har i samband med granskningen tagit del av Länsstyrelsens bedömning, 2012-12-17, efter tematillsyn av kommunalförbundet Räddningstjänsten Västra Blekinge. Länsstyrelsen bedömer att den statliga ersättningen 2011-2012 använts på ett sätt som är förenligt med gällande direktiv. De bedömer dock att det finns ett behov av att utveckla kommunernas förmåga till krisledning genom övning och utbildning. I anteckningarna från mötet anges att krissamordnaren anser att planerna för hantering av extraordinära händelser bör övas in i kommunernas krisledningsfunktioner. När det gäller utbildningsbehov ser krissamordnaren att krisledningsövning och stabsmetodik bör och kommer att prioriteras under 2013. Under 2013 kommer även utbildning bedrivas inom kontinuitetshantering, där utbildning och övning är nödvändigt. Kommunerna har behov av att uppdatera och utveckla larmlistor och checklistor för krisledningsfunktionen. Kommunernas generella förmåga att hantera en extraordinär händelse upplevs av krissamordnaren som god med vissa brister. Detta avser kommunalförbundet Räddningstjänsten Västra Blekinge och inte specifikt. Tillsynen som genomfördes av Länsstyrelsen avser den samordning som kommunalförbundet står för åt kommunerna. 4.4 Finns en tillräcklig styrning och kontroll? Vid KS AU:s sammanträde, 2012-11-20, har krissamordnaren informerat och gått igenom bl.a. kommunens risk- och sårbarhetsanalys. Information har även skett avseende kommunikationsplanen och att arbete pågår för att uppdatera denna. Krissamordnaren genomförde 2011-05-24 en utbildning för krisledningsnämnden (tillika KS AU) avseende Otjänligt dricksvatten. Information har även skett 2011-02-15 (också till KS AU) avseende krisledningsnämndens ansvar, allmänt om lagstiftningen och kommunens uppgifter. Dessförinnan finns ett protokoll från KS AU, 2008-02-05, där det anges att krissamordnaren informerat om krisledningsnämndens uppgifter, ansvar och befogenheter. Vi har även tagit del av protokoll där KS AU och kommunstyrelsen informerats om såväl stormen Per (år 2007) som Gudrun (år 2005). Vad gäller ledningsplanens mål uppges dessa uppfyllas. Då planen gäller för mandatperioden har dessa dock inte en dokumenterad uppföljning presenterats för KS AU. Ansvaret att driva och samordna säkerhets- och krisberedskapsfrågorna har i kommunen ålagts Räddningstjänsten Västra Blekinge. Räddningstjänstförbundet har samma uppdrag i samtliga tre medlemskommuner. Årligen förankras verksamhetsplaner på förvaltnings- och bolagschefsnivå. Dessa planer pekar på prioriterade frågor inom respektive område under året. Verksamhetsplanerna beslutas politiskt av räddningstjänstens direktion. 11
4.5 Utbildningar och övningar Det har under granskningen uppgivits att det är krissamordnaren vid Räddningstjänsten västra blekinge som initierar och organiserar övningar. Detta ansvar har inte fördelats formellt, men fungerar i praktiken på detta sätt. Det finns inte någon dokumenterad utbildningsplan. I krisledningsstaben har det diskuterats vilken typ av övningar som bör genomföras, t.ex. övningen avseende Holje marknad som genomfördes år 2012. Det har skett en övning under våren 2013 och en under hösten för krisledningsstaben. Det har även skett flera samordnade övningar via kommunalförbundet. Det genomförs även en egen övning inom kommunledningsförvaltningen. Denna genomfördes i november. Det informerades då om vägledande styrdokument (i detta fall den nytagna kriskommunikationsplanen), ansvarsfördelning och samlingsplatser. Länsstyrelsen samordnar övergripande utbildningar. Via länsstyrelsen samordnas även aktiviteter inom området, till vilka kommunchefen och kommunalrådet deltar tillsammans med motsvarande i samverkanskommunerna. Det sker möten med säkerhetsgruppen 4 gånger per år. Via kommunalförbundet har informationsansvarig och informatör från respektive samverkanskommun deltagit i möten, under ett år totalt 3 st. Det sker även möten via regional samverkan. Exempelvis har informationsansvarig och kommunchef deltagit i en kurs, som anordnats av regional samverkan. 4.6 POSOM-verksamheten I ledningsplanen anges att POSOM 3 står till förfogande vid händelser som inträffar inom kommunen eller drabbar kommuninvånare på annan ort när ordinarie organisation och resurser inte räcker till. Huvuduppgiften för POSOM är att genom stödpersoner, i det akuta skedet stödja individer och familjer, upprätta informations- och stödcentrum samt samverka med övriga organisationerna vilka berörs av händelsen. Stödet är för de indirekt drabbade, vittnen, oskadade och andra berörda. POSOM larmas av kommunens ledningsledningsstab, RCB (räddningschef i beredskap) eller via SOS Alarm. I kommunen finns en aktiv FRG (frivillig resursgrupp) som har uppdrag att bland annat öppna upp och bemanna förutbestämda trygghetspunkter, på uppdrag av kommunchefen. Det har under granskningen uppgivits att i praktiken kan vem som helst i POSOM-gruppen besluta om att gruppen ska aktiveras. Det har även uppgivits att gruppen i genomsnitt tillkallas maximalt 1-2 gånger per år. I POSOM:s interna rutiner anges information om ledningsgruppen för POSOM och stödgrupp. Där anges att kommunalförbundet och socialstyrelsen 1989 gav räddningsverket i uppdrag att ordna utbildning i POSOM. Varje kommun fick sedan uppdraget att själva besluta om utformning av en arbetsgrupp på hemmaplan. Vidare anges att arbetsgruppen har arbetat fram en handlingsplan för psykiskt och socialt omhändertagande vid större olyckor i kommunen. Denna anges ha presenterats och förankrats på förvaltningsnivå i kommunen, hos företag, föreningar av 3 POSOM står för psykiskt och socialt omhändertagande. 12
olika slag samt fått acceptans inom landstingets förgreningar i Olofström. I rutinerna finns även information om potentiella samlingsplatser. Kontaktlistorna för POSOM och stödgrupper revideras årligen. Gruppen träffas 3-4 gånger per år för att diskutera och aktualisera gruppens användande. I krisgruppen och ideella stödpersoner ingår sammantaget ca 51 personer. Övningar sker kontinuerligt, dock inte en gång per år. Under år 2013 kommer gruppen ha utbildats vid två tillfällen. Samverkan sker även med andra kommuner (främst Karlshamn och Sölvesborg) vad gäller krisberedskap och utbildning. KPMG, dag som ovan Lina Olsson Revisor 13