TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jimmy Rudelius 2018-12-07 KFN 2018/0268 0480-45 06 61 Kultur- och fritidsnämnden Svar på revisionsrapport - Granskning av kommunens hantering av riktade bidrag Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna de åtgärderna som förvaltningen föreslår och att nämnden får en sammanfattning av 2018 års riktade bidrag i årsrapporten för 2018. Bakgrund På uppdrag av kommunens revisorer har Ernst & Young granskat kommunens hantering av riktade bidrag. Syftet med granskningen var att undersöka om kommunen hade tillräcklig kontroll över hanteringen av riktade bidrag, från identifiering av möjlighet att söka bidrag till återrapportering av utförda prestationer och eventuella återbetalningar. Granskningens sammanfattande reflektioner är att kommunen har en fungerande hantering och redovisning. Granskningen lyfter upp svårigheter för förvaltningar med få riktade bidrag att bygga upp kunskap och kompetens och att det lätt blir personbundet. Granskningen lyfter därför särskilt fram att det är viktigt att dessa nämnder får tillräckligt stöd i arbetet med att ansöka och redovisa bidragen. Kultur- och fritidsnämnden är en sådan nämnd som har behov av detta stöd. Granskningen visar vidare att styrningen hos nämnderna i kommunen är otillräcklig när det gäller att tydliggöra en övergripande strategi, viljeriktning och hantering av riktade bidrag. Samt att de granskade nämndernas delegationsordningar inte innehåller delegation avseende riktade bidrag. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar revisorerna att barn- och ungdomsnämnden, socialnämnden, omsorgsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden att: Säkerställa att det finns tydliga rutiner för hur utförda prestationer ska återrapporteras till nämnd. Kultur- och fritidsförvaltningen Adress Box 610, 391 26 Kalmar Besök Tullslätten 4 Tel 0480-45 00 00 vx Jimmy.Rudelius@kalmar.se
KFN 2018/0268 2 (2) Utveckla rutiner för förhållningssätt och strategi vad gäller riktade bidrag med syfte att ge tydlig vägledning för förvaltning och enheter. Säkerställa att nämndens delegationsordning innehåller delegation avseende riktade bidrag om dessa beslut ska tas av tjänsteperson. Förvaltningen har följande åtgärder som förslag på rekommendationerna: Rutinen som förvaltningen tidigare tagit fram för hur omvärldsbevakning ska ske av externa bidrag, hur bidrag söks och rekvireras föreslås kompletteras med rutiner kring hur det säkerställs att nämnd och presidium informeras om sökta, beviljade och utbetalda bidrag samt hur rapportering av slutförda projekt ska ske. Detta fastställs i verksamhetshandboken och implementeras senast januari 2019. Strategin för att söka riktade bidrag bör utgå från nämndens kulturoch fritidspolitiska program. Förvaltningen föreslår därför att nämnden under 2019 utgår från nuvarande kultur- och fritidspolitiska program, och ger förvaltningen i uppdrag att i första hand söka bidrag kopplade till mål och uppdrag i programmet och i kommunens Välfärdsbokslut. Vidare föreslår förvaltningen att nämnden fattar ett långsiktigt strategibeslut för riktade bidrag efter att nämnden antagit ett nytt kultur- och fritidspolitiskt program. Förvaltningen föreslår att nämnden ger förvaltningen i uppdrag att lägga till delegationsrätter i delegationsordningen för riktade bidrag för nästkommande mandatperiod. Beslut om delegationen för nästkommande mandatperiod tas av den tillträdande kultur- och fritidsnämnden 31 januari 2019. Lolita Persson förvaltningschef Jimmy Rudelius administrativ chef Bilagor: Granskning av kommunens hantering av riktade bidrag