Bilaga 6, Styrelsemöte 2014-04-15 Eslövs Inciustrifastigheter AB Finanspolicy 2014-04-15 Antal sidor: 8
FINANSPOLICY FOR ESLOVS INDUSTRIFASTIGHER AB 2014-05-01 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING 3 1.1 BAKGRUND 3 1.2 SYFTE 3 1.3 ÖVERGRIPANDE MAL FÖR FINANSVERKSAMHETEN 3 1.4 REVIDERING AV FINANSPOLICY 3 2 ANSVARSFÖRDELNING 4 2.1 ANSVARSFÖRDELNING 4 2.1.1 Styrelsen 4 2.1.2 VD 4 3 SKULDHANTER1NG 4 3.1 MÅL OCH STRATEGI 4 3.2 RISKDEFINITIONER 5 3.3 TILLATNA FINANSIERINGSALTERNATIV 5 3.4 RIKTLINJER 5 4 LIKVIDITETSHANTER1NG 5 4.1 MÅLSÄTTNING 5 4.2 RISKDEFINITIONER 6 4.3 LIKVIDITETSRESERV 6 4.4 RIKTLINJER 6 5 FINANSIELLA DERIVAT 6 5.1 TILLÅTNA FINANSIELLA DERIVAT 6 6 MOTPARTER 7 4.1 GENERELLT 7 7 INTERN KONTROLL 7 8 RAPPORTERING 8 8.1 SYFTET MED RAPPORTERING 8 8.2 RAPPORTERINGSSTRUKTUR 8
FINANSPOUCY FOR ESLOVS INDUSTRIFASTIGHER AB 2014-05-01 1 INLEDNING Finanspolicyn skall utgöra ett övergripande ramverk som reglerar och styr den finansiella hanteringen inom Eslövs Industrifastigheter AB (EIFAB) med dotterbolag. Finanspolicyn fastställs av bolagets styrelse och skall ligga inom Eslövs kommuns övergripande finanspolicy. 1.1 Bakgrund EIFABmed dotterbolag är ett fastighetsföretag som äger, förvaltar och utvecklar industrifastigheter i Eslövs kommun. I dagsläget förvaltar man 28.000 kvm lokaler med tyngdpunkt på en fritidsanläggning på 10.000 kvm med bad, gym och bowling. Fritidsanläggningen hyrs ut till Eslövs kommun. En räddningsstation på 1.700 kvm fårdigställs i dagarna och hyrs ut till Räddningstjänst Syd. Dessa två fastigheter finns sedan årsskiftet 2013/14 i ett helägt dotterbolag vid namn Kopparhästen AB. I EIFAB finns kvar ett flertal industrifastigheter som hyrs ut till privata och offentliga verksamheter på marknadsvillkor. EIFAB:s målsättning är att minimera räntekostnaderna över tiden med beaktande av att risken ska minimeras. Det innebär att skapa långsiktigt stabila räntekostnader för att därigenom minska risken samt underlätta kalkylering av löpande projekt. 1.2 Syfte Syftet med denna policy, som upprättas i enlighet med kommunens finanspolicy, är att: Klargöra hur ansvaret för bolagets finansiella aktiviteter är fördelat inom bolaget. Ange vilka finansiella risker bolaget har och inom vilka ramar de ska begränsas Definiera och fastlägga ramar och riktlinjer för hur finansverksamheten skall bedrivas Fastställa rutiner för finansiell rapportering och kontroll 1.3 Övergripande mål fdr finansverksamheten Följande övergripande mål gäller för finanshanteringen: Att vid varje tillfålle säkerställa att bolaget har likvida medel för att bedriva den löpande verksamheten och investeringar Att sträva efter att kapitalanskaffning och kapitalanvändning sker med beaktande av att risk och kostnader minimeras Eventuell överskottslikviditet ska placeras för att skapa en god avkastning i relation till tillåten risknivå Bolaget skall därutöver sträva efter att uppnå bästa möjliga villkor för betalningsrutiner och övriga finansiella tjänster Finansverksamheten skall genomföras på ett säkert och effektivt sätt utan spekulativa inslag och så att en betryggande säkerhet alltid upprätthålls Samråd i strategiska frågor ska ske med kommunen. 1.4 Revidering av finanspolicy Finanspolicyn skall hållas uppdaterad med hänsyn till aktuella förhållanden inom EIFAB. Finanspolicyn skall åtminstone årsvis revideras av styrelsen.
FINANSPOLICY FÖR ESLÖVS INDUSTRIFASTIGHER AB 2014-05-01 2 ANSVARSFÖRDELNING 2.1 Ansvarsfördelning Ansvaret för finansverksamheten inom bolaget fördelas mellan styrelse och VD. 2.1.1 Styrelsen Styrelsens ansvar består Att årligen fastställa finanspolicyn samt godkänna förändringar av policyn under året Att fastställa normer och riktlinjer för bolagets likviditets- och skuldhantering Att godkänna nya finansieringsalternativ. 2.1.2 VD VDs ansvar består Övergripande ansvar för att utforma ett ramverk för hantering av de finansiella risker som skapas inom EIFAB Att vid behov utarbeta förslag till förändringar av denna policy Att säkerställa att bolaget har finansiella medel för att driva verksamheten och finansiera investeringar Att fortlöpande arbeta för att effektivisera den löpande finansiella verksamheten Att säkerställa att alla finansiella aktiviteter bedrivs med beaktande av en god intern kontroll Att utveckla bolagets bankkontakter Att följa upp, hantera och fortlöpande rapportera bolagets finansiella situation Att efterleva de ramar och riktlinjer för finanshanteringen som fastställs i denna policy Att aktivt arbeta med att säkerställa att tillräcklig likviditet finns för att driva bolagets olika verksamheter Att löpande följa upp låne- och ränteförfall samt att ta fram beslutsunderlag för ny- /refinansiering av låneportföljen Bevaka utvecklingen på de finansiella marknaderna 3 SKULDHANTERING 3.1 Mål och strategi Den övergripande målsättningen för skuldhanteringen är att minimera upplåningskostnaderna samt att trygga finansieringen för verksamheten på såväl lång som kort sikt. Genom att långsiktigt skapa en stabilitet i de framtida räntekostnaderna ges möjlighet att anpassa verksamheten till nya räntelägen. Kapitalbehovet ska säkerställas genom god framförhållning och genom en aktiv marknadsbevakning och upplåningsförfarande. 4
FINANSPOLICY FOR ESLÖVS INDUSTRIFASTIGHER AB 2014-05-01 3.2 Riskdefinitioner Med ränterisk avses risken för att förändringar i räntenivån påverkar bolagets finansnetto negativt genom ökade räntekostnader. Refinansieringsrisken är risken för att bolaget vid varje tillfålle inte har tillgång till tillräcklig finansiering. Refinansieringsrisken ökar om bolagets kreditvärdighet försämras eller en stor del av skuldportföljen förfaller vid ett eller några enstaka 3.3 Tillåtna finansieringsalternativ Följande lånealternativ är tillåtna: Lånereverser Eventuellt övriga nya/kompletterande upplåningsformer (efter beslut i styrelsen) Upplåning får endast ske i svenska kronor 3.4 Riktlinjer Större del av den finansiella risken återfinns i dotterbolaget som eftersträvar långa räntebindningstider för att därigenom säkerställa en jämn räntebelastning under hyresavtalets löptid. Hyresgästerna i dotterbolaget är att beteckna som riskfria varför denna lösning har valts. Följande riktlinjer gäller för dotterbolaget: Skuldporfföljens genomsnittliga räntebindningstid skall vara lång med en spridning av ränteförfallen. Beslut om vald räntebindningstid bestäms av styrelsen. En kommunal borgen ger bolagen mycket goda möjligheter att få finansiering och refinansieringsrisken är därmed mycket begränsad och behovet av kapitalbindning/lånelöfte är mycket litet. Moderbolaget som har en begränsad finansiell risk lånar av sitt systerbolag Eslövs Bostads AB till samma villkor som systerbolaget har för stunden och som regleras i finanspolicyn för Eslövs Bostads AB. 4 LIKVIDITETSHANTERING 4.1 Målsättning För att kunna hantera tillfålliga och oplanerade likviditetsbehov ska en likviditetsreserv hållas. Tillfålliga likviditetsöverskott som ska användas längre fram får placeras för att skapa en meravkastning under förutsättning att risken minimeras, se nedan. Överskottslikviditet skall främst användas för att amortera på utestående lån.
FINANSPOLICY FOR ESLÖVS INDUSTRIFASTIGHER AB 2014-05-01 4.2 Riskdefinitioner Ränterisk, risken att en ränteuppgång minskar marknadsvärdet i utestående fasta räntebärande tillgångar. Likviditetsrisk, risken att en placering inte omedelbart kan omsättas på marknaden utan att stora förluster i marknadsvärde uppstår. Emittent/låntagarrisk, risken att en placerare inte får tillbaka sin placering inklusive upplupen ränta på grund av motpartens fallissemang d v s att motparten får betalningssvårigheter eller går i konkurs. 4.3 Likviditetsreserv Bolaget skall kontinuerligt upprätthålla likviditetsreserv för att vid varje tillfålle kurma sköta sina betalningsförpliktelser. Definition av likviditetsreserv: Ej bundna medel på bankkonton, plusgiro m.m. Placerade medel som kan frigöras med likvid inom fem bankdagar. Outnyttjade, garanterade checkräkningskrediter, låneramar samt kreditlöften. 4.4 Riktlinjer För att tillförsäkra omsättningsbarheten skall samtliga tillgångar vara placerade i likvida instrument som vid var tidpunkt kan säljas. Löptiden får vara högst 1 år. Placering hos följande motparter är tillåtna: Svenska staten, av svenska staten helägda bolag samt av svenska staten garanterade bolag Svenska kommuner och landsting samt av dessa helägda bolag Bolag ingående i kommunkoncernen Eslöv Handelsbanken, Nordea, SEB, Swedbank och Kommuninvest (lägst rating A enligt Moody 's och S & P) Rating Bankmotparter Mycket hög Hög kreditvärdighet God kreditvärdighet Mycket låg Institut kreditvärdighet kreditvärdighet S&P AAA-AA A-BBB BB-B CCC-D Mood "s Aaa-Aa A-Baa Bab Caa-c 5 FINANSIELLA DERIVAT 5.1 Tillåtna finansiella derivat Utgångspunkten vid användning av finansiella instrument är att bolaget förstår instrumentens riskprofil och hur det ska hanteras redovisningsmässigt. 6
FINANSPOLICY FOR ESLÖVS INDUSTRIFASTIGHER AB 2014-05-01 Följande derivat är godkända som instrument för skuldförvaltning: Ränteswap Syftet med att använda derivatinstrument är framförallt att skydda kassaflödet för att därigenom skapa en framförhållning när det gäller en ränteuppgångs påverkan på bolagets ekonomi. Det är också ett sätt att skapa en ökad flexibilitet i den löpande skuldhanteringen. Räntederivat får endast användas för att hantera underliggande lån med syfte att förändra räntebindningen, snitträntan och/eller säkerställa en maximal räntenivå eller t.ex. ett räntesparm. Volymen utestående räntederivat (netto) får inte överstiga den totala låneskulden. 6 MOTPARTER 6.1 Generellt VD ansvarar för bolagets bankrelationer. Kommunens fördelning av krediter och derivat ska spridas mellan olika motparter. Maximal andel per kreditgivare ska inte överstiga 30 %. Denna restriktion gäller dock inte om kreditgivaren är Kommuninvest eller Svenska staten. För att skapa konkurrens i prissättningen ska alltid minst två kreditgivare tillfrågas i samband med nyupplåning/refinansiering av krediter. Detsamma gäller vid upphandling av derivataffårer samt vid placering av likvida medel. Motparten ska inneha en kreditbedömning (rating) av Standard & Poor's (lägst A) eller Moody's (lägst A). Vid de fall motparten har fler än en rating ska den lägsta ratingen gälla. I de fall motparten är Svenska staten, helägda statliga bolag, kommuner och landsting eller helägda kommunala bolag krävs ingen rating. Nedanstående motparter är tillåtna under förutsättning att ratingkraven enligt ovan är uppfyllda. Upplåning: Danske Bank, Handelsbanken, Nordea, SBAB, SEB, Swedbank, Kommuninvest och Svenska staten. Derivataffårer: Danske Bank, Handelsbanken, Nordea, SEB, Swedbank, Kommuninvest 7 INTERN KONTROLL Med intern kontroll avses administration av löpande upplånings- och derivatavslut, handhavande av aktuell dokumentation och bokföring av aktuella affårer. Det är av yttersta vikt att ha en god intern kontroll av finansverksamheten för att i möjligaste mån undvika att förluster uppstår på grund av felaktig hantering av betalningar, derivattransaktioner eller på grund av fel i IT-systemen. Detta omfattar bland annat rutinbeskrivningar, befattningsbeskrivningar, attestordning och en regelbunden intern rapportering rörande hur finansverksamheten bedrivs. Extern revison på årlig basis kommer att ske av bolagets ordinarie revisor. VD ansvarar för att säkerställa att den finansiella hanteringen sker med beaktande av en god intern kontroll. 7
FINANSPOLICY FOR ESLOVS INDUSTRIFASTIGHER AB 2014-05-01 8 RAPPORTERING 8.1 Syftet med rapportering Syftet med rapporteringen är: Att säkerställa att finanspolicyn efterlevs Att följa upp utfall mot fastställda limiter Att hålla styrelsen informerad om bolagets finansiella situation. 8.2 Rapporteringsstruktur Rapport Mottagare Frekvens Framställs av Styrelserapport innehållande: Likviditetssituation Styrelsen/ Låneskuld ekonomichef Årligen VD Nyckeltal Eslöv kommun Uppföljning mot fastställda ramar/riktlinjer