Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar 1

INLEDNING En kommungemensam handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handboken innehåller anvisningar om hur Härnösands kommun ska hantera och registrera allmänna handlingar. Syftet har varit att skapa en kommungemensam plattform för hanteringen av allmänna handlingar samt att tydligt redovisa regelverket kommunen har att följa. Handboken riktar sig huvudsakligen till registratorer och de tjänstemän som handlägger ärenden, men även övriga medarbetare i kommunen samt medborgare kan enkelt se hur kommunen hanterar allmänna handlingar. En handbok som riktar sig till tjänstemän och medborgare kan inte vara detaljerad, därför finns kompletterande rutinbeskrivningar utgivna av kommunstyrelseförvaltningens centrala registratur och kommunarkiv. Handboken har tillkommit i samband med ett genomförandeprojekt rörande bland annat kommunens övergripande ärendehanteringssystem och en centralisering av registratorsfunktionerna. Handboken kommer att uppdateras vid behov. Härnösand i juli 2009 Projektledarna Maria Kallberg Helena Unander 2

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 LAGAR, FÖRORDNINGAR OCH FÖRESKRIFTER...4 1.1 Lagar och förordningar...4 Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105)...4 Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400)...4 Förvaltningslagen (SFS 1986:223)...4 Arkivlagen (SFS 1990:782)...4 Arkivförordningen (SFS 1991:446)....5 Kommunallagen (SFS 1991:900)...5 Personuppgiftslagen (SFS 1998:204)...5 Lagen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring (SFS 1994:1383)...5 1.2 Annan lagstiftning som berör vissa typer av handlingar...6 Socialtjänstlagen (SFS 2001:453)....6 Patientdatalagen (SFS 2008:355)...6 Lag om kommunal redovisning (SFS 1997:614)...6 1.3 Lokala föreskrifter...6 Arkivreglemente....6 E-postpolicy Så använder Du e-post i Härnösands kommun...6 Dokumenthanteringsplan...6 Arkivbeskrivning...7 Diarieplan....7 2 ALLMÄNNA HANDLINGAR...8 Vad är allmän handling?...8 Vad är inte allmän handling?...8 Offentlig eller sekretessbelagd handling...9 3 REGISTRERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR...10 3.1 Hantering av inkomna handlingar...10 Postsortering, öppning, bedömning, ankomststämpling...10 Inkommen handling till person som är ledig....11 Fullmakt för att öppna post...11 3.2 Registrering...12 Registrering av inkomna handlingar...12 Registrering av upprättade handlingar....12 Vem registrerar?...12 Vilka uppgifter ska registreras?...13 Vad behöver inte registreras?....14 Webbpublicering...14 4 EXPEDIERING AV HANDLINGAR...14 5 AVSLUTNING OCH ARKIVERING AV ETT ÄRENDE....15 6 TA DEL AV ALLMÄNNA HANDLINGAR...15 Hur går det till?...15 Utlämnande av sekretessbelagd handling...16 Möjlighet att söka webbpublicerade handlingar...16 BILAGOR...16 3

1 LAGAR, FÖRORDNINGAR OCH FÖRESKRIFTER Det finns en nationell lagstiftning och lokala föreskrifter och bestämmelser i kommunen som reglerar registrering och hantering av allmänna handlingar. Författningstexterna tas inte med i handboken av utrymmesskäl och därför att författningstexter är färskvara. Aktuella författningar kan hämtas på riksdagens webbplats http://www.riksdagen.se 1.1 Lagar och förordningar Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105) Tryckfrihetsförordningen är en grundlag som ska främja ett fritt meningsutbyte, en allsidig upplysning och som ger svenska medborgare och andra rätt att ta del av allmänna handlingar. I dagligt tal kallar man detta för offentlighetsprincipen. Tryckfrihetsförordningen är vår viktigaste utgångspunkt i det dagliga arbetet med ärende- och dokumenthantering. För att det skall vara enkelt att se om och när en allmän handling har kommit in till eller har upprättats i kommunen registreras den i ett diarium. Diarieföring är ett sätt att hålla handlingarna ordnade så att de är lätta att hitta. Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) Sekretesslagen anger undantagen från offentlighet, under vilka villkor allmänna handlingar kan sekretessbeläggas samt regler för registrering av allmänna handlingar. Förvaltningslagen (SFS 1986:223) Förvaltningslagen fastställer myndigheternas serviceskyldighet gentemot enskilda, regler för hur ärendehandläggning skall gå till, krav på dokumentation, hur beslut skall fattas och hur underrättelse om beslut skall gå till samt regler för omprövning och överklagande. Arkivlagen (SFS 1990:782) I arkivlagen finns bestämmelser för statliga, landstingskommunala och kommunala myndigheters arkivverksamhet. I arkivlagen beskrivs vad som är myndighetsarkiv. Allmänna handlingar bildar sådana arkiv. De är en del av vårt gemensamma kulturarv och ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser - rätten att ta del av allmänna handlingar - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen - forskningens behov. Sedan 1995 gäller lagen även för de kommunala bolagen. 4

Som grund för arkivvården ska myndigheterna vid registreringen av allmänna handlingar ta hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. Vid framställningen av handlingar ska myndigheten använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Av arkivlagen fram går även att det i varje kommun och landsting skall finnas en särskild arkivmyndighet som utövar tillsyn över de kommunala myndigheternas arkivverksamhet. Kommunstyrelsen respektive landstingsstyrelsen är arkivmyndighet, såvida kommunfullmäktige eller landstingsfullmäktige inte utser någon annan nämnd eller styrelse till detta. Arkivförordningen (SFS 1991:446) Arkivförordningen innehåller vissa bestämmelser som är gemensamma för statliga och kommunala myndigheter, varigenom regeringen har meddelat ett fåtal följdföreskrifter till arkivlagen även för kommuner och landsting. Kommunallagen (SFS 1991:900) Kommunallagen hänvisar till att föreskrifter om kommunala arkiv finns i arkivlagen. Det anges att när ett kommunalförbund har hand om en angelägenhet som det finns bestämmelser om i en särskild författning, ska den författningens bestämmelser om kommuner eller landsting gälla för förbundet. Därav följer att kommunalförbund om fattas av arkivlagens regler. Personuppgiftslagen (SFS 1998:204) Personuppgiftslagens bestämmelser gäller när behandlingen, t ex insamling, registrering, lagring, utskrift är helt eller delvis automatiserad. Lagen gäller också för annan behandling av personuppgifter om dessa ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier. Lagen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring (SFS 1994:1383) Lagen innebär att kommun- eller landstingsfullmäktige får föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet, överlämnas till ett enskilt organ och förvaras där under en begränsad tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna. Villkoret är dock att myndigheten ska läggas ned eller upphöra med en viss verksamhet, och att verksamheten i fortsättningen ska bedrivas av det enskilda organet och att detta behöver ha tillgång till handlingarna. Den så kallade överlämnandelagen anses inte tillämplig vid t ex driftsentreprenader. 5

1.2 Annan lagstiftning som berör vissa typer av handlingar Det finns även annan lagstiftning som berör viss typ av handlingar. Följande är ett urval av dessa. Socialtjänstlagen (SFS 2001:453) Socialtjänstlagen innehåller bl a regler om gallring och bevarande av vissa individhandlingar. Patientdatalagen (SFS 2008:355) Patientdatalagen innehåller regler för behandling av personuppgifter inom hälsooch sjukvården och skyldigheten att föra patientjournal. Lag om kommunal redovisning (SFS 1997:614) Lagen innehåller krav på hur räkenskaper ska föras, gallras och bevaras. 1.3 Lokala föreskrifter Förutom den nationella lagstiftningen som kommunen omfattas av finns ett antal föreskrifter och bestämmelser som upprättas lokalt och som reglerar ärende- och dokumenthanteringen i kommunen. Arkivreglemente Arkivreglementet antas av kommunfullmäktige och är det viktigaste instrumentet för kommunens arkivhantering. Arkivreglementet utfärdas med stöd av arkivlagen och ger fullmäktige möjlighet att utfärda mer detaljerade föreskrifter för den egna kommunens arkivvård. E-postpolicy Så använder Du e-post i Härnösands kommun Innehåller bestämmelser om e-post för kommunens förvaltningar och bolag. Dokumenthanteringsplan Varje kommunal myndighet skall redovisa sina allmänna handlingar i en dokumenthanteringsplan. Förvaltningen skall beskrivas utifrån sina verksamhetsområden och processer. Handlingar rörande lednings- och stödprocesser är samlade inledningsvis. Verksamhetsspecifika handlingar redovisas under avsnittet om huvudprocesser. Dokumenthanteringsplanen är ett styrdokument med flera funktioner; dels är den en plan över myndighetens handlingar som tillsammans med diariet ger en fullständig bild av vilka handlingstyper som förekommer hos myndigheten och är därför viktig ur offentlighetssynpunkt, dels utgör den en bevarande- och gallringsplan. När nämnden fattat beslut om dokumenthanteringsplanen har nämnden även fått ett beslut om vilka handlingar som skall gallras respektive bevaras. 6

Arkivbeskrivning Varje kommunal myndighet skall upprätta arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen skall ge en bild av vilken information som finns vid myndigheten och hur den har använts. Beskrivningen ska inte göra skillnad på om informationen är digital eller analog. Arkivbeskrivningen skall underlätta allmänhetens möjlighet att ta del av allmänna handlingar. Ofta fungerar arkivbeskrivningen som historik över förvaltningen. Arkivbeskrivningens innehåll skall bestå av en kortfattad redogörelse över; myndighetens arbetsuppgifter myndighetens organisation arkivets huvudsakliga organisation (struktur) gallringsregler arkivorganisation/arkivansvar Diarieplan Diarieplanen fastställs av kommunfullmäktige och klassificerar hur ärenden ska registreras. Diarieplanen är indelad utifrån kommunens processer. Det finns en kompletterande förklarande text för att därigenom underlätta användningen och uppnå en så stor samsyn som möjligt var i diarieplanen olika ärenden skall placeras. Diarieplanens ärendetyper redovisas i tre nivåer: För ytterligare information om diarieplanens klassificering, se bilaga Diarieplan. 7

2 ALLMÄNNA HANDLINGAR Enligt offentlighetsprincipen har alla rätt att ta del av allmänna handlingar. Detta gäller för all offentlig verksamhet i Sverige, dvs i stat, kommun och landsting. Detta är inskrivet i Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105) 2 kap 1. Vad är allmän handling? En handling är en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniska hjälpmedel. (TF 2 kap 3 ) En handling är allmän när den förvaras hos kommunen samt är antingen inkommen till eller upprättad inom kommunen. (TF 2 kap 3 ) En handling är inkommen till myndigheten när handlingen har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. För upptagning, när annan har gjort den tillgänglig för myndigheten så att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. (TF 2 kap 6 ) En handling är upprättad hos myndighet när den är expedierad, ärendet är slutbehandlat eller justerat och färdigställts. (TF 2 kap 7 ) En handling anses förvarad hos myndigheten när det finns faktisk tillgång till handlingen och för upptagning gäller att den skall finnas tillgänglig för myndigheten så att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. (TF 2 kap 3 ) Vad är inte allmän handling? Det finns vissa undantag när det gäller vad som är allmän handling (TF 2 kap 8-9 ). Nedanstående är exempel på sådana och behöver sålunda inte registreras. En inkommen handling som är ställd till en politisk eller facklig förtroendevald avsedd för mottagaren uteslutande i dennes funktion av politisk eller facklig förtroendevald, även om handlingen rör en fråga om kommunens verksamhet. Samma sak gäller utgående handlingar. En inkommen handling ställd till en tjänsteman och som inte rör kommunens verksamhet. Icke justerade protokoll. 8

Utkast eller förslag som utgör underlag för beslut eller skrivelser och andra därmed jämställda handlingar från nämnden. Minnesanteckningar, PM och liknande som upprättas som stöd för t ex föredragning. En tjänstemans interna arbetsmaterial, så som interna meddelanden, intern information och intern korrespondens. Offentlig eller sekretessbelagd handling En allmän handling kan vara endera offentlig eller sekretessbelagd. Offentlighetsoch sekretesslagen anger vilka uppgifter som kan vara föremål för sekretess. För att en handling ska kunna sekretessbeläggas måste den som beslutar om detta ange vilken paragraf i offentlighets- och sekretesslagen som stödjer beslutet. Del av en handling kan vara sekretessbelagd fast den i övrigt är offentlig. Sekretessen behöver inte vara definitiv och den skall alltid prövas på begäran. Sekretessen gäller för myndighet, anställd, uppdragstagare, förtroendevald, den som deltagit i myndighets verksamhet och för kommunala bolag. Sekretessen kan gälla mellan nämnder, förvaltningar, avdelningar, enheter och mellan enskilda tjänstemän och bolag. Det finns olika grader av sekretess. Det är viktigt att kommunens medarbetare och förtroendevalda sätter sig in i de sekretessregler som berör den egna verksamheten. 9

3 REGISTRERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR 3.1 Hantering av inkomna handlingar Postsortering, öppning, bedömning, ankomststämpling Den centrala postservicen tar hand om kommunens externa och interna post samt sorterar och distribuerar den. Den centrala registraturen emottar all post/e-post adresserad till respektive nämnd/förvaltning med undantag av sådant som uppenbarligen är: kursinbjudningar reklam cirkulär nyhetsbrev tidskrifter Om en handling inkommer till enskild tjänsteman på annat sätt än via den centrala postservicen, t ex direkt i hand eller via tjänstemannens e-postbrevlåda, åligger det den enskilde tjänstemannen att ombesörja att registrering sker utan dröjsmål. Den som är osäker på hur man ska göra bör fråga registrator eller närmaste chef. I den centrala registraturen sorteras inkommande post efter nämnd/ förvaltning. Den registrator som ansvarar för respektive nämnd/förvaltning svarar för att posten öppnas, bedöms och ankomststämplas. Detta gäller även den förvaltningsspecifika e-postbrevlådan. Den post som inte skall registreras i kommunens övergripande ärendehanteringssystem skickas vidare ut efter ankomststämpling till respektive nämnd/förvaltning. Det kan vara information som inte rör nämndens verksamhet eller är av ringa betydelse eller handlingar för kännedom som inte tillhör ett ärende. Det kan även röra sig om information som registreras i någon av förvaltningarnas verksamhetssystem eller hålls systematiskt ordnade på annat sätt. Mer information om vilka handlingar som skall diarieföras i det kommunövergripande ärendehanteringssystemet, registreras i verksamhetssystem eller hållas systematiskt ordnade finns beskrivet i respektive nämnds dokumenthanteringsplan. För mer information, se bilaga Rutin för posthantering. 10

Inkommen handling till person som är ledig Den som är ledig, sjuk eller av annan anledning är borta från sitt arbete har skyldighet att se till att inte post förblir oöppnad. E-post ställd till en som är frånvarande ska automatiskt gå vidare till eller öppnas av annan tjänsteman om inte den frånvarande bevakar sin brevlåda själv. Ett alternativ är att vid kortare frånvaro lämna ett meddelande om att e-postbrevlådan inte öppnas förrän vid ett visst datum och uppmana avsändaren att skicka meddelanden av officiell natur till förvaltningens e-postadress. Fullmakt för att öppna post Härnösands kommun har regler för öppning av tjänstepost. Där anges att all post som kommer in till kommunen anses som tjänstepost, oavsett om den anställdes namn står först eller inte. Gällande lagstiftning tillåter dock inte myndigheten att öppna personligt ställd post såvida den anställde inte medger detta. Alla anställda ges därför möjlighet att skriva under ett medgivande där medarbetare i central-diariet ges tillstånd att öppna personligt ställd post. Det är efter medgivande och först sedan posten öppnats som det kan konstateras att det inte rör sig om tjänste-post. Är brevet privat ska läsning omedelbart avbrytas. Post märkt Privat eller Personligt sorteras ut och vidarebefordras till adressaten i oöppnat skick. Försändelser till anställd i egenskap av förtroendevald eller facklig företrädare, ska också vidarebefordras till adressaten i oöppnat skick, om det tydligt är adresserat. Den anställde är alltid skyldig att förvissa sig om att allmänna handlingar registreras. Anställd som inte ger sitt medgivande ska medverka till att posten snarast kan öppnas och se till att den utan dröjsmål diarieförs, genom att öppna sin post på plats i centrala registraturen dagligen, även semestertid, dock ej lördag, söndag och helgdagar. Se mer information, se bilagorna Regler för öppning av tjänstepost och Fullmakt. 11

3.2 Registrering Registrering av inkomna handlingar Alla allmänna handlingar ska registreras om det inte är uppenbart att de är av ringa betydelse. De inkomna handlingarna som omfattas av registreringsskyldigheten skannas och registreras i kommunens övergripande ärendehanteringssystem Diabas av ansvarig registrator i den centrala registraturen. Efter att registrering skett arkiveras pappershandlingen i den centrala registraturens närarkiv. Vederbörande handläggare får via ärendehanteringssystemet ett meddelande om att denne har tilldelats en ärende. Registrering av upprättade handlingar En handling är upprättad hos myndighet när den är expedierad, ärendet är slutbehandlat eller justerat och färdigställts. Kommunens eget exemplar av t ex en utgående skrivelse är alltså en allmän handling så snart skrivelsen har avsänts. Om handlingen inte tillhör något speciellt ärende och inte heller ska expedieras är handlingen allmän när den har färdigställts, dvs när behörig tjänsteman har godkänt innehållet eller undertecknat handlingen. Detta kan t ex gälla fristående utredningar och PM. Vem registrerar? I de allra flesta fall är det nämndens registrator som registrerar i det kommunövergripande ärendehanteringssystemet Diabas. Systemet gör det möjligt för en handläggare att själv registrera de handlingar han/hon upprättar. Om handläggaren väljer att inte själv registrera handlingen eller är osäker på klassificeringen skall kontakt tas med registrator. Om en handläggare får en handling, som denne anser inte ankommer på henne/honom att handlägga, ska denne omedelbart kontakta registrator! I ärendehanteringssystemet finns olika profilkoder, vilka är kopplade till behörighet. Profilkod Funktion Behörighet HAND1 Handläggare Avancerad behörighet - Kan registrera och avsluta ärenden HAND Handläggare Begränsad behörighet - Läsarrättigheter REG Registrator Utvidgad behörighet SYSADM Systemadministratör Full behörighet 12

Vilka uppgifter ska registreras? Metadata data om data, är den information som används för att beskriva information. Metadata gör det möjligt att: identifiera ett ärende beskriva ärendet göra ärendet sökbart Ett ärende är en framställan som initieras, bereds och som innebär/kräver beslut eller åtgärd som dokumenteras. Ett ärende avslutas då den sista aktiviteten utgörs som leder fram till att ärendet inte längre ska uppdateras, oftast sker detta då beslut fattats och expedierats. Ett ärende innehåller vanligen av en eller flera handlingar som tillsammans bildar en enhet, ett ärende. Handlingar tillkommer genom en aktivitet i en process, t ex ansökningshandlingar. I ärendehanteringssystemet Diabas registreras följande obligatoriska uppgifter: Ärenderegistrering Ärendeblad (ifylls vid nyupplägg av ärende) datum diarieplan diarienummer (automatiskt) ansvarig handläggare enhet (automatiskt) ärendemening (en kort övergripande beskrivning av ärendet) juridisk eller privat person (namn och adress) Handlingsregistrering Dokumentblad datum handläggare enhet (automatiskt) riktning (in/ut) dok.typ Innehåll (vad det avser, t ex ansökan, beslut etc) Observera att det åligger respektive handläggare att sekretessklassificera ev uppgifter! För mer information rörande metadata i ärendehanteringssystemet, se bilaga Metadataöversikt - ärendehanteringssystemet Diabas. 13

För mer information rörande handläggning, se bilaga Rutin för handläggning. Vad behöver inte registreras? Rutinbetonade ärenden som enkelt kan besvaras, behöver inte registreras. Se även respektive nämnds dokumenthanteringsplan för mer information. Handlingar som inte rör nämndens verksamhet eller är av ringa betydelse T ex reklam, kursinbjudningar, statistiska meddelanden, cirkulär, nyhetsbrev, tidskrifter, handlingar för kännedom som inte tillhör ett ärende Handlingar ordnade på annat sätt Allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas att handlingen har kommit in eller upprättas Handlingar som registreras i andra system T ex handlingar som registreras i ekonomi-, löne- och personalsystem eller verksamhetsspecifika system för sociala ärenden, elevregistrering m m. Webbpublicering På kommunens hemsida www.harnosand.se kan man se vilka handlingar som har registrerats i ärendehanteringssystemet Diabas. Allt som inte strider mot personuppgiftslagen (PUL) och inte är sekretessbelagt skall publiceras för att öka offentlighetsinsynen för medborgarna. Alla kommunala nämnder har ett ansvar för att personuppgifter hanteras på ett korrekt sätt. I kommunen finns ett gemensamt personuppgiftsombud som den som är osäker kan vända sig till med ev frågor. 4 EXPEDIERING AV HANDLINGAR Ansvarig handläggare ombesörjer själv expediering av sina handlingar. För de handlingar som kräver underskrift ansvarar berörd handläggare för att kopia med underskrift (inskannad eller papper) skickas till centrala registraturen för arkivering. För mer information om vilka handlingar som kräver egenhändigt undertecknande ta kontakt med ansvarig registrator. För mer information rörande expediering, se bilaga Rutin för handläggning. 14

5 AVSLUTNING OCH ARKIVERING AV ETT ÄRENDE När ett ärende är färdigbehandlat och avslutas skall detta registreras med avslutsdatum. Ansvarig handläggare bär ansvaret för att detta sker och meddelar registrator. Den centrala registraturen upprättar årligen förteckningar över alla ej avslutade ärenden. Förteckningarna redovisas för respektive förvaltningschef. I den centrala registraturen finns ett närarkiv för avslutade ärenden, vilka registrerats i kommunens övergripande ärendehanteringssystem Diabas. Den centrala registraturen överlämnar arkivhandlingar till kommunarkivet vid fastställda tidpunkter. Överlämnade ärenden är avslutade och av bevarandekaraktär. För mer information rörande arkivering, se bilaga Rutin för handläggning. 6 TA DEL AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Hur går det till? Den som vill ta del av en handling kan göra detta genom att läsa den på stället eller skriva av den eller få en kopia. Allmänna, offentliga handlingar skall lämnas ut skyndsamt. Kommunen har rätt att ta ut en avgift för kopior enligt fastställd taxa fattad av Kommunfullmäktige. Kommunen har ingen skyldighet att lämna ut handling digitalt. Det är tillåtet att vara anonym. Om en person begär att få ut en handling med sekretessbelagda uppgifter har tjänstemannen dock rätt att fråga vem personen är och vad personen i fråga skall ha handlingen till för att sekretessprövning skall kunna göras. Utlämnande av allmän handling som registrerats i kommunens ärendehanteringssystem Diabas och inte omfattas av sekretess kan ske via den centrala registraturen. 15

Frågan om utlämnande av allmänna handlingar övergår till arkivmyndigheten om dessa är inlevererade till kommunarkivet, om inte annat är särskilt föreskrivet. Utlämnande av sekretessbelagd handling Frågor som rör pågående ärenden, ärenden omfattade av sekretess och myndighetsutövning (beslut som innebär en rättighet eller skyldighet för en enskild) besvaras av ansvarig handläggare. Beslut om att vägra lämna ut en eller delar av en handling fattas av den till vilken nämnden delegerat frågan. Frågan om utlämnande av sekretessbelagda handlingar övergår till arkivmyndigheten om dessa är inlevererade till kommunarkivet, om inte annat är särskilt föreskrivet. Om en person nekas att ta del av en handling, skall denne få ett skriftligt beslut med besvärshänvisning. Anser personen att kommunen har gjort fel, har denna möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. Se även bilaga Schema vid bedömande av om en handling skall lämnas ut. Möjlighet att söka webbpublicerade handlingar Ärendehanteringssystemet Diabas gör det möjligt för kommunmedborgaren att via kommunens hemsida se vilka offentliga handlingar som har registrerats. Det går att söka per nämnd eller via fritextsökning. BILAGOR Diarieplan Rutin för posthantering Regler för öppning av tjänstepost Fullmakt Metadataöversikt ärendehanteringssystemet Diabas Rutin för handläggning Schema vid bedömande av om en handling skall lämnas ut 16

17