www.pwc.se Revisionsrapport Lars Åke Claesson Martin Andersson Sandra Volter Övergripande ansvarsutövande avseende 2012 Region Gotland
Övergripande ansvarsutövande avseende 2012 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning... 1 2. Inledning... 4 2.1. Bakgrund... 4 2.2. Revisionsfråga... 4 2.3. Revisionsmetod och avgränsning... 4 3. Granskningsresultat... 5 3.1. Hälso- och sjukvårdsnämnden... 5 3.1.1. Uppdrag och mål... 5 3.1.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året... 5 3.1.3. Uppdragets fullgörande... 6 3.1.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet... 6 3.2. Socialnämnden... 7 3.2.1. Uppdrag och mål... 7 3.2.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året... 7 3.2.3. Uppdragets fullgörande... 8 3.2.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet... 8 3.3. Barn- och utbildningsnämnden... 9 3.3.1. Uppdrag och mål... 9 3.3.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året... 9 3.3.3. Uppdragets fullgörande... 10 3.3.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet... 10 3.4. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden... 11 3.4.1. Uppdrag och mål... 11 3.4.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året... 11 3.4.3. Uppdragets fullgörande... 12 3.4.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet... 12 3.5. Tekniska nämnden... 13 3.5.1. Uppdrag och mål... 13 3.5.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året... 13 3.5.3. Uppdragets fullgörande... 14 3.5.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet... 15 3.6. Regionstyrelsen-Ledningskontoret... 16 3.6.1. Uppdrag och mål... 16 3.6.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året... 16 3.6.3. Uppdragets fullgörande... 17 3.6.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet... 17 Revisorerna i Region Gotland
Övergripande ansvarsutövande avseende 2012 3.7. Regionstyrelsen-Servicekontoret... 18 3.7.1. Uppdrag och mål... 18 3.7.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året... 18 3.7.3. Uppdragets fullgörande... 19 3.7.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet... 19 3.8. Byggnadsnämnden... 20 3.8.1. Uppdrag och mål... 20 3.8.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året... 20 3.8.3. Uppdragets fullgörande... 21 3.8.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet... 21 3.9. Miljö- och hälsoskyddsnämnden... 23 3.9.1. Uppdrag och mål... 23 3.9.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året... 23 3.9.3. Uppdragets fullgörande... 24 3.9.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet... 25 3.10. Kultur- och fritidsnämnden... 26 3.10.1. Uppdrag och mål... 26 3.10.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året... 26 3.10.3. Uppdragets fullgörande... 27 3.10.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet... 28 Revisorerna i Region Gotland
1. Sammanfattande bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Region Gotland har granskat regionstyrelsens och nämndernas ansvarsutövande under 2012. Det vill säga om de har utifrån sina respektive ansvarsområden skött verksamheten på ett ändamålsmässigt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig. Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att Regionstyrelsen brister i uppsiktsplikten vilket påverkar koncernstyrningen negativt. Enligt kommunallagen 6 kap, 1 : Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. 2. Styrelsen skall uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens eller landstingets utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen skall också hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs. Utifrån lagstiftningen har vi nedan sammanfattat olika områden som bör inkluderas i uppsiktsplikten och där vår bedömning är att det finns brister. - Nämndöverskridande processer. Allt fler processer identifieras och beskrivs där den enskilda nämnden är beroende av annan eller flera nämnder för att kunna nå tillräcklig effekt visavi kunderna. Vi har genom ett antal granskningar kunnat konstatera att det inte är givet att gemensamma arbetssätt kan utarbetas och att samarbetet fungerar. Vår uppfattning är att regionstyrelsen i dessa fall har en samordnande uppgift där metod och uppföljningar är betydelsefulla. - Säkra att policys och strategier får genomslag i nämndernas verksamhet. Vi har noterat att regionfullmäktiges beslut om strategi för biogas inte genomförts trots att en handlingsplan utarbetats. Detta ställer frågan om fattade beslut i Regionfullmäktige och i Regionstyrelsen verkställs och om regionstyrelsen genomför kontroller som garanterar detta. - Målstyrning ekonomi bland fullmäktiges uppdrag till samtliga nämnder återfinns ett inom ekonomiperspektivet: Vid befarad negativ avvikelse skall nämnderna agera snabbt och vidta åtgärder. Detta är synnerligen angeläget för att säkra balansen. Vilka åtgärder vidtar Regionstyrelsen när ett flertal nämnder inte vidtar tillräckliga åtgärder vid befarade och konstaterade negativa avvikelser. Revisorerna i Region Gotland 1 av 29
- Målstyrning verksamhet Flertalet nämnder brister i sin styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Detta som en följd av att nämndernas styrkort inte utgör ändamålsenliga instrument för verksamhetsstyrningen. Generellt saknas en tydlig målkedja mellan övergripande perspektivmål, mål, och indikatorer så som kvalitets- och prestations nyckeltal. Detta medför att nämnden får svårt att följa måluppfyllelsen under året. Mål och indikatorer måste utformas så nämnderna har möjlighet att vidta åtgärder vid befarade avvikelser. - Säkra regionens internkontrollprocess d.v.s. att b.la. att risk- och väsentlighetsanalyser och interna kontrollplaner utarbetas nämndsvis samt att Regionstyrelsen säkerställer att kontroller för samtliga nämnder utarbetas. Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att Tekniska nämndens är ett exempel på nämnd där den interna kontrollen inte fungerar tillfredsställande: Under hösten 2012 beställde Regionstyrelsen ett rådgivningsuppdrag av. Uppdraget innebar granskning av tre olika projekt; upphandling av fastighetskonsulten Tom Hansson, biogasprojektet samt projekt i Kibaha. fann betydande brister inom tekniska nämnden och lämnade följande rekommendationer. Regionstyrelsen fattade beslut om att anta rekommendationerna som sina och uppmana tekniska nämnden att åtgärda dessa: - Tekniska nämnden behöver enligt vår uppfattning utbildning avseende vilken roll och vilket ansvar de har för sin verksamhet med utgångspunkt från bland annat kommunallagens regler. Utbildningen bör också innefatta vilka krav nämnden kan/ska ställa på sin förvaltning för att få tillräckliga beslutsunderlag för att fatta kloka beslut. - Den interna kontrollen inom förvaltningen är enligt vår uppfattning bristfällig. Förvaltningen präglas av mycket informellt arbetssätt. Vi rekommenderar att en åtgärdsplan utarbetas för att strikta upp hur beslut fattas av såväl nämnd som förvaltning samt tydliggör tjänstemännens och politikernas roller. Vår bedömning är att detta kommer att medföra ett omfattande arbete. - Vi rekommenderar att tekniska nämndens delegationsordning omarbetas. Detta p.g.a. att den innehåller formella felaktigheter, dels p.g.a. att delegationen är mycket långtgående. Under 2012 genomförde en granskning av hur tekniska nämnden hanterade försäljning av uttjänta fordon. Granskningen visade på en avsaknad av fastställda rutiner och brister i den interna kontrollen. Revisorerna i Region Gotland 2 av 29
Bedömning av ansvarsfrågan för respektive nämnd: Revisorerna ska i samband med bokslutet särskilt beakta ansvarsfrågan för respektive nämnd. Utgångspunkten i denna bedömning är förutom alla de granskningar som utförts löpande under året även den särskilda granskningen i denna rapport. Resultatet i denna del redovisas i revisionsrapporten i särskilda avsnitt per nämnd. Revisorerna i Region Gotland 3 av 29
2. Inledning 2.1. Bakgrund En grundläggande tanke i kommunallagen (och i god revisionssed) är att revisionen ska granska all verksamhet årligen. Avsikten är att stämma av hur väl respektive granskningsobjekt (styrelser, nämnder, fullmäktigeberedningar och ledamöterna i dessa) fullgjort sin uppgift. Kommunallagens uppdrag åt revisorerna kan kortfattat beskrivas på följande sätt: Om verksamheten skötts på ett ändamålsmässigt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig. Samtliga dessa fyra uppgifter ingår i revisionsfrågan för denna granskning. 2.2. Revisionsfråga Har verksamheten skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, är räkenskaperna rättvisande samt är den interns kontrollen tillräcklig? 2.3. Revisionsmetod och avgränsning Enligt god revisionssed i kommunal verksamhet skall granskningen genomföras i dialog med nämnden. Huvuddokumentet vid respektive möte är nämndens styrkort. Dessutom ingår att granska fullmäktiges särskilda direktiv till nämnderna. Granskningen omfattar samtliga nämnder utom Överförmyndarnämnd och Patientnämnd. Revisorerna i Region Gotland 4 av 29
3. Granskningsresultat 3.1. Hälso- och sjukvårdsnämnden 3.1.1. Uppdrag och mål Finns mål för nämndens verksamhet? Finns mål för nämndens ekonomi? Har fullmäktige givit nämnden särskilda uppdrag för 2012? Används mätetal som styrtal för: Ekonomi? Nej Prestationer? Kvalitet? I princip är fullmäktiges uppdrag likalydande för samtliga nämnder i regionen. Som ex på styrtal för prestationer är om det sätts upp en målsättning att öka produktiviteten inom en verksamhet, dvs öka produktionen till oförändrad kostnad. 3.1.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året Följdes verksamhetsmålen upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte verksamhetsmålen uppnåddes? Följdes ekonomin upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte ekonomin uppnåddes? Nej Användes mätetal vid uppföljningen för: Ekonomin? Nej Prestationer? Kvalitet? Åtgärdades nämndens särskilda direktiv under året? Revisorerna i Region Gotland 5 av 29
HSN redovisar ett underskott motsvarande 45,3 mkr. Vår bedömning är att det uppdrag från regionfullmäktige (RF) som avsåg att snarast åtgärda ekonomiska avvikelser har inte uppfyllts. Inte heller har HSN begärt tilläggsanslag av RF. 3.1.3. Uppdragets fullgörande Klarade nämnden sina verksamhetsmål för 2012? Klarade nämnden sina ekonomiska mål för 2012? Återrapporterade nämnden till RF avseende särskilda direktiv? Nej Nej HSN har inte klarat sitt ekonomiska uppdrag och endast delvis klarat verksamhetsuppdraget. Vi noterar att inom den interna kontrollplanen inte finns med några verksamhetsmål. 3.1.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet Tillräckligt Otillräckligt Uppdrag/mål Uppföljning och åtgärder Måluppfyllelse verksamhet Måluppfyllelse ekonomi Vår bedömning är att HSN ansvarsutövande kan diskuteras. De relativt stora intäkterna utifrån kömiljarden mm har reducerat det ekonomiska underskottet. Trots detta uppgår underskottet till 45,3 mkr. I de nya statsbidragen som håller på att utarbetas framgår att Gotland, pga sitt ö- läge varit underfinansierat med ca 47 mkr. Denna ökning innebär en förstärkning och samtidigt en bekräftelse på att sjukvården är dyrare att bedriva på Gotland jämfört med fastlandet. HSN söker ett aktivt samarbete med Stockholms läns landsting (SLL) och det är viktigt att utvecklingen fortsätter. Ett samgående med SLL är en politisk fråga. Revisorerna i Region Gotland 6 av 29
3.2. Socialnämnden 3.2.1. Uppdrag och mål Finns mål för nämndens verksamhet? Finns mål för nämndens ekonomi? Har fullmäktige givit nämnden särskilda uppdrag för 2012? Används mätetal som styrtal för: Ekonomi? Nej Prestationer? Nej Kvalitet? I princip är fullmäktiges uppdrag likalydande för samtliga nämnder i regionen. Som ex på styrtal för prestationer är om det sätts upp en målsättning att öka produktiviteten inom en verksamhet, dvs öka produktionen till oförändrad kostnad. 3.2.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året Följdes verksamhetsmålen upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte verksamhetsmålen uppnåddes? Följdes ekonomin upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte ekonomin uppnåddes? Användes mätetal vid uppföljningen för: Ekonomin? Nej Prestationer? Nej Kvalitet? Åtgärdades nämndens särskilda direktiv under året? Nämnden har haft en dialog med regionstyrelsen om försörjningsstödets utveckling. Detta har lett till att fullmäktige kommer att öka ramen för verksamheten med 10 mkr. Revisorerna i Region Gotland 7 av 29
3.2.3. Uppdragets fullgörande Klarade nämnden sina verksamhetsmål för 2012? Klarade nämnden sina ekonomiska mål för 2012? Återrapporterade nämnden till RF avseende särskilda direktiv? Nej 3.2.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet Tillräckligt Otillräckligt Uppdrag/mål Uppföljning och åtgärder Måluppfyllelse verksamhet Måluppfyllelse ekonomi Vår bedömning är att nämnden genomfört de åtgärder man kan kräva av dem. Det ekonomiska underskottet är betingat av främst ett ökat behov av försörjningsstöd, dels av demografiska förhållanden (en ökande äldre befolkning ett ökande behov av vård och omsorg). Vår uppfattning är att demografiska och andra frågor är en uppgift för regionstyrelsen och i förlängningen fullmäktige att uppmärksamma och att omfördela resurser till. Revisorerna i Region Gotland 8 av 29
3.3. Barn- och utbildningsnämnden 3.3.1. Uppdrag och mål Finns mål för nämndens verksamhet? Finns mål för nämndens ekonomi? Har fullmäktige givit nämnden särskilda uppdrag för 2012? Används mätetal som styrtal för: Ekonomi? Prestationer? Nej Kvalitet? I princip är fullmäktiges uppdrag likalydande för samtliga nämnder i regionen. Elevpengen är en form av ett ekonomiskt styrtal. Om verksamheten kan locka över elever från de privata skolorna kan intäkterna öka. Ett exempel på styrtal för prestationer är om man styr mot ökad produktivitet inom förskolan, fler barn till samma ersättning per barn. Vi har inte sett att det är en uttalad målsättning men man följer upp detta. Se nedan 3.3.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året Följdes verksamhetsmålen upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte verksamhetsmålen uppnåddes? Följdes ekonomin upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte ekonomin uppnåddes? Användes mätetal vid uppföljningen för: Ekonomin? Prestationer? Kvalitet? Åtgärdades nämndens särskilda direktiv under året? Elevpengen är en form av styrtal för ekonomin som ligger till grund för budgeten Revisorerna i Region Gotland 9 av 29
och uppföljningen. Uppföljning av antal barn per förskola sker. 3.3.3. Uppdragets fullgörande Klarade nämnden sina verksamhetsmål för 2012? Klarade nämnden sina ekonomiska mål för 2012? Återrapporterade nämnden till RF avseende särskilda direktiv? Nej Av alla verksamhetsmål är de viktigaste de som ger behörighet till gymnasiet. Vi noterar att andelen elever som inte har tillräcklig kunskap för att börja på gymnasiet ökar! BUN klarar inte behörighetsmålen. Inte heller de ekonomiska målen. BUN s åtgärder har varit otillräckliga. Det finns olika samarbetsfrågor mellan de kommunala nämnderna ex mellan BUN och GVN och SN som avser att ge barn och ungdomar det stöd och den hjälp som de behöver för att kunna genomföra skolan på bästa sätt. 3.3.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet Tillräckligt Otillräckligt Uppdrag/mål Uppföljning och åtgärder Måluppfyllelse verksamhet Måluppfyllelse ekonomi BUN klarar inte sina viktigaste verksamhetsmål eller det ekonomiska målet. Inte heller kan man säga att de åtgärder som hittills satts in för att nå verksamhetsmålen eller ekonomin varit framgångsrika. Notera ovanstående kommentar om. Revisorerna i Region Gotland 10 av 29
3.4. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden 3.4.1. Uppdrag och mål Finns mål för nämndens verksamhet? Finns mål för nämndens ekonomi? Har fullmäktige givit nämnden särskilda uppdrag för 2012? Används mätetal som styrtal för: Ekonomi? Prestationer? Kvalitet? I princip är fullmäktiges uppdrag likalydande för samtliga nämnder i regionen. Elevpengen är ett ekonomiskt styrtal. Styrtal för prestationer kan sägas vara den elevminskning som sker på gymnasiet. På totalen ska därför gymnasiet klara färre elever med minskande intäkter och en anpassning av kostnadsmassan som måste minskas. 3.4.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året Följdes verksamhetsmålen upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte verksamhetsmålen uppnåddes? Följdes ekonomin upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte ekonomin uppnåddes? Användes mätetal vid uppföljningen för: Ekonomin? Prestationer? Kvalitet? Åtgärdades nämndens särskilda direktiv under året? Revisorerna i Region Gotland 11 av 29
Under 2012 beslutade GVN att lägga ner ett antal program. Den sammanlagda besparingen blir ca 4 mkr av drygt 9 mkr som nämnden redovisade i underskott för året. Tiden för att få fullt genomslag är drygt två år (om samtliga nedläggningar genomförs). 3.4.3. Uppdragets fullgörande Klarade nämnden sina verksamhetsmål för 2012? Klarade nämnden sina ekonomiska mål för 2012? Återrapporterade nämnden till RF avseende särskilda direktiv? Nej Det allra viktigaste verksamhetsmålet är att eleverna ska gå ut gymnasiet med godkända betyg och med kompetens att de klarar högskolestudier. GVN klarar inte dessa krav. Däremot finns en mängd andra mål som är uppfyllda. GVN klarar inte heller det ekonomiska målet. 3.4.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet Tillräckligt Otillräckligt Uppdrag/mål Uppföljning och åtgärder Måluppfyllelse verksamhet Måluppfyllelse ekonomi Att det kommer elever till gymnasiet med alldeles för dåliga förkunskaper innebär naturligtvis en merkostnad för gymnasiet. Detta är en fråga som berör flera andra nämnder och är genom den nämndsöverskridande karaktären även en fråga för regionstyrelsen/fullmäktige. Revisorerna i Region Gotland 12 av 29
3.5. Tekniska nämnden 3.5.1. Uppdrag och mål Finns mål för nämndens verksamhet? Finns mål för nämndens ekonomi? Har fullmäktige givit nämnden särskilda uppdrag för 2012? Används mätetal som styrtal för: Ekonomi? Nej Prestationer? Kvalitet? Nämnden har ansvaret för verksamheten i två förvaltningar, Samhällsbyggnadsförvaltningen (beställaren) och teknikförvaltningen (utföraren). Nämnden ansvarar för service inom områdena fastigheter/lokaler, gator/vägar, parker, kollektivtrafik, vatten och avlopp samt renhållning och hamnar. Nämnden har även ansvar för markförvaltning som arrende- och exploateringsförmågor. Nämnden har tagit fram totalt elva mål inom de fyra perspektiven. I princip är fullmäktiges uppdrag likalydande för samtliga nämnder i regionen. 3.5.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året Följdes verksamhetsmålen upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte verksamhetsmålen uppnåddes? Nej Följdes ekonomin upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte ekonomin uppnåddes? Användes mätetal vid uppföljningen för: Ekonomin? Nej Prestationer? Kvalitet? Åtgärdades nämndens särskilda direktiv under året? Revisorerna i Region Gotland 13 av 29
Nämnden har fastställt totalt elva egna mål som knyter an till styrkortets mål inom respektive perspektiv. För de egna målen har nämnden i viss grad tagit fram verksamhetsmått för att mäta prestationer och kvalitet. konstaterar att det finns behov av att strama upp och tydliggöra kopplingen mellan indikatorer/mått och fastställda mål. Nämnden bör fastställa tydliga önskvärda målnivåer för sin för sina produktions- och verksamhetsnyckeltal och bör vara tydligt kopplade till nämndens måluppfyllelse. Nämnden bör även ta fram arbetssätt och rutiner för att möjliggöra uppföljning och prognostisering av verksamhetens måluppfyllelse under året. Nämndens prognossäkerhet har inte varit tillfredställande under året. Vid andra tertialen prognostiserade nämnden ett negativ resultat jämfört med budget på ca 9,5 mkr. Resultatutfallet vid årets slut blev positivt med nästan 1,2 mkr. Denna stora förändring förklaras med bl.a. av en taxehöjning inom VA, ändrade tidtabeller inom kollektivtrafiken och felfakturering avseende el som återbetaldes i slutet av året. Tekniska nämnden saknar ett fastställt system för internkontroll, en genomförd risk- och väsentlighetsanalys och en fastställd internkontrollplan för 2012. Nämnden har tagit ett beslut under 2012 om att införa system för internkontroll enligt COSO. Enligt uppgift ska arbetet påbörjats under slutet av 2012 med att ta fram ett system internkontroll och en internkontrollplan för 2013. På uppdrag av Regionledningskontoret genomfördes en konsultgranskning av några, upphandlade projekt inom Teknikförvaltningen. Granskningen påvisade brister i förvaltningens internkontroll avseende följsamhet till bl.a. upphandlingsregler och delegationsordning. Enligt uppgift fungerar samspelet mellan nämnd och förvaltning mindre bra. Nämnden upplever att informationen från förvaltningen är bristfällig och medför att nämnden missar viktigt information. Det ska dock ha påbörjats en översyn av nämndens delegationsordning och en utbildning har genomförts för tekniska förvaltningens ledningsgrupp avseende kommunallagen och regler för upphandling. En gemensam utbildning med Tekniska nämnden genomförs i april 2013. 3.5.3. Uppdragets fullgörande Klarade nämnden sina verksamhetsmål för 2012? Klarade nämnden sina ekonomiska mål för 2012? Återrapporterade nämnden till RF avseende särskilda direktiv? Nej Revisorerna i Region Gotland 14 av 29
Nämnden gör bedömningen att de uppfyller fyra av elva mål, vilka tre mål avser ekonomiperspektivet och ett mål ligger inom processperspektivet. Nämnden bedömer sig varken uppfylla målen inom brukare/kundperspektivet eller medarbetarperspektivet. De ekonomiska målen uppfylls. Nämnden uppvisar en budget i balans med en positiv avvikelse mot budget med 1 865 tkr. 3.5.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet Tillräckligt Otillräckligt Uppdrag/mål Uppföljning och åtgärder Måluppfyllelse verksamhet Måluppfyllelse ekonomi Nämnden har i stort klarat sitt uppdrag och uppfyllt de och ekonomiska målen. De verksamhetsmässiga målen har dock inte uppfyllts. Nämnden brister i sin styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten och gör bedömningen att nämndens internkontroll är inte är tillfredställande. Bedömning görs med bakgrund av kopplingen mellan mål och mått är inte tillräckligt tydligt i nämndens styrkort för att utgöra ett ändamålsenligt instrument för nämndens verksamhetsstyrning. Nämnden har inte vidtagit några åtgärder avseende bristen på måluppfyllelse för de verksamhetsmässiga målen. Nämnden har inget system för internkontroll eller internkontrollplan och en konsultrapport har påvisat brister i förvaltningens internkontroll avseende följsamhet till bl.a. upphandlingsregler och delegationsordning. Nämnden har dock påbörjat ett arbete med att se över sitt internkontrollarbete avseende system för internkontroll och internkontrollplan för 2013. Revisorerna i Region Gotland 15 av 29
3.6. Regionstyrelsen-Ledningskontoret 3.6.1. Uppdrag och mål Finns mål för nämndens verksamhet? Finns mål för nämndens ekonomi? Har fullmäktige givit nämnden särskilda uppdrag för 2012? Används mätetal som styrtal för: Ekonomi? Nej Prestationer? Nej Kvalitet? I princip är fullmäktiges uppdrag likalydande för samtliga nämnder i regionen. Vi anser att ett styrtal av prestationer ska vara ex att öka produktiviteten inom en verksamhet att öka antalet prestationer till samma kostnad. 3.6.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året Följdes verksamhetsmålen upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte verksamhetsmålen uppnåddes? Följdes ekonomin upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte ekonomin uppnåddes? - Användes mätetal vid uppföljningen för: Ekonomin? Prestationer? Nej Kvalitet? Åtgärdades nämndens särskilda direktiv under året? Ledningskontoret redovisade ett överskott varför åtgärdandet den ej var aktuellt. Revisorerna i Region Gotland 16 av 29
3.6.3. Uppdragets fullgörande Klarade nämnden sina verksamhetsmål för 2012? Klarade nämnden sina ekonomiska mål för 2012? Återrapporterade nämnden till RF avseende särskilda direktiv? Nej Ledningskontoret har inte klarat en av sina viktigare processer om koncernstyrningen. 3.6.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet Tillräckligt Otillräckligt Uppdrag/mål Uppföljning och åtgärder Måluppfyllelse verksamhet Måluppfyllelse ekonomi Vi har noterat att koncernstyrningen inte fungerar tillfredsställande. I rapporten framför vi i kommentarerna för de flesta nämnder att det finns regionalpolitiska frågor. Med det menar vi att vissa frågeställningar måste lyftas till regionnivån och ytterst avgöras i fullmäktige. Nämndöverskridande processer Säkra att policys eller strategier följs av facknämnderna Säkra regionens internkontrollprocess Säkra att fattade beslut i RF och RS genomförs Målstyrning ekonomi Målstyrning verksamhet Revisorerna i Region Gotland 17 av 29
3.7. Regionstyrelsen-Servicekontoret 3.7.1. Uppdrag och mål Finns mål för nämndens verksamhet? Finns mål för nämndens ekonomi? Har fullmäktige givit nämnden särskilda uppdrag för 2012? Används mätetal som styrtal för: Ekonomi? Nej Prestationer? Nej Kvalitet? Nej I princip är fullmäktiges uppdrag likalydande för samtliga nämnder i regionen. Vi anser att servicekontoret inte har några styrtal eftersom verksamheterna inte fullt ut är konkurrensutsatta. De avtal man har med kunderna är mer i form av abonnemangsavtal där kunderna inte har några alternativ till serviceförvaltningen. För närvarande pågår en utredning som syftar till att klara ut vilka spelregler som bör gälla framöver. Vilka tjänster måste köpas från serviceförvaltningen och vilka kan konkurrensutsättas. Målet är också att utredningen ska klargöra att serviceförvaltningen ska vara en ren utförare och inte domare kring vad som gäller. 3.7.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året Följdes verksamhetsmålen upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte verksamhetsmålen uppnåddes? Följdes ekonomin upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte ekonomin uppnåddes? - Användes mätetal vid uppföljningen för: Ekonomin? Prestationer? Kvalitet? Åtgärdades nämndens särskilda direktiv under året? Revisorerna i Region Gotland 18 av 29
Serviceförvaltningen redovisade ett överskott varför åtgärder inte var aktuella. 3.7.3. Uppdragets fullgörande Klarade nämnden sina verksamhetsmål för 2012? Klarade nämnden sina ekonomiska mål för 2012? Återrapporterade nämnden till RF avseende särskilda direktiv? 3.7.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet Tillräckligt Otillräckligt Uppdrag/mål Uppföljning och åtgärder Måluppfyllelse verksamhet Måluppfyllelse ekonomi Den utredning om spelregler mm som pågår är viktig ur ett koncernperspektiv. Inblandade aktörer måste få vägledning kring vilka uppgifter som måste köpas av servicekontoret och vilka som är konkurrensutsatta! Revisorerna i Region Gotland 19 av 29
3.8. Byggnadsnämnden 3.8.1. Uppdrag och mål Finns mål för nämndens verksamhet? Finns mål för nämndens ekonomi? Har fullmäktige givit nämnden särskilda uppdrag för 2012? Används mätetal som styrtal för: Ekonomi? Prestationer? Kvalitet? I princip är fullmäktiges uppdrag likalydande för samtliga nämnder i regionen. Till största del är nämndens mål en god bebyggd miljö, utifrån det har de delprocesser. Nämnden har totalt tagit fram 10 egna mål kopplat till huvudprocessen och styrkortet. I princip följer nämnden fullmäktiges rekommendationer, de har tagit fram 4 mål i sitt styrkort. 3.8.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året Följdes verksamhetsmålen upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte verksamhetsmålen uppnåddes? Följdes ekonomin upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte ekonomin uppnåddes? Användes mätetal vid uppföljningen för: Ekonomin? Prestationer? Kvalitet? Åtgärdades nämndens särskilda direktiv under året? Revisorerna i Region Gotland 20 av 29
Säkerheten i nämndens ekonomiska prognoser under året har varit tillfredsställande med undantag för första hälften av året då verksamheten saknade ekonomichef. I september 2012 när nämnden befarade ett negativt resultat tillsattes en arbetsgrupp för att åtgärda det befarade negativa resultatet. Det finns ett behov av att strama upp och tydliggöra kopplingen mellan indikatorer/mått och fastställda mål. Nämnden bör fastställa tydliga önskvärda målnivåer för sin för sina produktions- och verksamhetsnyckeltal och som bör vara tydligt kopplade till nämndens måluppfyllelse. Nämnden bör även ta fram arbetssätt och rutiner för att möjliggöra uppföljning och prognostisering av verksamhetens måluppfyllelse under året. Byggnadsnämnden saknar ett fastställt system för internkontroll, en genomförd risk- och väsentlighetsanalys och en fastställd internkontrollplan för 2012. Enligt uppgift ska arbete påbörjats under slutet av 2012 med att ta fram ett system internkontroll och en internkontrollplan för 2013. 3.8.3. Uppdragets fullgörande Klarade nämnden sina verksamhetsmål för 2012? Klarade nämnden sina ekonomiska mål för 2012? Återrapporterade nämnden till RF avseende särskilda direktiv? Nej Nej Nämnden gör bedömningen att inget av verksamhetens mål uppfylls. Nämnden har två ekonomiska mål, de anser sig uppfylla ett av dem. Nämndens budgethållning har inte varit tillräcklig och man redovisar en negativ avvikelse mot budget med 842 tkr. 3.8.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet Tillräckligt Otillräckligt Uppdrag/mål Uppföljning och åtgärder Måluppfyllelse verksamhet Måluppfyllelse ekonomi Revisorerna i Region Gotland 21 av 29
Nämnden har varken uppfyllt de ekonomiska eller de verksamhetsmässiga målen. Nämnden brister i sin styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten och gör bedömningen att nämndens internkontroll är inte är tillfredställande. Kopplingen mellan mål och mått är inte tillräckligt tydligt i nämndens styrkort för att utgöra ett ändamålsenligt instrument för nämndens verksamhetsstyrning. Nämnden brister i sitt arbete med att vidta åtgärder vid en bristande måluppfyllelse. Nämnden har inte heller fastställt ett system för internkontroll eller en fastställt internkontrollplan för 2012. Enligt uppgift kommer nämnden att fastställa en internkontrollplan för 2013 under våren. Revisorerna i Region Gotland 22 av 29
3.9. Miljö- och hälsoskyddsnämnden 3.9.1. Uppdrag och mål Finns mål för nämndens verksamhet? Finns mål för nämndens ekonomi? Har fullmäktige givit nämnden särskilda uppdrag för 2012? Används mätetal som styrtal för: Ekonomi? Nej Prestationer? Kvalitet? I princip är fullmäktiges uppdrag likalydande för samtliga nämnder i regionen. En stor del av nämndens uppdrag är myndighetsutövning genom tillstånds- och tillsynsverksamhet och nämnden har tagit fram totalt åtta mål. Inom perspektivet Medarbetare har nämnden inte kopplat några mål eller framgångsfaktorer till sitt övergripande mål. Detta motiveras med att nämnden inte har ansvar för några medarbetare eller ledare och hänvisar till Tekniska nämndens och Byggnadsnämndens styrkort. Miljö- och hälsoskyddsnämnden anger dock att de har 33 anställda som inte delas med någon av de övriga nämnderna. 3.9.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året Följdes verksamhetsmålen upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte verksamhetsmålen uppnåddes? Nej Följdes ekonomin upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte ekonomin uppnåddes? Ej tillämpligt Användes mätetal vid uppföljningen för: Ekonomin? Nej Prestationer? Kvalitet? Åtgärdades nämndens särskilda direktiv under året? Revisorerna i Region Gotland 23 av 29
Nämnden har fastställt totalt åtta egna mål som knyter an till styrkortets mål inom respektive perspektiv. För de egna målen har nämnden i viss grad tagit fram mått för volymer och verksamhet. konstaterar att det finns behov av att strama upp och tydliggöra kopplingen mellan indikatorer/mått och fastställda mål. Verksamhetsrelevanta produktionsoch verksamhetsnyckeltal bör vara tydligt kopplade till nämndens måluppfyllelse. Nämnden bör även ta fram arbetssätt rutiner för att möjliggöra uppföljning och prognostisering av verksamhetens måluppfyllelse under året. En gemensam process för nämndärenden har tagits fram av Samhällsbyggnadsförvaltningen. Den har dock ännu inte implementeras i de tre olika nämnderna som förvaltningen arbetar för. Enligt kommunallagen (6 kap. 7) ansvarar nämnden för internkontrollen inom sitt område. Miljö- och hälsoskyddsnämnden saknar ett fastställt system för internkontroll, en genomförd risk- och väsentlighetsanalys och en fastställd internkontrollplan för 2012. Ett arbete med att ta fram system för intern kontroll är påbörjat efter att nämnden beslutat att införa modell enligt COSO. 3.9.3. Uppdragets fullgörande Klarade nämnden sina verksamhetsmål för 2012? Klarade nämnden sina ekonomiska mål för 2012? Återrapporterade nämnden till RF avseende särskilda direktiv? Nämnden gör bedömningen att de uppfyller sex av åtta mål. Inom perspektivet Processer bedömer nämnden att målen om Kommunicerade och utvecklade gränssnitt och målet om Specificerat i garantierna/mål för handläggningstider uppfylls delvis. Inom perspektivet Medarbetare har nämnden inte kopplat några mål och framgångsfaktorer till sitt övergripande mål. De ekonomiska målen uppfylls. Nämnden uppvisar en budget i balans med en positiv avvikelse mot budget med 1 772 tkr och prognossäkerheten har varit god. Överskottet beror framförallt på att vakanta tjänster inte tillsatts på grund av stoppaketet vilket även bidrog att verksamhetsmålen inom perspektivet process inte uppfylldes helt. Revisorerna i Region Gotland 24 av 29
3.9.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet Tillräckligt Otillräckligt Uppdrag/mål Uppföljning och åtgärder Måluppfyllelse verksamhet Måluppfyllelse ekonomi Nämnden har allt väsentligt klarat sitt uppdrag och har i stort sätt uppfyllt de verksamhetsmässiga och ekonomiska målen. Nämnden brister dock i sin styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten och gör bedömningen att nämndens internkontroll är inte är tillfredställande. Kopplingen mellan mål och mått är inte tillräckligt tydligt i nämndens styrkort för att utgöra ett ändamålsenligt instrument för nämndens verksamhetsstyrning. Nämnden har inte heller fastställt ett system för internkontroll eller en fastställt internkontrollplan för 2012. Revisorerna i Region Gotland 25 av 29
3.10. Kultur- och fritidsnämnden 3.10.1. Uppdrag och mål Finns mål för nämndens verksamhet? Finns mål för nämndens ekonomi? Har fullmäktige givit nämnden särskilda uppdrag för 2012? Används mätetal som styrtal för: Ekonomi? Nej Prestationer? Kvalitet? I princip är fullmäktiges uppdrag likalydande för samtliga nämnder i regionen. Nämnden har formulerat mål för nämndens verksamhet dock är de inte i alla delar specifika eller särskilt tydliga. Genomgående saknar nämnden det vad man kallar för SMART:a mål, dvs. specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsatta. Exempelvis för brukarperspektivet har nämnden i princip endast angett att de ska följa resultaten i Nöjd Kund Index (NKI) från år till år och att resultaten ska vara så bra som möjligt men inte redogjort för vilka mål/indikatorer som är kopplade till det övergripande perspektivmålet. Nämnden har dock angett totalt 17 framgångsfaktorer där det redogörs för vad som är tänkt att mätas men inga målnivåer. 3.10.2. Ledning, styrning, uppföljning och kontroll under året Följdes verksamhetsmålen upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte verksamhetsmålen uppnåddes? Följdes ekonomin upp? Vidtog nämnden åtgärder om inte ekonomin uppnåddes? Användes mätetal vid uppföljningen för: Nej Ej tillämpligt Ekonomin? Nej Prestationer? Kvalitet? Åtgärdades nämndens särskilda direktiv under året? Revisorerna i Region Gotland 26 av 29
Eftersom nämnden inte i stora delar inte har formulerat SMART:a mål är det svårt att säga om nämnden följer upp målen i styrkortet. Nämnden tar dessutom inte tydligt ställning till om man har uppfyllt målen inom respektive perspektiv. Dock redogör nämnden för resultaten i olika brukar- och medarbetarundersökningar och besöksstatistik mm och om resultaten är bra eller dåliga. gör bedömningen att nämnden bör formulera SMART:a mål och indikatorer som är tydligt kopplade till respektive övergripande perspektivmål. Målen bör till stor del formuleras på ett sätt som möjliggör uppföljning och prognostisering av verksamhetens måluppfyllelse under året. Detta gör det möjligt för nämnden att sätta in åtgärder vid en icke önskad måluppfyllelse. Nämnden har inte följt upp säkerheten i de ekonomiska prognoserna i årsredovisningen men enligt uppgift ska den ha varit god och man räknade med ett nollresultat jämfört med budget. Enligt kommunallagen (6 kap. 7) ansvarar nämnden för internkontrollen inom sitt område. Kultur- och fritidsnämnden saknar ett fastställt system för internkontroll, en genomförd risk- och väsentlighetsanalys och en fastställd internkontrollplan för 2012. rekommenderar nämnden att ta fram ett system för internkontroll och anta en internkontrollplan inför varje år. 3.10.3. Uppdragets fullgörande Klarade nämnden sina verksamhetsmål för 2012? Klarade nämnden sina ekonomiska mål för 2012? Återrapporterade nämnden till RF avseende särskilda direktiv? Nämnden tar ingen aktiv ställning till måluppfyllelsen avseende sina verksamhetsmål men redogör olika typer av resultat. Nämnder har dessutom inte formulerat tillräckligt SMART:a mål, se kommentarsfälten ovan för denna redogörelse. Nämnden tar dock ställning till måluppfyllelsen av brukarupplevelsen utifrån sina kundundersökningar. De ekonomiska målen uppfylls. Nämnden uppvisar en budget i balans med en positiv avvikelse mot budget med 820 tkr. Revisorerna i Region Gotland 27 av 29
3.10.4. Sammanfattande bedömning av ansvarsutövandet Tillräckligt Otillräckligt Uppdrag/mål Uppföljning och åtgärder Måluppfyllelse verksamhet Måluppfyllelse ekonomi Nämnden har inte formulerat tillräckligt tydliga och specifika mål för nämndens verksamhet. Genomgående saknar nämnden det vad man kallar för SMART:a mål, dvs. specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsatta. Nämnden har i väsentligt uppfyllt de och ekonomiska målen. De verksamhetsmässiga målen är svåra att ta ställning till om nämnden har uppfyllt eller ej. Nämnden brister i sin styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten och gör bedömningen att nämndens internkontroll är inte är tillfredställande. Bedömning görs med bakgrund mot att mål och indikatorer inte är tillräckligt specifika och tydligt kopplade till respektive övergripande perspektivmål. Styrkortet är i dagsläget inget ändamålsenligt instrument för nämndens verksamhetsstyrning. Nämnden har inget system för internkontroll eller internkontrollplan eller en fastställd internkontrollplan för 2012. Revisorerna i Region Gotland 28 av 29
2013-04-04 Lars-Åke Claesson Projektledare Carin Hultgren Uppdragsledare Revisorerna i Region Gotland 29 av 29