Kvalitetsberättelse 2016 FSB Finsk Omsorg AB Gabriella Belestam Verksamhetschef
Sida 2 av 7 Innehållsförteckning Sida * Verksamhetsbeskrivning 3 * Uppföljning genom egenkontroll 3 * Riskanalys 5 * Utredning avvikelser 5 * Klagomål och synpunkter 6 * Samverkan 6 * Personalens medverkan i kvalitetsarbetet 6 * Sammanställning, analys och resultat 7
Sida 3 av 7 Verksamhetsbeskrivning FSB Finsk Omsorg AB är ett helägt dotterbolag till Finskt Seniorboende AB som har varit verksam inom äldreomsorgen sedan 2002. Verksamheten har funnits inom Stor-Stockholm, med hemtjänst inom Stockholms Stad, Solna och Sundbyberg. Finsk Omsorg bildades 2010 för att vara verksam inom äldreomsorgen i kranskommunerna till Stockholm. Den 1 april 2012 startades verksamheten med hemtjänst i Solna stad. Upptagningsområdet är hela Solna och Sundbyberg. Lokalen finns i Huvudsta i Solna, Kristinelundsvägen 6. Lokalen är väl anpassad för administration och raster. Personalen börjar och avslutar alltid sina arbetspass i lokalen. Möjlighet för ombyte finns, arbetskläder finns i lokalen. Dockningsstation för mobipen finns också i lokalen. På kontoret finns pärmen Rutiner och riktlinjer som all personal ska ta del av. Där finner personalen aktuella rutiner och riktlinjer inom företaget. I december 2016 hade Finsk Omsorg 16 aktiva kunder i Solna och 12 i Sundbyberg som fick sina beviljade insatser utförda av Finsk Omsorg. Målsättningen är att kundantalet ska växa. Verksamheten utvärderas och följs upp kontinuerligt av gruppchef Anneli Uibo och verksamhetschef Gabriella Belestam. Under november 2016 har Anneli Uibo (tidigare samordnare) blivit gruppchef. Gabriella Belestam blev ny verksamhetschef i maj 2016. Rutiner förändras/uppdateras vid behov. Genomgång av befintliga rutiner sker årligen i samband med planeringsdagarna som sker i mars månad. Arbetslaget utvärderar och analyserar sitt arbete kontinuerligt i samband med personalmöten (APT) som hålls av verksamhetschef och/eller gruppchefen 10 ggr/år. Personalens kompetens Kompetensutvecklingsinsatser planeras i samband med planeringsdagarna, samtliga i personalen har individuella kompetensutvecklingsplaner. Det har konstaterats att den sammanlagda kompetensen behöver höjas under 2017. Två medarbetare har slutfört sin undersköterskeutbildning under 2016, en medarbetare har påbörjat undersköterskeutbildning. Ytterligare två medarbetare kommer påbörja utbildning i början av 2017. Målsättningen är att samtlig personal inom verksamheten ska ha undersköterskeutbildning. Rekrytering är en ständigt pågående process, rekrytering har varit i fokus 2016 och kommer så att vara 2017. Målsättning är att anställa utbildade undersköterskor som förutom svenska även talar finska. Tre nya medarbetare har blivit timanställda, varav två är undersköterskor och en är finsktalande. Verksamhetschefen har haft individuella medarbetarsamtal med samtlig personal under november månad. Individuella kompetenshöjande mål sattes i samband med samtalen. Uppföljning genom Egenkontroll SOSFS 2011:9 5 kap. 2, 7 kap. 1 Egenkontrollen har utarbetats under 2016 med tydligare instruktioner för gruppchef och personal. Detta fortlöper under 2017.
Sida 4 av 7 Gruppchefen följer upp personalens arbete veckovis genom att kontrollera dokumentationen och att kontaktpersonerna i samråd med kunderna gjort genomförandeplaner enligt rutin. Gruppchefen kontrollerar Phoniro Care dagligen och följer antalet beställda timmar, utförda timmar samt kontinuiteten. Uppföljningsansvar för nyckelhantering, näringsintag, hygien samt klagomålshantering sker i samband med det dagliga arbetet av gruppchefen. Avvikelser rapporteras till verksamhetschefen som utreder samtliga klagomål/avvikelser. Alla medarbetare bär arbetskläder som företaget tillhandahåller, samt ID-kort med företagslogga. Tvätt av arbetskläder sker på kontoret. Som en del i egenkontrollsarbetet har vi under hösten infört en checklista som veckovis ska fyllas i av gruppchefen och skickas till verksamhetschef. Ifylld checklista innebär att gruppchefen har kontrollerat/gjort följande: Informerat verksamhetschef om kundflödet för månaden Läst/korrigerat personalens dokumentation från gårdagen Observerat att hygienrutinerna följts Arbetskläder och ID-bricka har används av samtlig personal Arbetspassen från gårdagen är godkända/korrekta Matlådor, temperaturen och etiketter kontrolleras Personalen har korrekt besöksschema Kontrollerat att personalen följt rutin ang. nyckelkvittering Genomförandeplaner är gjorda Klagomål/synpunkter har hanterats enligt rutin Bemannat nästkommande vecka Delegeringar är aktuella och finns vid behov Under hösten har dokumentation varit i fokus. Personalen har själva diskuterat hur de dokumenterar och vad de ska skriva/inte skriva. Som hjälp har de fått ett underlag med bra exempel på dokumentation. Som diskussionsunderlag har de även diskuterat hur de ska uttrycka sig i text. Detta är ett förbättringsområde och fortlöper under 2017. Förslag har tagits fram om att införa diskussionsgrupp som veckovis granskar och diskuterar all dokumentation som personalen gjort under veckan. Verksamhetschefen kontrollerar varje månad underlaget för fakturering. Synpunkter och klagomål samlas av verksamhetschefen kontinuerligt när dessa uppstår. Sammanfattning av klagomålen görs kvartalsvis av verksamhetschef och rapporteras till styrelsen. Resultaten av uppföljning och utvärdering används som beslutsunderlag för att utveckla verksamheten vidare och höja kvalitén. Sammanfattning av utvärderingar görs av ledningen årligen i slutet på året. Utifrån detta diskuteras förbättringsområden fram under planeringsdagar för arbetslaget. Under 2016 har ett eget skyddsombud inom verksamheten utsetts. Utbildning påbörjas i början av 2017. Under 2016 utfördes ett självskattningstest ang stress. Samtlig personal fick genomföra en webbaserad intervju huruvida de upplevde stress på jobbet. Resultatet var mycket positivt då ingen
Sida 5 av 7 medarbetare låg under gränsen för vad som ansågs vara normal stresskänsla. Testet kommer att utföras på nytt 2017 för att jämföra resultat och se ev. utvecklingsområden. Riskanalys SOSFS: 2011:9 5 kap. 1 Riskanalys utförs hos alla kunder vid första hembesöket, samt vid förändrat tillstånd eller omvårdnadsbehov. Risker för att det kan inträffa händelser som kan medföra brister i verksamheten kartläggs av verksamhetschefen. Rapportering av risker sker av den egna personalen, kunder eller andra intressenter. Personalbrist Eventuella risker som upptäckts är att personalen insjuknar/någonting händer och att de inte infinner sig på arbetsplatsen när arbetspasset påbörjas. Det kan resultera i att kunderna inte får de planerade besöken. Att förebygga: Vardagar finns Gruppchefen på arbetsplatsen och kontrollerar att samtlig personal påbörjar sina arbetspass. Under helgdagar finns helgansvarig som kontrollerar att personal kommit till arbetsplatsen. Missförstånd Risker att besök uteblir från planeringen och kunder blir utan hjälp. Att förebygga: Gruppchefen gör alla schema och försäkrar sig om att alla kunder får sina beviljade insatser utförda. Kontaktpersonerna tar ansvar över sina kunders insatser och försäkrar sig om att planeringen stämmer. Gruppchefen ska alltid kontaktas vid oklarheter. Gruppchefen kontrollerar i Phoniro att samtliga kunder får sina planerade besök. Bristande samverkan Risk att akutmottagningar inte meddelar när en kund skickas hem direkt, utan att intagning på vårdavdelning skett. Personalen är då omedveten om kundens hemkomst och kunden blir utan hjälp. Att förebygga: Rutin för personalen att kontrollera om kunden är hemma finns. När en kund åkt in på en akutmottagning skall nästkommande arbetslag kontrollera att kunden inte åter redan är hemma. Personal inte följer genomförandeplan Risk finns att personal missuppfattar schemat och att insatserna inte utförs efter beställning. Detta säkerställs genom att personalen får detaljerade scheman där tider och övrig relevant information finns. Att förbygga: Kontakta alltid gruppchefen vid oklarheter. Nyanställda informeras om vikten av att läsa kundens genomförandeplan innan besöket. Utredning avvikelser Rapporteringsskyldighet SOSFS 2011:5; SOSFS 2011:9 5 kap. 4, 5 och 6
Sida 6 av 7 Under 2016 har 0 Lex Sarah-anmälningar gjorts. Tydliga rutiner finns upprättade ang Lex Sarah och dess rapporteringsskyldighet. Personalen får fortlöpande information om detta på APT-möten. All nyanställd personal får information om rutinerna vid misstanke om missförhållanden. Klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9 5 kap. 3 och 6, 7 kap 2 p 6 Alla synpunkter och klagomål registreras, statistik över synpunkter förs och sammanställs av verksamhetschef. Det har mottagits totalt 2 klagomål på verksamheten under 2016. Ett klagomål avsåg missnöjdhet över städning och tvätt. Kundens kontaktperson var sjukskriven och vikarie kom. Det andra klagomålet avsåg att det inte kom finsktalande personal. Kunden som klagade kom från Polen och talade inte själv finska. Antalet klagomål motsvarar troligen inte verkligheten utan personalens kunskap om klagomålshantering. Detta är ett förbättringsområde under 2017. Målsättning inom företaget är noll-vision ang. klagomål på vårt bemötande. Detta har uppnåtts. Under året har vi fått mycket positiv feedback, både muntligen och skriftligen, från kunderna och deras anhöriga. I vår marknadsföring i lokaltidningen erbjöd sig en av våra kunder att låta oss ha med citatet: hemtjänsten är mina änglar. Det är bara vingarna som saknas. *Samverkan SOSFS: 2011:9 4 kap. 5 Extern samverkan: Samverkan sker löpande med distriktsköterskor, sjuksköterskor, dietister, biståndshandläggare, sjukgymnaster etc. Målsättningen är att ha ett nära och bra samarbete för att på bästa sätt tillgodose kundernas behov. Samverkan kan alltid utvecklas, men kan anses fungera bra då arbetslaget är litet är informationsöverföringen lätt och tillgänglig för alla. Kontakt är tagen med Huvudsta vårdcentral som är vår främsta kontakt ang delegeringar. Gruppchefen ansvarar för att se till så samtlig personal har gällande delegeringar. Intern samverkan: Den interna samverkan sker dagligen då dag- och kvällspersonalen träffas på kontoret. Schemalagda APT-möten hålls varje månad då alla som kan ska delta. Helgansvarig informerar gruppchef om händelser av vikt under helg. En stor whiteboardtavla på väggen fungerar som informationstavla ang kunder på sjukhus, viktiga mediciner etc. Personalen noterar dagligen på tavlan vilket telefonnummer de nås på för att de lätt ska få kontakt med varandra. *Personalens medverkan i kvalitetsarbetet SOSFS 2011:9 6 kap. 3 På APT-möten går gruppchefen igenom 1 specifik rutin per möte. Detta för att säkerställa så personalen blir delaktiga och får kunskap och företagets rutiner. En lista för vilken rutin som ska tas upp på respektive möte följs.
Sida 7 av 7 Samtlig personal har under hösten 2016 gjort 3 st webbaserade utbildningar. Utbildningarna är rekommenderade av Stockholm stad och innefattar: Mat & Måltider, Hygien samt Demens. Efter avslutad utbildning skrivs ett diplom ut som visas upp på medarbetarsamtalet. Under 2016 har vi infört vårt värdeord SURE som står för: Stolthet Utveckling Respekt Effektivitet Orden ska genomlysa vår verksamhet och det arbete vi gör. Under 2017 ska en planeringsdag hållas där värdeorden arbetas med via diskussionsgrupper. Sammanställning, analys och resultat FSB Finsk Omsorg är en liten aktör på äldreomsorgsmarknaden inom Solna stad och organisationen är tydlig. Arbetet med kontinuitet är inga problem då det är en mindre personalgrupp som känner kunderna väl. Gott samarbete och ett öppet arbetsklimat är den röda tråden inom personalgruppen. Flera av våra nya medarbetare bekräftar det öppna klimatet och den goda stämningen i gruppen. I Socialstyrelsen kundundersökning framkom att vår tillgänglighet inte var optimal. Vi gjorde därför iordning ett dokument med personalen och chefernas telefonnummer som vi delade ut till kunderna. Vi har blivit bättre på tillgänglighet men kommer fortsätta utveckla det under 2017. Klagomålshantering är en förbättringspunkt under kommande år. Personalen behöver få mer kunskap om hur de ska gå tillväga då klagomål inkommer muntligen eller skriftligen. Kompetensutveckling är något vi har satsat på under 2016. Vi har infört en utbildningsbonus som kommer personalen tillhanda efter avklarad utbildning. Detta fortlöper under 2017. En rekryterare har anställts på heltid som strävar efter att anställa utbildad och kompetent personal. Vi har infört ett nytt schemaprogram som ska göra det lättare för personalen att få överblick över kunderna och deras besök. Schemat ger tydlig instruktioner över vad som ska göras hos kunden. Vi kommer jobba vidare med vår Egenkontroll, riskanalys och personalens inflytande i verksamheten. Vi kommer även införa stående information på APT-mötena angående kundtiden, ersättningen samt information om avböjda besök. Målsättningen är att få personalen mer delaktig och ge dem mer inflytande och kunskap i hur handläggningsprocessen ser ut. Vi ser fram emot 2017 då vi hoppas på att utöka vår verksamhet med fler kunder och fler medarbetare. Gabriella Belestam Verksamhetschef FSB Finsk Omsorg AB