Verksamhetsplan med budget 2019 Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling

Verksamhetsplan med budget 2019 Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling

Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Vision och värdegrund... 4 3 Syfte... 4 4 Kärnvärden... 5 5 Mål och uppdrag... 5 6 Budget... 11 7 Organisation... 13 8 Uppföljning... 13 9 Intern styrning och kontroll... 14 Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling, Verksamhetsplan med budget 2(15)

1 Inledning Förvaltningschef har ordet: Förvaltningen Företagshälsa och tolkförmedling bedriver verksamhet gemensamt för Region Örebro län, Örebro kommun, Kumla kommun, Hallsbergs kommun, Lindesbergs kommun, Laxå kommun, Ljusnarsbergs kommun och Lekebergs kommun. En politisk nämnd, den gemensamma nämnden för samverkan angående företagshälsa och tolk- och översättarservice, har det övergripande ansvaret för verksamheten. Förvaltningen och dess politiska nämnd ställer sig positiv till att fler kommuner ansluter sig till nämnden. Hela Örebro kommun ingår från och med 1 januari 2019 med all sin verksamhet i den gemensamma nämnden. Förvaltningen Företagshälsa och tolkförmedling består av två verksamheter: Regionhälsan - företagshälsa och Tolk- och översättarservice - språktolkning och översättningar. Förvaltningens nuvarande situation präglas av expansion och båda verksamheterna är styrda av kunder och efterfrågan, vilket påverkar ekonomiutfall, produktionsvolym och produktivitetsutfall. Framtidens utmaningar för förvaltningen är att motsvara och helst överträffa kundernas förväntningar på såväl kvaliteten av våra tjänster som kostnadseffektiviteten. Det ställer krav på att anpassa och förbättra våra arbetssätt för att kunna möta kundorganisationernas och intressenternas behov och förväntningar, då det som sker i omvärlden inte minst med tanke på digitaliseringen, kommer att ställa högre krav på vår innovationsförmåga. Tolk- och översättarservice Tolk- och översättarservice erbjuder professionella tolk- och översättartjänster och strävar efter att erbjuda de tjänster som efterfrågas av verksamhetens kunder. Tjänsteutbudet ses därför kontinuerligt över och utvecklas för att tillgodose det behov som finns. Verksamheten jobbar för att göra förmedlingsarbetet mindre administrativt krävande genom att utveckla teknikstöd för att få en mer automatiserad och lätthanterlig arbetsgång. Det är viktigt att ha en öppen dialog med kunder, tolkar och medarbetare för att tillgodose de behov och förväntningar som finns på verksamheten. Förmedlingen kommer att satsa på personalvård och kompetensutveckling för en välmående medarbetargrupp och tolkkår som ser Tolk- och översättarservice som en attraktiv arbets- och uppdragsgivare. Regionhälsan Regionhälsan skapar förutsättningar för hälsosamma arbetsplatser genom att tillhandahålla multiprofessionella kunskaper och kompetenser i arbetsmiljöfrågor för arbetsgivare i kundorganisationerna. Samtliga kundorganisationer kommer att ha en egen överenskommelse med Regionhälsan, där uppdraget är riktat och förtydligat för respektive kundorganisation. Ett arbete kommer att genomföras för att intensifiera arbetsmiljöfrågorna hos kunderna och på så sätt öka kunskapen om arbetsmiljöns betydelse för en hälsofrämjande arbetsmiljö och ett gott arbetsliv, vilket också ligger i linje med vad kunderna önskar av sin interna hälsa. Kompetensförsörjningen är en ständig utmaning och då särskild för företagsläkare och arbetsmiljöingenjörer men vi ser nu även brist på utbildade ergonomer. Regionhälsan utökar med ytterligare en lokal då medarbetarantalet ökar med ett utökat uppdrag. Lokalen ligger nära nuvarande Örebrokontor och flytten kommer att beröra den administrativa personalen. Regionhälsans utbud av tjänster har ensats och ska kommuniceras ut till kundorganisationerna för en ökad tydlighet om vad Regionhälsan erbjuder kunderna inom ramen för att vara en auktoriserad, akademisk och kvalitetscertifierad företagshälsa. De tidiga insatserna är viktiga för att kunna arbeta förebyggande med arbetsmiljöfrågor tillsammans med kunderna. För båda verksamheterna gäller att i nära dialog med kunderna vara framgångsrika i att utveckla kompetensen, införa fler beprövade metoder och arbetssätt, utveckla tjänster samt nyttja och utveckla teknikstöd. Kompetensförsörjningen är en utmaning för båda verksamheterna satt i relation till balans i ekonomin och en rimlig arbetsbelastning. Förvaltningens ledstjärna är: Vi sätter fotavtryck genom ledande integrationsarbete och att ha de friskaste arbetsplatserna i landet. Förvaltningen tillhandahålla företagshälsa och tolkservice till de anslutna kundorganisationerna, samt bidrar till att skapa förutsättningar för gott arbetsmiljöarbete och underlätta kommunikationen där gemensamt språk saknas. Förvaltningen lägger stor vikt vid sitt Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling, Verksamhetsplan med budget 3(15)

kvalitetsarbete och att i varje kundmöte möta kundernas behov av råd och stöd. Den interkulturella kompetensen i verksamheter och hos medarbetare blir allt viktigare för ett bättre bemötande och friska arbetsplatser. Att arbeta för friska arbetsplatser och därmed skapa förutsättningar för ett hållbart arbetsliv är en framgångsfaktor, bland annat för att kunna rekrytera och behålla medarbetare. Att ständigt arbeta för att utveckla organisationen genom närvarande ledarskap, positiv inställning till kompetensutveckling, bra fungerande kommunikation, feedback, möjlighet till att byta arbetsuppgifter samt hjälp att prioritera när arbetsbelastningen är hög är viktigt för upplevelsen av en attraktiv arbetsplats. Förvaltningen företagshälsa och tolkförmedling ska vara en part i detta utvecklingsarbete. Förvaltningens höga kompetens i kombination med kunskap om kunderna är unik. Regionhälsan och Tolk- översättarservice ska vara en stark partner till kundorganisationerna i den gemensamma nämnden. Det möjliggörs av att förvaltningens båda verksamheter väl känner till kundorganisationerna och vilka krav som finns. Jag ser med spänning framemot 2019 som ett relationellt, utforskade och tillitsfullt år där förvaltningen skapar förutsättningar för gott arbetsmiljöarbete samt underlättar kommunikation där gemensamt språk saknas, för - Tillsammans skapar vi ett bättre liv! Örebro januari 2019 Johanna Tångring Förvaltningschef 2 Vision och värdegrund Region Örebro läns vision lyder Tillsammans skapar vi ett bättre liv. Visionen uttrycker Region Örebro läns långsiktiga viljeinriktning och det framtida önskvärda läget. Visionen är utgångspunkten för all verksamhet inom Region Örebro län. Alla som jobbar inom Region Örebro län är grunden till morgondagens utveckling för invånarna, för medarbetarna och för länet. Alla bidrar var och en på olika sätt med engagemang och viktig kompetens. Genom att nyttja allas individuella styrkor i det gemensamma arbetet tillförs nytta och ett välmående län formas. När organisationen styr mot samma mål bildas en kraft som driver utvecklingen i länet och skapar livskvalitet för alla människor som lever här. Tillsammans kan vi göra skillnad. Tillsammans skapar vi ett bättre liv. Arbete pågår med att ta fram en gemensam värdegrund som utgår från visionen. En gemensam värdegrund innebär att skapa en gemensam organisationskultur med önskade beteenden som leder organisationen i riktning mot visionen. Nuvarande värdegrund gäller tills en ny är framtagen och lyder: Vi skapar förtroende genom att vara lyhörda, öppna, samspelta och engagerade i en utveckling för människornas bästa. Vi visar respekt för allas lika värde och delaktighet. Vi finns nära medborgarna under hela livet. Vi ser behoven hos varje person. 3 Syfte Förvaltningens syfte är att tillhandahålla företagshälsa samt tolk- och översättarservice, till våra anslutna kundorganisationer. Förvaltningen bidrar till att skapa förutsättningar för gott arbetsmiljöarbete samt underlättar kommunikation där gemensamt språk saknas. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling, Verksamhetsplan med budget 4(15)

4 Kärnvärden Omvärldsbevakning Attraktiv arbetsgivare Effektiva arbetssätt Kundvärde 5 Mål och uppdrag 5.1 Regional utvecklingsstrategi Den regionala utvecklingsstrategin (RUS) - Tillväxt och hållbar utveckling i Örebro län 2018-2030 - är en gemensam vägvisare som beskriver hur Region Örebro län, tillsammans med kommuner, näringsliv, myndigheter, universitet och civilsamhälle, vill utveckla länet mot social, ekologisk och ekonomisk hållbarhet för att uppnå Örebro läns vision om en attraktiv och pulserande region för alla. Strategin strävar efter att uppnå stark konkurrenskraft, hög och jämlik livskvalitet och god resurseffektivitet i Örebro län. Dessa övergripande mål visar hur RUS bidrar inom de tre dimensionerna om hållbar utveckling. De övergripande målen konkretiseras med 18 effektmål som finns beskrivet i Region Örebro läns verksamhetsplan med budget 2019. Övergripande mål: Region Örebro län bidrar till och skapar förutsättningar för stark konkurrenskraft, hög och jämlik livskvalitet och god resurseffektivitet i Örebro län. Inriktningsmål: Nr 1. Region Örebro län har ett regionalt ledarskap som skapar tillit, förtroende och ett gemensamt lärande hos länets aktörer. Uppdrag 1. Att ta fram och genomföra aktiviteter för att bidra till att nå den regionala utvecklingsstrategins målsättningar. Förvaltningen för företagshälsovård och tolkförmedling är en stödresurs till de kunder som är medlemmar i den gemensamma nämnden och uppdragen kommer primärt från kunderna. som förvaltningen kommer att arbeta med är: Kompetensförsörjning och matchning: Förvaltningen ser behov av att kunna säkra kommande rekryteringar via modellen kompetensbaserad rekrytering. Förslagsvis sker det genom professionell hantering av utbildade rekryterare inom regionen. Social sammanhållning och demokrati: Tolk- och översättarservice besitter en enorm resurs i alla språktolkar. Denna resurs bör användas till mer än att utföra uppdraget som språktolk. Tolkarnas breda kompetens kan bland annat användas i många projekt som syftar till ökad integration och mångfald. Hälsofrämjande arbete och hälso- och sjukvård: Regionhälsan bör vara en naturlig aktör i arbetet mot den psykiska ohälsan trots att Regionhälsan inte bedriver hälso- och sjukvård. Regionhälsans kompetens och erfarenhet i denna fråga är bred och ska tas tillvara på strategisk och operativ nivå, för chefer och medarbetare. Att arbeta med arbetsmiljö är en investering för framtiden, att komma tillrätta med arbetsmiljöproblem genom god arbetsmiljö kommer att generera attraktivitet för regionen. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling, Verksamhetsplan med budget 5(15)

5.2 Hållbar utveckling En hållbar utveckling bygger på tre dimensioner: den sociala, den ekologiska och den ekonomiska. Region Örebro län vill vara en ansvarsfull aktör med höga ambitioner inom hållbarhetsområdet. Hållbar utveckling är ett pågående arbete och handlar om att identifiera och genomföra insatser som är ömsesidigt värdeskapande. Det är en grundpelare och förutsättning för Region Örebro läns verksamhet i att tillsammans skapa ett bättre liv. De strategier som Region Örebro län har för att bidra till en hållbar utveckling är: Att vi aktivt samverkar och kommunicerar kring hållbar utveckling. Att vi skapar en tydlig förankring och känner ansvar i linjeorganisationen. Att vi har en tydlig målstyrning och kontinuerlig följer upp målen i Program för hållbar utveckling. Att vi prioriterar utbildning och har en lärande organisation för att utveckla förståelsen för vad hållbar utveckling betyder i Region Örebro län. Övergripande mål: Region Örebro län är en ansvarsfull aktör med höga ambitioner inom hållbarhetsområdet. Hållbar utveckling för regionorganisationen är att skapa välfärd och livskvalitet när verksamheten bedrivs samtidigt som kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov säkerställs. Inriktningsmål: Nr 3. Hållbarhet är integrerad i ordinarie verksamhet och mognadsgraden i hållbarhetsfrågor ökar. Förvaltningen arbetar löpande med aktiviteterna i det hållbarhetsprogram som togs fram under 2017. Indikatorer Uppföljning och utveckling av aktivitetsplaner enligt program för hållbar utveckling och utifrån genomförd hållbarhetsredovisning 2018 Förvaltningen följer upp aktivitetsplanen för hållbar utveckling löpande under året. Uppdrag 3. Att fortsätta arbetet med jämställdhetsanalys, samt utifrån dessa och tidigare analyser genomföra åtgärder. Tolk- och översättarservice kommer, som representant för förvaltningen Företagshälsa och tolkförmedling, att påbörja en jämställdhetsanalys. Projektet kommer att löpa under hela hållbarhetsprogrammet, vilket följs upp löpande. Tolk- och översättarservice har valt att undersöka hur könsfördelningen ser ut bland de tolkar som anmäler sig till samt genomför utbildningar och annan kompetensutveckling. Uppdrag 4. Att fortsätta arbetet med att HBTQ-diplomera verksamheter. Förvaltningen har under 2018 implementerat den interna webbutbildning (HBTQ) som regionen tagit fram. Det följs löpande upp i kompetensutvecklingsplanen att varje medarbetare har genomgått utbildningen, samt ingår i introduktion av nya medarbetare. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling, Verksamhetsplan med budget 6(15)

Uppdrag 6. Att fortsätta arbetet med att analysera barnrättsperspektivet, samt att utifrån dessa och tidigare analyser genomföra åtgärder. Regionhälsan gör en orosanmälan vid misstanke om att barn far illa. Varje år görs en summering över hur många som gjorts. Tolk- och översättarservice kommer inleda ett arbete rörande att barn tolkar åt vuxna anhöriga. Uppdrag 7. Att följa upp och minska förbrukningen av produkter med hög klimatpåverkan, alternativt ersätta med mindre klimatpåverkande alternativ. Förvaltningen följer upphandlade avtal vid inköp och förutsätter att klimatlistan tas i beaktande vid upphandling. Båda verksamheterna har en inköpsorganisation, vilket innebär att alla beställningar görs av några utsedda medarbetare som stämmer av mot upphandlade avtal. Det bidrar till att upphandlade avtal följs. Uppdrag 9. Att höja ambitionerna kring Region Örebro läns resor och transporter, bland annat genom att vidareutveckla och implementera resehierarkin. Samtliga medarbetare uppmanas att använda kollektivt färdmedel eller cykel när man arbetar hos kund. Tjänstecyklar finns för utlåning. För att undvika onödiga resor uppmanas medarbetarna att använda tekniska lösningar tex. videosamtal. Alla medarbetare inklusive tolkarna kommer att få reserådgivning genom en workshop anordnad av Hållbar utveckling på temat "Hållbart resande". 5.3 Digitalisering Övergripande mål: Arbeta med systemutveckling för att skapa fler digitala mötesplatser Mål: Skapa fler digitala mötesplatser Förvaltningens verksamheter har kommit olika långt vad gäller användningen av digitala mötesplatser. Tolk- och översättarservice har länge kunnat erbjuda Tolk Online till sina kunder och nu erbjuds också skärmtolkning. En ständig dialog om behovet och effektivitet sker tillsammans med kundorganisationerna vilket driver utvecklingen framåt. Regionhälsan kommer att behöva göra en liknande resa som Tolk- och översättarservice och börjar med att se över teknikstödet för att kunna använda sig av exempelvis videosamtal. Utveckla möjligheten till videomöten Genomföra en digital skyddsrond Skärmtolkning Uppdrag 46. Att ta fram och genomföra aktiviteter utifrån principen digitalt först. Båda verksamheterna arbetar idag med att öka digitaliseringen. På Tolk- och översättarservice har man kommit långt i utvecklingen; Tolk Online och skärmtolkning som erbjuds kunder istället för platstolkning. Ett långsiktigt mål är att tolkarna ska kunna återrapportera helt digitalt, vilket skulle innebära att kund ska kunna kvittera att uppdraget utförts digitalt. Då behövs inga pappersrekvisitioner. En ytterligare Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling, Verksamhetsplan med budget 7(15)

del i denna effektivisering är arbetet med att automatisera prissättning av tolkuppdrag. Fler möten bör kunna erbjudas kunder via videosamtal, såsom Skype. Framåt ser förvaltningen att föreläsningar kan sändas via videolänk för att komma fler till del och minska resorna. 5.4 Attraktiv arbetsgivare Övergripande mål: Region Örebro län uppfattas som en attraktiv arbetsgivare som erbjuder förutsättningar för ett långsiktigt spännande, utvecklande och hållbart arbetsliv. Nämnden har inte arbetsgivaransvaret utan det ligger på regionstyrelsen. Nämnden är emellertid angelägen att bidra till arbetet inom området HR/attraktiv arbetsgivare och förvaltningschefen ska samverka med regiondirektören inom detta område. Att ständigt arbeta för att utveckla förvaltningen genom närvarande ledarskap, positiv inställning till kompetensutveckling, bra fungerande kommunikation, feedback, möjlighet till att byta arbetsuppgifter samt hjälp att prioritera när arbetsbelastningen är hög är viktigt för upplevelsen av en attraktiv arbetsplats. Inriktningsmål: Nr 33. Region Örebro län är en attraktiv arbetsgivare som arbetar för att attrahera, rekrytera, behålla och utveckla medarbetare utifrån långsiktigt hållbara strategier. Indikatorer HME Hållbart medarbetarengagemang ska öka i jämförelse med tidigare medarbetarenkät. Frisktalet ska förbättras i jämförelse med föregående år. AVI Attraktiv arbetsgivarindex ska öka i jämförelse med föregående år. Personalomsättning, externt och intern, ska redovisas. Det ska minska i jämförelse med föregående år. Resultat av avslutningssamtal ska redovisas systematiskt i temaområden. Tidiga insatser i sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocessen Analysera och arbeta aktivt med resultatet av medarbetarundersökningen Mål: Kompetensutveckling Förvaltningen kommer att arbeta strategiskt med kompetensutveckling utifrån kundernas och verksamheternas behov. Båda verksamheterna följer kontinuerligt forskningen inom dess spetskompetensområden för att kunna vara med och driva utvecklingen framåt. Klargöra utbildningsbehovet Skapa fler utbildningstillfällen Delta i projekt mot universitetet Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling, Verksamhetsplan med budget 8(15)

Inriktningsmål: Nr 34. Region Örebro läns verksamheter är jämställda och jämlika och motverkar aktivt diskriminering och kränkande behandling. Förvaltningen tar ansvar för att respektive verksamhet följer diskrimineringsgrunderna som finns enligt lag. Redovisning kommer inte att presenteras för denna förvaltning, då medarbetarna är för få till antalet. Uppdrag 61. Regionstyrelsen får i uppdrag av regionfullmäktige att samtliga nämnder ska biträda regionstyrelsen, inom nämndens ansvarsområde, att konkretisera arbetet med kompetensförsörjning utifrån beslutad rapport. (Strategisk kompetensförsörjning 18RS680) Förvaltningens kompetensförsörjningsarbete handlar i grunden om att attrahera, rekrytera, utbilda och behålla medarbetare. Något som idag sker på många sätt. För att nämna några exempel så ska Tolkoch översättarservice starta ett tolkråd i januari 2019. Verksamheten anordnar även mötes forum för tolkar tillsammans med utbildade mentorer samt uppmanar anlitade tolkar att vidareutbilda och auktorisera sig. Regionhälsan tar emot företagssköterskestudenter för VUB, håller med praktikplatser, samarbetar med universitet, tar emot ST-läkare och vidareutbildar medarbetare. De utmaningar som idag finns är att Regionhälsan upplever en viss svårighet till att kunna rekrytera erfarna medarbetare, gärna med erfarenhet från företagshälsa. Brist på utbildade företagsläkare är nära akut. Hälften av företagsläkarna i branschen har fyllt 65 år och för sjuksköterskor med relevant specialistutbildning är medelåldern 57 år. Genomsnittsåldern för arbetsmiljöingenjörer är 58 år. Behovet av psykologer och beteendevetare med kompetens inom organisationspsykologi är stort. Intresset att specialisera sig mot arbetsmedicin finns, men tyvärr finns alldeles för få utbildningsplatser. Sannolikt närmar vi oss en brytpunkt där den digitala tekniken kommer att påverka förvaltningens verksamheter. Tolkuppdragen kommer att förändras, men hur är svårare att säga. Arbetsmiljökonsultation via telefon och skärm är inte långt borta. Den unga generationen understryker vikten av att arbetsgivaren skapar meningsfulla arbeten, stärkt innovation, möjliggör karriärutveckling, aktivt arbetar med mångfald och jämställdhet samt bidrar till en positiv effekt på samhälle och miljön. Allt detta återfinns redan idag inom offentlig sektor. Utmaningen går att finna i att bli mycket bättre på att kommunicera ut detta för att kunna attrahera, rekrytera, behålla och utveckla medarbetare. 5.5 Ekonomi Övergripande mål: Det övergripande målet för Region Örebro läns ekonomiska politik är att skapa en långsiktig stark ekonomi samt uppnå en verksamhetsmässig och finansiell god hushållning. Region Örebro län ska redovisa ett positivt resultat som över mandatperioden 2019-2022 motsvarar minst 2 procent av regionens skatteintäkter och generella statsbidrag. Inriktningsmål: Nr 36. Styrelsen och nämnderna ska redovisa ett resultat i balans. Indikatorer Resultatet ska under 2019 uppgå till minst noll. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling, Verksamhetsplan med budget 9(15)

Uppdrag 63. Att upprätta och genomföra ekonomiska handlingsplaner i syfte att bibehålla eller nå ekonomisk balans. Handlingsplanerna ska vara omsatta i konkreta, hållbara och långsiktiga åtgärder och kan avse både kostnadsreduceringar och intäktsförstärkningar. Åtgärderna ska beskrivas med ekonomisk och verksamhetsmässiga konsekvenser. Uppföljning av handlingsplanerna ska vara en del av nämndernas del- och årsrapportering till regionstyrelsen. Under andra halvan av 2018 har förvaltningen och framförallt Regionhälsan ägnat sig åt att anpassa sig för att kunna ta emot hela Örebro kommun som kund till 2019. Det har inneburit en förändring i finansieringsmodellen från att vara delfinansierad med Regionbidrag till att bli helt intäktsfinansierad. En noggrann genomgång av alla kostnader och intäkter, debiterbar tid och faktisk produktion har genomförts för att säkerställa att verksamheten är rätt dimensionerad för sitt uppdrag. Priset har också räknats upp utifrån 2019 års budget. Tolk- och översättarservice räknar årligen upp tolkarvodet enligt praxis. För 2019 har också priset ut mot kund räknats upp en aning för att täcka ökade kostnader. 5.6 Förvaltningens kvalitetsmål Förvaltningen strävar hela tiden efter att utvecklas och tillgodose behoven hos våra kunder och medarbetare. De båda verksamheterna inom förvaltningen arbetar med strategiska planer som sedan utgör grunden för respektive områdes verksamhetsplan 2019. Under hösten har det också tagits fram en strategisk plan för förvaltningen som nu utgör grunden för Företagshälsa och tolkförmedlings verksamhetsplan 2019. Mål: Arbeta för ökat kundvärde Indikatorer NKI; Kunddialog/bemötande, Nåbarhet, Kompetens och Återkoppling. Avvikelsehantering Dialog och informationsutbyte gentemot kundorganisationerna. Analysera och arbeta löpande med förbättringar utifrån resultatet från NKI. Analysera och arbeta löpande med att hantera inkommande avvikelser. Mål: Följa med i utvecklingen Indikatorer Utveckling av verksamheterna sker utefter dialog med intressenter och de förändringar som sker i omvärlden. Kontinuerlig omvärldsbevakning och/eller dialog med verksamheternas intressenter. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling, Verksamhetsplan med budget 10(15)

Mål: Effektivisering av arbetsprocesserna Indikatorer Medarbetarenkät, NKI, avvikelsehantering och certifiering Uppföljning och analys av avvikelsehanteringen Analys av medarbetarenkäten för vidareutveckling av verksamheten. Uppföljning och analys av kundenkät Utvecklingsarbete i samband med kvalitetscertifiering 5.7 Förvaltningens kvantitetsmål Förvaltningens respektive verksamheter har under många år arbetat med kvantitetsmål kopplat till produktionen. Under 2019 kommer förvaltningen arbeta med att ta fram fler nyckeltal för att beskriva verksamhetens riktning och utveckling. Mål: Framtagande av nyckeltal för förvaltningens verksamheter Indikatorer Antal nyckeltal Ta fram ett antal nya nyckeltal för respektive verksamhet. 6 Budget 6.1 Ekonomiskt utgångsläge och utveckling Företagshälsa och tolkförmedling arbetar för att skapa en långsiktig och stabil ekonomi där de båda verksamheterna bidrar utifrån sina respektive förutsättningar. Inför 2019 har Regionhälsans finansieringsform ändrats från att vara delvis finansierad av regionbidrag till att bli helt intäktsfinansierad. Regionhälsan har överenskommelser med Region Örebro län samt de kommuner som ingår i samverkansavtalet där de debiteras utifrån en i förväg överenskommen volym av tjänster inom företagshälsa. Priset har justerats för 2019 för att täcka in de kostnader som tidigare täcktes av regionbidraget. Att Regionhälsan från 2019 har hela Örebro kommun som kund och därmed växer gör att budgeten för 2019 innehåller osäkerhetsfaktorer, exempelvis tillgången på personal för att möta efterfrågan. Tolk- och översättarservice får intäkter löpande utifrån inkomna beställningar och här är omvärldsbevakning inom språktolkningsområdet viktigt för att kunna uppskatta kommande volymer. Volymerna uppskattas bli lägre under 2019 än vad de var under 2018. 6.2 Budgeterat utfall 2019 Företagshälsa och tolkförmedling 2019 budgeterar ett nollresultat för förvaltningen. För Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling, Verksamhetsplan med budget 11(15)

tolkförmedlingen är ersättningen till tolkar den största kostnaden. För Regionhälsan är personalkostnaderna den största kostnaden vilken är något osäker utifrån tillgång på personal under 2019. 6.3 Ekonomiska nyckeltal Lönekostnadsökningstakten i budgeten för förvaltningen 2019 ligger på -6 %. Det beror på att volymen för tolkuppdrag uppskattas minska under 2019 vilket medför lägre kostnader för tolkarvoden. Lönekostnadsökningstakten för Regionhälsan är något högre för 2019 pga. utökning i personalstyrkan. Procent Budget 2019 Utfall 2018 Budget 2018 Lönekostnadsökningstakt -6% 14% 47% 6.4 Resultatbudget företagshälsa och tolkförmedling Belopp i mnkr Budget 2019 Utfall 2018 Budget 2018 Verksamhetens intäkter Övriga intäkter 116,3 98,2 96,0 Summa intäkter 116,3 98,2 96,0 Verksamhetens kostnader Personalkostnader -95,7-96,4-98,7 Övriga kostnader -20,6-15,7-16,8 Avskrivningar, inventarier 0 0 0 Summa kostnader -116,3-112,1-115,5 Verksamhetens nettokostnader 0,0-13,9-19,5 Finansnetto 0 0 0 Regionbidrag/- ersättning 0 19,9 19,5 Resultat 0,0 6,0 0,0 Intäkterna för 2019 budgeteras betydligt högre pga. den ändrade finansieringsmodellen för Regionhälsan. Regionens köp av företagshälsa ingår nu under intäkter och det finns inte längre något regionbidrag för förvaltningen. Intäkterna har budgeterats med viss försiktighet för Tolk- och översättarservice då det finns en osäkerhet i omvärldsfaktorer. Volymen inom Tolk- och översättarservice beräknas minska med 10 % under 2019. Örebro kommun går med i med hela sin organisation i den gemensamma nämnden från första januari 2019 vilket ökar antalet timmar som Regionhälsan ska leverera ganska kraftigt. Personalkostnaderna för förvaltningen beräknas något lägre i budgeten för 2019. Regionhälsans budget för personalkostnader är betydligt högre för 2019. Det beror på en utökning av personalen för att möta volymökningen när Örebro kommun går in med hela sin verksamhet. På Tolk- och översättarservice är lönekostnaderna lägre budgeterade under 2019 eftersom volymerna förväntas minska med 10 %. Övriga kostnader budgeteras högre för både Regionhälsan och Tolk- och översättarservice under 2019. Regionhälsan får ökade kostnader för personal, IT-utrustning och lokaler pga. att verksamheten växer. Tolk- och översättarservice höjer arvodena för tolkar enligt praxis. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling, Verksamhetsplan med budget 12(15)

6.5 Driftbudget företagshälsa och tolkförmedling Belopp i mnkr Budget 2019 Utfall 2018 Omsättni ng Varav regionbidrag Omsättni ng Varav regionbidrag Företagshälsa och tolkförmedling 116,3 0 118,2 19,9 Summa 116,3 0 118,2 19,9 7 Organisation Regionhälsan har 32,85 tillsvidareanställda medarbetare och ett 15-tal underkonsulter. Verksamheten är lokalmässigt stationerad på Fredsgatan 27 i Örebro, vid sjukhusen i Karlskoga och Lindesberg, vid Magasingatan 4 i Kumla, Östra storgatan 13 i Hallsberg och Casselgatan 6 i Laxå. Verksamheten är kvalitetssäkrad enligt ISO 9001:2015 med specifikation för svensk företagshälsovård, Akademisk företagshälsa enligt Kompetenscentret för företagshälsa och har även tilldelats auktorisation av branschföreningen Sveriges Företagshälsor. Tolk- och översättarservice består av en administrativ kärna om 13,6 tillsvidareanställda medarbetare och cirka 300 tolkar och översättare som arbetar som uppdragstagare. Verksamheten är lokalmässigt stationerad på Klostergatan 23 i Örebro. Verksamheten är kvalitetssäkrad enligt FR2000 inom områdena kvalitet, miljö, arbetsmiljö, brandskydd och kompetensförsörjning. 8 Uppföljning Förvaltningen arbetar med ständiga förbättringar. Rapportering av resultat görs i enlighet med den för regionen fastställda ordningen vilket innebär fyra redovisningar per år till ledningen för Region Örebro län och till den gemensamma nämnden. Utöver detta görs uppföljningar enligt följande: Årlig undersökning av medarbetarnas upplevelse av den egna arbetsmiljön Årliga kundnöjdhetsundersökningar (NKI) Årlig undersökning av underleverantörers/uppdragstagares upplevelse av pågående samarbete. Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling, Verksamhetsplan med budget 13(15)

9 Intern styrning och kontroll Intern styrning och kontroll (ISK) är en process som regionstyrelsen, nämnderna och verksamhetsledningarna har för att tillsammans upprätthålla en effektiv ledning och styrning av verksamheten. Processen ska säkerställa en ändamålsenlig och lagenlig verksamhet, det vill säga att verksamheten bedrivs i enlighet med de krav som ställs på verksamheten: Intern styrning a) Att verksamheten fullgör sina föreskrivna uppgifter samt uppnår beslutade mål och uppdrag. b) Att verksamheten bedrivs inom tilldelade ekonomiska ramar. Intern kontroll c) Att verksamheten följer de styrande dokument som Region Örebro län har beslutat samt lagar, förordningar, föreskrifter och avtal som gäller för verksamheten. d) Att redovisningen och uppföljningen av verksamheten och ekonomin är rättvisande och ändamålsenlig. e) Att informationssäkerheten är tillgodosedd utifrån kraven på konfidentialitet, riktighet, tillgänglighet och spårbarhet. Förenklat kan man säga att den interna styrningen syftar till att "få bra saker att hända" för att verksamheten ska fullgöra/uppnå krav a-b och den interna kontrollen syftar till att "undvika negativa händelser" som kan leda till att verksamheten inte bedrivs i enlighet med krav c-e. kopplade till den interna styrningen dokumenteras i förvaltningens verksamhetsplan medan åtgärder kopplade till den interna kontrollen dokumenteras i internkontrollplanen (del av verksamhetsplanen). Den interna kontrollen ska vara tillräcklig enligt Kommunallagen (KL) 6 kap. 7. Med tillräcklig menas att processen för den intern styrning och kontroll ska vara ändamålsenligt utformad efter verksamhetens förutsättningar, art och omfattning. Nämnderna ansvarar för att verksamheten inom sina ansvarsområden bedrivs i enlighet med kraven samt att verksamheten inom sina ansvarsområden upprätthåller en tillräcklig intern styrning och kontroll. Vid uppföljningen av helår ska förvaltningar och nämnder göra en bedömning (ISK-bedömning) om den interna styrningen och kontrollen har varit tillräcklig. Regionstyrelsen gör sedan utifrån sin uppsiktsplikt en samlad bedömning i årsredovisningen. 9.1 Internkontrollplan Internkontrollplanen består dels av regionövergripande risker med åtgärder som berör samtliga förvaltningar samt verksamhetsspecifika risker med åtgärder som utgår från respektive förvaltnings ansvarsområde. Uppföljningen av IK-planen dokumenteras i delårsrapport 1 och 2 samt i verksamhetsberättelsen och resultatet av uppföljningen bereds i verksamhetsdialoger mellan förvaltningschef och regiondirektören. Förklaringar till IK-planen nedan: Verksamhet: Process/område. Risk: Händelse som, om den inträffar kan leda till att verksamheten inte bedrivs i enlighet med krav c, d och e. Åtgärd: Hur verksamheten vill hantera de risker som inte accepteras. Ansvar: Ansvarig funktion för genomförandet. Verksam het HR Risk Åtgärd Ansvar Risken att rekryteringsrutiner inte efterlevs. Regionövergripande åtgärd: Tillse att chefer går igenom och får kännedom om rutinerna för rekrytering samt tillse att chefer går chefsutbildningar i Kompetensbaserad rekrytering. Förvaltning schef Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling, Verksamhetsplan med budget 14(15)

Verksam het Ekonomi Informati onssäkerh et ISO 9001:200 0 FR2000 Risk Åtgärd Ansvar Risken att underlag för utbetalning av lön och arvoden inte är korrekta. Risken att utbetalning sker av leverantörsfakturor som är bristfälliga/ felaktiga. Risken att verksamheten inte efterlever tillämplig dataskyddslagstiftni ng. Risken att förvaltningen inte behåller sin ISO 9001:2015 +FHV krav certifiering. Risken att förvaltningen inte behåller sin FR2000 certifiering. Mer information till ansvariga om konsekvenserna av felaktiga underlag inför löne- / arvodeutbetalning. Regionövergripande åtgärd: Säkerställa via information/utbildningsinsatser att alla beställare/attestanter tar ett bättre ansvarar för kontroll och anteckning vid attest. Regionövergripande åtgärd: Genomföra stickprovskontroll av fakturor inom utpekade områden. Regionövergripande åtgärd: Varje förvaltning ska säkerställa ett systematiskt och riskbaserat informationssäkerhetsarbete. Regionövergripande åtgärd: Säkerställa att informationsklassning av IT-stöd som innehåller personuppgifter har genomförts i enlighet med riktlinje för informationsklassning. Dokumentnr. 434302 Regionövergripande åtgärd: Informationsägare/objektägare ska säkerställa att identifierade informationssäkerhetsbrister åtgärdas. Underhålla respektive arbetssätt och arbeta med ständiga förbättringar inom Regionhälsan samt genomföra egna årliga internkontroller av respektive system. Underhålla respektive arbetssätt och arbeta med ständiga förbättringar inom Tolk- och översättarservice samt genomföra egna årliga internkontroller av respektive system. Förvaltning schef Förvaltning schef Förvaltning schef Förvaltning schef Förvaltning schef Förvaltning schef Gemensam nämnd för företagshälsa och tolkförmedling, Verksamhetsplan med budget 15(15)