Processen för verksamhetsplanering och uppföljning

UFV 2017/2162 Processen för verksamhetsplanering och uppföljning Internrevisionsrapport Fastställd av Konsistoriet 2018-04-26

Innehållsförteckning Sammanfattning 3 1 Bakgrund 4 1.1 Riskbedömning 4 1.2 Granskningens omfattning och inriktning 4 1.3 Granskningens genomförande 4 1.4 Avgränsning 4 2 Verksamhetsplanering 5 2.1 Vetenskapsområden och fakulteter 5 2.3 Iakttagelser 6 3. Verksamhetsuppföljning 7 3.1 Iakttagelser 7 4. Slutsatser 9 Bilaga 1. Prioriterade satsningar 2013-2018 10 2

Sammanfattning Internrevisionen har granskat universitets process för verksamhetsplanering och uppföljning. Syftet med granskningen är att undersöka om förutsättningar finns för en integrerad verksamhetsplanering och uppföljning inom Uppsala universitet. Med integrerad avses att processen är sådan att innehållet i den universitetsövergripande verksamhetsplanen får genomslag i vetenskapsområdens, fakulteters och institutioners verksamhetsplanering. Verksamhetsplanen ska också följas upp och återrapporteras. För att uppfylla granskningens syfte har följande revisionsfrågor formulerats: Är universitets process för verksamhetsplanering sådan att innehållet i den gemensamma verksamhetsplanen kan få genomslag i vetenskapsområdens, fakulteters och institutioners planering? Ställs krav på vetenskapsområden, fakulteter och institutioner avseende uppföljning av innehållet i den universitetsgemensamma verksamhetsplanen och genomförs uppföljningar? Det är internrevisionens bedömning att universitetets process för verksamhetsplanering är sådan att den kan få genomslag i vetenskapsområden, fakulteters och institutioners planering. Exempelvis finns möjligheter för alla nivåer till preciseringar, anpassade till verksamheten vilket också bekräftats av de som intervjuats. Krav på uppföljning av innehållet i den övergripande verksamhetsplanen ställs och återrapporteras. Internrevisionen har också granskat om uppföljning genomförts av sju s.k. prioriterade satsningar som återfinns i verksamhetsplanerna för 2013-2018. Resultatet är att dessa har följts upp. Dock är inte någon uppföljning dokumenterad i fyra fall. 3

1 Bakgrund Universitetets verksamhetsplan och uppföljning är viktiga delar i universitetets styrning. Det bör finnas en röd tråd från den övergripande verksamhetsplanen till vetenskapsområden och fakulteter och därifrån till institutionerna. På så vis säkerställs att innehållet i den universitetsövergripande planen når ut till den operativa nivån, d.v.s. institutionerna. En annan väsentlig del i universitetets styrning är prioriterade satsningar som anges i verksamhetsplanerna. I enlighet med 2017 års revisionsplan har en granskning genomförts av processen för verksamhetsplanering och uppföljning. 1.1 Riskbedömning För att den av konsistoriet beslutade verksamhetsplanen ska få genomslag i verksamheten krävs att den bryts ner och anpassas för verksamheten vid vetenskapsområden, fakulteter och institutioner. Verksamheten behöver också följas upp och återrapporteras. Om inte, så riskeras att, styrningen och kontrollen vid universitetet försämras. Detta kan inverka negativt på måluppfyllelse och förmågan att hushålla väl med universitetets anslagna medel. 1.2 Granskningens omfattning och inriktning Syftet med granskningen är att undersöka om förutsättningar finns för en integrerad verksamhetsplanering och uppföljning inom Uppsala universitet. Med integrerad avses att processen är sådan att innehållet i den universitetsövergripande verksamhetsplanen får genomslag i vetenskapsområdens, fakulteters och institutioners verksamhetsplanering. Verksamhetsplanen ska också följas upp och återrapporteras. För att uppfylla granskningens syfte har följande revisionsfrågor formulerats: Är universitetets process för verksamhetsplanering sådan att innehållet i den gemensamma verksamhetsplanen kan få genomslag i vetenskapsområdens, fakulteters och institutioners planering? Ställs krav på vetenskapsområden, fakulteter och institutioner avseende uppföljning av innehållet i den universitetsgemensamma verksamhetsplanen och genomförs uppföljningar? 1.3 Granskningens genomförande Granskningen baseras på intervjuer och dokumentstudier. Intervjuer har genomförts med controller vid planeringsavdelningen, ledningen för samtliga vetenskapsområden, dekaner och utbildningsledare från tre fakulteter vid vetenskapsområdet för humaniora och samhällsvetenskap samt prefekter vid åtta institutioner från de tre vetenskapsområdena. 1.4 Avgränsning Internrevisionen vill markera att granskningen avser processen för verksamhetsplanering och uppföljning vid vetenskapsområden, fakulteter och institutioner. Granskningen har inte berört frågor avseende effekter av genomförda uppdrag och om regler och riktlinjer följs. 4

2 Verksamhetsplanering De resurser som riksdag och regering genom årliga beslut anvisar Uppsala universitet fördelas i en universitetsgemensam verksamhetsplan. I denna fastställs också uppdrag och övergripande ekonomiska förutsättningar för det kommande året. Även anslagsramar för vetenskapsområdena samt budget för universitetsgemensamma funktioner fastställs där. Anslagen fördelas sedan via vetenskapsområdenas och i förekommande fall fakulteternas verksamhetsplaner vidare till institutionerna. Verksamhetsplaneringen vid universitetet sker i en fortlöpande process där innehållet förankras enligt en fastlagd plan. 1 Universitets övergripande verksamhetsplan beslutas av konsistoriet i juni. Regeringens budgetproposition på hösten medför dock ofta förändringar som påverkar verksamhetsplanen vilket justeras med tilläggsbeslut av konsistoriet. Fördelning av medel till utbildning och forskning är relativt stabil över åren och styrs av kända resursfördelningsmodeller. 2 Från och med 2018 års verksamhetsplan har ett treårsperspektiv införts i planeringen där prognoser för de två kommande åren ingår. Redan på förhand finns således en relativt stor grad av förutsägbarhet för vetenskapsområden, fakulteter och institutioner att arbeta utifrån när verksamhetsplanerna bereds. Utöver detta så föreslås i verksamhetsplanen även prioriteringar och andra satsningar som konsistoriet beslutar om. Den övergripande verksamhetsplanen regleras av myndighetsförordningen. 3 Vetenskapsområdenas verksamhetsplaner regleras i universitetets arbetsordning där det fastslås att varje vetenskapsområde ska ha en verksamhetsplan. 4 Vad avser institutionerna så ställs inga generella krav på att dessa ska ha verksamhetsplaner. Vissa fakulteter har dock beslutat om riktlinjer för institutionernas verksamhetsplaner. 2.1 Vetenskapsområden och fakulteter Vetenskapsområden och fakulteter börjar normalt sitt arbete med verksamhetsplaner parallellt med att den universitetsövergripande verksamhetsplanen tas fram. Verksamhetsplanerna för vetenskapsområden och fakulteter fastställs i september/oktober. Både på vetenskapsområdes- och fakultetsnivå finns möjligheter att besluta om egna satsningar inom såväl utbildning som forskning. Genom omfördelning av anslagna medel kan nivåerna på olika sätt stimulera utvecklingen i önskad riktning i enlighet med universitetets övergripande mål. De tre vetenskapsområdena skiljer sig något åt beträffande hur de arbetar med sin verksamhetsplanering. För vetenskapsområdena för teknik och naturvetenskap respektive medicin och farmaci är verksamhetsplanen för område och fakulteter densamma. Det betyder att de på områdesnivå fattar beslut om fördelning av anslag och 1 Planeringsförutsättningar verksamhetsplan för Uppsala universitet (UFV 2018/187). 2 UFV 2011/134. 3 Myndighetsförordning (2007:515) 4. 4 Uppsala universitets arbetsordning 6 kap 8 (UFV 2015/1342). 5

uppdrag till institutionsnivå. Vetenskapsområdet för humaniora och samhällsvetenskap tar fram sin verksamhetsplan genom samverkan med fakulteterna. Området består av sex fakulteter, vilka var och en självständigt tar fram och beslutar om sina planeringsprocesser. I fakulteternas verksamhetsplaner fördelas medel till institutionerna utifrån delvis olika modeller. Två av fakulteterna har beslutat om riktlinjer för institutionernas verksamhetsplaner. 2.2 Institutioner Det är på institutionerna som merparten av det som beslutas i universitetets gemensamma verksamhetsplan genomförs. Institutionernas verksamhetsplanering bygger på vetenskapsområdets eller fakultetens verksamhetsplan. Kraven från vetenskapsområden och fakulteter på utformningen av institutionernas verksamhetsplaner ser olika ut men alla institutioner genomför någon form av verksamhetsplan. Utöver de anslag och uppdrag som kommer via fakulteter och vetenskapsområden omfattar institutionernas verksamhetsplanering även den externt finansierade forskningen. Under 2017 utgjorde den externt finansierade forskningen knappt hälften av universitetets totala forskningsbudget och på enskilda institutioner är andelen betydligt större än så. 5 2.3 Iakttagelser Internrevisionens bedömning är att det föreligger goda förutsättningar för respektive nivås arbete med verksamhetsplanering. Såväl processen för verksamhetsplaneringen som innehållet i verksamhetsplanerna är förankrade i organisationen. Från intervjuerna framgår också att respondenterna anser att de får de förutsättningar som behövs för att genomföra sin verksamhetsplanering. Rektor, prorektor och universitetsdirektören har dialoger med vetenskapsområdena om innehållet i verksamhetsplanen och planeringsavdelningen för samtal med områdeskanslierna under framtagandet. I förekommande fall sker också dialoger mellan vetenskapsområdena eller fakulteterna och institutioner. Tidplanen för verksamhetsplaneringen har också anpassats så att institutionerna kan färdigställa verksamhetsplaner innan verksamhetsåret börjar. 6 Det finns inga generella krav på hur institutionernas verksamhetsplaner ska utformas vilket medför att det sätt som verksamhetsplaneringen kommer till uttryck kan variera mellan institutioner. Verksamhetsplanerna på vetenskapsområden och fakulteter baseras på innehållet i universitetets övergripande verksamhetsplan. 5 Uppsala universitets årsredovisning 2017, s. 10-11. 6 Beslut om att tidigarelägga processen togs inför verksamhetsplanen 2013 (UFV 2011/1974). 6

3. Verksamhetsuppföljning Universitetets ekonomi och verksamhet följs upp kvartalsvis och halvårsvis och redovisas slutligen i årsredovisningen. Vid dessa tillfällen följs det ekonomiska resultatet upp och eventuella avvikelser kommenteras av berörd enhet. Kvantitativa resultat som antalet heltidsstudenter, helårsprestationer och publiceringar följs också upp. Vad som ska följas upp och återrapporteras i årsredovisningen är fastställt i anvisningar inför årsredovisningsarbetet. 7 Vetenskapsområdena ansvarar för att, i enlighet med dessa, sammanställa återrapporteringarna från fakulteter och institutioner. Förutom nämnda återrapportering genomför rektor, prorektor och universitetsdirektör områdesdialoger med vetenskapsområdena där uppföljningen av bl.a. verksamhetsutfallet fördjupas. Områdesdialogerna sammanfattas därefter i en uppföljningsrapport som redovisas för konsistoriet i april. 8 Universitetet genomför även olika kvalitetsutvärderingar av verksamheten. Forskningen har utvärderats i de KoF-utvärderingar som genomförts vid tre tillfällen sedan 2006. 9 För utbildningen har en modell för kvalitetsutvärdering införts och en pilotomgång genomfördes 2017. 10 Därutöver tillkommer externa utvärderingar exempelvis genomförda av Universitetskanslersämbetet. 11 Även bidragsgivare som exempelvis stiftelser, myndigheter och EU kräver vanligtvis också att återrapporteringar sker av projekt som finansierats med externa medel. 3.1 Iakttagelser Uppsala universitet har en omfattande verksamhetsuppföljning som omfattar både kvantitativ redovisning av ekonomi och verksamhetsutfall kompletterad med kvalitativa återrapporteringar och kvalitetsutvärderingar. Anvisningarna för årsredovisningen är tydliga och där ställs krav på vad som ska följas upp och återrapporteras i årsredovisningen. Internrevisionen har granskat om krav har ställts på uppföljning av sju prioriterade satsningar i de universitetsgemensamma verksamhetsplanerna åren 2013-2017 (jfr bilaga 1) samt om uppföljning av dessa har genomförts. 12 De utvalda prioriterade 7 UFV 2017/881. 8 Rapporten infördes till områdesdialogen våren 2017 (UFV 2017/83). 9 Kvalitet och förnyelse är universitetets egen forskningsutvärdering. KoF har genomförts tre gånger, 2007, 2011 och 2017. KoF07 och KoF11 syftade primärt till att identifiera starka forskningsområden och forskningsinitiativ medan KoF17 hade fokus på hur väl universitetets forskningsmiljöer fungerar. 10 Uppsala universitets modell för kvalitetsutvärdering infördes hösten 2016. Under 2017 genomfördes en pilotomgång som omfattade tio kvalitetsutvärderingar. Målet är att under åren 2017-2022 så ska alla utbildningar på universitet ha ingått i en utbildningsutvärdering (UFV 2015/475). 11 Universitetskanslersämbetet gör varje år utvärderingar av forskarutbildning och utbildningen på grund- och avancerad nivå på alla lärosäten i landet. 12 Satsningarna har benämnts och presenterats på olika sätt i universitets verksamhetsplan genom åren. I 2018 års verksamhetsplan kallas de prioriterade satsningar. Gemensamt för dem är att det är tydligt avgränsade uppdrag till verksamheten med egen budget. 7

satsningarna utgör i kronor en mindre del av universitetets anslag, vilket dock inte betyder att uppföljningen av satsningarna är oviktig. Granskningen visar att tre av de prioriterade satsningarna hade tydliga krav på uppföljning. Dessa har också följts upp och återrapporterats. För övriga fyra satsningar angavs inget krav på uppföljning. Två av dem är avslutade och har följts upp i samband med de årliga områdesdialogerna men har inte dokumenterats. Internrevisionens bedömning är att universitetets process för verksamhetsuppföljning fungerar väl men att det finns utrymme för förbättringar vad gäller dokumentationen av uppföljningen av prioriterade satsningar. 8

4. Slutsatser För att besvara granskningens syfte ställde internrevisionen inför granskningen upp två granskningsfrågor. Är universitetets process för verksamhetsplanering sådan att innehållet i den gemensamma verksamhetsplanen kan få genomslag i vetenskapsområdens, fakulteters och institutioners planering? Det är internrevisionens bedömning att universitetets process är sådan att verksamhetsplaneringen kan få genomslag i vetenskapsområden, fakulteters och institutioners planering. Processen skapar möjligheter för alla nivåer till preciseringar, anpassade till verksamheten. Ett treårsperspektiv har införts i verksamhetsplaneringen och tidplanen för verksamhetsplaneringen har tidigarelagts för att passa verksamhetsåret. Institutionerna har dessutom dialoger med fakulteter och vetenskapsområden om förutsättningarna för verksamhetsplaneringen. Ställs krav på vetenskapsområden, fakulteter och institutioner avseende uppföljning av innehållet i den universitetsgemensamma verksamhetsplanen och genomförs uppföljningar? För den övervägande delen av det som beslutas i den universitetsgemensamma verksamhetsplanen finns krav på uppföljning och uppföljning genomförs och dokumenteras. Återrapporteringarna från institutionerna sammanställs och analyseras på områdes- och universitetsnivå. För vetenskapsområdet för humaniora och samhällsvetenskap görs detta även på fakultetsnivå. Internrevisionens granskning av ett antal prioriterade satsningar i verksamhetsplanerna visar att det finns utrymme för förbättringar avseende dokumentationen av uppföljningen. 9

Bilaga 1. Prioriterade satsningar 2013-2018 Internrevisionen har valt ut sju prioriterade satsningar från åren 2013-2018 och granskat om krav har ställts på uppföljning av dessa och om uppföljning har genomförts. Som framgår av tabell 1 nedan har tre av de granskade satsningarna tydliga krav på uppföljning. Två av dessa, kvalitetsutveckling på Campus Gotland och ökad kvalitet på humanistisk och samhällsvetenskaplig utbildning, är från början riktade satsningar från regeringen. För dessa fanns krav på uppföljning och återrapportering i direktiven från regeringen. Tabell 1. Granskning av prioriterade satsningar Satsning Budget Verksamhetsplan (år) Krav på uppföljning Har uppföljningen gjorts? Stöd till kvalitetsutveckling på Campus Gotland 25 miljoner 2013 25 miljonter 2014 25 miljoner 2015 19 miljoner 2016 7,3 miljoner 2017 7,3 miljoner 2018 2013 2018 Ja Ja Ökad kvalitet på magister- och mastersutbildningar Gränsöverskridande forskning, infrastruktur och underrepresenterat kön 6 miljoner per år 2015-2016 Nej 16,6 miljoner 2014 16,6 miljoner 2015 12 miljoner 2016 2014 2016 Nej Ja, i områdesdialog (ej dokumenterat) Ja, i områdesdialog (ej dokumenterat) Satsning på ökat antal meriteringsanställningar 12 miljoner per år 2016 2018 Ja, inför år tre Ja Ökad kvalitet inom humanistisk och samhällsvetenskaplig utbildning Höjt ersättningsbelopp per student 2016 18 2016 2018 Ja Ja Stimulering av utbudet av fristående kurs 12 miljoner per år 2017-2018 Nej Ska följas upp i områdesdialog Satsning på forskning om hållbar utveckling 5 miljoner 2018 Nej Ska följas upp i områdesdialog De tre satsningar där krav på uppföljning ställts har följts upp. De två satsningarna på kvalitetsutveckling på Campus Gotland och på ökad kvalitet på humanistisk och samhällsvetenskaplig utbildning har följts upp årligen och rapporterats i årsredovisningen. 13 Satsningen på ökat antal meriteringsanställningar avslutas innevarande år, men en första utvärdering har redan gjorts och finns dokumenterad. Övriga satsningar har enligt uppgift följts upp, eller ska följas upp, i samband med områdesdialogerna. Dessa uppföljningar har dock inte dokumenterats. 13 Årlig uppföljning av extra medel till Campus Gotland gäller mellan 2013-2016. Därefter tog universitet själva över finansieringen av satsningen och återrapporteringskravet togs bort. Inriktningen på satsningen ändrades också i samband med detta från ett stöd till aktiva kvalitetsinsatser till att främst bidra till att täcka resekostnader för institutionerna med verksamhet på Campus Gotland. 10