Svar på revisionsrapport Granskning av social- och arbetsmarknadsnämndens insatser för att motverka ekonomiskt utanförskap

Relevanta dokument
Svar på revisionsrapport "Granskning av mottagandet av ensamkommande barn"

Revisionsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna Oktober Haparanda stad. Uppföljning granskning av placerade barn och unga

KLK 2018/729

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sid LAHOLMS KOMMUN Sammanträdesdatum 1 Kommunstyrelsen Dnr

Sundbybergs stads styrmodell med principer för planering, uppföljning och ekonomistyrning

Sociala nämndernas förvaltning Dnr: 2014/773-IFN-012 Yvonne Pettersson - snsyp01 E-post: yvonne.pettersson@vasteras.se

Verksamhetsplan och budget 2017 Samordningsförbund Ånge

Handlingsplan för arbetet med våld i nära relationer inklusive hedersrelaterat våld och förtryck

Yttrande avseende revisionsrapport nr 1 granskning av kommunen arbete med barnkonventionen

Sundbybergs stad. Granskning av social- och arbetsmarknadsnämndens insatser för att motverka ekonomiskt utanförskap

Yttrande över Stadsrevisionens projektrapport nr 10, 2013 om granskning av stadens mottagande av ensamkommande flyktingbarn

Samordningsförbund Gävleborg Arbete med ASF April 2018

Ersättningsvillkor för arbetsmarknadsinsatser

Uppföljning av granskningar gällande barn- och ungdomsvård samt insatser för självförsörjning

Sociala nämndernas förvaltning Dnr: 2014/773-IFN-012 Yvonne Pettersson - snsyp01 E-post:

Projekt inom utvecklingsenheten

Uppföljning av revisionsrapport Kommunala aktivitetsansvaret i Lysekils kommun januari 2019

Svar revisionsrapport granskning av hjälpmedelsnämnden

Redovisning av uppdrag avseende samordningsförbund Dnr SN16/

Grundläggande granskning 2017

Samordningsförbundet Norra Dalsland. Revisionsrapport Styrelsens ansvar KPMG AB. Antal sidor: 6. FörvrevRapport08.doc

Mottganingsteamets uppdrag

Granskning av kommunens arbete med våld i nära relationer - remissvar

Yttrande till kommunrevisionen gällande beredskap för äldreutveckling/äldreomsorg

Handling 2017 nr 92. Revisionsberättelse över granskning av verksamheten för Samordningsförbundet Göteborg Hisingen för år 2016

Revisionsrapport - Granskning av kommunstyrelsens arbete med intern kontroll

Tillgänglighet och bemötande inom individ- och familjeomsorg

Uppföljande granskning av överförmyndarverksamheten

Datum Datum Dnr Sida

Verksamhetsplan 2016 Samordningsförbund Gävleborg

Ovanåkers kommun. Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll. Revisionsrapport

Uppföljning - Insatser för att bli självförsörjande

REVISIONSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2017

Återrapportering Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Förstärkt stöd till unga med aktivitetsersättning

Handling 2018 nr 75. Revisionsberättelse över granskning av verksamheten för Samordningsförbundet Göteborg Hisingen för år 2017

Uppföljning av revisionsgranskningar genomförda år 2013

Svar på revisionsrapport Granskning av avvikelsehantering Region Kronoberg

Informationsöverföring. kommunikation med landstinget - uppföljande granskning

VERKSAMHETSPLAN 2007 SAMORDNINGSFÖRBUNDET VÄNERSBORG/MELLERUD

Kommunstyrelsen

Granskning av Samordningsförbundet i Kramfors Revisionsrapport. LANDSTINGETS REVISORER Revisionskontoret

Beslutsunderlag Socialstyrelsens beslut den 20 december 2011 Individ- och omsorgsförvaltningens skrivelse den 28 mars 2012

Uppföljande granskning 2017

19 Årsredovisning 2017 för samordningsförbundet Sollentuna, Upplands Väsby, Sigtuna HSN

Lokal överenskommelse om samverkan för att minska ungdomsarbetslösheten revidering 2018

Revision- Granskning av biståndsbedömning inom hemtjänsten

82 Yttrande - revisionsrapport Uppföljande granskning av kontroll, insyn och tillsyn av externa utförare

Linköpings kommuns riktlinjer för arbetsmarknad och integration

Ärende- och dokumenthantering

Yttrande över revisionsrapport Granskning av samverkan i missbruks- och beroendevården nr 4, 2017

Uppföljning av genomförda granskningar från 2007

KLK 2018/235. Kommunfullmäktige

Verksamhetsplan 2015 Samordningsförbund Gävleborg

Revisionen i finansiella samordningsförbund. seminarium

Samordningsförbundet Göteborg Nordost Revisionsredogörelse 2010

Granskning av Samordningsförbundet i Ånge Revisionsrapport. LANDSTINGETS REVISORER Revisionskontoret

Etablering genom sysselsättning mars 2016 Processansökan

91 Yttrande om barn som far illa eller riskerar att fara illa

Projektplan Porten. Bakgrund. Målgrupp. Syfte

Kommunala arbetsmarknadsåtgärder

Intern kontroll och riskbedömningar. Strömsunds kommun

Fastställd av styrelsen den 15 december 2017

Uppföljning av granskning 2014 Intern kontroll. Smedjebackens kommun

Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Joanna Hägg Tilda Lindell Tierps kommun September 2014 pwc

Granskning av Intern kontroll

- Budget och uppföljning - Kundfakturor fakturor till kund/brukare - Leverantörsfakturor fakturor från leverantör - Lönehantering

Ansvarsutövande: Barn- och utbildningsnämnden Sundsvalls kommun

Avvikelsehantering och kunskapsåterföring - uppföljning

Granskning av arbetet med hot och våld i nära relationer

Verksamhetsplan 2017 Samordningsförbund Gävleborg

Svar på revisorernas granskningsrapport av Kalmar kommuns inköpsprocess

Verksamhetsplan och budget 2016 med preliminär budget för Samordningsförbundet Stockholms stad

Granskning av årsredovisning 2012

Kvalitet inom äldreomsorgen

Intern styrning och kontroll Policy

Revisionsrapport Samordningsförbundet Consensus Älvsbyn

Syfte Att genom samverkan och med gemensamma insatser, utifrån lokala behov, långsiktigt och varaktigt minska ungas arbetslöshet.

Uppföljande granskning 2017

Revisionsrapport "Förstudie av kommunens ITorganisation"

Uppföljande granskning: Sjukfrånvaro och rehabilitering. Strömsunds kommun

DUA Nyanlända Lund år BILAGA 2 KARTLÄGGNING OCH VERKSAMHET I SAMVERKAN

Övergripande granskning av kommunstyrelsens styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet (styrmodell)

Välkomna! Samordningsförbundet Stockholm Stads lansering av Insatskatalogen

KUNGSBACKA KOMMUN Nämnden för Teknik

Kommunernas arbete med aktivitetsansvaret Skolinspektionens granskning

Verksamhetsplan 2015

Minska jobbklyftan i Stockholm genom systematiska insatser för att fler människor ska gå från utanförskap till egen försörjning, motion (2017:45)

Yttrande över granskningsrapport gällande revision av familjehemsvården för barn och unga

Beslut efter kvalitetsgranskning

Landstingets ärende- och beslutsprocess

Revisionsstrategi

Yttrande över stadsrevisionens rapport "Ensamkommande flyktingbarn (10/2013)

Ekonomi- och målstyrning inom barn- och. genomförd granskning

Leksands kommun. Revisionsrapport. Sammanfattning Kommunstyrelsens ansvar för ledning, styrning och uppföljning av kommunkoncernens.

Kommunrevisionen KS 2016/00531

Svar på revisionsrapport - Granskning av förskoleverksamheten

Svar på revisorernas granskning av förekomst av bisysslor

Granskningsredogörelse Strategisk styrning

Granskning av Samordningsförbundet i Örnsköldsvik Revisionsrapport. LANDSTINGETS REVISORER Revisionskontoret

Revidering av riktlinjerna för handläggning av ekonomiskt bistånd

Transkript:

2018-04-11 1 (6) Social- och arbetsmarknadsnämnden Svar på revisionsrapport Granskning av social- och arbetsmarknadsnämndens insatser för att motverka ekonomiskt utanförskap Beslutsunderlag Rapport Granskning av social- och arbetsmarknadsnämndens insatser för att motverka ekonomiskt utanförskap Revisionsskrivelse den 26 januari 2018 Social-och arbetsmarknadsförvaltningens skrivelse den 11 april 2018 Sammanfattning Ernst&Young (EY) har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sundbybergs stad granskat om social- och arbetsmarknadsnämndens arbete för att motverka ekonomiskt utanförskap bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. Revisionens sammanfattande bedömning är att nämnden under 2017 inte fullt ut har säkerställt att arbetet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll och rapporten innehåller följaktligen en rad rekommendationer till nämnden inför det fortsatta arbetet på detta område. Social- och arbetsmarknadsnämnden har i sin skrivelse svarat utifrån de rekommendationer som granskningsrapporten innehåller och beskrivit sitt genomförda, pågående och planerade arbete. Förslag till beslut 1. s skrivelse godkänns som socialoch arbetsmarknadsnämndens svar på revisionsrapporten Granskning av social- och arbetsmarknadsnämndens insatser för att motverka ekonomiskt utanförskap. 2. Social- och arbetamarknadsförvaltningen återrapporterar till social- och arbetsmarknadsnämnden hur arbetet med att motverka ekonomiskt utanförskap fortskrider senast den 25 oktober 2018. Helene Bengtson Förvaltningschef Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: 08-706 80 00 Organisationsnummer: 212000-0175 www.sundbyberg.se

2018-04-11 2 (6) Bakgrund EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sundbyberg stad granskat om social- och arbetsmarknadsnämndens arbete för att motverka ekonomiskt utanförskap bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. Revisionens sammanfattande bedömning är att nämnden under 2017 inte fullt ut har säkerställt att arbetet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. Bland annat uppmärksammar revisionen att den interna ansvars- och arbetsfördelningen inom nämndens verksamheter inte är helt tydlig. Likaså förs det fram att den interna samordningen inom förvaltningen inte fungerar tillfredsställande och det framkommer också att det finns ett behov av ett ändamålsenligt och funktionellt verksamhetssystem för att säkra flödet mellan förvaltningens enheter. Vidare är revisionens bedömning att tillgången till individuellt anpassade insatser för personer som står mycket långt från arbetsmarknaden i nuläget är begränsad. Utifrån sitt granskningsresultat är revisionens rekommendation till social- och arbetsmarknadsnämnden att: Säkerställa att ansvars- och arbetsfördelningen inom förvaltningen är tydlig och att den interna samordningen fungerar väl Säkerställa ändamålsenliga och samordnade verksamhetssystem Säkerställa att insatser kan erbjudas till samtliga målgrupper Följa upp att enheten för arbete och integration har rätt förutsättningar för att hantera och klara de nya uppdrag som tillkommit. Förutom dessa rekommendationer framför också revisorerna i sin granskningsrapport en rad andra iakttagelser och bedömningar. Dessa beskrivs och besvaras i slutet av denna rapport. Social- och arbetsmarknadsnämndens svar till revisionen Nedan följer en redogörelse för social- och arbetsmarknadsnämndens svar kring revisionsrapportens rekommendationer. Säkerställa att ansvars- och arbetsfördelningen inom förvaltningen är tydlig och att den interna samordningen fungerar väl Utifrån nämnduppdrag har en process pågått sedan våren 2017 på social- och arbetsmarknadsförvaltningen för att förändra ansvars- och arbetsfördelningen gällande ekonomiskt bistånd och arbetsmarknadsinsatser. Dessa förändringar har involverat mottagningsenheten, enheten för ekonomiskt bistånd samt arbetsmarknadsenheterna. Förändringsarbetet har skett processinriktat och genom delaktighet från de berörda enheterna. På detta sätt har den förändrade arbetsfördelningen förankrats hos både chefer och medarbetare.

2018-04-11 3 (6) Under årsskiftet 2017-2018 genomfördes den första av de planerade förändringarna genom att mottagningsenheten började hänvisa alla som ansöker om ekonomiskt bistånd till arbetsmarknadsenheten för kartläggning för arbetsmarknadsinsatser. Under våren 2018 kommer även enheten för ekonomiskt bistånd att förändra sitt arbetssätt genom att hänvisa vidare de brukare som redan idag erhåller ekonomiskt bistånd till arbetsmarknadsenheterna för kartläggning. De två arbetsmarknadsenheterna kommer vidare att få nya och tydligare uppdrag genom att enheten för arbete och integration får ett helhetsansvar för målgruppen 16-25 år och den andra arbetsmarknadsenheten (idag Jobbcenter) får ett helhetsansvar för målgruppen 25 år och uppåt. Den nya organiseringen och det nya flödet mellan de olika enheterna på förvaltningen planeras att vara färdigställt i juni 2018. Under våren 2018 kommer tre workshoppar att hållas med enhetschefer, gruppledare och medarbetare för att, utifrån det nya arbetssättet, skapa tydliga rutiner och samarbetsformer mellan enheterna. Syftet är att tydliggöra och säkerställa ansvarsfördelningen i organisationen och att flödet mellan de olika enheterna fungerar så att individerna får rätt stöd på rätt ställe. Workshopparna syftar också till att ytterligare öka förtroendet mellan de olika enheterna samt skapa förståelse för varandras kunskap och kompetens. För att ytterligare skapa möjligheter till samarbete mellan de olika enheterna på förvaltningen så har enheten för arbete och integration under mars månad 2018 samlokaliserats med social- och arbetsmarknadsförvaltningens andra enheter. Säkerställa ändamålsenliga och samordnade verksamhetssystem använder sig idag av två verksamhetssystem, där socialsekreterarna använder sig av Treserva medan arbetsmarknadskonsulenterna använder sig av Acorda. Denna lösning medför svårigheter när det gäller dokumentation och när det gäller informationsflödet mellan myndighetsenheterna och arbetsmarknadsenheterna. Den 25 maj 2018 blir dataskyddsförordningen (GDPR) svensk lag och ersätter den tidigare personuppgiftslagen. GDPR beskriver hur personuppgifter ska behandlas och vilka personuppgifter som får behandlas. Inom staden och inom förvaltningen pågår det i dagsläget en genomlysning och inventering när det gäller att tillse en efterlevnad av de nya lagkraven i GDPR. I och med detta kartlägger man samtliga system som används för att lagra personuppgifter. Det kommer även att tas fram verktyg i form av bland annat riktlinjer, checklistor och mallar för att säkerställa att arbetet sker utifrån den nya lagstiftningen. Först efter att genomlysningen och förberedelsen för GDPR är färdigställd kommer det att vara aktuellt att se över eventuella förändringar kring förvaltningens olika verksamhetssystem och informationsflödet mellan de olika enheterna. Även hänsyn

2018-04-11 4 (6) till systemens olika löptider behöver beaktas. I väntan på detta ska det, i och med den nya ansvars- och arbetsfördelningen, tydliggöras hur de två verksamhetssystem ska användas för att underlätta informationsflödet mellan enheterna. Säkerställa att insatser kan erbjudas till samtliga målgrupper I granskningsrapporten framkommer det att det i dagsläget saknas ett tillräckligt stort utbud när det gäller insatser för individer som står mycket långt ifrån arbetsmarknaden. Nämnden beslutade i november 2017 att införa ett valfrihetssystem för arbetsmarknadsinsatser genom en auktorisationsmodell, med syftet att öka utbudet av insatser samt att säkra adekvata insatser. Under mars månad 2018 kommer auktoriseringen att lanseras och därefter kommer utförare att kunna ansluta sig och bli auktoriserade. Utbudet av insatser kommer därmed att öka i takt med att utförare ansluter sig. Nämnden har vidare sett ett behov av att öka samverkan med andra aktörer när det gäller personer i ekonomiskt utanförskap och staden kommer tillsammans med Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och Stockholms läns landsting att skapa ett finansiellt samordningsförbund, FINSAM. Förbundet ska vara på plats den 1 juli 2018 och detta blir ytterligare ett sätt för nämnden att, genom samverkan, säkerställa att berörda individer får rätt stöd från rätt aktör. Följa upp att enheten för arbete och integration har rätt förutsättningar för att hantera och klarar de nya uppdrag som tillkommit I och med förändringarna i ansvars- och arbetsfördelningen mellan social- och arbetsmarknadsförvaltningens enheter så har enheten för arbete och integration fått nya uppdrag. Under våren kommer enhetens ansvarområden att förtydligas ytterligare då skiljelinjen gentemot den andra arbetsmarknadsenheten förtydligas. De nya rutinerna kring ansvarsfördelning och flöde som ska arbetas fram under våren kommer vidare att tydliggöra enhetens uppdrag. I och med dessa förändringar är det angeläget att säkerställa att enheten för arbete och integration har rätt förutsättningar i form av resurser och kompetens för att klara sina nya uppdrag. I ett första skede pågår därför i dagsläget en rekrytering för vakanta tjänster för att förstärka enheten. Vidare ska den betydande förändring som trädde i kraft den 1 januari 2018, och som innebär att alla som ansöker om ekonomiskt bistånd inom fem dagar hänvisas till enheten för kartläggning och bedömning av arbetsmarknadsinsatser, att utvärderas under året. Uppföljningen av enhetens förutsättningar beträffande sina nya uppdrag kommer också att ske inom ramen för den ordinarie kvalitetsuppföljningen. I denna mäts, genom indikatorer, både kvalitetsfaktorer och uppfyllelse av kommunfullmäktiges och nämndens mål kring ekonomiskt bistånd och arbetsmarknadsinsatser. Dessa

2018-04-11 5 (6) uppföljningar görs kvartalsvis och årsvis och kommer att agera som en indikator på hur den nya ansvars- och arbetsfördelningen inom förvaltningen fungerar och hur väl enheten för arbete och integration klarar sina nya uppdrag. Ytterligare iakttagelser och bedömningar i granskningsrapporten Utöver de iakttagelser och bedömningar som utmynnat i rekommendationer i revisorernas granskningsrapport så för revisorerna också fram ytterligare iakttagelser och bedömningar i rapporten. Nedan följer en redogörelse för dessa samt tillhörande svar från social- och arbetsmarknadsnämnden. Social- och arbetsmarknadsnämnden har till övervägande del säkerställt att den strategiska styrningen i form av mål för arbetet med insatser för att hjälpa personer att bli självförsörjande är tillräcklig. Styrningen i form av riktlinjer för handläggning av ekonomiskt bistånd är för närvarande inte tillräcklig, eftersom riktlinjerna inte är heltäckande samt att de i låg grad utnyttjas i verksamheten. Social- och arbetsmarknadsnämnden antog den 22 februari 2018 reviderade riktlinjer för handläggning av ekonomiskt bistånd, vilka började gälla den 1 mars. Revideringen innebar förtydligande och ändringar i riktlinjerna utifrån förändringar i lagstiftningar samt förändringar i kommunens arbetssätt, exempelvis gällande barnperspektivet, våld i nära relationer och kring arbetet med att korta vägen till egen försörjning. Riktlinjerna reviderades också för att blir mer heltäckande. Vid antagandet av de reviderade riktlinjerna beslutades även hur riktlinjerna skulle implementeras i förvaltningens arbetssätt. Det beslutades att enheterna för mottagning och ekonomiskt bistånd skulle medverka till en implementeringsplan för att tillse att riktlinjerna blir ett stöd i det dagliga arbetet med handläggningen av ekonomiskt bistånd. Riktlinjerna ska även fortsättningsvis uppdateras årligen samt efter behov. Den externa samverkan fungerar delvis tillfredsställande. Det finns utrymme för förbättringar vad gäller samverkan med framförallt vården och arbetsförmedlingen. Nämnden kommer den 1 juli 2018 att starta ett finansiellt samordningsförbund, Finsam, tillsammans med andra aktörer. Samordningsförbundet skapas tillsammans med Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och landstinget i syfte att öka samverkan mellan dessa aktörer. Tillsammans ska de fyra parterna besluta hur samarbetet mellan parterna ska utformas utifrån lokala förutsättningar och behov. Syftet är att parterna, genom samverkan i samordningsförbundet, ska utveckla det gemensamma ansvarstagandet, och därmed välfärds- och rehabiliteringsarbetet, och att detta samarbete ska fungerar varaktigt över tid.

2018-04-11 6 (6) Inom ramen för det nuvarande samarbetet med Arbetsförmedlingen har det även beslutats om att ta fram en ny överenskommelse mellan staden och Arbetsförmedlingen. Denna överenskommelse ersätter de tre nuvarande överenskommelserna, i syfte att förbättra och fördjupa samverkan mellan parterna i olika frågor. Uppföljning och utvärdering sker i huvudsak på ett systematiskt och ändamålsenligt vis. Dock saknas nyckeltal och mätmetod för en del indikatorer. Revisionen lyfter i sin rapport att det saknas nyckeltal och mätmetoder för vissa indikatorer för att mäta måluppfyllnad kring de mål som kommunfullmäktige och nämnden har satt för sitt arbete. Det anges dock i granskningsrapporten att det gällande vissa av de saknade nyckeltalen och mätmetoderna pågår ett arbete med att utveckla insatser och uppföljning inom ramen för målet om att korta vägen till egen försörjning. Social-och arbetsmarknadsförvaltningen har vidare skapat en analysgrupp för att säkerställa kvaliteten gällande indikatorer och nyckeltal. Detta omfattar även mätmetoder över tid. Bedömning Social- och arbetsmarknadsnämndens bedömning är att det genomförda, pågående och planerade arbetet gällande revisionsrapportens rekommendationer är tillräckliga för att säkerställa att nämndens arbete inom området framöver bedrivs på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll.