Rektor PM 2018-11-23 dnr V 2018/1073 Universitetsstyrelsen Redovisning av vidtagna åtgärder med anledning av Internrevisionens rapportering för 2017 Bakgrund Internrevisionen redovisade vid universitetsstyrelsens sammanträde 2018-02-21 sin rapport för verksamhetsåret 2017 (dnr V 2018/109). Den sammanfattande slutsatsen var, likt föregående år, att den interna styrningen och kontrollen befinner sig på en tillfredsställande nivå och att universitetet har agerat balanserat för att säkerställa och utveckla densamma. Samtidigt betonades i rapportens sammanfattning att Det ligger dock i sakens natur att området behöver bevakas och följas kontinuerligt. Därutöver lämnades i rapporten förslag och synpunkter inom en rad områden. Styrelsen beslutade vid sammanträdet 2017-02-21 ( 9) att uppdra åt rektor att vidta lämpliga åtgärder mot bakgrund av de synpunkter som internrevisionen framfört samt att vidtagna åtgärder ska redovisas till universitetsstyrelsen senast under hösten 2018. Redovisning av åtgärder Följande redovisning baseras på uppgifter från ansvariga chefer. I flertalet fall har det utifrån internrevisionens granskningar inlämnats separata svar/åtgärdsplaner. Denna skrivelse utgör 1
därför en kortare sammanfattning av vidtagna åtgärder. Redovisningen följer dispositionen i internrevisionens rapport. 1 Sven Lovén centrum för marin infrastruktur Angående redovisning och ekonomisk uppföljning (avsnitt 3.1 i internrevisionens rapport) I internrevisionens granskning av Sven Lovén centrum för marin infrastruktur lämnas flera rekommendationer. Att det tillses att redovisningsmässiga konteringar och dito verksamhetsindelningar sker konsekvent och likartat över tid. En total förändring av verksamhetsstrukturen har gjorts. Alla tre ansvaren använder samma verksamhetsnummer. En genomlysning av verksamheten vid stationerna har gjorts och en verksamhetsstruktur om tiotalet verksamheter som överensstämmer med verkligheten har upprättats. Eftersom Lovéns verksamhet är ren stödverksamhet ligger alla verksamheterna (utom uppdrag och bidrag) numera i verksamhetsgrupp 3. Att det fastställs hur ledning och styrning skall ske både övergripande för enheten och på respektive forskningsstation. Berörda medarbetare skall ges tydliga mandat. Stationschefer för båda stationerna är tillsatta, Tillsättning av ersättare för Michael Klages som föreståndare är under arbete. Skriftliga delegationer är upprättade. Att det fastställs vem som i praktiken skall hantera ekonomi, budget och uppföljning. Med detta menas inte nödvändigtvis den person som bär det formella ansvaret för enhetens ekonomi, utan mer den medarbetare som analyserar och sammanställer det ekonomiska materialet åt beslutsfattaren i fråga, samt att de s.k. bänkplatsavgifterna skyndsamt definieras och beräknas. Ekonomin analyseras och sammanställs av institutionens controller och institutionens administrativa chef. Det löpande ekonomiska arbetet sköts av ekonomiadministratören som enbart arbetar med Lovéncentrets löpande ekonomi. Bänkplatsavgifterna definierades och beräknades hösten 2017 på de icke kvalitetssäkrade siffror som då fanns att tillgå. Arbetet fortsätter under hösten 2018 och 2019 med de kvalitetssäkrade siffror som nu finns. Allteftersom arbetet med självkostnadskalkyler för 1 Se rapport: https://medarbetarportalen.gu.se/digitalassets/1679/1679490_9-internrevisionens-rapportering-f- -r-2017.pdf 2
de olika enheterna/teamen eller verksamheterna fortskrider blir underlagen för avgiften allt tydligare. Anskaffande av nytt forskningsfartyg (3.2) I sin granskning av projektet för anskaffande forskningsfartyg och de förseningar som drabbat projektet med anledning av varvets oförmåga att leverera fartyget lämnande internrevisionen ett antal handlingsalternativ. : Förhandlingar med aktuellt varv har pågått kontinuerligt under 2018 och ett nytt addendum, undertecknades den 14 november 2018. I övergripande termer reglerar detta addendum kvarstående åtaganden från varvet till och med 31 mars 2019. Avtalet innebär att universitetet avstår från en del av vitet pga. leveransförseningen. Slutbetalning sker vid leverans. Avtalet ger universitetet äganderätt till fartyget om varvet inte lyckats med uppgiften. Det innebär att universitetet då har rätt att hämta fartyget och slutföra byggnationen på annat varv. Rektor har fortlöpande informerats om förhandlingsläget. En separat beskrivning av ärendet ska ges till universitetsstyrelsen. Attestordning och attestflöde (3:3) I sin granskning av hur attestordningen tillämpades påträffades en mängd avvikelser. Med anledning av detta lämnade internrevisionen några rekommendationer: att universitetet ser över funktionen för vikarier i ekonomisystemet Agresso, för att säkerställa att det alltid finns minst två personer i hanteringsflödet och att uppmärksamhet riktas mot antalet behörigheter för belastningsattest och att institutioner och enheter informeras om vikten av att kontrollera regelefterlevnaden, : Generellt understryks från ekonomienheten i olika sammanhang en restriktivitet vad gäller behörigheter till de administrativa systemen. Detta för att säkerställa att de som utför uppgifter i verktygen har adekvat kunskap om regler och principer för hanteringen. Det är institutionens/motsvarandes ansvar att tillse att dess medarbetare har de behörigheter och den kompetens som arbetsuppgifterna kräver. Det är inte möjligt att tekniskt förhindra alla handgrepp eller åtgärder som inte är lämpliga. En teknisk behörighet innebär inte med automatik att innehavaren har befogenhet att utföra alla åtgärder som är möjliga. Behörigheten måste alltid kompletteras med utbildning och kännedom om regler och rutiner. För de exempel som nämns i rapporten kan en ökad informationsinsats genomföras gentemot t ex universitetets attestanter för att hjälpa dem att göra rätt. För att få en tydligare bild av omfattningen av de problem som lyfts fram kommer också en rutin för mer systematiserad kontroll utvecklas. 3
att en ordning skapas för att säkerställa att personalförändringar i de olika rollerna, gällande personal- och lönesystemet Primula, inte orsakar stopp i ärendehanteringen. : Kvalitetssäkrade rutinbeskrivningar och checklistor har arbetats fram och gjorts tillgängliga för verksamheten. Det finns även tydliga rutiner för tilldelande av attestbehörigheter och övriga roller/behörigheter i lönesystemet vilket hanterar lön och ersättningsärenden enligt bestämda attestflöden. Information om hur dessa attestflöden ser ut för respektive ärendetyp/ärendeformulär finns tillgängligt på medarbetarportalen. Informationen finns således tillgänglig i Primula för handläggare och chefer att via rapporter i kombination med loggningar i det specifika ärendet avgöra vem och i vilken roll som hanterar eller har hanterat det. Vanligtvis har varje organisationsenhet flera medarbetare som är behöriga i rollen källrapportör och granskare. För att ärendeflödet skall brytas krävs att det endast är en medarbetare som innehar respektive roll i ett attestflöde på enheten och att denna person inte får en ersättare. En instruktion att uppdatera bl.a. attestrollerna på enheten två gånger per år framgår i checklista för HR-personal för att undvika att ärendeflöde bryts. I samma checklista rekommenderas att via rapport om oattesterade ärenden innan varje månads lönekörning fånga upp ärenden på respektive organisationsenhet som inte attesterats alternativt inte hanterats av tidigare roller i attestflödet. Angående anställningsförfarande (3.4) I internrevisionens uppföljande granskning gjordes rekommendationen: att det är angeläget med en fortsatt kommunikation mellan personalenhet och verksamhet för att finna en god och accepterad tolkning av det arbetsrättsliga begreppet särskilda skäl. Även i internrevisionens sammanfattande analys (kap. 4) menade internrevisionen att det angeläget att följa, tillse och säkerställa att de rutiner som är kopplade till anställningar fortsätter att utvecklas på ett korrekt sätt både vad gäller innehåll och efterlevnad. Rektor beslutade 2017-01-23 om Anvisningar om anställningar, särskilda skäl m.m. (VP 2017/2). Personalenheten fick därefter i uppdrag av rektor att följa upp och göra en analys av tillämpningen av anvisningarna samt, om behov fanns, föreslå ett arbetssätt för framtida kvalitetssäkring. Uppföljningen redovisades i PM till universitetsledningen daterat 2018-02-06. Uppföljningen visade att det är ytterst få, ca 2 procent av de ca 1050 beslut som skickats in till personalenheten under 2017, är möjliga att följa upp och göra en bedömning av på central nivå. För att kunna ta ställning till om särskilda skäl föreligger i övriga fall krävs kunskap om den aktuella verksamheten, dess särskilda behov och hur situationen såg ut vid den aktuella tidpunkten. Detta eftersom vad som bedöms vara ett särskilt skäl i en viss situation inte schablonmässigt kan tillämpas i liknande situationer. Vid tillämpning av den här typen av 4
särskilda skäl krävs alltid att arbetsgivaren gör en bedömning utifrån de aktuella omständigheterna i det enskilda fallet. Bedömningen var därför att kvalitetssäkring endast kan ske på den nivå som har insyn i de faktiska förhållandena verksamheten. Enligt Göteborgs universitets arbetsordning (6.2.1) ansvarar dekan/motsvarande för att följa upp att institutionerna följer universitetsgemensamma beslut, regler och policys. Rektor gav därför i april 2018 dekan/motsvarande i uppdrag att utveckla formerna för hur kvalitetssäkringen ska rapporteras och följas upp vid den egna fakulteten. I de fall fakultet/motsvarande önskar stöd i samband med utveckling och implementering av lokala rutiner har personalenheten erbjudit sig att bistå i detta arbete. Blanketten för beslut om särskilda skäl har reviderats och förtydligats för att motiveringen ska innehålla en förklaring till varför det inte varit möjligt att ledigkungöra. Den nya ordningen trädde i kraft 2018-05-14. Under 2018 kommer UKÄ göra en särskild granskning av Göteborgs universitets tillämpning av anställningsförordningen. Resultatet av denna kan föranleda nya åtgärder. Kärnverksamhet kostnader, rutiner och internkommunikation (3.6) Regelefterlevnad I internrevisionens löpande granskning av institutionernas regelefterlevnad vad gäller bl.a. inköp och upphandling, attestering av rätt person och i rätt tid, behovet av korrekta och fullständiga underlag till verifikationer, behovet av en korrekt projektredovisning, behovet av en tillförlitlig kontanthantering samt risken för jävssituationer var det internrevisionens uppfattning att berörda har ambitionen att förhålla sig på ett korrekt sätt till de gemensamma regelverken. Mot bakgrund av personalomsättning, individuella prioriteringar och behovet av påminnelser, finns det dock fördelar i en kontinuerlig och aktiv uppmärksamhet från gemensamma förvaltningens sida för att bibehålla/förbättra kvaliteten bland annat rörande redovisning och underlag. Ekonomienheten håller kontinuerligt utbildning i de ekonomiadministrativa systemen för att dels ge de första grunderna i systemen och dels informera om de regelverk som universitet och statliga myndigheter har. Ekonomienheten genomför även ett antal informationsinsatser i form av Bokslutsinformation inför årsbokslutet samt Korta redovisningsdagen då information lämnas kring aktuella ekonomi- och redovisningsfrågor. Från hösten 2018 har en Institutionsekonomgrupp bildats, bestående av en institutionsekonom från respektive fakultet samt medarbetare från ekonomienheten. Syftet med gruppen är främst att: Öka förståelsen för GU:s ekonomiprocesser Öka delaktigheten i GU:s ekonomiprocesser Verka för ökad kontakt direkt mellan ekonomienheten och verksamheten och kunna ha diskussioner direkt med ekonomer Utveckla/stimulera den enskilda ekonomen 5
Det kommer också att genomföras samlingar för ekonomiadministratörer, som arbetar med löpande ekonomiuppgifter så som leverantörsfakturahantering och kundfakturering, för att främst informera om och diskutera dessa processer och hanteringen av påminnelser mm. Bisysslor I internrevisionens löpande arbete med att granska institutionernas verksamhet identifierades att det fanns generella brister vad gäller redovisning av bisysslor. Med anledning av detta menade internrevisionen att området fortsatt behöver uppmärksammas. Under våren 2018 har en översyn av regelverk och rutiner för rapportering av bisysslor påbörjats och beslut förväntas fattas under hösten. Under våren 2018 introducerades även en checklista som stöd för HR-arbete på institutionerna. Checklistan finns tillgänglig på universitetets webbsidor, och har presenterats och diskuterats på de s.k. HR-nätverksträffarna. I checklistan framgår hur uppföljning ska ske, samt vid vilka tidpunkter det ska göras (februari samt september). Rapporteringen av bisysslor ska ske fortlöpande men rapporteringsgraden brukar öka mot slutet av året. Tidigare år har uppföljningen till styrelsen gjorts per sista oktober. I år tidigarelades tidplanen med en månad. Förändringen kommunicerades först efter sommaren och därmed förkortades tiden som institutionerna hade att arbeta med frågan vilket sannolikt har påverkat rapporteringsgraden. Personer inom kategorin undervisande personal ska rapportera bisyssla oavsett om bisyssla förekommer eller inte. Enligt statistik uttagen i september 2018 har totalt 51 procent av den undervisande personalen inom universitetet rapporterat bisyssla/ej bisyssla. Motsvarande siffra för 2017 var 67 procent. Av de som rapporterat 2018 har 48 procent angett att de har bisyssla. Rapporteringsgraden varierar mellan olika fakultetsområden; från 33 procent vid Utbildningsvetenskapliga fakulteten (som 2017 hade den högsta rapporteringsgraden 84 procent) till 66 procent vid Samhällsvetenskapliga fakulteten. Ytterligare åtgärder behöver vidtas för att öka rapporteringsgraden till en tillfredsställande nivå. Faktorer som förväntas kunna påverka rapporteringsgraden positivt under 2019 är implementeringen av de nya rutiner som kommer att beslutas under hösten 2018, en i god tid fastställd tidplan för uppföljning till styrelsen samt fortsatt förankringsarbete av checklistan för HR-arbete. Särskilda omständigheter vid en viss forskargrupp (3.7) Vid internrevisionens granskning av en specifik forskargrupps ekonomihantering mm menade revisionen att det fanns ett antal omständigheter som innebar att man borde pröva ärendet rättsligt Sammantaget ansåg internrevisionen att: det bör övervägas att hänföra ärendet till Statens ansvarsnämnd för prövning Genomför åtgärd Personalenheten har gått igenom och utrett de omständigheter som tas upp i revisionsrapporten. Personalenhetens bedömning ur ett arbetsrättsligt perspektiv gjorde att Göteborgs universitet 6
hemställde att Statens ansvarsnämnd skulle besluta om åtalsanmälan och avskedande av en anställd. Innan Statens ansvarsnämnd prövade frågan om avsked sade den anställde upp sig från sin anställning varvid prövning av ett avskedande aldrig gjordes. Efter åtalsanmälan initierade åklagare en utredning. Åklagarmyndigheten har 2018-08-15 informerat universitet att förundersökningarna lagts ned angående trolöshet mot huvudman och anstiftan av urkundsförfalskning. Institutionen bör tillse att det skapas en ordning som säkerställer att den administrativa hanteringen vid forskargruppen följer gällande regelverk. Genomförd åtgärd 2017-05-17 fattade prefekten beslut med hänvisning till internrevisions revisionsrapport. Beslutet innebar att institutionen ändrade rutinerna avseende stipendier, inköp och belastningsattestering för den specifika forskargruppen. Inga ytterligare stipendier inrättades. Forskningsledarens belastningsattest togs bort och all belastningsattestering togs över av institutionens administrativa chef. Sammanfattande bedömning (4) I internrevisionen sammanfattande bedömning betonades, med anledning av införandet av ett nytt lönerapporteringssystem (Primula), vikten av att säkerställa att rutiner och attestflöden blir bedömda och vid behov uppdaterade. Genomförd åtgärd Fr.o.m. mars 2017 hanteras Göteborgs universitets löner via lönesystemet Primula och lönetjänst tillhandahålls från Statens servicecenter. Från övergången till Primula har ett kontinuerligt arbete genomförts för att säkerställa handläggningsrutiner och attestflöden. Universitetet har i tätt samarbete med Statens servicecenter via fastställd samverkansmodell hanterat frågor på operativ, taktisk och även i vissa fall strategisk nivå. På operativ nivå har kvalitetssäkrade rutinbeskrivningar och checklistor arbetats fram och gjorts tillgängliga för verksamheten. Det finns även tydliga rutiner för tilldelande av attestbehörigheter och lönesystemet hanterar lön och ersättningsärenden enligt bestämda attestflöden. Instruktion att uppdatera bl.a. attestrollerna på enheten två gånger per år framgår i checklista för HR-personal. 7